3.

3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

(CONCEPTOS Y TEORIA)

INTRODUCCIÓN

Para que un evento sea todo un éxito requiere de una buena planeación. Su
organización es una de las tareas más difíciles y complicada de realizar, ya
encierra una amplia gama de actividades y detalles que son vitales para todo el
evento sea un éxito.
Nace la idea de crear un plan de negocios para una empresa organizadora de
todo tipo de eventos sociales, como ejemplo bodas, quince años, bautizos,
cenas de gala convenciones, seminarios, evento empresarial, exposiciones
entre mucho otros. El objetivo de la empresa es que se preocupe por la
organización del mismo y se sienta feliz y satisfecho por los resultados
obtenidos.
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N (1)
Consulte en internet sobre la realización de cualquier evento, escoja uno que
sea de su interés, lea todos los detalles que encuentre al respecto, y luego
realice una tabla que identifique y evidencie las diferentes etapas en la
organización de un evento; consulte los conceptos PRE EVENTO, EVENTO Y
POST EVENTO. Tenga en cuenta los conceptos de etiqueta y protocolo a nivel
empresarial.

R.
El tema que escogimos es del el Eventos de los comités.

PRE-EVENTO
INVESTIGACION:

✓ establecer una reunión con el cliente

✓ Efectuar un análisis DIACRONICO
✓ Efectuar un análisis SINCRONICO

PLANIFICACION I ETAPA:

✓ Escoger la fecha del evento

✓ Seleccionar lugar de realización
✓ Logística del evento
✓ Objetivos y políticas del evento

ORGANIZACIÓN I ETAPA:

o Nombrar el comité de organizador

✓ Coordinador general
✓ Comisiones o Fijar sede provisional del comité organizador

PLANIFICACION II ETAPA:

✓ Seleccionar el temario de evento

✓ Numero y perfil de los asistentes

ORGANIZACIÓN II ETAPA

✓ Cronograma general de actividades

✓ Estimación de recursos
✓ Elaborar el PRESUPUESTO
 EVENTO
Desarrollo y dirección

POST- EVENTO

✓ Se cancelan los pagos pendientes

✓ Se cumplen con los requisitos adquiridos
✓ Se envían cartas de agradecimientos
✓ Se evalúa el evento
✓ Se recopila y archiva la información del evento

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2

Revise diferentes videos en YouTube sobre cómo organizar eventos para tener
éxito en ellos.
Realice un mapa mental con las conclusiones de lo observado en ellos, y
socialícelo con sus compañeros. Deberá subir fotografías de la exposición y del
mapa mental a la plataforma.
R. En todo el video hablan de diseños, planificación y producción, ceremonias,
fiestas, convenciones u otros tipos de reuniones por eso en nuestra explosión
vamos hablar del TRABAJO EN EQUIPO y LA PRE-PRODUCCIÓN para
tener éxito en los eventos.
 LA
PREPRODUCCIÓN

PLANIFICACIÓN DE
EVENTOS

- ¿para que?
- ¿Cómo?
- ¿con quien? TRABAJO EN
- ¿con que? EQUIPO

-equipo técnico

-organizadores

-Equipo de diseño

-Equipo de evento

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3

Busque, lea y comprenda el Decreto 1967/1991, con base en dicha lectura,

realice una cartelera sobre el Decreto 1967 de 1991 por la cual se reglamenta
el uso de los símbolos patrios (use dibujos, recortes de revistas o periódicos).
R.
Decretó 1967 de 1991 (15 agosto)

Deberes ciudadanos Y de entidades

LOS SÍMBOLOS PATRIOS
Es obligatorio izar la bandera nacional del Colombino Por q es la representa
una parte importante de la cultura y patrimonio de los colombianos. Y también
se considerar El luto o duelo nacional
Significan nuestro orgullo de ser colombianos, nuestra pertenencia y origen.
Afirman nuestra presencia y nos consuelan ante la adversidad. Son símbolos
que hacen de la Colombia diversa una unidad indivisible. En el Decreto 1967
de 1991 se reglamenta el uso de los símbolos patrios: la Bandera, el Escudo y
el Himno Nacional.
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 4

Por equipos de trabajo analice varias ideas de posibles eventos que puedan
realizar, para esto debe tener en cuenta la fase de Planeación del proceso
administrativo.
Defina un tema de evento, se empezará a organizar todo en una carpeta será
la de su evento, apóyese en el documento “medición y satisfacción” que
encontrará en la carpeta material de apoyo

R.
EVENTO EMPRESARIAL DE LA FICHA: 1961573 DE ASISTENCIA
ADMINISTRATIVAS
Poniéndonos en materia tenemos que cotizar lo siguiente:
Dia disponible para el salón, maso menos por la fecha que dimos, y horario.
Tomar las medidas de el salón, y así mismo preguntar, cual es la capacidad de
personas que permite el salón. preguntar si hay video bien, y sonido, menú
para ese día y costos, y si enciman los meseros.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 5

Dar respuesta al siguiente cuestionario:

✓ Concepto de evento:

R.
es una reunión de personas que con lleva un motivo en particular, los
eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten
transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo,
establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir
nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y
comercialización.

