Código:

COMUNICACIONES INTERNAS Y No Edición:

EXTERNAS. Fecha Edición:
Página:

1. PROPÓSITO

Establecer los lineamientos a seguir para la emisión, recepción, transmisión y distribución

de las comunicaciones internas y externas.

2. ALCANCE

Abarca el proceso de gestión de las comunicaciones internas y externas de

3. REQUISITOS ASOCIADOS

FONDONORMA-ISO/IEC 17025:2005, Cláusula 4.1.6.

4. DEFINICIONES

4.1. Comunicación Formal: Referida en forma explícita a las notificaciones transmitidas

en formas impresas o electrónicas, inherentes o relacionadas al Sistema de Gestión de la
Calidad.

4.2. Comunicación Informal: Comunicación cotidiana transmitida en forma verbal y que

carece de trascendencia en lugar y tiempo, por lo que no se deja evidencia escrita.

4.3. Comunicación Interna: Notificación de carácter formal o informal de tipo informativo,

emitida al personal o a una persona en particular.

4.4. Comunicación Externa: Información generada a un ente externo o viceversa. Los

entes externos podrán ser: clientes, proveedores, auditores, asesores de entidades
gubernamentales o privadas de tipo legal, estadal o institucional.

4.5. Emisor/Remitente: Ente, organización o individuo que realiza la comunicación.

4.6. Receptor/ Destinatario: Ente, organización o individuo que recibe la comunicación.

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

5.1. DA-056-F01 Minuta de Reunión.

5.2. Libro de actividades diarias.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Gerente de Operaciones Director Administrativo

CA-001-F01 Ed. 05
 Código:
COMUNICACIONES INTERNAS Y No Edición:
EXTERNAS. Fecha Edición:
Página:

6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1. El personal que emite una comunicación la realiza empleando los recursos apropiados
de acuerdo a la importancia de la misma bien sea de forma verbal, escrita, telefónica, fax,
email, correo impreso.

6.2. Las comunicaciones externas se realizan de manera formal.

6.3. Las comunicaciones enviadas son identificadas con: remitente, destinatario, dirección,
teléfono, persona contacto y de ser necesario la palabra “CONFIDENCIAL”.

6.4. Las comunicaciones externas recibidas por cualquier vía, son firmadas y fechadas por
el receptor al momento de recibir la información; esta comunicación es transferida al
destinatario.

6.5. Las comunicaciones internas formales son transmitidas por medio de documentos
impresos (cartas, memorándum, comunicados), en forma electrónica (e-mail) ó se dejan
por escrito en minutas o cuaderno de registro de actividades diarias.

6.6. Son comunicaciones informales aquellas que carecen de trascendencia en el tiempo.

6.7. Toda comunicación recibida que no especifique destinatario es entregada al Director

Técnico o Director Administrativo, quien asigna un responsable para la retroalimentación
de la información.

6.8. Las comunicaciones internas relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad,

son de carácter formal y se deja evidencia escrita de los acuerdos en el formulario DA-
056-F01 Minuta de Reunión u otro documento escrito.

6.9. Toda comunicación externa suministrada por los clientes en forma verbal, escrita o
telefónica y que esté relacionada con la prestación de los servicios, es transmitida por el
Administrador o persona que recibe la información al personal involucrado.

6.10. Para la reunión de programación de actividades diarias se cumplen las siguientes

pautas: hora de inicio, duración máxima de 15 minutos, es liderizada por el Coordinador de
Laboratorios, los puntos tratados y acordados se registran en el cuaderno de actividades
diarias, en la pizarra acrílica del laboratorio y en sala de preparación (si se requiere).

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Gerente de Operaciones Director Administrativo

CA-001-F01 Ed. 05
 Código:
COMUNICACIONES INTERNAS Y No Edición:
EXTERNAS. Fecha Edición:
Página:

6.11. En la reunión de programación de actividades diarias asisten: Director Técnico (si

amerita), Gerente de Operaciones (si amerita), Coordinador de Laboratorios, Analista (s)
de Microbiología y Auxiliar de Laboratorios, podrá asistir personal adicional si se requiere.
En esta reunión todos tienen la oportunidad de generar ideas en pro del mejoramiento
continuo y el trabajo en equipo. Al final de la reunión todos los asistentes firman el
cuaderno de registro en señal de conformidad con los puntos tratados.

6.12. La información tratada en la reunión de programación de actividades diarias es

comunicada por el Coordinador de Laboratorios al Gerente de Operaciones/Director
Técnico.

