ORGANIZACIÓN Y METODOS

TRABAJO COLABORATIVO MOMENTO 2

ESTUDIANTES

MARIA FERNANDA GARZON

EDYD FERNANDA RODRIGIEZ

ADRIANA MILENA ARIAS

BERTHA ARDILA

EVELIN JULIETH ALVAREZ

TUTOR

LUIS ESTELA GARNICA SANDOVAL

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

OCTUBRE 15 DE 2014.
 INTRODUCCION

El presente trabajo se desarrolla analizando la problemática descrita en cuanto al

proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal en una empresa
del sector educativo.

La dinámica del desenlace del mismo, consiste en realizar un análisis detallado del
problema, proponer e implementar una metodología diferenciada pero
complementaria: Estudio de métodos y Medición del trabajo.

La aplicación del estudio de métodos nos permitirá eliminar movimientos

innecesarios contribuyendo de este modo al aumento de productividad, con este
buscamos aplicar un método más simple y eficiente para reducir costos.

En cuanto a la medición del trabajo nos permite determinar el tiempo necesario

para realizar una actividad contemplando normas de rendimiento y eliminando
tiempo improductivo.
 OBJETIVOS

 Leer y analizar una problemática propuesta aplicando la estrategia de

aprendizaje basada en problemas.

 Proponer causas que puedan originar el problema en estudio.

 Presentar hipótesis que permitan dar solución a las causas que originan el
problema.

 Elaborar un diagrama de distribución del trabajo.

 Analizar por medio del Diagrama de Pareto las causas planteadas que

originan el problema.

  Analizar el diagrama de distribución del trabajo aplicando la técnica 5W'S,

proponiendo actividades de mejora.

 Formular indicadores de productividad que permitan validar las mejoras

propuestas.

 Conocer la importancia de las técnicas de estudio de métodos y tiempos,

para sacar la mejor rentabilidad de una empresa y esta crezca

 Dar a conocer las mejoras que les puede hacer a los procesos de las
empresas, para reducir tiempos en labores y sacar la máxima productividad.
 TABLA DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

NOMBRES Y Rol asumido Tareas o funciones Responsabilidad

APELLIDOS realizadas
Líder: Responsable de la La comunicación entre el tutor
Comunicado comunicación entre el tutor y y el equipo y presentar al
r el equipo, como también de equipo la información de lo
BERTA ARDILA presentar a su equipo la observado.
VANEGAS información que recoge de la
observación - al desarrollo de
las actividades - hecha a los
otros equipos de grupo
Relator Responsable de la relatoría de Recopilar y documentar de
todos los procesos en forma manera organizada la
EDYD
escrita. También es información a entregar al
FERNANDA
responsable por recopilar y docente.
RODRIGUEZ
sistematizar la información a
entregar al facilitador-docente.
Vigía del Controla el cronograma de Que los aportes se presenten
Tiempo tiempo establecido, y es dentro de las fechas
EVELIN JULIETH responsable porque el equipo establecidas.
ALVAREZ desarrolle las diferentes
actividades dentro del tiempo
pactado.
Dinamizador Quien se preocupa por Verificar que se asuman
del proceso verificar al interior del equipo responsabilidades dentro del
que se estén asumiendo las equipo.
responsabilidades individuales
y de grupo, propicia que se
ADRIANA ARIAS
mantenga el interés por la
RODRIGUEZ
actividad y por último
cuestiona permanentemente al
grupo para generar puentes
entre lo que ya se aprendió y
lo que se está aprendiendo.
Utilero Responsable de conseguir el Consecución de material y
material y/o las herramientas herramientas adicionales para
MARÍA complementarias, de acuerdo
FERNANDA el desarrollo de las actividades
a las necesidades del equipo
GARZÓN PARDO propuestas.
para el desarrollo de las
actividades y/o procesos.
DIAGRAMA DE PARETO
 HIPOTESIS

1. la primera sería la implementación de la tecnología en los procesos de

selección, agilizaría mucho el proceso ya que al hacer aplicaciones
virtuales, en la página de la compañía y a los correos electrónicos de los
empleados, estos aplicarían de forma inmediata, adicional a esto en el
mismo proceso virtual se las daría a conocer que papeles y requisitos
necesitan presentar para poder postularse, que a la hora de hacer
entrevistas tendrían todos los papeles en regla y se reduciría el tiempo
para elaborar este proceso.

2. Sugerir una idea de que las entrevistas y otras técnicas de selección

pudieran ser mejoradas, sin embargo deberán tomarse pasos positivos para
hacer los cambios necesarios en interés de una mejor selección.

