Instructivo Renovación de Formulas de

Medicamentos

CONTENIDO

Alcance..............................................................................................................2
1.¿QUE ES EL RAF?........................................................................................................2
2.COMPROBACIÓN DEL SISTEMA.............................................................................3
2.1Activación de Ventanas Emergentes.........................................................................3
2.2Versión de Acrobat Reader.......................................................................................5
3.INGRESO PAGINA INTERNET EPS SURA...............................................................7
4.RENOVACION DE FORMULAS DE MEDICAMENTOS..........................................8
4.1Ingreso y Renovación de Formulas..........................................................................8
4.2Visualización Codigo de Tratamiento en la Formula Mensual.................................9
4.3Visualización de Tratamientos................................................................................10
4.3.1Historial de Medicamentos - Filtro de Búsqueda................................................10
4.3.2Glosario Campos Historial De Medicamentos....................................................11
4.3.3Glosario Mensajes Del Campo Observaciones...................................................12
5.RENOVACIÓN DE FORMULAS...............................................................................13
6.IMPRESIÓN ORDENES DE MEDICAMENTOS......................................................15
7.BOTON REIMPRIMIR................................................................................................16
8.OTRAS FÓRMULAS..................................................................................................17
9.INSTRUCTIVO Y DEMO...........................................................................................18

Realizado por: Coordinación de Acceso y Beneficio- Dirección de Atención en Salud

Fecha Actualización: 27 de Mayo 2014 Versión 4
Instructivo Renovación de Formulas de
Medicamentos

Objetivo
Permitir al afiliado de EPS Sura la generación e impresión de Formulas (RAF:
renovación automática de fórmulas) a través de Internet

Alcance
Este instructivo aplica para Afiliados y personal de contacto con el afiliado

1. ¿QUE ES EL RAF?

Como sigla significa: renovación automática de fórmulas el cual es un proceso en EPS

Sura que permite a los médicos tratantes enviar medicamentos por periodos mayores a
1 mes. Por ejemplo: la paciente Maria Antonia Casas ha ingresado al programa de
riesgo cardiovascular de EPS Sura por lo tanto requiere un tratamiento de 6 meses que
indica tomar Enalapril 1 tableta diaria durante 3 meses consecutivos, los cuales serán
entregados mes a mes con el fin de velar por el uso adecuado del medicamento y que
si se requieren modificaciones de dosificación puedan ser efectuadas durante el
tratamiento. La primera fórmula (1 de 3) será entregada por el médico al terminar la
consulta, las siguientes 2 entregas las realizara a través de los canales que EPS Sura
dispone: plataforma de punto de servicio IPS básica y/o a través de internet.

Cuando el afiliado tiene una renovación automática de fórmula se visualiza en el

formato impreso de la siguiente manera:

Por lo tanto es importante tener presentes la fecha próxima entrega para acceder a
internet e imprimirla, como también la fecha fin de tratamiento.

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2. COMPROBACIÓN DEL SISTEMA

Para la correcta renovación de las formulas se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos Activación de Ventanas Emergentes e instalación del
programa Acrobat Reader, para ello se debe hacer lo siguiente:

2.1 Activación de Ventanas Emergentes

Para verificar la activación de ventanas emergentes basta con dar clic en punto
uno link “Aquí”.

Si se tiene configurado correctamente al dar clic en “Aquí” retornara el siguiente

mensaje de confirmación:

En caso tal de que no esté configurada se debe hacer el siguiente proceso, en

la parte superior donde se indica: Elemento emergente Bloqueado

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Se debe dar clic en la barra y pulsar la segunda opción de la lista llamada

“Permitir siempre elementos emergentes de este sitio”

Al dar clic esta opción el sistema retorna una ventana donde es indispensable
dar clic en SI, para la activación de ventanas emergentes.

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2.2 Versión de Acrobat Reader

Para verificar si se tiene instalado correctamente el programa Acrobat Reader
encargado de mostrar las formulas, basta con dar clic en punto uno link “Aquí”.

SI se tiene correctamente instalado el programa el sistema realiza una prueba

en la cual genera un pdf.

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En caso de NO tenerlo instalado debes dar clic en el link “Descargar Aquí”

ubicado en la parte inferior de la pantalla

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3. INGRESO PAGINA INTERNET EPS SURA

Para acceder a la página de EPS Sura, se debe ingresar en la barra de direcciones
www.epssura.com.co, en la parte inferior derecha se encuentra un cuadro llamado
Servicios para afiliados.

