PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 06 y 07 “ESTADOS FINANCIEROS Y SOFTWARE CONTABLE”

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122115
 Nombre del Proyecto: Diseñar un programa de capacitación para la ejecución de procedimientos
administrativos propios de la unidad administrativa en las diferentes empresas del sector.
 Fase del Proyecto: Ejecución – Evaluación
 Actividad de Proyecto Ejecución: Elaborar un instructivo teniendo en cuenta la gtc 185, sobre la
elaboración de documentos comerciales en una unidad administrativa, diseñar una presentacion de
la empresa identificando el modelo.
 Actividad de Proyecto Evaluación: Aplicar el manual de funciones correspondientes a las funciones
de capacitaciones y Procedimientos de la organización, elaborar lista de verificación con sus
respectivos Indicadores.
 Competencia: 210601013. Contabilizar operaciones de acuerdo con las normas vigentes y las
políticas organizacionales.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Preparar y elaborar los Estados Financieros y anexos de costos.
 Verificar el registro y contabilización de las operaciones contables, teniendo en cuenta la
normatividad vigente y los principios de contabilidad generalmente aceptados.
 Aplicar con transparencia las normas comerciales, tributarias y laborales y los procedimientos para
el ciclo contable en un proceso manual y sistematizado.
 Duración de la Guía : Presencial 10 Horas Virtual – Descolarizada 10 Horas

2. PRESENTACIÓN

Esta guía le orientará en su proceso auto formativo para adquirir la competencia relacionada con preparar y
presentar la información contable y financiera según normas legales y políticas organizacionales, es decir,
preparar y presentar los Estados Financieros Básicos, de forma manual y sistematizada, empezando con el
Balance General y el Estado de Resultados.
Recuerde que el aprendizaje no termina cuando se adquiere e integra el conocimiento, ni cuando se refina y
profundiza. En efecto, el fin último del aprendizaje es utilizarlo significativamente, emplearlo para lograr sus
metas. Recuerde que todo proceso de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio,
además de dedicación disciplina y responsabilidad.

Con el ánimo de desarrollar las actividades del proyecto para la adquisición de la competencia en
preparación y presentación de Estados Financieros Básicos, de forma manual y sistematizada, le
recomendamos desarrollar cada una de las actividades planteadas utilizando los recursos sugeridos.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

GFPI-F-019 V03
En este primer momento de su aprendizaje, le invitamos a participar en una actividad lúdica llamada
¿Cuánto vale lo que posee mi familia? que consiste en:

Ubíquese en su casa y efectúe una lista de sus activos y pasivos a la fecha y elabore un listado que
resuma los ingresos y gastos durante un mes y a cada artículo y conceptos le da un valor. Con base
en este listado que usted elaboró, clasifique que artículos y/o conceptos fueron comprados en efectivo y
que artículos fueron comprados con Préstamos colocándole el valor que usted considere.

Artículos Activo Pasivo Conceptos Gastos Ingresos

propios

Ejemplo $30.000.000 Ejemplo: $40.000

(vehículo) (Pago
servicio
energía)

En GAES (grupo autónomo de estudio), socialice la actividad anterior con los datos suministrados
y resuelva las siguientes preguntas:

¿Cómo llevaría este informe?

¿Cómo organiza sus finanzas?
¿Sus gastos son mayores a los ingresos?

Posteriormente, esta Actividad es socializada con la orientación del instructor.

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

A partir del ejercicio anterior, donde usted ha reflexionado sobre un breve análisis financiero personal,
también las Empresas requieren de este análisis de sus finanzas para saber con qué activos y con qué
pasivos cuentan, finalizado un periodo de tiempo (anual, semestral, trimestral) o cuando sea necesario.

El Técnologo en Gestión Administrativa debe tener dominio de los elementos que comprenden estos
estados financieros y responder una vez tenga este aprendizaje a las siguientes preguntas que nos
servirán como hilos conductores de las actividades propuestas en esta guía:

¿Cuáles son los elementos que financieros básicos en un ente económico?

¿Cómo se clasifican y se elaboran los estados financieros básicos en un ente económico?

¿Los modelos usados para presentar información financiera de una empresa en Colombia, es aplicada y
aprobada a nivel internacional?

¿Qué importancia cree usted tienen los Estados Financieros para una empresa?

¿Qué es un software?