✓ ¿Qué características tiene el perfecto anfitrión de un evento?

R.
- Saber recibir y despedir
- Saber controlar todo tipo de situaciones
- Moverse con soltura charlado
- Saber elegir el menú adecuado
- Saber colocar a los invitados
- Atender y facilitar

✓ ¿Qué funciones cumple el anfitrión de un evento?

R.

1.-Elige con cuidado: Antes de pensar en la música o en la comida, es

importante que sepas a quién invitarás. Cerciórate de contemplar entre
tu lista de invitados a personas que puedan hacer una buena
combinación y que mantengan conversaciones interesantes, a fin de
crear nuevas relaciones.
2.- Invita con anticipación: Por educación y respeto al tiempo de los
demás, extiende tu invitación hasta dos semanas antes. Esto te ayudará
a contemplar la comida y los cócteles para los invitados que asistirán al
evento, así como evitar cancelaciones imprevistas, que podrían dejar
disparejo el grupo.
3.- Atiende a todos tus invitados: El día del evento recibe a todos tus
invitados, ofréceles una bebida y preséntalos ante el grupo. Durante la
cena, es importante que le dediques tiempo a cada uno, con esto sabrás
si está pasando un momento agradable.
4.- Elige la comida correcta: Toma en cuenta los gustos y hasta
alergias de tus invitados. Recuerda que algo simple, pero delicioso
 nunca falla. Una variedad de quesos y jamones importados siempre son
la mejor combinación.
5.- Genera un ambiente agradable: Si alguien de tus invitados se
queda excluido de la conversación inclúyelo. Es importante que todos
tengan una participación y se sientan incluidos.
6.- Cuida los detalles: Es fundamental que generes un ambiente en el
que tus invitados se sientan cómodos.
7.- Ofrece variedad: Cada paladar es distinto, por ello, procura tener un
bar surtido con diferentes bebidas.
8.- Evita los silencios: Sabemos que ningún evento está exento de los
momentos de silencio. Con el propósito de que evites esta incómoda
situación, te recomendamos que compartas algunos temas o recuerdos
que tengas en común con tus invitados, a fin de que todos participen.
9.-Entrega lo mejor de ti: Tú reputación después de la fiesta es vital,
pues es gracias a eso que te convertirás en el mejor anfitrión.
Durante el evento ofrece tu mejor vajilla y copas, tus invitados lo
merecen. El recuerdo de una cena en platos desechables puede arruinar
tu reputación.
10.- Piensa con anticipación: El éxito de cualquier evento dependerá
de qué tan flexible seas como anfitrión para actuar ante lo inesperado.

¿Cuál es l importancia de mantener en nuestra vida cotidiana la

etiqueta y el protocolo?

R.
La etiqueta: es importante en nuestra vida cotidiana, porque son las
normas o reglas que determinan el buen comportamiento de una
persona y así mismo su interacción con su entorno social, que siempre
está en constante cambio y evolución.
Protocolo: es importante en nuestra vida cotidiana, ya que son una
serie de reglas y normas que deben cumplirse en un momento
determinado. como una serie de reglas y normas que deben cumplirse
en un momento determinado.

✓ Concepto de agenda del evento:

R. Es un libro donde se llevan a cabo apuntes para no olvidar las

actividades del día las cuales son importantes.
Agenda de eventos es muy importante, ya que en ella se pueden anotar
las actividades a desarrollar y se pueden utilizar como una forma de
recordatorio, para pasar por alto ninguna de ellas.
✓ Concepto de cronograma de actividades:

R.
Un cronograma de actividades es simplemente un calendario en el que
estableces los tiempos en los que realizaras el proyecto, una tarea, o un
conjunto de actividades a trabajar o desarrollar. El cronograma se puede
utilizar en un sinfín de cosas: cuando trabajas y planeas la forma en que
realizaras llevaras a cabo las tareas; generalmente se utiliza de manera
inconsciente; casi toda la vida, es una manera no sistematizada. El
cronograma se hace presente generalmente en el desarrollo o gestión
de proyectos, lo importante es del cronograma es que plasma cada una
de las tareas y fechas previstas desde el principio hasta el final de las
actividades que se van a realizar.

CONCLUSIONES

Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del arrea

marketing y de relaciones públicas. A través de un evento se puede
conseguir llamar la atención, despertar interés de las personas, empresas y
otras.
El éxito de cualquier evento es el EQUIPO DE TRABAJO, sin un equipo no
puedes hacer nada, ya teniendo el equipo de trabajo, vamos a LA
PREPARACIÓN y vamos a tener en cuenta estos conceptos: (¿POR QUÉ?,
¿COMO?, ¿CON QUE?, Y ¿CON QUIEN?) ya con esos conceptos
definidos se realiza el evento exitosamente.