CIRCULAR Nº 0002/90 DRTyE

Neuquén, 01 de Febrero de 1990.

Señor/a Director/a del

__________________ Ref.: Normas para la confección del
Registro Gral. de Calificaciones –
Libro Matriz .

NORMAS PARA CONFECCIONAR EL REGISTRO

GENERAL DE CALIFICACIONES (LIBRO MATRIZ)

En este libro se asientan todas las calificaciones definitivas que implican

aprobaciones de las asignaturas tomadas del Registro Anual de Calificaciones y de los
libros de Actas de Exámenes. En la confección del mencionado libro debe tenerse a la
vista la documentación integrante del legajo del alumno (dictámenes de equivalencias,
documentos personales).
Los folios del libro se abrirán cuando el alumno haya cursado el año.
Para los alumnos regulares ingresados en primer año, el folio correspondiente
se iniciará una vez concluido el período escolar. La oportunidad más propicia para
iniciar el folio es una vez concluidos los recuperatorios de Marzo. Si finalizado el turno
de recuperatorios y exámenes complementarios de alumnos regulares, una asignatura
no hubiera sido aprobada aún, el espacio respectivo se dejará en blanco para la
oportunidad de los turnos de exámenes reglamentarios en que se obtuviera la nota de
aprobación. Si ello no ocurriera, el espacio respectivo se llenará con “Ad” (por adeuda).
Al extenderse un certificado de estudios (completo o incompleto) se procederá a
anular en el Libro Matriz, todos los espacios o casilleros dejados en blanco y a cerrar
dicho folio. Si el mismo alumno se reinscribiera se abrirá un nuevo folio en el que se
indicará el número anterior (ya cerrado), y en éste el correspondiente al nuevo.
En cada folio - uno por alumno – se hará constar , además de las calificaciones
definitivas de aprobación, la siguiente información:
 Nombre y Apellido
 Documento Nacional de Identidad
 Fecha y Lugar de Nacimiento
 Certificado de Estudios con que ingresa
 Plan de Estudios; Número de Decreto o Resolución.

En los casos de alumnos que proceden de Planes de Estudios distintos:

En el Libro Matriz se asentarán las asignaturas del Plan que cursó en el
establecimiento receptor.
En Mes y Año se asentará la fecha coincidente con el ingreso del alumno al
establecimiento en el que se solicitan las equivalencias.
En Condición la que corresponda de acuerdo a su inscripción (regular o libre).
A continuación de cada asignatura se colocará si es aprobada o exceptuada por
equivalencia, según corresponda. Si el alumno rinde materias por equivalencias se
colocarán las notas obtenidas en los exámenes correspondientes, las que determinarán
el promedio del curso; y en Establecimiento el nombre del que las establece. En
Observaciones se consignarán siempre en el Libro Matriz las materias aprobadas por el
alumno en el establecimiento de origen y que no forman parte de Plan que cursa.

Cuando se trate de pases de un mismo Plan:

Se asentará tal como fue extendido y en Establecimiento figurará el de
origen.
Para los alumnos libres el respectivo folio se habilitará luego de finalizado el
turno de exámenes en que hubieren aprobado al menos una asignatura.
Para los alumnos que repiten curso, las calificaciones deben consignarse en el
casillero correspondiente y éstas serán consideradas las calificaciones definitivas del
curso.
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Es importante destacar que en el Libro Matriz deben consignarse todos los

datos requeridos en el folio impreso, además de las calificaciones definitivas:
 Condición del alumno;
 Establecimiento en que aprobó las asignaturas;
 Número y fecha de Actas de Exámenes;
 Promedio General del curso completo.

Al asentar las asignaturas deberá tenerse en cuenta la denominación correcta de

las mismas de acuerdo a cada Plan de Estudios.
El Libro Matriz no puede presentar raspaduras ni enmiendas no salvadas por
el Director o Secretario.
Los Ciclos Básicos completos que se articulan directamente se asentarán en
el Libro Matriz como provienen del establecimiento de origen, aunque el sistema de
evaluación no sea numérico. Puede ocurrir que proceda de un curso del Ciclo Superior
de la misma modalidad existente en el establecimiento y cuya calificación sea
conceptual, en cuyo caso el promedio general estará determinado por el promedio del
último curso aprobado.