¿Que es un software contable y para qué sirve?

¿Cuantos tipos de paquetes o software contable existen, defina al menos 10?

¿Cual considera usted que es el software más importante y porque?

GFPI-F-019 V03
¿Cuáles soluciones o tareas puedo gestionar a través de un software contable?

¿Son seguros de usar?

¿Cómo se maneja la privacidad de los datos?

¿Es muy costosa su adquisición?

¿El personal de la empresa debe tener conocimientos específicos de informática para la gestión correcta de
estos softwares?

Ambiente Requerido: Aula convencional, elementos y condiciones de seguridad industrial, salud

ocupacional y medio ambiente, Sedes asignadas.
Materiales: Devolutivo: Televisor o video beam, Sillas y mesas, Tablero, Computador.
Consumible: Portaminas, borrador, Calculadora, Marcadores, Blocks hoja blanca tamaño carta, Hojas
blancas, hojas cuadriculadas carta, Tinta para tablero, Guías, talleres, fotocopias.
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad: Presencial 4 horas Desescolarizada 0.30 horas
Virtual 0 horas

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1

3.3.1. Elabore mapa conceptual de clasificación de cuentas.

3.3.2. Elabore un mapa mental que contenga: la importancia y las clases de estados financieros. Para
desarrollar esta actividad consulte el Título Primero, Capítulo IV, Sección I, artículos 19 al 33, del Decreto
2649 de 1993.

3.3.3 Consulte las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y determine que plantean sobre
elaboración y presentación de Estados Financieros. ¿Qué diferencias encontró entre el Decreto 2649 de
1993 y las NIIF? Relaciónelas y explíquelas en un escrito con sus propias palabras, o prepare un cuadro
comparativo.

Ambiente requerido: Ambiente de formación convencional.

Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad: Presencial 0.50 horas Desescolarizada 1 horas
Virtual 0 horas

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

4.4.1. Elaborar Taller propuesto por el instructor Estado de Resultados y Balance General en forma manual
y sistematizada, según tipo de organización y bajo Norma Internacional.

Ambiente requerido: Ambiente de formación convencional.

Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad: Presencial 0 horas Desescolarizada 1 horas
Virtual 0 horas

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

GFPI-F-019 V03
 Evidencias de Conocimiento :
Responde preguntas relacionadas
con el Estado de Resultados y sobre
el balance general sobre:
 Concepto.
 Propósito
 Normas y principios
Contabilidad.
 Las NIIF.
Evidencias de desempeño:
El aprendiz realiza el Balance
General y Estado de Resultado con
base en Balances de Prueba
elaborados en ejercicios anteriores.
De forma manual y sistematizada.
Evidencias de producto:
Estados Financieros de forma
manual y sistematizada.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACREEDOR: Persona física o jurídica a la que le asiste el derecho a exigir el cumplimiento de una
obligación.
Muestra disposición Evaluación
permanente para el auto Cuestionario
aprendizaje.
Demuestra compromiso para el
trabajo en equipo.
Demuestra racionalidad en el
uso de los recursos asignados.
de
Realiza proceso de cierre
contable en forma manual o
automatizada.
Observación directa
Elabora Estado de Resultados y
balance general, en forma
manual o automatizada.
Elabora estado de resultados y
balance general en forma
comparada.
Desarrolla la creatividad y la
capacidad de resolución de
problemas.
Observa los principios de
oportunidad, veracidad y Valoración del producto
confidencialidad en el manejo
de la información. Listas de verificación o chequeo
de participación en actividades
programadas.
GFPI-F-019 V03
ACTIVO DIFERIDO: Corresponde a los gastos pagados por anticipado, como el pago por seguro de
incendio, los gastos de organización, cuentas de clubes pagadas por anticipado, contratos pagados por
anticipado u otros, según la erogación que se realice.

ACTIVO NETO: Constituye el conjunto de los capitales que pertenecen propiamente a la empresa, es decir,
el importe en dinero que se recibirá al vender todo el activo.

ACTIVOS CORRIENTES: Son activos susceptibles de convertirse en dinero en un futuro próximo, tales
como las cuentas por cobrar o los inventarios.

ACTIVOS FIJOS: No son líquidos debido a que se necesitan para el funcionamiento del negocio en forma
permanente, tales como oficinas, maquinaria, vehículos, etc.

