Manual Siplaft PDF

DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
IMPLEMENTACIÓN SIPLAFT
Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 1 de 29
DESCOCO S.A.
NIT: 800075148-5
MANUAL ESTRATÉGICO
SISTEMA DE PREVENCIÓN Y
CONTROL DEL LAVADO DE
ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO (SIPLAFT)
2019 - 2020
DESCOCO S.A.
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CONTENIDO
1. ALCANCE................................................................................................................... ................................................3
2. MARCO NORMATIVO...............................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES:........................................................................... .............................................................................3
4. POLÍT ICAINTEGRADA DE GESTIÓN.......................................................................................................................5

4.1. Aprobación de las políticas............................................................................................. ..................................5
4.2. Comunicación de la política.............................................................. ...............................................................5
5. CÓDIGO DE CONDUCTA…....................................................................................................... ................................5
6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ORGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL......................5

6.1. Máximo Órgano Social.................................................................................................... ....................................5
6.2. Revisor Fiscal…............................................................................................................................ ......................6
6.3. Representante Legal…................................................................................. .....................................................6
7. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO..................................................................................................................................7
7.1. Funciones....................................................................................................................................................... ......7
8. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAFT..................................................................................... .......................8
9. DEBIDA DILIGENCIA EN EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, PROVEEDOR, COLABORADOR, SOCIOS Y PERSONAS EXPUESTAS
PUBLICAMENTE..........................................................................................................................................................9
9.1. Cliente y Proveedores….................................................................................................. .................................9
9.2. Colaboradores…...............................................................................................................................................11
9.3. Socios, Accionistas y administradores….................................................................................. ..................11
9.4. Personas expuestas públicamente…........................................................................................ ....................11
9.5. Monto Máximo de efectivo que puede manejarse al interior de la empresa…....................................11
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10. POLÍT ICA DE DETECCIÓN, ANÁLISIS Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES SUSCEPTIBLES DE ESTAR VINCULADAS CON
EL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO….........................................................................12
10.1. Alertas…............................................................................................................... ..............................................12
10.2. Análisis de operaciones…..............................................................................................................................13
10.3. Comunicación o archivo de operaciones analizadas…...................................................................... ......14
11. REPORTES............................................................................................................................................ ..................14
12. DOCUMENTACION................................................................................................................................................15
13. COMUNICACIÓN............................................................................................................. ......................................15
14. CAPACITACION.....................................................................................................................................................15
15. OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS................................................................ .................................................15
16. SEGUIMIENTO AL SIPLAFT...................................................................................................................................16

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1. ALCANCE
El propósito del presente Manual es establecer los procedimientos de Prevención de Lavado

de Activos y Financiación del Terrorismo implantados por la empresa DESCOCO S.A. con el
fin de dar cumplimiento a lo emitido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada, quien expide mediante circular 465 de 207 complementa a la Circular Externa 008
del 01 de marzo de 2011, acogiendo sus sustentos normativos, con la finalidad de ejercer
el control al riesgo de Lavado de Activos (LA) y Financiación del Terrorismo (FT) sobre
las operaciones realizadas por los servicios de vigilancia y seguridad privada.
Así mismo las disposiciones anteriores en materia de cumplimiento al Sistema

de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
(SARLAFT) siguen estando vigentes en todo su contenido donde su aplicación debe
ser rigurosamente por las entidades que prestan estos servicios.
Se incluyen las directrices en cuanto a debida diligencia respecto al conocimiento de los

clientes, proveedores, empleados, socios, personal públicamente expuestas.
Lo establecido es de obligatorio cumplimiento para los colaboradores, funcionarios,

empleados, clientes, proveedores, socios y demás partes interesadas.
2. MARCO NORMATIVO
La legislación Nacional e Internacional aplicable al SIPLAFT de nuestra entidad se basa en

las siguientes ordenanzas:
Ley 1943 de 2018 La Ley de Financiamiento recientemente expedida, creó un nuevo delito
fuente de lavado de activos. Se trata del delito de DEFRAUDACIÓN o EVASIÓN TRIBUTARIA.
Ley 1941 de 2018: Por medio de la Ley 1941 del 18 de diciembre de 2018, se prorrogó la
Ley 418 de 1997, la cual consagró los instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la
eficacia de la justicia y se creó el Centro de Coordinación Contra las Finanzas de
Organizaciones de Delito Transnacional y Terrorismo,...
Ley 1908 de 2018: Por medio de la cual se fortalece la investigación y judicialización de

organizaciones criminales, se adoptan medidas para su sujeción a la justicia y se dictan
otras disposiciones.
Ley 1806 del 24 de agosto de 2016: Por medio de la cual se regula el plebiscito para la
refrendación del acuerdo final para la terminación del conflicto y la construcción de una paz
estable y duradera
Ley 1581 de 2012: Por el cual se expide la Ley de Habeas Data

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Ley 1849 de 2017: Por medio de la cual se modifica el Código de Extinción de Dominio y
se establecen otras disposiciones.
Ley 1762 de 2015: Por medio de la cual se adoptan instrumentos para prevenir, controlar
y sancionar el contrabando, el lavado de activos y la evasión fiscal
Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional
Guía GAFI sobre la Evaluación Nacional de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo
Estatuto anticorrupción
Guía para elaboración de riesgos en entidades públicas y privadas
Las demás leyes, decreto, resoluciones, circulares que se deriven de la misma aplicadas en
el Estado Colombiano.
3. DEFINICIONES:
Autoridad Competente: Entidad o funcionario competente de conocer alguna materia

judicial o administrativa
Administradores: son administradores, el representante legal, los miembros de juntas o

consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas
funciones.
CIFIN: Central de Información Financiera. Es una base de datos que permite consultar la
posición de una persona ante el sistema financiero.
Cliente: Entiéndase como cliente, la persona natural o juridica, con la cuales tiene una
relación contractual que implica obligación de pago a favor de la entidad, por la prestación
de un servicio o el suministro de bienes. Esta relación puede ser de manera permanente u
ocasional.
Confidencialidad: Mantenimiento de ciertos hechos, datos e información fuera del público

o acceso sin autorización. La confidencialidad en este Manual hace relación con el reporte
de las operaciones sospechosas, con el reporte a las autoridades competentes y a la política
de datos de la empresa.
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Contratista o Proveedor: Entiéndase como la persona natural o juridica con la cual se

tiene una relación de carácter contractual que implica obligación de pago en su favor, por
la prestación de un servicio o la adquisición de bienes. Esta relación puede ser de manera
permanente u ocasional
Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos,