3. Existen posibilidades de que se presenten nuevos métodos que pueden

influir en métodos antiguos, y que pueden ser mejor o quizá peor de los ya
existentes.

4. En este caso existe la Dirección de Recursos Humanos por tanto la

selección ya fuere externa, se debe implementar mediante un plan
estratégico, táctico y operativo.
 MATRIZ CQA

ESTUDIANTES ¿QUE ¿QUE QUIERO ¿QUE APRENDI?

CONOZCO? CONOCER?
Aprendí a realizar el
diagrama de Pareto
Como realizarlo,
con la utilización del
como lo podemos
Excel, a identificar las
No conocía el colocar en práctica
frecuencias, y como
EVELIN diagrama de y como nos puede
las causas
Pareto ser útil, a la hora de
principales nos
identificar causas
pueden dar solución
de un problema
a los problemas
planteados.
Las reglas básicas La utilización del
que se deben Diagrama de Pareto:
seguir para la -Conocer los factores
construcción del más importantes en
diagrama y en que un problema.
situaciones debe -Determinar las
ser utilizado. causas raíz del
No conocía el
EDYD problema.
Diagrama de
FERNANDA A utilizarlo como -Saber cuáles son los
Pareto
herramienta dentro elementos que se
de las actividades deben mejorar.
que lo requieran. -Establecer un orden
de prioridades en la
Clasificar y analizar toma de decisiones
los resultados dentro de una
obtenidos. organización.
El entender la
Cómo implementar importancia de la
de forma más productividad en las
Como adaptar eficaz la decisiones tomadas
métodos distribución del en una organización.
MARIA prácticos para trabajo con el fin de
FERNANDA la elaboración llegar a un análisis Aprendí a estar
de informes minucioso y preparada para
consistentes posteriormente definir el estudio de
realizar las trabajo basado en
propuestas problemas prácticos.

ADRIANA Identifiqué Quiero fortalecer Que se deben

claramente mis habilidades Implementar métodos
los principios para saber aplicar que permitan lograr la
de estudios de eficiencia y la eficacia
productividad, métodos del a los procesos que se
 estos
permiten
expresar las
trabajo, mediante la
Causas del
adecuada selección
trabajo
y utilización de las realizan en el
improductivo
técnicas y departamento de
a través de la
diagramas Recursos Humanos
puesta en
Existentes, para la de una empresa.
práctica de
mejora de los
las técnicas
mismos.
del estudio
del método de
Trabajo.
Poder aprender por
Conocer por medio
Que en los medio del curso de
de métodos como el
procesos que organización y
diagrama de Pareto
se manejan métodos las
las posibles
BERTA en las diferentes técnicas
soluciones a los
empresas administrativas que
diferentes problemas.
existe mucha me permitan una
tramitología formación
profesional.
 DIAGRAMA DE DISTRIBUCION
Departamento Analizado: Recursos Humanos Fecha:28 septiembre
ACTIVIDADE G.GENERA H DIRECTOR H SECRETARI H AUXILIAR H AUXILIAR H PSICOLOG H SECRETARI H AUXILIAR H
S L A R.H A R.H R.H 1 R R.H 2 A A R.H 3
SICOLOGA
Solicitud de 3 La recibe 1 La registra 2
vacante
Evaluar 6 Estudia la 6
alternativas convocatori
a
Documento 3 Elabora la 3
concurso convocatoria
interno
Publicación 6 Decepciona 5 Hace la 1
de la hojas de publicació
convocatoria vida n
Cerrar 29 Cierra la 5 Recibe 8 Revisa 1
convocatoria convocatoria las hojas hojas de 6
de vida vida
Clasificación 6 Revisa y da 6
hojas de vida visto bueno
Citación 1 Notifica 1
entrevistas entrevistas
Entrevista 32 Realiza 1 Verificación 1
entrevistas 6 de 6
referencias
Elaboración 20 Da visto 1 Realiza 4
de informe bueno 6 informe del
entrevistas informe personal
realizadas entrevista entrevistado
Citación 1 Citación 1
candidatos candidatos
por teléfono
Recepción 1 Recepción 1
candidatos candidatos
Revisión de 16 Aplican 1
pruebas pruebas 6
Informe 16 Analiza 1
resultados informes 6
Entrevista 16 Entrevista 1
formal candidatos 6
Citación y 8 Deciden 2 Deciden 2 Citación y 2 Documento 2
contrato candidato candidato vinculació s para la
n contrato vinculación
Seguridad 2 Revisa 2
social documento
s
Apertura de 2 Realiza 2
hoja de vida apertura
hoja de vida
Totales 16 3 1 1 1 1 4 5 1
8 5 7 6 1 8 8 8
 TECNICA 5W’S+H

