UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE AGUASCALIENTES

Ingeniería en Tecnologías de la Información

Contenido

I. Presentación.
• Objetivo
• Objetivos específicos
II. Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos
• ¿Qué es un Proyecto?
• Características de un Proyecto
• ¿Qué es la Administración de Proyectos?
• Componentes de la Administración de Proyectos
• Elementos relacionados con el Proyecto
• Ciclo de vida del Proyecto
III. Administración de Proyectos
• Etapas de la Administración de Proyectos
• Áreas de conocimiento
• Involucrados en el Proyecto
• Organización para el Proyecto
Contenido

IV. Etapas de la Administración de Proyectos

1. Inicio del Proyecto
2. Planeación del Proyecto
3. Ejecución del Proyecto
4. Control del Proyecto
5. Cierre del Proyecto

V. Conclusiones
VI. Lecturas sugeridas
I. Presentación

Objetivo

Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios

empleados en la Administración de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas

utilizadas en la Administración de Proyectos.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 4

I. Presentación

Objetivos específicos

• Presentar las mejores prácticas en Administración de

Proyectos.

• Aplicar la metodología y herramientas para la

Administración de Proyectos.

• Desarrollar un caso de estudio.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 5

II. Conceptos Básicos

¿Qué es un Proyecto? • Situación actual

INICIO

• Requerimientos
• Objetivos

Es la suma de esfuerzos que

Tiempo
en forma temporal se utilizan
para generar un PRODUCTO • PROYECTO
O SERVICIO en particular o
UNICO.

• Resultados
FIN

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 6

II. Conceptos Básicos

 Un proyecto es algo temporal y único.

 Un conjunto de actividades ligadas, ejecutadas de una

manera organizada, con puntos de inicio y terminación
claramente definidos, para lograr resultados
específicos, que satisfagan las estrategias de la
organización en un tiempo delimitado.

 Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene un

inicio y un final; un objetivo especificado con claridad;
un presupuesto establecido y una organización (quizá
temporal y que puede ser desmantelada al término del
proyecto).

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 7

II. Conceptos Básicos

Características de un Proyecto

• Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

• Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto

crea productos entregables único

• Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 8

II. Conceptos Básicos

¿Qué es la Administración de Proyectos?

La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie de actividades
interrelacionadas.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 9

II. Conceptos Básicos
Concepto de administración de proyectos de T.I.

▪ La administración de proyectos es la aplicación de técnicas

y sistemas modernos de gestión para ejecutar un proyecto
de principio a fin, y para alcanzar los objetivos
predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo.

▪ “Es un proceso dinámico que utiliza recursos adecuados de la

organización de un modo estructurado y controlado, para
lograr unos objetivos definidos claramente; y que fueron
identificados como necesidades estratégicas. Siempre se
ejecuta bajo un conjunto de restricciones.”

▪ Por otra parte, la gestión de proyectos de TI aplica estas

técnicas para proyectos que incluyen el diseño, desarrollo,
instalación e implementación de la tecnología informática,
tales como aplicaciones y redes.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 10

II. Conceptos Básicos

Componentes de la Administración de proyectos

1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
II. Conceptos Básicos

Elementos relacionados con el Proyecto

• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 12
II. Conceptos Básicos

Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecución*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del
proyecto

2. Planeación*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 13
III. Administración de Proyectos

Etapas de la Administración de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

carta plan avance entrega

aceptación PRODUCTO
alcance
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 14
III. Administración de Proyectos

Áreas de conocimiento

Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el

Integración plan de administración, la ejecución, al cierre.

Administración, definición de productos y actividades y

Alcance su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de

Recursos equipos del proyecto.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 15

III. Administración de Proyectos

Definición de actividades interrelacionadas y

Tiempo cronogramas.

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Definición de la distribución de información del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administración.
Riesgos

Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo

Suministros de proveedores.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 16

III. Administración de Proyectos

Involucrados en el Proyecto

• Director del proyecto

• Cliente/usuario
• Miembros del equipo del proyecto
• Equipo de dirección del proyecto
• Patrocinador
• Influyentes

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 17

IV. Etapas de la Administración de
Proyectos (AP)

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 18

IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO

• Carta del proyecto

• Alcance del proyecto
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 19

IV. Etapas de la AP
Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 20

IV. Etapas de la AP

Carta del Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general

¿Qué? ¿Por qué?

¿Quién? ¿Para qué?
¿Cómo? ¿Cuándo?

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 21

IV. Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 22

IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Estructura de descomposición
del trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
• Ruta crítica
• Matriz de roles

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Plan del proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 23
IV. Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades

• Secuencia de actividades
– Diagramas de actividades

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 24

IV. Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 25

IV. Etapas de la AP

Plan de administración del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
tales como:
– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto
– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos
– Procedimientos de control de cambios
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 26
IV. Etapas de la AP

Estructura de Descomposición del Trabajo

¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.

¿Cómo se come un elefante?

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 27

IV. Etapas de la AP
Estructura de Descomposición del Trabajo
¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance

Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para:
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 28

IV. Etapas de la AP
Estructura de Descomposición del Trabajo
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
necesario y suficiente
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 29
IV. Etapas de la AP

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes más
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2 Tareas necesarias para
entregar un producto
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 30
IV. Etapas de la AP

Gráfica de Gantt

1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado.
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 31
IV. Etapas de la AP

Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad

– Actividad

– Duración

– Actividades precedentes

– Responsable

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 32

IV. Etapas de la AP
Elaboró: Eduardo Dávila Turcios
PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002

Clave de la Actividades
actividad Actividad Duración precedentes Responsable

0 Inicio ---- -- ------

1 Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación
2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico
3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario
4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación
5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación
6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo
7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control
8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación
9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario
10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo
11 Fin ---- ? ------

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 33

IV. Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7

Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 34

IV. Etapas de la AP

Diagrama de Red (Ruta Crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 35

IV. Etapas de la AP

Holgura

• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin afectar el término de un proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que no se cumplen a tiempo,

ocasionan retrasos al proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 36

IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Sistema de autorización de trabajo

• Sistema de información
• Reportes de avance

EJECUCIÓN

• Resultados del trabajo

• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 37
IV. Etapas de la AP

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto

– Productos de avance
– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información
• Manejo de proveedores
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 38
IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto en
tiempo y forma.
Taller de Proyectos de Procesos
• Planificar las comunicaciones
• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados
Módulo IV Administración de Proyectos 39
IV. Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van

logrando a lo largo del proyecto y se programan en fechas
determinadas.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 40

IV. Etapas de la AP
Reportes de avance
Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 41

IV. Etapas de la AP
Reportes de avance
Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona

flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 42

IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas
• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos

CONTROL
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 43
IV. Etapas de la AP

Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios

• Verificación y control de alcance

• Control del cronograma

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 44

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 45

IV. Etapas de la AP

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del proyecto

Con el objeto de:

– Comparar y evaluar el avance real del proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 46

IV. Etapas de la AP

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importantes
• Contemple la probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 47
IV. Etapas de la AP

Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 48

IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Auditoría
• Informes y reportes de
ejecución
CIERRE

Reporte final
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 49

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 50

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato

– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 51

VI. Lecturas sugeridas

• PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge

• Chamoun, Yamal
Administración Profesional de Proyectos

• Microsoft Project Paso a Paso

• Kerzner, Harold PhD

Project Management

• GIDO, Clements
Administración exitosa de proyectos

• DAVIDSON, Jeff
La gestión de proyectos

• WEISS, Joseph
Administración de proyectos en cinco pasos
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 52