practicas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las
operaciones, negocios o contratos que realice la empresa.
Debida diligencia: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Se concibe cómo actuar
con el cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser considerado
culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas,
civiles o penales.
Documentación Legal: Documentos emitidos por autoridad competente, que permiten el

conocimiento y la identificación del cliente, contratista o proveedor, tanto en sus datos
personales como en sus condiciones jurídicas y financieras.
Empleado: Persona que desempeña un cargo o trabajo y que a cambio de ello recibe un
salario.
Financiación del terrorismo (FT): El que directa o indirectamente provea, recolecte,

entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice
cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga
económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley
o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales
o extranjeros, o a actividades terroristas.
Interesados (partes interesadas): aquellas personas y organizaciones que pueden

afectar, ser afectados, o percibir ellos mismos ser afectados, por una decisión o actividad.
Lavado de activos (LA): El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme,

almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato
en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito,
secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del
terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de
drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, delitos contra el sistema
financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos
ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas
actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza,
origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro
acto para ocultar o encubrir su origen ilícito.
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Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y empresas que, de acuerdo

con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de
activos o financiación del terrorismo como lo son las emitidas por el Consejo de Seguridad
de las Naciones Unidas que son vinculantes para Colombia.
Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una

persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por
cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos
o definidos no permitieron realizarla
Operaciones inusuales: operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas, que
por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas
normales de los negocios de una industria o sector determinado.
Operaciones sospechosas: operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas,

que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y
prácticas normales de la empresa y de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad
que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas.
Personas expuestas públicamente (PEP’s): Son personas nacionales o extranjeras que

por razón de su cargo manejan recursos públicos o detentan algún grado de poder público
o gozan de reconocimiento público.
Reporte de operaciones sospechosas (ROS): reporte de una operación sospechosa

que la empresa efectúa a la UIAF - Unidad de Información y Análisis Financiero.
Riesgos asociados al LA/FT: riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de

LA/FT; estos son: legal, reputacional, operativo y contagio, entre otros.
Señales de alerta: hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y

cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como
relevante.
UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero): unidad administrativa especial

adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que tiene como objetivo prevenir y
detectar posibles operaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo en
diferentes sectores de la economía.
4. POLÍTICA DE GESTIÓN
En DECOCO S.A. empresa prestadora de servicios de seguridad y vigilancia privada, estamos

comprometidos a:
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En la implementación de un sistema de gestión de riesgos de LA/FT que evite que

en el contexto interno y externo de la empresa se lleven a cabo conductas, que
tengan como objeto la colocación de dinero, el ocultamiento de fondos o la
integración de fondos encuadrados en delitos de LA/FT.
En implementar procesos transparentes y una cultura interna de prevención,

detección e investigación de conductas riesgosas y vulnerables para la ocurrencia de
delitos de LA/FT.
A divulgar entre sus clientes, proveedores, empleados todos las normas que se
impartan en materia de prevención del lavado de activos y de la financiación del
terrorismo con el fin de promover su estricto cumplimiento.
Fortalecimiento de instrumentos de análisis y en nuevas estructuras y esquemas de

trabajo con enfoques alternativos, para conseguir mayor efectividad contra lavado
de activos, sentencias judiciales, medidas preventivas e informar a las autoridades
competentes para la extinción de dominio.
Incrementar las alianzas con las entidades que controlen los casos de la/ft en nuestro
país para dar información que sea útil en caso que se presente o se tenga
conocimiento de vínculos de personal tanto interno como externo de la entidad.
4.1. Aprobación de las políticas.
La Alta Dirección con la Honorable La Junta de Socios realiza la aprobación de las políticas
definidas del SIPLAFT a través del acta de reunión dejando soporte físico del personal
asistente y participante.
4.2. Comunicación de la política
La Política de común acuerdo debe ser comunicada a las partes interesadas (clientes,
proveedores, empelados internos y externos) a través de los medios establecidos por la
entidad como son; vía correo electrónico, vía telefónica, capacitación etc.
5. CÓDIGO DE CONDUCTA
Nuestro Código de Conducta y/o Código de Ética define el modelo de actuación de nuestros
empleados, basado netamente en los principios y valores dirigidos a la empresa, con el
objeto que sean aplicados en el desarrollo de todas las actividades. Dentro de estos
principios y valores se encuentran, entre otros, el dar estricto cumplimiento a normatividad
legal y la prevención al riesgo de LAFT/CO/SO.
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6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ORGANOS DE ADMINISTRACIÓN

Y CONTROL.
6.1. Máximo Órgano Social.
Cumplir con la debida diligencia las normas y legislación vigente sobre la prevención,
control y administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo
y la proliferación.
Diseñar las políticas para la prevención y control del riesgo que harán parte del
SIPLAFT.
Establecer las metodologías para la segmentación de los factores de riesgo. Con

base en las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, segmentar
los factores de riesgo.
Establecer las metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos
asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo.
Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior,

identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.
Como resultado de esta etapa, las entidades vigiladas deben estar en capacidad de
identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestos
en relación al riesgo de LA/FT.
Establecer las metodologías de medición o evaluación con el fin de determinar la

posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT y su impacto en caso de
materializarse frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, para realizar
una medición o evaluación consolidada de los factores de riesgo y los riesgos
asociados. Como resultado de esta etapa, las entidades deben estar en capacidad
de establecer el perfil de riesgo inherente, tanto en forma desagregada como
consolidada, en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.
Establecer las metodologías para definir las medidas de control del riesgo de LA/FT.
Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, sobre cada
uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
Establecer los niveles de exposición, en razón de la calificación dada a los factores

de riesgo en la etapa de medición.
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Realizar los reportes de operaciones sospechosas a la Unidad Administrativa Especial

de Información y Análisis Financiero – UIAF. Como resultado de esta etapa, la
entidad debe establecer su perfil de riesgo de LA/FT consolidado frente todos los
factores de riesgo y los riesgos asociados. El control debe traducirse en una
disminución de la posibilidad de ocurrencia y del impacto del riesgo de LA/FT en caso
de materializarse.
Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y

mantener en funcionamiento el SIPLAFT.
Nombrar al Oficial de Cumplimiento.
Incluir en el orden del día la presentación del informe del oficial de cumplimiento y/o
revisor fiscal, cuando estos lo determinen necesario.
Promover que la actividad comercial y financiera se desarrolle de manera sostenida,

responsable, segura y dentro del marco de la legalidad.
Fomentar una cultura empresarial que rechace propuestas de negocios dudosos o

ilícitos.
Incorporar prácticas de sana competencia, que fomenten espacios y costumbres

