Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Económicas

Escuela de Auditoria
Jornada Fin de Semana
Procesamiento Electrónico de Datos
Lic. Nelson Xicay
Edificio S3 Salon 215

Microsoft Office

Guatemala, 17 de enero de 2020.

Integrantes
 Índice

Contenido
Introducción ................................................................................................................... i

CAPÍTULO I GENERALIDADES ................................................................................. 2

1.1. Historia ........................................................................................................... 2

1.2. Conceptualización .......................................................................................... 3

1.3. Office 365 ....................................................................................................... 7

1.4. Versiones de Office 365 ................................................................................. 8

1.4.1. Versiones para hogar ............................................................................ 8

1.4.2. Versiones para empresa ..................................................................... 10

CAPITULO II OFFICE 365 ........................................................................................ 13

2.1. Aplicaciones.................................................................................................... 13

2.1.1. Word ........................................................................................................ 13

2.1.2. Excel ........................................................................................................ 19

2.1.3. PowerPoint ............................................................................................. 29

2.1.4. Outlook.................................................................................................... 41

2.1.5. Publisher ................................................................................................. 46

2.1.6. Access .................................................................................................... 51

2.2. Herramientas complementarias ...................................................................... 55

2.2.1. Power BI .................................................................................................. 55

2.2.2. Sharepoint .............................................................................................. 57

2.2.3. Project ..................................................................................................... 58

2.3. Otros ............................................................................................................... 59

2.3.1. Microsoft Flow ........................................................................................ 59

2.3.2. Microsoft Forms ..................................................................................... 59

 2.3.3. Microsoft MyAnalytics ........................................................................... 59

2.3.4. Microsoft Planner ................................................................................... 60

2.3.5. Microsoft PowerApps ............................................................................ 60

2.3.6. Microsoft StaffHub ................................................................................. 60

2.3.7. Microsoft Delve....................................................................................... 60

Conclusiones ............................................................................................................. 61

Recomendaciones..................................................................................................... 62

Bibliografía ................................................................................................................ 63
 Introducción

Microsoft Office es un paquete de aplicaciones que es una herramienta de gran

utilidad para las personas y las organizaciones, puesto que permite realizar múltiples
actividades a través de sus aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para
sistemas operativos, aplicaciones que se han consolidado con diferentes
actualizaciones a través del tiempo y que no deben faltar en ningún computador,
facilitando así la realización de labores cotidianas de redacción de documentos,
cálculos y analizáis de valores y elaboración de gráficos y dibujos, entre otros.

A continuación, se presenta una investigación acerca de Microsoft Office 365

distribuida en dos capítulos; el primero enfocado a generalidades respecto a historia,
conceptos, actualizaciones de Office; el segundo capítulo contiene información
acerca del conjunto de aplicaciones (Word, Excel, Power Point, Outlook, Publisher,
Acces) servicios (OneDrive, Skype) y sus herramientas complementarias (Visio,
Onenote, Power BI, Sharepoint, Teams, Project, Lync, Infopath) que ofrece.

Con lo anterior se pretende destacar las principales ventajas que brinda Microsoft
Office, desde sus inicios, hasta su evolución a lo largo de los años a través de
distintas actualizaciones que facilitan la organización de información.

i
 CAPÍTULO I GENERALIDADES

La evolución es una característica imprescindible para la vida del hombre,

usualmente se asocia el término a ciencias naturales, cuando también es aplicable al
ámbito social, como parte de esta evolución o desarrollo el hombre ha inventado
herramientas de trabajo que con el pasar del tiempo han cubierto sus necesidades.
El hombre no solo se ha limitado a crear herramientas para un uso físico, si no
también intelectual, ejemplo de esto son los sistemas operativos que hoy podemos
ver en las computadoras, smathphones, tablets, entre otros. Pero sobre estos
mismos sistemas se han diseñado programas o softwares, como lo es Microsoft
Office.

Antes de entrar a un marco conceptual del mismo y sus elementos, es necesario

conocer su desarrollo particular.

1.1. Historia

Office hizo su aparición en 1989 en un Mac, y más adelante en Windows en 1990. El

término fue inicialmente usado en marketing para vender un set de aplicaciones, que
previamente se vendían separadamente. El principal argumento de venta era que
comprar el paquete completo resultaba más barato que comprar cada aplicación por
separado. La primera versión de Office contenía las aplicaciones Microsoft Word,
Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adicionalmente, una llamada "versión
profesional" de Office incluía también Microsoft Access y Schedule Plus.

Con el transcurso de los años las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente
desde un punto de vista técnico, incluso comparten funcionalidades, tales como:
corrector ortográfico común, un integrador de datos OLE y
el lenguaje de scripts de Visual Basic para Aplicaciones. Microsoft también posiciona
a Office como una plataforma de desarrollo para la línea de software para negocios.

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Las versiones actuales son Office 2010 para Windows, lanzada el 15 de abril de
2010 y Office 2011 para Mac. Office 2010, anunciado el 15 de abril de 2010 fue
liberado el 15 de abril de 2010 para negocios a través de los canales de MSDN. Una
nueva interfaz de usuario y un nuevo formato de archivo primario basado en XML
(llamado OpenXML) caracterizan esta versión.

Este paquete como tal es, probablemente, el más antiguo y de

mayores prestaciones. Hay quienes creen que es uno de los
mejores productos conjuntos de Microsoft, y desde hace más de 10 años es el más
popular. El Work de Mac es un rival para ese paquete propietario.

Microsoft siguió con Office la estela del paquete Lisa Office System de Apple que ya
en 1983 ofrecía procesador de texto y hoja de cálculo entre sus siete aplicaciones,
bajo un sistema operativo con ventanas, escritorio y papelera, 12 años antes del
Windows 95.

1.2. Conceptualización

El marco conceptual es el siguiente:

Software

Es un término informático que hace referencia a un programa o conjunto de

programas de cómputo, así como datos, procedimientos y pautas que permiten
realizar distintas tareas en un sistema informático.

Hardware

Es la parte física de un ordenador o sistema informático. Está formado por los

componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos, tales como
circuitos de cables y luz, placas, memorias, discos duros, dispositivos periféricos y
cualquier otro material en estado físico que sea necesario para hacer que el equipo
funcione.

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Sistema

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona como un todo.

Sistema operativo

Es un programa o conjunto de programas propios de un sistema informático que

forman parte del software y gestiona y maneja los recursos del hardware,
permitiendo la utilización de programas de aplicación de forma exclusiva.

Clasificación de los sistemas operativos

Los sistemas operativos se clasifican de la siguiente manera:

 Monotarea: solo puede ejecutar una tarea o programa a la vez. Se trata de los
sistemas operativos más antiguos.
 Monousuario: es el sistema operativo que solo puede responder a un usuario
por vez.
 Multitarea: son aquellos que permiten que varios programas se ejecuten en el
mismo momento en uno o más ordenadores.
 Multiprocesador: hace posible que un mismo programa sea utilizado en más
de un ordenador.
 Multiusuario: permite que más de dos usuarios puedan acceder a los servicios
y procesamientos de un sistema operativo al mismo tiempo.
 Tiempo Real: son los sistemas operativos que funcionan en tiempo real a los
usuarios.

Funciones del sistema operativo

Las principales funciones del sistema operativo tienen por objetivo administrar los
diversos recursos que tiene el ordenador, entre los que destacan:

 Coordinar el funcionamiento del hardware.

 Gestionar la memoria principal del ordenador.

4
  Gestionar los procesos de almacenamiento de información.
 Organizar y administra archivos y documentos.
 Administrar el algoritmo de programación del ordenador.
 Ejecutar diversas aplicaciones.
 A través de los drivers, gestiona la entrada y salida de los dispositivos
periféricos.
 Coordina rutinas para el control de los dispositivos.
 Informar sobre el estado en el cual se encuentra el sistema del ordenador, es
decir, en cómo se ejecutan las tareas.
 Mantener la seguridad e integridad del sistema y ordenador.
 Establecer los procesos de comunicación de los diferentes componentes y
aplicaciones del ordenador.
 Gestionar los perfiles de los usuarios que tenga e ordenador.

Características del sistema operativo

Entre las principales características de los sistemas operativos destacan los

siguientes:

 Todos los ordenadores poseen un sistema operativo para su correcto

funcionamiento.
 Tiene como principal función planificar las tareas que son ejecutadas por el
sistema del ordenador.
 Debe gestionar y supervisar de manera eficaz el funcionamiento de los
programas y hardware que han sido instalados en el ordenador.
 Permite ejecutar nuevas funciones en el ordenador.
 Puede cumplir con múltiples tareas.
 Permite el uso eficiente de los dispositivos y demás recursos del ordenador.
 Por medio de los algoritmos que emplea hace posible que el uso y
funcionamiento del ordenador o dispositivo sea eficiente.
 Provee la conexión entre el software, hardware y la interfaz del usuario.
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Ejemplos de sistemas operativos

Existen diferentes ejemplos de sistemas que cuentan con distintas versiones que
presentan diferentes características y funciones:

 Microsoft Windows: es de los más conocidos de interfaz gráfica y

herramientas de software.
 GNU/Linux: es uno de los sistemas operativos destacados por desarrollar
software libres.
 Mac OS X: es el sistema operativo de Machintosh, basado en Unix y que
vienen instalados en los ordenadores de la marca Apple.
 Android: funciona en dispositivos móviles con pantallas táctiles, y se basa en
Linux.
 MS-DOS (MicroSoft Disk Operating System): en español Sistema Operativo
de Disco de MicroSoft, fue uno de los sistemas operativos más destacados en
la década de 1980 caracterizada por mostrar sus comandos en una pantalla
de fondo oscuro.
 UNIX: creado en 1969 con funciones multitarea y multiusuario.

Microsoft office

Es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado por Microsoft

Corp. (una empresa estadounidense fundada en 1975). Se trata de un conjunto de
aplicaciones que realizan tareas ofimáticas, es decir, que permiten automatizar y
perfeccionar las actividades habituales de una oficina.

Ofimática

Es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El concepto, por lo

tanto, hace referencia a la automatización de las comunicaciones y procesos que se
realizan en una oficina.

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El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las
tareas habituales de una oficina. Muchas actividades que antes se realizaban de
forma manual, como la redacción de comunicados, ahora se encuentran facilitadas
gracias a la tecnología. La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar
la rentabilidad de las oficinas.

Suite ofimática

Es la recopilación de programas informáticos que son de uso habitual en las oficinas.

Estas suites suelen incluir procesador de texto, hoja de cálculo, gestión de base de
datos, cliente de correo electrónico, agenda y administrador de presentaciones o
diapositivas.

1.3. Office 365

La suite ofimática Microsoft Office lleva ya mucho tiempo entre nosotros, con el paso
del tiempo ha evolucionado y se ha ido adaptando a lo que los usuarios necesitan.
Por eso, Microsoft creó hace un tiempo Office 365.

Se trata de una herramienta que nos permite crear, acceder y compartir documentos
de Word, Excel, OneNote y PowerPoint. En este sentido no presenta cambios con un
paquete Office normal, pero la diferencia está en que puedes acceder a todos los
programas en tiempo real. Además, podemos acceder desde cualquier dispositivo
que tenga acceso a Internet y OneDrive.

Además de estos programas, también tenemos una serie de herramientas

adicionales. Podemos tener acceso al correo electrónico, mensajería instantánea,
videoconferencias, pantallas compartidas, almacenamiento en la nube, calendarios…
Por lo que tenemos una gran cantidad de herramientas que nos permiten trabajar
con total comodidad.