Afiliados | Tramites a un Clic

Botón que permite visualizar los servicios virtuales que ofrece EPS Sura una forma fácil
y ágil para la comodidad de sus afiliados, dentro de este listado se encuentra la opción
llamada “Renovación de Formulas de Medicamentos”, el cual le ofrece a nuestros
afiliados la Renovación e impresión de fórmulas.

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4. RENOVACION DE FORMULAS DE MEDICAMENTOS

Esta opción permite a los afiliados de EPS Sura contar con un canal alterno para la
renovación de formulas de uso crónico y así evitar el desplazamiento a las IPS Básicas.

Importante:
Esta aplicación funciona correctamente en el navegador Internet Explorer, Google
Chrome y Mozilla Firefox.

4.1 Ingreso y Renovación de Formulas

Se debe pulsar el Icono Llamado “Renovación de Formulas de Medicamentos”, el
sitio web nos abrirá una nueva ventana donde es indispensable ingresar los siguientes
datos, para efectos de seguridad en la información suministrada:

• Tipo y Numero de Identificación del Afiliado

• Fecha de Nacimiento
• Control de Seguridad: Este debe digitase tal como se ilustra en la imagen.

Clic en Aceptar

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• Al pulsar el boton Aceptar, el sistema solicita el código PIN el cual puede ser
visualizado en la parte inferior de la formula impresa de la anterior entrega.

IMPORTANTE:
Señor Afiliado, en caso de que su código de tratamiento médico para la
renovación de su fórmula se encuentre bloqueado o presente inconvenientes,
por favor comuníquese con las líneas de atención en Medellín 448 61 15, o en
el resto del país 01 8000 519 519.

4.2 Visualización Codigo de Tratamiento en la Formula Mensual

En caso de no saber el codigo de No ubicar el codigo de tratamiento utilice la

herramienta ubicada al lado derecho de la ventana:

Este código de tratamiento es suministrado desde la impresión de formulas, y podrá

ser visualizado en la parte inferior de la formula impresa.

El sistema validara la información ingresada de identificación del Paciente, fecha de

nacimiento, código de Seguridad y retornara la siguiente página donde debe ser
ingresado el Código del tratamiento generado en la Formula Impresa. Clic en Aceptar

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4.3 Visualización de Tratamientos

Al ingresar el código de tratamiento, el sistema retornara una ventana de ENTREGA DE
RENOVACIÓN DE FÓRMULAS, donde se podrá visualizar los siguientes campos:

4.3.1 Historial de Medicamentos - Filtro de Búsqueda

Este campo mostrara los tratamientos RAF que tiene el usuario, adicionalmente se
podrá filtrar por Tiempo:

• Últimos 3 meses
Al elegir esta opción el sistema realizara la búsqueda basándose en los
tratamientos vigentes y no vigentes de los últimos 3 meses del afiliado

• Vigentes Últimos 3 Meses

Muestra los tratamientos vigentes de los últimos 3 meses del afiliado

• No Vigentes Últimos 3 Meses

Retorna los tratamientos No vigentes de los últimos 3 meses del afiliado

• Últimos 6 Meses
Opción que carga automáticamente los tratamientos vigentes y No vigentes de los
últimos 6 meses del afiliado

• Ultimo Año
Muestra los tratamientos vigentes y no vigentes comprendidos en él ultimo año
él ultimo año

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4.3.2 Glosario Campos Historial De Medicamentos

Nombre Descripción Mensaje

Hace referencia a la
descripción del
medicamento, al ubicar el
cursor encima del nombre
Descripción
del medicamento se activa
un mensaje indicando la
dosis recetada por él
medico tratante

Corresponde a la cantidad
de medicamento prescrita
Cantidad
por él medico de acuerdo a
la dosis indicada.

Muestra la fecha en la cual

puede ser reclamada la
próxima formula, esta
Próxima
información esta basada en
Entrega
la fecha en la cual él
medico realizo la formula al
paciente.

Hace referencia a la ultima

Ultima fecha en la cual el paciente
Entrega reclamo la formula

Corresponde al numero de
entregas pendiente que
RAF
tiene el paciente

En este campo se observa

el nro de la formula
Nro.
correspondiente al o los
Formula
medicamentos recetados

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Hace referencia a los

tratamientos vigentes y no
vigentes del afiliado, estos
contemplan medicamentos
Tratamiento
agrupados en un solo
tratamiento, se identifican
con las Letras (A, B, C etc.)

4.3.3 Glosario Mensajes Del Campo Observaciones

En el campo Observaciones se ilustran diferentes mensajes los cuales son muy
importantes para brindarle una buena información al usuario.

