Ministerio de Tecnologías

de la Información
y las Comunicaciones
Estrategia Ciudadanía Digital

Guía para el participante

Curso: Alfabetización Digital – presencial

Módulo 1: ¿Qué debo saber y saber hacer para usar y sacarle provecho al computador y a los
dispositivos móviles?
Unidad 3: Sacando el máximo provecho de los archivos

Presentación

Apreciado participante, en esta tercera unidad del primer módulo se

presentará los diferentes tipos de archivo y la forma de diferenciarlos
según la extensión con la que se guarden, que influye directamente en
el tamaño del archivo a la hora de ser guardado en un computador.

También se hará una descripción de cada uno de los tipos de archivo

y se mostrarán los programas que permiten reducir el tamaño de los
mismos o darles características especiales de seguridad o edición por
parte de terceros.

Finalmente se mostrará cómo crear archivos utilizando los diversos pro-

gramas incluidos en el paquete office.

Pero recuerde que para obtener este conocimiento y alcanzar las competencias definidas en esta unidad,
usted adicionalmente contará con un recurso digital en donde podrá ampliar la información del tema que se
aborda, videos, ejercicios de refuerzo y links de apoyo que le permitirán profundizar en las enseñanzas que
considere más importantes para continuar en el camino hacia la ciudadanía digital.

¿Qué aprendizajes estoy desarrollando con esta unidad?

Al cursar esta unidad, usted estará en capacidad de reconocer las operaciones con archivos y las caracterís-
ticas de los contenidos digitales. Para esto debe aprender a:

● Identificar los diferentes tipos de archivo según su extensión.

● Crear archivos haciendo uso de los programas del paquete office y otros de software libre.

● Disminuir el tamaño de los archivos mediante el uso de WINZIP y WINRAR.

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 Alfabetización Digital – presencial Módulo 1 Unidad 3

¿Qué tipos de situaciones puedo resolver en mi vida

con los aprendizajes que voy logrando con la tecnología?

¿Alguna vez ha tenido que presentar una hoja de vida o hacer una carta de
presentación?, ¿o tal vez presentar una solicitud o reclamo por escrito? Y
qué decir de aquellos que tienen un negocio y en algún momento han visto la
necesidad de llevar su contabilidad de forma fácil y segura.

Este tipo de actividades son bastante fáciles si se sabe cuál programa permi-
te generar este tipo de archivos. Por eso, mediante las enseñanzas de esta
unidad, podrá elaborar fácilmente archivos dependiendo de su necesidad, a
través del uso de algunos editores de texto como el block de notas o uno tan
potente en herramientas como Word para hacer documentos organizados en
poco tiempo; hojas de cálculo como Excel para llevar desde el presupuesto
de su hogar hasta la contabilidad de un negocio; o Power Point para hacer
presentaciones animadas muy profesionales, acercándose cada vez más a
la certificación como ciudadano digital.

¿Qué conocimientos me ayudan a mejorar mi desempeño como ciudadano digital?

Para saber

¿Cómo funciona un sistema operativo?

Un archivo es un conjunto de información digital que está guardado en un dispositivo y tiene como propósito
el hacer funcionar determinadas aplicaciones de un aparato digital. Dependiendo del formato o tipo de con-
tenido, cada archivo adquiere una extensión (Eje: .txt o .jpg). Aunque una imagen, un texto y un archivo de
audio estén almacenados en un mismo computador o teléfono inteligente, e independientemente del nombre
que les asignemos, siempre se van a almacenar con una extensión distinta, dependiendo del tipo de archivo
que sea. El tipo de archivo además de determinar la extensión con la que se almacena en el computador,
influye directamente en la memoria del aparato en la que es guardado. Por ejemplo, un documento de 50
páginas puede ocupar menos espacio que una canción en formato MP3.

Existen programas diseñados especialmente para

hacer que un archivo ocupe menos espacio en un
computador y que además, tenga un peso inferior
generando así menos inconvenientes al momento
RAR
RAR de enviarlo por correo electrónico. Entre estas herra-
ZIP
ZIP mientas se encuentran WinRAR y WinZIP. Con estas
herramientas también se pueden seleccionar varios
archivos y/o carpetas y crear un solo archivo con un
peso reducido en comparación al que suelen tener
normalmente.

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 Alfabetización Digital – presencial Módulo 1 Unidad 3

En informática existen múltiples formatos o extensiones de archivos.

Se clasifican principalmente en: PNG JPG
PNG JPG GIF
GIF
● Archivos de imagen: JPG, GIF, y PNG.

