Materia: ADMINISTRACIÓN DE

PROCESOS

Tema general: ENSAYO DE LA

UNIDAD 1
Nombres y apellidos:
CAMPOVERDE CAMPOVERDE
GLADYS MARILU

Rol: Estudiante

DOCENTE: Mg. Ángel Castro

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 ÍNDICE

1.  Introducción a la gestión por procesos 3

2. 2.1. Conceptos de Administración y de Procesos 4-5

2.1.1 Conceptos de Administración según algunos Autores 4
2.1.2 Concepto de procesos 4

2.1.3 Descripción de Administración de procesos 5

3 Concepto y clasificación de sistemas 6

4. Elementos básicos de los sistemas 7

5. Los subsistemas y los sistemas computarizados 7-9

5.1 Sistema de información computarizado 9

6. Conclusión 9

7. Referencias bibliográficas 10

8. Anexos 11-12

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 1. INTRODUCCIÓN

El siguiente ensayo hace referencia a la descripción de la administración de procesos y los

sistemas en las organizaciones, también la clasificación de los sistemas y sus componentes.
La mayoría de las empresas han tomado conciencia de esto y se plantean cómo mejorarlos
y evitar algunos males habituales como: bajo rendimiento, poco enfoque al cliente, barreras
departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta de visión global del proceso, etc.

Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí

que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias
salidas también de materiales o información con valor añadido.

En otras palabras, un proceso es la manera en la que se hacen las cosas en la empresa.

Ejemplos de procesos son el de producción y entrega de bienes y/o servicios, el de gestión
comercial, el de desarrollo de la visión estrategia, el de desarrollo de producto, ... Estos procesos
deben estar correctamente gestionados empleando distintas herramientas de la gestión de
procesos.

La incorporación de las nuevas tecnologías de la información permite redefinir los procesos

alcanzando grados de eficacia y eficiencia inimaginables hace unos años. Las organizaciones
que sean capaces de descubrir estas posibilidades e implantarlas correctamente, conseguirán
ventajas competitivas debido a la disminución de costes y el aumento de flexibilidad frente a los
requerimientos de los clientes.

La Gestión de Procesos coexiste con la administración funcional, asignando "propietarios" a

los procesos clave, haciendo posible una gestión interfuncional generadora de valor para el
cliente y que, por tanto, procura su satisfacción. Determina qué procesos necesitan ser
mejorados o rediseñados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener
planes de mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos. Hace posible la comprensión del
modo en que están configurados los procesos de negocio, de sus fortalezas y debilidades.

La Gestión con un enfoque basado en los procesos, permite identificar indicadores que puedan
aportar resultados de evaluación del rendimiento de las actividades de manera interrelacionada.
Se trata del primer paso hacia la mejora continua de la calidad.
2. UNIDAD 1: LOS SISTEMAS
 Descripción de Administración de procesos
TEMA: 2.1. Conceptos de Administración y de Procesos.
3
2.1.1 Conceptos de Administración según algunos Autores
Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
La administración es para Ordway Tead (1956): "el conjunto de actividades propias de ciertos
individuos que tienen la misión de ordenar, encaminar y facilitar los esfuerzos colectivos de un
grupo de personas reunidos en una entidad, para la realización de objetivos previamente
definidos".
Omarov, A. (1980) concibe la administración como: "la influencia consciente de los órganos de
dirección sobre los colectivos humanos, con el fin de asegurar la consecución de los objetivos
planteados, organizando y orientando correspondientemente su actividad".
Carnota, O. (1987) define la dirección como: "un modo consciente de actuar sobre los sistemas
organizativos, sus subsistemas y demás elementos con vistas a obtener determinados
resultados bajo ciertas condiciones y restricciones"
2.1.2 Concepto de procesos.

Desde el punto de vista de una empresa, un proceso da cuenta de una serie de acciones que se
toman en el aspecto productivo para que la eficiencia sea mayor. En efecto, las empresas
buscan continuamente aumentar su rentabilidad produciendo más y bajando sus costos. Para
ello diseñan sistemas de actuación que garantizan esta circunstancia luego de análisis
pormenorizados. Un buen ejemplo de esta situación puede ofrecerlo el quiebre que significó
la producción en serie con el fordismo considerando los tiempos inmediatamente anteriores; la
misma posibilitó sacar al mercado autos en gran escala, haciendo que éstos pudiesen ser
adquiridos por la población en general a un precio razonable.