ACTIVOS INTANGIBLES: Son los que no tienen una existencia tangible, tales como los gastos de
constitución de una empresa, su imagen, etc.

ACTIVO: Representa los bienes y derechos de la empresa. Dentro del concepto de bienes están el efectivo,
los inventarios, los activos fijos, etc. Dentro del concepto de derechos se pueden clasificar las cuentas por
cobrar, las inversiones en papel del mercado, las valorizaciones, etc.

AMORTIZACION: Reducciones graduales de la deuda a través de pagos periódicos sobre el capital

prestado. Recuperación de los fondos invertidos en un activo de una empresa.

AJUSTE CONTABLE: Acción y efecto de ajustar. Cambio en la contabilidad o cuenta, aumentando o

disminuyendo una cifra a su valor real. Ejemplo: en un recibo de pago el contribuyente se equivoca al
escribir el NIT; debe entonces corregirse el error para que el dinero realmente ingrese a su cuenta.

BALANCE GENERAL: Denominado también "Estado de situación financiera"; es un documento que

muestra el valor y naturaleza de los recursos económicos de una empresa así como los intereses conexos
de los acreedores y la participación de los dueños en una fecha determinada.

BALANCE DE PRUEBA: Informe que contiene los asientos registrados en el libro mayor con indicación de
sus saldos débitos y créditos.

BENEFICIARIO: Persona a quien se le transfiere un activo financiero o a favor de quien se emite un título o
contrato de seguro.

BIEN: Es toda cosa corporal o incorporal con un valor económico que pertenece a una persona.

BIENES AGOTABLES: Son todos aquellos bienes que sufren agotamiento (disminución) sin posibilidades
de renovación. Ejemplo: minas e hidrocarburos.

BIENES DEPRECIABLES: Son todos aquellos bienes que al producir renta, se desgastan. Tal desgaste o
agotamiento es susceptible de valorar en términos monetarios y por tiempo determinado.

BIEN INMUEBLE: Son los bienes corporales que no pueden trasladarse de un lugar a otro; por ejemplo:
una mina y los bienes que se adhieren permanentemente a ella, como los edificios, los árboles, etcétera.

BIEN MUEBLE: Son las cosas muebles que pueden trasladarse de un lugar a otro ya sea por sí mismas
-como los animales-, ya sea por una fuerza extraña, como una silla, una mesa, etcétera.

GFPI-F-019 V03
C. de Co: Código de Comercio.

CAUSACIÓN: Momento específico en que surge o se configura la obligación. Ejemplo: contablemente los
costos y gastos se causan siempre que nace la obligación de pagarlos, así no se paguen en el mismo
momento. Ejemplo: cuando se vende la mercancía se causa el IVA aunque éste se pague posteriormente.

CAPITAL PAGADO. Es aquella parte del capital suscrito que los socios entregan al momento de obligarse a
contribuir con el desarrollo de la empresa social y que ingresa efectivamente.

CAPITAL SOCIAL: Es el conjunto de bienes apreciables en dinero que los socios aportan para el desarrollo
del objeto de una sociedad, el cual debe ser fijado de manera precisa en los estatutos sociales.

CAPITAL SUSCRITO: Es la parte del capital autorizado que los socios se comprometen llevar al fondo
social.

CARTERA MOROSA O PÉRDIDA: De acuerdo con la ley tributaria, para los contribuyentes que lleven
contabilidad por el sistema de causación, son deducibles las cantidades razonables que con criterio
comercial se fijen como provisión para deudas de difícil cobro, siempre que tales deudas se hayan originado
en operaciones productoras de renta, La ley tributaria ha fijado como cuota razonable de la provisión
individual de cartera, el 33% anual de cada deuda con más de un año de vencida. En el caso de la provisión
general, resulte deducible el 5% de las deudas entre tres y seis meses de vencidas; el 10% para deudas
entre seis meses y un año de vencidas, y el 15% para obligaciones con más de un año de vencidas. En el
caso de aplicación de norma internacional, no podemos hablar de provisión sino que debemos hallar algo
llamado deterioro, siempre y cuando esté avalado por un profesional que ha realizado las estadísticas
correspondientes para realizar la contabilización de la disminución de su valor razonable.

GFPI-F-019 V03
BIENES DEPRECIABLES: Son todos aquellos bienes que al producir renta, se desgastan. Tal desgaste o
agotamiento es susceptible de valorar en términos monetarios y por tiempo determinado.

