2.

2 Evaluación Control Interno

ACTFIN ASESORES FINANCIEROS CÍA. LTDA.
VISITA A LAS INSTALACIONES

ACTFIN ASESORES FINANCIEROS CÍA. LTDA.

La visita preliminar que hemos realizado a la empresa Actfin Asesores Financieros Cía.
Ltda. permitió la identificación del lugar en que realizaremos nuestro trabajo, la empresa
mencionada posee una oficinaen el edificio Sassari el cual está ubicado en la Av. Eloy
Alfaro y Bullabingas N45-B11, El batán-Quito.

El espacio en el que funciona Actfin posee tres oficinas en el segundo piso del edificio se
encuentran en la primera oficina el área financiera/Contable que consta del área Contable
y el área Financiera, en la segunda oficina se encuentra el área Administrativa.

Se observa alrededor de 7 empleados distribuidos entre personal administrativo y

financiero, el espacio físico que separa a cada departamento es demasiado estrecho. Cada
3 empleados administrativos comparten una oficina.

El archivo individual de cada empleado, así como el de toda un área se encuentra apilado
en una pared al costado izquierdo del pasillo principal. Los cables de las instalaciones
tanto del equipo de computación como del servicio eléctrico se encuentran a un costado
del pasillo principal.

El ambiente de trabajo que se puede observar es tranquilo y armonioso, se identifica

métodos de control mínimos a todo el personal, mismos que son de aplicación tanto a
directivos y resto del personal.
 ACTFINASESORESFINANCIEROSCÍA. LTDA.
ENTREVISTA A LA GERENCIA

ACTFIN ASESORES FINANCIEROS

Como parte del proceso de evaluación de control interno se

procederá con una entrevista al Econ. Diego Nieto en calidad

de Presidente de la compañía, con la finalidad de determinar

deficiencias que el personal desconoce de la organización.

Preguntas:

1. ¿Conoce usted los métodos de control que

actualmente se llevan a cabo en la organización?

2. ¿Cree usted que la división de áreas es la correcta?

3. ¿Existes métodos de evaluación de rendimiento para el personal,

ellos los conocen?

4. ¿Las decisiones más importantes son tomadas únicamente desde

la alta gerencia?

5. ¿Se planea extender la línea de negocio a futuro?

6. ¿Cuál considera que es la estrategia clave para

mantener el posicionamiento de la empresa?

7. ¿Cuál consideraría usted que es la mayor amenaza a nivel externa

para la empresa?
 2.2 Cuestionario de control Interno
Para llevar a cabo el cuestionario se establecerá la
ponderación que se utilizará al calificar cada respuesta:

NIVEL PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

NO
1
SIGNIFICATIVO
2 BAJO
3 MODERADO BAJO deficiencias importantes, que se pueden corregir
4 MODERADO ALTO
5 SIGNIFICATIVO
El CI establecido no existe y/o no actúa de
manera eficiente.
El CI establecido para el proceso tiene
deficiencias leves que no tienen incidencia en el
mismo.
El CI establecido para el proceso tiene grandes
en procesos adjuntos del mismo componente.
El CI establecido para el proceso tiene grandes
deficiencias importantes, que no se pueden
corregir en procesos adjuntos del mismo
componente.
El CI establecido existe y/o actúa de manera
eficiente.

El cuestionario será aplicado en todos los departamentos

de la organización distribuido de la siguiente manera:

