Cómo confecciono el programa del evento.

Pasos y tiempos

El programa del evento es la razón de ser, el motivo principal por el cual los
interesados van a concurrir, además del encuentro o reencuentro con sus colegas.

En el programa o agenda del evento deben destacarse dos ideas fundamentales:

 El contenido: Que incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a

desarrollar la reunión (qué tipo de evento será, duraciones, cantidad de oradores
por actividad, intercalar debates con conferencias, etc.)
 El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada
temática, y que sea seleccionado por personas capacitadas que tengan
experiencia y conocimiento sobre lo que quieren ofrecer a los potenciales
asistentes.
Existen diferentes etapas en el armado de la agenda de actividades desde su
planificación hasta el final del evento.

Dependiendo de la temática del evento y su público el día del evento,

generalmente, junto a la acreditación de los asistentes, el programa final se
entrega en mano a cada uno, en formato papel o en otros soportes.

Como sucede con un diario o una revista, si vamos a mandar a imprimir

previamente el programa debemos definir un tiempo de cierre que sería el tiempo
 de diseño, edición e impresión que necesitan los responsables de estas tareas y la
imprenta para realizar su trabajo

El tiempo con el que se realice cada uno de los pasos, va a depender de cuánto
falta hasta el día del evento. Dependiendo del alcance, esto puede variar entre dos
años y tres meses, por lo que es muy importante planificar cada paso y establecer
fechas límite del trabajo interno para ir resolviendo cada uno de ellos.

¿Cuáles son los pasos a seguir?

 Se arma un listado de los temas

 Se arma un listado de posibles oradores

 Se define él o los idiomas oficiales en caso de que asistan personas de

países con distinto lenguaje

 Se eligen los formatos de actividades que se van a usar (cursos, talleres,

conferencias, mesas redondas, etc)

 Se definen la cantidad de salones y actividades paralelas que tendrá el

evento

 Se vuelcan los bloques con los temas en los salones y se hace un primer
cronograma estimativo con la distribución de las salas y horas

 Se ponen los nombres de cada sesión, tratando de generen interés a la

audiencia, ya sea por lo actual, por lo polémico u otro motivo.

 Si existiera, se establece la fecha límite para postulantes voluntarios para

ser oradores, muchas veces solicitando el envío de un resumen de lo que
presentarán.
 Se establece un reglamento con instrucciones a seguir para el envío de los
resúmenes y una forma de recibirlos.
 El comité organizador comienzan a invitar de forma oral (en actividades que
se encuentran previamente, telefónicamente o por correos electrónicos
personales) a potenciales participantes (para ir apalabrándolos).

 Se envían las invitaciones por escrito a todos los participantes activos del

evento (invitados especiales, oradores, moderadores, etc.
 Se hace un seguimiento de las respuestas

 Se arma un Pre-programa

 Se cierra el Programa Final (para editarlo y enviarlo a imprenta o procesarlo

en el formato que se entregará a los asistentes.

¿Qué información no debería dejarse de incluir el  Programa Final?

 Índice

 Plano de ubicación

 Información General (de la ciudad y horarios generales del evento)

 Cronograma con las actividades

 Actividades sociales (dónde y cuándo)

 Otros servicios  que se brindan en el evento (wifi, diario, servicio de

cafetería, etc)

 Nombre de los integrantes del Comité Organizador

 Mensaje de Bienvenida

 Eventos  anteriores

 Auspicios

 Agenda: horarios, nombres de los participantes y ubicación de las charlas

 Organización administrativa

 Sponsors

 Información Turística (si hubiera asistentes de otras ciudades o países)

 Listado alfabético de oradores

A veces sucede que el evento dura muchos días y con una alta participación de
oradores que participarán en actividades paralelas. Esto nos lleva a que el tamaño
del programa final sea muy extenso y por ende muy pesado. Si el presupuesto nos
lo permite, una solución es entregar con la acreditación junto al programa largo
uno más pequeño, que puede llamarse Programa de Bolsillo, que puede ser una
hoja A4 ó A3 doble faz doblada y que incluya la información básica más necesaria
para que los participantes puedan manejarse a lo largo del evento incluyendo
cronogramas y planos.

Organizar un evento requiere una planificación muy detallada para alcanzar el

triunfo. Un buen cronograma será, sin duda, el origen de unos buenos resultados
de un encuentro.

El éxito o fracaso de un evento depende, en gran medida, de la planificación

previa. Establecer los objetivos, determinar los recursos necesarios, asignar el
presupuesto, definir las tareas, encontrar el lugar o preparar el encuentro son
actividades fundamentales para el buen desarrollo de un congreso, una ponencia,
una boda o cualquier tipo de evento que se precie. Por supuesto, existen
herramientas que, lejos de decepcionar, facilitan la organización que garantiza el
triunfo de la cita programada.

