LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Definición:
Es un libro principal obligatorio de foliación simple, en el cual se registra en detalle el
dinero disponible, derechos, bienes, valores, deudas, obligaciones y el patrimonio que
posee una persona natural o jurídica, al inicio de sus operaciones y al cierre de cada
ejercicio económico.
Además especifica la situación de la empresa, sirve de base y punto de partida de toda
labor administrativa.

Aspecto legal:
- Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase apreciados en su valor
real y que constituyen el ACTIVO.
- Relación exacta de todas las deudas y toda clase de obligaciones, si las tuviera,
que forma el PASIVO.
- Si fijará la diferencia entre el ACTIVO y PASIVO que constituirá el CAPITAL.

Inventario:
Se llama inventario a la relación detallada de los valores, bienes y derechos,
obligaciones o deudas que tiene una empresa al iniciar y finalizar sus operaciones de
un período contable permitiendo determinar con exactitud los rubros que conforman el
activo y pasivo.

“El libro de inventarios y balances sirve para redactar y anotar el primer asiento en el
libro diario, el mismo que recibe el nombre de ASIENTO DE APERTURA, si con él se
inicia la contabilidad; o de REAPERTURA cuando se reinician las operaciones de un
segundo, tercero, etc ejercicio”.

Clases de inventario:
Inventario Inicial o de apertura.- Es aquel que prepara el comerciante o empresa al
iniciar sus operaciones mercantiles con la finalidad de conocer el estado de situación
patrimonial al iniciar su primer periodo contable.
Consta de 3 partes:
- Activo: comprende el dinero, bienes que posee la empresa y toda suerte de
derechos a su favor.
- Pasivo: comprende las deudas y obligaciones.
- Patrimonio: viene a ser la diferencia entre el activo y pasivo.
Inventario de cierre.- Es el que se prepara y registra después de haberse concluido un
período de actividades generalmente de un año, para conocer la situación patrimonial
de la empresa y la utilidad o pérdida obtenida.

Inventario de situación.- Aquel que se efectúa en cualquier época del año, motivado
por circunstancias especiales, como la empresa desea conocer la situación de una fecha
determinada cuando ocurre un crédito a una entidad financiera.

BALANCE DE INVENTARIO:
Se presentan únicamente de los rubros o cuentas y sus cantidades en forma global,
facilitando con ello la visión concreta y clara de las diferencias categorías de bienes,
obligaciones y capital contable de la empresa.

Clases de balance de inventario: Son el inicial y el cierre.

Activo:
- Cosas materiales (dinero, mercaderías, muebles, inmuebles, etc).
- Relaciones materializadas (créditos a favor de la empresa, efectos de comercio
como facturas y letras por cobrar, etc).
- Derechos (marcas de fábrica, patentes, etc).

Pasivo:
- Deudas.
- Deudas sobre el conjunto de la empresa por razón de las operaciones del
negocio.
- Obligaciones, de toda suerte que pueden ser valoradas y afectan o pueden
afectar el conjunto patrimonial.

Patrimonio neto:
- Aportación inicial de los propietarios.
- Modificaciones de aumento o disminución como consecuencia de las
operaciones del negocio.
- Producto de venta de acciones a mayor valor que el nominal.
- Excedente de revaluación de activos fijos.
 OPERACIONES CON LAS CUENTAS

Compras al Contado
El 14/03 se realiza la compra de 10,000 unidades de polos de
algodón pique, manga corta, diversos colores a S/. 35.00 c/u más
IGV, pagándose al contado con depósito en el Banco

-------------------------------------- x -------------------------------------
--
60 Compras 350,000
601 Mercaderías
40 Tributos por Pagar 63,000
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
42 Cuentas por Pagar Comerciales -
Terceros 413,000
421 facturas
14/03 Por la compra de 10,000 Unid. de Polos S/. 35 c/u
-------------------------------------- x -------------------------------------
--
20 Mercaderías 350,000
201 Mercaderías
61 Variación de mercaderías 350,000
611 Mercaderías
14/03 Por el ingreso de la mercaderías al almacén
-------------------------------------- x ------------------------------------
--
42 Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros 413,000
421 facturas
10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 413,000
104 Cuentas Corrientes
14/03 Por la cobranza efectuada de la venta de mercadería
-------------------------------------- x ------------------------------------
Compra al Crédito
Tomando el caso anterior si la compra se efectuara el 14/03 con
factura a 30 días, la provisión sería la misma sin embargo la fecha
de pago sería el 14/04
-------------------------------------- x -------------------------------------
--
60 Compras 350,000
601 Mercaderías
40 Tributos por Pagar 63,000
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
42 Cuentas por Pagar Comerciales -
Terceros 413,000
421 facturas
14/03 Por la venta de 10,000 Unid. de Polos S/. 35 c/u
-------------------------------------- x -------------------------------------
--
20 Mercaderías 350,000
201 Mercaderías
61 Variación de mercaderías 350,000
611 Mercaderías
14/03 Por el ingreso de la mercaderías al almacén
-------------------------------------- x-------------------------------------
-
42 Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros 413,000
421 facturas
10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 413,000
104 Cuentas Corrientes
14/04 Por el pago realizado en la compra al vencimiento de la factura
-------------------------------------- x ------------------------------------
-

Anticipo realizado a proveedores

Si como condición de la compra es necesario dar un pago anticipado
para luego en fecha posterior recibir la mercadería, la contabilización
de ese anticipo sería como sigue:

Se emite el 14/03 una orden de compra a nuestro proveedor por

10,000 unidades de polos de algodón pique, manga corta, diversos
colores a S/. 35.00 c/u más IGV y se nos pide un adelanto del 30%,
mercadería que nos será entregada 10 días después.

