Planillas de Cálculo Aplicadas a la Administración

Aplicaciones avanzadas de Planillas de Cálculo

 ESCUELA DE NEGOCIOS

Directora de carrera / Lorena Baus Piva

ELABORACIÓN

Experto disciplinar / Raúl Allende

Diseñador instruccional / Rodrigo Rubio

VALIDACIÓN

Experto disciplinar / Oscar Arredondo

Jefa de diseño instruccional y multimedia / Alejandra San Juan Reyes

DISEÑO DOCUMENTO

Didactic

Planillas de Cálculo Aplicadas a la Administración / Aplicaciones avanzadas de Planillas de Cálculo 2

 Contenido
1. EJERCITANDO CON MACROS .................................................................................... 4
2. CREANDO UNA MACRO CON FUNCIONES ............................................................. 20
3. MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE MACROS ......................................................... 28
3.1. Modificación de macros....................................................................................................... 28
3.2. Eliminación de macros ......................................................................................................... 29

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 1. EJERCITANDO CON MACROS
Como sabemos, las macros nos permiten hacer tareas automatizadas. Por esto analizaremos
diferentes macros.

Crearemos una macro que nos permita automatizar tareas de un negocio. Se tiene la lista para
comprar los productos de un negocio semanalmente. Esta macro buscará el precio para cada uno
de los productos, calculará el gasto por cada producto y calculará el gasto total general de la
compra.

Lo primero es digitar lo siguiente en Excel, en la Hoja 1:

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 Esta información corresponde a los productos y a los Kilos que se compran de cada uno de ellos.

En la Hoja 2, que tiene el nombre PRODUCTO, se tiene que digitar lo siguiente:

En la tabla se muestra el PRODUCTO y el precio por kilo de cada uno de ellos.

Desde la pestaña Vista seleccionar la opción Macros y luego la opción Grabar macro.

Otra forma en que se puede hacer, es desde la pestaña Programador – Grabar macro.

Finalmente, otra forma es desde la Barra de estado.

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 Aparecerá un cuadro que se tiene que completar como lo hemos visto anteriormente, quedando de
la siguiente forma:

Al hacer clic en Aceptar, Excel comenzará a grabar todos los pasos que hagamos:

1.- En la celda B2 utilizaremos la función BUSCARV, para lo que escribiremos lo siguiente:

Luego, debemos aceptar utilizando el control de relleno. Quedará lo siguiente:

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 2.- En la celda D2 calcularemos el gasto por producto, que es igual a precio por Kilo multiplicado
por la cantidad de Kilos. Esto en Excel se escribe de la siguiente forma:

Luego, debemos aceptar utilizando el control de relleno. Quedará lo siguiente:

3.- En la celda G3, vamos a calcular la suma de los gastos desde D2 hasta D22. Esto en Excel se

escribe de la siguiente forma:

Luego, hacemos clic en aceptar, quedando lo siguiente:

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 Finalmente, presionamos el botón Detener grabación, desde Vista-Macro-Detener o desde
Programador – Detener grabación.

Para verificar el funcionamiento de la macro creada, primero tenemos que eliminar todos los
precios por Kilo, gastos y el gasto total de la compra. Tenemos lo siguiente:

Para Utilizar la macro generada se tienen que seguir la siguiente secuencia de instrucciones:

1.- Ir a la hoja del libro de Excel, en este caso la Hoja 1

2.- Desde la ficha Vista seleccionar ver Macros, como muestra la siguiente imagen:

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 Al hacer clic sobre Macros aparecerá el siguiente cuadro de diálogo como el siguiente:

3.- Seleccionar la macro PEDIDO.

4.- Presionar el botón Ejecutar.

La macro se ejecutará automáticamente, o bien podemos presionar la combinación de teclas que

se asignó en el cuadro de dialogo Grabar macro, quedando lo siguiente:

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 Ahora crearemos una Macro que permita borrar los datos de los precios por Kilos, gastos y los
gastos totales de la compra.
Desde la pestaña Vista seleccionar la opción Macros y luego la opción Grabar macro.

Otra forma en que se puede hacer esto, es desde la pestaña Programador – Grabar macro.

Otra forma es desde la Barra de estado.

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 Aparecerá un cuadro que se tiene que completar como lo hemos visto anteriormente, quedando
de la siguiente forma:

Al hacer clic en aceptar, Excel comenzará a grabar todos los pasos que hagamos.

Se tiene que seleccionar todos los datos de la columna Precio por Kilo y luego presionar Suprimir.

Se tiene que seleccionar la columna gastos y luego presionar Suprimir.