orientadas hacia la legalidad en su actividad.
Pronunciarse sobre los informes presentado por el oficial de cumplimiento y la

revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones
adoptadas, dejando constancia en acta.
Aprobar el Código de Conducta y/o Código de Ética para el servicio de vigilancia y

seguridad privada en materia de prevención del lavado de activos y financiación del
terrorismo
Realizar una evaluación periódica del Sistema Integral para la Prevención de Lavado
de Activos y Financiación del Terrorismo y realizar los ajustes necesarios para su
buen funcionamiento.
6.2. Revisor Fiscal.
En conformidad con lo determinado en el Código de Comercio, el revisor fiscal

revisará las operaciones, negocios y contratos que celebre o cumpla la empresa para
que se ajusten a las instrucciones y políticas aprobadas por el máximo órgano social.
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Informar anualmente al máximo órgano social y al oficial de cumplimiento, el

cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones del SIPLAFT.
Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la

sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la
asamblea general y de la junta directiva.
Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva
o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el
funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios, teniendo en cuenta
LA/FT.
Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia

de las compañías y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de

las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque
se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de
las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen

oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que
ella tenga en custodia a cualquier otro título.
Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean
necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales .
Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe
correspondiente.
Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo

juzgue necesario.
Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que,
siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios.
6.3. Representante Legal.
Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en

funcionamiento los mecanismos de prevención de Lavado de Activos y Financiación
del Terrorismo aprobados por máximo órgano social.
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Atender los requerimientos o recomendaciones realizados por el ente de control,

asociados, junta directiva, revisor fiscal y demás interesados, para su adecuado
cumplimiento del Sistema.
Brindar el apoyo que requiera el oficial de cumplimiento.
Garantizar por la creación de los instructivos y manuales que contengan los procesos
a través de los cuales se llevan a la práctica las políticas aprobadas.
Suministrar los recursos tecnológicos, humanos y físicos necesarios para la

implementación del sistema
Rendir informes a la Junta Directiva sobre la implementación, desarrollo y avances

del SIPLAFT.
Identifica cada uno de sus grupos de interés, creando estrategias para atender
a cada uno de acuerdo con su rol.
Indaga proactivamente más allá de las necesidades manifestadas

por los clientes; estructurando soluciones que generen valor y garanticen
la satisfacción de dichas necesidades.
Diseña estrategias que permitan construir relaciones a largo plazo con sus
grupos de interés, anticipándose a las necesidades que se puedan presentar
“puede sacrificar el hoy por el mañana”.
Orienta sus decisiones y actuaciones para conseguir metas

organizacionales, generando sinergias con otras áreas con el fin de movilizar los
procesos de manera integrada.
Identifica la información de alto impacto a comunicar a sus grupos de interés,

asegurando la efectividad y claridad del mensaje en cada uno de ellos.
Establece planes de acción para alcanzar una visión corporativa de largo

plazo, incluyendo múltiples escenarios y planes de contingencia con base en su
conocimiento del entorno político, económico, social, tecnológico, regulatorio
y sectorial a nivel nacional e internacional.
Impulsa cambios en las políticas, procesos y métodos en respuesta a

futuras tendencias o desarrollos en el sector y el negocio.
7. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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Será designado por la Alta Dirección y la Honorable Junta De Socios y será́ el responsable
interno en materia de Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Para poder ser designado como oficial de cumplimiento se han establecido los siguientes
requisitos
Empleado de nivel directivo

Formación académica a nivel profesional
Vinculación laboral con la empresa mayor a dos años
Tener conocimientos mínimos certificados en LA/FT
Vinculación laboral con la empresa mayor a dos años
7.1. Funciones Oficial de Cumplimiento
Establecer, para posterior aprobación de la Alta Dirección y la Honorable Junta de

Socios, las políticas, normas y procedimientos internos, de actuación en la empresa
en materia de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Actualizar el manual de SIPLAFT de acuerdo con la normatividad vigente o de

acuerdo a las políticas de la empresa.
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales para la prevención de lavado

de activos y financiación del terrorismo
Enviar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información

y Análisis Financiero (UIAF), una vez se haya realizado la respectiva valoración del
ROS
Informar a las directivas de la empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en

los controles para la prevención de actividades delictivas, que comprometan la
responsabilidad de los colaboradores y de la empresa;
Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad

judicial o administrativa en materia de prevención y control de lavado de activos y
financiación del terrorismo.
Presentar al Representante Legal de las empresas el informe anual de la gestión a

su cargo.
Realizar los reportes periódicos a la UIAF.
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Participar en las reuniones que competan a la prevención del Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo que convoquen las autoridades competentes, con
finalidad consultiva o informativa.
Mantener permanentemente informados a la Junta socios sobre cualquier

circunstancia que pudiera o debiera alterar o modificar la política de Prevención de
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo que realiza la Empresa.
Seguimiento de las decisiones tomadas en materia de Prevención de Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo y del cumplimiento de las normas y
procedimientos instaurados.
Promover el desarrollo de la Prevención de Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo en las diferentes empresas o sociedades que pudieran asociarse a la
empresa.
Analizar las operaciones susceptibles de estar vinculadas con el Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo en las operaciones de la Organización, comunicada
internamente por algún colaborador de la Organización, recopilando la información
precisa y realizando gestiones adicionales de verificación.
En caso de presentarse operaciones inusuales sujetas a validación y estudio, realizar

el inmediato análisis pormenorizado de la operación, una vez recopilada la
información y realizadas las gestiones adicionales necesarias.
Informar fehacientemente al colaborador o directivo comunicante del curso dado a

la operación inusual comunicada.
Promover y supervisar el desarrollo de los planes de capacitación establecidos para

los colaboradores de áreas críticas en materia de Prevención del Lavado de Activos
y Financiación del Terrorismo.
Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este

campo, así́ como la información suministrada por los clientes y proveedores activos.
8. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAFT
La empresa para efectos de la administración del riesgo LA/FT, cuenta con un formato de
identificación de riesgos que le permite establecer aquellos eventuales que se pueden
presentar, un mapa de riesgos donde se da claridad sobre las metas que se deben
desarrollar, un formato de evaluación y seguimiento de los objetivos identificados en de los
riesgos.
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La revisión y ajuste en la calificación de la matriz debe efectuarse anualmente, dicha

actividad estará́ bajo la responsabilidad y seguimiento del Coordinador Operativo, quien en
conjunto con el Oficial de Cumplimento, establecerán los controles necesarios que mitiguen
los riesgos identificados.
El oficial de cumplimiento es el responsable de establecer el modelo de matriz a calificar,