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Office 365 se usa en empresas, ya que nos permite poder trabajar en documentos de
forma compartida. Varias personas al mismo tiempo pueden editar documentos.

Por lo general, las aplicaciones de escritorio se pueden usar hasta en cinco

dispositivos (en su versión para hogar). Ya sea ordenador, tablet o un smartphone,
en cuanto a correo se tiene la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 25 MB y se
cuenta con protección ante correos spam o maliciosos.

Se actualiza de forma frecuente. Por lo que de manera habitual nos encontramos con
nuevas funciones en el software. Todas ellas nos permiten hacer un uso más
eficiente de estas herramientas.

1.4. Versiones de Office 365

Dada la naturaleza del producto, que nos permite acceder a los documentos en
cualquier momento siempre y cuando tengamos conexión a Internet, es una opción
que tiene bastante popularidad en empresas. Ya que permite a trabajadores de
diferentes áreas trabajar juntos en proyectos o si hay personas que están de viaje,
poder consultar siempre cambios en un documento.

Aunque ha ido creciendo con el paso del tiempo y han surgido diversas versiones de
este software. En la actualidad hay varias versiones para hogar y otras para
empresas. De forma que en función de las necesidades se puede elegir la que más
conviene.

1.4.1. Versiones para hogar

Dentro de la categoría para hogar, se cuenta con tres versiones diferentes:

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  Office 365 Hogar
 Office 365 Personal
 Office Hogar y Estudiantes 2016 PC

Las dos principales tarifas a la hora de contratar Office 365 son la Personal y la de
Hogar. Microsoft las ha diseñado para que prácticamente no haya diferencias entre
ellas, por lo que al pagar más por una que por otra lo único que obtienes es la
posibilidad de ampliar la cantidad de usuarios que pueden beneficiarse de los
servicios que incluye.

La tarifa personal puede ser utilizada únicamente por una cuenta de Microsoft,
mientras que la tarifa Hogar la pueden utilizar hasta cinco usuarios a la vez. Cada
uno de ellos podrá tener instalada la suite de Office en su ordenador, móvil y tableta,
y también disfrutarán de 1 TB cada uno de almacenamiento en la nube con
OneDrive.

Los usuarios de ambas tarifas podrán disfrutar de las aplicaciones móviles y de

escritorio de Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook, así como las aplicaciones
de escritorio de Publisher y Access. A esto hay que añadirle el mencionado terabyte
en OneDrive, así como 60 minutos de llamadas gratis al mes en Skype. Además,
ambas tarifas incluyen también soporte técnico de Microsoft por chat o teléfono sin
coste adicional mientras las tengas contratadas.

En cuanto al precio, Office 365 Personal lo puedes contratar por 69 euros al año o 7
euros al mes, mientras que Office Hogar te costará 99 euros al año o 10 euros al
mes. Si tienes contratado Office 365 y actualizas a Hogar, el tiempo restante que te
quedase en uno se te sumará a la segunda tarifa, haciendo más fácil la transición.

Más allá de estas dos opciones también tienes la posibilidad de comprar Office 2016,
la alternativa con un pago único para hacerte con la licencia de Office. Sin embargo,
se trata de una alternativa de 149 euros bastante limitada, ya que las aplicaciones
son de la versión de 2016, y la licencia sólo vale para instalarla en un único

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dispositivo de sobremesa. Por lo tanto, ni posibilidad de utilizarlo también en móviles
y tablets, y tampoco tiene almacenamiento en OneDrive ni Skype.

1.4.2. Versiones para empresa

En función del tamaño de la empresa o el número de personas que vayan a hacer

uso de estos servicios nos encontramos con varias opciones. Nuevamente, depende
del uso y especialmente del tamaño de la empresa a la hora de elegir una u otra.
Estas son las tres opciones:

 Office 365 Empresa

 Office 365 E
 mpresa Premium
 Office 365 Empresa Essentials

Office 365 Empresa

 Usa siempre las versiones más recientes de Word, Excel, PowerPoint y más.
 Usa Outlook, Exchange y Teams para comunicarte con tus clientes y
compañeros de trabajo.
 Administra tus archivos desde cualquier lugar con 1 TB de almacenamiento en
la nube en OneDrive para la Empresa.
 Protege tu empresa contra ciberamenazas avanzadas con protección
sofisticada contra pesca y ransomware.
 Controla el acceso a la información confidencial usando cifrado para ayudar a
evitar que los datos se compartan accidentalmente.
 Protege los dispositivos que te conectan con tus datos y ayuda a mantener tus
dispositivos iOS, Android, Windows y Mac seguros y actualizados.

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Office 365 empresa Premium

 Hospedaje de correo electrónico con buzón de 50 GB y dirección de correo

electrónico con dominio personalizado.
 Hub para el trabajo en equipo para conectar equipos con Microsoft Teams
 Versiones de escritorio de las aplicaciones de Office: Outlook, Word, Excel,
PowerPoint y OneNote, además de Access y Publisher solo para PC)
 Almacenamiento y uso compartido de archivos con 1 TB de almacenamiento
de OneDrive.
 Una licencia cubre aplicaciones de Office completamente instaladas y siempre
actualizadas para 5 teléfonos, 5 tabletas y 5 equipos Windows o Mac por
usuario
 Asistencia web y telefónica ininterrumpida.
 Es compatible con Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 Service Pack 1 y las
dos versiones más recientes de Mac OS. Se incluyen todos los idiomas.

Office 365 Empresa Essentials

 Hospedaje de correo electrónico con buzón de 50 GB y dirección de correo

electrónico con dominio personalizado.
 Hub para el trabajo en equipo para conectar equipos con Microsoft Teams
 Versiones web de las aplicaciones de Office: Outlook, Word, Excel,
PowerPoint y OneNote
 Almacenamiento y uso compartido de archivos con 1 TB de almacenamiento
de OneDrive.
 Reuniones en línea y videoconferencias en HD para hasta 250 personas.
 Asistencia web y telefónica ininterrumpida
 Es compatible con Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 Service Pack 1 y las
dos versiones más recientes de Mac OS. Se incluyen todos los idiomas.

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Office 365 es una evolución natural de la clásica Microsoft Office. La suite ofimática
por excelencia, que sigue existiendo en la actualidad, se ha actualizado y adaptado
para clientes empresariales y también hogares. Sin duda es una buena opción a
tener en cuenta si se adapta a tus necesidades.

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CAPITULO II OFFICE 365

2.1. Aplicaciones

2.1.1. Word

Concepto

Es un programa informático orientado al procesamiento de textos, muy popular que

permite crear documentos sencillos o profesionales. Fue creado por la empresa
Microsoft y viene integrado de manera predeterminada en el paquete ofimático
denominado Microsoft Office, aunque también es vendido por separado. Sirve por
tanto para escribir textos con cualquier finalidad académica, profesional, creativa.
Cuenta con un completo paquete de herramientas que permite modificar el formato
de un escrito.

Es una herramienta de trabajo que facilita todo tipo de tareas escritas en forma
digital, es muy usado en la actualidad y se encuentra en funcionamiento en
computadoras de la gama Microsoft.

Es un programa bastante ordenado y con funciones específicas, además de ser un

procesador de textos también cumple acciones de guardado e introducción de
imágenes y gráficas. Posee un sofisticado corrector gramatical que cuenta con casi
todos los idiomas conocidos, el cual sirve de gran ayuda presentando un margen de
error casi mínimo.

Funcionalidades

La función principal de Microsoft Word es servir como procesador de textos, como tal
Word permite crear documentos (de texto, gráficos, tablas, cartas...) a sus usuarios
de forma sencilla, utilizando múltiples herramientas, plantillas e imágenes
predefinidas. De una manera ordenada, entre otros. Se puede elegir el formato de
letra (según el estilo de lo que quiero hacer) resaltando en negrita y/o cursiva y en

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cierto tamaño mediante comandos o íconos visibles. A su vez, permite que se
configure el tamaño de la hoja y la disposición de la misma, ya sea vertical u
horizontal.

Cabe resaltar, que Word no es un simple procesador de textos, pues habilita al

usuario a insertar imágenes que revaloricen lo que se está escribiendo o que se
realicen gráficos de torta explicativos para demostrar estadísticas mediante la
representación de los porcentajes (%) de manera gráfica.

Microsoft Word no es solamente útil por su variedad de formatos y aplicaciones sino

que resulta esencial como herramienta el corrector ortográfico porque permite que al
usuario ver si cometió un error de tipeo o de gramática y sintaxis, ya que resalta en
rojo o azul palabras en caso de que el programa detecte posibles errores ortográficos
y/o gramaticales. Igualmente, no hay que confiarse al cien por ciento ya que, éste
tiene un margen de error.

Word es un programa bastante sencillo y conocer las funciones que cumple

concederá una mejor experiencia a los usuarios. A pesar de que este posee
diferentes versiones las funciones que cumple no varían entre sí, solo tienden a
cambiar algunos factores como la ubicación.

Se tiene un menú en forma de ventana donde podemos ver diferentes elementos del
documento, en esta se encuentran las acciones más usuales que los usuarios
emplean en Word tales como estilos de escritura, subrayados, edición de texto, entre
otros.

A parte del menú de inicio también posee un estilo de menú secundario donde
podemos encontrar otro tipo de funciones, en el cual se añaden tablas ilustrativas,
imágenes, encabezados, pie de páginas, vínculos, signos y otros más.

Cuenta con herramientas de diseño y ajuste de página, actualmente se puede

modificar incluso el tema de la página estableciendo un fondo. Así como los tamaños
estipulados para la sangría y el espaciado.

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Posee atajos que facilitan la utilización del mismo algunos de estos son: Ctrl + C para
copiar texto, Ctrl + V para pegar texto, Ctrl + X para cortar texto, Ctrl + P para
imprimir documento, entre otras más

Con Word, podrás conversar, colaborar y crear documentos compartidos en tiempo

real con tu grupo de trabajo. A medida que los miembros de tu grupo de trabajo
hagan cambios y editen un documento, la versión mejorada del historial de Word
2016 te permite visualizar y volver a borradores anteriores.

Vinculaciones con Otras Herramientas

Vinculación con Microsoft Excel:

Nos permite vincular una tabla de una hoja de Excel a un documento de Word
tenemos, solamente tenemos que insertar el contenido como un objeto vinculado, de
esta forma los cambios que realicemos en el documento de Excel donde se
encuentra la tabla se verán reflejados en el documento de Word donde hemos
insertado la tabla.

Si por el contrario copiamos y pegamos una tabla de Excel a un documento de Word,

utilizando CTRL+V, la información de nuestra tabla en Word no varía si se modifica el
archivo origen en nuestra hoja de Excel.

Los objetos vinculados se actualizan de forma predeterminada. Con los dos

documentos abiertos cada vez que hacemos un cambio en el archivo de origen se
actualiza en el archivo de Word.

Vinculación con Microsoft Access:

Puede crear una operación de combinación de correspondencia mediante el

Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word. Este asistente también
está disponible en Access y le permite configurar un proceso de combinación de
correspondencia que use una tabla o una consulta en una base de datos de Access

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como origen de datos para cartas modelo, mensajes de correo electrónico, etiquetas
postales, sobres o directorios.

Vinculación con Microsoft Power Point:

Si desea crear un vínculo dinámico entre el contenido del documento y el contenido

de una presentación de PowerPoint, inserte el contenido como un objeto.

A diferencia de cuando pega contenido (como presionando Ctrl + V), cuando lo

inserta como un objeto vinculado o incrustado, puede seguir trabajando con el
contenido en el programa original donde se creó.

