PLAN DE EMERGENCIAS

CONVENIO AYUA MUTUA

PROTOCOLO VOLUNTARIO PARA COMITE DE AYUDA MUTUA

Asunto: Acuerdo voluntario del Comité de Ayuda Mutua.

1. OBJETO DEL ACUERDO DE INTEGRACIÓN

Establecer un convenio sin fines de lucro, de carácter privado, voluntario,

complementario, con un fundamento altruista y de cooperación, condicionado y
armonizado el plan de emergencias de cada una de las empresas que lo
conforman y que desarrollan alguna actividad de transporte que busca prestar en
forma coordinada y reciproca la asistencia y/o prestación de recursos técnicos,
logísticos, operativos, y/o humanos, en caso de presentarse una emergencia que
supere la capacidad de respuesta de la empresa que ha sufrido la emergencia.

Lo anterior, considerando los riesgos inherentes a la actividad de transporte, que

pueden presentarse y teniendo en cuenta que el propósito de las empresas
integrantes de este Comité Voluntario de Ayuda Mutua es proteger los
trabajadores, la salud, el medio ambiente y la comunidad en general. Así como
resguardar la infraestructura del transporte, la integridad de los equipos y la
continuidad de las operaciones, buscando además, minimizar y atenuar cualquier
efecto adverso al medio ambiente.

Los representantes de las empresas listadas en el anexo “Empresas Vinculadas

al Comité”, han decidido de manera expresa, libre y voluntaria constituir e integrar
el presente Comité Voluntario de Ayuda Mutua.

2. DEFINICIONES:

Comité de Ayuda Mutua: Es el grupo integrado voluntariamente por cada uno de

los representantes o delegados de las Empresas citadas en el anexo “Empresa
Vinculadas al Comité”.

Emergencia: Suceso, accidente que sobreviene. Situación de apuro, peligro o

desastre que requiere una acción inmediata.

Protocolo voluntario para Emergencias: Es el presente documento que regula

los lineamientos de colaboración reciproca, orientada a atender, mitigar, aminorar,
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atenuar eventuales riesgos de la operación, en busca de un beneficio común y

general.

Riesgo: Amenaza a la que se está expuesta la operación de transporte, agravado

por la vulnerabilidad para la prevención de un peligro inminente.
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3. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

3.1 MIEMBROS

Son miembros del Comité Voluntario de Ayuda Mutua las empresas que se
encuentran en la lista del anexo “Empresas vinculadas al Comité”, y las que
posteriormente se adhieran al mismo.

Como constancia de su membresía al Comité, el Representante Legal de cada

empresa o su delegado, debe haber firmado el formato del Anexo B en señal de
aceptación y anexar así mismo la siguiente información:

 La contenida en el formato del Anexo C debidamente diligenciado, en el

cual se relaciona el inventario del 100% de los equipos y material, que posea
la empresa en la zona, para la atención de emergencias.
 El listado de (los) Contacto(s) y números telefónico para la activación del
Plan de Ayuda Mutua.

3.1.1 Requisitos para Integrar el Comité

Como requisito para ser miembro del Comité Voluntario de Ayuda Mutua y
participar en el Protocolo de Ayuda Mutua para emergencias, la compañía deberá
contar con los equipos y materiales requeridos para la atención de derrames nivel
I según el Plan de emergencias de cada una de la compañías signatarias de este
Protocolo.

3.2 OBJETIVOS

El objetivo del Comité Voluntario de Ayuda Mutua es el de coordinar los esfuerzos

para que las empresas que son miembros del Comité y a través de éste, presten
en forma coordinada la asistencia técnica y/o humana y/o de equipos y recursos
requeridos por la empresa solicitante, en caso que una emergencia supere o
amenace con superar su capacidad propia de respuesta, para afrontar eventos de
fugas, incendios, explosiones y cualquier evento generado por causas naturales,
por fallas técnicas, mecánicas u operativas o por acción de terceros, asegurando
la actividad del transporte de hidrocarburos de las empresas adscritas, y en
general para atender cualquier imprevisto o emergencia que afecte las
operaciones normales o facilidades industriales o administrativas, de envergadura
tal, que se requiera la cooperación de las Empresas adscritas, toda vez que la
Empresa por si sola afectada, no tenga capacidad de respuesta ante la
emergencia.
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3.3 FUNCIONES