Entre ellas, el cronograma es una de las más importantes. Nos referimos, como
bien sabes, a ese calendario de trabajo en el que se fijan los tiempos para ejecutar
cada una de las tareas imprescindibles para el desarrollo del encuentro. La
definición ya avisa de la relevancia de esta herramienta, porque gracias a ella,
puedes ver cuánto dura cada actividad para comprender con facilidad la evolución
del proyecto, identificar los factores y realizar un seguimiento para comprobar si se
cumplen, o no, los plazos determinados.

Por tanto, el cronograma de un evento tiene grandes beneficios para su

planificación. En primer lugar, establecer todas las tareas y saber en qué periodos
han de cumplirse es una manera excelente de detectar posibles fallos e
imprevistos y hacer frente a ellos con éxito y facilidad. Además, es la herramienta
de comunicación básica para transmitir las etapas y los tiempos a todas las
personas implicadas en el proyecto, sin olvidar, por descontado, su practicidad
para conocer las fases y su
 evolución. 

Asimismo, por otra parte, esta herramienta ayuda a ver la realidad gracias a los
plazos fijados y simplifica el cumplimiento de los objetivos. Estas metas, de hecho,
se consiguen de forma progresiva según las fases, por lo que los grandes fines
quedan divididos en otros más pequeños y, de ahí, su facilidad para satisfacerlos. 

Cómo elaborar el cronograma de un evento paso a paso

Confeccionar un cronograma tiene, por descontado, su propia organización. Según
la Universidad Politécnica de Valencia, a la hora de planificar un evento se deben
tener en cuenta tres aspectos, como son el alcance, los costes y el tiempo. Y es
éste último el que has de tener en cuenta a la hora de crear ese calendario de
plazos con todas las tareas que deben desarrollarse. Los pasos a seguir para
elaborar dicho calendario son los siguientes:
1. Recopila toda la información relativa al evento, es decir, el alcance que va a
tener, las características que lo definen, la tipología de encuentro que será, los
problemas que pueden surgir, la temática en torno a la cual girará, los objetivos,
etcétera. En definitiva, todo aquello relacionado con el acontecimiento que será de
utilidad para saber cuáles son las prioridades de esa cita.
2. Define las actividades que se habrán de desarrollar para llevar a cabo el
proyecto. La información recopilada será fundamental para identificar las tareas
que formarán parte del cronograma para dar lugar a un magnífico eventos.
Asimismo, es relevante también establecer el orden de importancia de cada una de
ellas.
  
3. Secuencia esas actividades con el objetivo de determinar las dependencias
entre ellas mismas. En ese sentido, seguramente, muchas tareas no podrán
realizarse sin el cumplimiento previo de otras, y esa condición debe conocerse
desde el principio para que la planificación sea la mejor posible.
4. Estima y fija los recursos que serán imprescindibles para el desarrollo de
cada actividad. No sólo los económicos, sino también los humanos y los
materiales: que vas a necesitar, quién va a encargarse de ello y cuánto costará.
Una previsión por cada tarea.
5. Establece la duración de cada una de las actividades, es decir, los períodos
básicos para poder completarlas. La mejor manera de hacerlo es indicar la fecha
de inicio, la fecha de fin y la suma de días, horas o minutos que va a necesitar una
faena en concreto. 
6. Asigna las tareas a cada equipo o persona para que sean los encargados de
responsabilizarse de su trabajo con el objetivo de cumplirlo dentro de los tiempos
fijados con anterioridad. 

7. Traslada toda la información a un documento, que será el propio

cronograma, para ponerse manos a la obra con todas las actividades estipuladas y
encomendadas.
8. Haz un seguimiento y control del cronograma para verificar que se cumple
en los plazos estimados o para someterlo a cambios que, como es evidente,
mejoren el proceso de producción y organización de un evento. 
Tipos y ejemplos de cronogramas

A la hora de hacer un cronograma, puedes optar por distintas modalidades para su

elaboración: en filas, en columnas, esquemático, con gráficos… Como ves, las
posibilidades no son pocas, pero aquí puedes encontrar los tres tipos que, por
norma general, son más conocidos y, por tanto, más utilizados. También para la
organización de un evento:

 El diagrama de Gantt. Éste es, sin duda, el más popular por su

adaptabilidad a cualquier proyecto y temática con independencia del sector
empresarial. Además, es también muy útil, porque las barras horizontales que
marcan el inicio y el fin de cada actividad permiten seguir con facilidad el estado
de las tareas. Una línea del tiempo, a todos los efectos, que hace más sencilla la
toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos. 

 El diagrama de PERT. ‘Project Evaluation and Review Techniques’ es el

significado de las siglas PERT, una herramienta recomendada, sobre todo, para los
eventos de mayor complejidad. Su diseño es, por ello, un tanto más complicado,
pues se trata de una gráfica de estilo organigrama que establece el principio y el
final de cada tarea. Sin embargo, en el medio, quedan reflejadas las relaciones
entre cada una de las actividades. En definitiva, el complemento perfecto de otros
bocetos más simples.

 El diagrama CPM. El método de la ruta crítica es el más complejo, aunque

también muy utilizado.  Se trata de una gráfica de flechas para establecer cuál es
el camino más sencillo y más óptimo en cuanto a tiempo para completar cada
actividad.