Unidad 1 / Escenario 2

Lectura fundamental

Priorización de los propósitos

y actividades

Contenido

1 El modelo personal

2 Matriz para la gestión del tiempo

3 Seamos más productivos

Palabras clave: gestión del tiempo, productividad, reuniones efectivas, autonomía, delegación.
1. El modelo personal

Si lo recuerda bien, estimado estudiante, los ejercicios de introspección y proyección han sido
comunes a lo largo de la vida; estoy seguro de que cuando estaba en último año de educación
secundaria, le propusieron hacer su proyecto de vida. Hoy, después de tantos años, ¿ese proyecto de
vida se ha cumplido? ¿En qué medida? Tal vez ni lo recuerde.

Pues bien, ahora el objetivo no es diseñar otro plan de vida. Aquí vamos a priorizar algunas actividades
para que sean coherentes con sus propósitos en cuatro dimensiones: personales, familiares,
profesionales y sociales. Tenga en cuenta que en la auto-evaluación de la gestión actual del tiempo
(recurso que debió realizar en el primer Escenario para el aprendizaje), usted pudo identificar
concentraciones de tiempo en algunas actividades. ¿Existe coherencia entre esas concentraciones
de tiempo y sus propósitos de vida? Si la respuesta es no, le invitamos a ajustar un poco su quehacer
semanal para priorizar a la luz de lo que quiere.

Por ejemplo, si un propósito personal es disminuir de peso, mejorar el estado físico, o volver a retomar
una práctica deportiva de la juventud, esto debería verse reflejado en el inventario de actividades con
un número de horas dedicadas a la semana. Si no está reflejada es porque no hay coherencia entre los
propósitos y lo que realmente hacemos. Así, ¿cómo vamos a ser productivos?

Para empezar a definir los propósitos de vida, vamos a utilizar una metodología creada por Clark &
Osterwalder (2011) denominada el modelo de negocio personal; en este método se habla de pintar un
lienzo para describir el modelo personal, es decir, definir los propósitos personales.

En la siguiente tabla se presenta un resumen de cómo diligenciar o modelar el lienzo personal.

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 Tabla 1: Explicación de los bloques del lienzo personal

Título Explicación

¿Quién eres y qué tienes? Aquí se deben definir los intereses,

Recursos clave competencias y habilidades, conocimientos, experiencia, contactos
personales y profesionales, así como los activos tangibles e intangibles.
¿Qué haces? ¿Se acuerda de las actividades que definió en la auto-
evaluación del escenario 1? Lo que haces es una evolución natural de
Actividades clave
quien eres. Aquí no va el listado de todo lo que hacemos sino de aquello
que realmente genera valor.
¿A quién ayudas? Tus clientes más importantes pueden ser el jefe, el
director o de quienes dependes laboralmente. Así mismo, aquellos pares
Clientes
que se nutren de tu trabajo, o en definitiva, aquellos quienes reciben
beneficios por lo que haces.
¿Qué ayuda ofreces? Aquí debe explicitar el cómo ayudas a otros a
hacer su trabajo. ¿Para qué lo contratan? Es importante ser estratégico
Valor añadido y definir el valor diferenciador frente a todos los profesionales con los
que compite. Muchas de las actividades claves se convierten en valor
añadido.
¿Cómo te conocen y qué medios utilizas? Si las empresas hacen
Canales marketing, tú también puedes hacerlo. ¿Cómo sabrán los demás que
puedes ayudarles?

¿Cómo te relacionas? Si el servicio o valor que generas es presencial,

el cara a cara será la forma en que te relaciones. ¿Puede ser otro? ¿Se
Relaciones con los clientes
puede mejorar el existente? ¿Cómo captas o fidelizas a tus clientes o
beneficiarios?

¿Quién te ayuda? En este recuadro se debe indicar las fuentes de

Asociaciones clave motivación, consejos y oportunidades de crecimiento. Compañeros,
mentores, miembros de tu red profesional y aliados.

¿Qué obtienes? Apunta a cuáles son tus fuentes de ingresos como el

Ingesos y beneficios salario, bonificaciones, honorarios; también se deben identificar los
beneficios no monetarios como el reconocimiento.

¿Qué das? Es la inversión necesaria para trabajar: tiempo, energía y

Costos
dinero.

Fuente: elaboración propia. Modificado de Clark & Osterwalder (2011)

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 Forma física Familia y
y salud amigos

Crecimiento
personal y Rueda Carrera
profesional
espiritual
de la
vida
Ocio y
Amor
diversión

Creatividad
Riqueza
y expresión
y dinero
personal

Figura 1. Rueda de la Vida

Fuente: elaboración propia

Al utilizar la metodología del lienzo y responder las preguntas en cada bloque del modelo, usted se
estará redefiniendo (esto quiere decir que parte de un proyecto actual a un proyecto futuro). Re-
inventarse es necesario para abandonar aquellas prácticas que nos impiden ser productivos; abordar
nuevos hábitos nos ayudará a cumplir los propósitos en todas las dimensiones. Existe una relación
directa entre conocerse y tener el trabajo de los sueños. ¿Actualmente tiene el trabajo de sus sueños?
¿Cómo convertir el trabajo actual en el trabajo de sus sueños? ¿Cómo llegar a ser productivos si no
amamos lo que hacemos?

