CENTRO DE IMPRESIONES GBM NICARAGUA

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

De los Ensobradores del Centro

Julio del 2008

Introducción:

Los Ensobradores del Centro de Impresiones, son los responsables del proceso
de ensobrado de documentos e inserción de propaganda, que realizamos en el
Centro; trabajan en estrecha coordinación con los Impresores de quienes reciben
instrucciones y ellos a su vez, trasladan indicaciones a las encargadas de trabajos
manuales, orientándoles en relación a las tareas de control de calidad a realizar
para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

El trabajo de los Ensobradores se rige por el documento Impresión Variable1 en

general, y de manera particular por los aspectos que ahí aparecen referidos a las
funciones de los Ensobradores. Aparte de este instructivo, es fundamental conocer
la Normativa de Seguridad2, compañera inseparable de todos nuestros procesos.

Adicionalmente, nuestros ensobradores deberán atender adecuadamente a los

clientes que lleguen al Centro, otorgando la importancia debida a los trabajos de
todos, pero cuidando especialmente los requerimientos de nuestros principales
clientes3

1.- Normas de GBM para los Ensobradores

El documento Impresión Variable define las principales responsabilidades de los

Ensobradores como:

“3.14 El Operador de Ensobrado ejecuta lo siguiente:

1. Si el ensobrado es manual, se procede a realizar la actividad por el
personal asignado por el centro de impresión y luego pasar a numeral 12. Caso
Contrario siga con numeral 2.
2. El operador de turno efectúa una revisión de los trabajos impresos y
pendientes de ensobrar de acuerdo a la programación establecida
3. El operador de turno revisa el registro F 7.8.7.2 Control de Impresión y
Ensobrado que contiene la información de los documentos a ensobrar.
1
Ver Anexo No. 1 en la página 6, ahí aparece la normativa: Impresión Variable que precisa el
trabajo de los impresores.
2
Ver Anexo No. 2 en la página 15, ahí aparece las Normas de Seguridad para nuestros Centros de
Impresión.
3
En la página 25 en el Anexo No. 3, aparecen los clientes que atendemos en el Centro, por
volúmenes de impresión/ensobrado.

1
4. Verifica el calendario de ensobrado, por sí el archivo a ensobrar lleva
inserto, si el sobre va pegado o no, si hay prioridad en el archivo, etc. En este
momento se cargan los insertos correspondientes y se procede a ajustar la
ensobradora de acuerdo al tamaño y grosor del mismo.
5. Cuando es hoja suelta se cambia el acumulador e ir al paso 6. Si es forma
continua ir al paso 10.
6. Revisa y cuadra del primer block a ensobrar de acuerdo a las etiquetas del
archivo impreso.
7. Verifica las marcas de ensobrado del archivo correspondiente.
8. Efectúa el posicionamiento del block impreso en el modulo 1 de la
ensobradora.
9. Revisa los escáner de lectura de las marcas de insertos.
10. Antes de comenzar el proceso de ensobrado, efectúa una revisión de los
siguiente:
• El tipo de doblez que debe llevar el estado de cuenta o factura.
• El correlativo del estado de cuenta o factura.
• La calidad de impresión, así como del papel, el ciclo, el detalle, etc.
• El volante: a) si es fijo b) si es selectivo (inteligente)
11. Durante el proceso de ensobrado también se debe llevar acabo una revisión
constante. Para ello se utiliza el formulario F 7.8.7.1 Control de Calidad de
Impresión y Ensobrado. Si esta todo conforme a lo establecido se procede con el
ensobrado. En el caso que este algo errado, el operador comunica al responsable
de la coordinación del Centro de Impresión para dar el seguimiento necesario y
tomar las medidas que permitan continuar con el proceso normal de ensobrado.
12. En caso de ser necesario se reimprimen y vuelven a ensobrar aquellos
documentos que hayan sido dañados durante el proceso de ensobrado. Así mismo
los documentos dañados son trasladados a la destructora de papel o personal
asignado para su eliminación por el responsable de la coordinación del Centro de
Impresión.
13. El operador con el personal del centro de impresión, ingresa los estados de
cuenta ya ensobrados en cajas o en el contenedor acordado con el cliente de
acuerdo al rango en las etiquetas para su movimiento y posterior entrega.
14. Al concluir la actividad de ensobrado, el operador completa el formulario F
7.8.7.2 Control de Impresión y Ensobrado anotando el detalle de los
documentos ensobrados así como de los documentos dañados y vueltos a
ensobrar y lo entrega al responsable de la coordinación del Centro de Impresión
para que sirvan de soporte al momento de la entrega y posterior facturación de
servicio.
15. Al final de su turno el operador debe entregar al responsable de la
coordinación del Centro de Impresión el resumen de las actividades de ensobrado
realizadas contenidas en el registro F 7.8.7.2 Control de Impresión y
Ensobrado.”

No obstante las funciones descritas, y de forma complementaria, iremos

detallando los procedimientos utilizados en el Centro de Impresiones de
Nicaragua.

2
1.- Inicio de operaciones.
Al iniciar su turno los ensobradores, junto con los operadores del turno saliente (si
esto es posible y/o necesario), revisan la hoja de traslado de turno, ampliando la
información consultando con el impresor de turno, para conocer que trabajos están
pendientes y cual es el orden de prioridades de los mismos.

Posteriormente revisa el estado del equipo, verificando su estado funcional y de

limpieza, anotando los aspectos pertinentes en su reporte: Informe Diario de
Trabajo.

2.- Ubicación del trabajo pendiente e instrucciones del impresor.

Los trabajos pendientes de ensobrado serán colocados en un sitio convenido entre
todos los impresores y ensobradores, el cual de manera provisional es la mesa
ubicada al lado de la puerta trasera del Centro.

Una vez localizados los trabajos, los ensobradores solicitarán al Impresor de turno
las estadísticas del material a procesar y las indicaciones específicas sobre tipo de
sobre e insertos a agregar.

3.- Sobres y Bobinas a usar en cada caso.

Si bien generalmente los clientes tienen una bobina y sobre únicos, en algunos
casos tienen varios y es necesario familiarizarse con las mismas, identificando en
cuales de ellos va impreso y ensobrado cada trabajo de los que acostumbramos
efectuar.

El caso mas complejo que tenemos es el de CREDOMATIC en el que existe una

gran diversidad de bobinas y de sobres para sus Estados de Cuentas4.
Adicionalmente, cuando imprimen cartas es indispensable recibir la indicación
precisa, pues tienen 3 tipos de bobinas membretadas: Bobina Membretada BAC,
bobina Credomatic y bobina BAC – Credomatic combinados.

Por todo ello nuestro personal debe de dominar los diversos formatos que
usamos, al igual que los sobres de todos nuestros clientes. Por lo anterior es que
cada aprendiz de Ensobrador deberá solicitar acceso al catálogo de sobres y
bobinas que usamos en el Centro, para conocerlos y tratar de memorizarlos.

4.- Manejo de Insertos.

Un elemento que ofertamos a nuestros clientes es, hasta el momento, la
colocación gratuita de hasta tres insertos en sus sobres, uno de los cuales puede
ser inteligente, es decir, que se coloca en los sobres de grupos de clientes
predeterminados por el cliente.

4
Ver Anexo No. 4 en la página 26, aparece el cuadro que detalla la bobina a usar con cada
producto CREDOMATIC, al igual que los volúmenes generales del mes y el tipo de sobre que se
usa, siempre y cuando no haya alguna promoción.

3
Es muy importante que los ensobradores verifiquen la calidad de los insertos a
utilizar, indicando en su reporte aquellos casos en los que les den demasiados
problemas por no haber llenado las especificaciones que requerimos5.

Los impresores y ensobradores deberá de revisar cada día el cuadro de control de

sobres e insertos en uso en el Centro, por medio del cual sabrá que clientes llevan
sobres especiales o insertos y cuales son estos; este cuadro se llena a partir del
cuadro que llena cada uno de nuestros clientes según un modelo que les
enviamos6/7.