Si inserta la presentación en el documento como un objeto de PowerPoint, Word

ejecuta PowerPoint cuando haga doble clic en la diapositiva y puede usar
PowerPoint comandos para trabajar con la diapositiva.

Al insertar una presentación de todo PowerPoint como un objeto, el documento

muestra sólo una diapositiva. Para mostrar distintas diapositivas, haga doble clic en
el objeto PowerPoint y, a continuación, presione ENTRAR para ejecutar la
presentación con diapositivas.

Insertar un objeto vinculado o incrustado:

Puede vincular o incrustar una o varias diapositivas, o puede incrustar toda la

presentación. Incrustar un objeto de presentación de PowerPoint en el documento,
Word se ejecuta la presentación con diapositivas PowerPoint cuando haga doble clic
en el objeto de presentación en el documento. No se puede editar la presentación en
el documento. El objeto de presentación puede incrustado, no vinculado.

Ventajas Y Desventajas

Ventajas:

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a. Facilita la visualización del texto que se procesa, permitiendo así tener una clara
idea de lo que será impreso.

b. Facilita la Edición del texto, agregar texto, cortar, pegar, etc.

c. Es compatible con un sin número de formatos, gráficos, estilos, tabulaciones,

tablas, etc. Lo que lo hace sumamente flexible.

d. El uso del corrector de ortografía y gramática, permite al usuario aclarar dudas al

momento de transcripción, además de otras herramientas de idiomas como
sinónimos/antónimos, etc.

e. Cuando las personas usaban máquinas de escribir para escribir sus

pensamientos, tenían que usar Whiteout para cambiar los errores. El software de
procesamiento de textos hace posible que regreses y edites tu trabajo de forma
rápida y fácil. Después de guardar un documento de procesamiento de texto, puedes
volver atrás y editar palabras o frases completas.

f. Contienen diferentes fondos, bordes e imágenes prediseñadas que las personas

pueden usar para crear diferentes tipos de documentos, como folletos, informes;
tarjetas de felicitación, de notas o de negocios, sobres, artículos de papelería,
folletos, invitaciones, curriculum vitae, exámenes y cuestionarios, calendarios,
boletines informativos y hojas de asistencia.

g. Los usuarios de computadoras no tienen que crear documentos desde cero

porque los procesadores de texto tienen plantillas que les ayudan a formar sus
documentos. Estas plantillas a menudo presentan texto y gráficos preinstalados para
mostrar a las personas cómo armar ciertos tipos de documentos.

Desventajas:

a. Para poder abrir documentos creados dentro de programas de procesamiento de

texto, debes tener la misma versión o el software compatible. Si trabajas en otras
computadoras con versiones anteriores de procesadores de texto, no puedes
ingresarlas en documentos creados con la última versión, lo que podría ser un

17
problema si necesitas acceder a un documento para una presentación o proyecto
importante.

b. Necesitas saber cómo acceder a diferentes funciones como viñetas, fuentes,

colores o barras de herramientas para usar programas de procesamiento de textos.
Para saber cuáles son las diferentes características y para comprender cómo
usarlas, la mayoría de las personas necesitan algún tipo de capacitación en el uso de
computadoras y en el software de procesamiento de textos.

c. Los procesadores de texto como Microsoft Word generalmente cuestan cientos de

dólares, dependiendo de si son parte de un paquete de oficina, y se vuelven
obsoletos después de unos años, dependiendo de cómo se crea un sitio web. Los
costos del software de procesamiento de textos a menudo aumentan los costos de la
computadora.

Herramientas Similares

Si necesitas un programa de ofimática en casa y no quieres pagar por Microsoft

Office, puedes optar por una opción libre.

a. Libre Office: Cuenta con un editor de textos similar al de Word, hoja de cálculos y
una aplicación para realizar operaciones matemáticas, editor de gráficos y una para
crear y editar presentaciones.

b. Open Office: Es el sucesor al proyecto Open Office, que se hizo muy popular.

c. WPS Office: Este programa es bastante popular en móviles, pero también tiene
una edición para escritorio. Tiene una característica muy importante: es compatible
con los formatos DOCX y XLSX.

d. Google Docs: Si cuentas con una cuenta de Google puedes disfrutar de Drive y
sus alternativas para la creación de textos, hojas de cálculo y demás. Tienes que
estar conectado a Internet.

e. Office Online: Una alternativa que Microsoft pone a tu alcance con las mismas
características que Google Docs. No tendrás problemas de compatibilidad de

18
archivos hechos con Microsoft Office. En esta opción también tienes que estar
siempre conectado a Internet.

2.1.2. Excel

Concepto

Es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, Mac OS, Android
e iOS. Cuenta con cálculo, herramientas gráficas, tablas dinámicas y un lenguaje de
programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de
cálculo muy aplicada para estas plataformas, especialmente desde la versión 5 en
1993, y ha reemplazado a Lotus 1-2-3 como el estándar de la industria para las hojas
de cálculo. Excel forma parte de la suite de software Microsoft Office.

Celdas, filas, columnas, tablas y funciones. Que constituyen los elementos básicos
de una hoja de cálculo, la herramienta digital más práctica para organizar dinero,
objetos o personas. Surgieron en los años 70 como nuevo tipo de documento
electrónico y desde entonces es una ayuda imprescindible para particulares y
empresas de cualquier tamaño.

EXCEL es la aplicación de hojas de cálculo más popular. Hoy en día podemos usarla
desde nuestro escritorio Windows y Mac, desde el navegador web e incluso desde
Smartphone y Tablet Android o iOS (iPhone, iPad).

A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra

empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector
financiero ya que era un producto muy competitivo en el mercado. Como resultado
de la controversia, Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como
"Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos
jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft
aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa.

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Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono
del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos
letras.

La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones
anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en
versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel
preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0) o
.xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007
(12.0).

Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint

en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUI de las aplicaciones para mayor
coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento.

Funcionalidades

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las
hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse
en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas
en filas y columnas (intersección de las filas y columnas), y cada celda contiene
datos o una fórmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permitió al usuario definir la apariencia (las
fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo re computación inteligente
de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se
actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad
de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario).
Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre
otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar
tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en

20
las hojas de incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido
también como Editor de VBA. La grabación de macros puede producir código (VBA)
para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples
tareas. VBA permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para
comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las
DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de
clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos.

La funcionalidad de la automatización proporcionada por VBA originó que Excel se

convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el
mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos
virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para mitigar este riesgo mediante la
adición de la opción de deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un
archivo Excel.

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos
matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos”
como son:

+ (Suma), - (resta), * (multiplicación), / (división), ^ (potenciación), > (mayor), <

(menor), %(porcentaje), >=(mayor o igual que), <=(menor o igual que); además de
poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-
configuradas) como por ejemplo: Suma, Promedio, Buscar, etc.

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado

considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz
operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida
como Excel 2007.

Esto también ha hecho que las personas sientan una evolución positiva dentro del
programa y dado a su usuario una mejor calidad y opción de hoja ya que tiene más
de 15 tipos de estas. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas
ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 266 a 16 384
columnas. De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de

21
cálculo de 65 536 a 1 048 576 filas por hoja, dando un total de 17 179 869 184
celdas. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número
máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1024 o
la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB
soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.

Para utilizar correctamente las funciones de Excel, necesitamos conocer a la

perfección cada una de sus partes, como su nombre y sus argumentos obligatorios y
opcionales. Nadie puede cambiar el comportamiento de las funciones de Excel,
porque su funcionamiento ya está programado dentro de la herramienta, pero
podemos aprender a utilizar la amplia gama de funciones disponibles.

Microsoft ha creado diferentes categorías para organizar las funciones

correspondientes.

 Funciones de búsqueda y referencia

 Funciones de texto
 Funciones lógicas
 Funciones de fecha y hora
 Funciones de base de datos
 Funciones matemáticas y trigonométricas
 Funciones financieras
 Funciones estadísticas
 Funciones de información
 Funciones de ingeniería
 Funciones de cubo
 Funciones web

Usar una hoja de cálculo es fácil. Lo difícil es aprovechar las funciones, que permiten
automatizar cálculos y que permiten que filas, columnas y celdas interaccionen entre
sí ahorrándonos trabajo

22
Nota previa: en función de la versión de Excel que utilices, es posible que debas usar
coma o punto y coma al separar valores.

Vinculación Con Otras Herramientas

Vinculación Microsoft Word:

Una de ellas es vincular una base de datos de Excel a un documento de Word. Es

muy útil, si tienes que enviar una carta a 50 personas en donde lo único que cambia
es el nombre del destinatario. En lugar de cambiar manualmente el nombre en la
carta antes de imprimirla, puedes asociar el documento a una base de datos o tabla
de Excel que contiene los 50 nombres, y Word lo hará automáticamente.

a. Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de

campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para
dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de
nombre y apellidos.

b. Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja
de cálculo.

c. Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el

formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los
valores.

d. La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia

se almacena en su equipo local.

e. Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se

conecte a su documento de combinación de correspondencia Word.

Cuando queremos vincular una tabla de una hoja de Excel a un documento de Word
tenemos que insertar el contenido como un objeto vinculado, de esta forma los
cambios que realicemos en el documento de Excel donde se encuentra la tabla se
verán reflejados en el documento de Word donde hemos insertado la tabla.

23
Si por el contrario copiamos y pegamos una tabla de Excel a un documento de Word,
utilizando CTRL+V, la información de nuestra tabla en Word no varía si se modifica el
archivo origen en nuestra hoja de Excel.

Vinculación con Microsoft Power Point:

Si está usando Power Point 2013 o una versión más reciente, puede vincular los
datos de una Hoja de cálculo de Excel guardada a la presentación de Power Point.
De ese modo, si los datos de las hojas de cálculo cambian, pueden actualizarlos
fácilmente en su presentación de Power Point.

Por el contrario Copiar y Pegar, (desvinculado) los datos de Excel no estarán

vinculadas a la presentación de Power Point, copiara, los datos de una hoja de
cálculo y los pegara a la presentación. La hoja de cálculo no enviara actualizaciones
automáticas a Power Point.

Vinculación con Microsoft Access:

Puede incluir los datos de un libro de Excel en bases de datos de Access 2010 de
varias formas. Puede copiar los datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en
una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o
existente o crear un vínculo a una hoja de cálculo desde una base de datos de
Access.

a. Es usuario de Excel desde hace tiempo, pero para seguir avanzando desea utilizar
Access para trabajar con estos datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de
Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access.

b. Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero recibe ocasionalmente

datos en formato de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de
Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a medida
que las va recibiendo.

24
c. Utiliza Access para administrar los datos pero los informes semanales que recibe
del resto de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación
para garantizar que se importan datos cada semana a una hora determinada a su
base de datos

Ventajas Y Desventajas

Ventajas:

a. Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética:

puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra.

b. Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos

c. Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con
sus datos.

d. Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando

las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la
ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.

e. Puede en Excel sumar filas y columnas.

f. Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar valores de
dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con
respecto a un conjunto de valores.

g. La utilización de las casillas del Excel para realizar evaluaciones de una misma
función con diferentes valores, es una de las características principales de esta
herramienta.

h. En Excel podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si

trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo
nuevamente si necesitáramos una fila o una columna.