Ahora bien, no todo gira en torno al mundo laboral. Existe un mundo después del trabajo. Para poder
evaluarlo vamos a utilizar una metodología denominada la rueda de la vida. Esta rueda se divide en
ocho diferentes porciones como si fuera una pizza. La idea consiste en elegir los ocho temas que
considere más importantes y asignar un tema a cada porción.

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Como lo puede ver en la figura 1, existen diferentes intereses como la carrera profesional, sin duda, esta
puede ser una gran porción, pero no será la única. ¿Qué otro propósito tiene en su modelo personal? La
imagen le dará unos ejemplos, pero en usted está la responsabilidad de repartir la rueda de la vida.

2. Matriz para la gestión del tiempo

Una vez la persona ha planteado sus propósitos en el corto, mediano y largo plazo, -que entre otras
cosas nadie le asegurará que lo logrará tal como lo ha pensado, pero que contribuirá a mejorar sus
posibilidades para alcanzarlo-, es necesario enfocar sus esfuerzos adecuadamente. Veamos las
diferentes alternativas posibles: las negativas y la positiva, utilizando para ello un gráfico que en el eje
de las X analizamos la urgencia y en el de las Y la importancia, partiendo de la premisa que el ideal es
hacer las cosas importantes oportunamente sin que lleguen al plano de la urgencia.

De acuerdo con estas premisas encontramos que en el Cuadrante 1 están los “bomberos” aquellos
que se la pasan apagando sus incendios, escenario en el cual se está propenso a alto estrés y a un
problema cardíaco además de tener posibilidades de incumplimiento y de baja calidad en lo que
se hace. En el Cuadrante 3 está “el engañado” que es aquella persona que se la pasa haciendo
urgentemente, lo que no es importante, es decir, hace lo que le gusta antes de lo que importa
invirtiendo una prioridad vital para el buen uso del tiempo.

En el Cuadrante 4 tenemos a “los despreocupados” que hacen lo que no es importante y, además,

de manera “relajada” de tal manera que sus resultados no tienen impacto real en sí mismos ni en su
entorno y, por último, el cuadrante de la persona que es consciente de la importancia de su tiempo
que es el Cuadrante 2 en donde la persona auto enfocada hace lo que tiene que hacer de manera
oportuna, calificada, con calidad y sin tanta presión que le permita disfrutar su ejecución y sus
resultados.

La pregunta de reflexión sería: ¿en dónde se la ha pasado en estos últimos días? ¿Cómo le ha ido en
ese cuadrante? ¿Qué se tendría que hacer para lograr estar en el cuadrante 2?

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 Tabla 2: Matriz de gestión del tiempo

URGENTE NO URGENTE
Cuadrante 1 Cuadrante 2

Incendios Prevención
IMPORTANTE

Problemas apremiantes Planificación

Proyectos cuyas fechas vencen Relaciones interpersonales

Prioridades del jefe Salud

Trabajo de uno mismo
Tareas aplazadas
Deporte
Recreación

Cuadrante 3 Cuadrante 4

Asuntos triviales Algunas interrupciones

NO IMPORTANTE

Ajetreo Algunas llamadas

Correspondencia Algunos reportes
Algunas llamadas Algunas reuniones
Actividades placenteras
Prioridades ajenas

Fuente: elaboración propia. Modificado de Covey (2011)

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3. Seamos más productivos
Todos tienen
demasiado trabajo.

Es arriesgado Es un proceso
lento
El entrenamiento
lleva mucho
tiempo.

A ellos no les gustan No hay buena

las responsabilidades. comunicación.

Es mi
responsabilidad.

Quiero tener No va a
el control salir bien

No quiero ser
despedido.

Figura 3. Razones por las que no se delega

Fuente: elaboración propia

Continuando con la identificación de conceptos y elementos que contribuyen a una buena gestión del
tiempo, podemos analizar cinco aspectos fundamentales:

A. Delegar responsabilidades: ya que tener todo bajo control puede ser un impedimento para
crecer y generar resultados de alto impacto. Para un gerente, esta tarea puede ser difícil, pero se
aprende con el tiempo cuando se conocen los beneficios. Esta habilidad es característica de un
líder participativo.

