Lecciones Aprendidasv 01

INTERVENTORIA AL CONTRATO 646 DE 2011
REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS

FECHA DE AMENAZA / ACCIONES
No. SERVICIO ETAPA DEL PROYECTO AREA DESCRIPCION CAUSAS IMPACTOS LECCION APRENDIDA
IDENTIFICACION OPORTUNIDAD IMPLEMENTADAS
1. Errores en la planificación del

Contrato y los tiempos de La planifcación para la transición debe programarse de acuerdo con
La etapa de transición incluyó 15 días de planificación para la
ejecución. Aunque los entregables de la el tamaño del proyecto. Es necesario que el SENA entregue
transición, para un proyecto de esta envergadura es un tiempo 1. Reproceso de actividades
2. Firmar el contrato en los últimos planificación para la transición se información completa de sus sedes para que el Contratista pueda
insuficiente para realizar esta planificación. Adicionalmente, los 2. Rediseño de servicios.
1 TODOS TRANSICION TECNICA 2012-02-15 AMENAZA días del año. recibieron conforme al contrato, realizar un mejor diseño de su plan de ejecución de proyecto, los
recursos humanos asignados por parte del SENA no tenían contrato 3. Servicios inestables al finalizar
3. Alcance no determinado fue necesario actualizarlos diseños de los servicios y la identirficación clara de los riesgos
vigente y solo se firmaron dichos contratos hacia el 20 de enero de la etapa de transición
claramente en el contrato durante la transición asociados a la instalación de las TIC en las sedes distribuidas a nivel
2012.
4. Información insuficiente de las nacional.
Sedes del SENA.
1. Demoras en el diseño de los

procesos de gestión. Durante la ejecucion del contrato
2. Los procesos no interactuan de se generó la interacción entre los
Dentro del contrato no se encontró una definicion adecuada de las Es necesario tener completamente definidos los procesos antes de
1. Errores en la planificacion del manera adecuada con los procesos y los servicios
2 GESTION GLOBAL TRANSICION TECNICA 2012-02-15 gestiones, ni la totalidad de procesos necesarios para la operación del AMENAZA iniciar cada etapa de manera que los procesos integren a los
contrato servicios integrando estos ultimos en las
contrato servicios.
3. Dificultad para definir el alcance mesas de trabajo que lo
de los procedimientos asociados a requirieron.
las gestiones.
1.Dificultades para establecer la

cantidad de elementos que debía 1. Para el caso de software se
soportar el Contratista y que son entregó por parte del SENA un
objeto de facturación en la Mesa archivo de linea base a partir del
1. No se cuenta con un inventario
de Servicio. cual se dio inicio a la construcción
No se contó con un inventario actualizado de activos (hardware y de hardware y software
2. Ante eventuales siniestros de una DML y la configuracion de
Software) de parte del SENA, por lo que la construccion de la CMDB y actualizado en el SENA. Es necesario contar con inventario completo, actualizado y depurado
existe la posibilidad de que las la herramienta de administración
3 GESTION GLOBAL TRANSICION TECNICA 2012-05-12 la DML se ha visto afectada, contando solo con informacion parcial AMENAZA 2. El procedimiento de ingreso de de los elementos que hacen parte del contrato, tanto en hardware
pólizas no cubran la totalidad de de licenciamiento (Aranda
proporcionada por el SENA, en el caso del software y por los datos elementos al almacén no está como en software.
los elementos que hacen parte del Software Metrix).
allegados por la UT en el caso del hardware adecuado a este tipo de
contrato. 2. Se facturó la mesa de servicio
Contratos.
3. Dificultades para dimensionar el con base en la línea base definida
número de recursos en sitio por el SENA en el anexo 6 de los
necesarios para el soporte y su pliegos de la Licitación
crecimiento.
1. Las políticas de uso de TIC en 1. La Oficina de Sistemas, el

el SENA no están alineadas con Contratista y la Interventoría,
1. La efectividad de los servicios
las necesidades de la Entidad. presentaron la versión inicial del
TIC es baja.
2. La implementación de las documento de políticas de uso de Es necesario establecer poílticas de uso de servicios TIC que estén
Las políticas de uso de TIC en el SENA, no tienen fuerza vinculante y 2. Los servicios TIC no apoyan el
políticas de uso de TIC en el TIC en el SENA. alineadas con los objetivos estratégicos de la Entidad, definiendo la
4 GESTION GLOBAL OPERACIÓN TECNICA 2012-02-15 no están alineadas con los requerimientos definidos en los pliegos de AMENAZA cumplimiento de los objetivos
SENA no fueron acompañadas de 2. La Oficina de Sistemas, el autoridad de los interesados y su implementación debe ser
la Licitación para la operación de los servicios. estratégicos de la Entidad.
un efectivo proceso de gestión del Contratista y la Interventoría, acompañada de un efectivo proceso gestión del cambio.
cambio que defina claramente la presentaron observaciones a la
autoridad de la Oficina de versión definitiva entregada por el
Sistemas. SENA.
1. La planificación de los pliegos Podria presentarse un evento ante Debido a que no se contempló la
El DRP definido en los pliegos de condiciones no cubre todos los de condiciones no incluyó la el cual los servicios objeto del totalidad de los servicios en el El DRP solicitado debe contemplar todos los servicios asociados al
5 GESTION GLOBAL OPERACIÓN TECNICA 2012-02-15 AMENAZA
servicios TIC del SENA que son objeto del Contrato. totalidad de los servicios en el negocio no quedaran incluidos DRP contratado no fue posible objeto del Contrato.
DRP. dentro de un plan de recuperacion complementarlo.
1. Se diseñó una matriz de

1. No se puede medir la calidad interacciones entre las gestiones
del servicio a través de los que permitió ver el flujo de la
La planificación de los pliegos de indicadores definidos en los información entre los diferentes
Mantener una comunicación continua al interior de los procesos y de
Los pliegos de condiciones no establecieron la interacción necesaria condiciones no incluyó la procedimientos. procedimientos.
6 GESTION GLOBAL OPERACIÓN TECNICA 2012-02-15 OPORTUNIDAD estos hacia los servicios con el fin de establecer acciones de mejora
entre los procesos TIC y la operación integración de procesos y la 2. Las buenas prácticas definidas 2. El gestor del contratista analiza
que permitan un uso adecuado de los recursos TIC
operación de los servicios en las gestiones no apoyan la y consolida la totalidad de la
mejora continua en la operación información de su gestión que
de los servicios. abarca a todos los servicios para
generar acciones de mejora.
La Oficina de Sistemas no cuenta

