TÍTULO: PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN

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AFECTA A: Toda la empresa RESPONSABLE: RESPONSABLE DE MEDIO AMBIENTE

EDICIÓN Y CONTROL: GERENTE GENERAL

APROBACIÓN Y FECHA:

4.4.3. COMUNICACIÓN

1. OBJETO

Describir los procedimientos y responsabilidades para la comunicación interna y externa,

así como su contenido. Asimismo la satisfacción de las inquietudes y necesidades de su
personal y las otras partes interesadas; y también difusión de los valores y orientaciones
de comportamiento acorde a la política ambiental de la Curtiembre CUOIO S.A.

2. ALCANCE

Es aplicable a la información generada por las actividades del sistema de gestión

ambiental de la Curtiembre CUOIO S.A, y a toda aquella información relevante que afecte
o pueda afectar al Sistema de Gestión Ambiental.
Es aplicable a la sistemática utilizada para la difusión de ésta información entre los
diversos niveles y funciones dentro de la empresa y a la información relevante solicitada y
difundida por partes interesadas externas.

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
 Manual del Sistema de Gestión Ambiental de CUOIO S.A.
 Norma ISO 14001:2004

4. REALIZACIÓN

Las Comunicaciones del SGA de la curtiembre CUOIO S.A. Se enfocarán en tres frentes
principales:

 Comunicación Interna
 Comunicación Externa
 Comunicaciones de Emergencias.

4.1 TIPO DE COMUNICACIONES

En la curtiembre CUOIO S.A. se diferencia entre comunicaciones Formales e Informales.

 COMUNICACIÓN FORMAL: Aquella que hace referencia explícita a la

documentación y/o actividades del SGMA, y es registrada (cuando es entregada
en mano a personal de la empresa) o mediante el registro de “Comunicaciones
Externas” (ANEXO1), cuando se trata de consultas o respuestas a partes
externas interesadas.
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APROBACIÓN Y FECHA:

 COMUNICACIÓN INFORMAL: Se entiende por comunicación “Informal” las

consultas, informaciones o cualquier otro tipo de cuestiones que surgen en el día a
día y de las cuales no existe evidencia escrita.

4.2 COMUNICACIONES INTERNAS

Se entiende como comunicación interna:

 Cualquier información de carácter formal o informal facilitada al personal de la

curtiembre CUOIO S.A., ya sea originada en la propia empresa (tales como
procedimientos, instrucciones, objetivos e indicadores medioambientales, etc.) o
procedente de partes externas (tales como comunicaciones de tipo legal, o
cualquier otra información relacionada con el sistema de gestión medioambiental
que se considere interesante).

 Las consultas y sugerencias realizadas por el personal de la empresa,

relacionadas con el sistema de gestión medioambiental.

En este proceso de intercambio de información interna se debe:

 Motivar al personal.
 Dar a conocer los compromisos ambientales asumidos por la gerencia (explicar la
política).
 Crear conciencia en el personal respecto de la gestión ambiental y la necesidad
del manejo sustentable de los recursos.
 Asegurar el entendimiento de los roles y responsabilidades de cada trabajador.
 Pedir sugerencias, percibiendo así los puntos de vista del personal.
 Responder las interrogantes sobre las actividades y prácticas de la empresa.
 Informar sobre el desempeño logrado por la empresa con relación al cumplimiento
del SGA (que todos conozcan cuales han sido los logros y cuanto falta para
cumplir las metas).

4.2.1 Comunicación descendente

Los canales de comunicación y responsabilidades para la difusión de la información

desde el departamento de Medio Ambiente al resto de empleados se detallan en la tabla
siguiente:
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TIPO O RESPONSABILID DESTINATARI FRECUENCI CANAL DE

CONTENIDO DE AD OS A DISTRIBUCI
LA ÓN
INFORMACIÓN
Política Dirección General Todo el A su Tablero
Integrada personal aprobación y informativo
actualización Red
informática
Programa de Dirección General Todo el A su Reuniones
objetivos MA personal aprobación y
actualización
Objetivos MA Responsable de Todo el Mensualmen Reuniones
(Aprobación y M.A. personal te Tablero
seguimiento) informativo

