Diagnóstico y presentación de la auditoria administrativa, de acuerdo con el análisis

factorial.

Jessica Alejandra Vargas Forero

Fundación Universitaria del Área Andina

Administración de Empresas

Auditoria administrativa

Bogotá D.C

Marzo 2020
 Tabla de Contenido
Introducción...........................................................................................................................3

1. Combinar los hallazgos y diagnosticar.........................................................................4

2. Presentación del diagnóstico........................................................................................9

Conclusiones........................................................................................................................12

Bibliografía..........................................................................................................................13
 Introducción

La auditoría administrativa es una herramienta muy importante que ayuda a describir las

insuficiencias en las diferentes áreas de la organización, favoreciendo de esta manera, que

logren llevar a cabo una dirección más eficaz y eficiente.

El presente documento contiene la información que se recolecto producto de la aplicación de

una auditoria administrativa dentro de la empresa Servicios Reyes Bejarano E.U. Se realizó

una revisión a nivel comercial con la finalidad de determinar si están procediendo de manera

eficiente, además la realización de la auditoria administrativa permitió la localización de

deficiencias dentro de la organización que limitaban el trabajo, se busca con esta auditoria

plantear actividades y posibles soluciones de los diferentes hallazgos dentro de la

organización y específicamente el aérea señalado.

 1. Combinar los hallazgos y diagnosticar

a) ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Dando alcance al objetivo planteado de la auditoría; revisando y determinando si dentro de

la empresa se están cumpliendo con las políticas, procedimientos, las normas establecidas

para que cada área funcione de acuerdo con las metas y los proyectos.

Para llevar a cabo con éxito la auditoría, se requieren recursos para verificar y evaluar cada

área. De lo anterior, la empresa cuenta con los documentos que han permitido su ejecución.

Los objetivos trazados por la empresa son:

Gestión global

 Analizar, aclarar y establecer en todas las áreas de la empresa con el objetivo de

definir la orientación futura.

 Identificar las amenazas fortalezas y debilidades de la misma.

 Seguir priorizando la calidad de servicio al cliente 

Área de producción.

 Realizar supervisiones para garantizar la calidad del servicio, rindiendo informes a

los clientes.

 Manejan inventario de dotaciones, elementos de protección personal, y activos.

Área financiera.

 Tiene solidez económica

  Nunca ha tenido que recurrir a préstamos con bancos para cumplir con sus

obligaciones.

Área comercial.

 Realizan las respectivas presentaciones de sus servicios a potenciales clientes

Talento humano.

 Cuenta con programas de formación con ayudas de al ARL y caja de

compensación que permite conocer al trabajador variados temas relacionados con

su labor daría de igual manera permite actividades de recreación, grupales y

familiares.

Gestión de lo administrativo.

 Cumplir la visión proyectada a 2025 es una prioridad para servicios reyes, por eso

su estrategia es cumplir a cabalidad los programas de formación a personal,

servicio al cliente entre otros.

b) ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

El desarrollo de la auditoría se está ejecutando de acuerdo con lo planeado, puesto

que la empresa ha proporcionado la información necesaria para el análisis y

determinar si cumple con los criterios de calificación de la norma NTC ISO 10011-2

lo que lleva a la toma de decisiones teniendo en cuenta las metas establecidas.

El proceso se completa con la evaluación, donde se compara el trabajo de la

organización con los objetivos establecidos para descubrir desviaciones y hacer

correcciones en la planificación o la ejecución.

Comercial.

En este factor, es evidente que la empresa no cuenta con personas enfocadas solo en esta

actividad, sino que personas del campo administrativo y de supervisión se encargan de hacer

presentaciones de sus servicios.

Procesos.

Este factor se cumple correctamente ya que la empresa suministra personal femenino y

masculino para la prestación de servicios de aseo y mantenimiento de edificios otorgándoles

elementos de protección personal y activos, adicionalmente hacen supervisiones para

garantizar la calidad del servicio.

Talento humano.

En este factor se cuenta con personal calificado, comunicación, aplicación de manuales de

funciones, compromiso, capacitaciones constantes, incentivos, sistema de seguridad y salud

en el trabajo y motivación.          

c) ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Los factores que no permiten que se logren los objetivos son:

Comercial.

 No contar con un plan de marketing

 En tiempos de crisis económica, un buen comercial es capaz de sacar adelante a la

empresa.
  No dar a conocer más la empresa por medio de publicidad en redes sociales,

anuncios en radio etc.

 Carecer de imagen de la marca, se debe tener una marca reconocible, diferenciable

de la competencia.

Medio ambiente.

 El desconocimiento de nuevas normas y permisos para ejercer sus actividades sin

afectar al medio ambiente.

 La propagación de virus, enfermedades teniendo en cuenta lo que está pasando en

la actualidad, en este favor la empresa debe tomar medidas de precaución para

cuidar la salud de sus trabajadores y clientes.

d) ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Al factor que le debemos poner mayor atención es al factor comercial puesto que es una

oportunidad de negocio indispensable para una empresa, es necesario tener estrategias para

atraer más clientes y fidelizar los que ya se tienen. En este factor se tiene la oportunidad de

generar nuevas ideas y ponerlas en práctica para que los servicios lleguen cada vez más lejos,

con esto se generara un aumento de ventas y por ende un mejor posicionamiento empresarial.

e) ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Los objetivos que pueden alcanzarse son:

 Cumplir con el propósito de la auditoría.

  Evaluar el desempeño, compromiso y trabajo en equipo entre los

colaboradores.

 Evaluar el funcionamiento de cada una de las áreas.

