DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO

9001

Actividad de aprendizaje Semana 3

AA3

Ensayo

Juan Ramón Roberto Castillo

Ficha 1728192

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA MODALIDAD VIRTUAL

Colombia

2018
 ¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el saber

hace que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto de no preservarse debidamente ese

conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya que hay varias razones

muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre

ellas podemos destacar la estandarización de los procesos ya que para que un proceso sea

debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al hacerlo se asegurando que

las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace

necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación

que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempos

estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los objetivos

y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la

disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los

registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la información

contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar

evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades porque los registros nos

permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

 Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de

una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los

criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría, y de la

comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría que

pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

Con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos

consistentemente ya que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos

servir a los documentos, con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda

entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo

documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las

organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este importante

recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas de la forma

correcta de la organización o administración documental.