De previo, los impresores debieron asegurarse de que la impresora haya colocado

los símbolos indicadores de los insertos inteligentes en los documentos, en caso
de que estos vayan.

5.- Control de calidad del proceso.

Los ensobradores, a lo largo del proceso de ensobrado, deben efectuar controles
de la calidad del ensobrado, examinando la calidad del impreso, la calidad del
ensobrado: Cierre del sobre, colocación de insertos, ver si no hay doble
ensobrado, si los datos del cliente se leen bien en la ventanilla, etc.8.

6.- Cuidados con el equipo.

Al terminar su turno cada operador debe revisar el estado en que queda el equipo,
limpiándolo si es necesario; adicionalmente, en caso de detectar algún tipo de falla
en el equipo, deberá reportar de inmediato al Coordinador y al técnico que nos
hace el mantenimiento y reparación, de ser necesario solicitándole indicaciones de
que hacer: si suspende operaciones, si trabaja con algún tipo de precaución, etc.

7.- Reporte de lo producido y Traslado de Turno.

Cada Ensobrador debe de llenar apropiadamente el INFORME DIARIO DE

PRODUCCIÓN9, el cual permite controlar la duración de los procesos, los
consumos de sobres, los problemas que presenta el equipo y cualquier otro
aspecto relevante del trabajo.

Esta información permite elaborar los informes de eficiencia del proceso y pulsar el
estado del equipo.

5
Ver en Anexo No 5, pagina 27, las especificaciones que pedimos a nuestros clientes, para dar a
hacer los insertos que luego nos enviarán.
6
Ver Anexo No. 6, en el que aparece el cuadro de insertos que usamos, en la página 28.
7
Ver en el Anexo No. 7, el Cuadro en el que se resumen todos los insertos y sobres promocionales
en uso de nuestros clientes, en la página 29.
8
Ver en el Anexo No. 8, en la página 30, el formato usado para efectuar el control de calidad en el
desarrollo del proceso.
9
Ver en la página 31, el Anexo No. 9, el formato de Informe Diario de Producción.

4
Adicionalmente, los ensobradores que salen de un turno, debe de llenar el
TRASLADO DE TURNO DE ENSOBRADO10, para garantizar que el siguiente
operador estará informado de lo que se hizo en el turno anterior y de lo que queda
pendiente; de esta forma, se evitan las repeticiones, con el consiguiente
desperdicio de tiempo y material. Este formato único deberá de permanecer en
una tabla, al lado de la Guillotina, pues es de uso común.

8.- Orientación al personal de Trabajo Manual.

Igualmente deberán trasladar las indicaciones correspondientes a las Encargadas
del Trabajo Manual, especialmente cantidades ensobradas, rotulando
apropiadamente las cajas, para facilitar el control de calidad que ellas realizan.
Adicionalmente deberán explicar cualquier particularidad o requerimiento
específico de los clientes.

9.- Prioridades de un “Aprendiz de Ensobrador” durante el aprendizaje.

En general nuestros operadores siguen las normas y procedimientos

anteriormente descritos, pero en el proceso de instrucción, recomendamos tomar
muy en cuenta estos aspectos relevantes y énfasis:

1.- Conocer el sistema general de trabajo que utiliza el Centro de Impresiones

GBM para recibir los pedidos de los clientes; confirmar la recepción adecuada de
los mismos, generar los datos necesarios para imprimir (incluyendo la variedad
completa de programas utilizados por cliente; por tipo de trabajo); considerando
siempre las normas de seguridad que están detrás de cada acción.

2.- Conocer, analizar y aprender las principales tareas que realiza un

Ensobrador del Centro de Impresiones GBM.

Es importante que se apropie de las rutinas que realizan los otros Ensobradores,
para poder valorar las mejores y las peores experiencias al respecto, lo que le
colocará en capacidad de aportar a la mejor precisión de funciones de los mismos.

3.- Aprender los diferentes aspectos del manejo de las ensobradoras Pitney
Bowes.

4.- Aprender a llenar el informe y el traslado de turno

10
Ver en la página 33, el Anexo No. 10, el formato de Traslado de Turno.

5
 ANEXO No. 1
IMPRESIÓN VARIABLE

ESTE DOCUMENTO CONTIENE INFORMACION CONFIDENCIAL. Su uso esta restringido

únicamente a aquellos empleados o terceros con la necesidad de saber y que han firmado un
convenio de confidencialidad.

Instrucción de Trabajo
Título: Impresión Variable Número de Documento: I 7.8.7
Revisión: 6

Departamento: Instrucción de Trabajo Aprobado y Publicado Fecha de Implementación:

17/03/2006
DC

Área:
Impresión Variable

Tipo de Documento: Período de Revisión - 365 Días

Instructivo del Sistema de Gestión de Calidad
Elemento de la Norma:
ISO9000 - ISO9001:2000 7.5 Provisión de Producción y Servicio /
Production and service provision

1.0 Objetivo:
Contar con una operación de Impresión Variable estandarizada en todos sus puntos de uso a
nivel regional.
2.0 Alcance:
Este documento inicia con la determinación de los requerimientos del cliente y finaliza con la
entrega y facturación de los servicios prestados.

Esta instrucción aplica a todos los países donde GBM ha instalado Centro de Impresión y hace
referencia a la sección 7.5.1 del Manual de calidad.

Compras:
Para el proceso de compras de insumos de los Centros de Impresión se aplica la
instrucción I 7.7.1 Compra Miami Direct e instrucción I 7.7.2 Compras países. Las
compras a realizarse en Miami las controla Claudia
(Administración de Ventas) y las Compras Países las
coordina Diana. Todas las compras deben de ser
debidamente autorizadas por el don Pablo.
Mantenimiento:

6
 Para el mantenimiento del equipo utilizado en el proceso de impresión variable se aplica
la instrucción I 6.4.6 Mantenimiento Preventivo Printing. Ver instrucción
Ventas:

Para el proceso de ventas de servicios de impresión se aplica el procedimiento P 7.2

Ventas, las acciones que aquí se documentan explican la manera en que aplica este
Por esta razón es que se
procedimiento a las ventas de impresión variable.
utilizan algunos formularios que están asociados al
proceso de ventas. Por ejemplo: F 7.2.4.1 Levantamiento
de Requerimientos

3.0 Instrucción de Trabajo:

3.1 El responsable de las ventas de impresión planifica y realiza una reunión con el cliente en
conjunto con el responsable de la coordinación del Centro de Impresión, para identificar y
documentar los requerimientos específicos del servicio de impresión y ensobrado.

3.1.1 Es responsabilidad del vendedor documentar los requerimientos del cliente según el
formulario F 7.2.4.1 Levantamiento de Requerimientos. En el cual se identifican las
necesidades de impresión y características del servicio.

3.1.2 El vendedor recopila una muestra de los formatos de impresión que desea obtener el
cliente y con el responsable de la coordinación del Centro de Impresión revisa e
identifica requerimientos especiales de diseño.

Nota:
• Si los requerimientos corresponden a formatos standard, vaya a 3.1.3.
• Si los requerimientos corresponden a formatos no standard vaya a 3.1.4.

3.1.3 El Responsable de la coordinación del Centro de Impresión efectúa un análisis de los

formatos. Revisa consideraciones referentes a:
Tipo y características del papel.
Tipo y características del sobre.
Que el documento contenga el nombre, dirección y cualquier otra información en
la posición correcta para efectos de visualización en la ventana del sobre.
Tipo y características de los insertos.

Nota : En caso de ser necesario, se podrán utilizar sobres proporcionados por el cliente
y realizar las modificaciones necesarias para su impresión.

Siga con 3.2

3.1.4 Si la impresión requerida por el cliente no encaja en los formatos establecidos, el

Vendedor apoyado por el responsable de la coordinación del Centro de Impresión
determinan los requerimientos del Formato-No standard y el esfuerzo necesario para
su implantación.

7
 3.1.4.1 Si el cliente requiere ayuda para desarrollar el diseño de los formatos No-
estándar, el Vendedor define con el responsable de la coordinación del Centro de
Impresión el mecanismo adecuado y la necesidad de facturar este servicio.