● Archivos de texto: TXT, DOC, HTML, NFO y RFT.

● Formatos de compresión: RAR y ZIP. XLS

XLS PPT
PPT HTML
HTML
● Formatos de audio: WAV, MP3, FLAC, MIDI y WMA.

● Formatos de video: AVI, MPEG, MOV, WMV y FLV.

Para saber hacer

A pesar de que existe una amplia cantidad de formatos de archivos, vamos a examinar los 5 más usados.

PDF: es un formato de documento portátil, de ahí sus siglas, por su nombre en inglés (portatil document
format). Permite visualizar e intercambiar archivos independientemente del sistema operativo que esté eje-
cutando el dispositivo desde el que se abre. Los archivos en formato PDF cuentan con la ventaja de que
pueden firmarse y restringir los permisos, esto quiere decir, que las personas que lo visualicen puedan o no
seleccionar información o hacer ajustes sobre la misma.

Este formato de documento fue creado por la empresa Adobe entre 1991 y 1992 y se ha convertido hoy en día
en el formato de archivo más usado a nivel empresarial. Los archivos en PDF permiten además ciertas con-
figuraciones de seguridad; por ejemplo, que solo se puedan visualizar si el usuario ingresa una contraseña.

TEXTO: un archivo de texto es un documento plano que no contiene imágenes ni características distintas al
texto. Puede incluir letras, números, signos de puntuación y espacios en blanco. No permiten características
como el subrayado, las cursivas y el tamaño. Una aplicación que maneja este tipo de archivos es el Bloc de
notas. Existe además un formato de archivos de texto que sí permite incluir imágenes y hacer variaciones a
la tipografía, es el DOC. Este tipo de archivos se generan haciendo uso de la herramienta Word, que permite
además insertar referencias bibliográficas, tablas de contenido y figuras.

Bonus

Google Docs: Existe en la actualidad una aplicación llamada Google

Docs, que permite al usuario crear y editar documentos sin necesidad
de guardarlos en su equipo. Se puede tener acceso a los documentos
o a las hojas de cálculo siempre y cuando haya conexión a internet.
Al estar almacenado en un espacio de la red llamado “la nube”, evita
que la memoria del computador se llene rápido. Además de esto, es
gratuita y no requiere de instalación, como cualquier otro programa.

JPEG: por sus siglas (Joint Photographic Experts Group) es el formato

de imágenes más usados, que juega con la reducción de la calidad de
las mismas con el fin de reducir su peso y que ocupen menos espacio
en la memoria del dispositivo. También, existe otro tipo de archivo, el

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 Alfabetización Digital – presencial Módulo 1 Unidad 3

PNG (Portable Network Graphics), que conserva la calidad de las imágenes al momento de guardarlas. Son
usadas normalmente en el diseño web debido a su peso y calidad. Sin embargo, el formato TIFF es el ideal
para crear imágenes de muy alta calidad, se usa generalmente en campos como el diseño y la publicidad.

MP3: es probablemente el formato de sonido más popular hoy en día. Su sigla proviene de “Moving picture
expert group Layer 3” (grupo de expertos de la película, capa 3).

Este formato de sonido es el más usado en la distribución de música en Internet, ya que puede almacenar
audio ya que es un tipo de formato de sonido de alta calidad y con tamaño reducido. Conoce más en cuanto
a su funcionamiento aquí.

XLS: se refiere a los libros u hojas de cálculo creados por el programa Microsoft Excel. Una hoja de Excel
es un documento que permite hacer cálculos sencillos y complejos, haciendo uso de fórmulas matemáticas.
Algunas de sus características son:

● Más de 65.000 filas.

● 256 columnas ordenadas alfabéticamente desde la A hasta la IV.

● Un mismo archivo puede contener más de una hoja de cálculo.

● Contienen más de 16000 celdas (cuadros en los que se ingresa la información, que pueden ser números,
fechas, texto, funciones aritméticas o funciones).

Para usar lo que sé

¿Cómo crear un archivo PDF?

Desde Windows

● Abrir Microsoft Word

● Redactar un documento

● Hacer clic en Archivo y luego en Guardar archivo como...

● Seleccionar la opción “Crear un documento PDF”

● Seleccionar la ubicación deseada para el archivo

● Dar clic en Aceptar

● Seleccionar “Ver documento” o “Cerrar”

● Una vez creado, puede ubicar el documento y cambiarle el nombre por uno de su preferencia,
haciendo clic derecho sobre el documento y seleccionando la opción “Cambiar nombre”

Desde Mac

● Abrir Microsoft Word

● Redactar un documento

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 Alfabetización Digital – presencial Módulo 1 Unidad 3

● Hacer clic en Archivo y luego en Imprimir o en Guardar como...

