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MANUAL DE CALIDAD Final Bien El Definitivo 2-1
MANUAL DE CALIDAD Final Bien El Definitivo 2-1
(ESPECÍFICO)
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE Código Fecha de revisión Numero de Pagina
TRANSPORTE DE PASAJEROS revisión
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA MGC001 08 de julio de 2019 001
3.- INTRODUCCIÓN
4.- ALCANCE
Se toma en cuenta también los problemas externos e internos más relevantes para que se
pueda cumplir el propósito de la empresa principalmente, seguido por la Gerencia para
que esta última pueda cumplir o superar la capacidad de conseguir los resultados
previstos.
Dentro del alcance se considera los distintos requisitos establecidos por la norma que la
rige para cumplir con buen servicio final el que llega de manera directa a los servidores
de la empresa
El presente manual de gestión de calidad estará basado en la norma ISO 9001:2015, que
tiene como alcance a las siguientes partes interesadas: internamente a cada uno de los
servidores públicos del departamento de Gerencia Administrativo Financiero ante
eventos internos inesperados, y externamente tanto los ciudadanos, Estado y demás
entidades públicas vinculadas.
Cumplir con los requisitos legales aplicables al sistema de gestión interno para
garantizar la seguridad de la información de los aspirantes y el cumplimiento de
los estándares de calidad.
Objetivo General
Implementar a todos los procesos que se ejecutan dentro de las unidades del
departamento de Gerencia Administrativa Financiera, normas y estándares de calidad
internacional que estructuren de forma clara y coherente con la interacción de los
procedimientos que se desarrollan, para así desarrollar un sistema de gestión de calidad
en donde se garantice la prestación de un excelente servicio al usuario.
Objetivos Específicos
1. Definir un sistema de control de documentación de manera ordenada, cronológica,
actualizada y disponible tanto para personal como para personas externas que los
requieran que sirva como apoyo en la toma decisiones y en la restructura de ser
necesario.
2. Elaborar una base de seguimiento por cada servidor y sus actividades con el fin
de tener constancia física y digital del desempeño laboral con eficiencia y eficacia
con su respectiva gestión documental ordenada y clara para la interpretación de
terceros.
3. Incrementar la captación de personal con perfiles profesionales acorde con el
puesto, cargo y funciones a desempeña que se requieran en la institución
4. Fomentar dentro de la institución las capacitaciones internas para potenciar las
facultades de los trabajadores en el desempeño de sus actividades y el
mejoramiento continuo profesional de todo el personal incluyendo Autoridades,
directivos Personal Administrativo y servidores.
Coordinación de
Talento Humano
Gestión de
Gestión de Talento
Administración de
Humano
Talento Humano
RESPONSABILIDADES:
Establecer los elementos rectores como lo son la política y objetivos de calidad, definición de
responsabilidades y autoridades para la ejecución del sistema de gestión de calidad.
Supervisar la ejecución de las políticas institucionales para el cumplimiento de planes y proyectos
enfocados en mejorar la gestión de calidad los mismos que fueron planificados anualmente.
Asegurar las operaciones internas, implementando buenos canales de comunicación necesarios para
potenciar la gestión de calidad de todas las áreas a su cargo.
Dirigir y evaluar la gestión de calidad dentro de la Gerencia administrativa financiera cumpliendo con las
políticas institucionales.
Definir las decisiones y acciones relacionadas con: la mejora de la eficiencia de la gestión de la calidad y
sus procesos, la mejora del servicio en relación con la satisfacción de las necesidades de los clientes.
Implementar políticas y normas administrativas para medir el logro de la política de calidad en términos de
satisfacer las necesidades y objetivos de la unidad y actualizarla y evaluarla cuando sea necesario.
Elaborar y comunicar un Plan General de calidad que promueva la mejora continua.
Informar e Involucrar al usuario y al personal del seguimiento de calidad interno.
Ejecutar y evaluar los procesos de contratación de personal basados en la normativa interna y respetando el
perfil de cada cargo
Respetar el plan de seguridad ocupacional vigente, precautelando la salud del personal.
RESPONSABILIDADES:
Liderar proyectos para asegurar la calidad en la unidad, esto incluye elementos como análisis de riesgos,
acciones de verificación, elaboración de reseñas de diseño y auditorías. Adicionalmente, este
departamento se encarga de direccionar las distintas iniciativas de mejora continua que puedan surgir
en los niveles de la organización.