El contratista implementó los
con estándares definidos para la
procedimientos de acuerdo con
Entidad que tengan en cuenta la Continuar con los procesos de gestion implementados hasta la fecha,
Al inicio del contrato, no se encontraron procedimientos definidos para los estándares generalmente
7 GESTION GLOBAL OPERACIÓN TECNICA 2012-02-15 AMENAZA estrategia y la cultura Ninguna. aprovechando el conocimiento y trabajo realizado y documentado.
la gestión de los servicios aceptados sin tener en cuenta la
organizacional para definir los Asociar los procedimientos TIC a la estrategia de la Entidad.
estrategia y la cultura
procedimientos asociados a las
organizacional
TIC.
1. Afectación negativa al SENA

respecto a los recursos
Elaboración del Otrosí No.2 al
El contrato 646 de 2011 definió en su Cláusula Tercera FORMA DE 1. Error en la planificación de los apropiados para la vigencia del La planificación del tiempo de la amortización del anticipo debe ser
Contrato No.646 de 2011
8 TODOS OPERACIÓN FINANCIERA 2012-11-30 PAGO…"Para la vigencia 2011 se realizará un anticipo …el cual será AMENAZA tiempos de amortización del año. establecido de acuerdo al Contrato de manera que no afecte
modificando el tiempo de
amortizado en el primer año de vigencia del contrato…" Anticipo 2. Afectación del flujo de efectivo negativamente ninguna de las partes.
amortización del anticipo.
de la Unión Temporal para la
atención de SNS.
Elaboración y radicación del

comunicado STIC-S&M-UTCAT-
1. La aprobación de la esta póliza,
El contrato 646 de 2011 definió en su Cláuslula Décima Primera 1.Error al no indagar en el 160-12 con radicado SENA No.1-
fue justificada con
…"Garantía de Todo Riesgo. EL CONTRATISTA deberá constituir una mercado los tiempos que se 2012-019061 del 31 de agosto de Antes de incluir los tipos de pólizas requeridas para respaldar
comunicaciones de empresas
9 TODOS JURIDICA 2012-07-19 póliza de todo riesgo daño material para proteger los bienes, equipos AMENAZA manejan para dicha póliza y de 2012 en el cual la Interventoría contractualmente el contrato, es importante indagar acerca de las
aseguradoras y reaseguradoras
y en general la infraestructura…con una vigencia igual al plazo de acuedo a estas condiciones indica que es preciso modificar el condiciones actuales que se manejan para estos tipos de contratos.
que certificaban la imposibilidad
ejecución del Contrato y seis (6) meses mas..." solicitar la expedición de la póliza Contrato mediante un Otrosí
de cumplimiento de este requisito.
fijando las nuevas vigencias para
esta póliza.
1.Error al momento de realizar la

planeación del valor
correspondiente para cada
vigencia, ya que se establecen
menos recursos para la
1. Afectación en la ejecución de
finalización del contrato, sin tener 1.Se doblaron los esfuerzo para 1. Se debe prestar mas atención al momento de elaborar y sustentar
los recursos ya que para la
en cuenta que a lo largo del realizar la respectiva facturación la parte financiera, para que las vigencias sean establecidas de
vigencia 2012 no se ejecutaron en
El contrato 646 de 2011 definió en su Cláusula Segunda FORMA DE contrato ingresan SNS que dentro de los tiempos acuerdo al desarrollo y crecimiento del Contrato.
su totalidad, pero se convirtió en
10 TODOS OPERACIÓN FINANCIERA 2012-11-30 PAGO…"Los pagos a realizar para los años 2012, 2013, se AMENAZA aumentan los costos de los establecidos para realizar la 2. Se debe contemplar la posibilidad de poder establecer un tope de
un problema para aprobar estos
encuentran respaldados con una aprobación de vigencias futuras…" servicios. maxima ejecución presupuestal los recursos de las vigencias de los últimos meses que son dificiles
recursos como reserva
2. De igual forma por esta de acuerdo a las vigencias de ejecutar para establecerlos como reservar presupuestal para el
presupuestal y ejecutarlos en la
planeación, para el año 2012 establecidas año siguiente. Permitiendo el desarrollo normal del contrato.
siguiente vigencia.
aunque se realizó la ejecución de
la vigencia en su mayoria, no se
logró la ejecución en su totalidad
por lo tanto fue necesario acudir a
la reserva presupuestal
1.En el Contrato existe un vacio

1. Recursos que pueden ser
en relación con estos recursos
No se definió que los recursos deducidos como Acuerdo de Niveles utilizados para la implementación 1. La interventoría emitió un
resultado de aplicar los ANS de 1. Debe establecerse especificamente el destino de los recursos de
11 TODOS OPERACIÓN FINANCIERA 2012-06-30 de Servicio, puedan ser nuevamente incluidos dentro del OPORTUNIDAD de nuevos servicios o concepto que avala el uso de
Servicios, ya que no se establece ANS.
presupuesto del Contrato. crecimientos de los ya existen,o estos recursos en el Contrato.
específicamente en que deben
para financiar otras solicitudes.
emplearse
1.Debe contemplarse la posibilidad de reestructurar el concepto de

1. Se realizó unicamente
1.En el Contrato se estableció Se generaron dudas por el este ANS de acuerdo a los cumplimientos o no de los compromisos
Concepto de ANS de Oportunidad, se calcula sobre el total de la corrección al Concepto sobre la
12 TODOS OPERACIÓN FINANCIERA 2012-06-30 OPORTUNIDAD como un ANS que debía afectar el Contratista del cobro de ANS de cada servicio y que no impacte por igual a los de mejor manejo.
facturación. manera de realizar el respectivo
total de la facturación. después de impuestos 2. Establecer claramente la manera en que se debe calcular el ANS
calculo.
de oportunidad.
1. La Rotación continua del 1. Los reprocesos al momento de

personal, que maneja las indagar acerca de alguna
Aúnque el SENA se mantiene informado del manejo de los recursos 1. Designar a una persona encargada del SENA que conozca donde
actividades de acuerdo al información específica que se 1. Entrega repetitiva de la misma
13 TODOS OPERACIÓN ADMINISTRATIVA 2012-12-30 del Contrato, no existe un empoderamiento de un responsable de OPORTUNIDAD se encuentra centralizada toda la información y asi acceder a ella de
direccionamiento de los requiera de parte del SENA, Aún información varias veces
estos recursos. manera ágil y oportuna sin reprocesos de envio de información.
superiores que tambien tiene teniendo en cuenta que se ha
rotación entregado en forma oportuna.
1. Equipos instalados con menor 1. Validar alcances y Site Survey

1. Mal uso de los recursos propios
cantidad de componentes 2. definir equipos subutilizados y 1. para las SNS se tendra en cuenta los equipos exitentes en las
del SENA
14 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2014-03-01 equipos sub-utilizados en las diferentes sedes del SENA OPORTUNIDAD 2. Cantidad de usuarios inferior a utilizarlos en la misma u otra sede diferentes sedes
2. sobremencionamiento de las
lo inicialmente proyectado donde se tenga la necesidad del 2. Se validara las necesidades reales de cada sede
sedes
equipo
1. Por operación se evidencia

