DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCION

CONCEPTO

Esta etapa del proceso administrativo, llamada también EJECUCION, COMANDO o LIDERAZGO,
es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la
dirección son una misma cosa. Esto es, en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se
ejercen más representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los
dirigentes pueden conciderarse administradores.

Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooporacion del esfuerzo de los subordinados,
pera obtener altos niveles de productividad mediante la motivacion y la supervision.

IMPORTANCIA

La direccion es trascendental porque:

1.      Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la

organizacion.

2.      Atravez de ella se logra las formas de conducta mas deseables en los mienbros de la
estructura organizacional.

3.      La direccion eficiente es determinante en la moral de los empleados y,

consecuentemente, en la productividad.

4.      Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacion de metodos de

organizacion, y en la eficacia de los sistemas de control

5.      A travez de ella se establece la comunicacion necesaria para que la organizacion funcione

PRINCIPIOS

1.      De la armonia del objetivo o coordinacion de intereses: La direccion sera eficiente en

tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

2.      Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen

como una necesidad de la organizacion para obtener ciertos resultados.
3.      De la supervision directa: se refiere al apoyo y comunicacion que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecucion de los planes, de tal manera que estos se
realicen con mayor facilidad.

4.      De la via jerarquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacion

establecidos por la organizacion formal, de tal manera que al emitirse una orden sea
transmitida atravez de los niveles jerarquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas
de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, asi como
perdidas de tiempo.

5.      De la resulocion del conflicto: Indica la necesidad de resolver losproblemas que surgan
durante la gestion administrativa, apartir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar
una decision en relacion con un conflicto por insignificante que parezca, puede originar que
este se desarrolle y provoque problemas graves colaterales.

6.      Aprovechameinto del conflicto: El conflicto es un problema u obstaculo que se antepone a

lo largo de las metas de organizacion pero que,  al obligar al administrador a pensar en
soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender
diversas alternativas.

TOMA DE DECISIONES

Una decision es la eleccion de un curso de accion entre varias alternativas.

La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia

se dice que las decisiones son algo asi como “el motor de los negocios”; y , en efecto, de la
adecuada seleccion de alternativas depende en gran  parte el exito de cualquier organizacion.

Esta etapa forma parte de la direccion por que constituye una funcion que es inherente a los
gerentes,  aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso
administrativo se toman decisiones y que algunos autores la concideran en la etapa de
decision.

Inicialmente, el tomar decisiones era algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que
para tomar decisiones en los altos niveles se han desarrollado numerosas tecnicas
fundamentalmente a base de herramientas matemáticas y de investigación de operaciones.

Una decisión puede variar en transcendencia y connotación; por ejemplo: la implantación de

servicio de comedor no tiene la misma importancia que el lanzamiento de un producto nuevo
al mercado. Sea cual fuere su implicación, al tomar decisiones es necesario:

1. Definir el problema

2. Analizar el problema

3. Evaluar las alternativas

4. Elegir entre alternativas

5. Aplicar la decisión
FACTOR HUMANO

Apartir de la funcion de dirigir, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden
satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una
empresa.

MULTIPLICIDAD DE ROLES:

Los individuos son mucho mas que un factor productivo en los planes de administracion. Son
miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones; son los consumidores de bienes y
servicios y asi influyen de manera vital en la demanda; y son miembros de familias, escuelas,
iglesias, asociaciones industriales y partidos politicos.

NO HAY UNA PERSONA PROMEDIO:

Las personas actuan en diferentes roles, pero tambien son diferentes entre ellos; no hay una
persona promedio. No obstante en empresas organizadas, a menudo se asume que la hay. Las
empresas desarrollan reglas, procedimientos, programas de trabajo, normas de seguridad y
descripciones de puesto, todos con la suposicion implicita de que en escencia, todas las
personas son iguales.

LA IMPORTANCIA DE LA DIGNIDAD PERSONAL:

Administracion incluye alcanzar los objetivos de la empresa. Obtener resultados es importante,

por los medios nunca deben violar la dignidad de las personas. El concepto de la dignidad
individual significa que las personas deben ser tratadas con respeto, no importa cual sea su
posicion en la organizacion.

CONSIDERACION DE LA PERSONA COMO UN TODO:

No podemos hablar de la naturaleza de las personas a menos que se considere a la persona

como un todo, no solo caracteristicas distintas y separadas como conocimiento, actitud,
habilidades o rasgos de la personalidad.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA TOMA DE DECISIONES EN LOS SISTEMAS

El proceso administrativo está formado por 4 funciones:

PLANEACION: determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

ORGANIZACIÓN: distribuir el trabajo entre los miembros del grupo, establecer y reconocer las
relaciones necesarias.

EJECUCIÓN: para los miembros del grupo que lleven a cabo las tareas prescritas.

