COMPRAS Y SUMINISTROS

PRESENTA

DANIEL DAVID GUTIERREZ AGUILAR ID: 536986

CAROLINA VILLAREAL LARA ID: 324508

NANCY CASTRO ARTUNDUAGA ID: 543751

DANELLY YUNDA CHALA ID: 6650

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

COMPRAS Y SUMINISTRO
ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL
NEIVA – HUILA
2019
 COMPRAS Y SUMINISTROS

PRESENTA

DANIEL DAVID GUTIERREZ AGUILAR ID: 536986

CAROLINA VILLAREAL LARA ID: 324508

NANCY CASTRO ARTUNDUAGA ID: 543751

DANELLY YUNDA CHALA ID: 6650

DOCENTE

ALBA LUZ OCAÑA CORTES

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

COMPRAS Y SUMINISTROS
ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL
NEIVA – HUILA
2019
 Contenido
1. INTRODUCCION …………………………………………………………………………………………………………......4

2. OBJETIVO.......................................................................................................................................4
3. ALCANCE........................................................................................................................................4
4. MISION..........................................................................................................................................5
5. VISION………………………………………………………………………………………………………………………………………5

6. RESPONSABLES Y ACCIONES A REALIZAR.......................................................................................5

6.1. PLANEAR:...............................................................................................................................6
6.2. HACER:...................................................................................................................................6
6.3 VERIFICAR…………………………………………………………………………………………………………………………6

6.4 ACTUAR……………………………………………………………………………………………………………………………6

7. DEFINICIONES................................................................................................................................7
8. CONDICIONES GENERALES.............................................................................................................8
9. CONTENIDO...................................................................................................................................8
9.1. FACTORES DE SELECCIÓN.......................................................................................................9
9.1. TABLA DE PROVEEDORES Y DOCUMENTACIÓN REQUERIDA……………………………………………10

10. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES…………………………………………………………………...……………………14

11. PASOS PARA LA SOLICITUD DE COMPRAS………………………………………………………………………………15

11.1 SOLICIDUD DEL ESTIMADO SEMANAL……………………………………………………………………………15

11.2 SOLICITUD DE REQUISICIÓN EXTRAORDINARIA……………………………………............................17

12. RECIBO DE PAGO……………………………………………………………………………………………………………………18

13. SOLICITUD DE PAGO………………………………………………………………………………………………………………19

14. ORDEN DE COMPRA………………………………………………………………………………………………………………20

15. BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………………………………………………………24
 1. INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo, se expondrá la creación del manual de compras que es

denominado uno de los manuales más importantes dentro de la organización de

una empresa, cada uno de los aspectos relevantes en él, como lo son los tipos de

proveedores, el manejo de clientes y cuáles son los métodos para llegar a la

persuasión del mismo, son la clave para el surgimiento adecuado y constante de la

empresa, por lo tanto se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y

funcionamiento del área de Compras, definiendo las operaciones de la misma

2. OBJETIVO

Asegurar que los proveedores de insumos, materiales, equipos y servicios que

estén relacionados directamente con el producto final, cumplan con los requisitos

especificados.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la empresa con relación a las compras que en su

defecto tengan impacto sobre la calidad del producto o servicio; de insumos,

materiales, equipos y servicios.

4. MISION

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, realizando servicios de construcción de

vivienda, con la excelencia de ingeniería y construcción superando los más altos

estándares de calidad

5. VISION

Convertirnos en la mejor constructora a nivel nacional, cumpliendo el tiempo y formación

los trabajos encomendados, incentivando el control y la calidad del servicio

6. RESPONSABLES Y ACCIONES A REALIZAR

 6.1. PLANEAR:

Gerente: Es el encargado de gestionar los recursos necesarios para la adecuada

implementación y mantenimiento del presente documento.

6.2. HACER:

Auxiliar administrativo/ Administrador de campo: Encargado de aplicar la

selección y evaluación periódica de los proveedores críticos, junto con los

responsables de recibir el servicio o producto.

6.3 VERIFICAR:

Coordinador HSEQ: Velar por la adecuada aplicación de este procedimiento

garantizando la disponibilidad de los mecanismos establecidos por el sistema de

gestión.

6.4 ACTUAR:

Todos los funcionarios directos de la Compañía Son los responsables de

evidenciar acciones de mejoramiento con respecto a la adecuada implementación

y uso del presente documento para qué no se presenten posibles inconvenientes.

 7. DEFINICIONES

Insumos: Conjunto de bienes empleados en la producción ya sea de manera

indirecta o directa al momento de crear un bien.

Cotización: Tomar un margen de comparación entre los precios de un bien o

servicio que ofrecen varios proveedores.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio.

Precio: valor en el mercado de los bienes y/o servicios, medido en términos de

lo que un comprador está dispuesto a dar para obtenerlos.

Calidad: grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

Especificación: documento que establece requisitos.

