UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL – TAYACAJA

” DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES”

“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN E IMPUNIDAD”

“GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES DE LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA JURISDICCIÓN DE LA UGEL - TAYACAJA”- PERIODO 2019

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos de planificación y ejecución del proceso de Toma de Inventario Físico de Bienes
Muebles de la UGEL - Tayacaja, conformando la Comisión de Inventario delimitando sus responsabilidades,
atribuciones y acciones orientadas:

 Verificar y Comprobar la existencia física del bien.

 Asegurar el uso correcto, la integridad física, el estado de conservación del bien, ubicación, cantidad,
usuarios responsables a cargo y permanencia de los Bienes Muebles que constituyen el patrimonio de la
UGEL - Tayacaja.

 Contrastar y verificar los saldos obtenidos del inventario físico, con la información registrada contablemente,
con la finalidad de hacer las correcciones correspondientes, si fuere el caso.

 Conciliar con el inventario anterior,

 Sanear los Bienes sobrantes y faltantes de la Sede y de las Instituciones Educativas.

 Cumplir con el Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado por Decreto
Supremo N* 007-2008-Vivienda, y la Directiva N 001-2015/SBN -— Procedimientos de Gestión de los Bienes
Muebles Estatales, aprobado por Resolución N 046-2015/SBN.

2. DEFINICION DE TÉRMINOS
 Bienes Muebles Faltantes: Estando incluidos en el patrimonio de la UGEL - Tayacaja, no se encuentran
físicamente, desconociéndose su ubicación.
 Bienes Muebles Sobrantes: No han sido dados de alta en el patrimonio de la UGEL - Tayacaja, debido a que
su origen es desconocido o no se cuenta con la documentación suficiente, sea el caso de donaciones,
Recursos Propios u otros.
 Codificación: Es la asignación de un grupo de números a cada bien mueble, a través del cual se le clasificará
e identificará numéricamente.
 Control Patrimonial: Es la verificación, registro, control y actualización de la situación física y legal de los
bienes Inmuebles y Muebles de la UGEL - Tayacaja 01, asignados para el desarrollo de sus actividades y fines.
 Cuenta Patrimonial: Es la cuenta del activo contenido en el Plan Contable del Sistema de Contabilidad
Gubernamental Integrada, que será utilizada para la clasificación de los bienes patrimoniales.
 Depreciación: Es la disminución del valor de un bien derivada de los efectos de su utilización a través del
tiempo.
 Estado de Conservación: Es la evaluación y calificación respecto a la utilidad y condiciones materiales del
bien mueble: Nuevo (N), Bueno (B), Regular (R), Malo (M). RAEE (X), Chatarra (Y).
 Estado de Chatarra: Causal de baja que implica al bien en estado de avanzado deterioro que le impide
cumplir las funciones para las cuales fue diseñado y cuya reparación es imposible u onerosa.
 Inventario Físico: Es el proceso que consiste en verificar físicamente, valorizar y registrar los bienes muebles
de la UGEL – Tayacaja existentes a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia física. Permite
contrastar los resultados obtenidos, con los registros contables.
 Informe Final: Documento que contiene los resultados obtenidos del producto de la toma de inventario en
el cual deberá detallarse el total de la cantidad física los bienes en uso institucional, Bienes conciliados Bienes
Sobrantes, Bienes para Baja, etc.
 RAEE: Causal de baja que implica que los aparatos eléctricos y electrónicos, han alcanzado el fin de su vida
útil por uso u obsolescencia y se convierten en residuos.
 Activo Fijo: Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las actividades, objetos y fines de la
UGEL - Tayacaja e Instituciones Educativas, cuya durabilidad es mayor de un año y cuyo valor mínimo es de
1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. El Activo Fijo se encuentra sujeto a depreciación y
revaluación.
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3. ORGANOS DE DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN DEL INVENTARIO

Comisión de Inventario de Bienes Muebles - Periodo 2019 de la Sede y de la Instituciones Educativas de la UGEL –
Tayacaja.