3.3.1 Funciones del Comité

Son funciones del Comité Voluntario de Ayuda Mutua las siguientes:

a. Actuar como Facilitador ante las empresas signatarias del Protocolo para
que le sea prestada la asistencia técnica y/o humana y/o de equipos y/o
recursos a la empresa que ha sufrido la emergencia y ha considerado que el
evento ha sobrepasado su capacidad instalada de respuesta.
b. Propender por que sus políticas y objetivos sean compatibles con el plan de
emergencia de cada una de las empresas signatarias del Protocolo.
c. Mantenerse activo mediante la ejecución de programas orientados a
prevenir y afrontar efectivamente emergencias industriales en colaboración
de las empresas signatarias.
d. Revisar el listado de materiales, equipos, y demás requerimientos para la
atención de las emergencias.
e. Facilitar el intercambio de buenas prácticas, experiencias, capacitaciones y
simulacros entre las empresas signatarias.
f. Realizar las actividades adicionales que las empresas signatarias del
Protocolo determinen.

4. ALCANCE

El ser miembro del Comité implica un compromiso e involucra a las empresas

signatarias del Protocolo.

El Comité actuará a solicitud expresa de la empresa que ha sufrido la emergencia

al considerar que el evento ha sobrepasado su capacidad instalada de respuesta.

Las empresas que reciban solicitud de ayuda están comprometidas a prestarla de

acuerdo con la capacidad ofrecida y la disponibilidad al momento de la solicitud.

5. DEFINICIONES DE ACTORES

En el evento de un incidente, la empresa que ha sufrido la emergencia se

denominará Empresa Solicitante y la(s) que presta(n) la ayuda o los apoyos
conducentes a la ayuda, se nominará(n) Empresa(s) Colaboradora(s).

6. PERFIL DE LA EMERGENCIA
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El compromiso de las empresas signatarias del Protocolo involucra la ayuda o

apoyo a la totalidad de los incidentes o emergencias que se presenten, actividad
de transporte de hidrocarburos de las empresas signatarias del Protocolo. La
ayuda o apoyo involucra el periodo crítico y de post-emergencia, en actividades
tales como recuperación, manejo de residuos, readecuación de áreas afectadas y
evacuación de personal involucrado, entre otros.

La Empresa Solicitante es quien limita el alcance de la ayuda. El apoyo durante

la post-emergencia estará sujeto al visto bueno y aprobación del respectivo
Representante Legal de la Empresa Colaboradora.

7. APOYOS

La Empresa Colaboradora proveerá suministros y equipos, de acuerdo al

inventario ofrecido y disponible y que estén considerados en el inventario de
recursos suministrado al Comité para apoyar a la Empresa Solicitante en la
atención de su incidente o emergencia.

Los apoyos representados en equipos, bienes y suministros en general, se

suministrarán en adecuado estado de funcionamiento, a fin que permita la
utilización normal para el cual se prestan o suministran.

8. RESPONSABILIDADES

Aunque la Empresa Colaboradora o su personal pueden, además de proveer a la

Empresa Solicitante los recursos que tenga a su alcance y asesorarla con
respecto al manejo de su incidente o emergencia, la Empresa Solicitante tiene la
responsabilidad única en la dirección, supervisión y control de respuesta y de las
consecuencias de ésta; y en efecto será la única responsable por las
consecuencias civiles, penales, ambientales y administrativas frente a los daños
que cause la emergencia a terceros. Se entiende y acuerda que la Empresa
Colaboradora o su personal, ni directa, ni indirectamente, ejercen actividad de
dirección o supervisión en el manejo del incidente y en ningún caso su
participación contempla responsabilidades compartidas. La Empresa Solicitante
será la única responsable por los hechos, efectos y consecuencias frente a
terceros y frente a su propio personal, que se deriven de la atención de la
emergencia sea cualquiera su naturaleza, en su carácter de ser la responsable de
la dirección, supervisión y control de la emergencia.