25
Desventajas:

a. Es un programa de pago que, como muchos de Microsoft, no tiene un precio

económico al alcance de todos.

b. Solo tiene compatibilidad con Windows y Mac.

c. Los archivos ocupan demasiado espacio, aunque los cálculos sean sencillos, lo
que le resta eficiencia.

d. No es útil para labores especializadas, por lo que es necesario otro tipo de

software.

e. Es poco seguro, ya que sus documentos pueden ser abiertos y vistos por
cualquiera.

f. No es una aplicación de la que uno pueda ser autodidacta, sino que en general se
necesitan cursos para poder sacarle el partido necesario, y utilizar las características
más complejas.

g. Algunas personas consideran a los gráficos insuficientes o de mala calidad, otros,

echan de menos una ayuda correcta.

h. No es útil a nivel doméstico, sí puede serlo a nivel empresarial, pero también

depende del tipo de empresa. Probablemente una gran empresa necesite algo más
específico.

i. Se requiere, por sus necesidades, de un ordenador potente,

j. Como muchos programas para Windows, suelen presentar errores inesperados

que hacen que el programa se cierre de forma abrupta, se pierdan datos
irrecuperables, y se tenga que comenzar todo el trabajo de nuevo.

k. Las nuevas versiones no brindan grandes cambios o mejoras para los usuarios,
que ven el mismo programa una y otra vez, con funciones similares y pequeños
retoques, en general, inútiles.

26
l. Es un programa incapaz de manejar fechas anteriores a 1990.

m. El 22 de septiembre de 2007 se informó que Excel 2007 mostraba resultados

erróneos bajo ciertas condiciones, especialmente para algunas parejas de números
en las que el producto sea 65525 (por ejemplo, 850 y 77,1). Microsoft informó en su
blog que el problema existe al mostrar seis puntos flotantes específicos entre
65534.99999999995 y 65535, y seis valores entre 65535.99999999995 y 65536 (no
incluye los enteros). Cualquier cálculo con alguno de estos números será incorrecto.

n. Se debe introducir manualmente cada operación.

o. Al guardar una hoja de cálculo de Microsoft Excel en formato de hoja de cálculo

XML, muchas características de Excel se conservan, pero otras no. Entre las no
conservadas encontramos: las flechas de rastreo de auditoría, las hojas de gráficos,
hojas de macros, hojas de diálogo, los gráficos y objetos gráficos, las vistas
personalizadas, las capas de objetos de dibujos, los esquemas, no se pueden
guardar los archivos protegidos con contraseña, los escenarios, la información de un
libro compartido y las categorías de funciones definidas por el usuario.

Herramientas Similares

1. Hojas de cálculo de Google: Es de fácil acceso: Si tienes una cuenta de Gmail, ya

tienes acceso a las Hojas de cálculo de Google.

Las hojas de cálculo de Google, son un competidor similar a Excel tanto en layout
como en recursos, trae algunos beneficios que Excel no tiene:

a. Sus archivos se guardan en la nube; es decir: tu negocio no corre el riesgo de

perder algún dato.

b. Puedes compartir tus hojas de cálculo con cualquier persona en Slack o Trello,
incluso hacer ediciones simultáneamente, permitiendo óptima colaboración y trabajo
en equipo en los proyectos.

27
2. Thinkfree (CALC): Permite crear hojas de cálculo y presentaciones, te proporciona
1GB de almacenamiento en línea gratuito, puedes acceder al archivo al mismo
tiempo que otros miembros de tu equipo. Y posee una gran característica de que
puedes acceder a tus planillas de dispositivos móviles, como Smartphone.

3. Numbers: Sólo para los usuarios de Mac. Este programa es básicamente la

versión de Apple para Excel. Proporciona funciones de análisis e informes de datos
de alta calidad, además de muchas herramientas visuales. Por otra parte, dejan claro
que la belleza es fundamental aquí. No hay marcaciones fijas, y el usuario tiene la
libertad de organizar los datos a su manera.

Puedes direccionar, dibujar, aplicar diversos bordes y estilos a las tablas. Y si no te

gusta, mover todo de nuevo de la manera que te parezca mejor.

Gran punto a favor Numbers también te permite guardar tu hoja de cálculo como un
archivo de Excel para compartir con otra persona que tenga Excel. Así todos logran
acceder al archivo.

4. Zoho Sheet: Este programa archiva tus hojas en la nube, para que puedas
acceder a tus datos dónde y cuándo quieras. Ofrece funciones incluyendo gráficos y
tablas dinámicas, muy parecidas a las de Excel y te permite editar una hoja de
cálculo con colegas simultáneamente, facilitando la colaboración. También
proporciona gráficos visuales y herramientas para crear gráficos listos para la
presentación.

5. Birt: Parte de las alternativas gratuitas y que son particularmente útiles para el
análisis de datos. Sus recursos incluyen fórmulas reales, tablas dinámicas, hiperlinks
y layouts diversos. La hoja de cálculo BIRT también automatiza y centraliza toda la
producción, el mantenimiento y la seguridad. Creado por The Eclipse Foundation, el
Down load se realiza directamente en el sitio web del BIRT, y es compatible con
Windows, Linux o Mac.

6. Free Office 2018: Disponible para Windows y Linux, FreeOffice 2018 es una gran
opción para uso personal o comercial. Es muy similar a Excel, incluye el formato y las

28
tablas dinámicas y la compatibilidad con los productos Office de Microsoft. Las hojas
de cálculo son limpias e intuitivas, además de totalmente user friendly. Totalmente
libre por un tiempo ilimitado y está disponible en español. Existe un plan pago, que
ofrece mayores comodidades y otras funciones, pero nada que sea imprescindible
para el trabajo con hojas de cálculo.

7. Quip: Predica la colaboración en el máximo nivel, por eso puede ser una muy
buena opción para trabajar con tus equipos. En Quip es posible organizar
documentos, e-mails, reuniones, hojas de cálculo, todo en un solo lugar. Son más de
400 funciones en total. Entre las empresas que hacen uso de Quip para organizar
sus equipos están, entre otras, Facebook, Amazon y Dell.

El período de evaluación de Quip es gratuito, para que tu equipo pueda experimentar

todas las funcionalidades y adaptarse a la herramienta. Después de ese contacto
inicial, la firma cuesta 30 dólares al año por cada cinco miembros.

8. Apache Open Office: Como paquete de productividad libre y abierto, ya ha

superado los 50 millones de descargas. Está disponible en varios idiomas, ofrece
software gratuito para la creación de textos, hojas de cálculo, presentaciones y
gráficos. Una ventaja para muchos usuarios es que, después de la descarga, es
posible utilizar el programa en modo offline.

Una característica muy peculiar de Apache Open Office es que tiene un código
abierto. Es decir, puedes modificar el programa para satisfacer las necesidades de tu
empresa.

2.1.3. PowerPoint

Concepto

A mediados de 1980, dos productores de software en una pequeña oficina en

California llamada Forethought, estaban desarrollando el primer software de
presentaciones gráficas para la computadora personal. Los primeros esfuerzos de
estos dos productores de software fueron poco recompensados. Una serie de

29
compañías inversionistas declinaron invertir en dicho programa, que era conocido
como Presenter y estaba dirigido a la plataforma Mac. Pero Bob Gaskins, dueño de
la compañía Forethought, Inc., y el co-productor del programa, no perdieron las
esperanzas. Después de dos años de negociaciones (1985-1987), vendieron por fin
la compañía y su software a la gigante Microsoftde Bill Gates.

Microsoft Power Point o PowerPoint es el nombre de uno de los programas más

populares creados por Microsoft. Se trata de un software que permite realizar
presentaciones a través de diapositivas. El programa contempla la posibilidad de
utilizar texto, imágenes, música y animaciones.

Microsoft PowerPoint es un programa de presentación desarrollado por la empresa

Microsoft para sistemas operativos Windows, macOS y últimamente para Android y
iOS. Viene integrado en el paquete ofimático llamado Microsoft Office como un
elemento más, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás
componentes del equipo para obtener un resultado óptimo.

PowerPoint es uno de los programas de presentación más extendidos. Es

ampliamente utilizado en distintos campos de la enseñanza, los negocios, entre
otros. Según cifras de Microsoft, cada día son realizadas aproximadamente 30 000
000 de presentaciones con PowerPoint (PPT).

Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, así

como presentaciones en diapositivas, animaciones de texto e imágenes
prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar
distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suelen
ser más prácticas que las de Microsoft Word.

Con PP y los dispositivos de impresión adecuados se pueden realizar muchos tipos

de resultados relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos
impresos para las asistentes a la presentación, notas y esquemas para el
presentador, o diapositivas estándar de 35mm.

Funcionalidades

30
Algunas características de PowerPoint son:

1. El uso de plantillas; que se pueden hacer por el usuario, además de las que ya
están preestablecidas.

2. Poder introducir textos variando el color y el tamaño de las letras conforme a las
necesidades y gustos del usuario.

3. Se pueden insertar imágenes con las que se da una mejor presentación a la

diapositiva, facilitando comprender mejor a aquello de lo que trata la diapositiva,
además de poderse insertar textos a las imágenes complementándose la exposición.

4. Posee herramientas de animación, con las que se puede dar efectos a los textos e
imágenes, dándole una mejor apariencia.

5. Realizar gráficos.

6. Añadir videos y audios.

7. Posee la cualidad de abrir formatos de otras plataformas e incluso nos permite

guardarlos en formatos diferentes al PowerPoint, por ejemplo, extensiones como:
PPT o PPS, entre otras.

8. Puedes poner hipervínculos.

Típicamente incluye tres funciones principales:

1. Un editor que permite insertar un texto y darle formato.

2. Un método para insertar y manipular imágenes y gráficos.

3. Un sistema para mostrar el contenido en forma continua.

Los editores de presentaciones son aplicaciones de software que permiten la

elaboración de documentos multimediales conformados por un conjunto de pantallas,
también denominadas diapositivas, vinculadas o enlazadas en forma secuencial o
hipertextual donde conviven textos, imágenes, sonido y animaciones.

31
Vista General Power Point:

Para que una presentación sea más dinámica y para permitir una navegación
personalizada. Cuando crea una Vista general en PowerPoint, puede ir directamente
de una dispositiva, una sección y una parte específica de la presentación a otra en el
orden que decida mientras realiza la presentación, y el movimiento de una diapositiva
a otra usa un efecto de zoom.

Marcador Resaltado De Texto:

PowerPoint 2019 tiene ahora un marcador de resaltado de texto similar al de Word.

Seleccione diferentes colores de resaltado y enfatice determinadas partes del texto
en las presentaciones. Gráficos vectoriales para agregar impacto visual. Puede
insertar y editar imágenes de gráficos vectoriales escalables (SVG) en
presentaciones para crear contenido nítido y bien diseñado. Las imágenes SVG no
pierden calidad al aumentarlas o cambiar su tamaño. Además, también puede
cambiar su color. Office es compatible con archivos SVG en los que se han aplicado
filtros.

Convertir iconos SVG en formas:

Si convierte un icono o una imagen SVG en una forma de Office, podrá

desensamblar el archivo SVG y editar partes individuales. Insertar modelos 3D para
ver todos los ángulos Use modelos 3D para aumentar el impacto visual y creativo de
sus presentaciones. Inserte fácilmente un modelo 3D y gírelo 360 grados. Haga que
los modelos cobren vida en las presentaciones con la transición Transformación, que
crea animaciones cinematográficas entre diapositivas.

Eliminación Del Fondo:

PowerPoint detecta automáticamente el área de fondo general, de modo que ya no

es necesario dibujar un rectángulo alrededor del primer plano de la imagen. El lápiz
que permite marcar áreas para conservar o quitar ahora puede dibujar líneas de

32
forma libre, en lugar de limitarse a líneas rectas. También puede dibujar líneas de
forma libre con el lápiz para marcar áreas y conservarlas o quitarlas. Olvídese de
dibujar únicamente líneas rectas.