Los integrantes de la Comisión de Inventario de Bienes Muebles, tendrán las responsabilidades específicas de dirigir,
centralizar y verificar la ejecución del Inventario Físico de Muebles (Vehículos, Mobiliario, Maquinarias y Equipos),
estará integrada por:

 LIC. ADM. MARCOS SILVIO PAUCAR BENDEZÚ (Jefe del Área de Gestión Administrativa) : Presidente
 CPC. ABEL DAVID CONDOR (Responsable de la Oficina de Contabilidad) : Miembro
 LIC. ADM. NERY CHAMORRO ATAUCUSI (Responsable de la Oficina de Abastecimiento) : Miembro
 LIC. ADM. SUSAN MAYRA HINOJOZA PACO ( Responsable de la Oficina de Patrimonio) : Facilitadora

4. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA JURISDICCIÓN DE LA UGEL - TAYACAJA

Cada director de las Instituciones Educativas designará a uno o varios responsables, según sea el caso, quien se le
encomendará la tarea de la ejecución de la Toma de inventario 2019 de su institución educativa bajo documento.

5. RESPONSABILIDADES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PARA EL INVENTARIO 2019

 Los responsables designados por el director de cada Institución Educativa asumirá la responsabilidad de dirigir,
verificar y garantizar la ejecución de la Toma de Inventario de su institución educativa.

 Los Directores de las Instituciones Educativas son responsables directos del cumplimiento del presente Manual
y de proporcionar el apoyo logístico y humano que requiera la ejecución de la Toma de Inventario.

 Los responsables designados por el director para el inventario 2019 de las instituciones Educativas son
responsables de ejecutar las acciones para de la Toma de Inventario 2019 Físico en el plazo indicado.

 Los docentes y no docentes a quienes se les ha asignado en uso algún bien patrimonial de la UGEL - Tayacaja,
están obligados a proporcionar información sobre dichos bienes a los responsables de la Toma de Inventario
2019, según sea el caso. Si los bienes son de uso común el responsable será el director de la institución educativa.

 Los responsables de la Toma de Inventario 2019 de las Instituciones Educativas, a través del director de su
Institución, deberán de entregar a la Dirección de la UGEL – Tayacaja en atención a la Comisión de Inventario de
la UGEL - Tayacaja, los reportes de la ejecución del inventario físico.

6. SON FUNCIONES DEL/ LOS RESPONSABLES DEL INVENTARIO 2019:

 Realizar la Toma de Inventario de la Institución Educativa al que pertenece.

 Comunicar a todo el personal de la institución la fecha de inicio de la Toma de Inventario 2019.

 Conformar los equipos de trabajo.

 Proporcionar a los equipos de trabajo de material logístico; Tableros, lectores, catálogos, espejos, lupas, cámara
fotográfica, linternas, metros, etc.

 Llevar a cabo de la Toma de Inventario 2019 patrimonial al barrer o en forma selectiva según sea el caso.

 Escribir con tinta indeleble el Código Margesí en el bien para la identificación de los bienes de la Institución.

 El Director de cada una de las Instituciones Educativas deberá nombrar a un personal responsable de patrimonio
para que lo represente en las actividades de la Toma de Inventario 2019 y otras coordinaciones con la Oficina
del Equipo de Patrimonio y apoyar a al/los responsables de la comisión 2019 designado por el director.

7. PROHIBICION DE DESPLAZAMIENTO DE BIENES

Para una adecuada verificación de los bienes, queda suspendido todo desplazamiento interno y externo de los bienes
hasta el tiempo que dure el inventario de bienes patrimoniales. Si por razones debidamente justificadas se tuviera que
efectuar algún movimiento o salida de bienes, ello deberá ser de conocimiento a la Comisión de Inventario de la UGEL
– Tayacaja.
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8. TRABAJO DE CAMPO TOMA DE INVENTARIO AL BARRER

La Toma de inventario físico, se efectúa al barrer, para lo cual la institución Educativa debe tener en consideración lo
siguiente:

 Identificar los ambientes físicos según la Institución Educativa para determinar los ambientes donde existen
bienes.

