Administración de Farmacia

Tarea 3- Procesos generales y especiales del servicio farmacéutico

Presentado por:

Ivan Herney Narvaez

Codigo: 87533201

Grupo: 301505_15

Presentado a tutor:
Obed David Suarez

Universidad nacional abierta y a distancia (UNAD)

Escuela Ciencias de la Salud (ECISA)
Regencia de Farmacia
2020
Depósitos de drogas

Asamblea: La constituyen los socios y dueños de la empresa. Desarrollan actividades de

selección, adquisición (comité de compras).

Administrador: Es el vocero de los socios; es quien está de segundo en la jerarquía,

estableciendo metas a corto y a largo plazo que ayuden a la obtención de beneficios
económicos y del buen posicionamiento en el mercado. (Representante legal o
administrador).

Funciones del cargo de administrador

 Establecer una política de compras

 Seleccionar a los proveedores
 Programar las compras
  Registrar los ingresos de mercancía comprada
 Descargar del sistema contable de devoluciones, pérdidas y deterioros
 Realizar el conteo físico de existencias
 Revisar y auditar las diferencias encontradas entre el conteo físico y el contable
 Gestionar la manipulación de productos vencidos, deteriorados o alterados.
 Tomar decisiones cuando el gerente no se encuentre
 Autorizar compras cuando el gerente no se encuentre Las demás que designe el
propietario.

Contaduría: Es el personal de apoyo encargado de brindar claridad en las cuentas de la

empresa, generando el pago de las diferentes obligaciones de esta, tales como: Cuentas
por Pagar, Cuentas por Cobrar, Pago de Nómina y Parafiscales, así como de reflejar el
estado financiero de esta. Por su afinidad con el Administrador, están a la par en segundo
lugar de la Jerarquía.

Funciones del contador

 Planificación y organización
 Seguridad de gestión
 Control de procedimientos
 Orientación a la acción

Regentes:  Son los encargados de Administrar del depósito de drogas ,  uniendo los
diferentes Departamentos y sus funciones,  tanto de la Asamblea de Socios como todos los
demás cargos de la empresa, como son los Servicios  auxiliares farmacéuticos,  Servicios de
aseo y Reparto. El expendio de medicamentos y productos  de similares. El regente de
farmacia puede desarrollar actividades propias del servicio farmacéutico como: recepción,
almacenamiento, dispensación y manejo de residuos hospitalarios y similares.

Funciones del cargo de regente de farmacia

 Despachar el medicamento
 Registrar la venta en el sistema contable.
 Informar cambios en los inventarios
 Asesorar al administrador en la compra de mercancía
 Colaborar en los conteos físicos de productos.
 Informar sobre productos vencidos, deteriorados o alterados.
 Las demás que designe el propietario.

Técnico Auxiliar de Servicios Farmacéuticos: Es el encargado de Expender los productos

que son para la venta dentro de la institución.
Funciones del auxiliar de farmacia
 Atender al cliente
 Despachar ventas de productos

 Registrar la venta en el sistema contable.

 Informar cambios en los inventarios
 Colaborar en los conteos físicos de productos.
 Informar sobre productos vencidos, deteriorados o alterados.
 Mantener limpias y organizadas las áreas de trabajo.
 Las demás que designe el propietario

Auxiliar de Servicios Generales: Es el personal encargado de la limpieza y mantenimiento

de la empresa farmacéutica, brindándole la higiene necesaria para su correcto
funcionamiento.

Mensajero de Reparto: Es el encargado de la distribución del producto farmacéuticos.

Diana, L (2014). Servicio Farmacéutico: Salud y Futuro. Recuperado de:

http://serviciofarmaceuticosaludyfuturo.blogspot.com/2014/05/organigrama-servicio-
farmaceutico-salud.html

Servicio farmacéutico hospitalario de baja complejidad

Gerente / representante legal: es la persona que asume las responsabilidades legales de

farmacia y tiene como objetivo el cumplimiento de políticas, metas, misión y visión de la
institución.

Principales funciones

 Realizar análisis periódicos para verificar abastecimiento y cobertura de

medicamentos.
 Gestionar compra de medicamentos.
 Abastecer de los medicamentos e insumos necesarios para el buen funcionamiento
del servicio cada mes.
 Gestionar transferencias de forma oportuna para evitar el vencimiento.
 Elaborar programación de trabajo del personal.
 Seleccionar y hacer negociaciones con los laboratorios pertinentes

Contador público: Es el personal de apoyo encargado de brindar claridad en las cuentas de

la empresa, generando el pago de las diferentes obligaciones de esta, tales como: Cuentas
por Pagar, Cuentas por Cobrar, Pago de Nómina y Parafiscales, así como de reflejar el
estado financiero de esta. Por su afinidad con el Administrador, están a la par en segundo
lugar de la Jerarquía.
Funciones del contador

 Planificación y organización
 Seguridad de gestión
 Control de procedimientos
 Orientación a la acción

Administrador de servicio farmacéutico: Planificar, organizar, dirigir, supervisar,

controlar y evaluar las actividades del Servicio de Farmacia para manejo, control y
despacho de medicamentos a pacientes ingresados y ambulatorios de acuerdo a
prescripciones médicas, así también llevar los registros mecanizados y manuales de los
medicamentos despachados, facilitando el control de los mismos y evitando
desabastecimientos; cumpliendo con el marco regulatorio vigente, para satisfacer las
necesidades presentadas por los usuarios a fin de brindarles una atención de salud con
calidad y calidez.

