Programa Nacional de Formación en Contaduría Pública

MANUAL DE INVENTARIO PARA MEJORAR LOS PROCESOS

CONTABLES EN LA DISTRIBUIDORA GRUPO BIOMED C.A, SECTOR
CENTRO, PARROQUIA CATEDRAL, MUNICIPIO IRIBARREN, ESTADO
LARA

Participantes:

Álvarez Andrés C.I. 25.814.099

González Joselin C.I. 27.539.691

Landaeta Dajosmer C.I. 18.526.776
Piña Joswald C.I. 25.570.090
Rodriguez Josue C.I. 27.868.494
Zavarce Olga C.I. 24.160.732
Tutor Interno: Alsy Rivero
Tutor Externo:

NOVIEMBRE, 2019
 CAPÍTULO I
I.- DIAGNÓSTICO

 Descripción De La Comunidad
Grupo Biomed, C.A es una empresa que se dedica a la distribución de suministros
médicos a clínicas y farmacias a nivel regional y nacional. Garantizando precios
solidarios a los productos de primera necesidad. ¨Fármacos¨ Constituida por 7
personas:
 Gerente
 Sub-Gerente
 Asistente Administrativo
 Asistente Contable
 Jefe de Almacén
 Despachador
 Personal de Seguridad

 Características de la Organización :

 Nombre de la Empresa:
Grupo Biomed C.A

 Localización Geográfica
El Grupo Biomed C.A se encuentra ubicado en la calle 9 entre carreras 26 A y 27,
edificio S/ N piso 1, oficina 9-17, sector centro. Barquisimeto, estado- lara

 Historia de Vida de la Organización

La empresa fue creada en el mes de agosto del año 2012, con la finalidad de proveer
los suministros médicos a la gran gama de clínicas y a la gran diversidad de farmacias
que están presentes en el estado Lara
 La Misión
Distribuir Salud y bienestar con calidad

 La Visión
Ser la Marca líder en Servicios y desarrollo de soluciones de salud, bienestar y logística
en Venezuela.

 Proceso Productivo
Según Sanchez (2008), la cadena de suministro es un conjunto de funciones,
procesos y actividades que permiten que la materia prima, productos o servicios sean
transformados, entregados y consumidos por el cliente final.
Las principales áreas de actuación en la cadena de suministro sobre las que una
compañía debe actuar son:
a) Compras/aprovisionamiento: se considera el proceso de adquisición de materias
primas y materiales (insumos).
b) Fabricación: proceso de transformación de insumos en producto terminado.
c) Almacenamiento y transporte: procesos logísticos para el manejo de producto
terminado hasta la entrega al cliente.
d) Ventas: proceso exclusivo del área de mercadeo externo a la organización y que no
hace parte del proceso de producción; sin embargo, se incluye ya que es el punto final
de la cadena suministro.
e) Planificación: es la etapa que soporta todos los procesos del proceso productivo.
Siguiendo en este mismo orden de ideas se puede decir que la distribuidora GRUPO
BIOMED C.A, cuenta con tres vendedores quienes son los garantes de manejar la
cartelera de clientes a nivel del país. De los cuales 2 vendedores están a cargo de la
parte regional y 1 vendedor a nivel nacional. Es importante destacar que la empresa
tiene el apoyo de 12 proveedores, que gracias a ellos y a su equipo de trabajo logran
canalizar las ventas de los fármacos con la gama de clientes.
 Dimensiones Físicos Espaciales:
Infraestructura de un solo piso. 120 mts 2 dividido en 5 áreas más dos baños. En cuanto
a las zonas de riesgos cuenta con extintores de polvos químicos y las señalizaciones de
vías de escape. Por otra parte, no cuenta con espacios públicos.
 Dimensiones Económicas:
Es una compañía formada para la distribución de medicamentos con una cobertura
de un 50% para su distribución a nivel regional y nacional.
La empresa se encarga de captar la agenda de clientes a través del servicio que
permite brindarle servicios de calidad, confianza en los productos, los mejores precios
del mercado farmacéutico, satisfacción para la entrega de los mismos y la atención que
es un factor importante ya que se maneja el servicio de distribución y el de venta a el
detal, contando con los recursos necesarios para el apoyo del sector público y privado.

