Evita que la gente pierda tu tiempo

Dorie Clark

Estamos todos demasiado ocupados, pasando nuestros días en reuniones consecutivas y nuestras
noches febrilmente respondiendo a los correos electrónicos. (Adam Grant, un famoso profesor de
Wharton receptivo, me dijo que en un "día normal" pasaría 3-4 horas respondiendo mensajes). Es
por eso que las personas que pierden el tiempo se han convertido en el azote de la vida empresarial
moderna, obstaculizando nuestra productividad y nos molesta en el proceso.

A veces es difícil escapar, especialmente cuando el que pierde el tiempo es su jefe (un amigo
recuerda a un supervisor que "convocó reuniones solo para contar historias largas y divagantes
sobre sus años universitarios" y que "castigaría a cualquiera que intentara irse y realizar un trabajo").
"). Pero en muchas otras situaciones, puede tomar medidas para recuperar el control de su tiempo
y su horario. Así es cómo.

Indique su método preferido de comunicación. Durante años, los millennials han evitado llamadas
telefónicas, pero casi todos tienen alguna preferencia de comunicación. Regina Walton, una gerente
de redes sociales y de la comunidad, me dijo que ella también odia hablar por teléfono, un hábito
que desarrolló después de años de vivir en el extranjero; el correo electrónico es casi siempre mejor
para ella, ya que "puedo responder cuando tengo tiempo y generalmente respondo rápidamente".
A menudo puede limitar el agravamiento (y el acoso a través de múltiples canales) informando
proactivamente a sus colegas sobre la mejor manera de contactarlo, ya sea a través de llamadas
telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos o incluso tweets.

Requiere una agenda para las reuniones. Las reuniones sin sentido o incoherentes explican una
parte desproporcionada de la fuga de tiempo en el lugar de trabajo. Aquí hay una solución: insista
en ver una agenda antes de comprometerse a asistir a cualquier reunión, "para garantizar que pueda
contribuir plenamente". Puede modelar la práctica escribiendo una agenda para cualquier reunión
que presida, y ofreciéndole compartir la plantilla con otras personas. De hecho, podría presionar
para establecer normas de la compañía que incluyan las mejores prácticas, como la eliminación de
"actualizaciones" genéricas (que generalmente se pueden enviar por correo electrónico por
adelantado) y que indiquen claramente las decisiones que deben tomarse como resultado de la
reunión. "Discutir estrategia de expansión" sería un tema turbio y tal vez improductivo de la agenda;
"Decida si abrir una oficina en Tampa" puede guiar la conversación mucho más claramente.

Listas de invitados de la policía. Las reuniones también son peligrosas cuando su lista de invitados
ha sido elaborada arbitrariamente, llena de personas irrelevantes y carente de tomadores de
decisiones con la autoridad para hacer que las cosas funcionen. Si te han invitado, haz dos preguntas
críticas. Primero, ¿necesito estar allí? Si observa la agenda (que ha insistido en que proporcionen),
puede evaluar si su contribución sería valiosa o si luego puede encontrar detalles. Segundo, ¿las
(otras) personas correctas estarán allí? Si teóricamente estás decidiendo sobre la estrategia de
expansión de Tampa y el ejecutivo a cargo de las operaciones del sureste no está en la sala, es
probable que tengas que repetir todo el proceso nuevamente para su beneficio. Asegúrese de
comprender quiénes son los verdaderos responsables de la toma de decisiones, y no pierda su
tiempo (o el de otras personas) hasta que puedan estar presentes y participar.

Forzar a otros a prepararse. Todos esperamos y esperamos que otros se preparen para las reuniones
con nosotros. Sorprendentemente a menudo, no lo hacen. Incluso cuando solicitan la reunión, es
posible que hayan investigado muy poco y hayan perdido el tiempo con preguntas extremadamente
básicas que podrían haber buscado en Google. En cambio, debemos obligar a los demás a prepararse
de antemano. "Force" es una palabra dura, y eso es intencional, porque no es una carga para las
personas que se habrían preparado de todos modos, pero efectivamente elimina a los no
comprometidos. Debbie Horovitch, especialista en Hangouts de Google+, ha ofrecido durante
mucho tiempo sesiones de estrategia iniciales gratuitas, pero se dio cuenta de que algunas personas
se estaban aprovechando de las discusiones irrelevantes.

Ella adoptó una nueva política: "Todos los que quieran una llamada / chatea conmigo deben
completar una solicitud" con preguntas específicas sobre lo que se discutirá. "Ahora que he
establecido mis límites y expectativas de las personas con las que trabajo, es mucho más fácil
identificar a quienes pierden el tiempo". De manera similar, cuando las personas solicitan
entrevistas informativas conmigo, he comenzado a enviarles un documento con enlaces a artículos
He escrito sobre su área de interés (convirtiéndome en consultora o conferenciante, reinventando
sus carreras, etc.) y les pido que vuelvan a estar en contacto una vez que los hayan leído para ver
qué preguntas aún tienen. La mayoría nunca me responde, lo cual es bueno, solo quiero hablar con
personas interesadas y comprometidas.

¿Te enfrentarás a un retroceso endureciéndote y poniendo límites claros alrededor de tu tiempo?

Inevitablemente. Pero también puede descubrir que las personas comienzan a respetarlo, y a su
tiempo, mucho más. La mayoría de nosotros deseamos poder controlar mejor nuestros horarios. Si
está dispuesto a intensificar y abogar por políticas más inteligentes (como exigir que todas las
reuniones tengan agendas), eso beneficia a todos. La clave es enmarcar su defensa no como
puramente egoísta ("No tengo tiempo para estas tonterías"), sino como una manifestación de su
compromiso con la empresa y su misión compartida. "Quiero asegurarme de que todos somos lo
más productivos posible", se podría decir, "y es por eso que creo que es importante asegurarnos de
que respetamos el tiempo del otro". Al final, ese es un mensaje difícil de resistir. .