Impulsar la interacción entre los equipos que participan de una manera u otra en los procesos de mejora
continua.
Velar por el adecuado entrenamiento y la formación del personal de la empresa. Antes de implementar
un Sistema de Gestión de Calidad, es necesario asegurarse de que los trabajadores están bien
capacitados para la elaboración de las tareas que se les delegan.
Planificar la gestión del talento humano de acuerdo a los requerimientos Institucionales asegurando que
el personal cumpla con los estándares de calidad dentro de las funciones que desarrolla.
Coordinar la aplicación de los subsistemas de Talento Humano de: reclutamiento y selección;
clasificación y valoración de puestos; capacitación y desarrollo del personal; evaluación del desempeño.
Identificar y elaborar proyectos que permitan la solución de conflictos laborales.
Coordinar las actividades del personal de toda el área que operen de manera ordenada y eficiente en los
tiempos establecidos por cada actividad
RESPONSABILIDADES:
Gestionar el mejoramiento continuo y el desarrollo de la Dirección a su cargo
Velar por el adecuado entrenamiento y la formación del personal de la empresa.
Ejecutar de manera estratégica la Política de Calidad de la organización.
Administrar la documentación relacionada con los procesos de calidad y los marcos legales y jurídicos
que los sustentan.
Elaborar informes de la ejecución de los subsistemas de cada área y el aporte que cada uno de ellos
representan a la institución
Ejecutar los planes de régimen disciplinario para el personal
Elaborar expedientes de toda la documentación, ordenada y de fácil búsqueda y acceso acerca de cada
proceso interno en ejecución o finalizado
RESPONSABILIDADES:
Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades, y de
cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad,
Validar y archivar toda la documentación que ingresa al departamento referente con el cumplimiento
de la calidad en base a cada subsistema interno en procesos de ejecución.
Mantener los registros de la educación, capacitación, habilidades y experiencia de su personal.
Velar por la implantación y cumplimiento de los requisitos de calidad del plan de contratación de
personal
Analizar el cumplimiento de los objetivos de la calidad y revisar los perfiles de ingreso y egreso de
los trabajadores.
Ejecutar una respuesta rápida ante reclamos, inconsistencias y problemas emergentes dentro de los
procesos de reclutamiento, capacitación, evaluaciones y concursos internos de la institución
Brindar un servicio especializado para cada servidor donde se resuelvan de manera oportuna
inquietudes y problemas.
Proporcionar información actualizada tanto física como digital las mismas que serán expuestas en los
distinto portales web de la institución.
Tal como lo determina el Art. 328 de Conjunto de formas, acciones y Dentro de este proceso se lleva a cabo el
la Constitución de la República del mecanismos que permiten utilizar los control y comprobación de la asistencia
Ecuador: “La remuneración será justa, recursos humanos, materiales y de cada uno de los trabajadores de la
con un salario digno que cubra al financieros de una empresa, a fin de organización
menos las necesidades básicas de la alcanzar el objetivo propuesto.