 Analizar la satisfacción del consumidor final respecto a los productos

ofertados.

 Conocer los factores que obstaculizan a la empresa y así realizar las medidas

correctivas.

 Establecer las fortalezas y debilidades frente a la competencia.

Los objetivos que no pueden alcanzarse son:

 Conocer la situación financiera de la empresa.

f) Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

El auditor fue contratado con la función específica para determinar una opinión

sobre el funcionamiento en general de la empresa teniendo en cuenta que es pequeña,

durante el proceso de auditoría, se le solicita verificar a los proveedores, una

estimación de los clientes, conocer el volumen de ventas, controlar las ventas, todo el

material que la empresa nos pueda facilitar para determinar las deficiencias.

Es importante resaltar que las pruebas realizadas en la auditoría son de cumplimiento

vital, lo que indicará los hallazgos y esto a su vez es emitido por el auditor.
 2. Presentación del diagnóstico

Servicios CÓDIGO:
FORMATO INFORME AUDITORÍA F05-PRO-CIG001
Reyes ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1
Nombre del proceso del área Auditoria
Responsables Alejandra Vargas
Fecha de auditoria 14 marzo 2020
Hallazgos y diagnostico
Se expone la presentación de la empresa Servicios Reyes Bejarano E.U , junto con información

relevante hallada en el documento anterior del Eje 2. Adicional, se detalla información del plan

de auditoría, objetivos, proceso de la auditoría.

Servicios Reyes Bejarano E.U ha logrado posicionarse en el mercado durante más de 18 años

brindando la prestación de personal para el servicio de aseo, caracterizándose por su

puntualidad, calidad, seguridad eficacia así como también ha implementado actividades

complementarias agregando valor y cumpliendo con las expectativas de los clientes.

También se han enfocado en la generación de empleo a familias de escasos recursos y de esta

manera permitir el desarrollo de la sociedad. En la actualidad presta servicios solo a nivel de

Bogotá.

Actualmente la empresa cuenta con ventas mensuales de $110.000.000 cifra bastante

significativa pero podría mejorarse de acuerdo a lo analizado,

Servicios Reyes cuenta con fijación de etapas de planificación, organización dirección y control

y son ejecutadas y supervisadas por la dirección general.

Objetivo de la Auditoria Administrativa

El principal objetivo de la auditoría administrativa es determinar cuáles son las deficiencias o
irregularidades que acontecen en las diversas dependencias de una empresa y solventar el

problema. Verificar que todo esté puesto en marcha como lo estipulan los objetivos de la

empresa y realizar planes de mejoras en caso de ser necesario. También, velar por el

cumplimiento del programa de auditoría interna, el cual deberá tener en cuenta los riesgos y

evaluar integralmente la totalidad de las áreas de la compañía.

Área de intervención
El área a intervenir es la administrativa/comercial, para determinar los procesos, políticas y

lineamientos por parte de la dirección general, por otra parte, talento humano y producción, con

el fin de verificar que cumplan con la estructura organizacional y evaluar el desempeño para

lograr los objetivos propuestos.

Tabla 1: Autoría propia

Servicios CÓDIGO:
FORMATO INFORME AUDITORÍA F05-PRO-CIG001
Reyes ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1
Documentos para el diagnostico

Los documentos a los que se pueden acudir son:

 Libros de contabilidad

 Bases de datos de clientes

 Volúmenes de venta

 Reglamentación especifica

 Reglamento interno

 Acta de constitución

 Manual de funciones
Problemática y factores que lo generan

Al revisar el área de intervención, se puede evidenciar bastantes falencias empezando por falta

de personal para el desarrollo de estrategias, falta de integración en la tecnología, no existe un

seguimiento de ventas, no se cuenta con la información para la toma de decisiones

 administrativas y comerciales, no se puede evidencia cuales son los clientes más potenciales

para la implementación de estrategias con el fin de fidelizarlos; las previsiones de ventas son

subjetivas y lo más representativo es que no se han segmentado las áreas.

Personas involucradas
Auditor: Jessica Alejandra Vargas

Dirección general de la empresa Servicios Reyes

Recomendaciones
Se recomienda la implementación del área comercial quien dentro de sus funciones tendrá la

definición y presentación del servicio, establecerá objetivos comerciales, atenderá y vigilara la

calidad del producto siempre buscando opciones de mejora, tendrá una comunicación más

cercana con los clientes y finalmente después de realizar estas actividades creara un plan de

mercadeo con el fin de conocer la situación actual de la empresa, la situación de la

competencia, los objetivos generales de la empresa, dar a conocer mucho más el servicio, la

posibilidad de lanzar un nuevo servicio, introducir la empresa en el mercado nacional,

incrementar los beneficios, la captación de nuevos clientes fidelizar los que ya se tienen y lo

más importante aumentar los ingresos.

Tabla 2: Autoría propia

Conclusiones

Del presente trabajo, se pueden identificar las ventajas que las auditorías tienen en las

empresas, teniendo en cuenta las deficiencias que se pueden mejorar si se determinan a

tiempo y que es esencial evaluar cualquier proceso necesario e indispensable para poder
controlarlo. Por lo tanto, es de vital importancia que la empresa tenga los recursos necesarios

para cumplir sus objetivos y obtener una buena productividad.

Bibliografía

 https://www.significados.com/auditoria-administrativa/

 https://br.escueladenegociosydireccion.com/business/marketing-

ventas/organizar-departamento-comercial/
 https://www.cyberclick.es/numerical-blog/objetivos-de-un-plan-de-marketing-

10-ejemplos