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Communication Letter
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Article Reprint No. C0304D

Cinco maneras rápidas de

sintetizar su redacción
por John Clayton
Harvard Management
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 WRITING POR JOHN CLAYTON
Cinco maneras rápidas de
sintetizar su redacción
u jefa comenta el informe que usted
S tardó semanas en preparar: “Está
bien, pero es necesario resumirlo”.
Usted levanta las manos en señal de
frustración. No le dijo qué había que
resumir ni cómo. Su informe no sólo
presenta toda la información que el
comité requiere para tomar una
decisión respecto al p r oy e c t o , s i n o
q u e r e c a b a l a i n f o r m a ción en
forma adecuada. Usted piensa: “¡Pero
si cada sección desarrolla el argu-
mento! ¡No hay nada superfluo!”
Situaciones similares surgen en
muchos escenarios comerciales. Un
folleto de presentación cuya longitud
no debe superar una página. Una
descripción de proyecto de 200
p a l abras máximo. Un resumen
ejecutivo de un informe complejo y
detallado. A continuación le
o f r e c e mos consejos para reducir la
longitud sin perder el significado.
1 Analice detenidamente la
estructura
¿Qué partes sostienen el techo y
cuáles pueden eliminarse sin que la
estructura entera se desplome?
Tal vez ese consejo antiguo que
recomienda primero introducir y
después plantear su mensaje puede ser
adecuado para largos informes y
ensayos, pero cuando hace falta espacio es
como construir tres murallas para
hacer el trabajo de una. No anuncie lo
que va a decir, tan sólo dígalo.
Por ejemplo, tal vez usted haya
seguido el consejo de su antiguo
profesor de lenguaje quien sugería
incluir en su párrafo introductorio una
oración que presentara cada punto que
iba a plantear. La solución es fácil:
elimine el párrafo introductorio y
abóquese al mensaje.
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Asimismo, es posible que la base que
construyó sea más sólida de lo
que se requiere. Por ejemplo, tal vez
haya incluido información detallada
de ant e c e d e n t e s . ¿ Su a u d i e n c i a
r e a l mente la necesita toda para
entender y aceptar su argumento?
Si no es el caso, resuma la información
brevemente y llegue al fondo del asunto.
Finalmente, parte de su estructura
puede estar de más. Si una sección
existe principalmente como adorno,
puede prescindir de ella. Elimine todo
aquello que destaque cualquier cosa
que no sea su punto principal.
2 Cíñase a los puntos específicos
Los puntos específicos constituyen la
carne de su argumento y los aspectos
generales, los carbohidratos;
recomendamos una dieta alta en
proteínas y baja en carbohidratos para
su redacción. Una anécdota o cifra
interesante permanecerá con su
audiencia durante más tiempo que un
aspecto no específico y normalmente
transmitirá el mensaje más general.
Piense en cómo los políticos a
menudo destinan tiempo valioso
durante un discurso o debate a
destacar la historia de un héroe en
especial. Ellos saben que contar una
historia (acerca de un soldado herido,
un empleado sujeto a cesación del
trabajo, un empresario) es la mejor
manera de presentar una plataforma
(mejores armas, más seguro de
desempleo, impuestos más bajos).
3 Sea creativo en el uso del formato
En un comienzo, usted podría pensar
que agregar ilustraciones o encabezados
a un informe sólo sirve para usar espacio,
cuando, en realidad, esta táctica le puede
ayudar a reducir la cantidad de palabras
que necesita para expresar su mensaje.
Encabezados. Los encabezados son
útiles porque aclaran la organización
de un informe, eliminan la necesidad
de frases temáticas, crean espacio en
blanco y permiten que los lectores den
un vistazo a la información. No
obstante, su formato habitual en una
sola línea y a veces con una línea en
blanco debajo utiliza mucho espacio.
Si usted quiere recuperar ese espacio
sin perder los encabezados,
c o nv i é r t a los en encabezados de pár-
rafos dentro de los mismos, como el
que aparece al comienzo de este párrafo.