CONTROL: para que las actividades se conformen con los planes.

Dentro del proceso administrativo es importante decidir o estar identificado con los objetivos
que se van a alcanzar.

La toma de decisiones es un proceso de pensamiento que ocupa toda la actividad que tiene
por fin solucionar problemas.

El autor de la decisión posee cierto fundamento de conocimiento y experiencia, de lo cual

deduce información para delinear un conjunto de alternativas.

Las alternativas son estrategias diferentes por las cuales pueden lograrse los objetivos. Cada
alternativa conduce a uno o varios resultados predichos.

Antes de que el autor de la decisión pueda hacer una elección entre las alternativas y sus
correspondientes resultados, debe evaluarse cada una en términos del grado con el cual
satisfacen el o los objetivos.

Se fija un valor a cada resultado con base en un criterio consistente.

El proceso de elección consiste en elegir la mejor alternativa entre las disponibles.

Si se implanta la alternativa, se originan salidas y resultados que deben satisfacer las

necesidades originales.

El ciclo de la toma de decisiones generalmente se activa por la urgencia de satisfacer

necesidades.

La jerarquía de necesidades constituye una lista de prioridades. Las necesidades, expectativas y

cambios, convergen hacia metas y objetivos.

Es obvio que el proceso de generar y buscar alternativas es central y crucial para el buen éxito
en el logro de los objetivos
CONTROL

CONCEPTO

Es una etapa primordial en la administracion ,pues, aunque una empresa cuente con
magnificos planes una estructura organizacional adecuada y una direccion eficiente; el
ejecutivo no podra verificar cual es la situacion real de la organizacion si no existe un
mecanismo que se serciore e informe si los hechos van deacuerdo con los objetivos.

IMPORTANCIA

El control es de vital importancia dado que:

1.      Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.

2.      Se aplica a todo : a las cosas, personas y a los actos.

3.      Determina y analiza rapidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que
no se vuelvan a presentar en el futuro.

4.      Localiza a los sectores responsables de la administracion, desde el momento en el que se

establecen medidas correctivas.

5.      Proporciona informacion acerca de la situacion de la ejecucion de los planes, sirviendo

como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacion.
6.      Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7.   Su aplicacion incide directamente en racionalizacion de la administracion y

consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS

Del caracter administrativo del control:

Es necesario distinguir”LAS OPERACIONES” de control de “LA FUNCION” de control.

La funcion es de caracter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacion: esta no

se podria dar sin el control, como ya lo hicimos notar. Cuanta mayor delegacion se necesite, se
requiere mayor control. Por lo mismo el control como funcion solo corresponde al
administrador.

Parte de los estandares:

El control es imposible si no existen “ESTANDARES” de alguna manera, y sera tanto mejor,

cuanto mas precisos y cuantitativos se han dicho estandares.

Si el control  es comparacion de lo realizado con lo esperado, es logico que, de alghuna

manera, supone siempre una base de comparacion previamente fijada.

Del caracter medial del control:

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio, el se deduce
tambien espontaneamente una regla: un control solo debera usarse si el trabajo. Gasto, etc;
impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan.

Del principio de excepcion:

El control administrativo es mucho mas eficaz y rapido, cuando se concentran los casos en que
no se logro lo previsto, mas bien en los resultados que se obtuvieron como se habian planeado.

Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de conciderar como
lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, como lo
excepcional: asi estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencion.

PROCESO DE CONTROL

Hay que distingir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:

a)     establecimiento de los medio de control

b)     operaciones de recoleccion y concentracion de datos

c)      interpretacion y valoracion de los resultados

d)     utilizacion de los mismos resultados

Entre la varidad de los medios de control hay que escoger los que se puedan considerar como
estrategias

Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacion:

a)     La organizacion es la expresion de los planes, y a la vez un medio de control

b)     Los mismos controles pierden eficacia

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcion controlada,
para aplicar el que sea mas util

Los controles deben ser flexibles: cuando un control no es flexible, un problema que exiga
rebasar lo calculado en la prevision, hace que, o bien se tienda a abandonar el control como
irreversible.

Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones: el control de tipo “historico”, mira
hacia el pasado. De ahi que, muchas veces, cuando reporta una desviacion o correcion, esta ya
es imporsible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo mas que se
pueda

Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos: de ahi la
necesidad de limitar “tecnicismos”. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se
da en “especialistas”, como un medio de hacer valer su puesto.

Los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible  los altos niveles
administrativos, que los han de utilizar por esta razon debe de encarecerce siempre la
utilizacion de grficas para el control ya sean lineas, graficas de Gantt, punto de equilibrio, etc.