 Dimensiones Culturales:
Apoyan a la comunidad con eventos culturales tales como recibimiento a la Divina
Pastora cada 14 de enero se brinda el apoyo de asistencia médica como medida de
tensión y punto de hidratación. Por otra parte, festejan las actividades folklóricas de
san Antonio de Padua cada 13 de junio
 Dimensiones Ambientales:
Entre las necesidades más relevantes se trata de recomendar de acuerdo a las
políticas establecidas y a las normas que plantea la ley orgánica de la salud donde se
especifican las pautas para llevar un mayor control y saneamiento del ambiente y así
como de el almacenamiento de medicamentos para evitar las contaminaciones de
cualquier tipo entre los medicamentos almacenados, la ubicación de productos
recibidos, controles de seguridad y manipulación de los mismo así como también
almacenamiento por fecha de expiración.

 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

El diagnóstico se realizó a través de las visitas, a los miembros de la

Distribuidora Grupo Biomed C.A de la Parroquia Catedral, Municipio Iribarren del
Estado Lara, donde por medio de una entrevista se obtuvo información a través de la
matriz FODA, herramienta fundamental de planificación que identifica las fortalezas,
las oportunidades, las debilidades y las amenazas que están presente en el área de
trabajo.

A continuación, se presenta el siguiente cuadro de la Matriz FODA:

MATRIZ FODA
 Contratos de exclusividad nacional con algunos de sus
proveedores.
 Tasa de crecimiento actual igual o mayor al 20 %
FORTALEZAS  Su mercado está presente en todo el territorio nacional.
 Alta demanda de sus productos
 Continua búsqueda de nuevas tecnologías
 Aumentar su nivel de participación respecto la
competencia
 Aumento de la capacidad de negociación con los
proveedores
OPORTUNIDADES  Posibilidad de participación en mercados emergentes
 Posibilidad de contratos de exclusividad con todos sus
proveedores.
 Desarrollo de indicadores de gestión.
  Déficit en el sistema de compras
 Carencia de instructivo de inventario
 Falta de organización en el departamento de compra y
venta
DEBILIDADES  No tener un personal capacitado en cuanto al manejo de
entradas y salidas de medicinas.
 Alta rotación de personal de ventas
 No posee registros de la demanda real
 Alto índice de inflación en la comunidad nacional
 Situación política actual de incertidumbre
AMENAZAS  Retraso en otorgamiento de permisologías
 Incremento de solicitudes rechazadas en otorgamiento
de divisas

Aunado a esta investigación se puede decir que la distribuidora Grupo Biomed

C.A carece de deficiencia informativa sobre el área administrativa y contable, ya que
no llevan un control adecuado, esto debido a que la mayoría del personal poseen
conocimientos, pero no los ponen en práctica referente a los procedimientos contables
básicos, lo cual se convierte en una barrera para el desenvolvimiento eficiente de sus
funciones.

Asimismo, se realizó el levantamiento de información efectuado por medio de

la aplicación de dos instrumentos como el registro de observación y la entrevista formal
con los empleados de la distribuidora Grupo Biomed C.A a través de esta investigación
se pudo observar que muchas de las debilidades se inclinan más en la falta de
organización en las actividades Contables.

Cabe considerar por otra parte que la entrevista realizada al personal de la

distribuidora Grupo Biomed C.A no presenta un sistema de información veraz y
oportuna para el manejo correcto del inventario, puesto que el mismo es de gran
relevancia en el sistema contable de la empresa siendo una pieza clave para así
determinar el estatus de la misma. Cabe destacar que es de gran importancia este
diagnóstico, ya que nos permite darle sugerencias, ideas y soluciones al personal de la
distribuidora Grupo Biomed C.A en cuanto al manejo adecuado del manual de
inventario y así de esta manera despertar en cada uno de ellos la proactividad en el área
contable de la empresa.

 PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIÓN, PROBLEMA O INTERÉS

DEL CONTEXTO
CAPÍTULO I

Planteamiento del Problema

El mundo ha sufrido cambios constantes debido al entorno y a diversos factores

externos que inciden de forma directa en las empresas, las cuales están sujetas a
modificaciones y al dinamismo que le imponen las nuevas tecnologías en un mundo
globalizado, es por ello que el éxito o fracaso de las organizaciones con fines de lucro
dependen con la velocidad con la que reaccionan y se adaptan a los cambios. Es
importante mencionar que en el ámbito venezolano no escapa de estas
transformaciones, debido a la gran demanda y desde luego la situación económica por
la que atraviesa la nación.