RECOMENDACIONES GENERALES PARA EXTENDER Y LEGALIZAR CERTIFICADOS DE

ESTUDIOS.
Todo certificado de estudios tiene carácter y valor de documento público, por
lo tanto, para su confección deben ajustarse a las normas, formalidades y requisitos
estipulados en reglamentaciones contenidas en Decretos y Circulares.
1. Se consignará en la parte superior la palabra “ORIGINAL”, “DUPLICADO” y
“TRIPLICADO” según corresponda. En Observaciones en los duplicados y
triplicados debe hacerse mención de la fecha en que se extendió el
Certificado Original. Si el interesado inscribió su Título en el Registro de la
Provincia del Neuquén, mencionar el número en le nota de elevación.
2. El nombre y apellido y el número del Documento Nacional de Identidad en
todas las páginas del Certificado de acuerdo a lo establecido por Ley Nº
19.988/72.
3. La identificación del certificado es de capital importancia para cualquier
trámite ulterior en el que se precise hacer uso o mencionar el documento
original, por ello, es imprescindible llenar completamente la reseña del
ángulo superior derecho, lo que se hará con la misma letra y tinta utilizada
para el resto.
4. En el Certificado de Estudios debe constar el Título que se otorga y el
número de Plan mediante el cual fue otorgado. En caso de pase, debe figurar
igualmente el número de Plan por el cual el interesado cursó sus estudios.
5. Tener en cuenta la exactitud en el asentamiento de los datos personales que
deberán estar en un todo de acuerdo con el documento de identidad
definitivo.
6. Los rubros “CONDICIÓN”, “MES”, “AÑO” y “ESTABLECIMIENTO”, deben ser
llenados en forma completa, comenzando en el primer renglón de cada
división, no pudiendo emplearse comillas. No se escribirán estos datos en
forma vertical ni con sellos. Tampoco se pondrá “ÍDEM”, en “ESTE
ESTABLECIMIENTO”.
7. Con referencia al punto 5., resulta indispensable que los datos referentes al
documento de identidad sean completos, registrando fecha, localidad y
provincia de nacimiento. Para el control estricto de estos datos debe
acompañarse cada certificado con la fotocopia del documento de identidad
del titular (hojas 1 y 2 y hoja del último domicilio). Se cotejarán los datos del
documento de identidad definitivo con la partida de nacimiento como
consecuencia de errores en la confección del primero en las oficinas del
Registro Civil, y que acarrean problemas. Es necesario que dicho cotejo se
realice con la antelación suficiente a fin de orientar al alumno para el trámite
de corrección en el Registro Civil, antes de finalizar sus estudios.
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8. Las calificaciones se anotarán en números y letras, en los casilleros