 2.1.3 Descripción de Administración de procesos

De acuerdo con Voehl, el propósito de la Administración de procesos, es asegurarse de que

todos los procesos claves trabajen en armonía para maximizar la efectividad organizacional. La
meta es alcanzar una ventaja competitiva a través de una mayor satisfacción del cliente. Las
herramientas y técnicas principales usadas en estos procesos son: diagrama de flujo, tormenta
de ideas, votación, diagrama de Pareto, y gráficas. Si estas son implementadas eficazmente, se
obtienen tres resultados principales:

1. Un lenguaje común para documentar y comunicar actividades y decisiones para

procesos clave en el mejoramiento de procesos de calidad total
2. Un sistema de indicadores de calidad total encadenados a través de toda la institución
educativa
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Ganancias inmediatas y a largo plazo, a través de la eliminación de desperdicio, cuellos de
botella y trabajo doble.

Un proceso se define como una serie de cambios a través de los cuales algo se desarrolla. Todo
trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no importando si sea pequeño o
grande, complicado o sencillo, involucra tres componentes principales:

 Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de otros

subsistemas.
 Procesos de transformación: Las actividades de trabajo que transforman las entradas,
agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del subsistema.
 Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por otro sistema
en el ambiente externo.

El uso de este modelo, ayuda a identificar tres fases principales del mejoramiento de procesos y
sus objetivos:

 Fase de Diseño: Mejorar el esfuerzo que se enfoca en

1. información acerca de las necesidades del cliente

2. pasos de diseño en la transformación de procesos
3. especificación de requerimientos de las entradas
4. planeación de desarrollo.
5. información de la capacidad de los proveedores.

 Fase de Producción: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en las entradas para producir
los productos y/o servicios deseados. Esto incluye temas relacionados con

1. conformidad para diseñar especificaciones

2. efectividad y eficiencia por ejemplo errores, fracasos y trabajos dobles
3. producir en un tiempo oportuno
4. costos
5. conocer las necesidades de recursos de los empleados.
6. cumpliendo con requerimientos regulares.

 Sistema de Retroalimentación: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en expandir la

información recibida desde dos sistemas de retroalimentación:
5
 1. información del ambiente interno en la efectividad y eficiencia de la fase de diseño.
2. información desde el ambiente externo, o los clientes, basándose en si el producto
cumple con sus especificaciones de calidad.
3. Tema 2: Concepto y clasificación de sistemas

Definición de sistema: Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y

relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada)
datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

Según Idabelto Chiaveto un sistema puede definirse como “un conjunto de elementos
dinamicamente relacionados, en interaccion que desarrolla una actividad para logra run objetivo
o proposito operando como datos/energia/ materia unidos al ambiente que rodea el sistema para
suministrar infromacion/ energia/materia”.

4. Tema 3: Elementos básicos de los sistemas

Es un conjunto de reglas o principios ordenadamente relacionados: concurren a un m i s m o f i n

o constituyen un cierto modo de unidad.

6
 Las partes que componen al sistema no se refieren al campo físico
( o b j e t o s ) , s i n o a l f u n c i o n a l ; p o r e s o , s o n funciones básicas realizadas por el
sistema: entradas, procesos y salidas.
Entradas.  Ingresos del sistema, que pueden ser recursos materiales, humanos o
información. Constituyen la fuerza de arranque que suministra los requerimientos
operativos al sistema.
Proceso. Transforma una entrada en salida. Puede ser una máquina, un individuo,
una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la
organización, etcétera.
Salidas.   S o n l o s r e s u l t a d o s q u e s e o b t i e n e n d e p r o c e s a r l a s e n t r a d a s , y a l
igual que éstas pueden adoptar la forma de productos, servicios e
información. Las salidas son el resultado del funcionamiento del sistema
o , a l t e r n a t i v a m e n t e , e l propósito para el cual existe el sistema
- Retroalimentación o retroacción (feedback): es la reentrada o retorno del producto, servicio o
resultado al sistema. La retroalimentación permite realimentar o alterar las salidas mejorándolas
o corrigiendo errores.

5. Tema 4: Los subsistemas y los sistemas computarizados

Subsistemas
Los subsistemas constituyen un sistema de rango mayor, denominado macro sistema.
Dependiendo del sistema principal se definen una serie de tipos de subsistemas. Por ejemplo, en
el sistema respiratorio un tipo de subsistema es la epiglotis, que se encarga de cerrar la abertura
superior de la laringe durante la deglución para impedir que pase alimento o bebidas a los
pulmones.
Subsistema de metas y valores

Es aquel que engloba la filosofía de la empresa y su mentalidad. También se le conoce como

subsistema de objetivos y valores.

Subsistema técnico
Se refiere al conocimiento requerido por la empresa para el desempeño de sus tareas y es
determinado por las características del trabajo. Está compuesto por el personal técnico y las
tecnologías utilizadas para llevar a cabo las actividades particulares de la empresa

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Subsistema Psicosocial

Engloba el tratamiento del personal y la forma en la que este se desenvuelve y comporta en el

trabajo. Este sistema está integrado por los individuos y los grupos de interacción y se ve
afectado por los valores, sentimientos, actitudes, expectativas y aspiraciones del personal de la
empresa.