Descripción Ilustración
Significado
Mensaje
El medicamento Indica que la
finalizo fecha en que sé
intenta generar
automáticamente,
la entrega de
debido a que la
medicamentos ya
fecha de Fin de
supero la fecha
tratamiento esta fin de
Vencida tratamiento

Indica que ya fueron

El medicamento realizadas todas las
esta finalizado entregas del
medicamento

No se puede Quiere decir que el

renovar este medicamento no
medicamento puede ser renovado
porque no es debido que todavía
tiempo de no es la fecha de
renovarlo, debe ser renovación,
mínimo cinco días indicando la fecha
antes de la fecha en la cual
de próxima entrega corresponde la
que es: próxima entrega
Indica que ya hay
una orden generada
para el
Este medicamento
medicamento y
esta pendiente de
muestra él numero
impresión en la
de la orden
orden:
pendiente por
impresión

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Este mensaje indica

el nombre del
medico que
suspendió el
Medicamento medicamento,
Suspendido por el además al ubicar el
Medico cursor sobre la
observación se
podrá observar la
justificación de la
suspensión

Quiere decir que él

Medicamento
medico adiciono un
adicionado para
medicamento al
esta renovación.
tratamiento actual

5. RENOVACIÓN DE FORMULAS

Los medicamentos que pueden ser renovados se identifican porque tiene un color
diferente a los inactivos para el caso, Los activos color verde y los inactivos en color
gris

Para la realizar la renovación del medicamento basta con seleccionar la casilla de

tratamiento y dar clic en el link Renovar Formulas ubicado al final de la lista de
medicamentos o encima del campo Tratamiento

IMPORTANTE:
Para la impresión de las formulas se requiere tener instalado el programa Adobe
Acrobat el cual permite visualizar las ordenes de medicamentos, en caso de no contar

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con este instalador se debe pulsar el link Descargar Aquí ubicado en la parte inferior
de la ventana Entrega de Renovación de fórmulas.

Al seleccionar los medicamentos que se requieren renovar el sistema realiza el proceso

de renovación, por lo tanto se debe esperar que cargue la información

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6. IMPRESIÓN ORDENES DE MEDICAMENTOS

Al finalizar la renovación de la formula el sistema automáticamente retorna las
fórmulas de los medicamentos y un mensaje indicando lo siguiente:

Las formulas renovadas se imprimirán en formato de hoja carta, por lo tanto se debe
tener en cuenta imprimir la totalidad de las formulas, órdenes del proveedor y orden
del afiliado.

Para identificar que formula es la del proveedor y cuál es el soporte del afiliado, esta
marca se encuentra en el lado derecho de la formula. Así:

Formula Proveedor:

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Formula Afiliado:

7. BOTON REIMPRIMIR
Botón que permite la reimprimir una copia idéntica a la generada
anteriormente, este botón solamente se encontrara activo 3 días después de la
fecha de generación de la formula.

Este botón se utiliza cuando se tienen dificultades con la impresión de la

formula.

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8. OTRAS FÓRMULAS

Al momento de hacer una renovación de fórmulas de medicamentos, se

implantó una funcionalidad que permite visualizar también, las formulas que no
son de renovación periódica, verificar su estado, y permitir su impresión en
caso de que no se haya realizado aún, para que el paciente no tenga que
dirigirse hasta el punto de servicio.

Para utilizar esta funcionalidad debemos tener en cuenta las siguientes

consideraciones:

− Esta funcionalidad mostrará las formulas generadas en el rango definido

desde un mes atrás, hasta la fecha en que se va a realizar esa
renovación.

− La funcionalidad principal de la pantalla sigue siendo la renovación de

fórmulas de medicamentos, por esta razón vemos que el link de
“Imprimir formulas” se encuentra debajo de este panel.
− Si el usuario/paciente que entra a hacer su renovación, tiene formulas de
un mes atrás, y éstas están pendientes de impresión, podrá
seleccionarlas y estás se imprimirán, junto con los documentos de la
renovación.

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− Si el usuario/paciente no tiene fórmulas por renovar, no le saldrá el panel

de otras fórmulas.
− Si el usuario/paciente tiene fórmulas por renovar, y además tiene
formulas de un mes atrás, pero estás han sido impresas, les saldrá el
botón reimprimir en esta columna del panel. Deben haber sido impresas
3 días atrás para poder visualizar este botón.

− Se podrán encontrar pendientes de impresión fórmulas de medicamentos

controlados o normales.

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9. INSTRUCTIVO Y DEMO
En la parte superior de la ventana de Entrega de Renovación de formulas, se
visualizara un Link Llamado “Ver Instructivo Internet”, el cual indicara paso
a paso como realizar la gestión para la renovación de fórmulas. Adicionalmente
al dar clic en “Ver Demo” se desplegara un video el cual explica paso a paso la
renovación de fórmulas de medicamentos.

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