persona trabajadora, así como las de
su familia
Interacción:
La gerencia administrativa financiera tiene a su cargo varios procesos que son un eje importante para el
crecimiento de la organización así el proceso de gestión administrativa es un macro proceso que converge con
el proceso de pago de remuneraciones y el proceso de verificación de nómina del personal porque cuando se
realiza una gestión dentro del campo administrativo financiero que tiene que ver con el pago de las
remuneraciones al personal hay que verificar la nómina y el personal que ha trabajado de manera eficiente
durante un periodo determinado
El proceso de selección de aspirantes para formar parte del personal de la EPMTPQ a través de concurso de
méritos y oposiciones interactúa con el proceso de publicación de ganadores y el proceso de reclutamiento del
personal porque antes de seleccionar aun personal nuevo para formar parte de la organización primero hay
que realizar un concurso de mérito y oposiciones como lo dicta la Ley y publicar las personas que han ganado
dicho concurso
El proceso de estructuración ocupacional interna es una fase de relevancia dentro del área de gestión de
talento humano para llevar a cabo este proceso se debe realizar una gestión económica en donde se verificara
exactamente el presupuesto que tiene la organización para llevar a cabo el proceso clave o de operación y
también el proceso de reestructuración interna ocupacional
Interacción:
MAPA DE PROCESOS
Procedimiento para la
elaboración de roles de pago
PAGO DE
PROCESOS CLAVE REMUNERACIONES
Procedimiento para la Realizar
el depósito en las cuentas
haberes de los trabajadores
Procedimiento para la
Verificación de presupuesto
PROCESOS
GESTIÓN
ESTRATEGICO
ADMINISTRATIVA Procedimiento para la
Seguimiento del presupuesto
Procedimiento para la
Verificación de asistencia diaria
Verificación de nomina
PROCESOS SOPORTE
Procedimiento para Emitir
reporte de asistencia
MAPA DE PROCESOS
Publicación de ganadores
Publicación de
ganadores del concurso
PROCESOS
CLAVE
Registro de documentos de
ganadores
Procedimiento para la
Selección del personal
MAPA DE PROCESOS
Procedimiento para la
Aprobación de
Verificación de documentos
documentación
PROCESOS CLAVE
Procedimiento para la
Elaboración de
documentación
Procedimiento para
descripción y clasificación de
puestos
RESTRUCTURACIÓN
PROCESOS
OCUPACIONAL INTERNA
ESTRATÉGICO Procedimiento para
revalorización de
responsabilidades de puestos
Procedimiento para la
Asignación de los
recursos
Gestión económica
PROCESOS
SOPORTE Procedimiento para la
Aprobación de asignación de
recursos
MAPA DE PROCESOS
Procedimiento para la
Programación del presupuesto
Establecer el plan de
PROCESOS capacitación
ESTRATÉGICO
Procedimiento para
Planificar los temas de
capacitación
Procedimiento para la
Selección del personal
capacitado
PROCESOS
CAPACITACIÓN Y
CLAVE FORMACIÓN DEL
PERSONAL Procedimiento para la
Desarrollo del personal
Procedimiento para la
Mantenimiento de Servidor
Base de Datos Windows
Organización y logística de
PROCESOS los grupos de capacitación
SOPORTE Procedimiento para la
Selección del personal
capacitador
Documentación
Para que exista un adecuado control de calidad, también es importante tener en cuenta
los siguientes formularios que van ayudar a cumplir los objetivos y metas de la institución
y las ventajas que lleva consigo y que se mencionan a continuación:
Servir como medio para mantener y mejorar la eficacia y adecuación del sistema
de gestión de la calidad, al poner de manifiesto los puntos de mejora.
Documentación
Distribución y registro de la información la misma que será de forma física a cada
responsable del departamento.
Acceso, recuperación y uso a través de portal institucional y cuyo acceso y
actividad será registrada.
Control de cambios a documentación.
Almacenamiento y conservación de documentación.
Documentación
Suministrar la documentación a las partes interesadas para un mejor
entendimiento de las interrelaciones entre los diferentes componentes del sistema
de gestión de calidad.
Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de los diferentes componentes del
sistema.
Hablar un mismo idioma entre las partes interesadas disminuyendo controversias
y litigios por malos entendidos.
Eliminar, reducir y diminución de las No conformidades
INFRAESTRUCTURA
El departamento de Gestión Administrativa Financiera establece a través todas sus
áreas; los recursos necesarios, para la implementación, seguimiento y control del Sistema
de Gestión de Calidad, con el fin de procurar que todas las actividades operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales legales vigentes los cuales exigen el
cumplimiento de un Mobiliario adecuado para las actividades que desempeñe cada
servidor, Espacios de laborales que con buena iluminación. Áreas de descanso (Cafetería)
y abastecimiento de insumos para el desempeño correcto de actividades en atención a las
metas y objetivos previstos.
Responsable Infraestructura
GERENTE Mobiliario Tecnológicos
ADMINISTRATIVO Escritorio Jatum I Computadora
FINANCIERO Silla Qhapax portátil
Oficina 40 x 60m Impresora a color
Paneles piso techo laser
1.60 Programas
Archivador móvil informáticos
con ruedas Word, Excel, Visio correo
Mesas de reuniones institucional Gdoc
6 personas
AMBIENTE DE TRABAJO
La Gerencia Administrativa Financiera determina y gestiona que todo el personal cuente
con las herramientas adecuadas de trabajo y un clima laboral óptimo, ambos necesarios
para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, mediante el aseguramiento de
las condiciones adecuadas en las que se desarrollan las actividades y procesos de la
organización.
