¿Por qué es importante aprender a administrar?

Esta pregunta es de gran debate, por cuanto el uso racional de los recursos es una
actividad que de alguna u otra forma la realizamos, sobre todo cuando estas son
escazas. ¿Pero esta se realiza de la forma más apropiada?; es decir en forma
eficiente.

Por ello es importante tener presente los fundamentos en que se sustenta la

administración eficiente.

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 UNIDAD I

La administración y los nuevos retos

empresariales

Páá giná 2
CAPITULO I
Introducción a la administración, recursos y funciones. El proceso
administrativo.

1.1 Introducción, recursos y funciones

Definición de la Administración:

“Es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de

los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la
organización para alcanzar las metas establecidas”

Conceptos Involucrados:

• Organización.
Dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, para
alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

• Meta.
Fin que pretende alcanzar la organización.

• Gerente.
Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las
organizaciones a alcanzar sus metas

• Gestión.
Acción y efecto de administrar.

• Gestionar.
Hacer diligencias para el logro de algo.

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 El papel del Administrador

• Guía a las organizaciones hacia el alcance de metas con el mínimo uso

de los recursos, esfuerzo humano y tiempo.
• No hay idea más importante para la administración que las metas.
• La administración no tiene sentido sin metas.
• Todas las organizaciones existen para ciertos propósitos o metas y los
gerentes tienen la responsabilidad de combinar y usar los recursos de la
organización para asegurarse de que sus organizaciones alcancen sus
propósitos.
• Los Gerentes, por lo tanto, tienen que tener presente todo el tiempo las
metas de la organización.

La eficacia Administrativa

Se refiere al uso de los recursos que hace la administración para cumplir las
metas de la organización. Hacer lo que se debe hacer.

La eficiencia Administrativa

Se refiere al grado en que los recursos organizacionales contribuyen a la

productividad. Se mide por la proporción del total de recursos organizacionales
usados durante el proceso de producción. Hacer las cosas bien

1.2 El proceso administrativo

Se denomina así a la secuencia de actividades que involucra la administración:

Planeación, Organización, Dirección y Control. Estas se pueden realizar en
forma reiterativa, y están relacionadas a las veces en que los resultados del
control conllevan a hacer nuevos planteamientos.

Planeación.

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Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas.

Organización.
Proceso para comprometer a dos o más personas para que trabajen juntas de
manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o metas
específicas.

Dirección.
Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o
una organización entera, con respecto a una tarea.

Control.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades
planificadas.

Funciones según niveles de la organización

FUNCIONES

NIVEL
PLANIFICACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL

ALTA ESTRATEGICA DISEÑO ESTRATEGICA ESTRATEGICA

DIRECCION ORGANIZACIONAL

INTERMEDIO TACTICA DISEÑO DE TACTICA TACTICA

DEPARTAMENTOS

OPERATIVO OPERATIVA DISEÑO DE OPERATIVA OPERATIVA

CARGOS

Páá giná 5
1.3 La planificación

Algunas definiciones:

Plan.
Es el medio para alcanzar los objetivos. Es un esquema que indica como
alcanzaremos los objetivos.

Planificación.
Es una forma concreta de la toma de decisiones que aborda el futuro
específico que los gerentes quieren para sus organizaciones.

Ventajas de la planificación.

 Base para determinar qué tipo de estructura adoptar

 Define la base para evaluar a la organización
 Establece el esfuerzo coordinado, al señalar una dirección
 Base para establecer que tipos de personas contratar

Tipos de planes.

Estratégicos.
Planes diseñados para alcanzar las metas generales de la organización.
Planes que conectan a la organización con su entorno y que le permiten
tener una proyección de largo plazo en base a tendencias.

Tácticos.
Planes que se formulan a nivel intermedio (Nivel especializado).

Operativos.
Planes que contienen detalles a poner en práctica o aplicar los planes
estratégicos en las actividades diarias.

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Planes operativos de un solo uso.

Programas.
Son los planes relacionados con el tiempo, se basan en la
correlación entre dos variables: Tiempo y actividades que
deben ejecutarse.

Presupuesto.
Son los planes relacionados con el dinero, que expresan
ingresos y/o egresos en determinado periodo. Se refiere al
uso de los recursos.

Proyectos.
Son planes que tienen como objetivo demostrar la
factibilidad de un negocio o de un conjunto de actividades.

Planes operativos de uso permanente.

Políticas.
 Enunciado genérico que guía la toma de decisiones.
 Limita el área en la que se puede adoptar una
decisión, por lo que define una zona de actuación.
 Permite grado de discrecionalidad.
 Ejemplo: Solo podemos endeudarnos cuando sea
imprescindible, o cuando se nos ofrezca condiciones
muy ventajosas.

Procedimientos.
 Son planes relacionados a métodos.
 Es un conjunto de pasos sucesivos a seguir para
realizar una actividad concreta.
 Deja escaso margen de discrecionalidad

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 Reglas.
 Son planes relacionados al comportamiento de las
personas.
 Es un enunciado específico sobre algo que se debe
hacer o no hacer en una situación dada.
 Una regla no permite interpretarla, señala de forma
imperativa la manera de actuar frente a una
circunstancia.
 Ejemplo: No fumar en esta zona. No se permite el
paso al personal ajeno a esta área.

