PMO - OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS

Acta de Constitución del Proyecto

Consultoría ajuste estudio técnico para la contratación
del ERP.

Diseño, estudio e implementación del sistema ERP.

Fecha:14/10/2018
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Tabla de contenido
Información del Proyecto...........................................................................................3

Datos......................................................................................................................3

Patrocinador / Patrocinadores................................................................................3

Propósito y Justificación del Proyecto.......................................................................3

Descripción del Proyecto y Entregables....................................................................3

Requerimientos de alto nivel.....................................................................................4

Requerimientos del producto.................................................................................4

Requerimientos del proyecto..................................................................................4

Objetivos....................................................................................................................4

Premisas y Restricciones..........................................................................................5

Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................5

Cronograma de hitos principales...............................................................................5

Presupuesto estimado...............................................................................................5

Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................6

Requisitos de aprobación del proyecto.....................................................................6

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad........................................6

Gerente de Proyecto..............................................................................................6

Niveles de autoridad...............................................................................................6

Personal y recursos preasignados............................................................................7

Aprobaciones.............................................................................................................7
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1. Información del Proyecto

Datos

Empresa / Organización FONDO

Proyecto Consultoría ajuste estudio técnico para la
contratación del ERP.

Fecha de preparación 10/10/2018

Cliente
Patrocinador principal Junta Directiva
Gerente de Proyecto Manuel Lopez

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Mary Lopez Gerente General Gerencia Gerencia

2. Propósito y Justificación del Proyecto

El FONDO ha venido heredando aplicativos de otras entidades públicas, los

cuales han venido siendo sometidos a ajustes de acuerdo a la dinámica de la
Entidad. Estos ajustes han sido atendidos por diferentes programadores
contratistas, quienes han aplicado una lógica diferente en cada caso, lo que
ocasiona que el mantenimiento y/o rediseño integral de estas aplicaciones, se
constituyan en un alto riesgo y costo para la Entidad.

Se evidencia la ausencia de un único sistema de información integrado que

soporte los procesos de negocio, que le garantice al FONDO la uniformidad y
generación de información única en la Entidad.

Por otra parte, el FONDO cuenta con una totalidad de cincuenta y nueve (59)
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aplicativos para funcionamiento de la entidad desarrollados sobre diferentes

lenguajes de programación, unos, desarrollados “inhouse” (fábrica de
software), otros “heredados” y adaptados y otros externos, lo que hace
altamente compleja su administración, soporte y control de los mismos.

El soporte, mantenimiento y actualización de aplicativos en el FONDO implica,

tanto la contratación de diferentes empresas para el soporte, como la
contratación de programadores con conocimientos específicos y experiencia en
el manejo de los diferentes lenguajes de programación, lo que hace sensible,
compleja su gestión administrativa y costosa su operación.

Existe una alta rotación de programadores conocedores de los diferentes

lenguajes de programación, lo que da lugar a un periodo de transición, hasta
tanto los nuevos ingenieros adquieren la habilidad y contextualización para
poder cumplir los requerimientos, generándose indisposición por parte de las
áreas usuarias.

En la actualidad los aplicativos administrativos y financieros existentes en el

FONDO, no están diseñados para dar cumplimiento al requerimiento del
gobierno nacional referente a los estándares de las Normas Internacionales de
Información Financiera -NIIF.

Con fundamento en lo anterior, la Entidad debe adoptar un mecanismo

tecnológico que soporte todos los procesos administrativos y financieros de
FONDO que permitan la implantación de las NIIF y la generación de informes
con taxonomía XBRL, garantizando la integración total de los módulos
financieros, tanto para la contabilidad nacional como para las funcionalidades
que se requieren para la contabilidad bajo estándares internacionales, con
base en las Normas Internacionales del Sector Público (PUB) de NIIF adoptado
por FONDO.
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3. Descripción del Proyecto y Entregables

Descripción del Proyecto:

Contar con la documentación técnica y la documentación referente a las
recomendaciones del contratista hacia FONDO para la implementación de una
solución tecnológica tipo ERP y realizar la presentación a la alta dirección del
FONDO. 

