1

DIAGNÓSTICO Y PRESENTACIÓN  DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, DE

ACUERDO CON EL ANÁLISIS FACTORIAL

YULETSI MILENA ESCORCIA

CARLOS DUVAN  CLAVIJO PAEZ

JHON FREDY MOTTA

MARIA CAROLINA GOMEZ VALENCIA

PRESENTADO A;

MARIA DEL PILAR PULIDO RAMIREZ

FUNDACIÓN  UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

GRUPO- 715

2020
 2

INTRODUCCIÓN

 Este trabajo tiene como propósito  realizar un diagnóstico de la empresa

POSTOBÓN, cuya información se recolectó producto  de la aplicación de una auditoría

administrativa, con la cual se emplea la metodología de análisis factorial, permitiéndonos 

examinar más detenidamente cómo está funcionando el área de distribución, con la

finalidad de determinar si están procediendo de manera eficiente, además la realización de

la auditoria administrativa permitió la localización de deficiencias dentro de la organización

que limitaban el trabajo, se busca con esta auditoría plantear actividades y posibles

soluciones de los diferentes hallazgos dentro de la organización y específicamente el área

señalada.

  De la misma manera, la auditoria administrativa ayuda a comprobar la capacidad de

la administración en todos los niveles dentro de una organización, y le da el beneficio de

determinar las áreas o aspectos en los que hay puntos débiles sobre los que se debería

prestar especial atención.

 3

Tabla de Contenido

1. Introducción…………………………………………………………………………2
 4

NOTA:

La empresa seleccionada, con la cual se trabajó en el eje 2 es POSTOBON S.A

El proceso  a auditar es el área de distribución del producto 

4- Combinar los hallazgos y diagnosticar:

A- cuál es la capacidad óptima  para el logro de los objetivos 

La capacidad óptima para el logro es el compromiso en el cual al realizar dicha

auditoría esta debe estar muy bien estructurada y analizada, para el logro de los objetivos

propuestos se crea estrategias que nos permita llegar a tal fin.

Propuestas:

 Capacitación constante a los empleados para obtener buenos resultados en

las tareas.

 Motivación a los empleados.

 Fomentar el sentido de pertenencia.

 Ampliación de los criterios de rendimiento

B- cómo se está ejecutando realmente el proceso  de acuerdo con lo planeado 

Inicialmente el auditor de la organización realiza una planeación en donde

determina objetivos y estrategias teniendo en cuenta los recursos y personas disponibles,

para llevar a cabo una ejecución mediante la cual se realizan encuestas, análisis de los
 5
diferentes formatos entre otros, para tomar decisiones y plantear diferentes actividades, se

deberán organizar regularmente reuniones para administrar el equipo del proyecto, es decir

discutir regularmente el progreso de la auditoría y determinar las siguientes prioridades.

El proceso se completa con la evaluación, en donde se compara el trabajo de la

organización con los objetivos planteados para descubrir desvíos y hacer correcciones bien

sea en la planeación o en la ejecución.

C-qué factores no permiten  que se logren los objetivos con claridad 

 Falta de compromiso

 Malentendidos que generan retrasos.

 Falta de comunicación entre las áreas.

 Mejorar los tiempos de distribución 

D-a que factores debemos poner mayor atención 

Acá se ha hablado de un factor muy importante y es que existen falencias en la

comunicación entre empleados incluso de un mismo departamento, y más con los de otro

departamento cuando debe haber colaboración entre departamentos para ejecutar una tarea,

se debe crear canales de comunicación más fluidos y que tengan en cuenta cambios

repentinos o variaciones de algún proceso por contingencias inesperadas

 6
Se debe poner mayor atención en la capacitación de los colaboradores, con el

propósito que obtengan el conocimiento del puesto a todos los niveles, a parte la

capacitación ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización.

Para lograr la satisfacción del cliente es importante  prestar atención en las áreas,

que cuenten con la estructuración  adecuada y buen trabajo en equipo para así procesar las

cantidades apropiadas  y cumplir con las requeridas por los distribuidores.