así́ como los factores de riesgo a evaluar.
El riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo al que se expone, en desarrollo

de sus actividades, se materializa a través de los riesgos asociados que a continuación se
enuncian:
Riesgo de Contagio: es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad
directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una persona natural o jurídica
que posee vínculos con la Empresa.
Riesgo Operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas o deficiencias, fallas o

inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por
la ocurrencia de acontecimiento externos en el desarrollo del objeto social. Así mismo, existe
riesgo operativo por la posibilidad de pérdida en el negocio por la acción u omisión de un
empleado, directivo o accionista para evitar un control, facilitar la realización de una
operación sospechosa o inusual.
Riesgo Corrupción: Posibilidad de que, por acción u omisión, se use el poder para desviar
la gestión de lo público hacia un beneficio privado.
Riesgo Reputacional : Es la posibilidad de pérdida en que se incurre por desprestigio,

mala imagen, publicidad negativa, veraz o no, respecto de la EMPRESA y sus prácticas de
negocios, que cause pérdida de clientes, perdida del buen nombre comercial o verse inmerso
en procesos judiciales.
Riesgo Legal: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al ser
sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o
regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas
de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la
formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo Inherente: Es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la

dirección para modificar su probabilidad o impacto.
Así mismo se anexaron tres (03) riesgos que pueden representar daños incalculables para
la empresa cuando se trata del desconocimiento por parte del personal de la entidad, así.
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Riesgo de inobservancia de las normas y la Legislación Colombiana y los Tratados

Internacionales, por parte de funcionarios de la entidad: es cuando por culpa de un
funcionario se presentan hechos que puedan afectar la entidad, por la falta de consulta de
una norma, esto puede generar gastos y/o pérdidas en la entidad.
Riesgo de Accidentes e incidentes en cumplimiento de las políticas de la entidad:

Un ACCIDENTE es un suceso repentino no deseado que produce consecuencias negativas
ya sea en las personas, las instalaciones, las máquinas o el proceso. Un INCIDENTE es un
suceso repentino no deseado que ocurre por las mismas causas que se presentan los
accidentes, sólo que por cuestiones del azar no desencadena lesiones en las personas, daños
a la propiedad, al proceso o al ambiente. Un incidente es una alerta que es necesario
atender. Es la oportunidad para identificar y controlar las causas básicas que lo generaron,
antes de que ocurra un accidente.
Riesgo de Fuga de información: Daño de imagen. Genera un impacto negativo de la

entidad y lleva implícita la pérdida de confianza.
Consecuencias legales. Podrían conllevar sanciones económicas o

administrativas.
Consecuencias económicas. Estrechamente relacionadas con las anteriores, se
encuentran dentro de aquellas que suponen un impacto negativo a nivel económico,
con una disminución de la inversión, negocio, etc.
Otras consecuencias. Son aquellas que afectan o suponen un impacto negativo
en ámbitos muy diversos, como por ejemplo el ámbito político, diplomático,
institucional, o gubernamental, entre otros.
Riesgo de Fuga y/o pérdida de material (armas de fuego, municiones, material

de construcción): en este caso la pérdida o préstamo del arma de fuego dentro de la
labor del funcionario puede presentar riesgo para la entidad por la filtración de redes
criminales que pueden abordar a los empleados de la entidad, en otro aspecto se puede
presentar hurto, robo de materiales que representen alto valor para la empresa.
9. DEBIDA DILIGENCIA EN EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, PROVEEDOR,

COLABORADOR, SOCIOS Y PERSONAS EXPUESTAS PUBLICAMENTE
El termino Debida Diligencia equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos
interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La
primera, se concibe como actuar con el cuidado que sea necesario para evitar la posibilidad
de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas
responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más
económico y más proactiva, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para
poder adoptar decisiones suficientemente informadas.
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Las operaciones sospechosas se identifican porque no guardan relación con el giro ordinario
del negocio de la contraparte, es decir cuando por su número, cantidades transadas o
características particulares, exceden los parámetros de normalidad establecidos para el
segmento de mercado, o sobre las que existen serias dudas o indicios en cuanto a la
naturaleza de las mercancías o su procedencia, igualmente por su origen, destino o que por
su ubicación razonablemente conduzca a prever que pueden estar vinculados con
actividades ilícitas y además de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se
trate no ha podido ser razonablemente justificada.
Se podrá determinar si una operación es sospechosa o no, luego de efectuar el siguiente

análisis:
Evaluación de transacciones inusuales realizadas por los clientes/proveedores.
Comparación del promedio de transacciones mensuales con las realizadas en

periodos anteriores.
Análisis de la actividad desarrollada por la contraparte y su información financiera.
Evaluación de la información entregada por la contraparte (coherencia y

autenticidad).
Ausencia de soportes adecuados que permitan sustentar la operación realizada. La

metodología para la detección de operaciones inusuales, intentadas y sospechosas,
y el oportuno y eficiente reporte de estas últimas a las autoridades competentes, es
la siguiente:
Se entiende como característica no normal de una operación, aquella que se desvía

de la característica promedio de los datos históricos observados. Los mecanismos
definidos por la Sociedad para la identificación de operaciones inusuales son:
Conocimiento del mercado: Este aspecto aplica a las operaciones realizadas con
clientes y proveedores. Los responsables del conocimiento de estas contrapartes
deben conocer sus características económicas particulares y del sector en el que se
mueven, para identificar cuáles son las características usuales de los agentes y de
las transacciones que desarrollan. Adicionalmente, debe tener en cuenta aquellas
operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la activ idad
económica de la contraparte.
Señales de Alerta: Con base en el conocimiento del mercado, la Sociedad define una
serie de señales de alerta en sus procedimientos. La materialización de alguna de
estas señales da la condición de inusual o sospechosa a una operación.
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
Cuando en la aplicación de estos dos instrumentos de detección de operaciones

inusuales, se detecten operaciones con estas características, el responsable debe
proceder de inmediato a reportarlas al Oficial de Cumplimiento, a través de los
canales de comunicación definidos por la Sociedad. En dicho reporte se debe indicar
las razones para considerar esta operación como inusual y adjuntar todos los
soportes con los que cuente el reportante.
El Oficial de Cumplimiento analizará la operación reportada o la que él mismo detectó

como parte de la ejecución de sus funciones para determinar su criticidad. Este
análisis debe quedar debidamente documentado. El Oficial de Cumplimiento deberá
informar sobre el particular al Representante Legal y a la Junta de Socios.
En caso de que el Oficial de Cumplimiento lo determine, deberá efectuar el reporte

