Unidad 1 / Escenario 2

Lectura fundamental

Aseguramiento y control de la
calidad en el proyecto

Contenido

1 ¿Porqué asegurar la calidad?

2 Herramientas para asegurar y controlar la calidad

3 Solicitudes de cambios y su impacto en el proyecto

Palabras clave: aseguramiento, control, estructura, calidad.

1. ¿Por qué asegurar la calidad?
Lograr que se cumplan los estándares y normas identificados en el proceso de planeación de la calidad
es el objetivo fundamental del gerente del proyecto en su grupo directivo, ya que de esta manera
se garantiza que el resultado parcial, cada entregable, y el resultado final del proyecto cumplan
con todos los requerimientos de los usuarios y de los patrocinadores. De esta forma aumentan
exponencialmente las posibilidades de éxito para el gerente de proyecto y se presenta un escenario
ganar-ganar para los patrocinadores y usuarios finales del producto o servicio. Asegurar la calidad es
realizar todas las actividades necesarias y suficientes para que las métricas e indicadores cumplan con
las metas definidas.

Estas actividades empiezan con la medición de las variables y métricas relevantes, las cuales puede ser
realizadas por un equipo de personas o en forma automática a través de herramientas digitales y de
sistematización. Esta estructura de personal debe definirse con claridad en el proceso de planeación
de la calidad y también se requiere estimar su costo, ya que este será parte clave en el costo de la
calidad del proyecto. Las máquinas, utensilios, softwares, herramientas necesarias para hacer las
mediciones son parte también del costo de la calidad y por esta razón debemos estimar su costo
individual y acumulado, con la mayor precisión posible.

Las métricas e indicadores son una parte importante, pero no el objetivo principal. Estos estándares,
métricas e indicadores son parte de procesos que queremos asegurar, a partir de asegurar sus partes
componentes. Si aseguramos las métricas e indicadores en los estándares, aseguramos los procesos
de los cuales son componentes claves. Si controlamos el proceso, podemos llegar todavía más lejos,
produciendo las bases para el mejoramiento continuo. El análisis continuo de los procesos, a partir
del seguimiento continuo de las variables componentes, permite tomar decisiones gerenciales que
impactan en el mejoramiento de la eficiencia y eficacia, produciendo beneficios cuantificables
económicamente. Se producirán ahorros con la aplicación y uso de los mismos o menores recursos,
que es efectivamente una mejora en la productividad parcial en el proceso y global en el proyecto.

Para ilustrar mejor la importancia y el objetivo fundamental del aseguramiento de la calidad, usemos la
figura de contraposición para revisar lo que pasaría si no lo hiciéramos. Si en el proceso de ejecución
del proyecto llegamos a una situación en la que encontramos una falla, a partir de la aplicación del
proceso de monitoreo y control de las variables, métricas e indicadores relevantes, la consecuencia
directa puede tomar dos caminos: una falla irreparable, que implica perder todos los recursos
invertidos en realizar ese trabajo, o una falla reparable, que implica un reproceso que tendrá un costo
adicional en el proceso.

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La ventaja en este escenario es que la falla no ha salido al exterior en el proceso de ejecución o al
mercado cuando se esté en proceso operativo y productivo, por esto, aunque el costo aumentó,
lo hace en valores controlados, pero importantes. Cuando la falla se produce en el proyecto, sale
al exterior y afecta a los usuarios o al patrocinador, las consecuencias son mucho más nocivas y
perjudiciales. Los usuarios pueden quejarse ante entidades que obliguen al proveedor a dar garantía,
que tendrán un costo muy grande en dinero y en imagen. Cuando la falla produce al cliente fallas
en su propio proceso, generará demandas que tendrán costos aún más altos, por el proceso legal
involucrado y las restituciones a las que habría lugar. Estas fallas son muy graves, ya que generan un
costo adicional que es la pérdida de negocio con el cliente y con otros clientes, por la mala publicidad
boca a boca.

A partir de la contraposición planteada, concluimos que es mejor prevenir que corregir y entrenar al
personal para cumplir con los procesos, estándares y métricas, documentar los hallazgos y analizarlos
para tomar decisiones gerenciales de mejora, invertir en equipos y tiempo, para hacer las mediciones
y pruebas, ensayos, experimentos, pruebas destructivas, inspecciones y auditorías.

En síntesis...
El aseguramiento de la calidad busca que los procesos se cumplan y
puedan mejorar continuamente, al asegurar el comportamiento de las
variables, métricas e indicadores en los estándares y normas.