BIEN INMUEBLE: Son los bienes corporales que no pueden trasladarse de un lugar a otro; por ejemplo:
una mina y los bienes que se adhieren permanentemente a ella, como los edificios, los árboles, etcétera.

BIEN MUEBLE: Son las cosas muebles que pueden trasladarse de un lugar a otro ya sea por sí mismas
-como los animales-, ya sea por una fuerza extraña, como una silla, una mesa, etcétera.

C. de Co: Código de Comercio.

CAUSACIÓN: Momento específico en que surge o se configura la obligación. Ejemplo: contablemente los
costos y gastos se causan siempre que nace la obligación de pagarlos, así no se paguen en el mismo
momento. Ejemplo: cuando se vende la mercancía se causa el IVA aunque éste se pague posteriormente.

CAPITAL PAGADO. Es aquella parte del capital suscrito que los socios entregan al momento de obligarse a
contribuir con el desarrollo de la empresa social y que ingresa efectivamente.

CAPITAL SOCIAL: Es el conjunto de bienes apreciables en dinero que los socios aportan para el desarrollo
del objeto de una sociedad, el cual debe ser fijado de manera precisa en los estatutos sociales.

CAPITAL SUSCRITO: Es la parte del capital autorizado que los socios se comprometen llevar al fondo
social.

CARTERA MOROSA O PÉRDIDA: De acuerdo con la ley tributaria, para los contribuyentes que lleven
contabilidad por el sistema de causación, son deducibles las cantidades razonables que con criterio
comercial se fijen como provisión para deudas de difícil cobro, siempre que tales deudas se hayan originado
en operaciones productoras de renta, La ley tributaria ha fijado como cuota razonable de la provisión
individual de cartera, el 33% anual de cada deuda con más de un año de vencida. En el caso de la provisión
general, resulte deducible el 5% de las deudas entre tres y seis meses de vencidas; el 10% para deudas
entre seis meses y un año de vencidas, y el 15% para obligaciones con más de un año de vencidas. En el
caso de aplicación de norma internacional, no podemos hablar de provisión sino que debemos hallar algo
llamado deterioro, siempre y cuando esté avalado por un profesional que ha realizado las estadísticas
correspondientes para realizar la contabilización de la disminución de su valor razonable.

ACLARACIÓN ENTRE CONCEPTO DE DETERIORO Y PROVISIÓN. “Tanto deterioro como provisión,

significan “PERDIDAS”, pero la primera indica pérdidas dadas, por indicios de eventos históricos
que llevaron a determinar, que ya se perdió.  La segunda (Provisiones) son posibles pérdidas, que
requiere eventos futuros para poder determinarlas, y que se ejecuta una partida financiera para
prever esos posibles hechos.”
DÉFICIT: Cantidad normalmente expresada en términos monetarios, que evidencia el valor en que una
suma es más pequeña que otra relacionada con ella; normalmente significa un exceso de pasivos sobre
activos. 2. Resultado que arroja un estado contable, al término de un ejercicio, que se caracteriza porque
existe un saldo correspondiente a egresos que no alcanzaron a ser cubiertos por los ingresos.

DEPRECIACIÓN: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida
útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que
se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público.

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DEPRECIACIÓN ACUMULADA: Decremento total sufrido por una partida o grupo de partidas de activo,
basada en tasas de estimación acostumbradas o técnicamente determinadas, teniendo en cuenta la vida útil
de los bienes.

DEPURAR: Identificar y eliminar un error, falla de funcionamiento o falla en un programa. 2. Limpiar en un

estado contable aquellas partidas que no están debidamente respaldadas o soportadas.

EXCEDENTES FINANCIEROS: Recursos que representan la generación de riqueza por parte de una
entidad como resultado del desarrollo de su cometido estatal, a partir de los recursos recibidos.

EXTRACTO BANCARIO: Estado de cuenta que los bancos comerciales suministran a cada depositante, en
el cual se indica el saldo anterior, los movimientos durante el período y el saldo final.

GASTOS: Son los pagos que hace la empresa para funcionar y que no tienen que ver con el proceso
productivo o el objeto social de la misma. Por ejemplo, papelería, sueldos de los empleados de la
administración y ventas, servicios públicos de la oficina, etc.