correspondiente de la operación sospechosa o intentada a la UIAF a través del SIREL,
indicando en esta plataforma que se trata de un “reporte de operación sospechosa”
(ROS). Los soportes de esta operación reportada, así como la información de
transacciones y documentos deberán conservarse por un periodo de diez años desde
el momento de la identificación de la operación.
En caso de que transcurra un trimestre sin que la Sociedad realice un reporte ROS,
el oficial de cumplimiento, dentro de los diez días calendario siguientes al
vencimiento del respectivo trimestre deberá presentar un informe de “ausencia de
reporte de operación sospechosa” o “Aros” ante el SIREL, de acuerdo a como se
indica en esta plataforma.
9.1. Cliente y Proveedores.
El conocimiento del cliente y proveedor corresponde a un esfuerzo organizado de la empresa

que no termina con la identificación formal de los mismos, sino que exige conocer la
naturaleza de su actividad profesional y empresarial; por lo tanto, en el momento de
establecer relaciones de negocio DECOCO S.A. deberá́ asegurarse de recopilar y analizar la
información necesaria para tal fin.
La empresa en los procedimientos Gestión Comercial y Gestión Compras, incluyo en detalle

entre otros, las actividades de identificación, vinculación y control, los formularios a
diligenciar en el momento de entablar relaciones de negocios con los clientes y proveedores.
La normatividad de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, establece la necesidad
de exigir la correcta identificación del cliente y los proveedores, tanto persona natural como
jurídica, para salvaguardar a las entidades de prácticas destinadas a cometer delitos
relacionados con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
La empresa ha establecido los siguientes niveles mínimos de información requerida para la

identificación de clientes y proveedores para la verificación de sus actividades.
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
Personas Naturales
Nombre y apellido completos

Número de identificación: Copia del RUT, cédula de ciudadanía nacionales o cédula
de extranjería (extranjero) o documento que acredite el número de identificación
fiscal o personal.
Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de
identificación (de aplicar) Dirección de residencia.
Descripción actividad: Actividad económica principal: acorde con lo establecido en el
código internacional CIIU.
Declaración de origen de los bienes y/o fondos.
Autorización de consulta y reporte ante las centrales de riesgo
Identificación de la(s) cuenta(s) bancaria(s) mediante la cual operará
Estados Financieros con corte al periodo fiscal anterior o declaración de ingresos,
egresos y patrimonio.
Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en actividades
diferentes a la principal.
Autorización para consulta y verificación de la información suministrada.
Firma y fecha de diligenciamiento.
Antecedentes judiciales (procuraduría, fiscalía, contraloría, policía).
Verificación de documentos.
Visitas domiciliarias si es el caso.
Entrevistas.
Experiencia con otras entidades.
Verificación de firmar grafología, documentologia
Verificación de hullas dactiloscópicas.
Personas Jurídicas
Razón social
Número de identificación: Copia del NIT, cédula de ciudadanía (nacionales) o cédula
de extranjería (extranjero)
Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de
identificación,
Dirección y teléfono del representante.
Descripción actividad: Actividad económica principal: acorde con lo establecido en el
código internacional CIIU.
Dirección, teléfono, y ciudad de la oficina principal.
Composición accionaria e Identificación de los accionistas o socios que tengan
directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación.
Tipo de empresa: privada, pública, mixta.
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
Declaración de origen de los bienes y/o fondos. Identificación de la(s) cuenta(s)

bancaria(s) mediante la cual operará.
Estados Financieros : se podrá́ autorizar la vinculación sin el suministro de esta
información siempre que se evidencie debida diligencia por parte de la empresa en
la consecución de esta información y que se trate de una empresa legalmente
constituida y con trayectoria
Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en actividades
diferentes a la principal.
Autorización de consulta y reporte ante las centrales de riesgo
Autorización para consulta y verificación de la información suministrada
Firma del solicitante (representante legal de la entidad
Fecha de diligenciamiento
Verificación de firmar grafología, documentologia
Verificación de hullas dactiloscópicas.
Como parte de la evaluación del riesgo, al momento de efectuar cualquier tipo de cotización
o acercamiento a terceros, se tiene establecido en el procedimiento que se deben realizar
las siguientes comprobaciones:
Lista Clinton
Nacionales Especialmente Designados y Personas Bloqueadas” publicada por OFAC.
Con el fin de comprobar la veracidad de las actividades profesionales o empresarial

declaradas por el cliente y los proveedores; la empresa, a través del área comercial y de la
coordinación de Recursos Físicos, visita las instalaciones del cliente y proveedores, confronta
las actividades registradas en la Cámara de Comercio, verifica las referencias comerciales y
demás documentos que el cliente haya aportado. En el caso de personas jurídicas, se
establecieron medidas que permiten conocer tanto los representantes legales cómo la
composición accionaria de la empresa, es decir, la identidad de los accionistas o asociados
que tengan participación directa en más del 5% de su capital social, aporte o participación
en la entidad.
Al inicio de la relación de negocios debe quedar claramente entendido el origen de los

recursos del futuro cliente/Proveedor.
La empresa bajo ninguna circunstancia se admitirá como clientes/ proveedor a personas

jurídicas o naturales vinculadas o que tengan antecedentes con:
Actividades relacionadas con el tráfico de drogas.

Trata de personas
Tráfico ilícito de migrantes
La venta de medicamentos adulterados
El tráfico ilícito de armas de fuego
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
El tráfico ilícito de recursos naturales

La delincuencia cibernética
Sitios de mala reputación (prostitución o pornografía).
Personas que estén incluidos en las listas de OFAC y Naciones Unidas.
Personas con negocios cuya naturaleza haga imposible la verificación de la
legitimidad de sus actividades o la procedencia de los fondos.
Personas que rehúsan facilitar la información o documentación requerida.
La responsabilidad de la debida diligencia del conocimiento del cliente y proveedores

corresponderá́ a la Gerencia Financiera y Comercial, por ser quien se encarga de aprobar la
vinculación y formalización de la relación de ellos con la empresa.
Anualmente se realizara una actualización y verificación de los datos de los clientes y

proveedores.
9.2. Colaboradores.
Con el fin de analizar el riesgo y criticidad de los cargos, la empresa cuenta con un modelo
de matriz de riesgo que evalúa los cargos, de acuerdo a las funciones desarrolladas,
estableciendo niveles de criticidad. De acuerdo al nivel de criticidad determinado se aplican
controles de seguridad en el proceso de vinculación de los aspirantes y durante la
vinculación con la empresa, la aplicación de dichos controles, está a cargo de la Coordinación
de Talento Humano quien es el garante de la custodia y evidencia de dicho proceso.
En el proceso de Selección y vinculación, se encuentran establecidas todas las acciones a

seguir con los colaboradores en el momento de su selección y durante el tiempo de
vinculación con la empresa; incluye la realización de estudios de seguridad, visita domiciliar ia
inicial y periódica, verificación periódica de antecedentes, actualización anual de la
información personal, etc.
9.3. Socios, Accionistas y administradores.
La empresa velara porque el acceso de nuevos accionistas a la Empresa, la realización de

uniones temporales o consorcios o la designación de gerentes o administradores, tengan
los más estrictos controles por lo que en ningún caso pueden estar incursos en ninguna de
las listas restrictivas que maneja la empresa para sus clientes y proveedores, esto aplica a
los socios u accionistas y directivos de los terceros con los cuales se vaya a asociar la
empresa y a la persona que ejercerá como gerente o administrador.
9.4. Personas expuestas públicamente

DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
Se define como “personas expuestas públicamente” aquellas personas nacionales o

extranjeras que, por razón de su cargo, manejan recursos públicos, ejercen algún grado de
poder público o gozan de reconocimiento público.
En caso de negociaciones con “personas expuestas públicamente” se realizarán las

verificaciones establecidas para los clientes y proveedores, se solicitará autorización para
negociar y contratar y el origen de sus recursos, todas las relaciones que impliquen vínculos
con PEP ś deberán ser aprobadas por la Gerencia Financiera y Comercial.
9.5. Monto Máximo de efectivo que puede manejarse al interior de la empresa
Se ha definido en Tres Millones Quinientos mil de Pesos ($3.500.000) el monto máximo de

efectivo que se recibirá́́ por parte de los clientes.
Se ha definido que el monto máximo de efectivo para realizar pago a proveedores será́́ de
Un Millón Quinientos Mil Pesos ($1.500.000).
Se tiene establecido que los movimientos tanto ingresos como egresos deben realizarse por
medio de las entidades financieras, el uso del efectivo es la excepción y solo será́ permitido
los montos máximos establecidos.
10. POLÍTICA DE DETECCIÓN, ANÁLISIS Y COMUNICACIÓN DE

OPERACIONES SUSCEPTIBLES DE ESTAR VINCULADAS CON EL LAVADO DE
ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
10.1. Alertas
DESCOCO S.A debe examinar con cuidadosa atención toda operación realizada por una
persona natural o jurídica que:
Por su número, cantidad o características, no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas

normales de los negocios de una industria o sector determinado y que, de acuerdo con los
usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.
Estas operaciones deberán ser comunicadas a la UIAF por ser susceptible de relación con
actividades de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Se deberá́́́́ comunicar, en todo caso:
Cualquier información relevante sobre manejo de activos o pasivos u otros recursos, cuya
cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes y
proveedores, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades
transadas o por las características particulares de las mismas puedan conducir
razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir,
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o

destinados a su financiación.
Cuando se detecte que la naturaleza o el volumen de las operaciones activas o pasivas de

algún cliente no corresponden con su actividad o antecedentes operativos, conforme al perfil
del cliente establecido al momento de iniciar la relación de negocio.
Cambios en la cuenta bancaria desde la que opera o a la que solicita que se efectúen los
pagos correspondientes, sin comunicación previa y sin envío de la certificación bancaria o
carta de autorización cuando aplique, requerida al efecto;
Envío del pago o solicitud del mismo desde o hacia un paraíso fiscal;
Proveedores que, de forma reiterada, comuniquen perdida o hurto de mercancías

entre el trayecto del lugar de arribo al depósito.
Clientes que pretendan adquirir servicios de la empresa para terceros.
Clientes o proveedores que presenten documentos presuntamente falsos entre los
documentos exigidos para su identificación y conocimiento.
Proveedores que hubieren sido sancionados por infracciones al régimen cambiario o
al régimen aduanero.
Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación,
dirección del domicilio o ubicación del cliente o proveedor;
Inconsistencias en la información que suministra el cliente o proveedor frente a la
que suministran otras fuentes.
Las operaciones mencionadas anteriormente son enunciativas y podrán modificarse de

acuerdo a las nuevas tipologías que se detecten a futuro, las señales de alerta que emita la
autoridad Competente, o la propia experiencia de la empresa.
El Oficial de Cumplimiento adoptará las medidas adecuadas para mantener la

confidencialidad sobre la identidad de los colaboradores y directivos que hayan realizado
una comunicación.
No se debe revelar al cliente ni a terceros las actuaciones que se pudieran estar llevando
con motivo de las investigaciones iniciadas por una sospecha acerca de posibles actividades
que pudieran estar relacionadas con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. El
incumplimiento de este deber de confidencialidad puede acarrear sanciones tal y como se
especifica en el código penal colombiano.
La comunicación de buena fé de informaciones relativa a actividades relacionadas con el

Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo no constituye violación de las restricciones
sobre revelación de información impuestas por vía contractual o por cualquier disposición
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
legal o reglamentaria, y no implica ningún tipo de responsabilidad para la persona

comunicante.
10.2. Análisis de operaciones
Una vez recibida comunicación de operación inusual o sospechosa, el Oficial de

Cumplimiento procederá́ de la siguiente manera:
Realizará un primer contacto con el comunicante a fin de obtener la máxima cantidad

de información acerca del perfil del cliente o proveedor tanto en lo que respecta a
la información personal, como en la relación de negocios con la empresa.
Solicitará́ al comunicante fotocopias de la documentación que justifica la operación

especifica que ha motivado la comunicación.
Procederá́ a registrar la comunicación y a asignarle un número de referencia del

expediente.
Aplicará aquellos procedimientos que permitan mantener la confidencialidad del

comunicante y del hecho comunicado.
Igualmente, y en todo caso, se realizarán gestiones e investigaciones adicionales

utilizando todos los medios disponibles.
Una vez se obtenga la información, el Oficial de Cumplimiento efectuará un pre-

análisis detallado con el apoyo de las áreas involucradas que básicamente persigue
la detección de:
Coincidencias con los perfiles sospechosos.
Incoherencias y/o desproporción respecto a la naturaleza y/o el volumen de

la operación actual investigada, en relación a la actividad comercial y/o
antecedentes operativos del cliente.
Operaciones inusuales que puedan obedecer a nuevos canales utilizados

para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Una vez realizado el análisis y con base en las conclusiones extraídas del mismo, el Oficial
de Cumplimiento, tomara la decisión que se considere adecuada, siempre dejando evidencia
de los hechos y de sus conclusiones.
10.3. Comunicación o archivo de operaciones analizadas

DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
Una vez realizado el análisis, el Oficial de Cumplimiento tomará la decisión del tratamiento
a dar al expediente, asignándole una de las siguientes consideraciones:
Expediente en seguimiento:
No se observan indicios pero se trata de una operación inusual. Con una periodicidad
mensual, y hasta por cuatro meses, el Oficial de Cumplimiento, atendiendo a la naturaleza
del cliente y la operación, emitirá́ un informe de evolución de la operación en seguimiento,
basado en la información suministrada por el área crítica y obtención de datos
complementarios que resulten oportunos.
Expediente a reportar:
Sí se observan indicios o certezas de su relación con el Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo, el Oficial de Cumplimiento procederá a efectuar el reporte en la forma y a través
de los medios electrónicos habilitados por la UIAF (SIREL) o en su defecto por correo.
Una vez acuse de recibo de la UIAF, se procede a registrar el número en el expediente, a

archivarlo y a informar a la Gerencia General de la comunicación. Del mismo modo, el Oficial
de Cumplimiento, dará́ traslado al colaborador o directivo comunicante, mediante el envío
de un e-mail, del curso dado a su comunicación.
En el reporte a la UIAF se deberá́ incluir la siguiente información:
Relación e identificación de las personas que participan en las operaciones y el

concepto de su participación en las mismas.
La actividad conocida de las personas que participan en las operaciones y la

correspondencia entre la actividad de los clientes y las operaciones realizadas.
Relación de las operaciones y fechas a que se refieran con indicación de su

naturaleza, monedas en que se realizan, cuantía, finalidad e instrumentos de pago
o cobro utilizados.
Gestiones realizadas para investigar las operaciones comunicadas.
Exposición de las circunstancias de toda índole de las que pueda inferirse el indicio
o certeza desvinculación al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo o que
pongan de manifiesto la falta de justificación económica, profesional o de negocio
para la realización de las operaciones.
Expediente para No reportar:

DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
No se observan indicios y no se trata de una operación inusual en el sector del cliente o

proveedor, ni en las operaciones habituales del mismo.
El Oficial de Cumplimiento dejará constancia por escrito de la información conseguida

respecto al conocimiento del cliente y de la operación, el análisis efectuado y los criterios
por los que se decide NO comunicar.
Posteriormente, se enviará un correo electrónico al comunicante, informándole del curso

dado a su comunicación, y por último se complementará la fecha de cierre del expediente,
procediendo a su archivo durante un periodo mínimo de cinco años.
11. REPORTES
Se cuenta con inscripción ante la UIAF y se cumple con a obligación de reportar en la

periodicidad establecida.
En aquellos casos en los que existan operaciones susceptibles de comunicación a la UIAF,

el Oficial de Cumplimiento procede a reportarlos en el aplicativo SIREL, de no haber existido
operaciones susceptibles de declaración obligatoria u operaciones sospechosas en el
periodo, el Oficial de Cumplimiento, utilizando el sistema SIREL deberá́ remitir a la UIAF el
correspondiente reporte de ausencia de operaciones sospechosas.
12. DOCUMENTACION
La empresa cuenta con procedimiento documentado de gestión documental, el cual

garantiza que todos los documentos soportes de negociación y registro contable y que sean
respaldo probatorio para cualquier investigación que pueda adelantar las autoridades
competentes en el tema de lavado de activos y financiación del Terrorismo, se conserven
adecuadamente y sean de acceso restringido a los niveles autorizados. Estos documentos
se deberán conservar por un término no inferior a cinco (5) años.
13. COMUNICACION
La política y todas las normas y procedimientos son comunicadas a las partes interesadas a
través de los medios establecidos en el Manual de Comunicaciones de la empresa.
14. CAPACITACION
En el plan de anual de capacitación de la empresa, se incluyó sesiones de capacitación

dirigidos a todo el personal sobre el tema de Lavados de Activos y Financiación del
Terrorismo.
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
Anualmente, se realiza una capacitación específica dirigida al personal de las áreas críticas
en la cual se tratan entre otros los siguientes temas:
Políticas de aceptación de clientes y proveedores y de prevención del Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo, así́ como los procedimientos establecidos para
prevenir la utilización de la empresa para la financiación de actividades delictivas.
Requerimientos legales actuales o futuros.
Identificación de las personas, procesos o dependencias a cargo de la prevención

del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Procedimientos de comunicación de cualquier sospecha o conocimiento acerca de

actividades relacionadas con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo al
Oficial de cumplimiento.
Posibles vulnerabilidades o debilidades de los servicios ofrecidos frente a actividades

de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Nuevas tipologías de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo establecidas

en las publicaciones emitidas por la UIAF, u otros órganos nacionales e
internacionales relacionados con la lucha contra el Lavado de Activos y Financiación
del Terrorismo.
Las acciones de capacitación se desarrollaran bajo la coordinación del Oficial de

Cumplimiento y el departamento de Talento Humano. El control del registro de
asistentes es obligación del oficial de cumplimiento.
En todos los procesos de inducción y re inducción se informa a los empleados sobre

la política y los procedimientos establecidos por la empresa para la Prevención del
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
15. OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS
La política y todas las normas y procedimientos que la desarrollan son de obligatorio

cumplimiento de los empleados de DESCOCO S.A y podrán ser objeto de sanciones por el
incumplimiento del mismo de acuerdo al reglamento de trabajo y en el contrato de trabajo.
Obligaciones de trabajadores.
Cumplir las Normas de trabajo que les sean aplicadas.

Observar las medidas preventivas que acuerden las autoridades.
Desempeñar el servicio.
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
Ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma,

tiempo y lugar convenidos.
Dar aviso inmediato, salvo caso fortuito o fuerza mayor de las causas justificadas
que le impidan concurrir a su trabajo.
Observar buenas costumbres durante el servicio.
Integrar los organismos.
Poner en conocimiento sobre cualquier actividad sospechosa.
Comunicar las deficiencias que advierten a fin de evitar daño o perjuicios a los
intereses.
Guardar escrupulosamente los secretos técnicos y comerciales sobre la empresa.
Ejecutar cualquier acto que pueda poner en peligro su propia seguridad y la de sus
compañeras de trabajo.
Presentarse al trabajo con personal ajeno a la entidad.
Presentarse al trabajo con personal influyente de narcóticos o droga enervante.
Portar armas de cualquier clase durante las horas de trabajo.
Recomendar personal para laborar en la empresa que haya tenido o tenga
antecedentes judiciales.
No informar sobre cualquier eventualidad que se haya presentado con otros
colaboradores.
16. SEGUIMIENTO AL SIPLAFT
La sección de seguimiento y evaluación, realizará anualmente, a través de Auditorías

