Emmanuel Bueno Morales - 0158675

Planeación y Programación Detallada de la Producción

Ensayo sobre Building a Better Purchasing Department by Sameer

Kumar and Ralph Harms
Fecha de entrega: 16 de noviembre de 2019

La mayor parte de las empresas llegan a un punto en el que necesitan reformar sus
políticas y procedimientos, todo esto debido a malas decisiones a lo largo de su
desarrollo, planeaciones erróneas, liderazgo ineficiente, o simplemente por factores
externos. Esto fue lo que le sucedió a Viratec, una empresa que fabrica lentes ópticas
de alta calidad.

Apogee Enterprises, la empresa a la que pertence la división de Viratec, decidió poner

manos a la obra y realizar un plan de negocio que permita el crecimiento en las
ganancias y el desempeño de Viratec. Para poder generar un crecimiento fue posible
desarrollar reformas en los procesos, reducir costos e incrementar la eficiencia.

Sin duda, en cualquier empresa el departamento de compras es una parte importante

en la eficiencia de la cadena de suminstro, es por eso que si se cuenta con problemas
dentro del departamento, es muy difícil poder garantizar un buen nivel de servicio, y
más si algunos de los problema son la falta de tiempo, comunicación insuficiente y
conflictos internos.

El departamento de compras de Viratec, funcionaba con muchos problemas, y se

manejaban en un modo de control de incendios, es decir, el grupo operaba como una
gestión reactiva día a día. El problema también era que muchas órdenes de compra se
enviaban de tres maneras distintas -por teléfono, fax, y correo- con lo cual no se podía
estar seguro del estado de actual de dichas órdenes.

Para poder resolver todas las dificultades que esta empresa tecnológica atravesaba, fue
necesario desarollar controles y pautas para poder tener mayor consistencia en las
operaciones diarias. Para todo esto fueron necesario documentos impresos para
establecer límites, mantener control y resolver disputas.

No todo es claro cuando se quiere desarrollar un plan que gestione el cambio. Por eso
fue neceario para Viratec, definir las diferencias entre políticas y procedimientos.
Políticas, según el ensayo, y como lo entendió esta empresa de manufactura, es una
regla general que establece la filosofía básica de la empresa y los valores generales bajo
los cuales se deben operar. Por otro lado, los procedimientos son aquellos métodos o
cursos de acción necesarios para cumplir con los requerimientos de las políticas
empresariales.
Algunas preguntas para las nuevas políticas y procedimientos en Viratec, y que
ayudaron en la definición de éstas, fueron las siguientes:

● ¿Cuál es la definición de un comprador?

● ¿Por qué el comprador hace lo que hace?
● ¿Qué se espera del comprador?
● ¿Cuándo el comprador realiza tareas específicas?
● ¿Dónde el comprador documenta tareas y/o transacciones?
● ¿De quién depende el comprador para obtener información como fechas de
entrega, aprobaciones y cambios?

El poder responder estas preguntas, va de la mano con el desarrollo de políticas y

procedimientos fáciles de comprender, dado que al final son las personas quienes
deben de ejecutar los procedimientos y entender las políticas.

El siguiente paso en la reforma de las operaciones en Viratec, fue elaborar un mapeo

de los procesos para identificar actividades que no añaden valor y eliminar trabajos
duplicados. Se utilizaron tres herramientas para el mapeo de procesos: mapas de
relación, mapas de proceso interfuncionales y diagramas de flujo. Todo esto tiene que
ver con el entendimiento y análisis de procesos de la empresa.

Sin embargo, al final para una compañía, el poder medir la cantidad de valor que cada
departamento o área agrega es indispensable, y para esto existen dos maneras de
medir la productividad: la eficiencia y eficacia. La eficacia tiene que ver con el tiempo
necesario para realizar algo, en cambio, la eficiencia tiene que ver con el ahorro de
costos.

Viratec obtuvo resultados medibles, los cuales aportaron a la productividad tanto del
lado de la eficiencia y eficacia también.

Algunos de los resultados del lado de eficacia fueron los siguientes:

● El tiempo de procesamiento desde el requerimiento a la compra se redujo en

un 10 porciento
● Se redujo un 20 porciento el número de órdenes procesadas
● Se mejoraron los tiempos de entrega, se eliminaron compras mínimas para
ciertas partes y mejoraron los niveles de inventario de seguridad

Por el otro lado, el de la eficiencia, el departamento de compras pudo obtener los

siguientes resultados:
 ● El tiempo de entrega de productos se redujo de manera significativa, tanto para
el vidrio y los empaques corrugados
● Se ahorró en costos un 3 porciento al año para el vidrio y un 5 porciento para
los empaques corrugados
● Los niveles de invetario se redujeron

Pero estas mejoras no deben quedar solamente como registros para el departamento
de compras, sino que se debe buscar, ahora que se ha podido gestionar una nueva
filosofía de cambio, un nuevo ambiente de mejora continua. Y dado que las medidas
cuantitativas deben interpretarse también de manera cualitativa, se debe medir de
mejor manera el desempeño. Sin embargo, también debe continuar la eliminación de
desperdicios tanto en tiempo, dinero y esfuerzo.

Por último, es bueno decir, que un ambiente de mejora continua es posible solamente
cuando diversos factores convergen, como un buen liderazgo, un constante monitoreo
a las políticas y procedimientos, y una continua actualización a las métricas y medidas
de desempeño. Todo esto ayuda a que una empresa pueda generar valor no solo en
ciertas áreas de su cadena de suministro, sino en todas. En este ensayo pudimos ver
las mejoras en el departamento de compras, a partir de algunos pasos que desarrolló
la Gerencia, sin embargo, esto puedo ser aplicado a cualquier otro departamento de
una empresa.