3.1.4.2 Si el cliente proporciona el diseño, este lo presenta al responsable de la

coordinación del Centro de Impresión incluyendo:
Diseño (formato) impreso en blanco y negro.
Un juego de formatos sin datos
Un juego con datos
Los logos que se desean utilizar enviados en una impresión en blanco y negro,
en tamaño natural (al 100%), en una hoja de papel bond tamaño carta.

3.1.5 El responsable de la coordinación del Centro de Impresión , toma los formatos sin
datos, los escanea y los envia a los programadores regionales para que generen las
respectivas pruebas. El coordinador presenta pruebas al cliente para su revisión y
aprobación. Si el cliente solicita modificaciones o cambios a las pruebas presentadas,
estas se efectúan y se presentan al cliente hasta su aprobación. Siga con 3.2

3.2 Con base en los requerimientos recopilados, estrategias de venta, costos adicionales
asociados a la solución de formatos No-Estándar (si aplica), observaciones del
responsable de la coordinación del Centro de Impresión; el Vendedor prepara la propuesta
de servicios correspondiente según F 7.2.11.8 Propuesta.

3.3 El vendedor obtiene las aprobaciones requeridas, de acuerdo con I 7.2.11 Preparación y
Presentación de Propuestas.
El vendedor se encarga de hacer la propuesta y presentarla al
cliente para saber si este la acepta o no
En caso de recibir la aceptación de la misma, lo comunica al responsable de la
coordinación del Centro de Impresión, enviándole copia de la propuesta aprobada,
para que este notifique a los programadores regionales y juntos programen la
Integración Técnica requerida e incluya al cliente dentro de su cronograma de trabajo.
El responsable de la coordinación del Centro de Impresión solicita los servicios de los
programadores regionales vía correo electrónico especificando los requerimientos del
cliente.
Se procede a preparar los formatos de compras de materiales e insumos de acuerdo a
lo definido en la sección 3.4 Compras.

3.4 Después de recibir la propuesta aprobada por el cliente, el responsable de la coordinación

del Centro de Impresión remite a la persona encargada de compras, de conformidad con
la instrucción I 7.7.1 Compra Miami Direct, sus requerimientos de consumibles (tonners,
developer, fuser oil, fine filter, etc), de manera que se asegure de contar con los insumos
necesarios para la producción del mes. De la misma manera el coordinador se encarga
de pasar a la persona encargada de compras de bobinas y sobres sus requerimientos
mensuales de conformidad con la instrucción I 7.7.2 Compras países. Mensualmente o
cuando sea necesario el responsable de la coordinación del Centro de Impresión procede
a revisar los inventarios de consumibles y materiales, del resultado de dicho inventario
procede a pasar requerimientos adicionales para cubrir las existencias del Centro de
Impresión. En casos especiales de consumibles o materiales con tiempos de entrega muy
largos o escasez de los mismos, mantiene una existencia de seguridad para asegurarse
de contar con los insumos necesarios para la producción.

8
3.5 El Programador Regional, realiza el análisis de la información variable para:
• Identificar los datos personales del cliente y de sus operaciones
• Determinar la estructura del archivo de datos que el cliente proporciona para imprimir y
ensobrar su documentación.

3.6 Con la estructura de los archivos, el Programador Regional convoca a una reunión técnica
con personal designado por el cliente, para generar el programa informático del archivo
referido.

La programación se desarrolla por personal de análisis y programación del Centro de

Impresión, con base en los formatos con y sin datos y la estructura de los archivos
presentada al cliente.
La programación se realiza en el lenguaje que cada centro esté utilizando y además
utilizando el programa PPFA propietario del sistema de impresión utilizado (I.B.M.
Infoprint Manager).
El cliente propietario de la información, desarrolla con base a la estructura de los
archivos presentada por el Centro de Impresión, los programas necesarios para la
generación de los archivos con la información que será impresa en los documentos a
procesar.

3.7 Al concluir el Programador Regional los programas y el PPFA, y que el cliente ha

desarrollado los programas y generado el archivo de impresión correspondiente, se
realizan las pruebas tanto de impresión como de ensobrado.

Con base en las pruebas, el cliente solicita las correcciones que estime necesarias,
estas pueden afectar los formatos electrónicos (overlays), los formatos o programas en
el lenguaje utilizado en cada centro y los programas desarrollados por personal del
cliente para la generación del archivo.
Se efectúan pruebas hasta que el cliente apruebe la impresión. Los formatos
aprobados por el cliente son utilizados en los procesos repetitivos de impresión y
ensobrado. (Los formatos firmados como aprobados por el cliente, se adjuntan en la
propuesta aprobada).
En caso del servicio de impresión repetitivo, se requiere que el cliente envíe el
estimado de datos que enviará y la fechas en las que programa sus cortes en base a lo
cual el coordinador del centro de impresión puede administrar la programación de
impresión y ensobrado según el calendario mensual.
Si la información se recibe en medios magnéticos siga con 3.8, si es por Enlace de
comunicación siga con 3.9.

3.8 Los datos a ser impresos pueden ser enviados por medios magnéticos (CD, diskette,
Cartucho DDS2, de 8 mm en formato para AIX-RS6000 o backup para NT, Jam Extraible u
otro dispositivo o formato aceptado y previamente aprobado por el centro de impresión).
Toda información recibida por medios magnéticos, requiere registrarse según F 7.10.0.1
Propiedad del Cliente en el momento en que se recibe en GBM.

3.8.1 En caso de entrega por medios magnéticos, los mismos se reciben, ya sea, por el
Operador de Impresión de turno o el responsable de la coordinación del Centro de
Impresión. Los mismos pueden venir también en una bolsa con candado u otro
mecanismo de protección. La llave la custodia el responsable de la coordinación del
Centro de Impresión o el Operador de Turno. La bolsa o el medio magnético incluye el

9
 F 7.10.0.1 Propiedad del Cliente (que tiene original y copia), aquí se especifica el
contenido del medio magnético enviado y documentos adicionales. Pasar a 3.8.3

Si es utilizada una bolsa con candado se deja a un custodio la llave de la bolsa en caso
que no esté el responsable de la coordinación del Centro de Impresion en un
sobre sellado. El operador, al abrir el sobre, registra el uso de la llave, y luego sella
el sobre
Los clientes que auditan el proceso, traen la bolsa y se lleva la bolsa con candado y el
CD al terminar el proceso.

3.8.2 Si la información viene en una bolsa, la persona que la reciba, sea el responsable de
la coordinación del Centro de Impresión o el Operador de Turno revisa el contenido de
la misma y lo verifica contra F 7.10.0.1 Propiedad del Cliente y luego almacena la
bolsa de envío que se usa posteriormente para devolver el medio magnético al cliente.

3.8.3 El responsable de la coordinación del Centro de Impresión o el Operador de Turno,

verifica que la información del medio magnético coincida con la información descrita en
F 7.10.0.1 Propiedad del Cliente. El medio magnético debe tener una etiqueta que
indique el nombre de la empresa, el contenido y la fecha del envío. En caso de
diferencias se comunica con la empresa y resuelve.

3.8.4 El responsable de la coordinación del Centro de Impresión o en su defecto el

Operador de Turno, firma como recibido la copia del formulario F 7.10.0.1 Propiedad
del Cliente (Puede utilizarse adicionalmente sello con el logotipo de GBM), anotando
la hora y fecha de recepción y la entrega al representante del cliente.
Luego transfiere el contenido de los medios magnéticos al servidor para su
respectivo proceso, donde renombra los archivos y genera los correspondientes
para impresión.
Si aplica, coloca los medios magnéticos en la bolsa de seguridad correspondiente
y cierra el candado, caso contrario los almacena en un lugar seguro en las oficinas
del Centro de Impresión

3.8.5 Para poder retirar los medios del Centro de Impresión, el representante del cliente
deberá cumplir con los requisitos de Seguridad establecidos para el movimiento de
personas, equipos y medios en las oficinas y Centros de Impresión de GBM en cada
país. Siga con 3.11.