Entre los mecanismos con que cuenta la unidad para determinar y gestionar el ambiente
de trabajo, se encuentra la realización de una encuesta anual para evaluar el clima laboral
que contempla además de elementos relativos a las relaciones interpersonales, otros
relacionados con la satisfacción del personal con las condiciones físicas de sus áreas de
trabajo. .
INFRAESTRUCTURA
El departamento de Coordinación de Talento Humano proporciona la infraestructura
necesaria para una óptima gestión de calidad, para lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos y garantizar así instalaciones apropiadas a los requerimientos del cliente, se
proporcionan recursos y soporte relacionado con las tecnologías de información y se
efectúa un control específico de las infraestructuras asignadas a los diferentes
departamentos de la unidad. acatando de manera efectiva con los requisitos del servicio
que se brinda y los subsistemas que se desarrollan internamente de cada uno de los
procesos identificados.
Para el cumplimiento óptimo de todos los procesos el área se encuentra equipada con
mobiliaria y tecnológica adecuada, con sistemas de fácil acceso para realizar los trámites
respectivos sin desperdiciar tiempo y dinero además brinda un servicio óptimo tanto para
los servidores públicos como para los clientes
Responsable Infraestructura
COORDINADOR DE Mobiliario Tecnológicos
TALENTO HUMANO Computadora
Silla Qhapax portátil
Escritorio Jatum II Impresora a color
Oficina 40 x 60m laser
Paneles piso techo Programas
1.60 informáticos
Archivador aéreo ,Word, Excel, Visio correo
Mesas de reuniones institucional Gdoc
4
AMBIENTE DE TRABAJO
Personal del departamento de Coordinación de Talento Humano mantiene un
adecuado ambiente de trabajo cumpliendo con parámetros tales como:
Prontitud
● Entrenamiento y organización.
Organizado
● Capacitación
Amable
Honrado
Cobertura
● Informado y control.
Responsable
INFRAESTRUCTURA
El departamento de Gestión de Talento Humano fomenta y promueve que la
infraestructura laboral sea óptima para el desarrollo de las múltiples actividades que se
realizan dentro y fuera del horario laboral para que las mismas se ejecuten con una visión
de calidad, para ellos adecuan el área de trabajo con optima iluminación, espacio
suficiente para insumos y equipos, aire y ventilación y con un equipo de limpieza que
trabaja diariamente procurando que la higiene de todo el lugar se la óptima para los
trabajadores.
Sello Elaborado por: Revisado por: Autorizó:
Melany Fernández Melany Fernández Ing. Juan Carlos Páez
Jenny Quishpe
Gabriel Sosa
Saira Torres
Responsable Infraestructura
ANALISTA DE Mobiliario Tecnológicos
TALENTO HUMANO Computador de
Sillón Tiyakuy Escritorio
Escritorio Minka Impresora
recto 2 1500 Programas
Paneles piso techo informáticos
Lockers Word, Excel, Visio correo
institucional Gdoc
Antivirus
AMBIENTE DE TRABAJO
El departamento de Gestión de Talento Humano aplica los lineamientos establecidos
para la formación del personal. Dentro de las competencias que ejecuta el personal se
busca que se potencie la calidad del servicio por medio de las distintas evaluaciones
realizadas se mantiene distintas fichas de evaluación del empleado y la evaluación del
ambiente laboral, clima laboras, eficiencia del personal y bienestar de los trabajadores las
mismas que fomentan que existan buenas relaciones entre cada uno de los trabajadores
del área proporcionando la retroalimentación entre los mismos , la educación, formación,
habilidades y experiencia del personal involucrado en el Sistema de Gestión de la Calidad,
que se aplican por lo menos una vez al año.
INFRAESTRUCTURA
El departamento de Gestión Administrativa de Talento Humano proporciona la
infraestructura necesaria para que el comité de gestión de calidad, pueda lograr la
excelencia y la continua adecuación de la infraestructura se considera lo siguiente: tener
una infraestructura mobiliaria y tecnológica adecuada para desarrollar de forma eficiente
y eficaz las actividades correspondientes como capacitaciones, evaluación de desempeño,
selección de personal y reclutamiento.