Orden de compra: documento por el cual el Gerente, Subgerente, Director

Operativo o Coordinadora Financiera-compras aprueba y ordena la compra de un

bien y/o servicio requerido.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que

se han cumplido los requisitos especificados.

 8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento de compras es uno de los más representativos dentro de los

procesos de la empresa, en este se adquieren los insumos que afectan la calidad de

los productos y/o servicios que se prestan. Para compras inferiores o iguales a

1.000.000 de pesos no se generarán órdenes de compra. Igualmente, cuando el

proveedor es único no se realiza selección de proveedor.

Se describen las actividades para la selección, evaluación y re-evaluación de

proveedores de productos o servicios que impacta la posterior realización del

producto.

9. CONTENIDO

Todos los proveedores con los que se ha venido trabajando serán seleccionados

mediante el “Formato Selección de Proveedores”, los proveedores que obtengan

un buen puntaje serán ingresados al “Formato Listado de Proveedores”.

9.1. FACTORES DE SELECCIÓN

Los factores de selección son los siguientes:

1. Precio.

2. Forma de pago (Crédito=1, Contado=0)

3. Descuentos.

4. Disponibilidad de existencias.

5. Garantía del producto.

6. Atención verbal.

7. Rapidez en el servicio.
 8. Experiencia de la firma (certificada) este ítem aplica solo cuando es

solicitud de un servicio.

9. Requisitos SST, Calidad y Ambiental de acuerdo a lo descrito en el

10. siguiente cuadro:

TIPO DE PROVEEDOR DOCUMENTACION REQUERIDA

 Cotización, propuesta

 Portafolio de productos

 Rut

 Cámara de comercio

 Certificado de calidad del producto (sello de

producto y/o certificados de lote de

Materiales Industriales o de Construcción producción), cuando aplique.

 Fichas técnicas y/o de seguridad

 Permisos legales de funcionamiento o

ambientales, cuando aplique.

 Certificado del Sistema de Gestión

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001, RUC).

(No obligatoria)
  Cotización, propuesta

 Hoja de vida

 Portafolio de servicios

 Rut

 Cámara de comercio

 Pagos de seguridad social

Servicio en obra:
 Copia de la cedula

 Permisos legales de funcionamiento o

ambientales, cuando aplique.

 Certificado del Sistema de Gestión

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Servicio de Transporte:  Cotización, propuesta

 Hoja de vida

 Portafolio de servicios

 Rut

 Cámara de comercio

 Pagos de seguridad social

 Copia de la cedula

 Seguros SOAT

 Póliza extracontractual

 Licencia de conducción vigente y

categoría autorizada

 Certificado de emisión de gases

 Revisión tecno mecánica

 Afiliación a empresa de transporte

  Permisos de carga (si aplica)

 Certificado del Sistema de Gestión

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

 Cotización, propuesta

 Portafolio de servicios

 Rut

 Cámara de comercio

 Certificados de calibración de los

equipos patrón
Servicio de Laboratorios, exámenes médicos:
 Licencia en SST vigente y permisos de

funcionamiento

 Hoja de vida y soportes de los

profesionales médicos o especialistas

 Certificado del Sistema de Gestión

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

 Cotización, propuesta

 Hoja de vida con soportes

 Portafolio de servicios

 Rut
Servicio de Asesorías/Consultorías:
 Cámara de comercio

 Pagos de seguridad social

 Certificado del Sistema de Gestión

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

 Cotización, propuesta
Servicio de tratamiento de residuos
 Hoja de vida con soportes
  Portafolio de servicios

 Rut

 Cámara de comercio

 Certificados de calibración de los

equipos patrón

 Permisos legales de funcionamiento o

ambientales, cuando aplique.

 Certificado del Sistema de Gestión

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

 Cotización, propuesta

 Portafolio de productos

 Rut

 Cámara de comercio
Proveedor Dotación y E.P.P.
 Fichas técnicas de los productos

 Certificado del Sistema de Gestión

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Proveedor de Inspecciones Radiográficas  Cotización, propuesta

 Rut

 Cámara de comercio

 Autorización del Ministerio de Minas y

Energía para el manejo de fuentes

radioactivas vigente.

 Calificación de los radiólogos por parte

del Instituto de Asunto Nucleares u otra

entidad competente autorizada.

 Certificado de calibración del dosímetro.

  Hoja de vida del personal que realizará

la pruebas.

 Procedimiento para la inspección

radiográfica, toma de películas y

evaluación.

 Certificado del Sistema de Gestión

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

 Cotización, propuesta

 Acreditación del laboratorio.

Servicio de calibración de equipos de  Hoja de vida de los equipos patrones.

medición y seguimiento  Portafolio de servicios

 Rut

 Cámara de comercio

10. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

Para la ejecución correcta del departamento se realiza una base de datos de los

proveedores esto es para agilizar la información de los productos que se necesitan

continuamente y para ayudar a no tener contratiempos.