Tablas. Si desea comparar y con-
trastar varias alternativas, hágalo
mediante una tabla en lugar de un
texto continuo. Para empezar, esto
significará que no tendrá que seguir
repitiendo los nombres de distintas
empresas, por ejemplo, ni los criterios
que está usando para evaluarlas. Más
importante aún, una tabla presenta
comparaciones complejas de forma
concisa. Sus lectores pueden comparar y
contrastar las alternativas A y B, alter-
nativas B y D o las alternativas A, B y
C, según sus intereses; no será
necesario escribir todas las similitudes y
diferencias entre las distintas alternativas.
Una ventaja adicional: las expectati-
vas de una audiencia cambian cuando
ven tablas. No esperan oraciones
completas y tal vez se sientan más
predispuestos a leer textos en una
fuente más pequeña.
Mapas y diagramas. Piense en
cuánto tarda uno en escribir las señas
para llegar a algún lado: la calle Los
Arces está en el tercer semáforo. Hay
un restaurante llamado Donde Daniel
en una esquina y un concesionario de
automóviles usados en la otra, pero si
llega a los límites de la ciudad de
Temuco, entonces se ha alejado
demasiado. Un mapa provee la misma
información en forma concisa y rápida.
Asimismo, los gráficos organiza-
cionales y de flujo entregan información
3
relativa a relaciones complejas en un
formato fácil de comprender.
Énfasis. Para asegurarse de que su
audiencia recuerde su mensaje, es
posible que usted se predisponga a
usar frases como Ésta es la clave para
entender el asunto o Si usted recuerda
un mensaje a partir de este
documento, que sea el siguiente. En
lugar de hacer esto, escriba
e l m e n s a j e en negrita y expresará
esas frases implícitamente.
4 Bájele el perfil a su tono
Al escribir un informe, muchas
personas adoptan un tono formal y
burocrático. Al escribir así, se usan
palabras más extensas, más frases
entre paréntesis y más oraciones
c o m plejas. Si utiliza un tono
m á s informal, es posible que su
texto tenga una extensión menor.
Una forma de comenzar es la
siguiente: sea sobrio. La sobriedad es
un requisito tan importante en el
informe que, como alguien ha escrito,
su estilo consistirá casi en carecer de
estilo. La sobriedad que se
recomienda no supone necesaria-
mente sequedad o laconismo. Por lo
mismo, evite las frases largas, la
verborrea y la hojarasca.
También puede cambiar su tono
hablando en forma directa a su
a u d i encia, usando pronombres
personales tal como usted. Quizás su
profesor no les permitía usar usted,
por lo que aprendió a ocupar formas
verbosas e impersonales para evitarlo.
Por ejemplo, “Las luces deben estar
apagadas antes de que se desocupe
la oficina”.
No obstante, el uso de “usted” es ade-
cuado en la mayoría de los contextos
comerciales y le permitirá escribir
textos más cortos. Apague las luces
antes de marcharse. Hemos reducido
la oración de 66 a 35 caracteres,
equivalente a un ahorro de un 53%.
4 H A R VA R D M A N A G E M E N T C O M M U N I C AT I O N L E T T E R A P R I L 2 0 0 3
5 Recorte y combine
Revise cada oración de su documento
y busque formas de reducir el número
de palabras combinando dos
o r a ciones para formar una. Considere
estas oraciones:
Esta presentación analiza los benefi-
cios de la subcontratación. Mi
sugerencia es que deberíamos reducir
los c o s t o s g e n e r a l e s s u b c o n -
tratando procesos no esenciales,
t a l e s c o m o s e r v i cio al cliente,
logística y otras funciones de apoyo.
La primera oración es un peso muerto.
Elimínela y en su lugar escriba:
Podríamos reducir sustancialmente
los costos generales subcontratando
funciones de apoyo no esenciales,
tales como servicio al cliente y logística.
Esta oración logra anunciar su tema y
presentar su postura al respecto con
una redacción que es casi un 50% más
concisa que la anterior.