Exportar a 4K:

Ahora, la resolución 4K es una opción al exportar una presentación a vídeo.

Características de grabación; Puede grabar narraciones de audio o vídeos y gestos

de entrada de lápiz digital. La pestaña opcional Grabación en la cinta de opciones
reúne todas las características de grabación en un solo lugar.

Conjunto de lápices portátil y personalizable:

Elija un conjunto personal de lápices, marcadores de resaltado y plumas para la

entrada de lápiz y haga que estén disponibles en las aplicaciones de Office.

Efectos de entrada de lápiz:

Puede usar los efectos de entrada de lápiz, además de los diferentes colores, para
expresar sus ideas con estilo mediante lápices metálicos y efectos de entrada de
lápiz, como arco iris, galaxia, lava, océano, oro, plata y muchos más.

Borrador de segmentos para dibujos con el lápiz:

El Borrador de segmentos le proporciona un control preciso para limpiar un dibujo

con el lápiz. Permite borrar una entrada de lápiz hasta una intersección con otra
línea.

Borde recto para dibujar líneas rectas:

En dispositivos con pantallas táctiles, puede usar el botón Regla de la pestaña

Dibujar de la cinta de opciones para dibujar líneas rectas o alinear un conjunto de
objetos. Posicione la regla de forma horizontal, vertical o en cualquier punto
intermedio, ya que incluye la opción de definir los grados para que, si es necesario,
pueda establecer un ángulo preciso.

33
Vinculación Con Otras Herramientas

Vinculación Microsoft Word:

Si desea crear un vínculo dinámico entre el contenido del documento y el contenido

de una presentación de PowerPoint, inserte el contenido como un objeto.

A diferencia de cuando pega contenido (como presionando Ctrl + V), cuando lo

inserta como un objeto vinculado o incrustado, puede seguir trabajando con el
contenido en el programa original donde se creó.

Si inserta la presentación en el documento como un objeto de PowerPoint, Word

ejecuta PowerPoint cuando haga doble clic en la diapositiva y puede usar
PowerPoint comandos para trabajar con la diapositiva.

Al insertar una presentación de todo PowerPoint como un objeto, el documento

muestra sólo una diapositiva. Para mostrar distintas diapositivas, haga doble clic en
el objeto PowerPoint y, a continuación, presione ENTRAR para ejecutar la
presentación con diapositivas.

Vinculación con Microsoft Excel:

Si está usando Power Point 2013 o una versión más reciente, puede vincular los
datos de una Hoja de cálculo de Excel guardada a la presentación de Power Point.
De ese modo, si los datos de las hojas de cálculo cambian, pueden actualizarlos
fácilmente en su presentación de Power Point.

Por el contrario Copiar y Pegar, (desvinculado) los datos de Excel no estarán

vinculadas a la presentación de Power Point, copiara, los datos de una hoja de
cálculo y los pegara a la presentación. La hoja de cálculo no enviara actualizaciones
automáticas a Power Point.

34
Ventajas Y Desventajas

Ventajas

a. Presenta textos, imágenes y videos de manera coordinada.

b. Se puede insertar un sonido en la presentación, según el tema a tratar.

c. Presenta la exposición en secuencia de una manera organizada y dinámica.

d. Se pueden crear enlaces por medio de hipervínculos en diferentes diapositivas.

e. Permite crear rápidamente presentaciones.

f. Se puede proyectar en pantallas gigantes o televisores.

g. Tienen un orden lógico.

h. Se pueden imprimir.

i. No necesita Internet.

Desventajas:

a. Se puede guardar y enviar fácilmente, pero se corre el riesgo que esta se dañe a
causa de un virus.

b. Presentación de ideas jerárquicamente, lo cual puede ser un distractor para el

auditorio.

c. Es una presentación tradicional y lineal, que puede aburrir a una audiencia según
el tema que se vaya a tratar.

d. Presentación simplista de ideas.

e. Distrae al público, ya que si se ponen demasiado movimiento en las diapositivas

no se le da tanto énfasis al mensaje.

f. El abuso de usar demasiados efectos especiales llega a aburrir elg. auditorio.

g. Las plantillas por defecto no son tan originales para los tiempos que corren.
35
h. Por defecto te graba en formato (.pptx), con lo cual tendrías que asegurarte de
grabar los archivos en formato (.ppt), con compatibilidad para varias versiones
anteriores, esto es muy impórtate si un destinatario al que le tengas que enviar dicho
documento podría no tener la versión actualizada.

Herramientas Similares

1. Prezi: Una de las alternativas a PowerPoint más conocidas es la herramienta

online Prezi, aplicación web que, en pocos años, desde su aparición en 2009, ha
conseguido crear una gran comunidad de seguidores a su alrededor. Prezi es una
buena alternativa para todos aquellos que quieren crear presentaciones más activas
y menos convencionales, pues no crea trabajos basados en la consecución de folios
separados, sino que permite la narración dinámica del contenido. El usuario ordena
los contenidos sobre una especie de lienzo digital para ir centrándose, en el
transcurso de la presentación, en los puntos relevantes de la charla.

La primera vez que se trabaja con Prezi hay que cambiar la mentalidad, ya que los
procesos, al cambiar la forma en la que se estructuran los contenidos, son muy
diferentes a los de PowerPoint. El gran desafío con esta herramienta consiste en
lograr la conexión adecuada de los contenidos sobre la página, porque solo así
puede la audiencia mantener la visión general y seguir la ponencia. Esto mismo hace
que Prezi sea menos indicada para presentaciones muy amplias y detalladas, pues
la perspectiva suele perderse muy fácilmente.

Por otro lado, hay que tener cuidado de no dejarse llevar por los efectos especiales.
Al usar esta herramienta no hay que olvidar que se trata de destacar el contenido y
de acentuar aspectos importantes, pero no de convertir los efectos en el contenido
mismo de la presentación. En Prezi menos también es, a menudo, más.

Usado adecuadamente, este programa facilita la creación de presentaciones de

aspecto sencillo, moderno e innovador, que pueden ser adecuadas para un contexto
pero no para otro y es que, en función del público o la ocasión, una presentación

36
clásica podría ser la mejor elección. El punto fuerte de PowerPoint son las
presentaciones tradicionales, bien estructuradas pero poco dinámicas. Si se busca
algo diferente, Prezi es una muy buena alternativa a PowerPoint.

2. Libre Office Impress: La suite ofimática libre por excelencia es Libre Office,
descendiente del popular Open Office al escindirse un grupo de sus desarrolladores
y configurar la Document Foundation, encargada hoy de su supervisión y que cuenta,
entre otros, con el apoyo de Google, Intel o la Free Software Foundation. Protegida
por una licencia dual LGPLv3 (GNU Lesser General Public License) y MPL para
nuevas contribuciones, esta es quizá la alternativa a PowerPoint de mayor presencia
a nivel cotidiano. La suite de Libre Office guarda notables similitudes con su rival de
la casa Microsoft, que cuenta con más recursos de desarrollo y soporte, de forma
que la gran mayoría de usuarios pueden utilizar este software para redactar, editar,
calcular o realizar presentaciones sin echar en falta las herramientas fundamentales.

Las diferencias entre ambos programas son más bien mínimas y se limitan a
pequeños detalles, como, por ejemplo, la facultad de exportar la presentación en
formato de vídeo o de utilizar diagramas animados, entre otras. Lo mismo ocurre con
su interfaz, muy clara y limpia, mientras que en el caso de PowerPoint se basa en la
conocida cinta+ de herramientas que no convence a todo el mundo. Como ocurre en
muchas ocasiones, algunas carencias se suplen mediante la descarga de una
extensión. Es el caso, por ejemplo, de la extensión para integrar diagramas Smart Art
en la presentación o de la extensión ODFdiff para comparar presentaciones. En las
funciones principales, Impress constituye una digna alternativa a PowerPoint que en
su última versión (5.2) ha visto pulir y añadir algunas características que hacen a la
herramienta mucho más precisa y fácil de usar.

El software permite, además de diseñar dibujos y diagramas e incluir animaciones,

convertir texto en imágenes en 2D o 3D y, al contrario que MS PowerPoint 2016,
exporta a XHTML, HTML, Flash (SWF) y a los formatos de vectores SVG y EPS.
También se diferencia con su gran rival en las transiciones en 3D, que en este caso
también se pueden realizar con sistemas Linux, además de con Windows y macOS.
Las presentaciones pueden tener una longitud de 12 páginas frente a las 9 de

37
PowerPoint pero, y quizá este sea el mayor obstáculo a nivel laboral, no permite el
trabajo colaborativo. En su wiki la Document Foundation ha elaborado una
exhaustiva lista de diferencias entre el software libre y de pago.

La comunidad de soporte de Libre Office, dedicada e incansable a la hora de

mantener y desarrollar el código, es, sin duda, un argumento de peso para prescindir
de Microsoft, algo que comparte con el software libre. En el apartado Documentación
de su página web oficial se incluyen manuales de uso descargables para los
programas que integran la suite open source, entre ellos, el de Impress, lo cual
supone una gran ayuda para iniciarse.

En definitiva, las carencias de esta alternativa a PowerPoint pasan desapercibidas

para la gran mayoría de usuarios, que pueden seguir diseñando y presentando
trabajos atractivos y de gran calidad que no requieren la enorme cantidad de
funciones presentes en la gran suite de pago. Esta, por su parte, incluye
prestaciones y opciones de diseño más amplias que justifican su adquisición en el
entorno corporativo.

3. Haiku Deck: Por lo general, suele ser más fácil reunir el contenido para la
presentación que organizarlo visualmente junto con las imágenes y gráficos
necesarios, una tarea que suele resultar más compleja y que puede requerir más
tiempo de trabajo. Para estos casos, Haiku Deck constituye una alternativa a
PowerPoint a tener en cuenta, porque la herramienta ayuda a sus usuarios
precisamente en lo referente al diseño visual de la presentación. Para ello cuenta con
un repositorio integrado de imágenes que los usuarios pueden utilizar libremente y,
afortunadamente para aquellos menos hábiles a la hora de dar con el gráfico
adecuado, el programa escanea la presentación en busca de las palabras clave y
crea los gráficos a partir de ellas.

Haiku Deck está disponible como solución web o como aplicación iOS y las
presentaciones creadas con ella se pueden compartir a través de diversos canales o
se pueden importar en Keynote o Microsoft PowerPoint. Sin embargo, hay algunas

38
cosas que se echan de menos. La herramienta carece, por ejemplo, de transiciones
animadas de un folio al siguiente o de opciones de sonido y no se puede colocar el
texto libremente en las hojas de la presentación.

4. Presentaciones de Google (Google Slides): El paquete de Office de Google

también permite crear presentaciones rápida y fácilmente. Presentaciones de
Google, o Google Slides, está disponible como aplicación web de forma totalmente
gratuita para los usuarios con cuenta en Google. La herramienta contiene cerca de
20 plantillas diferentes y permite abrir documentos guardados en el formato de
Microsoft, así como trabajar en ellos de forma conjunta gracias a diversas funciones
para la gestión de proyectos. Para esta finalidad se han establecido diferentes
derechos de acceso para aquellos usuarios que pueden solo leer o también
manipular los documentos. Un aspecto muy práctico para el trabajo en equipo
consiste en la visualización del historial completo de versiones para cada
presentación, de modo que es posible entender o localizar en un momento posterior
los cambios realizados.

