ENSAYO LA IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS

YENI JASBLEYDY MONSALVE SIERRA

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINSTRACIÓN

DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCCIÓN
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo
plasmar terminología archivística sobre la importancia de los archivos
teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, categorización
y aplicación en medio actual.
 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia insuperable

en la historia de la humanidad, además representa la conservación de
los documentos y la consulta de información. El archivo es práctico y
factible de manejar para su consulta.
El archivo también es utilizado en la mayoría de las organizaciones,
empresas e instituciones, los archivos son muy importantes ya que en
ellos encontramos datos sobre el pasado de cualquier institución o
pasado personal y gracias a ello podemos utilizarlos para perfeccionar
nuestro futuro.
Los archivos deben ser almacenados de acuerdo a la normatividad y
debe tener personal especializado en el manejo a el mismo.

CLASES DE ARCHIVO:

Los archivos se catalogan de acuerdo al período determinado en cada

una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN:
Archivo Centralizado: Cuando una sola dependencia
inspecciona toda la documentación de la organización.
Archivo descentralizado: Aquel que acarrea cada una de las
dependencias de la organización. Es decir, es autónomo de todo
proceso archivístico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este
establecimiento de información lo lleva cada subordinación y el
compromiso es del dirigente de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Este
depósito de archivo se opera de acuerdo con las necesidades de
cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez
se vigila desde el archivo central.

SEGÚN SU USO:
El archivo se subordina de acuerdo con el tiempo que se estipula en
cada una de las fases documentales, sujetándose a las obligaciones de
la organización:
Archivo activo: Compuesto por documentos del año actual o
años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación,
como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás
documentos que se localicen en el proceso de consulta. Por tanto,
es el que compensa las necesidades de conservación y consulta
permanente.
Archivo semiactivo: Son los documentos que se modifican en su
periodo de conservación y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una constancia en el
periodo de conservación, de acuerdo con sus destrezas legales,
fiscales, comerciales o históricas.

SEGÚN SU NATURALEZA:
Se numera de acuerdo al tipo de objeto que plasma el proceso de
archivo:
Archivo público: Es todo documento que concierne a las
entidades del Estado.
Archivo privado de interés público: Son aquellos
documentos que por su importe histórico, investigativo,
científico o cultural son de beneficio público.
Archivo privado: Son los documentos que corresponden a
personas naturales o jurídicas

SEGÚN SU CICLO VITAL:

Archivo de gestión: Pertenece a la documentación que se
encuentra resguardada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la congregación de documentos que
han sido trasladados por diferentes archivos de gestión de
cada subordinación; su consulta no es tan habitual, pero
siguen en validez.
Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren
desde el archivo central al archivo de preservación
inquebrantable.
 CUALIDADES DEL ARCHIVO
Tiene que ver debidamente con las ventajas que este sistema suministra
a la organización, de manera que su correcta ejecución complementa
elementos de competitividad al contar con herramientas sostenibles de
la información generada, patrimonio invaluable de noción institucional.
Son rasgos de los documentos que componen un archivo:
Económicos: Restringe costos derivados del tiempo y
personal disponible en las indagaciones de documentación.
Simples: Equilibra el contenido de la información de modo
sencillo.
Funcionales: Reconocen la operación de archivar y examinar
los documentos de manera eficaz.
Exactos: La categorización debe ser precisa en el instante de
archivar para impedir equivocaciones.
Técnicos: Se explora las situaciones en la toma de medida
del responsable, para no comisionar equivocadamente al
personal técnico de archivo.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

 Archivo general de la nación.
 Archivo general del departamento.
 Archivo general del municipio.
 Archivo general del distrito.

El archivo en la terminología es apoyar archiveros gestores de

documentos y gestores de información en la querencia de términos
concernientes con los reconocimientos, desde los tradicionales a los
relacionados con la preservación de los documentos auténticos en las
metodologías digitales.
Mi concepto personal es que el archivo es fundamental para las
actividades legales de cualquier empresa ya que la información es el
activo de más cuantía en una sociedad, también es de gran importancia
contar con un buen sistema de administración documental para
almacenar y recuperar la información.
 CONCLUSIÓN

o El archivo genera información vigorosa y concluyente.

o El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país
en la preservación de los documentos.
o El archivo conserva información verídica.
o El archivo es esencial en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad.
o El archivo fragmenta consulta de la información.
o El archivo es funcional de factible dirección y consulta.