Internas una verificación del cumplimiento de la legislación vigente contra el Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo, de los procedimientos de identificación y conocimiento
del cliente y proveedor, de la conservación de la documentación requerida, de la respuesta
a los requerimientos de las autoridades competentes, así́ como los correspondientes
reportes mensual exigidos por la normativa colombiana y la capacitación interna a los
colaboradores.
El Informe de la Auditoria Interna deberán ser entregados al Oficial de cumplimiento quien

lo discutirá́ y analizará con el fin de presentarlo a la Alta Dirección y la Honorable Junta De
Socios.
Monitoreo
Esta etapa DESCOCO S.A. permite vigilar y hacer seguimiento a los perfiles de riesgo y, en
general, al SIPLAFT, así como llevar a cabo la detección de operaciones inusuales y/o
sospechosas. Para monitorear el riesgo de LA/FT la cual el Oficial de Cumplimiento debe
como mínimo:
Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y
corrección de las deficiencias en las etapas del SIPLAFT.
DESCOCO S.A.
Nit: 800.075.148-5 MANUAL
Realizar el seguimiento del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de

los riesgos asociados.
Realizar el seguimiento del riesgo inherente y residual consolidado. La consolidación

debe darse entre los factores de riesgo y los riesgos asociados.
Asegurar que los controles sean comprensivos de todos los riesgos y que los mismos
estén funcionando en forma oportuna y efectiva.
Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales

fuentes de riesgo de LA/FT.
Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos
por la entidad.
El monitoreo debe permitir a DESCOCO S.A., comparar la evolución del riesgo inherente con
el riesgo residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados, tanto en forma
desagregada como consolidada. Como resultado de esta etapa, la entidad debe des arrollar
reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo de la misma, así como la
eficiencia de los controles implementados. Así mismo en esta etapa se deben determinar las
operaciones inusuales y sospechosas, sin perjuicio de lo establecido en el literal d) del
numeral anterior.
CONCLUSIÓN
Podemos concluir que el lavado de activos es una actividad multifacética, que involucra a
toda la entidad, las economías de los diferentes países, diversos subsectores económicos y
que además conlleva implicaciones, económicas, sociales, políticas y de seguridad nacional.
Esto, sin mencionar las repercusiones que los diferentes delitos, fuente de los recursos a
ser lavados, tiene en la población, en su salud, bienestar y desarrollo.
Para DESCOCO S.A. como empresa prestadora de servicios de seguridad privada es de suma
importancia cumplir a cabalidad con los parámetros que establece la Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada; para ello el presente manual es de cumplimiento total de
todos los funcionarios que están vinculados con la entidad.
Elaboró Revisó Aprobó
Oscar Orlando Mendez G Vilma Parada Christian Boeger
Oficial de cumplimiento Subgerente DESCOCO S.A. Gerente DESCOCO S.A.

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DESCOCO S.A.

Nit: 800.075.148-5 MANUAL

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 1 de 29

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 2 de 29

4. POLÍT ICAINTEGRADA DE GESTIÓN.......................................................................................................................5

5. CÓDIGO DE CONDUCTA…....................................................................................................... ................................5

6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ORGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL......................5

8. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAFT..................................................................................... .......................8

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 3 de 29

11. REPORTES............................................................................................................................................ ..................14

13. COMUNICACIÓN............................................................................................................. ......................................15

15. OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS................................................................ .................................................15

16. SEGUIMIENTO AL SIPLAFT...................................................................................................................................16

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 4 de 29

El propósito del presente Manual es establecer los procedimientos de Prevención de Lavado

Así mismo las disposiciones anteriores en materia de cumplimiento al Sistema

Se incluyen las directrices en cuanto a debida diligencia respecto al conocimiento de los

Lo establecido es de obligatorio cumplimiento para los colaboradores, funcionarios,

La legislación Nacional e Internacional aplicable al SIPLAFT de nuestra entidad se basa en

Ley 1908 de 2018: Por medio de la cual se fortalece la investigación y judicialización de

Ley 1581 de 2012: Por el cual se expide la Ley de Habeas Data

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 5 de 29

Guía para elaboración de riesgos en entidades públicas y privadas

Autoridad Competente: Entidad o funcionario competente de conocer alguna materia

Administradores: son administradores, el representante legal, los miembros de juntas o

Confidencialidad: Mantenimiento de ciertos hechos, datos e información fuera del público

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 6 de 29

Contratista o Proveedor: Entiéndase como la persona natural o juridica con la cual se

Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos,

Documentación Legal: Documentos emitidos por autoridad competente, que permiten el

Financiación del terrorismo (FT): El que directa o indirectamente provea, recolecte,

Interesados (partes interesadas): aquellas personas y organizaciones que pueden

Lavado de activos (LA): El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme,

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 7 de 29

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y empresas que, de acuerdo

Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una

Operaciones sospechosas: operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas,

Personas expuestas públicamente (PEP’s): Son personas nacionales o extranjeras que

Reporte de operaciones sospechosas (ROS): reporte de una operación sospechosa

Riesgos asociados al LA/FT: riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de

Señales de alerta: hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y

UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero): unidad administrativa especial

En DECOCO S.A. empresa prestadora de servicios de seguridad y vigilancia privada, estamos

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 8 de 29

En la implementación de un sistema de gestión de riesgos de LA/FT que evite que

En implementar procesos transparentes y una cultura interna de prevención,

Fortalecimiento de instrumentos de análisis y en nuevas estructuras y esquemas de

4.1. Aprobación de las políticas.

4.2. Comunicación de la política

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 9 de 29

6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ORGANOS DE ADMINISTRACIÓN

6.1. Máximo Órgano Social.

Establecer las metodologías para la segmentación de los factores de riesgo. Con

Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior,

Establecer las metodologías de medición o evaluación con el fin de determinar la

Establecer los niveles de exposición, en razón de la calificación dada a los factores

Código Proceso: Gestión Seguimiento y Evaluación Versión: 1 Fecha de emisión: 2019-09-30 Pá g. 10 de 29

Realizar los reportes de operaciones sospechosas a la Unidad Administrativa Especial

Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y

Nombrar al Oficial de Cumplimiento.

Promover que la actividad comercial y financiera se desarrolle de manera sostenida,

Fomentar una cultura empresarial que rechace propuestas de negocios dudosos o

Incorporar prácticas de sana competencia, que fomenten espacios y costumbres