-------------------------------------- x -------------------------------------
--
42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 105,000
422 Anticipo proveedores
40 Tributos por Pagar 18,900
401 Gobierno Central
 4011 IGV - Cuenta Propia
42 Cuentas por pagar comerciales -
terceros 123,900
421 Facturas
14/03 Por el anticipo del 30% de la compra de 10,000 Unid. de Polos
-------------------------------------- x -------------------------------------
--
42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 123,900
421 Facturas
10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 123,900
104 Cuentas Corrientes
14/03 Por el pago del anticipo en la compra de mercadería
-------------------------------------- x ------------------------------------
-

En la fecha nos entregan la mercadería (según el ejemplo 10 días

después) y nos facturan el 70% restante, se aplica el anticipo realizado
y se efectúa el asiento del ingreso de la mercadería al almacén. Esta
factura es a 30 días.

-------------------------------------- x -------------------------------------
--
60 Compras 245,000
601 Mercaderías
40 Tributos por Pagar 44,100
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 289,100
421 Facturas
24/03 Por el 70% de la compra de mercaderías.
-------------------------------------- x -------------------------------------
60 Compras 105,000
601 Mercaderías
42 Cuentas por pagar comerciales -
Terceros 105,000
422 Anticipos de proveedores
24/03 Por la aplicación del anticipo del 30% facturado.
------------------------------------- x -------------------------------------
-
20 Mercaderías 350,000
201 Mercaderías
61 Variación de
Mercaderías 350,000
611 Mercaderías
24/03 Por el ingreso a almacén de la mercadería adquirida
------------------------------------- x --------------------------------------
---
Devolución de Mercaderías
En ocasiones se pudieran producir devoluciones de mercaderías,
debido a fallas en el producto, cantidades erróneas en la entrega etc.
Ante estas circunstancias nos emiten la Nota de Crédito respectiva
que modificara la factura emitida.

Del ejemplo realizado digamos que dos días después de la compra de

10,000 polos, se devuelve 30 polos al encontrarse fallas en la
tela, los asientos por la contabilización de la nota de crédito
recibida seria:

-------------------------------------- x -------------------------------------
---
42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 1,239
421 Facturas
40 Tributos por Pagar 189
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
60 Compras 1,050
601 Mercaderías
26/03 Por la devolución de 30 polos a S/ 35 c/u por fallas, nota de
crédito recibida NC No. 001/1001
-------------------------------------- x -------------------------------------
---
61 Variación de mercaderías 1,050
611 Mercaderías
20 Mercaderías 1,050
201 Mercaderías
26/03 Por la salida de la mercadería devuelta al proveedor a su costo.
--------------------------------------- x ------------------------------------
--

Descuento en la compra de mercadería

Los descuentos en la compra se producen por ajustes en el precio como
consecuencia de rebajas, bonificaciones u otro motivo que modifique
el importe inicialmente dado. Si este descuento se da antes de la
emisión de la factura constara en el mismo documento, de lo contrario
el proveedor nos emite una nota de crédito que modifique la factura ya
emitida.

Siguiendo con el caso planteado, tenemos que la empresa vendedora

realiza un ajuste al valor de venta inicial y emite una nota de crédito,
equivalente a S/. 2.00 por cada una de las unidades vendidas. (10,000
unid. - 30 (devueltas) = 9970 por S/ 2)

-------------------------------------- x -------------------------------------
----
42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 23,529.20
421 Facturas
40 Tributos por
Pagar 3.589.20
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
73 Dsctos, rebajas y
bonificaciones obtenidos 19,940.00
709 Devolución sobre ventas
28/03 Por el descuento recibido, nota de crédito NC No. 001/1002
-------------------------------------- x -------------------------------------
----

Venta al Contado
El 14/03 se realiza la venta de 10,000 unidades de polos de algodón
pique, manga corta, diversos colores a S/. 35.00 c/u más IGV,
cobrándose al contado con depósito en el Banco

-------------------------------------- x -------------------------------------
--
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 413,000
121 Facturas
40 Tributos por
Pagar 63,000
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
70
Ventas 350,000
701 mercaderías
14/03 Por la venta de 10,000 Unid. de Polos S/. 35 c/u
-------------------------------------- x -------------------------------------
--

10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 413,000

104 Cuentas Corrientes
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 413,000
121 Facturas
14/03 Por la cobranza efectuada de la venta de mercadería
-------------------------------------- x -------------------------------------
--