1. Los diferentes movimentos de los equipos en las sedes alteran el
movimento de equipos, los cuales 1. Modificacion en el inventario 1. Generar procesos que permitan
15 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2014-03-01 Movimiento de equipos entre las diferentes sedes del SENA AMENAZA inventario, esto puede afectar los ANS al tener en cuenta el
en algunos casos no son excistente de las sede un mayor control
monitoreo realizado a estos componentes
documetados
1. Reproceso de actividades
El contratista estableció puntos de
1. Errores en la planificación. 2. Rediseño de servicios.
control en las instalaciones de La planifcación para las SNS debe estar completa antes de que estas
Las SNS, no tienen el alcance claramente definido por parte del SENA 2. Alcance no determinado 3. Servicios inestables en la
16 ENERGIA OPERACIÓN TECNICA 2013-01-20 AMENAZA SNS, que permitieron disminuir los solicitudes sean notificadas por el SENA para evitar reprocesos y
y no hay plazos establecidos para la etapa de planificación. claramente en la notificación de operación, cambio que afecta los
pendientes y el cumplimiento con debe programarse y ejecutarse de acuerdo al procedimiento definido.
las SNS equipos de la línea base e
el cronograma ofertado.
indisponibilidad de los servicios.
1. Los continuos cambios en la

infraestructura de las sedes por la
1. Reproceso de actividades 1.Realizar verificación de la
Se han presentado casos de desactualizacion entre la herramienta de dinamica de la Entidad y la falta Se recomienda que se defina un ANS que mida la actualización de la
17 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2013-01-20 AMENAZA 2. Dificultad en la concilación de información y haciendo cruces en
gestión de los equipos y la CMDB de oportunidad en la actualizacion CMDB, para todos los servicios.
ANS y Facturación las diferentes herramientas.
de la CMDB por parte del
contratista.
1. Las SNS impactan la

estabilización del servicio, ya que Fue necesario solicitar los
se evidencia que con las SNS 1. Reproceso de actividades soportes al contratista que
ejecutadas existe un 2. Servicio inestable en la demostraran que equipos activos Una SNS bien ejecutada depende del buen diseño, planeación y
18 ENERGIA OPERACIÓN TECNICA 2013-02-03 Crecimiento del servicio por SNS AMENAZA sobredimencionamiento en operación y y/o elementos son soportados por ejecución cumpliendo con los procesos, procedimientos y
elementos como kVA de equipos, sobredimencionamiento en los equipos de energía para bajar metodologias.
tableros y circuitos donde esto es algunos equipos de energía. su capacidad o facturar sobre el
causa del mal diseño y planeación uso de kVA los mismos.
de las mismas.
1. El pliego propone 4 fases

transición, estabilización,
Fue necesario solicitar las
operación y cierre, el no cumplir
actualizaciones y soportes
tiempos impacta el cierre de los
faltantes para cerrar cada una de
19 ENERGIA TRANSICION TECNICA 2013-01-02 Cierre de las fases contractuales AMENAZA ambitos, actualizaciónes de 1. Reproceso de actividades Es necesario aplicar los tiempos definidos para cierre de cada fase.
las fases, para que la información
planos, certificados y repositorio
pueda ser entragada en el la
documental necesario para
biblioteca documental.
cumplir con las exigencias de
cada una de ellas.
Los ANS establecidos para el servicio, no garantizan en su totalidad, 1.Los ANS no responden a las 1. La mala percepción de los El diseño de los ANS deben ser ajustados a las necesidades de la
Actualización de algunos ANS del
20 MESA DE SERVICIO OPERACIÓN TECNICA 2012-08-30 la manera de medir efectivamente el servicio prestado por el AMENAZA necesidades de la Entidad usuarios con respecto al tiempo y Entidad.
servicio
Operador. forma de solución de los casos.
El Inventario lo realiza la Unión

No tener conocimiento del inventario por parte del SENA, ni tampoco
Diligenciamiento de Garantias y Temporal por medio del personal
21 MESA DE SERVICIO OPERACIÓN TECNICA 2012-06-30 del tiempo obsolecencia de sus equipos. Esta cantidad de equipos es AMENAZA Falta de información Entrega y manejo por parte del SENA de los equipos a su cargo
soporte por parte de la MDS. de soporte en sitio de manera
necesario para la facturación de MDS
manuel
Disponer de un elemento que

No hay penalización por la garantice la atención de los Es necesario incluir ANS con el tiempo máximo para reemplazar
Se presentan renuncias inesperadas del personal del proyecto y no No hay atención oportuna en la
22 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2012-06-30 AMENAZA demora en el reemplazo de los incidentes o requerimientos recursos y establecer la metodología para el cubrimiento del servicio
hay penalización por la demora en el reemplazo de los recursos solución de casos o incidentes.
recursos reportados, mientras se realiza la en caso de ser necesario.
nueva contratación.
1. Cierre de casos sin solución
2. Mala percepción del servicio Se han realizado capacitaciones 1. Divulgar a los usuarios el alcace de los servicios del contratista.
La falta de documentación de los casos en la Herramienta de MDS Soluciones y/o avances de los
23 MESA DE SERVICIO OPERACIÓN TECNICA 2012-06-30 AMENAZA 3. Y casos abiertos al personal del SENA en el 2. Mantener informado al usuario del estado de la solicitud y el
por parte de los especialistas SENA casos no documentados,
indefinidamente. manejo de la herramienta de MDS responsable de la solución.
Se acordó que la Unión Temporal

La planificación de los pliegos de
1. Fallas atribuibles a la Unión mensualmente debería presentar
El contrato no estableció ningún Acuerdo de Nivel de Servicio - ANS condiciones no definió ANS que El diseño de los ANS-disponibilidad deben ser ajustados a las
24 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2012-05-11 AMENAZA Temporal pero que los excluyen un KPI de la disponibilidad de los
para medir la disponibilidad de los access point. respondan a las necesidades de necesidades de la Entidad.
de ANS. access point.
la Entidad
La planificación de los pliegos de A diario verificar los incidentes

Falto especificar que cualquier falla ó desconfiguración de un puerto 1. Fallas atribuibles a la Unión
condiciones no definió ANS que reportados por estas fallas y El diseño de los ANS-disponibilidad deben ser ajustados a las
25 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2012-05-11 de switch afecta todo el elememto y por lo tanto se tienen en centa en AMENAZA Temporal pero que los excluyen
respondan a las necesidades de solicitar a la Unión Temporal la necesidades de la Entidad.
los ANS. de ANS.
la Entidad solución pronta de las mismas
1. Los Rack se encuentran sin el

control deacceso debido o en 1 La Interventoría recomendo al
Continuamente se registran fallas a causa de manipulación de los
zonas publicas. SENA la no manipulación de los
equipos por personal no autorizado, algunos de los rack no poseen Afectación del servicio por
2. Chapas de las puertas de los equipos activos del contrato. La Entidad debe contemplar la ubicación y reparación de los centros
26 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2012-05-11 chapas de seguridad o el rack se encuentra sin las tapas laterales y AMENAZA manipulación de personal no
rack sin las respectivas llaves. 2. La Interventoría recomendo al de cableado que no cumplen con las condiciones de seguridad.
puertas necesarias para mantener los equipos fuera de la autorizado.
3. Falta de cuartos de SENA el encerramiento de los
manipulación indebida.
telecomunicaciones en las sedes centros de cableado
para ubicar los equipos.
Se le solicito a la Unión Temporal Desde un principio del contrato se cometió el error de que tomaran
hacer los ajustes en la estructura como ejemplo para la CMDB el servicio de energía y no se tuvo en
Faltó una estructuración correcta de CMDB del servicio LAN desde el Desde el principio no se definió Reprocesos en la verificación de de la CMDB, ya que debe permitir cuenta que había diferencias muy particulares de cada servicio que
27 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2012-05-11 AMENAZA
inicio del contrato. una estructura acorde al servicio. la información. ver la información básica de cada requerían un trato especial. Por lo que en el diseño del proyecto se
uno de los equipos LAN que están debe tener muy presente que en la CMDB debe reposar toda la
configurados en stack. información importante de todos los equipos activos de la sedes.
Durante la operación del servicio se presentó alguna situación en la