E-cuáles objetivos pueden alcanzarse  en estas condiciones y cuáles no  los objetivos

Deben cumplirse absolutamente todos, por ejemplo la auditoria muestra fallas en

procesos como el de distribución, o sea se cumplen objetivos relacionados con detección de

fallas y para que estas sean superadas deben cumplirse los objetivos de la auditoria, que

tienen que ver con diagnósticos, propuestas de planes de contingencia e implementación de

los mismos, precisamente lo que se busca es que los objetivos que se planifican se cumplan

tanto los de detección de fallas, como los de metas a alcanzar para superar las falencias

presentadas, los objetivos son la columna vertebral de una auditoria, pues direccionan todas

las acciones que se emprenden.

 F-se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores 

Todo el equipo de auditores ayuda en las labores de examinar, pero aportan su trabajo al

auditor encargado, el cual es la voz del equipo, en cuanto a la conciliación casi no se da

pues el equipo trabaja sobre temas muy específicos y la opinión personal no cuenta, se
 7
auditan hechos, se constatan con pruebas muy exactas y se toman conclusiones que los

hechos dictan de manera ineludible.

Podemos determinar que en una empresa se presentan diferentes mal entendidos que

generan discordia y esto hace que los empleados no desarrollasen sus actividades de la

manera acorde, pero son situaciones que son generales y que pasan en todo tipo de empresa

y aunque aparentemente parecen no ser tan grave esto requiere de mucha atención ya que

con el tiempo genera un mal ambiente laboral, ocasionando baja productividad e

incumplimiento de objetivos. En cambio por el contrario un clima laboral agradable genera

actitud positiva y sentimiento de pertenencia

5- Presentación del diagnóstico

A- Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico.

Teniendo en cuenta que durante la auditoria se allegan diferentes tipos de documentos y

que estos deben cumplir unas reglas que son rigurosas, como : ser fidedignos, auténticos,

ser claros y exactos, por ejemplo las cedulas deben ser elaboradas basándose en realidades

comprobadas, las encuestas y sus análisis, los cuestionarios todo debe ser revisado

rigurosamente y desechados aquellos documentos que presenten fallas, en este proceso de

la auditoria es donde se refleja toda la rigurosidad, que da validez a la auditoria como

proceso serio y científico.

 8
B-Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

En toda las  organizaciones se presentan situaciones incómodas de

comportamientos de los colaboradores,  generando diferencias entre ellos, afectando el

tema de clima organizacional de esta manera  el talento humano es supremamente

importante en las estrategias de mejoramiento continuo por estas  razones se ha tomado

la decisión de hacer encuestas a la parte de distribución del producto, para saber por qué

el clima organizacional les está afectando siendo un grupo de personas, que realmente

están gran parte del tiempo distribuyendo, finalizando el año  se le hace una evaluación

de desempeño, para poder obtener la mayor parte de información para realizar los análisis

respectivos, haciendo los ajustes correspondientes, más que tomar decisiones drásticas

dentro  de una operación , es buscar soluciones buscar toda la trazabilidad del

problema, donde buscaríamos que está afectando el rendimiento de nuestros

colaboradores.

Teniendo  en cuenta los  procesos cuestionados  por el departamento de talento 

humano se puede evidenciar las siguientes características, como  distribuidores del

producto, se presenta diferencias entre las áreas debido al tema  de la comunicación,

ocasionándoles discrepancias entre los diferentes ambientes, no se trabaja está trabajando 

en equipo.

el clima  organizacional es una de las  mayores herramientas para realizar  el

proceso de acercamiento entre las áreas dando  soporte y apoyo al departamento de

talento humano.
 9

C-Exponer a las personas involucradas.

Para  el reconocimiento de estos procesos es  fundamental la ayuda del

departamento de talento  humano y las áreas administrativas siendo estos los  

departamentos que dan las directrices a los procesos operativos  cumpliendo a cabalidad

la funcionalidad de cada cargo, que ninguno se vea  excluido dentro de los procesos.

 Se  sugiere a la  empresa realizar planeaciones  semestrales, para la convalidación

de cada  proceso, de esta manera el colaborador se va sentir acompañado y tendrá 

más participación de los procesos, con el fin de que se realice seguimiento  a todos

los aspectos tenidos en cuenta dentro de la encuesta y la misma evaluación de

desempeño.

 Debería haber  bastante participación por  parte de los colaboradores en las

estrategias ya que son directamente  los implicados en la operación buscando

mejorar los planes de acción para  mayor productividad.