Venta al Crédito
Tomando el caso anterior si la venta se efectuara el 14/03 con factura
a 30 días, la provisión sería la misma sin embargo la fecha de cobro
sería el 14/04
-------------------------------------- x -------------------------------------
--
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 413,000
121 Facturas
40 Tributos por
Pagar 63,000
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
70
Ventas 350,000
701 mercaderías
14/03 Por la venta de 10,000 Unid. de Polos S/. 35 c/u
-------------------------------------- x -------------------------------------
--

10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 413,000

104 Cuentas Corrientes
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 413,000
121 Facturas
14/04 Por la cobranza efectuada de la venta al vencimiento.
-------------------------------------- x ------------------------------------
-

Anticipo recibido de Clientes

Si como condición de la venta es necesario exigir al cliente nos de un
pago anticipado para luego en fecha posterior proceder a la entrega
total de la mercadería, la contabilización de ese anticipo sería como
sigue:

Se recibe el 14/03 un pedido de compra de nuestro cliente por 10,000

unidades de polos de algodón pique, manga corta, diversos colores a
S/. 35.00 c/u más IGV y se le pide nos de un adelanto del 30%,
mercadería que será entregada 10 días después.

-------------------------------------- x -------------------------------------
--
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 123,900
121 Facturas
40 Tributos por
Pagar 18,900
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 105,000
122 Anticipos de Clientes
14/03 Por el anticipo del 30% de la venta de 10,000 Unid. de Polos
-------------------------------------- x -------------------------------------
--

10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 123,900

104 Cuentas Corrientes
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 123,900
121 Facturas
14/03 Por la cobranza del anticipo por el pedido de mercadería
-------------------------------------- x ------------------------------------
-

En la fecha que se entregue la mercadería (según el ejemplo 10 días

después) se procederá a facturar, el 70% restante y se aplicara
a ventas el anticipo recibido y efectuar el asiento del costo de ventas
por la salida de la mercadería de almacén. Esta factura es a 30 días.

-------------------------------------- x -------------------------------------
--
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 289,100
121 Facturas
40 Tributos por
Pagar 44,100
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
70
Ventas 245,000
701 mercaderías
24/03 Por el 70% de la venta de 10,000 Unid. de Polos S/. 35 c/u
-------------------------------------- x -------------------------------------
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 105,000
122 Anticipos de clientes
4011 IGV - Cuenta Propia
70
Ventas 105,000
701 mercaderías
24/03 Por la aplicación del anticipo del 30% facturado.
------------------------------------- x -------------------------------------
-
69 Costo de Ventas 245,000
691 Mercaderías
20
Mercaderías 245,000
201 Mercaderías
24/03 Por la salida de almacén de la mercadería vendida
(para este ejemplo asumamos que es el 70% del valor de
venta
S/. 350,000 x 70%)
------------------------------------- x --------------------------------------
Devolución de Mercaderías
En ocasiones se pudieran producir devoluciones de mercaderías por los
Clientes, debido a fallas en el producto, cantidades erróneas en la
entrega etc. Ante estas circunstancias se deberá emitir la Nota de
Crédito respectiva que modificara la factura emitida.

Del ejemplo realizado digamos que dos días después de la venta de

10,000 polos, nos devuelven 30 polos al encontrarse fallas en la
tela, los asientos por la contabilización de la nota de crédito emitida
serian:

-------------------------------------- x -------------------------------------
---
70 Ventas 1,050
709 Devolución sobre ventas
40 Tributos por Pagar 189
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 1,239
121 Facturas
26/03 Por la devolución de 30 polos a S/ 35 c/u por fallas, nota de
crédito NC No. 001/1001
-------------------------------------- x -------------------------------------
---
20 Mercaderías 735
201 Mercaderías
69 Costo de Ventas 735
691 Mercaderías
26/03 Por el ingreso de la mercadería devuelta por el Cliente a su
costo.
--------------------------------------- x ------------------------------------
--

Descuento en la venta de mercadería

Los descuentos en la venta se producen por ajustes en el precio como
consecuencia de rebajas, bonificaciones u otro motivo que modifique
el importe inicialmente dado. Si este descuento se da antes de la
emisión de la factura constara en el mismo documento, de lo contrario
se emitirá una nota de crédito que modifique la factura ya emitida.

Siguiendo con el caso planteado, tenemos que la empresa vendedora

hubiera realizado un ajuste al valor de venta inicial y por la que emite
una nota de crédito a su cliente, equivalente a S/. 2.00 por cada una
de las unidades vendidas. (10,000 unid. - 30 (devueltas) = 9970 por
S/ 2)
-------------------------------------- x -------------------------------------
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74 Dsctos, rebajas y bonificaciones concedidos 19,940.00
709 Devolución sobre ventas
40 Tributos por Pagar 3.589.20
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
12 Cuentas por cobrar comerciales -
terceros 23,529.20
121 Facturas
28/03 Por el descuento otorgado, nota de
crédito NC No. 001/1002
-------------------------------------- x -------------------------------------
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