Cuando la longitud de un documento
no es de importancia para el lector, se
insertan muchas frases que ayudan a
identificar los temas que se están
tratando. La oración anterior contiene
ejemplos de estas frases: de un docu-
mento y para el lector. No siempre es
necesario ser tan específico. Por ejem-
plo, si eliminamos esas frases para
que la oración comience con: Cuando
la longitud no es de importancia,
logramos reducir el número de
palabras sin perder el significado.
Las siguientes son algunas formas de
acortar palabras:
Elimine las denominaciones de car-
gos demasiado extensas. En lugar
de Roberto Pérez, Vicepresidente
Adjunto de Comunicaciones Corpo-
rativas y Relaciones Gubernamen-
tales, señala… podría escribir el
portavoz Roberto Pérez señala….
Cuidado con lo obvio. En lugar de
escribir Obviamente, esto significa
que tendremos que subir los precios,
lo que podría reducir las ventas,
mejor escriba Nuestra necesidad de
subir los precios podría reducir las
ventas. Haga una búsqueda de las pal-
abras obvio y obviamente y evalúe si
podrían reducirse las oraciones en las
que aparece una de las dos. Después
de todo, si algo es tan obvio, ¿para qué
desperdiciar espacio valioso diciéndolo?
Reemplace palabras o frases largas
con unas más cortas. Para “reducir” su
lenguaje le recomendamos evitar
repetir innecesariamente la misma
palabra o giro y abstenerse de abusar
de tecnicismos. Por sí solos, cada uno
de estos cambios le permitirá ahorrar
poco espacio, pero, a la larga, es como
ahorrar monedas de bajo valor. Al
final se van sumando hasta alcanzar
un monto importante.
El adjetivo, cuando no da vida,
mata. Esta frase del poeta Vicente
Huidobro puede aplicarse perfecta-
mente a lograr una redacción
sucinta. No abuse de los adjetivos; es
preferible uno significativo a dos o
tres acumulados.
Reemplace frases “infladas” con
palabras más simples. Un número
suficiente de puede reemplazarse con
suficiente, sin perjuicio de que es una
forma verbosa de decir aunque y
durante ese momento simplemente
significa mientras.
Use verbos activos. Las construc-
ciones pasivas son más verbosas y, en
español, se utilizan muy poco. Por
ejemplo, veamos una vez más el último
ejemplo de la sección “Bájele el perfil a
su tono”. Para evitar el uso de usted, fue
necesario usar una construcción pasiva
(Las luces deben estar apagadas antes
de que se desocupe la oficina) que con-
tenía muchas más palabras que la
oración activa (Apague las luces antes
de marcharse).
Nunca exprese un número en cifras
y palabras. No es necesario escribir
Doce (12) personas asistieron a la
reunión; es suficiente con la palabra o
con las cifras. Es posible que su man-
ual de estilo corporativo haya estable-
cido pautas específicas respecto a
cuándo expresar números como cifras
y cuándo expresarlos como palabras;
no obstante, los dos consejos que se
indican a continuación le pueden ayu-
dar a ahorrar espacio: (1) nunca use
cifras y palabras; (2) siempre use
cifras para dígitos grandes (200.000
en vez de doscientos mil).
H A R VA R D M A N A G E M E N T C O M M U N I C AT I O N L E T T E R M O N T H 2 0 0 3
El posible que algunas de estas
sugerencias le parezcan sospechosa-
mente similares a los consejos que
existen acerca de cómo escribir en
forma correcta. No es una coincidencia.
La buena redacción es concisa.
Sin embargo, el problema que teníamos
que resolver en primer lugar era que su
jefa le pidió que redujera el tamaño
de su informe en un 30%. Estos conse-
jos pueden ayudarle a lograrlo.
Además, si vuelve y le dice: “Sabes, la
versión más corta está mucho mejor
escrita”, entonces ¡qué mejor! ❑
John Clayton is a Montana-based freelance
writer whose clients range from A.T. Kearney to
National Geographic. He can be reached at
hmcl@hbsp.harvard.edu
FURTHER READING
Plain English at Work: A Guide
to Business Writing and Speaking
by Edward P. Bailey
Oxford University Press s 1996
Legal Writing in Plain English:
A Text with Exercises
by Bryan A. Garner
University of Chicago Press s 2001
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