5.Slides: Esta herramienta, que no se debe confundir con el programa homónimo de

Google mencionado anteriormente, es una aplicación web online muy sencilla con la
cual se pueden crear presentaciones en el navegador para el uso privado o el
profesional. Gracias a un manejo muy intuitivo y a una nada despreciable selección
de elementos y plantillas predeterminados, con Slides se logra un resultado
competente en pocos pasos. La aplicación cuenta también con un editor de fórmulas
que la hace la alternativa a PowerPoint ideal para el contexto académico. Las
presentaciones creadas con Slides están optimizadas para su visualización en
diferentes dispositivos móviles y pueden ser exportadas a los formatos más
habituales.

Con la licencia pública el programa se puede usar libremente, con el inconveniente

de que, como ocurre con Prezi, los documentos creados están disponibles de forma
libre en Internet y se pueden encontrar con cualquier buscador. Aquellos que

39
prefieran la privacidad de una licencia propia pueden elegir entre tres tarifas
diferentes que van de la versión Lite a la licencia de equipo -precios consultables en
la web.

6. Sway: Con el software web Sway nos encontramos con una alternativa a
PowerPoint promocionada por la propia casa madre Microsoft. Fundamentalmente,
Sway es más simple que la herramienta "original" y tiene la misión de acelerar la
creación de presentaciones. Esta aplicación de storytelling digital, como también se
la describe, se utiliza en el explorador y está disponible también como aplicación
para iOS y Windows 10. Al utilizar Sway, la intención es menos la de crear clásicas
presentaciones lineales que la de diseñar informes interactivos, historias personales
y presentaciones con muchos gráficos.

La herramienta se orienta técnicamente al diseño web y, en consecuencia, las

presentaciones no se construyen por folios sino más bien como una página web o
una revista digital, integrando con gran facilidad el contenido de otras fuentes como
Facebook, YouTube o Twitter. El programa ajusta automáticamente los contenidos a
diferentes formatos visuales (dispositivos móviles). Para poder usarlo, sin embargo,
es necesario registrarse con una cuenta de usuario de Microsoft y además hay que
tener en cuenta que solo se puede utilizar con la décima versión de Windows, por lo
que el programa deniega la descarga en versiones anteriores del sistema operativo.
Por último, siendo este aspecto el que menos convence a los más preocupados por
la esfera privada, las presentaciones se guardan en los servidores de la casa madre.

El software es fundamentalmente gratuito, aunque algunas funciones extra solo

están disponibles de forma exclusiva para los abonados a Office 365.

7. PowToon: Entre las recomendaciones mencionadas se encuentran algunas con

las cuales se pueden crear presentaciones originales y poco convencionales, pero
PowToon juega en otra liga. Si lo que se quiere es sorprender a la audiencia con una
presentación diferente, esta herramienta, que persigue un principio nada habitual

40
basado en los dibujos animados y el storytelling, bien merece una oportunidad. En
lugar de meros datos informativos distribuidos en páginas al estilo bibliográfico
tradicional, los usuarios pueden explicar sus ideas por medio de personajes de
cómic. Las presentaciones y los vídeos animados realizados con ella se pueden
integrar en la propia página web.

Aunque hay disponible una versión gratuita de PowPoon, en todas las creaciones se
puede ver la marca de agua de la empresa. La versión sin publicidad solo está
disponible para los abonados. Los precios se pueden consultar en su página web.

2.1.4. Outlook

Concepto

Es un programa que funciona bajo la plataforma de Windows y ha sido desarrollado

por la compañía Microsoft para dar soporte a gente que necesitaba un gestor de
correo electrónico. La principal función es de recibir y mandar correos electrónicos
así como mantener un archivo de los mismos. Toda la gestión de correo electrónico a
nivel de usuario básico, se hace con el navegador de Internet, sea este Chrome,
Firefox, Internet Explorer, Opera o cualquiera de los muchos navegadores que
existen en el mercado.

Su origen se remonta a 1989, cuando se lanza por primera vez Microsoft Office
(MSO). Fue inicialmente un término de mercado para vender un conjunto de
aplicaciones que previamente se vendían por separado. El principal argumento de
venta era que comprar el paquete completo salía sustancialmente más rentable que
comprar cada aplicación por separado. La primera versión de Office contenía
Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint.

Versiones

41
Outlook webmail:

Es la interfaz de Outlook que ofrece a sus usuarios que se registran en su plataforma

web, sólo está disponible para aquellas personas que se creen gratis una cuenta con
la extensión @hotmail.com @outloook.com y también para aquellas que deseen
pagar por Office 365 y puedan tener el correo de su empresa con la interfaz webmail
de Outlook.

Outlook de escritorio:

Es el programa o aplicación que se instala en nuestra computadora y al cual

podemos vincular múltiples cuentas de correo. Este programa es parte de la suite de
ofimática que viene dentro del paquete de Office (word, excel, power point, etc).
Cabe resaltar que el uso de este programa es comercial y debemos pagar una
licencia para usarlo. Este programa nos ofrece la oportunidad de añadir todas las
cuentas de correo que queramos, podemos tener varias cuentas hotmail, gmail,
yahoo, cuentas de correo corporativa, etc. Cualquier empresa o persona que esté
dispuesta a pagar por el programa puede usarlo.

Outlook para móvil:

Es el gestor de correo para manejar el correo en teléfonos móviles, es una aplicación

que soporta múltiples cuentas, eso quiere decir que podemos añadir más de una
cuenta, ya sea si tenemos correos yahoo, gmail, outlook, hotmail o cuentas
corporativas. Es gratis y podemos descargarla desde la PlayStore en Android y
desde AppStore en Apple. (TodoOutlook, 08)

Funcionalidades

Correo:

Como en cualquier otro gestor, se puede ver y leer mensajes, además de eliminar los
de poco interés y archivar aquellos que sí tengan relevancia. La herramienta de

42
Mensajes Accionables, permite añadir una tarea extra dentro del mismo correo que
se envía como si fuese un retweet o añadir una reunión con hora y fecha marcadas
de antemano.

Contactos:

También llamada Gente, con esta función se puede buscar y editar todos los
contactos o crear nuevos en la agenda. Los contactos pueden estar organizados de
la forma que determine el usuario y puede enlazarlos con algunas redes sociales,
como LinkedIn o Twitter.

Tareas:

Con Outlook se puede crear, clasificar en distintas categorías o moverlas a una

carpeta concreta creada previamente. También se puede fijar fechas de finalización y
filtrar todas las tareas en función de distintos criterios.

Calendario:

Permite crear automáticamente calendarios para distintos eventos, como

cumpleaños de contactos o vacaciones fijadas. Compartir con otros contactos o
incluso unificar todos los calendarios es una opción para tenerlos en una única vista.
Es posible utilizar código HTML y texto enriquecido para editar los calendarios.

Vinculación Con Otras Herramientas

Contactos vinculados a Skype (se puede usar la misma cuenta). Los contactos
quedarán automáticamente sincronizados entre ambas cuentas, de modo que se
podrá chatear con ellos desde el propio correo electrónico.

Ventajas y Desventajas

Ventajas:

 Microsoft Outlook puede ser utilizado no solo por medio de un ordenador sino
por medio de un móvil o similar y revisar correos en pocos segundos. Lo único

43
 que se necesita es una conexión estable a Internet para entrar a la cuenta de
correo o cualquier otra aplicación. Outlook no solamente funciona como un
gestor de correo normal, sino que tiene varias funcionales que permiten
organizar mejor algún negocio y poder finalizar proyectos en marcha.
 Registrarse y crear una cuenta nueva es muy fácil.
 Sin publicidad. Outlook.com tiene un diseño mucho más limpio, blanco y
personalizable (algo que también puedes hacer desde Gmail). Y en este
sentido toma cierta ventaja con respecto a Gmail. Las opciones se ven
claramente y es muy fácil personalizar la bandeja de entrada. Es, en general,
una herramienta mucho más agradable de usar.
 Personalizar la firma es muy sencillo.
 Puedes integrar eventos públicos y privados fácilmente en el calendario.
 Cuenta con un sistema de búsquedas.
 Sistema de advertencias para mensajes fraudulentos.

Desventajas:

 El filtrado de mensajes no es tan exhaustivo.

 Solo se ofrecen 5 GB de almacenamiento gratuito. Se podría conseguir más
almacenamiento si se contrata Office 365, porque en este caso serán 1TB.
 Mayores limitaciones en el envío de adjuntos. El límite en los envíos es de 20
MB.
 No hay funciones experimentales ni innovadoras. Las funciones son las que
son y a la vista está, que son mucho más reducidas que las de correo de
Google.

Herramientas Similares

Gmail:

Es el gestor de correo electrónico más utilizado a nivel mundial. Y es que al

pertenecer a Google, ya tiene un respaldo fuerte detrás. Una de las mayores

44
ventajas que ofrece Gmail es que otorga filtros anti-spam. Otro de sus beneficios, es
la integración que tiene con dispositivos móviles y tablets.

Mailbird:

Esta es una herramienta que no es muy conocida, pero no por eso es menos
eficiente. De hecho, una de las mayores características de Mailbird es su facilidad de
uso. Además, es un gestor de mails para Windows bastante completo. Es ideal para
integrar varias cuentas de corroes electrónicos bajo una misma plataforma.

Thunderbird:

Este es el administrador de correo desarrollado por Mozilla, es de código abierto,

gratuito y disponible para cualquier plataforma, atributos que hasta hace poco lo
tenían como la opción favorita entre los usuarios.

Zimbra:

Esta es una opción de gestor de correos poco conocida y alternativa. Cuenta con
muchas versiones y puede resultar ideal para administrar varias cuentas de correo.

Nylas:

A todas luces, un gestor desconocido, pero que de a poco comienza a conformar su

nicho. Uno de sus puntos más altos es que el diseño juega a su favor. También
admite la inclusión de plugins para ir agregando funcionalidades y puedes abrir una
cuenta desde su web, sin la necesidad de descargar ningún programa.

Postbox:

Esta alternativa es ideal para integrar todo tipo de herramientas de almacenamiento

en la nube. Por lo mismo es que está pensada para enviar y recibir archivos de gran
tamaño. Cuenta con un diseño similar al de Gmail y su principal virtud es incorporar
hasta 70 plantillas de correo electrónico y hasta 25 plantillas de firmas. Eso sí, no es
gratuito.

45
2.1.5. Publisher

Concepto

Es un programa de edición que sirve para crear material y documentos impresos

como boletines, sobres, catálogos, trípticos, dípticos, folletos o calendarios. La
primera edición de este programa fue lanzada por Microsoft en 1991 y forma parte
del paquete ofimático Microsoft Office y se puede adquirir a través de las dos
versiones que se ofrecen de la suite: Office 365, en su modalidad Hogar y Personal,
y a través de Microsoft Office 2016, pero sólo en su paquete Professional. Como
puedes imaginar se trata de un programa de pago que se puede comprar mediante
suscripción anual o mensual o a través de un pago único junto a otras herramientas
de la suite ofimática de Microsoft: Word, Excel, Access, Outlook.

Versiones

 1991 Microsoft Publisher 1.0, para Windows100

 1993 Microsoft Publisher 2.0, para Windows.
 1995 Microsoft Publisher 3.0, también conocido como «El editor para Windows
95».
 1996 Microsoft Publisher 97 (Windows 95).
 1998 Microsoft Publisher 98 (Windows 95 y superior), incluido en el SDK de
Office 97.
 1999 Microsoft Publisher 2000 (Windows 95 y superior), incluido en las
versiones Small Business, Professional, Premium y Desarrolladores de Office
2000.
 2001 Microsoft Publisher 2002 (Windows 98 y superior), incluido en Office XP
Professional, así como en una versión especial llamada justamente Professional
Special Edition.
 2003 Microsoft Office Publisher 2003 (Windows 2000 SP3 y superior), incluido en
las versiones Small Business, Professional y Enterprise Professional.