● Seleccionar la opción PDF PDF

TXT
● Escoger la opción “Guardar como PDF”

● Asignar un nombre al documento

● Dar clic en Aceptar

¿Cómo crear un archivo txt?

Para crear un archivo de texto basta con ingresar al Bloc de notas, redactar lo deseado y luego dar clic en
Archivo y luego en Guardar como... Una vez allí, se escoge el nombre del archivo, su extensión y la ubica-
ción en la que lo desea guardar. En algunos casos encontrará opciones como modificación de tipo de letra
y tamaño haciendo clic en la pestaña “Formato” y seleccionando la opción “Fuente”.

Si por el contrario, se desea crear un documento en Word, que le permita manejar más funcionalidades e
incluso incluir imágenes y otro tipo de recursos, debe seguir los siguientes pasos:
1 Abrir Microsoft Office en su computador (haciendo doble clic sobre el ícono de la hoja de papel con la
letra W).
2 Una vez abierto, hacer clic sobre la opción Archivo, luego seleccionar Nuevo y Documento en blanco.
3 Aparecerá una hoja en blanco en la que puede empezar a redactar el documento y una vez finalizado,
puede guardar, modificar e imprimir.

Word cuenta con varias opciones con las que se pueden enriquecer los textos, entre ellas está la creación de
tablas, figuras, mapas de ideas, imágenes y formas. Esto se encuentra haciendo clic en la pestaña llamada
Insertar.

¿Cómo crear un archivo JPG?

Desde Power Point JPG

JPG
1 Abrir Power Point (generalmente es un ícono de color naranja oscuro con una P).
2 Hacer clic sobre “Archivo” y luego “Abrir”.
3 Seleccionar la opción “Slide show” ubicada en el menú en la parte
superior y luego escoger “Ver presentación”.
4 Ubicar la diapositiva que desea convertir a formato JPEG y pulsar la
tecla “Imprimir Pantalla” ubicada al lado de la tecla F12 (Busca en tu
teclado la tecla “Imp Pnt”).
5 Una vez capturada la imagen, hacer clic en Inicio del computador y
seleccionar “Todos los programas” Seleccione “Paint”.
6 Una vez abierto Paint, hacer clic en Editar y luego en Pegar. La ima-
gen de la que tomó la impresión o el “pantallazo” aparecerá allí.

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 Alfabetización Digital – presencial Módulo 1 Unidad 3

7 En Paint se puede editar con las opciones disponibles o se puede de-

jar igual. Una vez terminado, hacer clic en Archivo y luego en Guar-
dar como.
8 Aparecerá una ventana que permite escoger el tipo de archivo. Esco-
ger la opción JPEG. Una vez seleccionado, dar un nombre al archivo
en el cuadro de texto y hacer clic en Aceptar.

Nota: Si no quieres convertir una diapositiva completa en imagen, sino

una imagen en particular, debes seleccionar la misma, dar clic derecho y
escoger la opción Guardar como imagen. Allí podrás seleccionar el tipo
de formato y el nombre a asignar.

Desde Word:
1 Abrir Microsoft Word y abrir el documento que contiene la imagen que se va a convertir.
2 Guardar el documento e ir a Archivo y luego a Guardar como.
3 Una vez allí, escoger el formato Página web y nombrar el documento.
4 Abrir el documento y hacer clic en la imagen de la página. Luego, dar clic en “Guardar como” y seleccio-
nar la opción GIF.
5 Hacer clic en la nueva imagen y escoger la opción “Abrir con” y seleccionar “Paint”.
6 Cuando esté abierto el documento de Paint, dirigirse a “Archivo” y “Guardar como” Luego, seleccionar
“JPEG” como tipo de archivo para convertir la imagen del documento de Word.

¿Cómo crear un archivo MP3?

Para hacer archivos de audio en el computador es necesario seguir los siguientes pasos.
1 Adquirir un micrófono y conectarlo al equipo a través del puerto que tiene un ícono con forma de micrófono.
2 Hacer clic en “Inicio”, luego “Todos los programas”, después “Accesorios”, seguido por “Entretenimiento”
y finalmente, “Grabador de sonido”.
3 Acercar la boca al micrófono, oprimir el botón rojo y hablar.
4 Guardar el audio con formato .mp3

Hay que tener en cuenta que para poder grabar archivos de audio en el computador, se debe contar con
una tarjeta de sonido.

¿Cómo crear un archivo XLS?