La información de tipo de sede, cantidad de puntos eléctricos y de Información scinsuficiente de las Hacer levantamiento de la
Reprocesos en la proyección de que se reactivaron algunas sede SENA, para las cuales no se tenían
28 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2012-05-11 datos a soportar, entregada por la Entidad en los Pliegos de la AMENAZA sedes SENA. información directamente en la
diseños. la información base de cantidad de punto de datos y eléctricos
Licitación no estaba actualizada. sede
regulados a soportar o en las que no se definió el tipo de sede.
1. Los cambios continuos de la Recomendar al SENA que todos

Se debe fortalecer en las sedes SENA las redes inalámbricas con
tecnología hacen que día a día se Rediseño de servicios. los usuarios que posean equipos
mejores equipos de tal forma que permitan cada día la conexión de
Cantidad de usuarios que hacen uso de los servicio de la red este migrando a las redes Saturación del servicio de escritorio, PC, conecten los
29 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2013-09-01 OPORTUNIDAD más usuarios con una excelente calidad de servicios. Pero para esto
cableada como de la red inalámbrica. inalámbricas. inhalámbrico por exceso de equipos a través de la red
también se debe tener un control adecuado de los perfiles de los
2. Remodelaciones en la sede usuarios conectados. cableada y no a través de la red
diferentes usuarios que deben tener acceso.
SENA. inalámbrica.
Posible afectación en la En una de las sedes se

Para permitir que los aprendices e instructores de las principales
disponibilidad de los servicios de aprovisiono de un enlace
Se presentaban continuas sedes puedan realizar todas la practicas de laboratorio y puedan
Es claro que para aquellas sedes principales en las que se tienen la sede por las practicas realizada independiente para las practicas
manipulaciones en la red y causa aportar al desarrollo del país es conveniente que posean los medios y
30 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2013-11-01 laboratorios y prácticas TIC se debe tener cierto aislamiento entre OPORTUNIDAD en los laboratorios. de laboratorio. Mientras que en
incidentes o indiponibilidades del las herramientas necesarias para su ejecución, esto teniendo en
estos laboratorios y la red del área administrativa. 2. Perjudicar el desarrollo de otra sede se realizó un
servicio. cuenta que no se deben perjudicar los servicios de las áreas
practicas de laboratorio de los aislamiento lógico de los
administrativas de la sede.
aprendices. ambientes de laboratorio.
1. Retrasos en los cronogramas

de implementación.
2. Inversiones adicionales del
Recomendación al SENA para
Contratista en viaticos para el
1. Presupuestos autonomos de las que socialice con todos sus
equipo de implementación.
Adecuaciones de obra civil en las sedes del SENA que no son sedes para obras civiles de Directores y Encargados de Todo tipo de remodelación u obra civil que se realice en las sedes
3. Recursos dispuestos en
31 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2012-10-01 informadas a la oficina de sistemas, generaron retrasos en la AMENAZA crecimiento ejecutados sin Sistemas la necesidad de tener debe ser solicializada a la oficina de sistemas del SENA, en el
solicitudes de nuevos servicios
ejecución de solicitudes de nuevos servicios. informar a la oficina de sistemas presente este tipo de obras civiles momento de realizar las solicitudes de nuevos servicios.
que pueden ser atendidas
del SENA. en los formatos de solicitud de
posteriormente, que impiden
nuevos servicios.
inversión en otros requerimiento
con menor prioridad pero con
disposición entera.
1. Demora en la respuesta del

Contratista a este tipo de
requerimientos debido a que no
1. Acuerdo con el Contratista
se cuentas con tiempos
1. Baja especificifidad en el Pliego respecto a la documentación de 1. Cuando se contempla en el Pliego de Condiciones los parámetros
Detalle de la documentación necesaria y condiciones de las garantías especificos del tramite de las
32 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2013-08-14 AMENAZA de Condiciones de los parametros garantías que se presenta. específicos que deben contener los documentos de las garantías es
para el cableado estruturado. mismas.
que deben regir las garantías. 2. Entrega de guía para hacer posible agilizar los tiempos de respuesta ante este tipo de incidentes.
2. Tiempos adicionales en
efectiva las garantías.
procesos de conciliación de
procedimientos para hacer
efectivas las garantías.
1. No inclusión en el el el anexo
económico de los costos
asociados a traslados de canla 1. Demoras en implmentaciones 1. Incluir en el anexo económico
Costos asociados a traslados de la infraestructura de WAN, traslado de como producto de conciliación de del Pliego de Condiciones este 1. Si se cuentas con costos claro para los traslados de infraestructura
33 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2013-10-01 AMENAZA
telecomunicaciones por solicitud del SENA. videoconferencias, entre otros. costos y estudios de mercado tipo de requerimientos para que se agilizan los tiempo de planificación y ejecución.
2. La dinamica cambiante del para estos requerimientos. sean ofertados por los oferentes.
SENA generan este tipo de
necesidades.
1. No se tiene en cuenta las

1. Al contar con la claridad de la
dimensiones de los rack con los
responsabilidad del Contratista
cuales cuenta el SENA.
ante la ubicación de sus equipos 1. El Contratista debio realizar el 1. Cuando se tiene claramente espeficado en el Pliego de
2. No se especifica en el Pliego de
Equipos activos de la solución tecnologica del Contratista pueden en la infraestrutura actual del cambio de rack para poder ubicar Condiciones la responsabilidad del Contratista ante la ubicación de
34 LAN/WLAN/CABLEADO TRANSICION TECNICA 2012-02-15 AMENAZA Condicones que el Contratista
tener dimensiones no adecuadas para los rack de la Entidad. SENA, genera pendientes que sus equipos de acuerdo con las sus equipos en los rack se logra optimizar la implementación en la
debera adecuar las condiones de
deben ser conciliados para ser normas. transición.
la infraestructura actual del SENA
solucionados y cumplir con las
a las condiciones de los equipos
normas.
ofertados, para el caso rack.
1. Actualmente no se discrina el 1. Se requiere de conciliación
1. Si es claramente diferenciado el máximo tiempo que se cuenta
tiempo máximo para planeaciónde para acordar cuando tiempo de la 2. Negociación de los tiempos de
para la etapa de planeación de las solicitudes de nuevo servicio es
Especificación de tiempos para máximos para la planeación las las solicitudes de nuevos implemetación corresponde a la planeación, teniendo en cuenta la
35 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2013-10-01 OPORTUNIDAD posible de la implementación es posible exigir su cumplimiento, de tal
solicitudes de nuevos servicios. servicios, solo se tiene planeación y lo cual genera dimensión de las solicitudes de
forma que la ejecución y control se puede desarrollar con mayor
especificado tiempos de disminución de tiempos nuevos servicios.
eficiencia.
ejecución. dispuestos para la ejecución.
1. El retraso en la implementación
de un servicio de la solcucitud de El pliego de Condiciones actual
1. Si se cuenta con ANS de instalación para todos los servicios el
Inclusión de ANS de instalación para todos los servicios asociados a 1. Solo algunos de los servicios nuevo servicio afecta la puesta a solo permite la penalización de
36 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2013-04-01 OPORTUNIDAD Contratista aumentará sus esfuerzos para cumplir con los
las solicitudes de nuevos servicios. cuentas con este ANS. disposición de todos los demas a este ANS de algunos de los
cronogramas de implementación.
pesar que unos se instalen con servicios implementados.
mayor agilidad
1. Para varias de las solicitudes