2. Herramientas para asegurar y controlar la calidad

Para asegurar y controlar la calidad, se pueden usar todas las herramientas ya mencionadas en la
planeación de la calidad y algunas otras como:

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 Tabla 1. Siete herramientas básicas de calidad

Herramienta Utilidad

Sirve para mejorar el proceso de descomposición

Diagramas de afinidad de actividades cuando se trabaja una Estructura
de Desglose del Trabajo.
Se usa para realizar planes de mitigación y planes
Gráficas de programación de decisiones de
de contingencia, a partir de revisar los pasos
proceso
detallados.

Para definir relaciones entre muchas variables

Dígrafos inter relacionales y datos que se produzcan en el uso de otras
herramientas de aseguramiento.

Usado para definir entre varias alternativas,

aplicando probabilidades y el concepto del valor
Árboles de decisión
esperado. Escogemos la que da mejor valor
esperado en dinero.

Se aplica para tomar decisiones como en el

árbol de decisión, pero en cada rama hay varias
Matrices de priorización
opciones de las que se prioriza alguna, para luego
aplicar probabilidades y el valor esperado.

Define las precedencias y dependencias entre las

Diagramas de red
actividades y las relaciones entre ellas.
Para relacionar la estructura organizacional con los
Matrices
datos de las variables a controlar.
Para verificar, en forma aleatoria o programada, el
comportamiento de los procesos y las variables en
Auditorías de calidad
las normas. Se pueden implementar las mejores
prácticas y compartirlas en el grupo.
Para mejorarlos a partir de eliminar actividades
Análisis de proceso que no agregan valor y resolver problemas en el
flujo de trabajo.
Fuente: elaboración propia

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 Cómo mejorar...
Escoja entre todas las herramientas que considere
necesarias en el proyecto y determine qué estructura se
requiere para poder usarlas; qué equipos se requieren.

3. Solicitudes de cambios y su impacto en el proyecto

La alta dirección en el proyecto siempre está pendiente de la información que el grupo de
aseguramiento de calidad le reporta en las reuniones que para este fin se acuerden y programen en
los procesos de planeación y ejecución. En el proceso de planeación en el área de la integración se
estudió lo importante que es mantener siempre el plan integrado a partir de la incorporación de los
planes componentes, aplicando siempre el criterio de revisar el impacto de cualquiera de los cambios
propuestos y aprobados en el resto de planes de las áreas del conocimiento. El plan de cambios que
se hizo en ese momento y que tiene como principio la integración al estudiar, aprobar o rechazar e
implementarlos, se puede usar en el proceso de planeación, pero, definitivamente, se debe usar en el
proceso de ejecución y monitoreo y control, para que surta todos los pasos del proceso diseñado y
así documentar los objetivos, beneficios, motivaciones, impactos y efectos. En caso que no se haya
hecho un plan integrado de cambios, en este momento se puede revisar el plan y detallar todo aquello
que sea adecuado y necesario para asegurar que, en el momento que se requiera estudiar un cambio,
la dirección se pueda apoyar en este proceso mejorado y actualizado.

Les recomiendo revisar el caso de estudio “La dirección de proyectos ayuda al Departamento de
Defensa de Estados Unidos a proteger a militares y civiles de materiales peligrosos” que encontrarán
en el enlace https://americalatina.pmi.org/latam/KnowledgeCenter/CaseStudies.aspx en el que el
aseguramiento y control de la calidad cumplieron un papel determinante en el éxito en la solución de
un problema de enorme importancia y con consecuencias fatales.

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 Cómo mejorar...

Revise su plan integrado de cambios y tome las acciones de mejora

o detalle que requiera, a partir de lo aprendido sobre la planeación,
aseguramiento y control de la calidad.

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Referencias
Project Management Institute Inc. (2013). Guía de los Fundamentos para la dirección de proyectos
(Guia del PMBOK®) Quinta edición. Recuperado de: https://www.edu.xunta.gal/centros/
cfrpontevedra/aulavirtual2/pluginfile.php/13688/mod_folder/content/0/libros_pmbok_guide5th_
spanish.pdf?forcedownload=1

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gerencia de Proyectos II

Unidad 1: Gestión de la calidad
Escenario 2: Estructura de aseguramiento y control de la
calidad del proyecto

Autor: Juan Carlos Barrero Neira

Asesor Pedagógico: Heidy Moncada

Diseñador Gráfico: Santiago Rodriguez
Asistente: Ana Milena Raga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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