Niveles de la Planeación

BASADA EN...
PLANEACION CONTENIDO EXTENSION DE AMPLITUD
TIEMPO
ESTRATEGICA Genérico Largo Abarca la
Sintético y Plazo empresa como
Abarcador totalidad
TACTICA Menos Genérico Mediano Abarca cada
y más Plazo unidad de
detallado la empresa por
separado
OPERACIONAL Detallado Corto Abarca solo
especifico y Plazo cada tarea u
analítico operación

1.4 El proceso administrativo en el contexto de ingeniería de sistemas

Páá giná 8
A. Planeación

La planeación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización.

Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos,

métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos,

incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos

cursos de acción futuros.

Los propósitos de la planeación son:

 Disminuir el riesgo del fracaso

 Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.

 Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

 Asegurar el éxito en el futuro

Niveles de planeación

Hay 5 niveles de planeación que se presentan a continuación:

1. Planeación estratégica

2. Planeación de recursos

3. Planeación operativa

4. Planeación de personal

5. Planeación de instalación física

Planeación estratégica.

En todo centro de administración de recursos informáticos (CARI)

existen variables para su planeación estratégica y es que en todo

Páá giná 9
 CARI debe haber áreas de trabajo para cada una de las funciones

que se realizan de entre las cuales podemos mencionar:

 Supervisor de red: Puesto más nuevo dentro del área que se

trata de administrar, ejecutar y desarrollar las funciones que

tiene que ver con las instalaciones de la red.

 Área de análisis: Aquí se analizan los problemas de la

empresa para darle una solución sistematizada.

 Área de programación: Recibe información del área de

análisis para codificar los programas que se van a suministrar

al sistema de cómputo.

 Área de captura: Lugar en el cual se almacena la información

en la computadora para su procesamiento.

 Operadores de cómputo: es donde se encuentra el

responsable de administrar la consola de sistemas.

Planeación de recursos.

En esta etapa de la planeación el jefe, encargado o administrador del

CARI, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir,

destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de

cada departamento

Planeación operativa.

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Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades

y funciones que se le asignan dentro de su departamento, como se

muestra a continuación:

 Ingeniero en sistemas de cómputo: Persona con los

conocimientos más profundos en el campo de la informática,

por lo general es el encargado de administrar los CARI.

 Lic. en sistemas de cómputo: Persona con los

conocimientos más profundos en el campo de la computación.

 Supervisor de red: Persona capaz de administrar, supervisar

y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red.

 Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y

solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la

empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos,

diagramas de flujo) y otros recursos del analista.

 Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos

en programación, con los cuales desarrolla y programa las

computadoras del CARI.

 Capturador de datos: responsable de alimentar la

información al sistema de cómputo, sus capacidades deben

ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de

texto, hojas de cálculo, bases de datos y paquetería en

general.

 Operador de computadora: Persona con amplios criterios

que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas.

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 Planeación de personal.

En esta etapa de la planeación, el administrador debe seleccionar al

personal que se requiere para la operación del CARI de acuerdo con

su perfil profesional, su preparación y su experiencia en el ámbito

laboral.

Planeación de instalaciones físicas.

Esta etapa de la planeación se refiere a todo lo que tiene que ver con

el equipo que se debe de utilizar y debe de estar contenido en el

centro de cómputo.

Los principales requisitos de un centro de sistemas son:

 Conexión a tierra física

 No break (baterías o pilas)

 Reguladores

 Aire acondicionado

 Extinguidores (por lo menos 1 por cada 6 computadoras)

 Y otros

B. Organización

Después de determinar que recurso y que actividades se requieren para

alcanzar los objetivos de la organización, se debe de diseñar la forma de

combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de

la empresa. De la estructura establecida, es necesaria la asignación de

Páá giná 12
 responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos

decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento

de una estructura organizativa.

Actividades importantes de organización:

 Subdividir el trabajo en unidades operativas (Departamentos)

 Agrupar las obligaciones operativas en puestos (Puestos regionales

y por departamento)

 Reunir los puestos operativos en unidades manejables y

relacionadas.

 Aclarar los requisitos del puesto.

 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

 Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la

administración.

 Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

 Ajustar la organización a la luz de los resultados del control

C. Dirección

Una vez trazados los planes, decidida la estructura de la organización, el

reclutamiento y adiestramiento del personal, el siguiente paso es hacer que

se avance en la obtención de las metas definidas.

A esta función se le conoce con varios nombres: dirección, motivación,

estimulación y otros. Pero cualquiera que sea el nombre con que se le

Páá giná 13
 designe a esta función consiste en hacer que los miembros de la

organización actúan de modo que contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección es una actividad muy concreta: requiere trabajar directamente

con la gente y es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan

en la consecución de las metas de la organización. Implica mandar, influir y

motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales (ejecución).

D. Control

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño

individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los

planes y objetivos de las empresas.

El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder

del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los

gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas específicas,

después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los

planes.

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que

los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una

base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales

o potenciales.

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La función de control consta de cuatro pasos básicos:

 Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles

aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas

mensuales de ventas para los vendedores.

 Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día,

semana, mes, año.)

 Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.

 Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción,

tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no

existe ninguna variación, continuar con la actividad.

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Páá giná 16