46
 2007 Microsoft Office Publisher 2007 (Windows XP SP2 y superior), incluido en
las versiones Pequeñas y Medianas Empresas, Profesionales y
Comercios, Professional Plus y Ultímate.
 2010 Microsoft Office Publisher 2010 (Windows XP SP3 y superior), incluido en
las versiones Home Edition, Professional Edition y Enterprise.
 2013 Microsoft Office Publisher 2013 (Windows 7 SP1 y superior), incluido en las
versiones Home Premium, Professional, Office 365 en sus dos versiones.
 2016 Microsoft Office Publisher 2016 (Windows 7 SP1 y superior), incluido en las
versiones Standard (licencia por volumen), Professional, Professional Plus, y
Office 365 en sus dos versiones.

Funcionalidades

Crear diseños pulidos y profesionales sin complicaciones:

Diseña texto, imágenes, bordes, calendarios y mucho más con precisión. En

Publisher, todo lo que agregas se mantiene exactamente como lo has diseñado, al
imprimirlo, al consultarlo online y al enviarlo por correo.

Diseñar materiales únicos y especializados para cualquier propósito de forma fácil:

Con el amplio abanico de plantillas prediseñadas de Publisher, podrás crear de todo:

desde sencillas etiquetas y tarjetas de felicitación hasta boletines y material de
marketing de aspecto profesional.

Publicar de la forma que mejor se adapte a tu público:

Comparte copias impresas con una definición perfecta, envía publicaciones por
correo de calidad profesional o exporta a formatos no editables que cumplen los
estándares de la industria.

47
Vinculación con otras herramientas

Cuadro de texto:

Cuando se conectan cuadros de texto en Publisher, el texto que no cabe en el primer

cuadro de texto fluye en el siguiente cuadro de texto. Una cadena de cuadros de
texto conectados, también conocido como un artículo, se puede ocupar de varias
páginas. Use cuadros de texto conectados para:

 Continuar un artículo en otro cuadro de texto

 Crear columnas de ancho diferente
 Mover texto del desbordamiento a otro cuadro
 Si es necesario, cree un nuevo cuadro de texto.

Outlook:

Sirve para realizar combinaciones de correspondencia o de correo electrónico en

Publisher. Se puede usar la combinación de correspondencia o correo electrónico
cuando se desee crear un gran número de documentos que son casi idénticos, pero
incluyen información única. Por ejemplo, usar la combinación de correspondencia
para crear publicaciones personalizadas individualmente con notas personalizadas o
únicas direcciones y saludos. También usar la combinación de correspondencia para
crear un anuncio de producto. El texto de la publicación siempre es el mismo, pero el
nombre y la dirección son diferentes para cada destinatario.

Ventajas y Desventajas

Ventajas:

1. Crear eficazmente publicaciones de gran calidad que reflejen la identidad de una

marca
2. Obtener una vista previa y acceso a las plantillas de gran calidad de Microsoft
Office Online desde Office Publisher 2007.

48
3. Conectarse con los clientes mediante la personalización de las publicaciones.
4. Convertir las publicaciones a formato PDF o XPS.
5. Simplificar el proceso de creación de publicaciones con las tareas de Office
Publisher
6. Combinar listas de Office Publisher 2007 para las listas de distribución por correo.
7. Ahorrar tiempo al volver a usar el trabajo.
8. Crear publicaciones personalizadas a partir de una base de datos.
9. Ajustar las publicaciones con herramientas de diseño eficaces e intuitivas.
10. Administrar y realizar el seguimiento eficazmente de las campañas de marketing.

Desventajas:

1. A diferencia de otros programas de autoedición Publisher ofrece publicaciones

solo de tipo casero que, aunque son de aspecto profesional, realmente no lo son,
pues la facilidad con la que el usuario trabaja este software, impide de alguna
manera que este plasme en la hoja lo que quiere diseñar, las plantillas claramente
pre diseñadas son de un gusto tal vez clásico, esto es ocasionalmente no es tan útil
pues impide al usuario dar su toque personal.

2. Compenetración con otros programas del mercado no es profesional, y no puede

compararse con el resultado del trabajo de un experto en diseño gráfico que use
programas como Photoshop entre otros ocupas bastante para ser un programa tan
simple.

Herramientas Similares:

Serif PagePlus:

Combina las características de la impresión y publicación electrónica de documentos

con herramientas de edición de fotos y diseño gráfico. Elige plantillas para
documentos PDF, folletos, revistas, libros, menús y otras publicaciones de la
colección extensa o diseña tu documento paso a paso con el formato del programa y
las herramientas de diseño de texto e imágenes. Utiliza el Photo Lab y Studio Logo
para editar y diseñar personalizada mente imágenes, y luego coloca capas sencillas

49
de arrastrar y controles para soltar. Las herramientas de gestión y fusión ayudarán a
organizar los documentos largos y trabajar en distintas secciones. Serif también
ofrece 24 horas de soporte en línea y a través de páginas de tutoriales en video
PagePlus para ayudarte a dominar las funciones avanzadas del programa.

InDesign:

Es un software avanzado de autoedición con sofisticadas herramientas para crear

presentaciones interactivas, publicaciones impresas y medios digitales. Es
beneficioso para proyectos con requisitos especiales, incluyendo tamaños de
páginas múltiples y variaciones amplias de formato. Utiliza las Smart Guides para
integrar textos, imágenes y multimedia incrustados en una página sin problemas o
planifica tu flujo de texto y colocación de la imagen, y luego permite que el programa
aplique automáticamente el formato a otras áreas del documento. Incorpora
herramientas de Photoshop y otros programas de Adobe y ayuda a exportar a
diversas normas de publicación digital y software con elementos de formato en el
tacto.

The Print Shop:

Es un software de bajo costo ideal para proyectos de edición creativa del hogar y
pequeños proyectos empresariales. El programa cuenta con asistentes convenientes
para el diseño de invitaciones rápidas, calendarios, folletos, boletines de noticias,
etiquetas de CD y otros documentos. Busca imágenes de la colección de imágenes
prediseñadas o carga tus propias fotos en un catálogo personalizado y aplica una
serie de efectos de imagen y técnicas de edición. Diseña un diseño personalizado
con el Editor de Formas y controla el movimiento y el flujo de texto de todo el
documento. Ofrece correo fusión, por lo que al instante se puede importar la
información de contacto en el documento y enviar proyectos terminados directo a la
impresora.

IStudio Publisher:

50
Es un software de presupuesto para computadoras Mac que ofrece herramientas
básicas de diseño para la producción de proyectos comunes, tales como folletos,
boletines, tarjetas de felicitación y anuarios.

2.1.6. Access

Concepto

Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite

ofimática Microsoft Office en su versión profesional.

La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su
amplitud el concepto de base de datos es complicado:
 El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de
datos para poder buscar fácilmente un libro.
 Los cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en
una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
 Los seguimientos de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en
una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes
de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.
 Las gestiones de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de
datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos
permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar
informes de nuestras cuentas.
 El control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas,
stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.
 La gestión de una campaña de marketing dirigirla y analizarla con una base de
datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos,
anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.

51
 Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos,
exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo
ello desde una base de datos.

Funcionalidades

Crea y comparte aplicaciones sin ser un desarrollador:

Access es una herramienta fácil de usar para crear aplicaciones de negocios a partir
de plantillas o desde cero. Con sus herramientas de diseño intuitivas y completas,
Access puede ayudarte a crear aplicaciones atractivas y muy funcionales en una
cantidad de tiempo mínima.

Personaliza aplicaciones para que crezcan con tu empresa:

A fin de modifica las aplicaciones personalizadas para tu empresa y tus clientes,

editar fácilmente según sea necesario para satisfacer las necesidades cambiantes.
Con Visual Basic para Aplicaciones, automatizas procesos comerciales y creas
formas e informes más útiles.

Vinculación con otras herramientas

Excel:
En Access, en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos, clic en el
comando correspondiente al tipo de archivo que se quiere importar. Por ejemplo, si
se va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, clic en Excel.

Ventajas y Desventajas

Ventajas:

 Facilidad para integrar: Las bases de datos access funcionan muy bien con
muchos de los programas para desarrollo de software basados en Windows.

52
 También se pueden utilizar sus tablas en productos tales como Microsoft SQL
Server y en otros no basados en Microsoft tales como Oracle y Sybase.

 NET-amigable: Las bases de datos access son también una buena opción para los
usuarios que tengan la intención de desarrollar software utilizando .NET ya que Ms
Access y .NEt se pueden vincular. Además, la interfaz gráfica de usuario de MS
Access también puede ofrecer fácil funcionalidad y posibilidades de configuración.

 Fácil de instalar y usar: Para crear bases de datos access basta con instalar
Microsoft Access y esto es algo que cualquier administrador de bases de datos
puede hacer en solo unos pocos minutos, quedando un sistema de gestión de
base de datos relacional completamente funcional. Al igual que muchas otras
aplicaciones de Microsoft, Access contiene asistentes que te guían a través de
cada paso del camino. La interfaz de usuario es intuitiva, acelerando la
recuperación de datos.

 Puede ser colocada online: Aunque todavía tiene limitaciones de número de

usuarios con conexión simultánea, cuando se tiene necesidad de usuarios
remotos, se le puede dar control total y funcionalidad a una base de datos access
de modo que el teletrabajo pueda convertirse en una opción viable para los
administradores de bases de datos.

 Capacidad de almacenamiento conveniente: Una base de datos access puede

almacenar hasta 2 GB de datos lo cual es más que suficiente para una gran
mayoría de desarrollos.

 Importación de datos: Microsoft Access hace que sea muy fácil importar datos.

Desventajas:

 Capacidad Finita: las bases de datos access son útiles para pequeñas y medianas
empresas o departamentos individuales. Cualquier sector cuyo uso vaya más allá
de las 2 GB tropezará con una pared y descubrirá las limitaciones.

53
 Las transacciones críticas a tiempo son difíciles de gestionar: Si generas datos
que necesitan ser utilizados o distribuidos inmediatamente, las bases de datos
access puede que no sean las más adecuadas para ti. Piensa en Access como
una base de datos a largo plazo para la minería de datos y el análisis de diversas
métricas.

 Podría haber problemas de seguridad: Si tu base de datos necesita ser protegida

por extensos protocolos de seguridad de base de datos, entonce Access puede
que no sea la mejor opción. Puedes evitar este problema mediante el uso de
Access en el front-end de un servidor SQL, pero no todas las empresas tienen ese
nivel de infraestructura y todavía crean datos sensibles que deben protegerse.

 Múltiples sistemas operativos Windows podrían corromper la base de datos: Es

posible que en tu red existan varios sistemas operativos Windows en diferentes
ordenadores que son utilizados para distintos usos en tu empresa. Desde un
Windows 98 al actual de Windows 10. Cuando se comparte una base de datos con
los usuarios de sistemas operativos mezclados, es posible que se pueda
corromper la información que se está recogiendo.

 Un solo archivo: Toda la información de tu base de datos se guarda en un solo

archivo. Esto limita las opciones y cómo elegir utilizar los datos. Ralentiza
informes, consultas y formularios. Su rendimiento se va volviendo lento conforme
el usuario va escalando el tamaño de los datos. Los datos multimedia pueden
llenar el límite de espacio MS Access rápidamente.

 Límite de usuarios: el límite técnico de las bases de datos access es de 255

usuarios al mismo tiempo, pero el límite real es de entre 10 y 80 (según el tipo de
aplicación).

