LOS LIBROS DE COMERCIO

Lilián Zulima González Huertas

-Tema regulado en el título IV del Código de Comercio

-El artículo 49 del C.Co establece qué se entiende por libros de comercio:
“ARTÍCULO 49. <LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO>. Para los efectos legales, cuando se
haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley
como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de
aquéllos”.
Sobre este artículo la jurisprudencia desarrolló un concepto en la sentencia de oct 9 /98
Exp.9069 M.P. Daniel Manrique Guzmán, en donde se dice que es claro que el artículo
49 se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad.
No estoy de acuerdo con esta afirmación porque si bien es cierto que dentro de los
libros de comercio se encuentran los de contabilidad, en los libros de contabilidad sólo
se registra lo que es traducible en cifras y éstos sólo acreditan parcialmente la historia
de la empresa, (por ejemplo no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus
trabajadores, lo que sucede en la asamblea de accionistas etc). Por ello existen otros
libros esenciales a los que aplica regulación del código de comercio como el libro de
actas o libro de registro de accionistas. En otros términos, el artículo 49 se refiere a los
libros contables esencialmente pero no exclusivamente.

-Qué libros es obligatorio registrar en la Cámara de comercio? Únicamente el de Actas

de asamblea de accionistas o Junta de socios y el libro de accionistas. (artículo 28 C. Co
)

-FORMA DE HACER EL REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO: Artículo 39 del C.Co.

(pueden ir revisando su código de comercio simultáneamente)
1. El libro lo firma el secretario de la cámara de comercio, fecha, folio de registro,
persona a quien pertenece, el uso a que se destina y número de hojas útiles las
cuales deben ser rubricadas por el funcionario (es una constancia de haber sido
registrado).
2. Y en el libro que cámara de comercio tenga para lo siguiente, registrara el hecho
del registro con todos los datos anteriores y abajo se estampa la firma del
secretario de la entidad.
-ASPECTOS VARIOS
  El artículo 56 del C.Co , que fue modificado por el artículo 173 del Decreto 19 de
2012 estableció que los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por
series continuas de tarjetas, siempre y cuando estén numeradas.
 En la norma también el legislador autorizó a los comerciantes de llevar los libros
de comercio en archivos electrónicos, siempre que se garanticen en forma
ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información (Nota:
todo lo referente a este tema se reglamentó por el decreto 805 de 2013).

PROHIBICIONES CON RELACIÓN A LOS LIBROS DE COMERCIO

Artículo 57 del C.Co
1. Alterar los asientos el orden o la fecha de las operaciones.
2. Dejar espacios que faciliten adiciones en el texto.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones.
4. Borrar o tachar en todo o parte los asientos.
5. Este numeral fue modificado por el Decreto 19 de 2012 art 174, e indica: Arrancar
hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros o alterar los archivos
electrónicos.
SANCIÓN POR INFRINGIR PROHIBICIONES
Artículo 58 del C.Co modificado por el artículo 28 de la Ley 1762/2015 :
Sin perjuicio de otras sanciones establecidas en otras normas. La violación a las
obligaciones y prohibiciones de los artículo 19, 52, 55, 57, 59 y 60 C.Co, o el no
suministro de la información requerida por las autoridades o el incumplimiento de la
prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio, será sancionada con multa entre
10 y 1000 SMLMV, multa que será impuesta por la Superintendencia de Sociedades.
Si se trata de una persona que ha sido sancionada con inhabilitación de ejercer el
comercio, profesión u oficio y este ejerciendo la actividad a través de un
establecimiento de comercio, adicional a la multa anterior se ordenara la suspensión
del establecimiento de comercio por un término de hasta 2 meses.
CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO
Artículo 60 del C.Co Derogado por la Ley 962/2005 Art 28.
Los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un periodo de 10 años
contados a partir de la fecha del último asiento, documentos o comprobante, pudiendo
utilizar para el efecto, a elección del comerciante su conservación en papel o en
cualquier otro medio electrónico, magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta.
Respecto a la parte subrayada la doctrina ha dicho que en caso de utilizarse un medio
electrónico para la conservación de tales documentos, no será necesaria su
conservación en papel de los libros. En este caso una vez se garantice su reproducción
exacta de los libros, el comerciante tiene la posibilidad de destruir directamente dichos
documentos y únicamente conservarlos electrónicamente por un periodo de 10 años en
el medio electrónico en que se hubieren reproducido.