destinados al efecto. En la aclaración literal los centésimos se escribirán en
números (Ej.: ocho/66).
Cuando no hubiere residuo centesimal, y sí promedios enteros, debe
colocarse punto y guión a continuación de la nota, tanto la numérica como la
literal (Ej.: OCHO.- 8.-) ello evitará ulteriores agregados o transformaciones
de la calificación. Resulta obvio que esta precaución no es necesaria en el
caso del 10.
9. Cuando algunas asignaturas no llevan calificación en razón de la equivalencia
de los planes, equiparación de cursos o alguna otra causa similar, deberá
efectuarse la aclaración correspondiente en el mismo renglón de la
asignatura (Aprobada o Exceptuada por Equivalencia).
10. Si el alumno se exime con 5 (cinco), ya sea por repetir curso o porque
aprobó la asignatura en otro Plan del cual procede, se hará constar en el
rubro Observaciones.
11. En los Certificados de Estudios se deben consignar los promedios
correspondientes a los diferentes cursos al pié de cada una de las divisiones
anuales. En Observaciones se hará constar el promedio general en todos los
casos.
12. El hecho de que un curso haya sido “COMPLETO” o “INCOMPLETO”, debe ser
puesto de manifiesto al pie de cada una de las divisiones anuales. Donde
dice Curso………. Si el Certificado no lo trae impreso debe efectuarse
igualmente la aclaración.
13. Los casilleros de los años no cursados se cruzarán con una raya. Esto se hará
en cualquier renglón que no sea llenado con escritos y resulta de importancia
a fin de evitar posibles agregados que no correspondan a la extensión
original del documento.
14. En el rubro “OBSERVACIONES”, se pondrán sólo aclaraciones relacionadas
con los estudios y el certificado. No se colocarán datos de familia, ni de
conducta, etc. Se consignarán las asignaturas o cursos que falten para
completar el ciclo respectivo; en caso de terminación de estudios, el ciclo
que aprobó íntegramente el alumno. Promedio General obtenido en el Plan
del cual procede, si procede de otro.
15. En la parte final del Certificado, en todos los casos, se debe precisar “para
ser presentado ante las autoridades que lo requieran”. Ello, en los pases,
facilitará la movilidad del alumno y posibles carencias de lugares en los
establecimientos a los que fuera destinado.
16. Confeccionado en Certificado lo firmarán el Director y el Secretario. En caso
de ausencia de alguno de estos funcionarios, deberá firmar el suplente en el
lugar correspondiente al mismo. El empleado que confecciona el Certificado,
también debe firmar en el lugar correspondiente aclarando debajo su
nombre. Debe tenerse en cuenta que las firmas de los funcionarios serán
concordantes con las registradas en la Dirección de Legalizaciones, Registro
de Títulos y Equivalencias.
17. Las firmas que refrendan el Certificado deben estar aclaradas
preferentemente con los sellos respectivos, o en su defecto, en forma
manuscrita o a máquina. También se colocará el sello oficial del
Establecimiento en el lugar destinado al efecto.
18. Todo Certificado de Estudios deberá contar con la firma de su Titular; la
Dirección exigirá tal requisito al interesado ante su vista, en el momento en
que se hace entrega del documento legalizado por la Superioridad.
19. Los Certificados no deben contener errores, raspaduras ni enmiendas, ni aún
salvadas bajo firma. El Certificado que no cumpla esta disposición no será
legalizado.
No deben deteriorar los Certificados con alfileres, broches o cualquier otro
dispositivo similar, ni tampoco perforarlos. Cuando deban adjuntarse a la
nota que los acompaña, se los prenderá con broches tipo “clips” o si la
cantidad lo exige, con banda de papel.
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20. Los Certificados se confeccionarán con tinta de un solo color y con un mismo
tipo de letra (máquina o manuscrito). Si se realiza a máquina deberá cuidarse
que la cinta no esté muy desgastada, a efectos que se lean con claridad y las
fotocopias que puedan obtenerse posteriormente sean legibles. Si se hace
manuscrito, con letra tipo imprenta.
21. Al rehacerse un Certificado de Estudios corresponde asentar la fecha de su
actual confección, en caso contrario no se legalizará el mismo.
22. No resulta conveniente que los establecimientos entreguen los Certificados a
los interesados o, personas allegadas al mismo a fin de que tramiten la
legalización en forma personal. Las Direcciones tratarán de evitar este
procedimiento irregular. Cuando fuere necesario una reclamación deberá
formularla en establecimiento por escrito indicando con exactitud la fecha de
remisión y el número de nota con que fueron enviados los documentos.
23. Al enviar los Certificados asegurarse que previamente hayan sido elevadas las
planillas de calificaciones correspondientes para proceder a su verificación o
en caso contrario elevarlas juntamente con los Certificados para evitar
demoras en el trámite. Tener en cuenta que deben enviarse anualmente las
planillas de calificación anual de todos los cursos correspondientes al período
escolar.
Después de cada turno de examen (Abril – Julio …) elevar la información
correspondiente en planilla complementaria de aquellos alumnos que
competen estudios de enseñanza media.
24. Los alumnos que ingresan con el Ciclo Básico completo de cualquier modalidad
se articulan directamente al Bachillerato Común y a los Bachilleratos
Especializados (tener en cuenta el cambio de idioma).
Si se articulan al Ciclo Superior Comercial y proviene de Ciclos Básicos
Comunes o Polivalentes de otras jurisdicciones, se acordarán equivalencias
según corresponda. Con el Ciclo Básico Comercial y Ciclo Básico Común
(Contenidos Mínimos) Plan Resolución Nº 180/83 se articulan directamente al
Ciclo Superior de Bachiller, Bachilleratos Especiales o Comercial. Con el Ciclo
Superior Técnico se acordarán equivalencias.
25. Para el alumno que completa estudios en una misma modalidad (Bachiller o
Perito Mercantil) en su condición de regular o libre, según lo establece el
Capítulo IV, Punto 58del Reglamento de Calificaciones, Exámenes y
Promociones de estudios, se confeccionará el Certificado de Estudios y se
asentará en el Libro Matriz el cursado de su carrera tal como proviene del
establecimiento de origen en su respectivo pase.

FECHAS ESTIMATIVAS PARA LA ELEVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A ESTA

DIRECCIÓN (Regirse por el Calendario Escolar de cada año).

1. FEBRERO: Vence el plazo para la remisión de Títulos / Certificados de Estudios

de los alumnos promovidos en Diciembre (nivel medio y superior),
2. ABRIL: a) Remisión de las Planillas de exámenes de nivel medio;
b) Vence el plazo de remisión de Títulos / Certificados de alumnos
promovidos en Marzo, Certificados analíticos y Pases.
3. MAYO: Remisión de Títulos / Certificados de alumnos promovidos en Abril,
Certificados analíticos, Certificados de Pases.
4. AGOSTO: Vence el plazo de remisión para legalización de Títulos / Certificados
de alumnos promovidos en el turno de Julio.

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