INFORME DE ANALISIS DE CARGOS DENTRO DE LA UNIVERSIDAD DE

SANTANDER CAMPUS CÚCUTA

ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL
GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

PRESENTADO A:

WILLIAM FABIAN ESPINEL

PRESENTADO POR:

NEYLA YURLEY SANCHEZ TARAZONA

KELLY YOJANA BUITRAGO RODRIGUEZ
SANDRA CONSUELO GAMBA BUITRAGO
EDWIN ALBERTO HERNANDEZ HERNANDEZ

SAN JOSÉ DE CUCUTA, 15 DE FEBRERO DE 2020

 INTRODUCCIÓN

Para el área de Talento Humano su recurso más importante es el trabajador dentro del

análisis de cada cargo que se debe considerar y tener en cuenta de acuerdo a las necesidades

de la empresa, esto con el fin de reforzar la calidad de los servicios prestados y brindar

oportunidades de crecimiento laboral y personal. Con base en la búsqueda de la

experiencia, las aptitudes, conocimientos y habilidades se busca más que eso, el bienestar

de cada colaborador en beneficio del mismo y de la organización.

Actualmente se sabe que la gran parte de la competitividad de las empresas se basa en el

bienestar del trabajador y el grado de adaptación que tiene cada uno dentro de su lugar de

trabajo, de cómo es su desempeño cuando realmente se está en el área adecuada y

realizando la labor para la cual se le contrató.

Entre todos los aspectos que se deben tener en cuenta para tener una empresa organizada, es

muy importante trabajar los aspectos colectivos que permitan prevenir la carga laboral, de

manera que no se desestabilice la organización y se maneje un buen ambiente laboral.

IMPORTANCIA DEL ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Es importante tener en cuenta cada necesidad dentro de la organización para realizar una

buena selección de personal que ayude a cumplir los objetivos, políticas y directrices de la

empresa, por tal motivo se debe que tener claro cuáles serán las funciones de cada cargo.

Como complemento para el buen desempeño del personal dentro de la organización existen

diversos tipos de reconocimientos que el área de Talento Humano ofrece para motivar e

incentivar el buen desempeño laboral, así como las evaluaciones sobre desempeño laboral.

El proceso de selección de personal parte de cada necesidad que nace en la empresa y se

hace de la siguiente manera:

- Para la contratación de docentes, se inicia el procedimiento a partir de la

verificación de referencias y datos personales.

- Para la contratación del personal administrativo por nuevo cargo, se debe contratar

con autorización de la Vicerrectoría Administrativas y Financiera.

- Los criterios de aceptación para el procedimiento son: solicitud del jefe inmediato y

conformar los requisitos del cliente cuando no se encuentren documentados.

- El líder de Talento Humano analiza la solicitud de personal, si corresponde a un

requerimiento temporal, se revisa si se puede cubrir con personal de la institución,

para lo cual se debe contar con un aval del jefe actual de esa persona a reubicar.

- Dentro del tamizaje y selección se verifican en las hojas de vida el cumplimiento de

los requisitos exigidos y si cumple se procede a citar para la presentación de pruebas

psicotécnicas y entrevista psicológica.

- Se realiza una solicitud de autorización para el manejo de datos personales.

 - Se analizan los resultados de las pruebas psicotécnicas, así como el resultado de la

entrevista y se emite un concepto de aptitud del aspirante.

- Estos resultados se remiten a la oficina de Talento Humano, junto con las hojas de

vida evaluadas y demás soportes.

- Una vez seleccionado el candidato se programa a la realización del examen médico

ocupacional del ingreso para determinar su aptitud para el cargo se le notifica y se

procede a la contratación.

- Anualmente se realiza la evaluación de desempeño y con los datos obtenidos, se

hace la respectiva consolidación, tabulación y análisis.

- A partir de los resultados obtenidos en la evaluación, se generan los planes de

acción correspondientes.

DESCRIPCIÓN DE CARGOS

 Coordinador de Planta Física

Objetivo del cargo: Formular, coordinar y supervisar todo lo concerniente al departamento

de planta física de todos los campus y la infraestructura adscrita del departamento, de la

misma forma garantizar la disponibilidad de la planta física para su uso mediante la

conservación y mantenimiento de estas.

Funciones y responsabilidades:

 Ejecutar los proyectos que le sean asignados por el jefe nacional de Planta Física.

 Programar el mantenimiento de la infraestructura y equipos del campus.

 Cumplir con los lineamientos y procedimientos, instructivos y actividades

establecidos por la jefatura de Planta Física.

  Elaborar y presentar el plan de desarrollo, mejoramiento y proyección de la planta

física con su respectiva estimación presupuestal, teniendo en cuenta las demandas

del proyecto educativo institucional.

 Inspeccionar las instalaciones y los equipos por medio de visitas y aplicación de

rutinas de inspección, para mantenerlos en buen estado.

Dificultades del cargo:

La coordinación de planta física presenta dificultades a la hora de poder desempeñar sus

labores ya que no se cuenta con el suficiente recurso humano para dar cumplimiento a las

actividades programadas durante el año, ya que la infraestructura de la Universidad es

grande y el personal con el que se cuenta no es suficiente y sobre todo ya varios auxiliares

de planta física están presentando molestias de salud lo que hace que el personal se

incapacite con frecuencia, quedando un vacío en los puestos de trabajo y retrasándose las

actividades. Debido a esta problemática ya se han hechos las solicitudes al área de Talento

Humano, pero no ha sido posible aprobar más personal auxiliar para ésta área.