Se tiene que seleccionar la celda G3 y luego suprimir.

Finalmente, presionar el botón Detener grabación, desde Vista-Macro-Detener o desde

Programador – Detener grabación.

Para utilizar la macro generada se tienen que seguir la siguiente secuencia de instrucciones:

1.- Ir a la hoja del libro de Excel, en este caso la Hoja 1.

2.- Desde la ficha Vista seleccionar ver Macros como muestra la siguiente imagen.

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 Al hacer clic sobre Macros aparecerá el siguiente cuadro de diálogo como el siguiente:

3.- Seleccionar la macro BORRAR.

4.- Presionar el botón Ejecutar.

La macro se ejecutará automáticamente, o bien podemos presionar la combinación de teclas que

se asignó en el cuadro de dialogo Grabar macro quedando lo siguiente:

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 Ahora asignaremos a las macros creadas (PEDIDO y BORRAR), botones para que sea más simple
su funcionamiento.

Para asignar los botones ingresaremos primero a INSERTAR luego a ILUSTRACIONES, para
seleccionar FORMAS. Luego seleccionaremos el rectángulo como muestra la imagen:

Al seleccionarlo se dibujará en la Hoja 1 el rectángulo:

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 Luego, escribimos el nombre del rectángulo, que en este caso es PEDIDO, quedando lo siguiente:

Cuando seleccionamos el rectángulo, se tiene una nueva pestaña, que es la que nos permite darle
formato al Rectángulo creado, como se muestra en la imagen. Ahora, vamos a cambiarle color al
rectángulo creado.

Quedará lo siguiente:

Ahora a este rectángulo, para que se convierta en un botón, tenemos que asignarle una macro,
que en este caso es PEDIDO. Para esto, se tiene que hacer clic con el botón secundario sobre el
rectángulo y seleccionar asignar macro:

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 Al hacer clic sobre Asignar macro se desplegará el siguiente cuadro y luego seleccionar la macro
PEDIDO, como muestra la imagen.

Luego, debemos hacer clic en aceptar para asignar la macro al rectángulo creado:

Ahora crearemos otro botón para la macro BORRAR.

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 Para asignar los botones ingresaremos primero a INSERTAR luego a ILUSTRACIONES, para
seleccionar FORMAS. Luego seleccionaremos el rectángulo, como muestra la imagen:

Al seleccionarlo se dibujará en la Hoja 1 el Rectángulo, como muestra la figura.

Luego, escribimos el nombre del Rectángulo que en este caso es BORRAR, quedando lo siguiente.

Cuando seleccionamos el rectángulo, se tiene una nueva pestaña (formato), la que nos permite
darle formato al Rectángulo creado como se muestra en la imagen. Vamos ahora a cambiarle
color al rectángulo creado.

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 Nos quedará lo siguiente:

Ahora a este rectángulo, para que sea un botón tenemos que asignarle una macro en este caso
es BORRAR. Para esto se tiene que hacer clic con el botón secundario sobre el rectángulo y
seleccionar asignar macro. Como muestra la imagen:

Al hacer clic sobre Asignar macro se desplegará el siguiente cuadro. Acá debemos seleccionar la
macro BORRAR, como muestra la imagen.

Luego hacer clic en aceptar para asignar la macro al Rectángulo creado quedando lo siguiente.

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 Una vez creados ambos botones se tiene lo siguiente.

Al hacer clic en el botón PEDIDO, se obtienen los distintos valores para Precio por Kilo, Gastos y
Gastos totales. Como muestra la imagen:

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 Al hacer clic en el botón BORRAR, se borran los distintos valores para Precio por Kilo, Gastos y
Gastos totales. Esto podemos apreciarlo en la siguiente imagen:

Es importante mencionar que al cambiar los valores de los PRODUCTOS y los Kilos se obtienen
nuevos resultados al hacer clic sobre PEDIDO.

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 2. CREANDO UNA MACRO CON FUNCIONES
Junto con la creación de una macro que permita poblar una base de datos en forma simple,
también se aplicarán funciones básicas de Excel en esta macro, para facilitar la tarea.

Se supondrá la creación de una base de datos, que permita identificar a todos los clientes de una
institución financiera que están solicitando cotizaciones de créditos, pero no los llevan, por lo tanto,
su registro de datos es importante para luego contactarlos y presentarles una oferta especial que
atienda sus necesidades.

1.- Se construye en un archivo Excel una hoja que se llamará “cotización”, además de un cuadro
con formato y fórmulas que permitan en forma simple el registro de los clientes y el cálculo de su
cotización.

2.- Se crea otra hoja, manteniendo el formato de contenidos, pero en forma de columnas para
listar la base de datos que se llamará “Base Cotizantes”.