3.9 Los datos a ser impresos pueden ser enviados por enlace de comunicación, correo
electrónico, messenger, entre otros. Cada cliente genera los archivos con la información
que se va a imprimir. Estos archivos se generan con las características técnicas requeridas
por el Centro de Impresión (definidas en Propuesta aprobada) e incluyen los parámetros de
control para realizar verificaciones.

Si el cliente envía archivos vía FTP (File Transfer Protocol) hacia el sistema receptor
de la información, estos datos son trasladados vía FTP al servidor por el personal del
Centro de Impresión.
Si el cliente transmite la información directamente al servidor, se prosigue con el
proceso de impresión.
Si el cliente transmite los datos via correo electrónico ya sea al Operador de Turno o al
responsable de la coordinador del Centro de Impresión, los mismos son trasladados al
servidor y se prosigue con el proceso de impresión.

3.10 Los Operadores de Impresión proceden con:

10
 • Recepción de los archivos transmitidos.
• Confirmación con operadores del cliente de la recepción de los datos por el medio
pertinente.
• Verificación de la cantidad de archivos enviados, cantidad de registros recibidos e
integridad de los mismos.
• Revisión de los totales de control.
• Cambio de nombre a los archivos en el servidor.

3.11 En caso de que el cliente solicite cambios antes de la impresión siga con 3.12, de lo
contrario siga con 3.13.

3.12 Si el cliente solicite alguna modificación a los impresos (cambio de papel, cambio de
sobre o cambio en la data), antes de imprimir los documentos, se comunica con el
vendedor o el responsable de la coordinación del Centro de impresión.

3.13 El Operador de Impresión ejecuta lo siguiente:

1. El operador de turno inicia con el llenado del formulario F 7.8.7.2 Control de

Impresión y Ensobrado.
2. Enciende los equipos (servidor, impresoras, ensobradoras).
3. Coloca los suministros necesarios como son: bobinas de papel y toner, de acuerdo al
archivo que se va a imprimir
4. Verifica que el archivo generado no muestre ningún mensaje de error. En caso de
presentarse un mensaje de error lo notifica al responsable de la coordinación del
Centro de Impresión para dar seguimiento. Si el problema es interno se corrige y es
puesto nuevamente en producción. Si el problema es externo se le notifica por escrito
y/o telefónicamente al cliente quedando a la espera del envío del archivo corregido.
5. Asigna a la documentación de cada cuenta, los códigos o marcas ópticas que van a
ser impresas y que permiten al sistema de ensobrado, determinar la cantidad de hojas
por sobre. Esta actividad se realiza sobre los archivos de datos o de imágenes
recibidos del cliente.
6. Si es necesario notifica al personal del cliente la hora de inicio del proceso para que
estén presentes.
7. Verifica que la impresión de los documentos se realice de acuerdo a los estándares
establecidos, tales como:
• Papel Pre-impreso correcto (coincide con el especificado en la ultima autorización).
• Calidad del papel.
• Sisa en el documento (Que este correctamente Perforada)
• Logo correcto
• Alineación de las impresoras., etc.
8. Al iniciar la impresión, el operador de impresión realiza una revisión del archivo
tomando en cuenta aspectos como fecha, correlativo, marcas de ensobrado, datos en
las líneas correspondientes del formato, etc.
9. Durante el proceso de la impresión también se debe llevar acabo una revisión
constante. Para ello se utiliza el formulario F 7.8.7.1 Control de Calidad de Impresión
y Ensobrado. Si esta todo conforme a lo establecido se procede con la impresión. En
el caso que este algo errado, el operador comunica al responsable de la coordinación
del Centro de Impresión para dar el seguimiento debido y tomar las medidas
necesarias para luego reimprimir los documentos deficientes y continuar con el
proceso normal de impresión.
10. Se reimprimen los documentos dañados. Así mismo los documentos dañados son
trasladados a la destructora de papel o personal asignado para su eliminación por el
responsable de la coordinación del Centro de impresión.

11
 11. Al concluir la impresión, el operador completa el formulario F 7.8.7.2 Control de
Impresión y Ensobrado anotando el detalle de los documentos impresos así como de
las reimpresiones y las cuentas afectadas y lo entrega al responsable de la
coordinación del Centro de Impresión para que sirvan de soporte al momento de la
entrega y posterior facturación de servicio.
12. Si los documentos NO necesitan ensobrado pasar a 3.14 caso contrario, el operador
de turno traslada los bloques de papel identificados por archivo y numerados
correctamente junto con resumen que detalla el numero de documentos a ensobrar y el
rango a incluir en cada contenedor que debe llenar en el formulario F 7.8.7.2 Control
de Impresión y Ensobrado.
13. Al final de su turno el operador debe entregar al responsable de la coordinación del
Centro de Impresión el resumen de las actividades de impresión realizadas contenidas
en el registro F 7.8.7.2 Control de Impresión y Ensobrado.

3.14 El Operador de Ensobrado ejecuta lo siguiente:

1. Si el ensobrado es manual, se procede a realizar la actividad por el personal asignado
por el centro de impresión y luego pasar a numeral 12. Caso Contrario siga con
numeral 2.
2. El operador de turno efectúa una revisión de los trabajos impresos y pendientes de
ensobrar de acuerdo a la programación establecida
3. El operador de turno revisa el registro F 7.8.7.2 Control de Impresión y Ensobrado
que contiene la información de los documentos a ensobrar.
4. Verifica el calendario de ensobrado, por sí el archivo a ensobrar lleva inserto, si el
sobre va pegado o no, si hay prioridad en el archivo, etc. En este momento se cargan
los insertos correspondientes y se procede a ajustar la ensobradora de acuerdo al
tamaño y grosor del mismo.
5. Cuando es hoja suelta se cambia el acumulador e ir al paso 6. Si es forma continua ir
al paso 10.
6. Revisa y cuadra del primer block a ensobrar de acuerdo a las etiquetas del archivo
impreso.
7. Verifica las marcas de ensobrado del archivo correspondiente.
8. Efectúa el posicionamiento del block impreso en el modulo 1 de la ensobradora.
9. Revisa los escáner de lectura de las marcas de insertos.
10. Antes de comenzar el proceso de ensobrado, efectúa una revisión de los siguiente:
• El tipo de doblez que debe llevar el estado de cuenta o factura.
• El correlativo del estado de cuenta o factura.
• La calidad de impresión, así como del papel, el ciclo, el detalle, etc.
• El volante: a) si es fijo b) si es selectivo (inteligente)
11. Durante el proceso de ensobrado también se debe llevar acabo una revisión constante.
Para ello se utiliza el formulario F 7.8.7.1 Control de Calidad de Impresión y
Ensobrado. Si esta todo conforme a lo establecido se procede con el ensobrado. En el
caso que este algo errado, el operador comunica al responsable de la coordinación del
Centro de Impresión para dar el seguimiento necesario y tomar las medidas que
permitan continuar con el proceso normal de ensobrado.
12. En caso de ser necesario se reimprimen y vuelven a ensobrar aquellos documentos
que hayan sido dañados durante el proceso de ensobrado. Así mismo los documentos
dañados son trasladados a la destructora de papel o personal asignado para su
eliminación por el responsable de la coordinación del Centro de Impresión.
13. El operador con el personal del centro de impresión, ingresa los estados de cuenta ya
ensobrados en cajas o en el contenedor acordado con el cliente de acuerdo al rango
en las etiquetas para su movimiento y posterior entrega.
14. Al concluir la actividad de ensobrado, el operador completa el formulario F 7.8.7.2
Control de Impresión y Ensobrado anotando el detalle de los documentos
ensobrados así como de los documentos dañados y vueltos a ensobrar y lo entrega al

12
 responsable de la coordinación del Centro de Impresión para que sirvan de soporte al
momento de la entrega y posterior facturación de servicio.
15. Al final de su turno el operador debe entregar al responsable de la coordinación del
Centro de Impresión el resumen de las actividades de ensobrado realizadas
contenidas en el registro F 7.8.7.2 Control de Impresión y Ensobrado.