Parágrafo Primero: En todo caso, el personal designado por la Empresa

Colaboradora sólo responderá, para efectos del resultado generado por la ayuda
proporcionada por tal personal, hasta la culpa grave o dolo de acuerdo con las
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definiciones señaladas en el Código Civil. En consecuencia de lo anterior, en caso

tal que las condiciones de la emergencia no disminuyan o por el contrario se
agraven a pesar de la participación activa del personal de la Empresa
Colaboradora bajo la dirección de la Empresa Solicitante, ésta no podrá iniciar
reclamación alguna contra la Empresa Colaboradora, salvo que medie culpa
grave o dolo.

Parágrafo Segundo: Por lo anterior, cada Empresa Colaboradora es

responsable exclusiva por su propio personal, sin que se predique del principio
subyacente de cooperación y colaboración que motiva el presente Acuerdo,
solidaridad alguna desde el punto de vista laboral o contractual cualquiera sea.

Parágrafo Tercero: Así mismo, cualquier pago que deba reembolsarse a la

Empresa Colaboradora, contará con los documentos y facturas soporte y estará
regido por los principios de razonabilidad y austeridad en el gasto.

9. REEMBOLSOS Y DEVOLUCIÒN DE EQUIPOS E INSUMOS

Dentro de la semana siguiente a que haya finalizado la emergencia, la Empresa

Colaboradora y la Empresa Solicitante realizarán un Acta de Inventario de los
apoyos prestados, el cual será tomado como base de liquidación de los gastos.

La Empresa Solicitante devolverá a la Empresa Colaboradora la totalidad de:

 Los insumos no utilizados

 Los insumos usados en iguales características a los entregados.

En ambos casos, éstos deben ser devueltos en el término de quince (15) días
calendario posterior a la finalización de la emergencia.

Respecto a los equipos, los daños ocasionados a equipos durante la movilización

al sitio de la emergencia serán de responsabilidad de la Empresa Colaboradora;
solo a partir del momento en que se ubiquen en el sitio solicitado, a satisfacción de
la Empresa Solicitante, será ésta la responsable de ellos, hasta el momento de
su devolución en el sitio indicado por la Empresa Colaboradora. Los equipos
deberán ser entregados en iguales condiciones a los que fueron recibidos, en el
término de quince (15) días calendario posteriores a la finalización de la
emergencia; en caso de daños durante la emergencia o antes de su entrega, éstos
serán reemplazados por uno(s) de idénticas características técnicas, a satisfacción
de la Empresa Colaboradora.
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En cuanto a personal suministrado, la Empresa Solicitante, reembolsará la

totalidad de los gastos incurridos por la Empresa Colaboradora durante el apoyo
suministrado en la emergencia. La Empresa Colaboradora suministrará toda la
información correspondiente al costo de dicho personal al momento de la firma del
Acta de Inventario. A partir del momento del recibo del personal, la Empresa
Solicitante estará a cargo operativamente del manejo de ella.

La Empresa Colaboradora suministrara los gastos en que se incurrió en la

atención de la emergencia a la Empresa Solicitante debidamente documentados.
Simultáneamente a la remisión de la respectiva Cuenta de Cobro, se le deberá
anexar el Acta de Inventario. La Empresa Solicitante remitirá copia, tanto de la
Cuenta de Cobro como de sus respectivos soportes al Comité, el cual deberá
verificar el respectivo reembolso.

Para efectos del pago del personal o la cuadrilla de apoyo, la Empresa

Solicitante pagará a la Empresa Colaboradora, en un término no mayor a treinta
(30) días calendario, posteriores a la presentación de la Cuenta de Cobro con los
correspondientes soportes documentales. El presente Protocolo y la respectiva
Cuenta de Cobro con cada unos de sus soportes documentales, conforman título
ejecutivo para el recaudo forzoso del dinero adeudado.

10. INDEMNIDAD Y RECIPROCIDAD

La Empresa Solicitante se compromete a mantener libre de cualquier perjuicio,

reclamación o responsabilidad a la Empresa Colaboradora, a sus afiliadas,
asociadas, contratistas, y a sus directivos y empleados contra cualquier
indemnización, demanda, reclamación, proceso, responsabilidad, pagos, pérdidas,
daños compensables o punitivos, multas (incluyendo penalidades determinadas
por la ley o por la Autoridad), costos, contribuciones, honorarios (incluyendo
abogados o litigios), y en general, gastos de cualquier clase que pudieran resultar
de daños que de cualquier forma puedan derivarse o se argumente que surgen de
la prestación del apoyo para el manejo de la emergencia, tales como:

 Lesiones, mutilaciones o muerte.