Who Quien Participa en el Todos los que intervienen en el

problema proceso de selección y contratación
de personal.
What Que Que es el problema El problema ocurre cuando se hace
la solicitud de la vacante ya que es a
partir de esta donde se inicia todo el
proceso.
Considero que el punto en que
ocurre el problema es cuando pasa a
manos de la
Secretaria de Recursos Humanos,
ya que esta a su vez debe utilizar
más personal
Para que continúen con el proceso,
sin embargo finalmente, este debe
volver a la Secretaria para que lo
cierre y la Dirección tome la decisión
final.

When Cuando Ocurre el problema El problema ocurre cuando se hace

la solicitud de la vacante ya que es a
partir de
Esta donde se inicia todo el proceso.
Considero que el punto en que
ocurre el problema es cuando pasa a
manos de la
Secretaria de Recursos Humanos,
ya que esta a su vez debe utilizar
más personal
para que continúen con el proceso,
sin embargo finalmente, este debe
volver a la
Secretaria para que lo cierre y la
Dirección tome la decisión final.
Where Donde Ocurre el problema El problema ocurre en el área de
Recursos Humanos, ya que utiliza
métodos que involucra personal
innecesario y actividades que se
podrían ser más simples y agiles.
Why Por que Cuál es la ruta 1. Por la falta de simplificación de
métodos.
2. Porque no se cuenta con una
estructura definida para el proceso
de selección que permita optimizar el
 tiempo.
3. Porque falta capacitación al
personal y dinamismo en los
procesos.
4. Porque no hay optimización del
recurso humano.
5. Porque no se aplica la medición
del trabajo.
Impactos y relación entre las causas
identificadas.
El Impacto que provoca es que no
hay un área solida de recursos
humanos, sus
políticas no están claramente
definidas, y sus métodos no
garantizan soluciones a
corto plazo a la empresa.
How Como Ocurre el problema Mucho tiempo en espera de
autorización y validación.
Mucha Manualidad en el proceso.
Existe duplicidad de actividades.
Flujo de actividades muy extenso.
 ACCIONES DE MEJORAS

1. Implementación de estándar de tiempo en los diferentes procesos.

2. Vinculación de menor personal posible en los procesos

3. Implantar sistemas de control de gestión, con el propósito de evaluar

periódicamente, la ejecución de las actividades de la organización, para
apoyar la toma de decisiones y facilitar la gestión.

4. es importante tener menos tramitología en los procesos y simplificarlos

5. es importante medir los tiempos para los diferentes procesos.

6. El personal con sentido de pertenencia puede lograr más eficiencia.

7. La empresa debe ser más eficiente en el uso y aprovechamiento de los

recursos que tiene, así como minimizar los recursos que requiere para la
ejecución de sus procesos.
 CONCLUSIONES

Con el anterior trabajo permitimos conocer las diferentes técnicas, procesos y

diagramas de métodos y análisis de procesos, lo anterior nos lleva a identificar
mejoras, para la simplificación de la realización de los trabajos en una empresa;
todo esto para llegar a un objetivo que es el incremento de las utilidades de una
organización.

Conocimos la importancia que tiene un diagrama de distribución de trabajo en una

empresa, bien aplicado nos llevara a la simplificación de trabajo y reducir horas en
este.
 BIBLIOGRAFIA

Herramientas para el análisis y mejora de procesos (2008) Gobierno federal.

Disponible en:
http://portal.funcionpublica.gob.mx:8080/wb3/work/sites/SFP/resources/LocalConte
nt/1581/8/herramientas.pdf.

El Libro de las Ideas. (1991). Para producir mejor. Asociación Japonesa de

Relaciones Humanas. Ediciones Gestión 2000, S.A. Barcelona.

Organización y Métodos. Recuperado el 19 de marzo de 2011,

de http://www.monografias.com/trabajos21/organizacion-y-metodos/organizacion-
y-metodos.shtml

Organización y métodos: Estudio de métodos de trabajo y productividad.

Recuperado de http://66.165.175.205/campus12_20142/mod/lesson/view.php?
id=1302&pageid=451

Ingeniería de métodos Recuperado de

http://66.165.175.205/campus12_20142/mod/lesson/view.php?
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