Indicadores MA Responsable de Todo el Mensualmen Reuniones

(Aprobación y M.A. personal te Tablero
seguimiento) informativo
Procedimientos Responsable de Todo el A su Red
e instrucciones M.A. personal aprobación y informática
MA actualización
Aspectos Responsable de Todo el A su Tablero
Medioambiental M.A. personal aprobación y informativo
es significativos actualización
Resultado y Responsable de Todo el Según Reuniones
análisis de M.A. personal seguimiento Correo
informes de definido eléctrico
auditoría
Informes de Responsable de Todo el Según Reuniones
análisis y M.A. personal aparición Correo
seguimiento de Responsable eléctrico
No afectado
Conformidades
Quejas y Responsable de Todo el
reclamaciones M.A. personal
medioambiental
es
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4.2.2 Comunicación ascendente

Para potenciar la comunicación ascendente, la Curtiembre CUOIO S.A. ha desarrollado
una metodología que permite a los empleados proponer iniciativas de mejora o solicitar
información concreta sobre temas medioambientales. Para ello los empleados deben
cumplimentar el documento “SOLICITUD DE SUGERENCIAS Y MEJORAS” (ANEXO2)
y depositarlo en los buzones de sugerencias habilitados o entregándolo directamente al
Coordinador de Medio Ambiente.

La información solicitada y la viabilidad de las propuestas de mejora son analizadas por el

Departamento de Medio Ambiente y aprobadas por la Dirección General. La decisión se
comunica por escrito siempre y cuando el empleado que la solicita así lo disponga.

4.3 COMUNICACIONES EXTERNAS

Se entiende por comunicación externa:

 Comunicaciones voluntarias sobre temas medioambientales referentes a las

actividades de la empresa (Política, aspectos medioambientales significativos,
manuales, etc.)
 Respuestas a demandas de información por parte de medios de comunicación.
 Respuestas a demandas de información por parte de otras partes interesadas
externas (asociaciones, clientes, proveedores o subcontratistas, público en
general, etc.).
 Comunicación en situaciones de emergencia medioambiental.

4.3.1 Vías de Comunicación Externa

Cualquier petición externa de información relacionada con el Sistema de Gestión Medio

Ambiental debe ser recibida de forma escrita. Al recibirse el correspondiente comunicado,
se establece la fecha su entrada y, se entrega al Responsable de Medio Ambiente quién
se encarga, si procede, a dar respuesta y archivarla.

La curtiembre CUOIO S.A. da respuesta a todas las peticiones que tengan relación con
la actividad desarrollada o con el Sistema Ambiental implantado, mediante una carta de
respuesta teniendo siempre prioridad las recibidas de entes públicos o las relacionadas
con quejas. En este último caso las respuestas son aprobadas por el Gerente General.

El Responsable de Medio Ambiente deja constancia de las comunicaciones externas

realizadas en el registro. Las reclamaciones medioambientales, tanto de clientes como de
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partes externas, son tratadas según lo detallado en el procedimiento de No

Conformidades.

4.3.2 Comunicación a Subcontratistas

En el ámbito de la comunicación y difusión de información medioambiental, la Curtiembre

CUOIO S.A., no limita sus acciones comunicativas a la contestación de peticiones de
información sino que además, informa periódicamente de:

Tipo o contenido de Responsabilidad Destinatarios Frecuencia Canal de

la información distribución

Política de Calidad y Dirección General Subcontratistas A su Correo o

Medio Ambiente aprobación y entrega en
Aspectos actualización. mano
responsable del
Medioambientales M.A
significativos
Requisitos legales
Actuación en
situaciones de
emergencia MA

ANEXO 1: REGISTRO DE COMUNICACIONES EXTERNAS

BREVE DESCRIPCIÓN DEL

FECHA Y ANÁLISIS Y FECHA Y
CÓDIGO COMUNICADO EXTERNO (Datos
VÍA DE DECISIÓN VÍA DE
INTERNO del destinatario, motivo de la
RECPCIÓN ADOPTADA EMISIÓN
consulta, petición, queja, etc.)

ANEXO 2: “SOLICITUD DE SUGERENCIAS Y MEJORAS”

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Tu opinión es una herramienta de inestimable valor para la mejora de la calidad de nuestros

servicios y del medio ambiente que nos rodea. En esta hoja puedes hacernos llegar tus
comentarios o sugerencias.

Si prefieres hacer llegar personalmente tus quejas o sugerencias debes dirigirte al Responsable de
Departamento correspondiente o directamente al Responsable de Calidad y/o Medio Ambiente.

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