 Daños por contaminación, ambientales o ecológicos.
 Pérdida o daños a la propiedad.
 Problemas con comunidades
 Problemas Judiciales y Extrajudiciales.
 Cualquier otro que aplique.

Esta cláusula opera en reciprocidad y a cargo de la Empresa Colaboradora y a

favor de la Empresa Solicitante; dependiendo de en quien radique la
responsabilidad natural del hecho calificado como causa de la, emergencia o
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dependiendo de si el daño, efecto lesivo o afectación se incrementa por el actuar

del Colaboradora o de sus empleados, en virtud de un acto doloso o de culpa
grave.

11. OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS SIGNATARIAS DEL PROTOCOLO

a. Actualizar, una vez se presenten cambios y/o novedades, el inventario de

recursos disponibles para apoyar las emergencias, el cual debe incluir los
insumos y los equipos. En todo caso, el alcance de la asistencia de cada
empresa no deberá poner en riesgo su capacidad de respuesta ante
emergencias.

b. Asistir a las reuniones que el Comité convoque, las cuales se celebrarán

como mínimo una cada cuatro (6) meses. Para el efecto, la empresa
signataria deberá designar a un representante que tenga facultades para
tomar decisiones en su nombre.

c. Realizar el Acta de Inventario de los recursos prestados/recibidos dentro de

la semana siguiente a la finalización del apoyo efectuado, en la cual haya
estado involucrada como Empresa Solicitante ò Empresa Colaboradora.

d. Cuando haya sido Empresa Solicitante, se obliga a reembolsar o devolver a

la Empresa Colaboradora la totalidad de los gastos directos e indirectos en
los que haya incurrido, relacionados con la prestación de los recursos que le
hayan sido proveídos.

e. Actualizar el listado de la(s) persona(s) delegada(s) que ostentarán la calidad

de Contacto(s) y números telefónico para la activación del Plan de Ayuda
Mutua; en el evento de presentarse cambios y novedades se informará en
inmediato plazo a las demás empresas signatarias.

f. Las Empresas Signatarias deberán garantizar que sus trabajadores,

colaboradores o contratistas de cualquier índole, que intervengan en
actividades u operaciones derivadas del presente Protocolo de Colaboración,
quienes son personal idóneo para intervenir en la emergencia, se encuentran
amparados por la correspondiente ARL.

g. Las demás obligaciones connaturales que se deriven por el hecho de

pertenecer al Comité.

12. COMUNICACIONES
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Tanto la Empresa Solicitante, como la Empresa Colaboradora, deberán utilizar

el canal de comunicación oficial del Comité para todos los efectos del convenio,
para lo cual, se adoptará el directorio telefónico de emergencias del Comité.

13. BENEFICIO A TERCEROS

Este convenio es sólo para el beneficio de las empresas integrantes del Comité,
por consiguiente, ningún tercero podrá ser considerado como beneficiario del
mismo y no tendrá derecho a reclamar apoyo con base en este Protocolo.

14. DURACION DEL CONVENIO

El convenio estará vigente por término indefinido, sin embargo, si la mayoría (la
mitad más uno) de las empresas integrantes manifiestan por escrito al Comité su
deseo de darlo por terminado, el Comité en pleno estudiará tal petición y se
pronunciará en un termino no mayor de 60 días. Para que la solicitud de darlo por
terminado pueda ser tenida en cuenta, las empresas solicitantes deberán estar a
paz y salvo con el Comité y sus demás integrantes.

Sin detrimento de lo anterior, se podrá optar por los signatarios que deseen
continuar siendo integrantes del presente Acuerdo de Colaboración Reciproca, el
continuar con el Comité y aceptar el retiro de los signatarios que deseen retirarse
del Acuerdo. Este retiro o renuncia de la membresía les podrá ser aceptado,
siempre que se encuentren totalmente a Paz y Salvo por todo concepto.