 Contar con la relación del personal que labora en la entidad para proceder a identificar los bienes a su cargo.

 Contar con el reporte del SIMI o inventario del año anterior, para la verificación de la cantidad de bienes con el
que cuenta la Institución educativa.

 Comunicar a todo el personal docente de la institución educativa la fecha de inicio de la Toma de Inventario
2019 y solicitar las facilidades del caso para el acceso del/los responsables a los lugares en donde se encuentran
los bienes bajo responsabilidad de los trabajadores.

 Los trabajadores usuarios de los bienes muebles que se encuentran en los ambientes, deben ser registradas por
los inventariadores y firmadas inmediatamente por los usuarios y dichos inventariadores.

9. VERIFICACIÓN FISICA

 La verificación física estará a cargo del y/o los responsables de la Toma de Inventario 2019 designado por el
director bajo documento.

 El y/o los responsables de la Toma de Inventario 2019 se incorporará en cada uno de los ambientes físicos,
procediendo a inventariar los bienes que se encuentren en cada uno de ellos, identificando los bienes con el
símbolo material (etiquetas, placas, etc.) que permita su control.

 El y/o los responsables de la Toma de Inventario 2019 determinará la presencia física del bien, ubicación y al
trabajador responsable que tiene asignado el bien.

 El y/o los responsables de la Toma de Inventario 2019, realizarán el inventario al barrer por ambiente, se
verificará físicamente y se anotará con criterio patrimonial en las hojas de trabajo, la denominación del bien y
detalles técnicos como: marca, modelo serie, tipo, color dimensiones (largo, ancho y alto), placa de rodaje,
motor año, y condiciones de seguridad; se aplicará escribirá con plumón indeleble el Código Margesí que le
corresponde.

10. ESTADO DE CONSERVACIÓN, CONSIGNÁNDOSE, SEGÚN CORRESPONDA:

a) N = Nuevo

b) MB = Muy Bueno

c) B = Bueno

d) R = Regular

e) M = Malo

f) X = RAEE

g) Y = Chatarra

 Los trabajadores, cualquiera que fuese su condición laboral, se establece la obligatoriedad de proporcionar, bajo
responsabilidad toda la información que solicite el y/o los responsables de la Toma de Inventario 2019, debiendo
mostrarles todos los bienes asignados en uso o que por alguna circunstancia podrían encontrarse guardados
bajo llave en escritorios, credencias, archivadores, armarios, vitrinas, etc., informando con la debida
documentación aquellos bienes que estén prestados, perdidos o en reparación.

 Se realizará un conteo y reconteo de los bienes que existen físicamente en los ambientes visitados y se
comparará con los bienes registrados en las hojas de trabajo; las mismas que deberá estar firmada para luego
ser digitadas en Excel.
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 En caso que la etiqueta no sea visible o hubiera sido arrancada, el y/o los responsables de la Toma de Inventario
2019 de cada Institución Educativa deberá tomar en cuenta dicha observación, marcando el bien en un lugar
visible, para luego subsanar, etiquetando dicho bien con plumón indeleble el código correspondiente.

 En caso que los bienes fueran de uso compartido, el director será el responsable del uso del mencionado bien.

 En caso de aulas y otros ambientes de uso compartido por los alumnos, si no hubiera algún encargado, el
responsable será el Director de la Institución Educativa.

 Los Bienes que resulten excedentes, obsoletos o en mal estado y que se encontrarán en desuso, deberán
proponer la baja patrimonial, indicando la causal.

 El y/o los responsables de la Toma de Inventario 2019; una vez concluido el trabajo de campo con la Hoja de
Trabajo del inventario Físico, debidamente firmada, el y/o los responsables del Inventario 2019 de Bienes
Muebles e Inmuebles de cada Institución Educativa deberá realizar el trabajo de gabinete.