N° N° VALOR TOTAL
DEPARTAMENTO
CUESTIONARIO PREGUNTAS PREGUNTAS
ADMINISTRATIVO 1 20 100
ÁREA FINANCIERA 2 15 75
ÁREA CONTABLE 3 5 25
TOTALES 40 200
 ACTFIN ASESORES FINANCIEROS CÍA LTDA
CUESTIONARIO N°1 DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
RESPUESTA EVALUACIÓN
N° PREGUNTA OBSERVACIÓN
SI NO N/A POND. CALIF.
¿Existen registro de las obligaciones
1 anuales y mensuales que debe X 5 4
cumplir la empresa?
No existe una clara definición de
¿Están claramente definidas las
las funciones del personal por
2 líneas de autoridad y x 5 2
ende no hay líneas de
responsabilidad?
responsabilidad
¿Existen manuales de funciones y El personal labora en base a sus
3 x 5 3
procedimientos escritos? conocimientos
Se da indicaciones sobre las normas
¿Hay normas o instrucciones por
4 x 5 2 de manera general cuando el personal
escrito?
nuevo ingresa
¿La empresa aplica procedimientos
5 de seguimiento a los trámites legales X 5 4
que se están llevando en la empresa?
¿Los empleados tienen conocimiento
6 X 5 5
de sus obligaciones y derechos?
El personal contratado ingresa a
¿Existe un proceso establecido para laborar por recomendación de
7 x 5 2
la selección de personal? terceros o por imposición de la
gerencia
8 ¿Existe un organigrama establecido? x 5 2 No existe un organigrama
¿Existe una definición clara de los No existe identificación de
9 niveles jerárquicos dentro de la x 5 2 responsables dentro de las
organización? diferentes áreas
 Se entregan bonos injustificados a
10 ¿Se entregan incentivos al personal? x 5 3
ciertos empleados
La gerencia solo solicita el
¿Existe un control en la elaboración presupuesto cuando desea conocer
11 x 5 3
de presupuestos? el asignado a un cliente
en específico
¿La empresa realiza contratos de
12 x 5 4
trabajo formales?
¿Existen registros de entrada y salida
13 x 5 4
de los trabajadores?
En varias ocasiones se ha
¿Existe un control del personal que
14 x 5 2 encontrado familiares del
ingresa a las instalaciones?
personal en las instalaciones
¿Existe un responsable del manejo y
La información está al alcance de
15 custodia de la información x 5 2
todo el personal.
confidencial de los clientes?
Se dan indicaciones generales de
¿Se capacita al personal para cumplir
16 x 5 3 acuerdo con la situación que se va
con sus funciones?
presentando
¿Existe un seguimiento en las
17 x 5 4
cuentas por cobrar?
¿Existe un control en el gasto del
18 x 5 4
presupuesto asignado por cliente?
¿Existen procedimientos de El personal no ha sido evaluado
19 x 5 2
evaluación del desempeño laboral? nunca
¿Existe un flujograma que guie los
20 procedimientos llevados a cabo en la x 5 1
empresa?
TOTAL 100 58
Fuente: Actfin Asesores Financieros Cía. Ltda.
 CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
DE CONTROL

 Nivel de Confianza

Tabla 9 Calificación Porcentual Confianza – Riesgo Administrativo

Elaborado por: Lema Gabriela

Fórmula Nivel de Confianza

Riesgo de Control

Conclusión

De acuerdo con el análisis efectuado anteriormente

podemos concluir que el control interno en el departamento
administrativo tiene un nivel de confianza medio y un
riesgo alto, con las siguientes deficiencias:

1. No existe una clara definición de las funciones del

personal por ende no hay líneas de responsabilidad
2. El personal labora en base a sus conocimientos
3. Se da indicaciones sobre las normas de manera
general cuando el personal nuevo ingresa
4. El personal contratado ingresa a laborar por
recomendación de terceros o por imposición de la
gerencia
5. No existe un organigrama
6. No existe identificación de responsables dentro de las diferentes
áreas
7. Se entregan bonos injustificados a ciertos empleados
8. La gerencia solo solicita el presupuesto cuando
desea conocer el asignado a un cliente en
específico
9. En varias ocasiones se ha encontrado familiares del personal en las
instalaciones
10. La información está al alcance de todo el personal.
11. Se dan indicaciones generales de acuerdo con la situación que se va
presentando
12. El personal no ha sido evaluado nunca
 ACTFIN ASESORES FINANCIEROS CÍA LTDA.
CUESTIONARIO N°2 DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO/CONTABLE
AREA FINANCIERA
RESPUESTA EVALUACIÓN
N° PREGUNTA OBSERVACIÓN
SI NO N/A POND. CALIF.