15. RETIRO DEL COMITÈ

Si una de las empresas integrantes desea retirarse del Comité, deberá manifestar
su intención por escrito al Comité. Para que su solicitud pueda ser tenida en
cuenta, la empresa solicitante deberá estar a paz y salvo con el Comité y sus
demás integrantes. Si esto se cumple, la empresa será retirada a partir de la fecha
en que expresó por escrito su intención al Comité.

Si algún integrante del Comité con membresía, se negaré a prestar apoyo o

auxilio sin justificación alguna a la Parte Solicitante, podrá ser excluido del
presente Acuerdo de colaboración, previa decisión acordada y escrita de las tres
cuartas partes de los integrantes del Comité.

16. ANEXOS:

Hacen parte integral del presente protocolo los siguientes anexos:

 Anexo A: Miembros del Comité Voluntario de Ayuda Mutua.

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 Anexo B: Formato de membresía al Comité.

 Anexo C: Formato para inventario de equipos.

17. LEY APLICABALE

La validez y aplicabilidad de este convenio se regirá por las leyes de la República

de Colombia. El presente Acuerdo podrá ser modificado únicamente mediante un
otrosí al mismo, el cual deberá ser firmado por las tres cuartas partes de las
empresas integrantes del Comité.

__________________________________
PEPITO PEREZ
GERENTE
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ANEXO A

MIEMBROS DEL COMITÉ VOLUNTARIO DE AYUDA MUTUA

Son miembros del Comité Voluntario de Ayuda Mutua las siguientes empresas:

Empresa Nombre de
Item. Cargo Teléfono Email
contacto
1

10

11

12
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ANEXO B

Yo, XXXXXXXXXX. Identificado como aparece al pie de mi firma, actuando en

Representación de la empresa XXXXXXXXXX, manifiesto que mi representada se
adhiere como miembro del Comité Voluntario de Ayuda Mutua.

Declaro que tengo conocimiento que el Comité es el resultado de un convenio sin

fines de lucro, de carácter privado, voluntario, recíproco, complementario y
condicionado al plan de emergencia de cada una de las empresas que lo
conforman, que con fundamento en los principios de colaboración y cooperación, y
que en consideración a los riesgos inherentes al tipo de actividades realizadas en
el transporte de hidrocarburos y/o sus derivados, busca prestar en forma
coordinada la asistencia de recursos logísticos, técnicos, de equipos y/o humanos
en caso de presentarse una emergencia que supere la capacidad de respuesta de
cualquiera de las empresas pertenecientes al Comité que ha sufrido la
emergencia.

Por lo tanto, dado que el propósito de los integrantes del Comité Voluntario de
Ayuda Mutua es proteger la salud y bienestar de los trabajadores, de los clientes
y de la comunidad en general, así como la integridad de los equipos y de las
instalaciones e infraestructura operativa propia, y la continuidad de las
operaciones, minimizando y atenuando cualquier efecto adverso al medio
ambiente, firmo el presente documento.

__________________________________
Representante Legal.
Cc# 23556263

Municipio – Yopal Fecha: 05 / 09 / 2016

Anexos:

 El formato del Anexo C debidamente diligenciado, en el cual se relaciona el

inventario del 100% de los equipos y material, que posea la empresa en la
zona, para la atención de emergencias.
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 El listado de (los) Contacto(s) y números telefónico para la activación del Plan

de Ayuda Mutua.
 Flujo gramas para la atención de emergencias.

ANEXO C
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INVENTARIO GENERAL DE EQUIPOS DE EMERGENCIA

EMPRESA: ICC LTDA

EQUIPO O CONTACTO/
ITEM CANTIDAD UBICACIÓN
HERRAMIENTA CARGO/TEL/CEL
1 CAMILLA MILLLER 1 TALLER
2 BOTIQUIN 2 OFICINA
EXTINTOR OFICINA Y
3 2
SOLKAFLAM TALLER
4 COLLARIN 1 OFICINA
CONOS DE
5 16 OFICINA
SEGURIDAD
KIT BASICO PARA
LA ATENCION DE
6 EMERGENCIAS 2 OFICINA
AMBIENTALESPARA
30 GLNS
7
8
9
10

FECHA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 05/09/2016

___________________________________________
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL O DELEGADO