5.2.3 técnicas cuantitativas y cualitativas

Las técnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que
otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden que tan bien esta la situación financiera de la
empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la producción. Inclusive otras herramientas
de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las
herramientas de control varían en gran medida en su diseño y en lo que pudieran, todas
siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones de los estándares deseados de
manera que la administración pueda tomar las medidas correctivas, la oportunidad de
depender de la naturaleza de la actividad que sé esta midiendo y de la propia herramienta de
control. Pero todas estas herramientas pretenden brindar a la administración la información
necesaria para mantener el curso de actuación de la empresa.

Estados financieros

La medición y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a
través del análisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa
recurre al uso de la información contable bajo la forma de estados financieros. Los principales
estados financieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de
flujo efectivo.

Estado de resultados

El estado de resultados mide el éxito que se alcanza al obtener una utilidad, por lo general
durante el anterior año calendario fiscal. Sin embargo, en muchas organizaciones se presentan
estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado por tres partes. Uno el
ingreso que la compañía ha obtenido durante el anterior periodo, así como el costo de los
artículos vendidos, Dos. Los gastos incurridos por la empresa durante el periodo (3) La utilidad
que es derivada de las operaciones, si los gastos son mayores que la utilidad bruta, la empresa
incurre en una perdida neta.

El estado de resultados es útil para medir la actual rentabilidad de las operaciones de la

empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparación de las
utilidades, ventas y gastos a través de varios periodos, la administración podrá determinar
tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la empresa.

Balance general.- El balance general refleja la posición financiera de una empresa en una fecha
determinada como podría ser el 31 de diciembre. Tres decisiones básicas comprenden el
balance general: Los activos de la empresa, sus pasivos y el capital contable.

Los activos se clasifican como circulantes o fijos. Los artículos circulantes son aquellos que se
espera que sean convertidos a efectivo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de un
año. Algunos ejemplos comprenden al efectivo, los inventarios y las cuentas por cobrar. Los
activos fijos son a un plazo, mayor proporcionando típicamente a la empresa beneficios a
través de un periodo mas largo. Los terrenos, edificios y el equipo son ejemplo de activos fijos.

Los pasivos representan obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual
que los activos, los pasivos clasifican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos
circulantes podrán incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por pagar.

El capital contable consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han invertido mas
cualquier utilidad retenida.

Podrá representar una medida del valor aproximado de la empresa después de que se liquiden
todos los pasivos. Una formula muy sencilla que refleja la ecuación contable será activos -
pasivos = capital contable.

Estado de flujo efectivo.- medir el flujo de entrada y de salida de efectivo de un negocio resulta
ser la función del estado de flujo de efectivo. Mediante un análisis de flujo de efectivo, la
administración podrá predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efectivo y
determinar que tan buena ha sido la administración de efectivo. En caso de que hubiera
faltantes en efectivo se podrán hacer arreglos para adquirir mayores cantidades de efectivo por
adelantado. Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes cantidades de
efectivo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser utilizado para oportunidades de
inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa.

Análisis de Razones

Los estados financieros son determinantes para conocer diversos aspectos de la situación
financiera de una empresa. Estos estados son de interés no solo para el cuerpo de
administración de la empresa, sino también para los posibles inversionistas y acreedores
quienes están considerando ya sea dar crédito a la empresa o colocar dinero en ella. Un uso de
los estados financieros tanto para los administradores como para los acreedores potenciales e
inversionistas, lo representa el análisis de razones, los cuales descansan en información
típicamente localizada dentro del estado de resultados y balance general de la empresa.
Ejemplo de tales razones comprenden medidas relacionadas con la tasa de rendimiento,
solvencia, posición de inventarios y comportamiento de las acciones de la empresa en el
mercado.

El análisis de razones es útil como medida de la actuación de la empresa en el actual año. Los
resultados del presente año se podrían comparar con los periodos anteriores de manera que se
puedan detectar las tendencias. Además, se podrán hacer comparaciones con otras empresas
de la industria o con los promedios para la industria en conjunto. Una vez que se posean este
tipo de información, los otorgantes de crédito o prestamistas y los inversionistas podrían
decidir mejor si desean o no colocar su dinero en la empresa. Para efecto de control interno, la
administración debería utilizar el análisis de razones para poder fortalecer punto débil y
revertir tendencias que se están moviendo en una dirección o sentido negativo.

Presupuestos

Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios.

Dentro de los presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de ventas proyectadas,
gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto de inversiones a largo plazo o de
capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo. Algunos presupuesto se pueden expresar
en términos distintos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un
proyecto determinado o presupuesto de utilización de maquinaria de una empresa
manufacturera.

Sistema de Control Logístico

Utilizando un sistema de control logístico, la administración determina el efecto de los cambios

en cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si existiera una acción especifica
que pudiera dar como resultado una eficiencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por
el bien del conjunto. Esto podrá significar que intentos bien intencionados de reducir costos en
una áreas de actividad (Como es el control de inventarios), podrán ser o no ser los mejores
para el bien del sistema global.