Procedimiento control

documental 03
Unidad

Código: Pr-A-01
GESTIÓN AMBIENTAL
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- PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE DOCUMENTOS -
Pr-A-01

Versión Descripción del cambio Fecha Aprobado

1 Emisión del documento 09/02/2017 Líder del Proceso

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1. OBJETIVO

Describir cuál es la finalidad de este documento.

Ejemplo: Definir los lineamientos para la documentación y control de los documentos del
Sistema de Gestión Ambiental para la empresa XYZ con la finalidad de estandarizar la
documentación requerida en el sistema.

2. ALCANCE

Desde dónde inicia el procedimiento y dónde finaliza.

Ejemplo: Inicia desde la identificación, creación, modificación y eliminación de los documentos

que se requieren para el SGA y finaliza con la socialización de los mismo a los colaboradores
de la Empresa XYZ.

3. RESPONSABILIDAD

• Se escriben cuáles cargos son los responsables de que el procedimiento se ejecute como
está establecido.

4. DEFINICIONES

Se orienta al lector sobre algunos términos que se utilizan dentro del procedimiento.

• Creación: La necesidad parte de los líderes de proceso en la creación de la documentación

(Procedimiento, formato, manuales).

• SGA: Sistema de gestión Ambiental.

• Lineamientos: Son los estándares que debe cumplir el SGA.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• NTC-ISO 9000:2005 (Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario).

• NTC-ISO 9001-2015 (Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad).

• Decreto 1443 de 2014 (Requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en Trabajo).

6. DESARROLLO

Se hace la descripción de las etapas que tiene procedimiento.

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7.1 FORMATO DE LOS DOCUMENTOS

Describir cómo se debe codificar y debe contener cada hoja del documento que se quiera
integrar al SGA.
Encabezado
Ver No 6.2
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documento - PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
DE DOCUMENTOS -
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Versión Descripción del cambio Fecha Aprobado

1 Emisión del documento 09/02/2017 Líder del Proceso Descripción
del cambio

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Responsables
del documento

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7.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS:

Escribir qué información debe contener cada documento que se integró al SGA.

+: Aplica.
-: No Aplica.

Manuales Procedimientos
Encabezado + +
Tabla de Contenido + -
Objetivo + +
Alcance + +
Responsable + +
Definiciones - -
Desarrollo + +
Documentos de Referencia - -
Registros - -
Control de Cambio + +
Pie Pagina + +

7.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Se debe codificar los documentos que se van a incluir y los procesos que tiene la organización.

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Tipo de documento Código

Caracterización de Proceso CP
Manual Ma
Procedimiento Pr
Instructivo In
Formato Fo

IDENTIFICACIÓN DE PROCESO

Tipo de documento Código

Dirección Gerencial DG
Gestión Ambiental A
Mercadeo M
Tesorería T

7.4. Elaboración, revisión y control de la documentación

Se debe describir quién es la persona encargada de solicitar una elaboración de un

documento, quién revisa ese documento y quién lo controla.

7.5 Distribución de los documentos

Se describe cuál es la persona en cargada de hacer la socialización y por qué medio se

entregara el documento integrado al SGA.

7.6 Modificación de documentos

Se describen quienes son los responsables actualizar los documentos del SGA, por
sugerencia se requiere que sea el líder del proceso.

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Una segunda revisión se hará en las auditorías internas Integradas programadas por el SGI, o
en aquellas realizadas por entes externos.

7.7. CONTROL DE REGISTROS

Se dan los lineamiento de cómo se deben diligenciar los formatos y dónde se van almacenar,
si el documento es general o restringido para su revisión y cómo se va a clasificar u ordenar.

7.8 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Se debe mencionar en dónde se van a relacionar los documentos externos como leyes y
manuales que se requieren de otras instituciones gubernamentales para el funcionamiento d la
organización.

7.9 ARCHIVO

Se especifica el tiempo que tendrán en retención los documentos del sistema de gestión
ambiental y cuál es la clasificación.

Ubicación del registro Retención

Formatos de auditorias 1 año
Actas de reuniones 6 meses
Lavado de tanques 1 año

8. LISTA DE REGISTROS

Se debe definir el listado maestro de los documentos del SGA para llevar un control de cuales
documentos se tiene controlados y su última modificación con su respectiva versión.

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