1. Retraso de la ejecución de las Consecución por parte del SENA
de nuevo servicio se requiere 1. Se debe incluir en el Pliego de Condiciones un apartado para
solicitudes de nuevos servicios e de estudios de mercado que
37 ENERGIA OPERACIÓN TECNICA 2013-04-01 Inclusión de necesidades de acometidas no regulas y reguladas. AMENAZA ampliación de carga de la requerimientos que impliquen acometidas eléctricas no reguladas y
imposibilidad de ejecución de proporcionen una guía de precios
capacidad de las acometidas no reguladas.
otras. de implementación.
reguladas.
1. En el actual contrato se ha 1. Verificación de las herramientas

1. Retrasos en procesos de 1. Si se cuenta con los tiempos mínimos que el SENA puede hacer
Inclusión del mínimo de tiempo que el SENA puede solicitar para evidenciado la necesidad de en el Pliego de Condiciones para
negociación de los pámentros de solicitud de un servicio para eventos especiales menores a un mes,
38 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2014-08-20 servicios Tics acacionales asociados a eventos en fuera de las sedes AMENAZA servicios Tics ocacionales que alinear los costos y tiempos
costos regiran este tipo de en los cuales puedan tener costos proporcionales en días el estudio,
del SENA tienen una duranción inferior a un mínimos de prestación de este
solicitudes especiales. aprobación y ejecución puede realizarse en menores tiempos.
mes. tipo de requerimientos
1. No se tiene alcance a base de

datos correspondiente a las
sedes.
1. Al inicio de esta etapa el SENA no tenia asignado personal líder se adelanto diferentes trabajos,
2. Se desconocen características
para el servicio por lo que tanto el operador como la Interventoría como la verificación de los De acuerdo a la operación de la institución, donde a los contratistas
de cada una de las salas 1. Muchos tiempos de inactividad.
desconocían el funcionamiento de la entidad y sus principales equipos propuestos en la oferta, se le renueva el contrato entre los meses de enero y febrero, la
39 VIDEOCONFERENCIA TRANSICION TECNICA 2012-01 AMENAZA 3. Desconocimiento del alcance 2. Desconocimiento de
necesidades. de igual manera se verifico y oficina de sistemas debe manejar informes ejecutivos de los
de los servicios y objetivos del necesidades de las sedes.
2. El SENA realiza la contratación de las personas encargadas de los unifico las obligaciones descritas contratos anteriores.
SENA, por parte del personal
servicios entre los meses de enero y febrero en los anexos técnicos.
contratista que apoya las
actividades de transición para la
UT en diferentes zonas del País.
1. Se asigna infraestructura con

La oficina de sistemas desconocía las necesidades de las salas de
un dimensionamiento equivocado Comunicación con cada uno de
videoconferencia en cada una de las sedes por lo que muchas veces se asigna infraestructura con un
40 VIDEOCONFERENCIA TRANSICION TECNICA 2012-02-28 OPORTUNIDAD 2. Las sedes realizan cambios los responsables de las salas de
se dimensionó de forma herrada las salas, se debe tener en cuenta a dimensionamiento equivocado
locativos sin previo aviso en las videoconferencia
las personas responsables de las mismas.
diferentes áreas.
1. Las sedes del SENA realizan

Obras civiles sin previo aviso en
las diferentes salas según lo
disponga el respectivo subdirector Antes de realizar los diseños se debe constatar que el tipo de sala
de sede, las cuales impactan la asignado corresponda a las necesidades de la sede o cambios
infraestructura eléctrica y de Red. realizados de infraestructura, se debe tener comunicación directa con
2. Hay reproceso ya que se deben Comunicación con cada una de las personas responsables
1. Se realizan cambios en las
generar nuevas visitas para las personas responsables de las
sedes sin informar a la oficina de
La oficina de sistemas no se interrelaciona con las sedes del SENA a generación de los diseños. salas con el fin de readecuar sus
41 VIDEOCONFERENCIA TRANSICION TECNICA 2012-03-01 OPORTUNIDAD sistemas.
nivel nacional, falta comunicación interna. 3.En verificación de la información necesidades de acuerdo a los
2. Adecuaciones locativas que
presentada por el SENA referente estipulado en los anexos técnicos
afectan los servicios
al estado de las salas de de las sedes
Videoconferencia en la etapa de
transición arrojó como resultado
algunas discordancias con la
información contenida en el Anexo
7. Cantidades Oferta técnica del
Pliego de Condiciones.
1. Pixelacion en la presentación
Ajustes del canal WAN,
de videoconferencia. Constantemente se debe realizar pruebas de desempeño y/o
redistribución del canal en
2. Perdida de paquetes al Pruebas centralizadas desde el encuestas de satisfacción referentes al servicio que se presta en
42 VIDEOCONFERENCIA ESTABILIZACION TECNICA 2012-05-30 Capacidad del canal WAN para prestar los servicios AMENAZA algunas sedes por deficiencia
momento de realizar. NOC cada una de las salas de videoconferencia, ya que muchas veces se
para prestar el servicio de
3. Degradación del servicio aprende a convivir con el problema.
videoconferencia
prestado en diferentes salas.
1. Gasto innecesario por la

Dimensionamiento e Se cambio por tecnología
prestación de un servicio sin
43 VIDEOCONFERENCIA ESTABILIZACION TECNICA 2012-08-30 Solicitud de servicios innecesarios salas móviles tipo B (satelitales) AMENAZA implementación de servicios no existente en las sedes con ultima Utilización de recursos existente para no caer en gastos innecesarios
contar con las necesidades de las
requeridos milla satelital
sedes.
Debido a las condiciones de reúso

(1:4) y simetría (1:2) de los En diferentes sedes se realizó
canales satelitales contratados, se ampliación de ancho de banda y
Debido a las condiciones de reúso (1:4) y simetría (1:2) de los 1. Compartir el ancho de banda
tiene limitación para la transmisión se tomaron medidas para dar
canales satelitales contratados, se tiene limitación para la transmisión con las sedes, Para las sedes con tecnología satelital se debe tener en cuenta
de videoconferencia HD, el cual prioridad a la salida de las
44 VIDEOCONFERENCIA OPERACIÓN TECNICA 2012-08-30 de videoconferencia HD, el cual requiere para su correcto AMENAZA 2. Las sedes con ultima milla diferentes situaciones que degradan el servicio de internet y por lo
requiere para su correcto videoconferencias, en las sedes
funcionamiento sin Pixelacion, ni degradación, 8M de ancho de banda satelital presentan degradación tanto la videoconferencia.
funcionamiento sin Pixelacion, ni que cuentan con conectividad
garantizado (por el reúso) y simetría (1:1). del servicio constantemente.
degradación, 8M de ancho de satelital se cambio la
banda garantizado (por el reúso) y configuración de HD a SD
simetría (1:1).
Se debe tener en cuenta el