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 (En el Escenario 3 se va a profundizar esta habilidad). Para delegar se propone:

1. Seleccionar las funciones a delegar

2. Asignar cada función al colaborador adecuado

3. Comunicar asertivamente las expectativas sobre la tarea

4. No tener miedo de perder autoridad

5. Dar reconocimiento por la tarea ejecutada

B. La autonomía para la toma de decisiones es un concepto que permite optimizar el tiempo

porque lo que hay que hacer se hace de manera más oportuna sin tener que esperar a que otros
decidan por uno. Si a usted le asignan una nueva función por delegación, quiere decir que han
depositado una nueva responsabilidad que debe llevar con autonomía. Para esto se aconseja:

1. Estudiar la nueva función, tomar todos los datos necesarios y tomar decisiones.

2. Identificar todas las alternativas de solución posible. Evalúe cada una con sus pros y
contras. Luego decida.

3. Haga recomendaciones sobre cuál es el mejor plan de acción seguir en la nueva tarea.

4. Comunique sus propuestas antes de proceder. La confianza se gana cuando se respeta

la autoridad y el punto de vista.

5. Luego proceda y presente un informe sobre los resultados.

C. Participe y proponga reuniones de trabajo o de estudio que sean altamente efectivas. Si bien
para algunos las reuniones son una forma elegante y aburrida de matar el tiempo, para otros es
una forma altamente efectiva para lograr los mejores resultados en la gestión estratégica y en
la gestión diaria. ¿Por qué? Aquí se pretende que su comprensión frente a las reuniones cambie.
Una reunión no es un encuentro para asignar más tareas. Una reunión es un encuentro entre
personas claves para aunar esfuerzos, tomar decisiones más creativas, con el fin de generar más
compromiso y motivar frente a los propósitos colectivos. Es un buen momento para compartir la
visión del equipo.

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 Para eso se aconseja:

1. Siempre contar con una agenda de trabajo y unos objetivos claros. No hacer esto es
permitir que la reunión sea caótica. Cada reunión debe tener un ambiente y cultura de
eficiencia.

2. Invitar y lograr la participación de miembros clave. Muchos asistentes a la reunión,

es un problema. Se debe utilizar técnicas de manejo de personas cuando el número
es grande. De igual manera se debe implementar técnicas para el desarrollo de la
creatividad para que la participación sea democrática y no solo terminen hablando los
mismos de siempre.

3. En una reunión de debe repartir diferentes tipos de roles. No solo dos: quien habla y
quienes escuchan. Los roles deben ser diversos, rotativos, creativos, con alto grado de
compromiso y dados a conocer antes del inicio del encuentro. Un nuevo líder para la
reunión, un moderador, un redactor, pueden ser ejemplos básicos. Pero, ante todo, sea
creativo.

D. Maneje sus interrupciones, empezando por reconocer que uno mismo es el principal interruptor
que uno tiene, al permitirse distracciones, tales como, teléfonos móviles, correos electrónicos,
mirando lo que no debe estar mirando, es decir, actividades que uno efectúa desconcentrándose
de lo que quiere lograr. Además de lo anterior reflexione sobre lo siguiente:

1. Establezca protocolos de comunicación al delegar

2. Dé autonomía a los miembros de su equipo

3. Establezca horarios de atención para clientes internos y externos

4. Utilice un contestador automático, filtre sus llamados o simplemente desconecte su

teléfono.

E. Administre mejor los recursos que tiene en diversos espacios no importa si es en casa o en la
oficina, ubicando cada cosa en su lugar. Para esto se recomienda:

1. El orden y la limpieza en el lugar de trabajo puede traducirse en un mayor nivel de

eficiencia y de orden mental. La creatividad se desarrolla mejor cuando el ambiente es
adecuado para trabajar.

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2. Es necesario que cada cosa esté ubicada en su lugar. Esto con el fin de evitar
accidentes ya que pueden quitarnos valiosos minutos para ser efectivos. ¿Se te ha
regado un poco de café en el escritorio?

3. Elimina lo innecesario y clasifica lo útil. Es importante tener en cuenta dos variables

para esto: la frecuencia con la que utiliza los elementos del lugar de trabajo y la
cantidad de elementos que necesita. ¿Para qué dejar sobre el escritorio un elemento
que utiliza cada mes? ¿Para qué guardar los elementos que utilizas con frecuencia?
Tenga en cuenta las políticas de seguridad de la empresa para la cual trabaja.

4. ¿Mantiene el escritorio de su computador lleno de archivos? Tómese el tiempo para

clasificarlos. Categorice la información de acuerdo a su procedencia y frecuencia de
uso. No olvide utilizar los servicios de almacenamiento en la nube o realizar las copias
de seguridad por si se le riega el café en el computador.

En síntesis...
La unión entre delegar, tener autonomía, el orden, las reuniones efectivas
y el manejo de las interrupciones, permiten ser más productivos dento y
fuera del trabajo.

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Referencias

Clark, Tim & Ostelwalder, A. (2011). Tu modelo de negocio. Bogotá: Editorial Deusto.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Habilidades Gerenciales

Unidad 1: Competencias para la productividad
Escenario 2: Priorización de los propósitos y actividades

Autor: Wilinton Ortiz Amador

Asesor Pedagógico: Amparo Sastoque Romero

Diseñador Gráfico: Paola Andrea Melo
Asistente: Ana Milena Raga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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