11. TRABAJO DE GABINETE

 El y/o los responsables de la Toma de Inventario 2019 de las Instituciones Educativas deberá transcribir en Excel
los bienes registrados en el inventario de las hojas de trabajo, conservando la ubicación, características y ítem;
las mismas que dará como resultado la Relación General del Inventario Físico de Bienes Muebles de la Institución
Educativa, ver Formato del ANEXO 01.

 De ser el caso; si existiera Bienes No Ubicados y/o Faltantes y después de haber agotado la búsqueda
correspondiente, dichos bienes se anotará en otra Relación de Inventario de Bienes Muebles Faltantes, según
formato del ANEXO 02.

 De igual forma, se extraerá la información de los bienes sin código patrimonial para obtener la Relación de los
Bienes Sobrantes, con sus respectivas ubicaciones, características e ítem, ver formato del ANEXO 03.

 Asimismo, se elaborará una relación de los bienes muebles a dar de baja; teniendo en cuenta el estado del bien
(M), (RAEE), (Chatarra), las características y ítem; de ser el caso. Según formato del ANEXO 04.

12. CODIFICACION Y ETIQUETADO

Para colocación de etiquetas de identificación se procederá del modo siguiente:

 Una vez identificado los bienes con el código de barra o Código Patrimonial de SBN, se procederá a anotará en
el bien con plumón indeleble.

 Mobiliario: Vista de frente, en el perfil derecho parte superior. En caso de muebles adheridos a la pared o a otros
que impidan su visualización, en el frente o cara interna del mueble donde sea posible ubicación y fácil lectura.
Las sillas modulares, sillones o similares en la parte inferior del tablero del asiento.

 Equipos: Alrededor de la placa del fabricante en donde sea posible ubicar. En la superficie inferior del equipo o
en su parte trasera. En caso de equipos pequeños como celulares en el compartimiento de la batería,

 El código de barra de cada bien es permanente, el mismo que se extingue junto con el bien cuando este es
transferido, donado, dado de baja etc.

 No puede existir más de un bien con el mismo código.

 Los códigos de los bienes dados de baja no podrán ser utilizados para nuevos bienes.
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13. ENTREGA FINAL

El y/o los responsables del Inventario 2019 de cada institución educativa, una vez concluido el inventario deberá
suscribir y remitir a la UGEL – Tayacaja, en atención a la Comisión de Inventario, de Bienes Muebles, para que se
proceda a actualizar el inventario en la base de datos, quedando una copia del mismo, en poder de la dirección de
cada Institución Educativa, los siguientes documentos:

 Documento de designación del y/o los responsables de la Toma de Inventario 2019.

 Trabajo del Inventario Físico de Bienes Muebles de la Institución Educativa (Vehículo, Mobiliario, Máquinas y
Equipos) por Ambiente Formato en forma digital (Anexo 01).

 Relación de Inventario de Bienes No Ubicados y/o Faltantes, de ser el caso, en forma digital, según formato
(Anexo 02).

 Relación de Inventario Físico de Bienes Muebles Sobrantes de la Institución Digitado en forma digital,
indicando y adjuntando N° de documento y procedencia de origen, formato (Anexo 03).

 Relación de Bienes Muebles en condición de chatarra, para la baja y disposición. En forma digital, según
formato (Anexo 04)

 Toda información en forma magnética (CD, DVD, USB). Según formato (Anexo 01, anexo 02, anexo 03 y Anexo
4); de ser el caso.

14. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES

• Las Instituciones Educativas deberán considerar en el inventario los Bienes RAEE y/o chatarra propuestos para la
baja.

• Las Instituciones Educativas no deberán considerar aquellos Bienes RAEE y/o chatarra que por falta de espacio,
seguridad y evitar accidentes a sus alumnos hayan comunicado y puesto a disposición de la UGEL, dichos bienes
para el buen recaudo de los mismos, como custodia y/o depósito.

• Las instituciones Educativas que no presenten inventario será reportada al Órgano de Control Institucional, bajo
responsabilidad del director de la Institución Educativa.