 Coordinadora de Mercadeo Institucional

Objetivo del cargo: Generar, coordinar, gestionar e intervenir en la ejecución de

políticas, planes y estrategias del mercadeo educativo enfocados en la promoción y

posicionamiento de la imagen institucional, así como la contratación, seguimiento y

análisis de resultados de las estrategias estipuladas en el plan de mercadeo para el

campus respectivo.

Funciones y responsabilidades:

 Velar por la imagen, posicionamiento del buen nombre de la Universidad a nivel

local, regional y nacional.

  Realizar atención personalizada, telefónica y electrónica de acuerdo a los protocolos

establecidos y a los interesados en los programas académicos de la Universidad.

 Participar en las actividades de promoción y mercadeo estipuladas en los planes de

trabajo.

 Proponer a la jefatura estrategias y actividades para el diseño del plan de mercadeo

anual.

 Gestionar recursos tecnológicos, humanos, físicos y financieros para el buen

desarrollo del subproceso.

 Efectuar el análisis de mercadeo.

 Organizar las visitas regionales para ofertar el portafolio académico y servicio

institucionales.

Dificultades del cargo:

La coordinadora de mercadeo institucional tiene una gran responsabilidad ya que de su

gestión depende que haya buena demanda de matrículas en la Universidad y para poder

desempeñar su labor de manera efectiva carece de muchos recursos necesarios que en

ocasiones genera retrocesos. En la coordinación de mercadeo institucional no se cuenta con

el suficiente recurso humano y físico para poder ejecutar las funciones a cabalidad. Por

parte del presupuesto hay una dificultad ya que ésta área requiere un transporte propio para

poder trasladarse hacia los diferentes pueblos de la región para ofertar las carreras que

brinda la Universidad y todo con el fin de que no hayan demoras en las presentaciones y

ferias a los que se dirigen porque ya en diferentes ocasiones ha sucedido y esto genera

malestar ya sea por la institución a la que van a visitar y también para la Universidad

propia. La falta de recurso humano hace que haya más sobrecarga laboral.
  Coordinadora de Atención al estudiante

Objetivo del cargo: Brindar atención oportuna, adecuada y pertinente en las

solicitudes de la comunidad académica, contribuyendo de manera continua al

desarrollo institucional promoviendo la formación integral.

Funciones y responsabilidades:

 Asesorar y evacuar las consultas técnicas en materia de su competencia.

 Elaborar y presentar informes correspondientes al objetivo del cargo y a solicitud

del jefe inmediato o autoridad competente.

 Planificar, gestionar y evaluar las actividades de la oficina de atención al estudiante.

 Planear y hacer seguimiento y control a la seguridad de la información digital e

impresa.

 Velar, custodiar y responder por los procedimientos, archivos y documentos propios

del proceso de atención al estudiante.

 Instruir al personal a su cargo sobre los trabajos o tareas a ejecutar.

 Asesorar y atender las consultas técnicas en materia de su competencia.

 Tener disponibilidad para trasladarse a los demás campus.

Dificultades del cargo:

La coordinación de atención al estudiante cuenta con múltiples actividades dentro de las

cuales debe cumplir lineamientos institucionales y procedimientos del sistema de gestión de

calidad lo que no sería difícil si se contara con el personal suficiente para el cumplimiento

de las mismas. La coordinadora se encuentra sola en el subproceso sin el apoyo de una

auxiliar que le ayude a desarrollar sus labores diarias, solo se tiene apoyo con un aprendiz

del SENA, lo que es válido, sin embargo, no es suficiente ya que el aprendiz solo dura 6

meses dentro de la institución y se va porque termina sus prácticas y se demoran mucho

tiempo en conseguir una nueva aprendiz. Aunque solo cuenta con el aprendiz del SENA, no

se puede dar cumplimiento con las actividades programadas, cada seis meses la

coordinadora debe enseñarlos nuevamente a cómo realizar las tareas y esto genera desgaste

y retrocesos dentro del subproceso de atención al estudiante.

PROPUESTA DE PLAN DE ACCION

La problemática que aqueja al subproceso de talento humano dentro de la Universidad, es

la deficiencia de personal para los tres cargos antes mencionados, ya que los tres tienen las

mismas dificultades y todo es encaminado a la falta del recurso humano.

De acuerdo a lo anterior, el siguiente plan de acción sugerido es el siguiente:

- El subproceso de SST, ha diagnosticado las cargas excesivas de trabajo que tienen

los trabajadores, por esto se requiere programar la aplicación de las baterías de

Riesgo Psicosocial, para identificar los principales factores de riesgo a los que se

encuentran expuestos los trabajadores y el nivel de estrés al que se someten.

- Luego de que se arrojen los resultados de las baterías, se tomaran las medidas para

mejorar las condiciones de trabajo de las personas.

- El área de Talento Humano deberá tomar decisiones sobre la contratación de nuevo

personal para poder minimizar los riesgos en los diferentes cargos, ya que es la

principal problemática que se está presentando.