 Al personal  de distribución se le debe  notificar , los cambios repentinos para  que

en los momentos de la operación no se  vean afectados por temas de

comunicación.

 Se sugiere reconocimiento  en los aportes que realiza el colaborador para  el

mejoramiento de los procesos, como parte de la motivación, involucrándolos  con

los departamentos de poco acceso para mejorar la comunicación y el clima

organizacional.
 10

D-Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

● Se sugiere que la empresa sea más ordena con sus actividades, realizar

una enumeración de aspectos importantes a compartir con los empleados.

● Realizar constantemente estrategias de mejoramiento y planes de acción.

● Mantener al personal informado en cambios, retroalimentaciones entre

otros.

Ítems que la metodología exige

Planear la Investigación

En este indicador para auditar la empresa

se debe realizar planear fases y tiempos

 11

Analizar el Tema

En este paso se va a indicar factores y

funciones a realizar y se procede a verificar

la información que se recibió de la empresa.

Examen de cada Factor

Aquí se va a observar que objetivos se

plantearon y los recursos con los que se

cuenta esto con el fin de poder ver con el

Combinar los Hallazgos y Combinar

Este paso permite ver con claridad cómo se

está avanzando, si los objetivos se están

Diagnostico

Este paso es el decisivo y nos permite reconocer

problemáticas de la empresa de acuerdo a la

Anexo
recopilación de datos; Adicional en este paso se

Anexo 1.
 12

Evaluación del desempeño

Apellido y Nombre:

Puesto:

Fecha:

Evalué del 1 al 5

1. Malo 2.Regular 3.Bueno 4.muy bueno 5. excelente

Desempeño laboral

Puntaje

1 Exactitud y calidad de trabajo  

2 Responsabilidad  

3 Planificación del trabajo  

4 Capacidad de realización  

5 cumplimiento de los procedimientos  

6 Grado de conocimiento técnico  

7 Capacidad de delegar tareas  

8 Comprensión de situaciones  

Factor Humano

9 Actitud hacia sus superiores  

10 Actitud hacia la empresa  

11 Cooperación con el equipo  

12 Capacidad de aceptar criticas  

13 Presentación personal  

14 Puntualidad  
 13

Habilidades

15 Iniciativa  

16 Creatividad  

17 Coordinación y liderazgo  

18 Carisma  

19 Manejo de conflictos  

20 Toma de decisiones  

21 Compromiso  

22 Adaptabilidad  

Organización

24 Planifica sus actividades

25 Hace uso de indicadores

26 Cumplimientos en los procedimientos

27 Orden y claridad en el trabajo

Trabajo en Equipo

28 Aptitud para integrarse

29 Identifica fácilmente con los objetivos del equipo

30 Capacidad de aprendizaje

Fuente Propia
 14

CONCLUSIONES

Cuando  se busca  la competitiva dentro de las organizaciones, son  con el ánimo de

competencia sana, buscando la eficacia dentro de los procesos,  donde se busca el

mejoramiento continuo del trabajo en equipo y la misma comunicación eficaz, donde el

talento  humano interviene para toma decisiones decisivas para generar el cambio.

Donde prevalecen los principios y valores de la misma organización. 

El análisis del área de talento humano aquí tratado ayudo a precisar procesos y métodos

que lleva la organización. Esta información permitió establecer, planear y proyectar

estrategias y objetivos dirigidos a la búsqueda del buen funcionamiento del área,

desarrollando las acciones propuestas por la auditoria.

La auditoría realizada permitió conocer más allá la organización, detectar los problemas

internos de esta y ofrecer un paso a paso para solucionar y promover la mejoría en la

organización.
 15

Bibliografía

Awilda Carolina (2012). Las Actividades de la Gestión de Proyectos.

https://www.eoi.es/blogs/awildacarolinaberiguete/2012/01/31/las-actividades-de-la-gestion-

de-proyectos/

Sánchez Paola. (2017). Gerencia.com. https://www.gerencie.com/la-evaluacion-del-

desempeno-laboral-y-su-importancia-en-las-organizaciones.html

https://es.scribd.com/doc/91437038/Ejemplo-de-Una-Auditoria-Administrativa