Entregables:
Los entregables serán en medio físico y digital conforme a la relación detallada
a continuación conforme a la metodología definida para el presente servicio: 

 Actas de reunión y listados de asistencia de las sesiones para la

comprensión del entorno de las áreas del FONDO que se verán involucradas
en la implementación de la solución tecnológica. 
 Informe con la definición de los módulos a implementar en la solución
tecnológica ERP, priorizando la totalidad de los procesos de la Entidad y los
procedimientos que se relacionen con objeto de dar cumplimiento a las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF-IFRS) en la normatividad
colombiana vigente, y en específico a la adopción de las normas que aplican al
FONDO, esto de acuerdo a las políticas definidas para la Entidad en razón
para al cumplimiento a las NIIF – IFRS. 
 Documento actualizado y ajustado con la información referente a
la caracterización de los procesos que harán parte del estudió técnico y del
estudio previo para la contratación de la solución informática ERP que se va a
implementar, en el marco de los procesos con que cuente la entidad. 
 Documento actualizado y ajustado con la información de los
requerimientos funcionales mínimos que deberá cumplir la solución informática
ERP que se va a implementar, en el marco de los procesos con que cuente la
entidad. 
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 Documento actualizado y ajustado con la información de

los requerimientos no funcionales mínimos que deberá cumplir la solución
informática ERP que se va a implementar, en el marco de los procesos con que
cuente la entidad. 
 Documento actualizado y ajustado con la información de los sistemas de
información y aplicativos, para la documentación del estudio técnico y el
estudio previo para la contratación de la solución informática ERP que se va a
implementar. 
 Documento con la información de la arquitectura actual de aplicaciones y
con la arquitectura de aplicaciones objetivo, para la documentación del estudio
técnico y el estudio previo para la contratación de la solución informática ERP
que se va a implementar. 
 Documento actualizado y ajustado con la información referente a la
cantidad de usuarios y/o contratistas requeridos para el licenciamiento y acceso
a cada módulo a implementar dentro de la solución tecnológica ERP, para la
documentación del estudio técnico y el estudio previo para la contratación de la
solución informática ERP que se va a implementar. 
 Documento con el diseño de la arquitectura de los sistemas de
información en términos de flujos de datos que reflejen los procesos
organizacionales del FONDO. 
 Documento con el diagnóstico y dimensionamiento de la estrategia TICs,
y la hoja de la ruta para para la adecuada administración de los sistemas de
información ERP junto con su infraestructura. 
 Documento con las recomendaciones de los ajustes necesarios al Plan
Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones del FONDO,
esto con el fin de alinearlo con la implementación del ERP y siempre bajo el
marco de referencia para la Gestión de Tecnologías de la Información (TI) del
MINTIC. 
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4. Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

A continuación, relacionamos los requerimientos del servicio a alto nivel:

 Elaborar el Estudio Técnico para la implementación de una solución

tecnológica tipo ERP para FONDO. 
 Elaborar los anexos necesarios y requeridos para la elaboración del
Estudio Técnico.
 Generar las recomendaciones generales y particulares hacia ENTIDAD
para la contratación de la implementación de la solución tecnológica tipo
ERP para el FONDO, teniendo en cuenta como mínimo los siguientes
temas: 
 Recomendación técnica y financiera de Arquitectura de software base y
licenciamiento a tener en cuenta para la implementación del ERP. 
 Recomendación técnica y financiera de Arquitectura a nivel de
infraestructura a tener en cuenta para la implementación del ERP. 
 Informe técnico, de costos, licenciamiento y su comparativo con las
diferentes opciones de implementación de la solución tecnológica tipo
ERP (on premise, IAAS, PAAS, SAAS). 
 Análisis financiero – económico de las inversiones iniciales y de la
sostenibilidad del proyecto a partir del recibo a satisfacción y puesta en
operación de las funcionalidades previstas en esta etapa para los
próximos tres (3) años 
 Análisis de alternativas de plataforma TI que permita al FONDO tomar
las decisiones de la plataforma computacional y telemática pertinentes. 

Requerimientos del proyecto

A continuación, describimos los requerimientos del proyecto a contratar:

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 Gerencia del Proyecto:

Se requiere realizar las actividades relacionadas con la Gerencia del proyecto
contemplando las respectivas fases de Iniciación, planeación, ejecución,
monitoreo y control y cierre para cada uno de los servicios a contratar.

 Diagnóstico y actualización de las necesidades técnicas,

funcionales, de proceso y organizacionales:
Realizar el diagnóstico y la actualización de las necesidades técnicas,
funcionales, de proceso y organizacionales de la Entidad, para así llevar a cabo
la elaboración del estudio técnico y posterior estudio previo, así como para la
elaboración del documento de recomendaciones de ERP al FONDO; para lo
cual el FONDO entregará al contratista la información y documentación
existente en la Entidad y la cual fue adelantada y levantada en su momento
para este tipo de procesos. 

 Elaboración y Presentación a la Alta Dirección del FONDO el

Estudio Técnico para la implementación del ERP y
recomendaciones ERP del mercado:
Contar con la documentación técnica y la documentación referente a las
recomendaciones del contratista hacia el FONDO para la implementación de
una solución tecnológica tipo ERP y realizar la presentación a la alta dirección
del FONDO.

 Documento final de Solicitud de Estudio Previo para la contratación

del ERP:
Contar con el Estudio Previo para la contratación de una solución tecnológica
tipo ERP para el FONDO.

