¿EN LA ACTUALIDAD ES IMPORTANTE ARCHIVAR?

La historia del archivo se remonta hace muchos siglos atrás, y este ha venido
evolucionado a lo largo de los años gracias al aporte realizado por las
diferentes culturas y civilizaciones del mundo, como lo pueden ser las egipcias,
griegas, romanas, etc. Sin embargo, el propósito fundamental de este ensayo
es dar valor a la importancia del archivo en las organizaciones y en la sociedad
en general. Ya que un archivo estructurado y bien gestionado contribuye al
avance y desarrollo de cualquier sociedad.

En mi vida profesional he tenido la oportunidad de trabajar en varias

organizaciones, unas más grandes que otras; pero en todas existe un factor
común; el alto flujo de información, ya sea información recibida o generada;
transformada en papel o de manera virtual; pero lo que me comprueba que
siempre será necesario el manejo de información para el correcto y debido
funcionamiento de las operaciones de las distintas empresas sin importar su
naturaleza, ya que los documentos son importantes para cualquier aspecto de
la vida, facilitando los procesos de educación e investigación, garantizan la
protección de los derechos judiciales, fiscales e incluso de los derechos
humanos.

Los archivos son parte esencial de cualquier organización, ya que sin ellos no
hay ni historia ni memoria, y ya sabemos lo importante que son los soportes en
todas las organizaciones, sobre todo en lo que tiene que ver con toma de
decisiones. Sin embargo, tristemente nos encontramos con que muchas
personas profesionales olvidan la relevancia e importancia de los procesos de
gestión documental y la digitalización de archivos, ignorando las necesidades
que suple para todas las áreas de las empresas en el mundo. Los documentos
son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del pasado como
para la toma de decisiones en el presente.

Ahora bien, centrémonos en conocer de manera detallada algunas

características de gran importancia a la hora de estudiar y conocer el archivo,
todo esto con el fin de entregar información valiosa que facilite el rol del
archivista en las organizaciones: Iniciamos con la importancia de los archivos
en la sociedad, ya que estos custodian la memoria de cualquier organización,
conservan un patrimonio único e irremplazable, permiten gestionar los
documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado, los
documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos
seguridad y transparencia en las actuaciones empresariales.

Continuamos con la necesidad de reconocimiento de los archivos ya que estos

son fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales, sociales,
etc., en definitiva, son el reflejo de la evolución de una sociedad, los archivos
nos garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente, protege los
derechos de los ciudadanos y asegura la memoria colectiva, preparándonos
para el futuro, la función de los archivos es dejar constancia de las actividades
de la humanidad, todos los ciudadanos somos responsables, gestores,
propietarios y protectores tanto de los archivos públicos como de los privados. 

En definitiva, los archivos constituyen herramientas por medio del cual los
gobiernos pueden rendir cuentas a los ciudadanos y promover valores
democráticos. En menor escala las empresas que implementan una buena
gestión de archivos aseguran una administración eficaz y responsable.

Octavio Saravia Lanzziano

Aprendiz Sena