CARACTERIZACION DE PROCESO

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Organizar y aplicar técnicas necesarias para la conservación de la información garantizando el acceso fácil y seguro a
OBJETIVO
los documentos en Estilo Ingeniería S.A.
Se da desde la creación del documento, hasta la disposición final de este según lo dispuesto en las Tablas de Retención
ALCANCE
Documental.
Gerente Administrativo y Financiero
RESPONSABLES Líder de Gestión Documental
Auxiliar de archivo
ENTRADAS SALIDAS
ACTIVIDADES
PROCESO QUE QUE PROCESO
Documentos nuevos o
modificados
aprobados.
Solicitud de Creación o
Todos los procesos Elaborar y controlar de la Listado Maestro de
Modificación de P
que integran el S.G.C. documentación del sistema. Documentos y
Documentos
Registros
Socialización de
documentos.
Listado Maestro de
Documentos y Expedientes.
Registros. Clasificar y organizar de los
Todos los procesos P
Tablas de retención documentos.
documental Inventario.
Control de Registros
“Control de préstamo y
Solicitud de préstamo.
consulta”
Actas de
Todos los procesos Manual de archivo. Todos los procesos
H Gestionar archivos. transferencia.
que integran el S.G.C que integran el S.G.C
Tablas de retención Actas de eliminación.
documental.
Inventario actualizado.

Cliente.
Registros del Sistema
de Gestión de la V Gestionar correspondencia.
Todos los procesos. Calidad
Proveedor
Medición análisis y Informes de gestión.
A
mejora. Reportes de auditoria.
Planilla de control de
Cliente.
correspondencia.
Documentos
Todos los procesos.
radicados.
Proveedor
Verificar el cumplimiento de todas las Acciones preventivas
actividades y el planteamiento de las y correctivas.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA RECURSOS

Ley 594 de 2000 Personal
Sistemas de gestión de la calidad requisitos NTC-ISO
Equipos de Oficina
9001:2008
MC-11-03 Manual de Calidad Recursos financieros
PG-11-01 Control de Documentos Infraestructura
PG-11-02 Control de Registros

RIESGOS PUNTOS DE CONTROL

Que no se disponga de los documentos actualizados
Listado maestro actualizado. Evidencias de socialización.
en los puestos de trabajo.
Realizar muestreo con las carpetas mensualmente y sacar cuantas están mal
Que no se archive adecuadamente
organizadas

INDICADORES

Nombre del indicador No Conformidades por Gestión Documental

Propósito Disminuir el # de No Conformidades levantadas por Gestión Documental

Meta índice de efectividad documental superior al 95%

Fórmula # de No Conformidades detectadas en auditoria

Frecuencia revisión. Trimestral

Fuente de datos Archivo de gestión y central
Responsable Lider de Proceso Gestión Documental