Contar con sistemas de fácil acceso para realizar los trámites respectivos sin
desperdiciar tiempo y dinero.
Sello Elaborado por: Revisado por: Autorizó:
Melany Fernández Melany Fernández Ing. Juan Carlos Páez
Jenny Quishpe
Gabriel Sosa
Saira Torres
Responsable Infraestructura
AMBIENTE DE TRABAJO
El Departamento de Gestión de Administración de Talento Humano, garantizara el
ambiente de trabajo necesario a través de Salud Ocupacional que tiene por objeto
investigar las causas de los riesgos de trabajo, proponer y adoptar medidas para
prevenirlos a efecto de salvaguardar el bienestar físico, mental y social de los trabajadores
de la Dirección en el desarrollo de sus funciones tal y como lo establece en el Manual de
Gestión de la Calidad. Así están contempladas en las Condiciones Generales de Trabajo
vigentes.
Adicionalmente determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la
conformidad con los requisitos del servicio, a través de la aplicación de Encuestas de
Ambiente Laboral y el Programa de Seguridad Orden y Limpieza y elaboración del
Informe de Resultados del Ambiente Laboral en el área de la Dirección, como medio para
asegurar su continuidad entre los cuales se tiene:
- Identificar el medio ambiente en el que laborar la institución.
- Establecer un modelo de liderazgo inclusivo.
- Planificar acciones para abordar los riesgos
- Evaluar y comprobar la eficacia de las acciones.
- Implementar planes de acción
4.-Compras
La Coordinación Administrativa Financiera mediante los procesos que se manejan en
esta área podrán permitir que las compras y devengados de gastos se realicen con
normalidad con respecto a compra de: Insumos, Mobiliario, y aprobación de gastos de
Viáticos para los funcionarios.
5.- Control de la elaboración del servicio.
El control se lo realiza mediante objetivos de calidad que permiten a la Coordinación
un manejo organizado de los resultados de la prestación de servicios con estándares de
calidad para los procesos operativos de la institución.
6.- Control de los dispositivos de seguimiento y medición.
El Gerente Administrativo Financiero utiliza el sistema presupuestario para determinar
si el área opera de manera eficiente y dentro de los límites de sus recursos asignados. Si
hay muchos casos en los que un departamento funciona por encima del presupuesto, los
auditores internos pueden investigar y encontrar el origen del problema. Los sistemas
coordinación afectaran a los departamentos, pero con ello a los usuarios por eso el
desarrollo se debe manejar con estricta rigurosidad en los diferentes procesos que se
presenten.
4. Compras
La Coordinación de Talento Humano realiza compras de insumos necesarios para el
departamento, softwares actuales para un mejor control de los registros, compra de
licencias de antivirus para proteger los equipos y los sistemas que se necesitan en el
departamento.
5. Control de la elaboración del servicio.
El control se lo realiza mediante objetivos de calidad que permiten a la Coordinación
un manejo organizado de los resultados de la prestación de servicios medidos con
estándares de calidad para los procesos operativos de la institución.
6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición
El Departamento de Coordinación de talento Humano examina la información que se
forma antes, durante y después de la realización y ejecución de los procesos, además
incluirá los resultados de los seguimientos que se realizan a los procesos y procedimientos
del Departamento con el propósito de dejar evidencia y demostrar la eficacia y la
eficiencia del sistema de gestión de calidad.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
1. Planificación
El departamento de Talento Humano debe llevar a cabo la planificación de los
programas de clasificación y remuneración de cargos; reclutamiento y selección, cambios
administrativos, asignación de nuevas funciones en base a las normas legales internas y
externas. En este marco la gestión de talento humano busca mejorar el rendimiento del
trabajo, ofrecer bienestar a los empleados y explicar claramente las tareas a desempeñarse
en cada una de las unidades administrativas.
Sello Elaborado por: Revisado por: Autorizó:
Melany Fernández Melany Fernández Ing. Juan Carlos Páez
Jenny Quishpe
Gabriel Sosa
Saira Torres
4. Compras
No aplica
Solicitudes
Indicadores
4.-Compras
No aplica