GANANCIA: Ingresos menos costos y gastos. Valor del producto vendido descontando el costo de los
insumos y la depreciación, menos los pagos a los factores contratados tales como, salarios, interés y
arriendo. Remuneración al capital o factor empresarial por encima de la utilidad normal.

GANANCIAS Y PÉRDIDAS: Cuenta temporal que resume todos los ingresos y egresos del ente contable
durante un período, como consecuencia del proceso de cierre de las cuentas de resultado. A su vez, dicha
cuenta se cierra contra utilidades del ejercicio.

HOJAS DE TRABAJO: Documento utilizado para simplificar la preparación de ciertos informes contables.
Se emplea en la elaboración de registros de ajuste y cierre, en la fusión de sociedades, en la combinación
de información entre principal y subalterna, etc.

 INGRESOS: Es todo aquello susceptible de ser valorado en dinero, ordinario o extraordinario, recibido en la
empresa como susceptible de producir un incremento neto del patrimonio del contribuyente en el momento
de su percepción.

PASIVO: Obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados, y adquiridas en desarrollo
de su actividad financiera, económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro,
mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se clasifica en corriente o circulante y en no
corriente.

PASIVO CORRIENTE O CIRCULANTE: Obligaciones que el ente público ha contraido y cuyo pago debe
ser atendido durante el año siguiente a la presentación del balance. En este rubro se agrupan ítems tales
como: Acreedores, Documentos u obligaciones por pagar; Proveedores nacionales o del exterior; Gastos o
Cuentas por pagar; Dividendos decretados por pagar; e Impuestos por pagar. También se denomina pasivo
a corto plazo.

PASIVO DIFERIDO: Obligaciones que deben ser atendidas en períodos fiscales posteriores al de la
presentación del balance, derivados de una percepción del balance, anticipada de derechos. La atención de
este tipo de obligación, no supondrá para la organización desembolsos futuros de efectivo, sino una
prestación futura de servicios.

GFPI-F-019 V03
PASIVO NO CORRIENTE: Agrupa las demás obligaciones exigibles por terceros al ente público cuyo pago
debe ser entendido después de un año. También se denomina pasivo a largo plazo.

PATRIMONIO: Cuentas representativas de los recursos asignados o aportados, las reservas y el superávit,
incluyendo las cesiones de bienes o derechos recibidos por los entes públicos.

RECUPERACIÓN DE CARTERA: Ingresos provenientes del recaudo de las cuentas por cobrar
correspondientes a vigencias anteriores que en su momento se consideran irrecuperables o que no se
registraron al cierre del ejercicio fiscal.

UTILIDADES O PÉRDIDAS EN VENTAS: Resultados brutos obtenidos en las operaciones de venta. Se

calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos.

VIDA ÚTIL: Lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público
en la prestación de servicios o producción de bienes, no obstante considerar, características o
circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acciones de factores naturales u
obsolescencia por avance tecnológico. También se considera vida útil el número de unidades de producción
u otras similares que el ente público espera obtener del activo.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Coral–Gudiño. Contabilidad Universitaria, Editorial McGraw Hill. Última edición.

Koontz, Weihrich y Cannice. Administración, una perspectiva global y empresarial, Editorial McGraw Hill.
Última edición.
Idalberto Chiavenato. Administración Proceso Administrativo, tercera edición, Editorial Mc Graw Hill.
Normas contables y
financieras Decretos 3022,
2784 y 2706,

Ley 1314 de 2009, Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y
de aseguramiento de información aceptados en Colombia.
Godoy Ramírez Eduardo. Normas Internacionales de Información Financiera NIIF- Presentación de
Estados Financieros-
Adopción Primera vez a las NIIF. Grupo Editorial Nueva Legislación SAS.
Vázquez Bernal, Ricardo y Franco, Wilmar. Aplicación por primera vez de las NIIF; NIIF plenas y
NIIF Pymes- Guía Primera Edición –LEGIS.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) GRUPO GESTION FORMACION 14/07/2017

INSTRUCTORES
ADMINISTRATIVA TITULADA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

GFPI-F-019 V03
 Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio

Autor (es) Biviana Jose Turizo Instructor Cide- Soacha 27/01/202 Unificación de
Moreno 0 formatos de
guías en la
Regional
Cundinamarca.

GFPI-F-019 V03