Asistente administrativo: son los encargados del manejo de los procesos y procedimientos
propios del servicio farmacéutico, por lo cual puede desarrollar las siguientes actividades:

1- Planificar, organizar, supervisar, controlar y evaluar las actividades realizadas en el

Servicio de Farmacia.
2- Elaborar el plan operativo anual del Servicio de Farmacia.
3- Participar activamente en la elaboración del plan anual de compra de
medicamentos.
4- Supervisar el cumplimiento a las normas internas de prescripción y dispensación de
medicamentos
5- Verificar que los registros de entradas y salidas de medicamentos en Kardex, se
encuentren actualizados.
6- Llevar control interno de psicotrópicos, estupefacientes y otros medicamentos bajo
control de la Dirección Nacional de Medicamentos, dando cumplimiento a la
normativa existente para la adquisición, abastecimiento, dispensación, registro y
control de los mismos.

7- Desarrollar programas de capacitación para el personal del servicio.

8- Proporcionar información de medicamentos a personal médicos y profesionales de

la salud que lo requieran.

9- Revisar y actualizar, manuales, reglamentos y normas del servicio de Farmacia.

 10- Verificar el cumplimiento de las buenas prácticas de almacenamiento de
medicamentos

11- Establecer estrategias para evitar el vencimiento de los medicamentos.

12- Elaborar informes sobre producción, consumos, existencia, demanda y cobertura de

medicamentos, para presentar a las autoridades y Departamento de Estadística.

13- Colaborar con el equipo de salud en las investigaciones sobre medicamentos.

Secretaria: se encarga de Ejecutar actividades de asistencia secretarial, para apoyo a las

funciones efectuadas por jefaturas, profesionales y técnicos del servicio de Farmacia, para
contribuir con el logro de objetivos y metas institucionales con calidad, eficiencia y eficacia

Sus principales funciones son:

1- Elaborar informes, notas, memorándum, solicitudes, resultados y otros documentos,

de acuerdo a las necesidades del Servicio.
2- Recibir, registrar y despachar la correspondencia.
3- Manejar archivo general para el control y disponibilidad de la información, cuando
sea requerida.
4- Tomar mensajes del personal y trasladarlos al destino que corresponde, para
contribuir con la adecuada comunicación.
5- Brindar apoyo administrativo general a la jefatura y al personal técnico, para
contribuir con el desarrollo eficiente de las funciones y actividades.
6- Fotocopiar documentos y compaginarlos, según necesidad, o por asignación de su
jefatura inmediata, contribuyendo con el desarrollo de las actividades del personal y
del logro de los objetivos del servicio, sección o área.
7- Realizar pedidos de materiales mensualmente o cuando sea requerido.
8- Imprimir mensualmente reportes de consumo y existencias

Asistenciales: Garantizar la atención oportuna y eficiente en la dispensación de

medicamentos a la paciente por el servicio de farmacia. Lo pueden desempeñar los
Técnicos en Farmacia, Colaborador del Servicio, Auxiliar del Servicio.

Sus funciones son:

1- Dispensar medicamentos a las pacientes

2- Proporcionar información al paciente relacionada con los medicamentos que se le
han prescrito.
3- Elaborar material educativo orientado a mejorar la adherencia de los pacientes al
tratamiento.
 4- Dar seguimiento de forma individualizada al tratamiento de cada paciente.
5- Controlar la adherencia del paciente al tratamiento.
6- Informar al médico sobre los problemas detectados en el seguimiento al tratamiento.
7- Apoyo al resto de las actividades asistenciales del Servicio de Farmacia.
8- Elaborar informes mensuales de atención, consumos, adherencia, entre otros.
9- Controlar el correcto almacenamiento
10- - Realizar una correcta rotación de los medicamentos.
11- Verificar de forma periódica el vencimiento de los medicamentos y tomar medidas
encaminadas a evitar el vencimiento de los medicamentos.
12- Registrar de forma manual y computarizada los consumos de medicamentos
13- Realizar inventarios periódicos
14- Cumplir con otras funciones de su competencia, que le sean asignadas por la
jefatura inmediata.

Se pueden dividir en áreas como:

 Área de dispensación a pacientes de consulta externa.

 Área de registro y control
 Área de distribución a urgencias y observación

Maria, R. (2016). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

SERVICIO DE FARMACIA. HOSPITAL NACIONAL DE LA MUJER.
Recuperado de:
file:///C:/Users/IVAN/Downloads/MANUAL_DE_ORGANIZACION_Y_FUNCIONES_FARMACI
A%20(1).pdf