Para poder copiar de una lista en vertical a otro lugar en horizontal, debe seleccionarse pegado
especial y debe estar seleccionada la opción transponer, tal como se visualiza en la siguiente
figura:

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 Utilizaremos el pegado especial de forma de Transponer, así los registros copiados ahora nos
quedarán en forma horizontal.

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 De esta forma se tiene:

3.- Una vez lista la hoja de cálculo, se procederá a grabar la macro con los cálculos de la oferta
de créditos a la base de datos usando las funciones básicas de Excel y de cálculo de cuota de
crédito, llamada en Excel función “Pago”.

4.- Es Importante que cuando se realice la grabación, el procedimiento sea limpio y sin errores
para que la ejecución de la macro sea eficiente, para ello se realizan las siguientes etapas:

Se inicia grabación presionando el botón que está en parte superior en el cuadro de código como
se muestra en esta figura en marcado en rojo:

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 También se puede iniciar grabación mediante el icono o botón que se encuentra en parte inferior
de la tabla como se muestra en la siguiente figura:

B.- Luego aparece el cuadro de dialogo de “Grabar macro” en donde se debe ingresar ”Nombre
de la macro” que se está creando. Podemos ver además el “Método abreviado” de ejecución de
la macro, el que permite indicar el lugar en donde se quiere guardar la macro en el PC y también
es posible dar una descripción de esta en mismo cuadro, como se muestra en la siguiente imagen:

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 C.- Se inicia grabación de macro, por lo que se inicia la rutina que esperamos realice la macro
cada vez que se ejecute, que respecto del ejemplo, se selecciona la columna de datos ingresados
en la hoja “cotización”:

Se pega en la hoja llamada “base cotizantes”. Para ello se debe seleccionar primero el botón
derecho del ratón, luego “Pegado especial” y en pegado especial, seleccionar “Valores” y debe
quedar con un check la opción de “Transponer”, con la finalidad que los datos que están en una
columna queden en una fila, tal como lo hicimos al crear la estructura Base Cotizantes.

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 En este caso, se pega en la fila 30, esperando construir bases de no más de 29 integrantes, para
que durante el proceso de grabación se pueda ordenar la base, construyéndola y ordenándola
según criterio del usuario.

D.- Luego, se vuelve a la hoja cotización. Se seleccionan las celdas que no tienen formulas,
teniendo presionado el botón control y al terminar se digita la tecla suprimir del teclado. Para
finalizar se hace clic en el botón de inicio de macro, terminando con la grabación.

E.- Se crea un botón para activar la macro, para lo cual se siguen nuevamente los pasos del punto
1, pero en esta ocasión se selecciona como vinculo la macro recién creada, como lo vemos en las
siguientes imágenes:

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 A este botón se le puede renombrar y luego darle Enter. Se verá como un botón y al pasar con el
ratón sobre dicho botón que ahora se llama ”Ingresar y Limpiar”, se verá el ícono de una mano.
Al hacer clic en el botón, la macro se ejecutará, e ingresará el dato en la hoja “base de
cotizaciones” y lo ordenará.

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 Cuando presionemos el botón y vayamos a la base de datos de cotizantes veremos un nuevo
registro.

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 3. MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE MACROS

3.1. Modificación de macros

Para modificar una macro, se deben seguir las siguientes instrucciones:

Debe estar activada la pestaña “Programador”, que permite ver el cuadro de código y en él, hacer
clic en el botón “Macros”. Luego de esta acción se despliega un cuadro de dialogo llamado
“Macro” que muestra entre otras la opción modificar. Al seleccionar con un clic esta opción se
despliega un cuadro de dialogo, como se visualiza en imagen siguiente:

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 Dentro de este cuadro de dialogo, se despliega otro cuadro de dialogo, el cual se puede ampliar,
para tener más espacio para poder trabajar en él. En este es posible ir modificando a nuestro
antojo rangos o selecciones de datos respecto de lo que ha quedado en la macro creada.

3.2. Eliminación de macros

Para eliminar una macro se deben seguir las siguientes instrucciones:

Este procedimiento al igual que el anterior, se debe hacer clic en el botón “Macros”.

Con esta acción, se despliega el cuadro de diálogo “Macro” que se visualiza a continuación, para
luego desplegarse un cuadro de opciones que permite confirmar o no la eliminación de la macro.

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 Respecto de los dos puntos anteriores, es razonable eliminar o modificar una macro dependiendo
de la complejidad de esta, por lo que, si la macro es simple, es recomendable eliminarla y construir
una nueva.

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