Da forma al clima organizacional en el que se desplazan los empleados.

Subsistema Estructural

Corresponde a la especialización, división del trabajo, realización de tareas y coordinación de las

mismas. Se relaciona con la forma en la cual se dividen las tareas y se coordinan entre sí. Está
determinada por las descripciones de un puesto, las reglas y procedimientos.

Subsistema Administrativo

Es aquel encargado de relacionar, coordinar, dirigir y gestionar todas las actividades que se
realizan dentro de la empresa. Se relaciona con todos los subsistemas que la conforman pues
fija objetivos, se relaciona con clima organizacional, armoniza la estructura y establece procesos
de control.

Sistemas computarizados
Es un soporte informático, es decir se desarrollan en un entorno usuario-computadora, utilizando
hardware y software, redes de telecomunicaciones, técnicas de administración de base de datos.
Son el campo del estudio para tecnologías de información.
Ciborra (2002) definió el estudio de los sistemas de información computarizado, se ocupa del
despliegue de la tecnología de información en organizaciones, instituciones y sociedad en
grande.
Muchos sistemas de información son inicialmente sistemas manuales que después se convierten
en sistemas computarizados. Está compuesto  por hardware, software, base de datos, personas
y procedimientos específicamente configurados para recolectar, manipular, almacenar y procesar
datos para ser convertidos en información. Pando (2000).

5.1 SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO

        DESDE LA PERSPECTIVA DE LOS NEGOCIOS

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Los Sistemas de Información Computarizado son de apoyo a la toma de decisiones se ajustan
más al gusto de la persona o grupo que las utiliza .en ocasiones se hace referencia a ellos como
sistemas que se enfocan en la inteligencia de los negocios.
Cuando los ejecutivos recurren a la computadora, por lo general lo hacen en búsqueda de
métodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel estratégico. 
El enfoque de la competitividad desde el punto de vista de negocios se basa en dos conceptos
complementarios, cuyo objetivo es obtener la máxima ganancia posible. Por otro lado, el proceso
de maximización de beneficios, que trata de obtener mayor cantidad de producto con una
tecnología dada.

CONCLUSIONES.
El proceso no es más, que una serie de acciones que se llevan a cabo para realizar un trabajo
con calidad,  de una forma constante o sin interrupción de una manera eficiente y efectiva,
eliminando todas las barreras con el objetivo de alcanzar un propósito de satisfacer a una
persona o empresa, lo cual evita así, las pérdidas, despilfarros de recursos  y el cumplimientos
de las acciones en el tiempo adecuado.

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la información
como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión empresarial, y
eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.

Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información computarizado es una

solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de información a un reto que se
presente en el entorno.

Para usar eficazmente el sistema de información computarizado es necesario ampliar la

capacidad de estos para solucionar los problemas.

Hay algunas empresas que desarrollan segmentos inconexos de procesamientos de datos

mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos
se cuentan: La automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de
ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. Este
método revela la necesidad de una planeación general.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Joaquín Rodríguez y Valencia,  Introducción a la administración con enfoque de sistemas, p.

290.
C. West Churchamn. El enfoque de sistemas. Ed.Diana, Mexico 1978

ARRA P., Orlando. Sistemas Contables. Editorial Universidad Santo Tomás: Bogotá, 1983. –
Biblioteca del Carmen. Universidad del Cauca. Código: 658.0542/P258.

Muncha, Lourdes y Martínez, José “Fundamentos de la Administración.”Quinta

edición.trillas.Mexico.1999.44p.

Von Gigeh Jhon. Teoría General de Sistemas. Segunda edición. prenitice Hall. 1993. 65p.

Acevedo Suárez, J. A. and M. Gómez Acosta (2001). Diseño del servicio al cliente. LOGESPRO.
CETA. . Ciudad de la Habana, Cuba., Ediciones ISPJAE.

Agudelo Tobón, L. and J. Escobar (2007). Gestión por procesos. I. C. N. T. y. Certificación.

Medellin, Colombia: 302.

Revista: CE Contribuciones a la Economía

ISSN: 1696-8360 / URL: http://www.eumed.net/ce/index.html
Revista editada por Grupo Eumed.net (Servicios Académicos Intercontinentales S.L.)

Referencias:

http://www.monografias.com

http://www.cnep.org.mx

http://www.elprisma.com

ANEXOS

Grafico 1: Etapas de gestión por procesos

10
Recuperado de: CESM. Gestión de calidad de procesos. 2008. Feliz Romero Sáenz

Gráfico2: ejemplo sobre gestión y administración de procesos.

Gráfico 3. Sobre los elementos básicos de los sistemas

11
Gráfico 4. ejemplo sobre los subsistemas

12