CLSIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La ordenación es la operación archivística realizada dentro del proceso de

organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Al
hablar de clasificación estamos hablando de la labor intelectual y física que
consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios
predeterminados

Para llevar a cabo una buena ordenación es necesario conocer que la

organización responde a dos necesidades primordiales, la primera es proporcionar
una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que
desarrollan la asesoría y, la segunda, facilitar la localización de los documentos.
Cuando hablamos de documentos, nos referimos al resultado de los procesos
administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y
por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los
cuales se crean los diversos tipos de documentos.

Es muy importante tener claro cómo debemos realizar la organización de los

documentos, ya que para ello es necesario llevar a cabo una serie de tareas que
son: elaborar un cuadro de clasificación, que contenga secciones y series
documentales; la ordenación y la instalación física, todo esto con el fin de
encontrar de manera más rápida y eficiente los documentos requeridos, partiendo
del criterio orgánico que reproduce la estructura u organigrama de la entidad
productora de los documentos y un criterio funcional que permite confeccionar un
cuadro más sólido y de mayor duración.

Todo este proceso de clasificación y organización engloba una serie de ventajas y

desventajas que pueden generar un mejor manejo de los documentos.

Algunos se preguntaran ¿si la clasificación y organización de los documentos se

lleva a cabo solo de manera física? Pues es importante saber que esto de lleva de
manera de física y de manera electrónica, buscando siempre la manera más
eficiente y eficaz de controlar y documentar los procedimientos administrativos,
técnicas de archivo, uso de aplicaciones informáticas, etc.

Para realizar una adecuada ordenación de los documentos debemos elegir el tipo
de ordenación que mejor asocie los documentos y la información de la empresa o
entidad, entre ellos tenemos: la ordenación cronológica, ordenación alfabética,
ordenación numérica, ordenación geográfica o topográfica y la ordenación por
materia.

Después de escoger el tipo de ordenación procedemos a realizar la instalación

física con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la
ubicación de cada expediente mediante el código de archivo o asignatura
topográfica.

En el caso del archivado de documentos informáticos se procede a crear carpetas

y subcarpetas con los respectivos nombres que identifiquen el usuario y el área de
trabajo al que pertenece ese expediente.

Entonces es adecuado decir que la organización de los documentos desde el

momento en que son creados o recibidos, tiene como objeto la localización rápida
y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los
documentos.

La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.

Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o
asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia
cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en
el espacio.

LORAINE LUCIA MARTINEZ ROBLES

I SEMESTRE – PROCESO ADMINISTRATIVO EN OFICINAS Y ARCHIVO

OCTUBRE 19 DE 2019, SINCÉ-SUCRE