IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia único en la historia de

la humanidad, se ha considerado como un bien que genera en determinado país
que se desarrolle de una forma correcta, analizando detalladamente su actividad
en nuestro diario vivir, se puede deducir que la mayoría de Empresas,
Organizaciones e Instituciones; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado sin la preparación
y las competencias que requiere el caso, en ocasiones lo imponían
como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su
jefe inmediato lo disponía, lógicamente el método que usaban los empleados que
llegaban al área de archivo, era nula, utilizaban normas empíricas de armar los
archivos y clasificarlos mismos. Al no tener una norma de archivo establecida
generaba problemas en el despacho de los trámites solicitados por el cliente final. 

Actualmente se puede decir que, a inicios del año 2010, se va efectuando una gran

normativa para empoderarse y darle el valor agregado que necesita el área de
archivo, es necesario que en cada organización o empresa su archivo debe
legalmente tener personal especializado en el manejo del archivo y este personal
debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan
sobre la organización del archivo.

Según lo leído en el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice

“que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan
clasificar la importancia del archivo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la

archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de
respeto al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues
ellos me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo
de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o
recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o
privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.
Los archivos se clasifican de acuerdo con el tiempo establecido en cada una de las
etapas, es decir, archivo de gestión, central o histórico. Según la Organización
podemos encontrar Archivo centralizado que es cuando una sola dependencia
controla toda la documentación de la organización. El Archivo descentralizado es
aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización, es decir, es
independiente de todo proceso archivístico. El Archivo descentralizado con control
descentralizado es aquel depósito de información que lleva cada dependencia y la
responsabilidad es del jefe de cada oficina. El Archivo descentralizado con control
centralizado es el depósito de archivo que se maneja de acuerdo con las
necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez
se controla desde el archivo central. Según su uso el archivo se clasifica de
acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales,
sujetándose a los requerimientos de la organización, el Archivo activo está
compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren
en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el
que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. El Archivo
semiactivo son los documentos que varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor, el Archivo inactivo son los documentos con una durabilidad
perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales,
fiscales, comerciales o históricas.
Según su Naturaleza se clasifican de acuerdo con el tipo de entidad que realiza el
proceso de archivo, el Archivo público es todo documento que pertenece a las
entidades del Estado, el Archivo privado de interés público son aquellos
documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de
interés público, el Archivo privado son los documentos que pertenecen a personas
naturales o jurídicas. Según su Ciclo Vital, el Archivo de gestión corresponde a la
documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización. El Archivo central es la agrupación de
documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada
dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia, el Archivo
histórico aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.
Las cualidades de los archivos tienen que ver propiamente con las ventajas que
este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación
adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de
la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Las
características de los documentos que componen un archivo son el Económico que
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación. Simples que identifica el contenido de la información de manera
sencilla, Funcionales que permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente. Exactos que clasificación debe ser precisa en el
momento de archivar para evitar equivocaciones.
Las cualidades del archivista, en la actualidad, y como consecuencia de la sociedad
globalizada que es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías de
la información y la comunicación, se reconoce el factor económico que aporta la
era de la información y el conocimiento.