 Acompañamiento en el proceso de generación de Estudio Previo

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por el FONDO para la contratación del ERP:

Apoyar y acompañar en el proceso de la generación final del Estudio Previo por
el FONDO para el proyecto de implementación de la solución tecnológica tipo
ERP para el FONDO. 

5. Objetivos

Alcance

El alcance comprende la consultoría para la actualización y ajuste de las

necesidades técnicas y funcionales, de proceso y organizacionales de la
Entidad, así como la elaboración del respectivo estudio técnico y estudio previo
para la contratación de la implementación de una solución tecnológica tipo ERP
para FONDO, la cual debe estar enmarcada bajo el cumplimiento de las
regulaciones de las NIFF, y bajo el marco de referencia para la gestión de
tecnologías de la información (TI) del MINTIC; así mismo la solución
tecnológica debe estar bajo un repositorio transaccional y único de datos, que
soporte de manera integrada los procesos financieros y administrativos de la
entidad (ver Anexo A. “Caracterización de procesos de FONDO”),
contemplando la provisión del licenciamiento de manera escalonada, la
instalación, la configuración, la parametrización, puesta en operación de la
solución tecnológica, mantenimiento y soporte técnico y funcional, así como la
migración de datos y gestión del cambio en caso que se requiera.  
Los módulos que se esperan incluir dentro de la implementación de la solución
tecnológica tipo ERP, son los correspondientes a la totalidad de los procesos
de la Entidad y a los procedimientos que se relacionen con objeto de dar
cumplimiento a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF-
IFRS) en la normatividad colombiana vigente, y dentro de los que se
encuentran proyectados son (se aclara que la consultoría contratada deberá
verificar si existen procesos y procedimientos adicionales que se deberán
incluir dentro del estudio técnico para la implementación del ERP).
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Tiempo

El proyecto tendrá una duración de 4 meses

Costo

DOSCIENTOS NOVENTA Y DOS MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y

NUEVE MIL OCHOCIENTOS CUARENTA Y UN PESOS ($ 292.239. 841)
M/L, Incluido el valor del IVA, transporte, seguros a que haya lugar, costos de
legalización, garantías y demás tributos que se causen con ocasión de su
celebración y ejecución.

Calidad

6. Premisas / Restricciones

Dado que el proyecto es a costo fijo se asume como una restricción gastos
adicionales fuera del presupuesto.

7. Riesgos iniciales de alto nivel

 Falta de compromiso de la Alta Gerencia con el proyecto.

 Falta de compromiso de los usuarios para el levantamiento de
requerimientos.
 Demoras en la toma de decisiones en la organización.
 Enfermedades, desastres naturales, problemas climáticos.
 Resistencia al cambio.
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8. Hitos principales

Hito Fecha Limite

Fase 1, Planeación. 31/10/2018
Fase 2, Diagnostico y actualización de las
31/12/2018
necesidades.
Fase 3, Estudio técnico para la implementación
1/01/2018
del ERP
Fase 4, Diseño y preparación de la solicitud de
15/02/2018
estudio previo.

9. Presupuesto estimado

Costos Directos: $ 292.239.841

Costos Indirectos: $ 28.000.000
Costo Total: $ 320.239.841

10. Lista de Interesados (stakeholders)

Departamento Rama ejecutiva

Nombre Cargo
/ División (Vicepresidencia)
Gerente de
Manuel López Gerencia
proyecto
Delegado de la
María Pérez Gerencia
gerencia
Sponsor del
Carlos Rojas
Fondo
Gerente de
Daniel Cruz Supervisor
tecnología.
Sponsor de
Sandra Riaño
proyecto
Ingeniera de
Diana Jaidy Piñeros Consultora
Sistemas
José Alexander Administrador Consultor
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Departamento Rama ejecutiva

Nombre Cargo
/ División (Vicepresidencia)
Cortes Rodríguez de empresas
Andrés Felipe Salazar Ingeniero
Consultor
Daza Industrial
Cristhian Andrés Ingeniero
Consultor
Rincón R. Industrial

11. Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Departamento / Rama ejecutiva

Nombre Cargo
División (Vicepresidencia)
Gerente del
Manuel Lopez Gerencia Junta Directiva
Proyecto

Gerente de Proyecto

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones del equipo de trabajo

Gestión de presupuesto y de sus

variaciones

Decisiones técnicas

Resolución de conflictos

Ruta de escalamiento y limitaciones

de autoridad
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12. Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / División

Manuel López Administrativo
Daniel Cruz Administrativo
TI
Diana Jaidy Piñeros

José Alexander Cortes Rodríguez Consultoría

Andrés Felipe Salazar Daza Consultoría
Cristhian Andrés Rincón R. Consultoría

13. Aprobaciones

Patrocinador Fecha Firma

Junta Directiva Fondo Nacional
del Ahorro
Manuel Lopez