EFICACIA ENTRE COMERCIANTES

Art 68, 69 y 70 del C.Co. Derogado por el artículo 264 del C.G.P
En donde establece que los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en
las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí.
En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros solo constituyen
un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitara ser completado con
otras pruebas.
Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus
libros.
En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y
papeles se determinara según las siguientes reglas:
1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y
concuerdan entre si, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.
2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley pero sus asientos no concuerdan,
se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles constituyen una
confesión.
3. Si los libros de una de las parte no está ajustados a la ley se decidirá conforma a
la parte los lleve, si aquello no aduce plena prueba que destruya o desvirtué el
contenido de tales libros.
4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se
prescindirá totalmente de ellos y solo se tomaran en cuenta las demás pruebas
allegadas al juicio.
5. Si una de las partes lleva libros ajustados a las ley y otra no los lleva, los oculta o
no los presenta, se decidirá conforme a los que de aquella, sin admitir prueba en
contrario.
 DOBLE CONTABILIDAD: ARTÍCULO 74 C.Co. DEROGADO por el artículo 264 del C.G.P
Existe doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los
que registra las operaciones de manera diferente o tiene diferente comprobantes de
contabilidad sobre los mismos actos; con estas acciones se busca engañar a terceros.
Además del delito que ésta acción conlleve, estos libros sólo tendrán valor en contra
de quien hizo el engaño. Hubo una época en que se dijo que esa situación generaba
ineficacia probatoria. En efecto un fallo de JURISPRUDENCIA: C.S.J, Cas. Civil, Sentencia
10 oct/91 MP. Alberto Ospina Botero Explicaba que se contemplaban dos motivos de
ineficacia probatoria de los libros: La doble contabilidad o fraude similar y La
contabilidad irregularmente llevada. Pero el C.G.P. es posterior y específico por lo que
prima en los términos indicados.

LIBROS DE COMERCIO OBLIGATORIOS

En Colombia no existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los libros de
comercio que un comerciante o empresa debe llevar. En ese sentido, acudimos a la
doctrina (Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Ctcp, Orientación Profesional No. 5
) y a la Jurisprudencia(sentencia 13597 del 3 de diciembre de 2003 de la sección cuarta
del consejo de estado con ponencia del magistrado Juan Ángel Palacio). Nota :Algunos
doctrinantes dicen que al estar por fuera del código de comercio la mención de qué
libros son obligatorios, cada quién decide qué libros lleva y qué libros no. No estoy de
acuerdo porque si se mira, finalmente, al menos dos de ellos deben registrarse en la
Cámara y porque los estados financieros son exigidos también en la Cámara para su
revisión periódica. Además, la DIAN y otros órganos administrativos también los
exigen. Entonces, atendiendo a la doctrina y a la jurisprudencia, serían obligatorios:

A. Libro mayor y balance: Partiendo de los saldos del período anterior, en este
libro se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período
respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los
nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período
siguiente. Esos valores se llaman cuentas.
B. Libro de inventarios y balance.
“Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos
los bienes, derechos y obligaciones de la compañía y el balance general en
forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se
encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios (…) El artículo 52 del
Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo
menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance
general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su
patrimonio.”
 C. Libro diario
“Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de
los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los
asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida
en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados
con los documentos que los justifiquen.”

D. Y E. LIBRO DE ACCIONISTAS Y LIBRO DE ACTAS (DE ASAMBLEA Y JUNTA DE

SOCIOS Y JUNTA DIRECTIVA)

-RECORDEMOS: ARTÍCULO 28C.Co. <PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN

INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO MERCANTIL>. Deberán inscribirse en el registro
mercantil:
….
7) <Numeral modificado por el artículo 175 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el
siguiente:> Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y
juntas de socios.

D.LIBRO DE SOCIOS O ACCIONISTAS: Libro de socios (esencialmente para las de

responsabilidad ltda) o accionistas (para cualquier sociedad por acciones
incluso la SAS). Permite conocer quiénes son los socios o accionistas y cuáles
son sus aportes y acciones.

LIBRO DE ACCIONISTAS:
Mismo artículo (195 C Co), inciso segundo:
Asimismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para
inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su
número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y
demandas Judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o
limitaciones de dominio, si fueren nominativas”.

E. LIBRO DE ACTAS (de asamblea y junta de socios y junta directiva)

LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS

“Artículo 195 del C.Co. Inciso primero: La sociedad llevará un libro, debidamente
registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la
asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus
veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.