¿Se realiza un análisis previo para

1 conocer al cliente antes de trabajar x 5 5
con él?
¿Está capacitado el personal a Únicamente toman
2 cargo de la investigación operativa x 5 3 capacitaciones cuando la BVQ
de mercado? las oferta
Las bases de datos se actualiza
¿Cuenta la empresa con una base
3 x 5 5 diario acorde a la variación de
de datos actualizada?
tasas de inversión
¿Se logra identificar los ingresos En ocasiones los saldos no
4 x 5 3
por inversión y los de asesoría? pueden ser identificados
¿Se hace un seguimiento a la
5 valoración de negociación de x 5 5
cartera?
TOTAL 25 21
Tabla 10 Cuestionario N° 2 Control Interno Operativo

Fuente: Actfin Asesores Financieros Cía. Ltda.

 CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
DE CONTROL

 Nivel de Confianza

Tabla 11Calificación Porcentual Confianza – Riesgo Operativo

Fórmula Nivel de Confianza

Riesgo de Control

Conclusión

De acuerdo con el análisis efectuado anteriormente

podemos concluir que el control interno en el departamento
operativo tiene un nivel de confianza alto y riesgo bajo, con
las siguientes deficiencias:

1. Poca capacitación al personal en el área operativa

 ACTFIN ASESORES FINANCIEROS CÍA LTDA
CUESTIONARIO N°3 DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO/CONTABLE
AREA CONTABLE
RESPUESTA EVALUACIÓN
N° PREGUNTA OBSERVACIÓN
SI NO N/A POND. CALIF.

¿La empresa cumple las fechas

1 establecidas para el pago de los
impuestos?
¿El pago de las facturas es
2 aprobado por algún funcionario
responsable?
¿Están todas las cuentas
3 bancarias registradas en el Mayor
General y en el Libro de Bancos?
¿El responsable del cobro de
4 facturas tiene acceso a los
x 5 5
Son aprobadas por el gerente y
x 5 4 contador general
x 5 4
El responsable es el asistente
x 5 4 administrativo y el registro lo

registros contables? realiza el asistente contable

¿Esta centralizada la
responsabilidad de los cobros y
5 x 5 4
depósitos en efectivos en una sola
persona?
¿Existe un plan de recuperación
6 de información para casos x 5 5
fortuitos?
Los errores del ingreso de
¿Existe un control en el ingreso información son detectados al
7 x 5 1
de información al sistema? momento de declarar impuestos
o realizar Estados Financieros
 ¿Se encuentra el sistema contable
El personal tiene acceso a los
8 utilizado con restricciones para x 5 1
mismos módulos
cada usuario?
¿Existe un control sobre las
entradas de efectivo mediante
9 x 5 5
recibos prenumerados, relaciones
de cobranza, etc.?
¿Las cobranzas diarias son
Los depósitos se realizan los días
10 depositadas en el banco intacto y x 5 3
viernes
sin demora?
¿Todos los ingresos o cobranzas
misceláneas (tales como cobros
11 combinados de facturas, intereses x 5 4
sobre inversiones, etc.) son
registrados oportunamente?
¿Se realiza arqueo de caja
12 x 5 4 Se realizan dos veces al mes
frecuentemente?
¿Existe un control de
Se identifica las falencias al
autorizaciones y fecha de
13 x 5 3 momento de realizar los
caducidad en las facturas
impuestos
recibidas de proveedores?
¿Se realiza el presupuesto basado Solo se elaboran cuando el
14 x 5 2
en un cronograma? gerente lo solicita
¿Existe un seguimiento en las Se cancela acorde a las facturas
15 x 5 3
cuentas por pagar? recibidas
TOTAL 75 52

Fuente: Actfin Asesores Financieros Cía. Ltda.

 CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
DE CONTROL

 Nivel de Confianza

Tabla 13Calificación Porcentual Confianza – Riesgo Contable

Fórmula Nivel de Confianza

Riesgo de Control

Conclusión

De acuerdo con el análisis efectuado anteriormente

podemos concluir que el control interno en el departamento
contable tiene un nivel de confianza medio y riesgo alto,
con las siguientes deficiencias:

1. Los errores del ingreso de información son

detectados al momento de declarar impuestos o
realizar Estados Financieros
2. Todo el personal tiene acceso a los mismos módulos
3. Los depósitos se realizan los días viernes