3.15 El responsable de la coordinación del Centro de Impresión llena el formulario F 7.2.14.1

Orden de Entrega (Impresión Variable) en la cual indica la cantidad de sobres, o
solamente de impresiones si es el caso, que se están enviando y remite las bandejas
correspondientes a la persona o entidad establecida por el cliente.

3.16 El responsable de la coordinación del Centro de Impresión ejecuta lo siguiente:

• Analiza el registro F 7.8.7.2 Control de Impresión y Ensobrado.

13
I 7.8.7 Impresión Variable
Vendedor
Planifica y realiza reunión con el cliente, en
conjunto con el responsable de la
coordinación del Centro de Impresión, para
identificar los requerimientos específicos del
cliente
Corresponden los
requerimientos al
formato estandar
No
Determina apoyado del
responsable de la
coordinación del Centro
de Impresión, los
requerimientos del
Formato-No estándar y el
esfuerzo necesario para
su implantación.
Define con el responsable de la
coordinación del Centro de Impresión el
mecanismo adecuado y la necesidad de
facturar este servicio.
Prepara la propuesta de servicios
correspondiente
F 7.2.11.8 y obtiene aprobación
Responsable de la coordinación Operadores de impresión y
Cliente Programador
del Centro de Impresión ensobrado
•
Somete el r
F 7.2.4.1 • Entrega el
Efectúa el análisis de los
formatos. Revisa que los
Si mismos cumplan con las
consideraciones
1
¿Proporciona el cliente el
Si
diseño?
No
Toma los formatos sin
datos, los escanea y los Presenta Diseño al
envía a los programadores responsable de la
regionales para que coordinación del Centro
generen las respectivas de Impresión.
pruebas
1
No
¿Aprueba?
Toma los formatos sin
datos, los escanea y los
envía a los programadores Si
regionales para que
generen las respectivas
pruebas
1
presenta pruebas al
cliente para su revisión y
aprobación
Recibe copia de la propuesta
aprobada y programa
Realiza integración Técnica.
Integracion Tecnica con
programadores
Remite a la persona
encargada de compras sus
requerimientos de
consumibles. I 7.7.1, I 7.7.2
Recibe información en medio
magnético o por enlace de Realiza pruebas de impresión y
comunicación tomando en ensobrado hasta que cumpla
cuenta todas las medidas de con las conformidades del
seguridad según corresponda. cliente.
F 7.10.0.1
No Preparan y realizan impresión y
¿Solicita cambios ensobrado. Llevan los controles
ANTES de impresión? respectivos
F 7.8.7.1, F 7.8.7.2
Si
Antes que se impriman los
documentos, se comunica con el
Realiza Orden de entrega F Representante de Ventas o el
7.2.14.1 en la cual indica la Responsable del Centro de
cantidad de sobres, o impresión
solamente de impresiones si
es el caso, que se están
enviando y remite las
bandejas correspondientes a
la persona o entidad
establecida por el cliente.
Entrega el registro F 7.8.7.2
aprobado por el Gerente del
área al encargado de
facturación Departamento de
Finanzas acompañado del
registro F 7.2.14.1
El Departamento de Finanzas
procede con facturación
I 7.2.13
14
 ANEXO No. 2
Procedimiento de Seguridad de Centros de Impresión
V 1.1 2007

1. Objetivos y Alcance:

El procedimiento de Seguridad de los Centros de Impresión de GBM tiene como

objetivo establecer instrucciones a seguir para asegurar el cumplimiento de las
normas de seguridad física, lógica, control de acceso, manejo de información
confidencial y destrucción de materiales sobrantes/desperdicios que contengan
información clasificada como “confidencial”; incluyendo los materiales sobrantes o
desperdicios que tengan impresos logotipos o marcas del cliente.

Asimismo, el objetivo de este procedimiento es contar con los controles necesarios

para manejar la información propiedad del cliente cumpliendo los contratos
establecidos, este documento complementa la Instrucción I 7.8.7 Impresión
Variable, donde se identifica el proceso operacional para prestar el servicio de
impresión y ensobrado de GBM.

Este procedimiento se aplica a todos los países donde GBM provee el servicio de
impresión variable y hace referencia a los siguientes documentos y formatos:

∗ I 7.8.7 Instrucción de Impresión Variable (QSI, Sistema de Calidad

de GBM)
∗ Norma ISO 17799:2000 Gestión de la Seguridad de la Información
∗ Procedimientos de IT para sistemas internos de GBM:
Aseguramiento en la Seguridad de los Sistemas Aplicado a DS5 del
Estándar COBIT 4.0.
∗ Anexo A: Formato de Control de Acceso al Centro de Impresión.
∗ Anexo B: Formato de Constancia de Destrucción de material de
desperdicio o sobrante.
∗ Anexo C: Check List de Auditoria de Cumplimiento de Seguridad del
CI.

2. Procedimiento de Seguridad:

2.1 Procedimientos de Seguridad Física

El procedimiento de control de acceso al Centro de Impresión debe

seguirse con el propósito de evitar el ingreso de personal no autorizado las
áreas de producción. Debe restringirse a un segundo nivel de operación
autorizado el acceso a áreas de almacenamiento de medias y servidores de
impresión. El objetivo de estos procedimientos es evitar el acceso, copia,
daño o alteración de información propiedad del cliente que esta bajo
custodia del Centro de Impresión. El área donde se ubica información y

15
materiales del cliente debe estar protegida por instalaciones adecuadas y
seguridad perimetral, contando con equipos de control de acceso y guardias
de seguridad perimetral en el Edificio que alberga el Centro de Impresión.

2.2 Control de Acceso al área de Centro de Impresión

Para el control del acceso al Centro de Impresión se debe contar con un

lector Biométrico de huella digital o control de acceso de tarjeta de
proximidad al cual solo un limitado número de personal debe tener acceso,
además se debe tener instalado el número necesario de cámaras de
seguridad ubicadas en puntos claves (ingreso, área de impresión,
ensobrado, servidores, bodega de producto terminado y papel) , así como
lectores de tarjetas o códigos para ingreso a las puertas interiores que
estén clasificados como restringidos (almacenamiento de medias y
servidores de impresión).

El sistema de vigilancia de circuito cerrado por medio de cámaras debe

contar con un sistema adecuado de grabación las 24 horas y back up para
verificación posterior de incidentes y monitor de vigilancia. El back up se
debe mantener por 3 meses como mínimo.

Se debe tener un listado del personal autorizado de GBM y de los clientes

autorizados para ingresar al Centro de Impresión. La responsabilidad de
llevar este listado es el Administrador del Centro de Impresión.

Se deben realizar auditorias y revisiones periódicas (cada seis meses como

mínimo) por parte de personal designado por GBM para el cumplimiento de
las medidas de seguridad.

Proceso de Control de Acceso al Centro de Impresión:

1. Para el control de acceso al Centro de Impresión de personal del cliente

se debe mantener un listado actualizado por el cliente para el personal
autorizado a ingresar a las instalaciones del Centro de Impresión, el cual es
respaldado por cartas o documentos establecidos en los contratos o
acuerdos con el cliente. En los cuales se indican como mínimo el Nombre,
número de cédula o pasaporte, empresa y otras observaciones que crea
conveniente. Debe establecerse en los contratos que el cliente es
responsable de dar aviso de cambios en el personal o niveles de
autorización a las instalaciones.

2. El representante del cliente previamente autorizado llega y solicita el

ingreso al Centro de Impresión. Presentando su documento de

16
identificación que debe coincidir con el que aparece en el listado autorizado.
De lo contrario no se le permitirá su ingreso dando las disculpas del caso.

3. Si el nombre del visitante esta en la lista, el encargado de la seguridad

del Centro de Impresión le permitirá el ingreso al visitante y se anota en el
control de visitas, sino esta en listado se le niega el acceso.

4. El encargado de seguridad da aviso al operador de turno del Centro de

Impresión, para que lo atienda personalmente.