El procedimiento para realizar la base de datos es por medio del director o

el internet extrayendo información principal como es: el nombre de la empresa,

teléfono, dirección, correo electrónico e información de los productos que

manejan, Una vez recopilada la información, se ingresa a una base de datos de

Excel en orden A-Z guardada en los archivos de la empresa

Nota: Catalogaremos como proveedores especiales a los proveedores de

comunidades: En el caso de que existan proveedores especiales para ciertos

productos no se seleccionan ni se evalúan debido a que son únicos o con

condiciones especiales de negociación. Serán reevaluados en el tiempo de acuerdo

al producto o servicio entregado.

11. PASOS PARA LA SOLICITUD DE COMPRAS:

11.1 SOLICITUD DEL ESTIMADO SEMANAL

A continuación, se presenta el formato “estimado semanal” este formato se llena a

mano por cuestiones de seguridad y nos ayuda a verificar cuanto es lo que se

gastara para la siguiente semana en cuestión de material de construcción.

Los residentes de obra son los que se encargan de ingresar la información del

material y Departamento de compras se encarga de ingresar costos y montos

totales

 Es indispensable que cuente con las firmas del Director de obra ,

residentes y el encargado del departamento de compras

 Es indispensable que el residente de obra ingrese las ordenes de trabajo, en

caso que no ingrese esta información no será aceptada

11.2 SOLICITUD DE REQUISICION EXTRAORDINARIA

Una vez se crea la necesidad de compra de insumos, materiales, equipos y

servicios en cualquiera de los procesos, se diligencia el “Formato Solicitud

compras” donde se especifica el producto y sus características.

Este formato se realiza por aparte por los residentes de obra cuando requieran un

material que no se consideró en la estimación semanal, es para materiales urgentes

es recompensable que ingrese con una anticipación de 2 días para generar el gasto

 Indispensable contar con las firmas del Director De Obra , Residentes y

encargados del Departamento de Compras

12. RECIBO DE PAGO

En la figura a continuación muestra el recibo de pago, lo realiza el encargado del

departamento de compras, y es recibido por el proveedor y se menciona que es lo

que se es lo que se está pagando.

 Es indispensable que cuente con las firmas de quien lo autorizo por parte

del Director de Obra y proveedor

 Pasar los comprobantes al departamento de finanzas para que se pueda

registrar en sus reporte de gastos

 Llenar estrictamente la información que se solicita

13. SOLICITUD DE PAGO

En la figura se muestra la solicitud de pago, lo realiza el encargado del

Departamento De Compras es recibido por el Departamento De Finanzas y es

utilizado para que lideren el pago del producto o servicios que la empresa requiera

 Es indispensable que cuente con las firmas de quien lo realizo y quien lo

autorizo

 Los pagos se realizan en un plazo de 2 días

 Es necesario el comprobante firmada por el Director de obra como puede

ser: nota de remisión , factura o tiket

14. ORDEN DE COMPRA

En la figura se muestra la orden de compra, lo realiza el encargado del

departamento de compras y es recibido por el proveedor significando el

compromiso para la realización de la compra.

Observaciones

 Tiene que contar con nuestra información fiscal y un numero de

seguimiento

 Contar con las firmas de autorización del departamento de compras y

director de obras

 Que al proveedor este enterado de la orden de compra

 Hacer cumplir las condiciones de pago

 Comparar la orden de compra y la factura

 Llenar el dato del proveedor como es: Nombre de la empresa, dirección y

teléfono de contacto
El siguiente es el procedimiento:

1. El residente de Obra Llena la solicitud de compra con su respectiva

información.

2. Autorización de la compra por parte del Director de Obra.

3. Autorización de los recursos financieros por el Departamento de

Finanzas.

4. El colaborador solicita material en el Departamento de Almacén, si

existe se entrega el material solicitado al área correspondiente y si no

hay existencia del material se realiza el proceso de adquisición en el

Departamento de Compras.

5. Concluido el proceso de compras de un producto que no tienen en

existencia en el Almacén, procede a la recepción, inspección y registro

del mismo

6. Con la documentación del Departamento de Compras, concilia y solicita

el pago del producto o servicio adquirido.

7. Departamento de Finanzas recibe dicha documentación y se genera el

pago establecido por el monto de la factura, nota o ticket del producto

solicitado, generándose por medio de cheque, depósito o efectivo.

8. Seguimiento continuo a la adquisición del producto:

 15. BIBLIOGRAFIA

- Sanchez, Nancy Josefina (2013) Manual del procedimiento de compras,

recuperado de http://www.uteq.edu.mx/tesis/ME/0384.pdf

- Grope una imprenta diferente (2012) Importancia de un Manual de compras.

Recuperado de http://www.groppeimprenta.com/manuales-blog/50-manual-

de-compras.html