1. Los niveles de meta mal
Tener en cuenta el acceso a cada sede que conforma el SENA, ya acceso a cada sede que conforma
catalogados. Se cambiaron los niveles de meta El SENA por tener sedes a nivel nacional no se puede catalogar los
45 VIDEOCONFERENCIA OPERACIÓN TECNICA 2012-03-30 que no se pueden dar los mismos tiempos para resolver problemas AMENAZA el SENA, ya que no se pueden dar
2. Los Tiempos para resolver las para la atención de fallas mismos tiempo de respuesta
de servicio los mismos tiempos para resolver
fallas mal definidas.
problemas de servicio
1. Al inicio de esta etapa el SENA no tenia asignado personal líder 1. No se tiene alcance a base de 1. Muchos tiempos de inactividad.
para el servicio por lo que tanto el operador como la Interventoría datos correspondiente a las 2. Desconocimiento de se adelanto diferentes trabajos,
desconocían el funcionamiento de la entidad y sus principales sedes. necesidades de las sedes. como la verificación de los
necesidades. 2. Se desconocen características 3. La información entregada por el equipos propuestos en la oferta,
De acuerdo a la operación de la institución, donde a los contratistas
2. El SENA realiza la contratación de las personas encargadas de los de cada una de las aula móviles SENA no correspondía con la de igual manera se verifico y
se le renueva el contrato entre los meses de enero y febrero, la
46 AULAS MOVILES TRANSICION TECNICA 2012-01-15 servicios entre los meses de enero y febrero. AMENAZA 3. Desconocimiento del alcance entregada en los anexos técnicos. unifico las obligaciones descritas
oficina de sistemas debe manejar informes ejecutivos de los
3. El SENA desconocía la disposición de las aulas móviles. de los servicios y objetivos del 4. Vistas a aulas móviles fallidas. en los anexos técnicos.
contratos anteriores.
4. No se tenia control sobre las aulas móviles. SENA, por parte del personal 5: instalaciones fallidas por daños Se realizó visita a cada una de las
5. se desconocía las características de las aulas móviles, como contratista que apoya las en vehículos. aulas con el fin de conocer el
numero de computadores que contiene cada aula móvil. actividades de transición para la 6. no había disponibilidad de las estado de cada una de ellas
6. No se tenia acceso a una matriz de escalonamiento. UT en diferentes zonas del País. aulas móviles.
Dado a que las aulas se trasladan

a diferentes ciudades
1. Para las aulas móviles no se tuvo en cuenta un sistema de Se implementaron UPS en las
47 AULAS MOVILES ESTABILIZACION TECNICA 2012-02-28 OPORTUNIDAD constantemente, la energía Daños en equipos constantemente Protección de los equipo por medio de UPS
protección eléctrico como UPS. aulas Itinerantes
eléctrica presenta mucha
fluctuación
1. Se desconoce matriz de escalamiento. se adelanto diferentes trabajos,

2. No se tiene disponibilidad de las aulas para realizar los respectivos como la verificación de los
mantenimientos. equipos propuestos en la oferta,
3. Las aulas no tienen una programación fija para formación. de igual manera se verifico y
Falta control y seguimiento a las La tecnología utilizada en las aulas móviles puede ser por medio de
48 AULAS MOVILES OPERACIÓN TECNICA 2012-02-28 4. No se tiene control de las aulas, por lo tanto no se realiza AMENAZA Se genera un costo innecesario unifico las obligaciones descritas
aulas móviles. modem USB.
mantenimiento al vehículo, otras no tienen instructores, no se tienen en los anexos técnicos.
al día los documentos para su correcta movilización. Se realizó visita a cada una de las
5. Como no se tiene control de las aulas muchas no se usan . aulas con el fin de conocer el
estado de cada una de ellas
1. Se cambia constantemente a
las personas responsables de las
Se genera costo por visita para La capacitación se debe dar a los encargados de sistemas con el fin
1. Capacitación a las personas responsables de las aulas itinerantes aulas.
49 AULAS ITINERANTES ESTABILIZACION TECNICA OPORTUNIDAD una nueva capacitación por parte Capacitación de forma virtual de que estos retransmitan los conocimiento adquiridos a los
para su correspondiente instalación. 2. Perdida de implementos y/o
del operador responsables de las aulas
herramienta requerida para el
apuntamiento de las antenas.
1. Al trasladar las aulas itinerantes

de un lugar a otro no generaban Mucho tiempo de inactividad de
1. Inconvenientes con la instalación y apuntamiento de la antena. Seguimiento desde el NOC
los archivos correspondientes. las aulas por desconocimiento del Se debe considerar antenas auto apuntables como las utilizadas en
50 AULAS ITINERANTES OPERACIÓN TECNICA 2. Desconocimiento de matriz de escalamiento. AMENAZA mediante encuestas de
2. No se creaban casos o procedimiento de apuntamiento e las aulas móviles
3. Falta de comunicación con la oficina de sistemas. satisfacción.
requerimientos por falla en la instalación de la antena.
conectividad en las aulas
Proyección para la solicitud de recursos en infraestructura, el tiempo 1. Aprovisionamiento adicional. Para la adición de infraestructura se debe establecer costos en
fue muy corto, se no se previó el crecimiento. Tal evidencia se tiene 2. Configuraciones adicionales. unidades de procesamiento que permitan crecer al SENA de acuerdo
que en la actualidad no existen recursos y el SENA se ha visto en la 3. Migraciones de Información. a las necesidades, con precios estándar, disposición y manejo
imperiosa necesidad de adquirir infraestructura para servicios como 1. Alcance no se determinó 1. Demora en los procesos y/o durante la ejecución del contrato.
51 CENTRO DE COMPUTO OPERACIÓN TECNICA 2014-04-11 OPORTUNIDAD
CRM, Seven y CompromISO por tiempos muy cortos a costas extras. 2. Falta de planeación. ejecución de actividades.
En algunos proyectos se presentaron inversiones que no fueron bien 1. Alcance no determinado Los proyectos deben salir de las necesidades de los usuarios,
explotadas por el SENA, como por ejemplo en Disco Duro Virtual. claramente en el contrato. avalados por éstos y tener siempre en cuenta, que los usuarios son
52 CENTRO DE COMPUTO OPERACIÓN TECNICA 2014-04-22 OPORTUNIDAD 1. Reproceso de actividades. 1. Desmonte del servicio los líderes del proyecto, no la Oficina de Sistemas.
2. Falta de difusión a las sedes del
SENA.
En el área de aplicaciones se require un gestor y constructor de El logro de la organización de la información y conocimiento del
1. Falta de definición en el ciclo de
proyectos que explote la interacción del SENA (Interna y externa),con 1. Reconocimiento de las SENA para el aprovechamiento de tiempos, recursos, herramientas,
vida de un proyecto. 1. Rediseño.
visión amplia para una descripción de proyectos de software para el necesidades del SENA. elementos de juicio y llevar a cabo acciones efectivas y óptimas
53 CENTRO DE COMPUTO OPERACIÓN ADMINISTRATIVA 2014-05-02 establecimiento en el orden de construcción de los elementos y con OPORTUNIDAD 2. Demoras en la implementación 2. Demora en los procesos y/o posibles.
2. Re-planeación de tiempos y
objetivos predefinidos. de diseños. ejecución de actividades.
actividades.
1. Saturación de la red con

afectación de los servicios.
2. Ampliaciones de anchos de
El dimensionamiento de los canales WAN para las sedes del SENA banda. 3. Fue necesario realizar El diseño de la WAN debe realizarse teniendo en cuenta las
debe ser definido teniendo en cuenta el tamaño de la sede, el tipo de 1. Información insuficiente de las Redistribuciones de anchos de ampliaciones y redistribuciones de necesidades reales de cada una de las sedes partiendo del análisis
54 WAN OPERACIÓN TECNICA 2012-08-15 AMENAZA
sede, el número de usuarios concurrentes y la misión de cada una de sedes del SENA. banda. 4. ancho de banda para garantizar la de tráfico y de la identificación de las problematicas endémicas de
las sedes. Percepción de mala calidad del prestación de los servicios. cada región.
servicio.
5. Aumento en el costo del
servicio mensual por sede.
Se realizó la verificación de los