5. El Operador de turno del Centro de Impresión llega a recibir al visitante y

lo conduce al Centro de Impresión.

6. El Operador de turno lo anota en el formato de “Control de acceso al

Centro de Impresión”.

7. El formato de Control de acceso al Centro de Impresión debe contener

fecha, hora, nombre, no. cedula o pasaporte, empresa y firma. Este reporte
se adjunta en el Anexo A de este procedimiento.

8. Para visitante o futuros clientes que no tienen contrato con GBM, se

planifica el día y hora que estos vendrán, los operadores y los guardias de
seguridad deben de contar con un correo electrónico o notificación escrita
que la persona esta autorizada a entrar a las instalaciones, se procede de la
misma manera como con los clientes para que ingresen, y siempre allá un
registro de los mismos.

9. Por ningún motivo debe dejarse el área sin control por parte del operador
del Centro de Impresión, los ingresos medias (CD´s, Cintas, diskettes u
otros) están restringidos y otro equipo deben controlarse mediante los
procedimientos de ingreso de equipo y medias del cliente. Ver sección 2.3
continuación.

2.3 Control acceso, recepción y devolución de medias con información

propiedad del cliente:

Según la instrucción I 7.8.7 impresión variable el control que debe llevarse

para la recepción de información propiedad del cliente en medios
magnéticos y enlaces de comunicación es el siguiente, es responsabilidad
del Administrador del Centro de Impresión el cumplimiento de esta
metodología.

Todo medio magnético debe venir debidamente rotulado indicando la

información del cliente, contenido y fecha del envío. No se admite que los
clientes o personal no autorizado ingresen equipos portátiles, cámaras,
scanners, grabadoras, videos, celulares con video/cámara, medios

17
magnético no identificados, memorias USB u otro dispositivo con el cual
pudieran tener acceso a información confidencial y obtener copias de
programas o archivos de otros clientes.

El encargado del ingreso al Centro de Impresión debe prohibir en todo

momento, el ingreso de equipo informático a empleados de GBM y/o
clientes que porten equipos no autorizados para el ingreso.

2.3.1 Recepción de información por medios magnéticos.

1. Los datos a ser impresos pueden ser enviados por medios magnéticos
(CD, diskette, Cartucho DDS2, de 8 mm en formato para AIX-RS6000 o
backup para NT u otro dispositivo o formato aceptado y previamente
aprobado por el centro de impresión). Toda información recibida por medios
magnéticos, requiere registrarse según F 7.10.0.1 Propiedad del Cliente en
el momento en que se recibe en GBM.

2. En caso de entrega por medios magnéticos, los mismos se reciben, ya

sea, por el Operador de Impresión de turno, el Encargado de Control de
Calidad o el Administrador del Centro de Impresión. Los mismos pueden
venir también en una bolsa con candado. La llave la custodia el Jefe del
Centro de Impresión, el Operador de Turno o el Encargado de Control de
Calidad. La bolsa incluye el F 7.10.0.1 Propiedad del Cliente (que tiene
original y copia), aquí se especifica el contenido del medio magnético
enviado y documentos adicionales.

3. Si la información viene en una bolsa, la persona que la reciba, sea el

Administrador del Centro de Impresión, el Operador de Turno o el
Encargado de Control de Calidad, revisa el contenido de la misma y lo
verifica contra F 7.10.0.1 Propiedad del Cliente y luego almacena la bolsa
de envío que se usa posteriormente para devolver el medio magnético al
cliente.

4. El Administrador del Centro de Impresión, el Operador de Turno o el

Encargado de Control de Calidad , verifica que la información del medio
magnético coincida con la información descrita en F 7.10.0.1 Propiedad del
Cliente. El medio magnético debe tener una etiqueta que indique el nombre
de la empresa, el contenido y la fecha del envío. En caso de diferencias se
comunica con la empresa y resuelve.

5. La persona que recibe la información, sea el Administrador del Centro de

Impresión, el Operador de Turno o el Encargado de Control de Calidad,
recibe, firma y sella como recibido la copia del formulario F 7.10.0.1
Propiedad del Cliente (El sello a utilizar deberá incluir el logotipo de GBM),
anotando la hora y fecha de recepción y la entrega al representante del
cliente). Luego transfiere el contenido de los medios magnéticos al servidor

18
para su respectivo proceso, donde renombra los archivos y genera los
correspondientes para impresión.

Si aplica, coloca los medios magnéticos en la bolsa de seguridad

correspondiente y cierra el candado, caso contrario los almacena en un
lugar seguro en las oficinas del Centro de Impresión. (El sitio donde se
almacenan los medios debe tener llave y estar ubicado en un área
restringida, debe llevarse una bitácora con el listado de los medios que
están almacenados en esta ubicación, indicando el Cliente, contenido y
fecha de envío).

6. Para poder retirar las medias propiedad del cliente del Centro de
Impresión, el representante del cliente deberá cumplir con los requisitos de
Seguridad establecidos para el movimiento de personas, equipos y medios
en las oficinas y Centros de Impresión de GBM en cada país. Al momento
de ser retirado debe firmar de recibido conforme en el documento F 7.10.0.1
Propiedad del Cliente originalmente creado cuando se hizo la recepción en
GBM, no será entregado el medio magnético si no es la persona autorizada
por el cliente.

7. Posterior a la impresión y ensobrado de los documentos del cliente y

dependiendo del contrato especifico firmado con el mismo, los archivos son
borrados del servidor para mantener la seguridad del cliente. Debe existir
una Bitácora donde se establece cuando se borraron los archivos de un
cliente especifico, quedando constancia de dicho proceso.

8. El password de acceso al servidor de impresión y PC´s utilizadas para el

Centro de Impresión deben cumplir con la Política establecida en los
Procedimientos de IT para sistemas internos de GBM: Aseguramiento en la
Seguridad de los Sistemas Aplicado a DS5 del Estándar COBIT 4.0.
Además los servidores de impresión deben estar instalados en una red
interna propia, para evitar cualquier acceso de intrusos.

2.3.2 Recepción de Información por Enlace de Comunicación:

1. Los datos a ser impresos pueden ser enviados por enlace de

comunicación. Cada cliente genera los archivos con la información que se
va a imprimir. Estos archivos se generan con las características técnicas
requeridas por el Centro de Impresión (definidas en la propuesta aprobada)
e incluyen los parámetros de control para realizar verificaciones.

Si el cliente envía archivos vía FTP (File Transfer Protocol) hacia el sistema
receptor de la información, estos datos son trasladados vía FTP al servidor
por el personal del Centro de Impresión.
Si el cliente transmite la información directamente al servidor, se prosigue
con el proceso de impresión.

19
Si el cliente transmite los datos vía correo electrónico ya sea al Operador de
Turno o al Jefe del Centro de Impresión, los mismos son trasladados al
servidor y se prosigue con el proceso de impresión. (ver controles sobre el
e-mail para mantener la confidencialidad por parte del Administrador del
Sistema de GBM)

2. Los Operadores de Impresión proceden con:

• Recepción de los archivos transmitidos.
• Confirmación con operadores del cliente de la recepción de los datos
por el medio pertinente.
• Verificación de la cantidad de archivos enviados, cantidad de
registros recibidos e integridad de los mismos.
• Revisión de los totales de control.
• Cambio de nombre a los archivos en el servidor.

3. Posterior a la impresión y ensobrado de los documentos del cliente y

dependiendo del contrato con el cliente, los archivos son borrados del
servidor para mantener la seguridad. Debe existir una Bitácora donde se
establece cuando se borraron los archivos de un cliente especifico,
quedando constancia de dicho proceso.

2.3.3 Seguridad Lógica del Centro de Impresión:

Cuando se habla de seguridad lógica no es mas que de los propios

sistemas y redes que intervienen para la operación de un departamento.

El centro de impresión tiene montada una red totalmente independiente de

las demás redes del edificio, esta separación es una separación física, de
tal forma que el acceso a esta red desde el Internet u otra red es totalmente
imposible.

Se tiene creadas políticas de usuario según el rol del mismo, las cuales
permiten en base a la función de cada usuario operar los sistemas del
centro de impresión.