 Todavía hay una curva de aprendizaje que se necesitará seguir: Microsoft Access
tiene un diseño relacional relativamente pobre, lo que puede hacer que sea difícil
para algunos usuarios aprender a utilizar o acceder a los formularios de bases de
datos. Los controles y formularios también pueden ser difíciles de personalizar o

54
 adaptarse a ciertas necesidades y también, por lo general, debes tener un
conocimiento básico de lenguaje de programación SQL para tener mejores
posibilidades de éxito.

Herramientas Similares

 FileMaker Pro: es una aplicación de base de datos relacional multiplataforma de

FileMaker Inc. Integra un motor de base de datos con unas características gráficas
de interfaz de usuario y de seguridad, que permite a los usuarios modificar la base
de datos arrastrando nuevos elementos a pantallas o formularios.

 Alfa Five/ Alfa Anywhere: Alpha Five es un sistema de gestión de base de datos
relacional y una plataforma de desarrollo rápido de aplicaciones para la
construcción de aplicaciones de escritorio, web y móviles multiplataforma. Alfa
Five ya no está disponible debido a que Alfa Software ha migrado a un modelo
basado en suscripción llamado Alfa Anywhere que también permite la
computación móvil.

 Paradox: es un sistema de gestión de base de datos relacional actualmente

publicado por Corel Corporation. Fue lanzado originalmente para DOS por Ansa
Software, y luego por Borland, después de adquirir la empresa.

2.2. Herramientas complementarias

2.2.1. Power BI
Concepto

Power BI es un servicio gratuito de análisis de negocio basado en la nube y

visualización de datos, de negocio. Esta herramienta de Business Inteligence (BI),
incorporada en la suite de productividad Microsoft Office 365, permite controlar la
salud de un negocio mediante un dashboard en vivo, crear informes interactivos con
Power BI Desktop y acceder a los datos en cualquier lugar con las aplicaciones
nativas de móvil.

55
Power BI incluye tanto un programa de escritorio descargable como un servicio de
nube, cada uno de los cuales ofrece capacidades diferentes pero que se
superponen, así como aplicación móvil para iOS, Android y Windows que permiten
ver los informes y cuadros de mando de Power BI.

Actualmente cuenta con más de 5 millones de usuarios y es utilizado por más de

200.000 empresas. Es ampliamente utilizado en agencias de Analítica Web y
empresas especializadas en Business Intelligencce.

Funcionalidades

La posibilidad de compartir los datos relevantes con todo el equipo y de consultar los
paneles de BI en tiempo real permite solucionar con mayor solvencia cualquier
contratiempo que le surja a la empresa.

Power BI es una herramienta con una interfaz al estilo de Microsoft Office,

suficientemente intuitiva para usuarios familiarizados con programas de bases de
datos y de la Suite de Microsoft, y varios menús.

Permite crear y compartir dashboards e informes y compartir

En el menú superior podemos seleccionar opciones tales como

 Obtención de datos
 Editar consultas
 Crear objeto visual
 Añadir botones, imágenes, formas
 Administrar relaciones entre tablas
 Crear medidas
 Publicar dashboard

En el menú de la parte lateral se pueden seleccionar:

 Visualizaciones
 Valores
 Filtros

56
 Campos

2.2.2. Sharepoint

Concepto

Microsoft SharePoint, también conocido como Microsoft SharePoint Products and

Technologies, es una plataforma de colaboración empresarial, formada por productos
y elementos de software que incluye, entre una selección cada vez mayor de
componentes, funciones de colaboración, basado en el navegador web, módulos de
administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de
administración de documentos (gestión documental).

SharePoint puede utilizarse para sitios de webhost que acceda a espacios de trabajo
compartidos, almacenes de información y documentos, así como para alojar
aplicaciones definidas como los wikis y blogs. Todos los usuarios pueden manipular
los controles propietarios llamados "web parts" o interactuar con piezas de contenido,
como listas y bibliotecas de documentos.

Funcionalidades

Compartir y trabajar en colaboración:

SharePoint Server 2019 te ofrece una plataforma moderna para el acceso

compartido, la interacción y la colaboración. Ahora, el trabajo en equipo puede
suceder en cualquier lugar, en cualquier momento y de forma rápida, confiable y
segura.

Informar y participar:

Crea, comparte ideas y toma decisiones con la administración de contenido y las

herramientas de colaboración que se integran a la perfección con otras aplicaciones,
como OneDrive para la Empresa, Office Graph y más.

Transformar los procesos empresariales:

57
Crea soluciones sólidas, ofrece valor comercial y logra la transformación digital Con
SharePoint Server 2019, disfruta de nuevas funcionalidades y mejor soporte técnico
de Flow, Microsoft PowerApps y más.

2.2.3. Project

Concepto

Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y

comercializado por Microsoft con la finalidad de asistir a los administradores de
proyectos en la elaboración de planes, asignación de recursos a tareas, dar
seguimiento a dichos progresos, administrar presupuesto y analizar cargas de
trabajo.

Project es una herramienta que se puede aplicar a cualquier área de trabajo, estas
pueden ser en el ramo de construcción, industrial, comercial y en general en todas
las empresas públicas o privadas que desean mejorar la organización y gestión de
sus proyectos. Por lo que se podrá controlar los recursos asignados a cada tarea o
actividad relacionada con el proyecto y hacer cálculos de rutas críticas para optimizar
tiempo y recursos.

Funcionalidades

Microsoft Project está diseñado para ser un programa simple y poderoso, para que
todo usuario pueda iniciar de una manera rápida y tomar control de cualquier
proyecto de inmediato. Los equipos pueden agregar nuevos miembros y establecer
tareas de manera rápida, para luego realizar o cambiar entre cuadrículas, tableros o
gráficos de líneas de tiempo Gantt, de manera sencilla para seguir el progreso.

Este programa facilita la realización de una planificación eficiente y útil tanto en

entornos educativos como laborales con la que se puede atender todos los detalles
al mismo tiempo y así mejorar la toma de decisiones, ya que reduce los plazos del
trabajo, brinda la posibilidad de planificar tareas en corto y largo plazo, facilita la

58
atención a todos los detalles, detecta las vulnerabilidades de un proyecto y mejora la
colaboración entre diferentes integrantes.

2.3. Otros

Más allá de tener siempre la última versión de Word, Excel, PowerPoint, Outlook,
OneNote, Publisher, Sharepoint, OneDrive para empresas, Skype y Access, los
clientes de Microsoft Office 365 Enterprise tienen una amplia gama de herramientas
de productividad a su disposición. Echemos un vistazo a algunas de esas
herramientas para comprender cómo pueden beneficiar al trabajador promedio:

2.3.1. Microsoft Flow

Esta herramienta permite al usuario automatizar flujos de trabajo, llamados Flujos, a

través de las aplicaciones. Puede usar Flow para conectar alertas de correo
electrónico y mensajería instantánea, sincronizar archivos entre aplicaciones o copiar
archivos de un servicio a otro. Por ejemplo, si alguien completa un formulario en
SharePoint, puede usar Flow para crear un nuevo cliente potencial en Dynamics365.
Pero no está limitado a los servicios de Microsoft. También puede extraer
información de Facebook o insertar archivos en Dropbox utilizando Flow.

2.3.2. Microsoft Forms

Esta herramienta le permite crear encuestas, concursos y encuestas y ver los

resultados a medida que ingresan. Buenas noticias: Funcionará con hasta 5000
destinatarios.

2.3.3. Microsoft MyAnalytics

Esta herramienta le muestra cómo está gastando su tiempo de trabajo: desde la

cantidad de tiempo que gasta viendo el correo electrónico hasta con quién colabora
más, junto con otros horarios de citas o cuántas reuniones asiste a la semana. La
herramienta se divide en algunas secciones: su tiempo, red, reuniones, correo
electrónico, horario de atención, fuera de horario.

59
2.3.4. Microsoft Planner

¿Su equipo está distribuido por todo el mundo con muchos proyectos simultáneos y
con entregas simultaneas? Planner ofrece a los usuarios una forma visual de
organizar equipos. Proporciona cuatro funciones principales: un centro de
información, categorización flexible, comunicación e información. Los usuarios de un
equipo pueden crear planes, ensamblar y asignar tareas, compartir archivos,
comunicarse con otros usuarios del equipo y recibir actualizaciones de progreso.

2.3.5. Microsoft PowerApps

Cree su propia aplicación con plantillas predefinidas que Microsoft proporciona. Aún
mejor, puede conectar esa aplicación recién creada a otros servicios como CRM,
SharePoint, una base de datos Oracle y más. Puede compartir sus PowerApps con
un compañero de trabajo simplemente escribiendo su dirección de correo electrónico.

2.3.6. Microsoft StaffHub

Esta aplicación permite a los trabajadores y sus gerentes usar un dispositivo móvil
para administrar los horarios y mantenerse en contacto. Los empleados pueden usar
la herramienta para solicitar tiempo libre, intercambiar turnos y comunicarse con
compañeros de trabajo. Los mensajes se pueden enviar a miembros individuales del
equipo o a todo el equipo.

2.3.7. Microsoft Delve

Esta ingeniosa herramienta de visualización de datos incorpora elementos de las

redes sociales con el aprendizaje automático. Delve descubre contenido en cuatro
plataformas integradas de Microsoft: Exchange, OneDrive, SharePoint y Yammer.
Busca relevancia en la información, como la interacción pasada y la actividad entre
los usuarios.

60
 Conclusiones

1. A medida que el ser humano evoluciona aumentan también sus necesidades y

para satisfacción de una de ellas surgió Microsoft office que es una serie de
herramientas agrupadas con el fin de facilitar y optimizar la realización de tareas
para los estudiantes, empresas o personas comunes, sin embargo, aunque la
mayoría de personas tiene acceso a las mismas desconocen gran parte de su
manejo.

2. Microsoft office es un sistema que brinda a los diferentes tipos de usuarios las
mejores herramientas de acuerdo a las actividades que cada uno realiza, es decir,
separa las necesidades de los usuarios que son corporaciones o empresas y las
de los usuarios individuales (estudiantes, por ejemplo) brindando así la
oportunidad de pagar únicamente lo que realmente se utiliza.

3. El desarrollo de habilidades en el manejo del paquete office en la actualidad es

requisito fundamental para la mayoría de cargos laborales, por ende, si se domina
su uso se tendrán mayores posibilidades de ganar una plaza cotizada.

4. En una empresa la optimización del trabajo es indispensable para alcanzar los

objetivos deseados, por lo cual que los miembros de la corporación deben estar
actualizados en el uso de herramientas que faciliten las tareas.

61
 Recomendaciones

1. Se recomienda tanto a las corporaciones como a las personas individuales

instruirse en el uso de las herramientas que Microsoft ofrece en el mercado, para
lograr un adecuado aprovechamiento de las mismas.

2. Se recomienda a los usuarios, antes de confirmar la adquisición de una versión de

office evaluar detenidamente el uso que van a darle, para evitar pagar un costo
muy elevado si una versión más sencilla puede cubrir sus necesidades.

3. Se recomienda que desde grados menores se enseñe a los alumnos el manejo del
paquete office de manera que a una corta edad tengan dominio considerable
sobre el mismo.

4. Se recomienda en las empresas programar capacitaciones periódicas sobre el uso

del paquete office para lograr así un personal actualizado y por ende más
eficiente.

62
 Bibliografía

 http://formu.info/programa-ventajas-desventajas.html
 https://www.networkworld.es/actualidad/lync-pros-y-contras
 https://www.santiagobuitragoreis.com/que-es-microsoft-lync/
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