1. Alto consumo de los canales,
1. No se estableció el control del informes de análisis de trafico, Es necesario definir politicas de uso y consumo de los canales en
En la etapa de transición se debió definir las politicas de uso del los 2. Saturación en los servicios
acceso a aplicaciones o páginas para que por medio de la cada una de las sedes de acuerdo a su función misional para
55 WAN TRANSICION ADMINISTRATIVA 2012-02-15 canales WAN e Internet en el SENA con el fin de garantizar el optimo AMENAZA sobre la WAN.
de streaminig por políticas redistribución del ancho de banda garantizar la calidad en la prestación del servicio evitando incurrir en
funcionamiento del servicio. 3. Degradación en el
internas de la entidad. se garantice la calidad del servicio sobrecostos.
servicio.
en las sedes.
Se realizó la verificación de los

1. No se estableció el control del 1. Alto consumo de los canales, informes de análisis de tráfico, Es necesario definir politicas de uso y consumo de los canales en
En la etapa de transición se debió definir las politicas de uso del los
acceso a aplicaciones o páginas 2. Saturación en los canales de para que por medio de la cada una de las sedes de acuerdo a su función misional para
56 INTERNET TRANSICION ADMINISTRATIVA 2012-02-15 canales de Internet en el SENA con el fin de garantizar el optimo AMENAZA
de streaminig por políticas internet. redistribución del ancho de banda garantizar la calidad en la prestación del servicio evitando incurrir en
funcionamiento del servicio.
internas de la entidad. 3. Degradación en el servicio. se garantice la calidad del servicio sobrecostos.
de internet en las sedes.
Se definieron las politicas de

Se implemento el Modelador de tráfico de internet, con esto se logro 1. Se logro implementar politicas Con el establecimiento de prioridades de tráfico dependiendo de las
1. Saturación en los canales de prioridad de enrutamiento de los
57 INTERNET OPERACIÓN TECNICA 2013-01-31 optimizar en gran medida el uso del servicio de internet en las sedes OPORTUNIDAD de priorización del tráfico cursado necesidades de cada sede se logro optimizar en parte el consumo de
Internet. datos de acuerdo con los perfiles
del SENA. sobre la red. los canales en cada una de estas sedes.
y necesidades de cada sede.
Se presentó en la etapa de transición el caso de sedes que por falta

1. Información insuficiente de los 1. PrestaciónN menos estables,
de planeación debieron ser instaladas en un medio tecnológico Algunas sedes ofertadas en Fibra Se debe cumplir que el servicio se preste con el mejor medio
proveedores de servicio en todas seceptibles en mayor medida a
58 WAN TRANSICION TECNICA 2012-02-15 diferente al ofertado, ya que nmo se tuvo en cuenta la disponibilidad AMENAZA óptica debieron ser instaladas en tecnológico disponible en cada sede, garantizando que lo incluido en
las regiones donde hay sedes del cambios climáticos y
de medio y la capacidad de los proveedores del servicio de ultima radioenlace o en medio satélital. las ofertas se cumplaefectivamente.
SENA. obstrucciones.
milla para configurar la WAN con las características solicitadas
Cambio de los dispositivos HTC

Incompatibilidad de los 1. Problemas de conecxión
por dispositivos que sean Mantener una vigilancia tecnologica permanannte, con el fin de
Debido a que los dispositivos HTC no soportan las plataformas dispositivos HTC con las 2. Lentitud del servicio de datos.
59 MOVILES OPERACIÓN TECNICA 2014-08-15 OPORTUNIDAD compatibles con las plataformas contar con nuevos dispositivos que ofrenca el mercado y a si mismo
tecnologias puestas a dispocisión por parte del provedor de servicios plataformas tecnologicas que 3. Mala calidad de servicio.
tecnologicas que disponga el mejorar el servicio.
actualmente funcionan en el pais.
provedor de servicio
1. Degración del servcio de

1. Inconvenientes de cobertura telefonia IP Identificacion de las sedes criticas, La falta de soluciones por parte de la Unión Temporal a las
Dificultades de interacción de los telefonos inalambricos con la red de
60 TELEFONIA OPERACIÓN TECNICA 2012-08-15 AMENAZA 2. errores de calibración y 2. Baja calidad de voz y datos con el fin de reubicar y configuras inconformidades presentadas por los funcionarios del SENA,
WLAN
configuración de los Aps 3. Mala percepción del servicio los Aps respecto a la baja calidad de voz en los telefonos inalambricos
por parte de los usuarios
1. Retrasos en las entregas de los

Control sobre las guias de las
Dificultades al interior del SENA por no contar con la contratación de disposivos moviles.
1. Inconformidad de los entregas realizadas por las La entrega de los dispositivos moviles en eventos donde se reunan
61 MOVILES TRANSICION ADMINISTRATIVA 2012-05-01 una empresa encargada de realizar las entregas entre sedes del OPORTUNIDAD 2. perdida de los dispositivos
funcionarios trasportadoras contratdas por la los directores y subdirectores de cada una de las sedes.
SENA. moviles antes de los ingresos a
Unión Temporal
los almacenes de las sedes.
Se debe dejar claro desde el mismo contrato la propiedad de los

residuos generados en el desarrollo de las actividades contratadas.
Los residuos que se generen se debe asegurar que tengan una
correcta disposición, un manejo adecuado y bajo el marco de la Ley
1. Se debe definir propiedad para Actualmente se esta
1672 del 19 de julio de 2013 sobre RAEE y otras normas o leyes que
evitar que un futuro una IA pueda determinando bajo el marco de las
puedan llegar afectar este manejo.
Gestión de Residuos del contrato 646 de 2011 tales como: Dentro del alcance del proyecto acusar a alguna de las partes de condiciones del contrato 646 de
Adicional brinda la oportunidad para la organización que sea
Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEES): discos las actividades contratadas detrimento patrimonial. 2011, la propiedad de los residuos
62 GESTION GLOBAL OPERACIÓN TÉCNICA 2014-07-27 AMENAZA Y OPORTUNIDAD propietaria de realizar diferentes tipos de convenios para la
duros, boards, memorias, cartuchos y tonners. generan diferentes tipos de 2. Al subastar los residuos se generados. El SENA como de la
disposición final de estos:
Servicios: escombro, bancos de baterías, etc. residuos. puede generar un ingreso Unión Temporal se encuentran
*Computadores para Educar (CPE)
económico para aquel que tenga revisando este tema al interior de
*Centro Nacional de Aprovechamiento de Residuos Electrónicos
la propiedad sobre estos. cada organización.
(CENARE)
*Subastar estos residuos bajo figuras como el Martillo del Banco
Popular.
* Entregar a empresas como Vtmontrainet o ANDI
El periodo de facturación,contado a partir de la fecha de entrega del 1. Tareas de conciliación entre 1. Reproceso de validación de
informe de servicios por parte de la UT ,implica actividades propias de líderes de cada servicio. ANS. 1. Se definieron cronogramas de Es pertinente definir para efectos de radicación ante el SENA,
63 TODOS OPERACIÓN FINANCIERA 2014-08-27 OPORTUNIDAD
la Interventoría, del contratista y labores conjuntas. En la actualidad 2. Ciclos de revisión de 2. Servicios sin facturar en trabajo con actividades paralelas. periodos de gestión de facturación más extensos.
este tiempo tiende a ser insuficiente. documentación. periodos específicos. 2. Se realizaron jornadas de
trabajo adicionales.
1. No disponibilidad de las sedes