Entre las políticas de usuario también se tiene contemplado el cambio de

password el cual debe hacerse forzosamente por políticas de servidor cada
dos meses mínimo, y no puede repetir contraseñas en un termino de 3
periodos.

Respaldos

Como parte de la seguridad de sistemas, se implementaron políticas de

respaldos o backups. Los cuales deben ser realizados semanalmente
incluyendo entre estos backups de sistemas operativos (MKSYSB),
Backups de programas producto, y Backups de programas para clientes.

20
 Nota: Como parte de la seguridad NO SE RESPALDA INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL DE LOS CLIENTES YA QUE ESTA ES TOTAL
PROPIEDAD DEL CLIENTE, ADEMAS DICHA INFORMACIÓN ES
ELIMINADA EN CUANTO LOS PROCESOS DE IMPRESIÓN GENERAL Y
DE RECUPEROS ES FINALIZADA.

RECEPCION DE DATOS

El procedimiento de recepción de datos se maneja de 2 formas:

1. Se tiene montado en el Centro de Computo del Centro de impresión

un servidor FTP, al cual los clientes que deseen transferir sus datos vía
FTP, están obligados a instalar su enlace de comunicación hacia este y por
medio de la creación de un usuario de nuestra parte en dicho servidor con
privilegios de almacenar datos únicamente en una carpeta creada
exclusivamente para ellos, procedan a almacenar sus datos para cada
proceso de impresión, y a su vez de notificar al personal del centro de
impresión de GBM por mail para que nosotros procedamos a retirar los
datos de dicho servidor y ponerlo en producción.

2. El segundo procedimiento consta de la entrega por parte de los

clientes de medios magnéticos conteniendo los datos a imprimir, dichos
medios son recibidos bajo el formulario descrito arriba y a su vez luego de
poner los datos en producción son devueltos al cliente bajo firma de
recepción en dicho formulario. (ver sección de recepción de archivos en
medio magnético)

3. Destrucción de Sobrantes y desperdicio de materiales con

información confidencial

3.1 Materiales con información “Confidencial”: Según la

instrucción I 7.8.7 Impresión Variable, tanto los documentos dañados
en impresión y en el proceso de ensobrado que contienen
información confidencial que pueden ser resultado de un fallo de
operación, control de calidad o sobrantes son considerados
materiales con información confidencial, el manejo de los mismos
esta sujeto a este procedimiento y en todo momento tiene que
tomarse las medidas para evitar que puedan salir del Centro de
Impresión y ser mal utilizados. El Operador de impresión o
ensobrado debe identificar este material como “confidencial” sujeto a
destrucción e informar a su Jefe inmediato. Este material es
acumulado diariamente en un contenedor o área identificada para
este fin. Este equipo debe estar ubicado dentro de las instalaciones

21
de GBM, la custodia del material en todo momento es
responsabilidad del Administrador del Centro de Impresión.

El Administrador del Centro de Impresión dictamina la destrucción del

material y el operador encargado procede a destruir el mismo en el
equipo de destrucción de papel. En ningún caso este material
puede salir del Centro de Impresión sin haberse destruido.

El operador que realiza la destrucción debe llenar el formato Anexo B

de este procedimiento detallando la actividad realizada para dejar
constancia.

3.2 Materiales sobrantes o desperdicio con pre-impreso: Estos

materiales que son sobrantes de bobinas, papel con
membretes/logotipos/información del cliente o sobres que ya no van
a ser utilizados, también son considerados materiales “sensibles” ya
que pueden ser mal utilizados, si los materiales fueron adquiridos por
GBM, el Administrador debe dictaminar la autorización para su
destrucción, procediendo a realizarlo con la utilización de destructora
de papel. En ningún caso este material puede salir del Centro de
Impresión sin haberse destruido. Para evitar confusión el material
que fue dictaminado para “destrucción” debe ser debidamente
etiquetado, para que de acuerdo a la programación se traslade al
área donde se encuentra el equipo de destrucción y se proceda. El
operador que realiza la destrucción debe llenar el formato Anexo B
de este procedimiento detallando la actividad realizada.

En el caso de existir material pre-impreso o sobres enviados por el

propio cliente, después de haber transcurrido el tiempo de
producción y no teniendo mas utilización en GBM, debe informarse
por escrito al cliente para que envíe a recogerlo. El cliente debe
enviar una carta autorizada por su Gerente dejando constancia por
escrito de la cantidad, tipo de documento y fecha de recepción
firmado/sellado por el Gerente autorizado por el cliente donde se
hacen responsables de su utilización. Al igual, que al momento de la
entrega debe entregarse un conduce, donde especifica el material
que se esta devolviendo al cliente.

Para el caso de sobrantes en el cono de las bobinas de impresión,

comúnmente llamados “tocones”, el administrador puede entregarlos
al suplidor que GBM le compro dicho material o al cliente final, para
su descarte, a través de un conduce. De lo contrario, debe ser
triturado dentro de las instalaciones de GBM.

22
 3.3 Materiales publicitarios enviados por el cliente: Estos
materiales como insertos, catálogos, cartas publicitarias, cajas con
publicidad son considerados materiales “sensibles” y sujetos a
devolución al cliente o destrucción con autorización del cliente.

En el caso este material haya sido provisto por el cliente, después de

haber transcurrido el tiempo de producción y no teniendo mas
utilización en GBM, debe informarse por escrito al cliente para que
envíe a recogerlo. El cliente debe dejar constancia de la cantidad,
tipo de documento y fecha de recepción firmado/sellado por el
Gerente autorizado por el cliente donde se hacen responsables de su
utilización.

Para evitar confusión el material que fue dictaminado para

“destrucción” debe ser debidamente etiquetado, para que de
acuerdo a la programación se traslade al área donde se encuentra el
equipo de destrucción y se proceda. El operador que realiza la
destrucción debe llenar el formato Anexo B de este procedimiento
detallando la actividad realizada.

3.4 Equipo para Destrucción de papel: La metodología para la

destrucción de papel es el desmenuzado o “shredding” utilizando un
Equipo tipo de destrucción que garantice la destrucción del
documento y que no sea posible su reconstrucción o legibilidad.

El Equipo de Destrucción de papel indicado es el Industrial o para

grandes oficinas, esto va a depender de la producción diaria de
desperdicio y sobrantes de papel/sobres.

El procedimiento de destrucción obliga a que sea realizado por

personal de GBM, que tenga contrato de confidencialidad firmado en
el departamento de MANAGEMENT SERVICES.

No se acepta la subcontratación de empresas terceras, ni que este

proceso se realice fuera de las instalaciones del Centro de Impresión
de GBM.

4. Auditorias de Cumplimiento de Seguridad:

Con una frecuencia mínima de seis meses, y de acuerdo al check list

(Anexo C) creado para este fin. Se realizan auditorias por parte de
personal designado por GBM en los Centros de Impresión. Las
inconformidades encontradas en este procedimiento son reportadas al
Gerente General, Gerente de Servicios, Gerente Regional del área y

23
Director de Servicios de GBM Corporación para que se tomen las acciones
correctivas para el cumplimiento del mismo.

24
 CENTRO DE IMPRESIONES GBM NICARAGUA
PRIORIZACIÓN Y COMPROMISOS DE SERVICIO CON NUESTROS CLIENTES
MAYO DEL 2008
POLÍTICAS % CLIENTE