7. ACTIVIDADES

Caso. A. Comunicaciones Internas: Programación de Actividades Diarias.

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD

Coordinador de 1 Reúne al personal al inicio de la jornada laboral, e

Laboratorios informa las actividades del día.

2 Registra en el cuaderno de actividades diarias las

actividades de ensayo programadas.

Asistentes 3 Firman en señal de conformidad con las actividades.

Coordinador de 4 Registra en la pizarra del laboratorio las actividades

Laboratorios programadas y en la pizarra de la sala de
preparación (si se requiere).

5 Archiva cuaderno de actividades diarias.

7. ACTIVIDADES
ELABORADO POR: APROBADO POR:

Gerente de Operaciones Director Administrativo

CA-001-F01 Ed. 05
 Código:
COMUNICACIONES INTERNAS Y No Edición:
EXTERNAS. Fecha Edición:
Página:

Caso B. Comunicaciones internas del Sistema de Gestión de la Calidad.

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD

Director Administrativo 1 Convoca de manera formal (email, comunicación

Director Técnico impresa) a todo el personal o personal involucrado
Gerente de Operaciones a reunión extraordinaria o programada.

La comunicación debe señalar: fecha, lugar, hora

de inicio y fin así como los puntos a tratar.

Personal Convocado 2 Firma en señal de confirmación (si la notificación

es escrita) ó responde el email recibido (si la
comunicación es electrónica).

Personal Convocado 3 Asiste a la reunión en el lugar, fecha, y hora

programados.

Director Administrativo 4 Comunican al personal los puntos a tratar (nuevos

Director Técnico documentos, actualización del sistema de gestión,
Gerente de Operaciones avances, estrategias de mejora continua, otros).

Personal Convocado 5 Exponen y discuten sus ideas, aportes,

comentarios. Pueden usar herramientas tales
como: matriz dofa, tormenta de ideas, diagramas,
entre otros.

Director Administrativo 6 Concluyen y sintetizan las nuevas acciones a

Director Técnico realizar o los acuerdos pautados en pro de la
Gerente de Operaciones mejora continua del Sistema de Gestión de
Personal Convocado Calidad.

Gerente de Operaciones o 7 Redacta minuta en formulario DA-056-F01 Minuta

personal que convoca la de Reunión, o correo electrónico de los puntos
reunión. tratados, acuerdos y solicita la firma de los
asistentes.

8 Archiva DA-056-F01 Minuta de reunión.

7. ACTIVIDADES
ELABORADO POR: APROBADO POR:

Gerente de Operaciones Director Administrativo

CA-001-F01 Ed. 05
 Código:
COMUNICACIONES INTERNAS Y No Edición:
EXTERNAS. Fecha Edición:
Página:

Caso C. Emisión de Comunicación Externa.

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD

Remitente 1 Elabora la comunicación.

2 Transfiere la comunicación a la Dirección de

competencia (Técnica ó Administrativa).

Director Técnico 3 Revisa la comunicación. Si la comunicación esta:

Director Administrativo
Gerente de Operaciones 3.1. Satisfactoria: Firma y regresa al remitente.
Continúa en el paso 4.

3.2. No satisfactoria: Corrige y regresa al remitente

para que realice los cambios necesarios y regresan al
paso 2.

4 Guarda la comunicación en un sobre, sella e identifica

con los datos remitente, destinatario, dirección,
teléfono y la palabra CONFIDENCIAL (si se requiere).

Remitente 5 Entrega la comunicación al Administrador para que

este realice las gestiones de envió de la comunicación.

Administrador 6 Realiza las gestiones de envió.

8. CUSTODIA Y UBICACIÓN

Archivo
Código Descripción Activo Inactivo
Tiempo de Ubicación Tiempo de Ubicación
Permanencia Retención
Sin Código Comunicaciones 1 año Permanecerá en el 5 Años Archivo Nº6
archivo del remitente. DA
internas.
Sin Código Comunicaciones *1 año Permanecerá en el 5 Años Archivo Nº6
archivo del remitente. DA
externas.
DA-056-F01 Minuta de reunión. 2 años Calidad y Administración: 5 Años Archivo Nº6
Archivo Nº12 CA DA
Dirección Técnica:
Archivo Nº1. DT

*Aplican consideraciones especiales de acuerdo al tipo de comunicación, las comunicaciones de carácter legal, gubernamental o de los
clientes podrán estar disponibles por un mayor tiempo.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Gerente de Operaciones Director Administrativo

CA-001-F01 Ed. 05