XML
Crear un nuevo archivo MP3 WMV
1 Abrir Microsoft Excel
2 Hacer clic en la pestaña “Archivo”
3 Seleccionar la opción “Nuevo”

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 Alfabetización Digital – presencial Módulo 1 Unidad 3

4 Hacer clic en la opción “Libro en blanco”

5 Seleccionar “Crear” y allí se abrirá la nueva hoja de cálculo

Guardar un archivo
1 Hacer clic en “Archivo”
2 Seleccionar la opción “Guardar”
3 Seleccionar la ubicación para guardar el archivo
4 Escribir el nombre con el que va a quedar el archivo
5 Hacer clic en “Guardar”

¿Qué recursos disponibles en la Internet me ayudan a complementar mis aprendizajes?

¿Cómo utilizar la herramienta de compresión Aprenda a usar Word

Winzip? https://www.youtube.com/watch?v=3whWUGmq-
https://comohacerpara.com/comprimir-archi- 2JU&list=PLWKHFQE9EOyu9phWIoPc40KbI5oK-
vos-winzip-962f.html qlm1K&index=52&t=70s

¿Cómo utilizar la herramienta de compresión Aprenda a crear un archivo MP3

Winrar? http://es.wikihow.com/hacer-un-archivo-MP3
http://es.wikihow.com/usar-WinRAR

Aprenda acerca del formato PDF

https://acrobat.adobe.com/la/es/why-adobe/about-
adobe-pdf.html

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Alfabetización Digital – presencial Módulo 1 Unidad 3

Preguntas para fortalecer mi comprensión de esta unidad

1. Un archivo es: 4. La empresa Vallas y cía. se encarga de

crear y producir la publicidad de todos
A. El conjunto de información digital que
los centros comerciales de la ciudad.
está guardado en un dispositivo y tiene
Para esto, usa para sus imágenes el
como propósito el hacer funcionar
formato:
determinadas aplicaciones de un
aparato digital. A. PNG
B. Un grupo de aplicaciones instaladas B. JPG
en un computador. C. TIFF
C. Una forma de guardar documentación D. Ninguna de las anteriores
en una carpeta.
D. Una carpeta de documentos en 5. ¿Cuál es la opción ideal para crear
diferentes formatos. un archivo en el que no se necesitan
formatos especializados de letra ni uso
2. JPG, GIF, y PNG. son formatos de: de imágenes?
A. Audio A. Word
B. Video B. Power Point
C. Texto C. Paint
D. Imagen D. Bloc de notas

3. Juliana es contadora de una empresa 6. Escoja el elemento que no puede faltar

de medicina y debe sacar presupuestos, en la creación de archivos de audio.
gastos e ingresos de la compañía. ¿Qué
A. Micrófono
programa debe utilizar para dicho fin?
B. Reproductor de Windows Media
A. Word
C. Tarjeta de video
B. Excel
D. Tarjeta de sonido
C. Power Point
D. Paint

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Alfabetización Digital – presencial Módulo 1 Unidad 3

Para revisar mis respuestas

Pregunta Respuesta Explicación

El conjunto de información digital que está guardado en un dispositivo y
1 A tiene como propósito el hacer funcionar determinadas aplicaciones de un
aparato digital.
En informática existen múltiples formatos o extensiones de archivos.
Se clasifican principalmente en:
Archivos de imagen: JPG, GIF, y PNG.

2 D Archivos de texto: TXT, DOC, HTML, NFO y RFT.

Formatos de compresión: RAR y ZIP.
Formatos de audio: WAV, MP3, FLAC, MIDI y WMA.
Formatos de video: AVI, MPEG, MOV, WMV y FLV.
XLS: se refiere a los libros u hojas de cálculo creados por el programa
3 B Microsoft Excel. Una hoja de Excel es un documento que permite hacer
cálculos sencillos y complejos, haciendo uso de fórmulas matemáticas.

El formato TIFF es el ideal para crear imágenes de muy alta calidad, se usa
4 C
generalmente en campos como el diseño y la publicidad.

Para crear un archivo de texto basta con ingresar al Bloc de notas, redactar
lo deseado y luego dar clic en Archivo y luego en Guardar como... Una
vez allí, se escoge el nombre del archivo, su extensión y la ubicación
5 D
en la que lo desea guardar. En algunos casos encontrará opciones
como modificación de tipo de letra y tamaño haciendo clic en la pestaña
“Formato” y seleccionando la opción “Fuente”.

Hay que tener en cuenta que para poder grabar archivos de audio
6 D
en el computador, se debe contar con una tarjeta de sonido.