ANEXO No. 3
PESO RELATIVO DE NUESTROS CLIENTES Y
PRINCIPALES COMPROMISOS CONTRAÍDOS CON CADA UNO
El cliente número 1, al que atenderemos: Atención inmediata y ENITEL FIJO
priorizada Mínimo de 60,000 Facturas Cada/24 horas por ciclo ENITEL MOVIL
Entrega de Reimpresiones y facturas adicionales los Miercoles y
ENITEL DATA
Viernes Las correcciones del proceso de ensobrado se entregarán
a primera hora del día siguiente, conforme lista de solicitud. 46.90 CLARO TV
Ciclos del 1 al 7 se entregarán a las 3:00 p.m. del mismo día. Los
ciclos 8, 9 y 0 igual, pero si hay atrazo, a primera hora del día
siguiente.Cantidad de entregas, la cantidad que sea, junto con las
correcciones. 12.33 CREDOMATIC
Ciclos a primera hora del día siguiente. BANCO UNO
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las AVAL
correcciones. 12.33 PACIFIC
Entregas a las 24 horas, (la cantidad que sea), junto con las
correcciones. 9.92 ENACAL
Ciclos a primera hora del día siguiente.
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las
correcciones.
Inmediatamente que se genere colocar listas junto con estadísticas,
para que el Coordinador las envíe.
6.86 BDF
Ciclos Facturación General se entregara 48 horas después de
recibido.
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las
correcciones. Facturación Auxiliar, Facturas en blanco y Débitos
Automáticos 24 horas, la cantidad que sea, junto con las
correcciones.
8.02 ESTESA/CABLENET
Ciclos a primera hora del día siguiente.
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las
correcciones.
Inmediatamente que se genere colocar listas junto con estadísticas,
para que el Coordinador las envíe. 1.13 FINDESA
Ciclos a primera hora del día siguiente.
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las
correcciones. 0.62 FINANCIA CAPITAL
Ciclos a primera hora del día siguiente.
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las
correcciones.
0.88 CASA PELLAS
Ciclos a primera hora del día siguiente.
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las
correcciones. 0.62 DIRECTV
Ciclos a primera hora del día siguiente.
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las
correcciones.
No se ensobra, pero se entregan los sobres. 0.08 GRUPO ROBLE
Ciclos a primera hora del día siguiente.
(Cantidad de entregas, la cantidad que sea), junto con las
correcciones. 0.25 AMANCO

99.94

Nota: El BDF es de una importancia relativa mayor que la que se refleja en el cuadro, esta
subiendo sus volúmenes en la medida en que incorpora nuevos productos.

25
 ANEXO No. 4
PRODUCTOS CREDOMATIC POR BOBINA, SOBRE Y CICLO.
(INCLUYE VOLÚMENES ESPERADOS.)

26
 ANEXO No. 5
ESPECIFICACIONES PARA INSERTOS

Cuando se quiere introducir un inserto en los documentos que les ensobramos en

el Centro de Impresiones, para evitar que estos ocasionen problemas en la
máquina, deberán tomar en cuenta las siguientes especificaciones.

9 Las medidas óptimas del inserto deberán ser 8 ½” de largo x 3 ½” de

ancho.
9 El papel utilizado preferiblemente deberá ser satinado de 120 ó 150 gramos
o papel ledger de 90 gramos. Igualmente se puede usar papel bond 40 de
75 gramos o más.
9 Debe ser rectangular sin troquelado en el borde. En caso de que se desee
hacerlo con alguna figura geométrica, deberán traernos una muestra de 100
hojas para verificar si logra pasar por la máquina.
9 No deberá ser papel imantado.
9 No debe llevar grapas.
9 El grado de barniz que tolera la máquina es hasta de un 40 a 45%.
9 Si es bi o trifoliar, tiene que ir en forma de V, (una de las partes alargadas
debe ir cerrada completamente, es decir doblados en C y nunca en Z.) Para
efecto del número de insertos convenidos con el cliente, cada doblez
cuenta como un inserto.
9 Los insertos deberán ser entregados en paquetes que los contengan
ordenadamente en la misma posición y sin que sufra torsión o dobladuras
que puedan dificultar la inserción en la máquina.
9 La impresión que contenga deberá ser seca, evitando así que los insertos
se peguen unos con otros.
9 Se puede usar un inserto de hasta 2 hojas tamaño carta, dobladas en tres
partes; sin embargo, estos deberán ser confeccionados en un papel menos
grueso que el satinado de 150 gramos, es decir, ledger o satinado de 90
gramos. Además se debe recordar la recomendación de que uno de los
lados debe de venir cerrado. (Doblez en C, no en Z)

Si hacen esto, evitarán incrementar sus costos pues, si el inserto no llena estas
especificaciones se ocasionan retrasos no deseados y tiene que insertarse
manualmente, lo que tiene un costo adicional, máxime en el caso de volúmenes
grandes de documentos.

27
 ANEXO No. 6
CUADRO DE CONTROL DE SOBRES PROMOCIONALES E INSERTOS
DEL CENTRO DE IMPRESIONES GBM DE NIC.

28
 ANEXO No. 7
CUADRO DE CONTROL DE INSERTOS Y SOBRES PROMOCIONALES
RECIBIDO DEL CLIENTE
EJEMPLO

NOMBRE DEL CLIENTE

CUADRO DE CONTROL DE INSERTOS Y SOBRES PROMOCIONALES

CICLOS
PLANES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
AAAAAAA X Y Y Z Z
BBBBBBB Y Y Z Z
CCCCCC Y Y Z Z
DDDDDD X Y Y Z Z
EEEEEEE Y Z Z
FFFFFFFF Y Z Z
GGGGGG X Y Z Z
HHHHHHH Y Y Z Z
IIIIIIIIIIII X Y Z Z
JJJJJJJJJ Y Z Z
KKKKKKK Z
Inserto x
Inserto Y
Sobre Z
Instrucciones:
Coloque el símbolo correspondiente al inserto o sobre de que se trate, en la casilla
correspondiente a los planes que lo llevan.

29
 ANEXO No. 8
CONTROL DE CALIDAD DE IMPRESIÓN Y ENSOBRADO

30
 ANEXO No. 9
INFORME DIARIO DE PRODUCCIÓN
Para Impresores y Ensobradores

Operador: _____________________ Equipo: _______________ I.D.: _____________

Fecha: __________________________ Hora Inicio Turno: _____________________

Fecha: __________________________ Hora Termina Turno: ___________________

1 TRABAJOS EFECTUADOS
Cliente 1 Fecha: (Impresor) Nombre del Producto
Recibió archivo: Hora: (Impresor) Hora en que generó: De las: A las:
Hora inició: Hora a que terminó:
Cantidad
producida Material desperdiciado
Total material
usado Material en mal estado
Explique por qué y que hizo con él: _____________________________________________________
__________________________________________________________________________________
2 INSERTOS
3 OR 4 NOMBRE CANTIDAD TIPO
DEN FIJO INTELIG.

Cliente 2 Fecha: (Impresor) Nombre del Producto

Recibió archivo: Hora: (Impresor) Hora en que generó: De las: A las:
Hora inició: Hora a que terminó:
Cantidad producida Material desperdiciado
Total material usado Material en mal estado
Explique por qué y que hizo con él: _____________________________________________________
__________________________________________________________________________________
5 INSERTOS
6 OR 7 NOMBRE CANTIDAD TIPO
DEN FIJO INTELIG.

31
Cliente 3 Fecha: (Impresor) Nombre del Producto
Recibió archivo: Hora: (Impresor) Hora en que generó: De las: A las:
Hora inició: Hora a que terminó:
Cantidad producida Material desperdiciado
Total material usado Material en mal estado
Explique por qué y que hizo con él: _____________________________________________________
__________________________________________________________________________________
8 INSERTOS
9 ORDEN 1. NOMBRE CANTIDAD TIPO
FIJO INTELIG.

2. INTERRUPCIONES
INICIA TERMINA TOTAL CAUSA MEDIDAS

CAUSAS: CT: Cambio Toner / PA: Poner Aceite / PR: Poner Revelador / RMn: Reparación Menor / RMy:
Reparación Mayor / CEN: Corregir Error Nuestro / CEC: Corregir Error Cliente / CB: Cambiar Bobina / BS:
Buscar Sobres / SP: Sacar producto del área de máquina / Otro: Especificar que pasó.

Cambios de Toner con marcador de la máquina en el No. __________________ y ________________

Aceite consumido: _________________________ Revelador consumido: ________________________

Detallar repuestos usados, si hubo necesidad:

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

OBSERVACIONES: __________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

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 ANEXO No. 10
TRASLADO DE TURNO

33