PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

DOCUMENTOS

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

2019
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Vigente
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CONTENIDO
1. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 2
2. ALCANCE ................................................................................................................................... 2
3. RESPONSABLES ......................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 2
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................ 3
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................... 4
7. ANEXOS .................................................................................................................................... 4

TABLA DE CONTENIDO DE TABLAS

TABLA 1 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS................................................... 4

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1. OBJETIVOS

Presentar los criterios para el control de los documentos que formaran parte del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo desde su elaboración, actualización, revisión,
aprobación, distribución y eliminación; para que se encuentren disponibles, legibles, fácilmente
identificables, en versiones vigentes y que mantengan la integralidad para los colaboradores de
la entidad.

2. ALCANCE

Este documento aplica para todos los documentos internos y externos en el Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo e inicia desde la solicitud de creación/modificación/
eliminación, socialización a todos los trabajadores que tienen relación con el documento.

3. RESPONSABLES

 COORDINADOR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

Es el responsable con su equipo de trabajo de la elaboración y revisión de los procedimientos e

instructivos técnicos relacionados con las actividades en seguridad y salud en el trabajo.

4. DEFINICIONES

4.1. Codificación de Documentos: La codificación de documentos está directamente

relacionada con los procesos de la empresa; por lo tanto, todos los documentos se
consideran específicos por proceso y deben identificarse de acuerdo con los
parámetros que establezca la empresa para el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
4.2. Documentos controlados: La empresa controla los documentos del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante el Listado Maestro de Documentos.
4.3. Documentos No Controlados: Las versiones impresas de los documentos del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo son “Documentos No Controlados”.
4.4. Control de Cambios: Para los documentos vigentes, los cambios realizados a los
mismos, se registran al inicio del documento en la tabla de “CONTROL DE CAMBIOS”,
brevemente se identifica el cambio realizado.
4.5. Trazabilidad de registros: La trazabilidad de las actualizaciones realizadas a un formato,
las modificaciones en las condiciones de almacenamiento, protección, retención y
disposición de registros se deben documentar en la Matriz de Conservación de
Documentos
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4.6. Control de Registros: Los registros generados directamente de un sistema de

información como los de carácter jurídico, externo u otros, no llevaran código ni
encabezado, pero si deberán ser ingresados en la Matriz de Conservación de
Documentos.
Todos los registros físicos serán almacenados en A-Z o carpetas según la escogencia de la
empresa, teniendo en cuenta los factores ambientales a los que están expuestos.
Los registros que están en medio digital serán almacenados en la ruta mencionada en la matriz
de conservación de documentos y teniendo en cuenta los criterios de seguridad de la
información determinados por la empresa.
Los registros nombrados a continuación se deben mantener por al menos 20 años, contados a
partir del término de contrato con el trabajador.

 Registros de las actividades de capacitación, formación entrenamiento en SST.

 Los registros de entrega de elementos de protección personal.
 Resultados de mediciones higiénicas ambientales e informes de los mismos
 Los conceptos de aptitud en salud ocupacional de la realización de los exámenes de
ingreso, periódicos, reubicación, post incapacidad y de retiro.
 Los informes de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Analizar la solicitud de acuerdo a materia de seguridad y salud en el
la necesidad de elaborar y/o
actualizar la documentación.
Elaborar o actualizar
documentos
Revisar y aprobar la
documentación
Archivar documentación
Identificar la necesidad de crear,
eliminar o actualizar los documentos en
Coordinador de
seguridad y
trabajo. Se analiza la solicitud de
Salud en el
acuerdo a su argumento, con el fin de
trabajo
justificar el objetivo del proceso o los
procedimientos.
Actualizar los documentos en materia de
seguridad y salud en el trabajo para que
Coordinador de
el sistema sea eficaz, siguiendo los
seguridad y Salud
métodos o técnicas requeridas cada año
en el trabajo
según el procedimiento de control de
cambios
Coordinador de
Revisar y aprobar el documento antes de
seguridad y Salud
ser pasado al área de calidad y
en el trabajo –
posteriormente firmados por el
Coordinador de
responsable.
Calidad.
Los registros y documentos del SG-SST Coordinador de
deberán ser archivados y conservados seguridad y Salud
según las directrices y lineamientos en el trabajo
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citados en la sección de normatividad

colombiana de seguridad y salud en el
trabajo.
TABLA 1 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Decreto 1443 de 2014
 Decreto 1072 de 2015
 Resolución 1111 de 2017

7. ANEXOS

7.1. CONTROL DE CAMBIO

FECHA DE
CÓDIGO VERSIÓN NUMERAL RAZÓN DEL CAMBIO
VIGENCIA
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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre Nombre Nombre

Nombre del Cargo Nombre del Cargo Nombre del Cargo