En relación a lo antes mencionado, el gerente o administrador financiero tiene la

responsabilidad de buscar estrategias alternativas que permitan regular y monitorear de
manera operativa y sistemática el patrimonio y de esta forma mantenerse en el mercado,
es importante destacar que una compañía está constituida por inventarios y productos
a comercializar. En este aspecto, Ehrhard y Brigham. (2007) destacan que en la
administración se persiguen dos objetivos fundamentales; el primero es garantizar con
el inventario disponible, la operatividad de la empresa y el segundo es conservar los
niveles óptimos que permitan minimizar los costos totales (de pedido y
mantenimiento), con esto se deduce que un inventario bajo aumenta los costos de
pedido. Al mismo tiempo, en las empresas, los inventarios para productos a vender
adquieren importancia capital, de modo que se convierten en el arma para competir en
los mercados así que mientras más bajo sea el costo, mayor poder de negociación se
tendrá para adversar la competencia.

No obstante, dentro de las estrategias con las que se puede tener en consideración para
lograr una armonía en el hacer administrativo, están los manuales de control para
inventarios, lo cual Espinoza, O. (2008), refiere que el control de inventario es una
herramienta fundamental en la administración moderna, dicha afirmación conlleva a
que las empresas y organizaciones con la ayuda de esta instrumento tendrán
conocimiento de las cantidades existentes de productos disponibles para la venta en un
lugar y tiempo determinado, de igual modo, las condiciones de almacenamiento
aplicables en las industrias.

Sin embargo, en la empresa Biomed C.A ubicada en Barquisimeto estado Lara y

mediante la aplicación de una entrevista informal al gerente, se constató que la empresa
presenta problemas operativos y administrativos debido a que el inventario contable de
la misma no coincide con el inventario físico, generando distorsiones notales en los
cierres contables de la compañía, sumado a esto, los súbitos cambios en el área de
despacho y ventas en la empresa…

Con respecto a lo antes mencionado, se propone el uso de un manual de inventarios

para el control de procesos contables en la distribuidora grupo Biomed C.A, en vista
de presentarse problemas administrativos y operativos esto con el propósito de
sistematizar el proceso administrativo que se lleva a cabo en dicha organización. En
atención a lo antes mencionado, se presentan las siguientes preguntas de investigación:
¿Cuál es la necesidad de utilizar un manual para mejorar los procesos contables de la
empresa Biomed CA? ¿Qué impacto tendrá el utilizar un manual para procesos
contables en la empresa Biomed C.A?
  OBJETIVOS, INTENCIONALIDADES O PROPÓSITOS DEL
PROYECTO

FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

Objetivo General

 Utilizar un manual de inventario para mejorar los procesos contables en la

distribuidora grupo Biomed C.A en la Parroquia Catedral del municipio Iribarren
en Barquisimeto estado Lara
Objetivos Específicos

 Diagnosticar la necesidad del uso de un manual de inventario en la distribuidora

grupo Biomed C.A

 Diseñar una manual de inventario para mejorar los procesos contables en la

distribuidora grupo Biomed C.A

 Validar mediante juicio de expertos un manual de inventario para mejorar los

procesos contables en la distribuidora grupo Biomed C.A
 Justificación del Proyecto

Las empresas cumplen un papel de gran importancia dentro de la sociedad, gracias

a ellas se han logrado satisfacer las necesidades que los consumidores demandan a
diario y desde luego en un mundo tan globalizado y con exigencias cada vez más altas,
trae como consecuencia un desbalance en cuanto a la automatización de los sistemas
contables. En atención a esto, surge la necesidad de implementar estrategias que
permitan mejorar los procesos administrativos. En tal sentido, el presente trabajo de
investigación tiene como propósito fortalecer las debilidades que presenta la empresa
grupo Biomed C.A desde la perspectiva gerencial y administrativa, de modo que, un
manual de procedimientos es una herramienta que permite lograr un orden para la
optimización de sus procesos productivos y al mismo tiempo mantener en vigilancia
su estado de ganancias y pérdidas.

En este sentido, a través de una buena organización se logra un impacto social

notorio en los consumidores debido al servicio que se presta crea confianza en quien
adquiere el servicio logrando así una estabilidad. Es importante destacar que el presente
trabajo de investigación está enmarcado en la línea de investigación
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS CONTABLES RELACIONADOS CON
LA PRODUCCIÓN, COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN EN EMPRESA DE
PRODUCCIÓN SOCIAL (EPS) por tal motivo
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES EN LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA GRUPO BIOMED C.A

FECHA OBJETIVOS ACTIVIDADES