Estos tienen como finalidad llevar la historia del funcionamiento de las asambleas
generales de socios y, aunque no lo dice la norma, de las juntas directivas de
sociedades civiles y comerciales (no registrables estas últimas).
“ARTÍCULO 431. <CONTENIDO DE LAS ACTAS DE ASAMBLEA …>. Lo ocurrido en las
reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el
presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos:
 Lugar, fecha y hora de la reunión;
 el número de acciones suscritas;
 la forma y antelación de la convocación;
 la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que
representen; los asuntos tratados;
 las decisiones adoptadas
 y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco;
 las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión;
 las designaciones efectuadas,
 y la fecha y hora de su clausura”.

El acta es un resumen de lo sucedido en la reunión, y es muy importante como

documento probatorio, pues constituye prueba suficiente de los hechos de la junta
directiva o asamblea de accionistas o junta de socios.

SOBRE EL ACTA:
 Si en el acta se omiten requisitos legales o estatuarios: El presidente o
secretario, pueden sentar actas adicionales para suplir los vacíos.
 Lo mismo si se pretende hacer aclaraciones o hacer constar decisiones de los
órganos.
 Esa acta adicional debe ser aprobada por el órgano respectivo.
 El principio gozan del atributo de reserva como todos los libros y papeles del
comerciante.
 Las actas tienen presunción de validez, pero pueden ser impugnadas ( art. 382
del Código general del Proceso) y tachadas de falsedad (189 Código de
comercio)
 Deben estar firmadas por el presidente y el secretario o el revisor fiscal. (artículo
431 Código de comercio)

Nota: los Libros auxiliares obligatorios son:

 Libro de bancos
 Libro de clientes o cartera
 Libro de caja
OTROS ÍTEMS RELEVANTES:

 QUÉ CONFORMA LA CONTABILIDAD, ADEMÁS DE LOS LIBROS CONTABLES

PARA EL CÓDIGO DE COMERCIO: COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA

Artículo 51 del C.Co. : En éste se establece que harán parte integrante de la

contabilidad los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los
libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
Según el decreto 2649/1993 en el art 124, se dice que los Comprobantes de
contabilidad, deben prepararse con fundamento en los soportes. En los comprobantes
debe indicarse la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones.

 RESERVA (Repaso de lo visto en la sesión anterior)

En principio, solo podrían ser revisados por los funcionarios de la compañía en
ejercicio de sus funciones, los asociados en su derecho de inspección, y por los
funcionarios públicos en virtud de procesos investigativos .
Así lo señala el artículo 61 Cod Com:

ARTÍCULO 61. <EXCEPCIONES AL DERECHO DE RESERVA>. Los libros y papeles del

comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o
personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional
y mediante orden de autoridad competente.

Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley

a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que
corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.

Casos:
- El interventor de contrato estatal puede solicitar exhibición de libros ( se considera
que aquel está dentro del presupuesto del artículo 61 como una persona autorizada
para ello, pues lo requiere para el cumplimiento de sus funciones).

-Los regulados en el artículo 63 cod com: Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y
ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o
examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes:

1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones;

2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las
instituciones de utilidad común;

3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de

Procedimiento Penal, y

4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código General del Proceso.

-El regulado en el Artículo 64 cod com: En los casos de insolvencia empresarial y de

liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades, Los tribunales o jueces civiles
podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición de libros y papeles del
comerciante

-Finalmente, El artículo 65 C.Co, contempla que en situaciones distintas a las previstas

en los incisos anteriores, solamente podrán ser examinados los libros y papeles de
comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunales o jueces, a petición de parte
legitima y sólo se exhibirán los libros y papeles relacionados con la controversia.

Añade que “La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con
el fin de preconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará
la calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos.”

Y SI TENGO ACCESO A LOS LIBROS DENTRO DE LA COMPAÑÍA Y VIOLO LA RESERVA?

El ARTÍCULO 62 del Código de comercio nos responde: SANCIONES POR VIOLACIÓN

DE RESERVA DE LOS LIBROS. El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros
regulados en este Título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con
arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin
perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso.

Y SI NO ACATO UNA ORDEN JUDICIAL PARA MOSTRAR LOS LIBROS?

El ARTÍCULO 67 Cod Com nos responde:. <RENUENCIA A LA EXHIBICIÓN DE LOS

LIBROS>. Si el comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta,
oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los
hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la
confesión.

Nota: Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante, se entiende

que pone a disposición del juez los propios.
CÓMO SE EFECTÚA LA EXHIBICIÓN?: ARTÍCULO 66 Cod com. <FORMA DE PRACTICAR
LA EXHIBICIÓN>. El examen de los libros se practicará en las oficinas o
establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo
represente. El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y,
además, el estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se
llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio
correspondiente.

 LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

Regulación: DECRETO 805 DE 2013 y 1074 de 2015
Artículo 1°. Archivo Electrónico. Para efectos del presente decreto, se entiende por
archivo electrónico cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado,
enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o
similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de
conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
Artículo 2°. Libros de comercio en medios electrónicos. Se entiende por libros de
comercio en medios electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de
datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los
comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del
presente decreto.
El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la
Cámara de Comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las
plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto mediante
las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio. En todo caso, deberán sujetarse a lo dispuesto en este decreto y en el inciso
2° del artículo 56 del Código de Comercio, de manera que se garantice la inalterabilidad,
integridad y seguridad de la información, así como su conservación en forma ordenada.
El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán
responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que
regulan la materia.
Artículo 3°. Inscripción de los libros de comercio en medios electrónicos en las Cámaras
de Comercio. Los libros de comercio en medios electrónicos, sujetos a dicha formalidad,
deberán ser inscritos en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio de cada
comerciante y para ello, las Cámaras de Comercio a través de sus servicios registrales
virtuales, habilitarán las plataformas electrónicas o sistemas de información
autorizados, de conformidad con los parámetros señalados en el presente decreto.
Artículo 4°. Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Los libros de registro
de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser
inscritos en el registro mercantil, podrán llevarse por medio de archivos electrónicos y
para su inscripción en el registro mercantil, deberán cumplir con los siguientes
requisitos:
1. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante,
en el archivo electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999;
2. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara de
Comercio correspondiente. La Cámara de Comercio devolverá al solicitante el archivo
electrónico a la dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá firmarlo y
dejar constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el
archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
3. Constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, de la
siguiente información:
– Cámara de Comercio receptora;
– Fecha de presentación del libro para registro;
– Fecha de inscripción;
– Número de inscripción;
– Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;
– Nombre del libro, y
– Uso al que se destina.
4. Al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que no
hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deberá
presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su
defecto de un contador público, de conformidad con el procedimiento establecido en
el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
Artículo 5°. Actuaciones sujetas a registro. Cuando se trate de actas de junta de socios o
de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a
registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el
comerciante deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la
correspondiente Cámara de Comercio. En todo caso, el comerciante podrá elegir entre
el registro en medios electrónicos o en medios físicos. En el evento en que este decida
utilizar los medios electrónicos, deberá firmar digital o electrónicamente, a elección del
comerciante, la respectiva solicitud de inscripción y el extracto o copia del acta
correspondiente. Para los casos en que se elija la firma electrónica, se hará de
conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2364 de 2012.
Para los casos en que el comerciante decida hacer uso de la firma digital, deberá
hacerlo mediante el uso de un certificado digital emitido por una entidad de
certificación digital autorizada o acreditada en Colombia, quien garantizará la
autenticidad, integridad y no repudio del documento.
Para tal efecto, la Cámara de Comercio competente procederá a registrar
electrónicamente las decisiones y/o actuaciones sujetas a registro contenidas en tales
actas, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción. Asimismo,
notificará al comerciante a través de los mecanismos técnicos que permitan garantizar
la fecha y hora en que fue enviado, remitido o se encuentre disponible las
actualizaciones registradas para que el comerciante proceda a su verificación.
Parágrafo. La Superintendencia de Industria y Comercio fijará el procedimiento y la
forma de aplicación de lo dispuesto en este artículo.
Artículo 6°. Orden consecutivo de los registros desarrollados en los libros de comercio
inscritos. Para garantizar el orden en el desarrollo de los registros de los libros de
comercio en medios electrónicos, se tendrá en cuenta el criterio cronológico en su
asentamiento, para lo cual las plataformas o sistemas electrónicos deberán incorporar
un mecanismo de estampado cronológico, cuya fuente sea la hora legal colombiana.
Artículo 7°. Seguridad e inalterabilidad de la información. Para efectos del presente
decreto, las Cámaras de Comercio deben garantizar que la información contenida en el
registro de libros electrónicos sea completa e inalterada de manera que su
conservación cumpla con las siguientes condiciones, además de aquellas señaladas en
el artículo 12 de la Ley 527 de 1999:
1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta.
2. Que se garantice su integridad, confidencialidad, autenticidad y conservación,
mediante la inclusión del contenido del libro a registrar, en un sistema de conservación
de mensajes de datos. Para este efecto, la Cámara de Comercio correspondiente
deberá disponer de las aplicaciones, servicios y medios tecnológicos que permitan el
cumplimiento de este numeral.
3. Que la Cámara de Comercio garantice los mecanismos que impidan el registro de
forma simultánea de un mismo libro, en medios electrónicos o copia física. En cualquier
caso, será responsabilidad del comerciante o de la persona obligada, escoger e
informar a la Cámara de Comercio respectiva, si utilizará el mecanismo físico o
electrónico para realizar el registro.
4. Que se verifique la autenticidad del libro objeto de registro, en medios electrónicos,
de conformidad con los procedimientos de verificación de firmas digitales o
electrónicas, según sea el caso.
Artículo 8°. Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros inscritos. Las
plataformas o sistemas electrónicos deberán incorporar un mecanismo de firma
electrónica o digital, a afectos de garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad
de los diferentes registros efectuados por parte de quien diligencia los libros de
comercio electrónicos.
Los libros de comercio electrónico inscritos, deberán contar en sus registros con un
mecanismo de firma digital o electrónica de las personas que intervengan en su
diligenciamiento. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas y
estampas cronológicas necesarias.
Las plataformas o sistemas electrónicos, deberán garantizar el cifrado de los datos que
en estos se incorporan, a efectos de lograr la confidencialidad de la información, que
podrá ser consultada única y exclusivamente por el comerciante y/o por las autoridades
judiciales y administrativas que requieran dicha información para el cumplimiento de
sus funciones.
Artículo 9°. Servicios de archivo y conservación de libros electrónicos. Las Cámaras de
Comercio podrán ofrecer aplicaciones y servicios basados en plataformas electrónicas
o sistemas de información, que permitan al comerciante crear libros electrónicos,
registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, siempre que garanticen
los requisitos previstos en el artículo segundo del presente decreto.
Para estos efectos se deberá dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el
presente decreto.
Parágrafo 1°. Las condiciones para la prestación del servicio y su verificación serán
establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo 2°. Las Cámaras de Comercio que ofrezcan este servicio deberán garantizar
su disponibilidad y facilitar el acceso a sus contenidos a las personas debidamente
autorizadas conforme a la ley o a la orden de autoridad competente.
Artículo 10. Oponibilidad. Los libros electrónicos de que trata el artículo 173 del Decreto
019 de 2012, son oponibles frente a terceros siempre que se inscriban en el registro
mercantil, de conformidad con el procedimiento descrito en el presente decreto.
Artículo 11. Conservación de libros electrónicos. El comerciante que opte por el registro
de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173del Decreto 019 de 2012,
deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante los términos
previstos legalmente para ello.
Artículo 12. Validez probatoria de los registros de libros en medios electrónicos. Los
libros registrados en medios electrónicos, en virtud del presente decreto, serán
admisibles como medios de prueba y, para su valoración, se seguirán las reglas de la
sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las
pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.

 PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS

Es una obligación la denuncia del extravió o destrucción de sus libros o papeles,
circunstancia que en caso de pedirse exhibición, debe acreditar.
La reconstrucción debe hacerse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida,
destrucción o extravío, con fundamento en comprobantes de contabilidad,
declaraciones tributarias, estados financieros certificados, informes de terceros o
demás documentos pertinentes que estén al alcance del comerciante. Si no fuere
posible la obtención de documentos para la reconstrucción, deberá elaborarse un
inventario general.
 PRINCIPIO DE INDIVISIBILIDAD. El artículo 72 del Código de comercio nos indica
que “La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte
en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las
enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las
prescripciones legales y no se comprueba fraude”. En otros términos, quien
pretenda que se aporte un libro a un proceso judicial o extrajudicial, y que el
mismo opere como prueba de un hecho, ha de considerar que lo aporta en su
totalidad , esto es, no puede pretender que se ignore una parte del libro sólo
porque no le conviene.
 BIBLIOGRAFÍA

- Código de comercio- actualizado y Comentado de Legis. .

-Decreto 410 de 1971. Código de Comercio. Obtenido de,

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html

-Velásquez, R.,Carlos, Instituciones de Derecho Comercial, 1ª edición 1996.

- Cámara de comercio. Obtenida de:https://www.ccb.org.co/Inscripciones-y-
renovaciones/Matricula-Mercantil .
-Decreto 2649/93. Obtenido de:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9863 Artículos 125, 126,
130, 131 y 132.
- Decreto 019/2012. Obtenido de:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45322
-Demás normas precitadas en el texto