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INFORME
INFORME
INFORME
APRENDIZ
LIDNERYS RODRIGUEZ MAHECHA
FICHA: 2029913
INSTRUCTOR
EDUAR DANIEL EONDON OYOLA
13 DE NOVIEMBRE DE 2019
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe
entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje
de cinco documentos de diferente contexto.
RECEPCIÓN:
en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y que
van a conformar la memoria institución. Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el
documento. Está información es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia
la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la
comunicación, y en muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la
recepción. El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asuntó.
Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del análisis del flujo de la
información, ese posible que se asigne códigos a cada una de las dependencias. En este caso es este el
código que registra en el documento. La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de
radicación un sello que puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados.
Para el control se adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta. Otras
organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa en base de
datos para el recibo y despacho de su correspondencia.
REGISTRO:
un formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se reciba y que se radica y
la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: número de registro, fecha de
elaboración y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.
Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse un espacio para registrar el
número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas impresas que son funcionales y que pueden
adecuarse a las necesidades de la organización. Dentro de este proceso de radicación y registro es
importante tener en cuenta:
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin
firmar.
5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la aclaración
en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación llega a través
del correo.
SALIDA
de salida
DISTRIBUCIÓN O REPARTO:
EL EMBALAJE:
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que
se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a
través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo
primordial de este informe “Administración Documental”
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