y sus encargados de sistemas en
La identificación de SNS y notificación en periodos inferiores a cuatro periodo vacacional.
1. Desatención a necesidades de Las Solicitudes de nuevos servicios deben ser notificadas al
meses previos al cierre de fin de año exigieron acciones de 2. Tiempo insuficiente para
las sedes. 1. Definición y ejecución de contratista teniendo en cuenta los tiempos de ejecución que exigen
64 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2013-12-26 contingencia tanto en la ejecución como en la verificación y AMENAZA instalaciones.
2. Tiempo insuficiente para planes de choque. las variables de tipo técnico y humano necesarias para una adecuada
facturación de los aprovisionamientos, y por ende la asignación de 3. No disponibilidad de equipos
procesos documentales. implementación y verificación.
recurso humano y técnicpo adicional. que exigen procesos de
importación.
1. Instalaciones inadecuadas.
1. Fallas en la verificación de 2. Instalaciones no aprobadas y
1. Incremento en visitas de
El ciclo de verificación de instalaciones y levantamiento de pendientes calidad por parte del contratista. por consiguiente no pagadas al
calidad. El contratista debe tener claramente definida la estructura de
65 TODOS OPERACIÓN TECNICA 2014-08-27 de instalaciones no siempre se puede realizar dentro de tiempos AMENAZA 2. Procesos de documentación de contratista.
2. Incremento en visitas de procesos de verificación de calidad y de gestión documental.
prudenciales. instalaciones sin estructura 3. Reprocesos en las actividades
verificación.
claramente definida. de verificación por parte de la
Interventoría.
Se debe definir un BCM, que incluya todos los servcios de TIC en Contemplar de forma contractual un BCM, que incluya todos los
terminos de continuidad de negocio, que contemple dendro de esta servicios TIC en terminos de continuidad de negocio, los Planes de
gestion de continuiadd de negocio, los Planes de continuidad, continuidad, estrategias de recuperacion, Planes de recuperacion de
estrategias de recuperacion, Planes de recuperacion de desatres para desatres para todos los ambitos de acuerdo al analisis de impacto
1. Debido a que solo hay definio
todos los ambitos de acuerdo al analisis de impacto para SENA y para SENA y analisis de riesgos.
un DRP que contempla los
analisis de riesgos.
elementos del Datacenter. Al 1. Interrrupcion de los servicios,
presentarse el incidente en la Perdida total o parcial de
infraestructura que afecto a la red información
WAN a nivel nacional, elemento 2. Perdida de Conectiviadad
que al fallar ocasiono un alto desde las sedes hacia los
impacto en la continudad de este sistemas de informacion Generacion de recomendaciones
servicio de la WAN. centralizadas en datacenter, a la UT para que el el nuevo
66 CENTRO DE COMPUTO OPERACIÓN TECNICA 2014-06-15 AMENAZA
2. No hay planes de contingencia 3. Uso adecuado de las proceso licitatorio se contemple
definidos para este ambito WAN, herramientas basicas de los un BCM
que permitiera identicar el impacto funcionarios como Internet y
para el SENA, los riesgos correo y todas las apliaccaiones
asociasos, los tiempos de de formacion centralizadas
recuperacion etc.
3. No se tienen alternativas
viables para los procesos criticos
del negocio
1. Se desconoce la totalidad del

inventario para el area
administrativa y sobre todo para la 1. Afectacion de presupuesto
La Gestion de Inventarios debe contener los elementos activos del Implementar las herramentas
de formacion 2. Control de obsolecencia
SENA esten bajo la administarcion de un tercero o no, debe ser necesarias para la gestion del Si se contara con el inventario real de los activos del SENA, se podria
67 GESTION GLOBAL OPERACIÓN TECNICA 2014-05-02 OPORTUNIDAD 2. No se sabe con claridad la 3. Control de depreciacion
manejado en una Base de datos centrakizada en almacen que es l inventario que permitan control, dimensionar la prestacion del servicio en los nuevos procesos.
cantidad de licencias de software
sitio de control de inventarios. seguimiento y actualizacion
distribuidas a nivel ncional
3. Se desconoce en algunos
casos la trazabilidad de equipos
1. Cuando se presenta un
incidente en un AP o la no
1. Afectacion a una cantidad
disponibilidad, puede tomar un
considerable de usuarios, sin La Interventoria diseño un ANS
tiempo de recuperacion para que
conectividad hasta que no se que mide esta disponbilidad para si se implementara este ANS, se tendria una mejora en la prestacion
68 LAN/WLAN/CABLEADO OPERACIÓN TECNICA 2014-04-02 Definir un nuevo ANS que controle la disponbilidad de los AP OPORTUNIDAD sean restablecidos, la falta de
restablesca el servicio los AP y fue presentada en conite de este servcio de WLAN.
medion de la disponibildad, hace
2. Afectacion en areas como de operaciones
que se clasifique como ncidente
direccion general o regionales.
de prioridad baja, porque no hay
descuentos en la factura

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INTERVENTORIA AL CONTRATO 646 DE 2011

REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS

1. Errores en la planificación del

1. Demoras en el diseño de los

1.Dificultades para establecer la

1. Las políticas de uso de TIC en 1. La Oficina de Sistemas, el

1. Se diseñó una matriz de

La Oficina de Sistemas no cuenta

1. Afectación negativa al SENA

Elaboración y radicación del

1.Error al momento de realizar la

1.En el Contrato existe un vacio

1.Debe contemplarse la posibilidad de reestructurar el concepto de

1. La Rotación continua del 1. Los reprocesos al momento de

1. Equipos instalados con menor 1. Validar alcances y Site Survey

1. Por operación se evidencia

1. Los continuos cambios en la

1. Las SNS impactan la

1. El pliego propone 4 fases

El Inventario lo realiza la Unión

Disponer de un elemento que

Se acordó que la Unión Temporal

La planificación de los pliegos de A diario verificar los incidentes

1. Los Rack se encuentran sin el

Durante la operación del servicio se presentó alguna situación en la

1. Los cambios continuos de la Recomendar al SENA que todos

Posible afectación en la En una de las sedes se

1. Retrasos en los cronogramas

1. Demora en la respuesta del

1. No se tiene en cuenta las

1. Para varias de las solicitudes

1. En el actual contrato se ha 1. Verificación de las herramientas

1. No se tiene alcance a base de

1. Se asigna infraestructura con

1. Las sedes del SENA realizan

1. Gasto innecesario por la

Debido a las condiciones de reúso

Se debe tener en cuenta el

Dado a que las aulas se trasladan

1. Se desconoce matriz de escalamiento. se adelanto diferentes trabajos,

1. Al trasladar las aulas itinerantes

1. Saturación de la red con

Se realizó la verificación de los

Se realizó la verificación de los

Se definieron las politicas de

Se presentó en la etapa de transición el caso de sedes que por falta

Cambio de los dispositivos HTC

1. Degración del servcio de

1. Retrasos en las entregas de los

Se debe dejar claro desde el mismo contrato la propiedad de los

1. No disponibilidad de las sedes

1. Se desconoce la totalidad del

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