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CAPITULO VI
6. DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA

EL CUMPLIMIENTO DE LAS EXIGENCIAS LEGALES Y TECNICAS
DEL SECTOR COMERCIO EN LA CIUDAD DE SAN MIGUEL.
CASO PRÁCTICO: COMERCIAL SANTIAGUITO
6.1. INTRODUCCIÓN A LA PROPUESTA

Diseñar un sistema de Control de Inventarios para el cumplimiento de las exigencias
legales y técnicas del sector comercio en la Ciudad de San Miguel. Caso práctico:
Comercial Santiaguito, surge a raíz de las necesidades observadas durante la investigación
de campo en donde se logró establecer, que en gran parte de las empresas estudiadas
existen deficiencias en los sistemas de control de inventarios utilizados, y para solucionar
esas deficiencias se diseña la presente propuesta de un sistema de control de inventarios el
cual se desarrollará en siete partes detalladas a continuación:
En el numeral 6.2 se explica cual es la importancia del Diseño de un Sistema de Control

de inventario para el cumplimiento de las exigencias legales y técnicas del sector Comercio
en la Ciudad de San Miguel, Caso práctico: Comercial Santiaguito.
En el numeral 6.3 se formulan los objetivos de la propuesta, formada por un objetivo

general y tres objetivos específicos.
El numeral 6.4 muestra un cuadro comparativo de las normativas legales y técnicas

utilizadas para el desarrollo del Sistema de Control de Inventarios, en el cual se resume
cada artículo y se establece el número del PASO del diseño donde se presenta la aplicación
y el cumplimiento.
En el numeral 6.5 se presenta el desarrollo del sistema de control de inventarios, iniciando

con un esquema del diseño dividido en tres etapas, la etapa número uno y dos muestra la
elaboración de los registros de compra y de ventas, y luego se desarrolla cada una de forma
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individual con sus respectivas políticas y procedimientos, y se presenta el proceso de
ejecución del sistema.
En el numeral 6.6 se presentan diseñados los distintos formatos propuestos para el control
de inventarios.
El numeral 6.7 se realiza un caso práctico paso a paso por procedimientos en donde se
utilizan los formularios diseñados en el numeral 6.6 para el registro de las diferentes
transacciones que tienen relación con el inventario. También se anexan documentos legales
y de control interno a fin de conocer los formatos y requisitos generales.
En el numeral 6.8 se presentan algunas indicaciones a tomar en cuenta para la ejecución

del sistema de control de Inventarios.
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6.2. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
Al analizar los resultados obtenidos en el capítulo anterior (Capítulo IV) se

determinó que la mayoría de las empresas dedicadas al comercio de granos
básicos y azúcar en la Ciudad de San Miguel tienen la necesidad de implementar
un sistema de control de inventarios que cumpla con las exigencias legales y
técnicas vigentes; con la finalidad de obtener información mas eficiente y
confiable para la presentación en los Estados Financieros y para la toma de
decisiones.
También se estableció que los controles de los inventarios que los comerciantes
usan en sus negocios no cumplen con los requisitos legales mínimos, lo cual se
convierte en una de las razones más importantes del presente capítulo, puesto
que se presentará un diseño de un sistema de control de inventarios que cumple
con las exigencias legales y técnicas.
El presente Sistema de Control de Inventarios se encuentra diseñado tomando

como base las normativas legales y técnicas establecidas en los cuerpos legales
tales como el Código Tributario y su reglamento, la ley del Impuesto a la
Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios y su respectivo
reglamento, las Normas Internacionales de Información Financiera para
Pequeñas y Medianas Entidades en su sección 13. (NIIF para PYMES), entre
otros.
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6.3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de control de inventarios para el cumplimiento de las

exigencias legales y técnicas en la Comercial Santiaguito.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Elaborar políticas internas de manejo de inventarios que permitan orientar y

guiar a las personas encargadas de controlar las entradas y salidas de
mercadería en la Comercial Santiaguito
Crear procedimientos internos de manejo de Control de inventarios para dar

cumplimiento a la normativa técnica que permita la fiabilidad de los datos
contables de la Comercial Santiaguito.
Diseñar formularios a utilizar para los procedimientos de control de los

inventarios para dar cumplimiento a las normativas legales en la Comercial
Santiaguito.
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6.4. NORMATIVAS LEGALES Y TECNICAS APLICADAS EN EL
PRESENTE DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS CASO PRÁCTICO: COMERCIAL SANTIAGUITO
En el presente cuadro comparativo se presenta un resumen de cada uno de los artículos

utilizados para la elaboración de un Diseño de Control de Inventarios para el cumplimiento
de las exigencias legales y técnicas. Caso práctico Comercial Santiaguito, a la vez que se
enumera la ETAPA y el PASO de ésta donde se cumple con la normativa en referencia.
Normativa Legales
CÓDIGO TRIBUTARIO Y SU REGLAMENTO
Artículos Resumen Etapa/Paso
Art. 126 Código Tributario expresa la obligación de los sujetos pasivos Caso práctico
de presentar a la administración tributaria los inventarios físicos Literal A),B)
y C). Paso 5 y
valuados y los registrados contablemente con los ajustes
Paso 6
correspondientes si los hubiera.
Art. 142 Código Tributario hace referencia sobre la obligación de los Caso práctico
contribuyentes de llevar los registros de control de inventario Literal A),B)
y C).
que reflejen clara y verazmente sus movimientos, valuación,
Paso 5
resultados de las operaciones, valor efectivo y actual, además
descripción detallada de las características de los mismos.
Caso práctico
Además las respectivas referencias del libro de retaceos, Literal C).
compras locales de donde se toma el precio. También establece Paso 6.
que los comerciantes que obtengas ingresos iguales o superiores Form. F983
a 2753 salarios mínimos mensuales deben presentar formulario
especial.
Art. 142 A Código Tributario establece los requisitos mínimos necesarios Caso práctico
para llevar el registro de inventarios a que hace referencia el Literal A),B)

y C). Paso 5
artículo anterior (Art. 142.CT.),
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Art. 143 Código Tributario expresa los diferentes métodos de valuación Etapa I
autorizados para los contribuyentes, donde se puede elegir el Procedimiento
que mejor se adapte a las necesidades del negocio. No 2.4
Art. 147 Código Tributario establece que los contribuyentes deben de Etapa III
almacenar y resguardar la información en perfecto estado por un Política No.
período de diez años contados a partir de su emisión o recibo, 11
entre estos documentos se pueden mencionar los documentos de

registros de control de inventarios.
Art. 243 Código Tributario este artículo establece los incumplimientos Caso práctico
relacionados a la obligación de llevar control de inventarios y Literal A),B)
y C). Paso 5 y
métodos de valuación.
Paso 6
Art. 90 Código Tributario este artículo expresa el plazo concedido a Etapa III
Transitorio los contribuyentes para adecuar sus sistemas de control de Procedimiento
inventarios a la normativa legal vigente a la fecha. No 3
Art. 81 Reglamento de Aplicación del Código Tributario expresa que Caso Práctico
los contribuyentes obligados a llevar registro de control de Literal D)
Inventario deben registrar toda mercancía o producto tanto para

enajenación posterior como para su consumo. Y debe ser
llevado por casa matriz, sucursales o establecimientos, que
cumpla con los requisitos mínimos que establece el art. 142-A
del Código Tributario.
110
Normativa Legales
LEY DE IMPUESTO A LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y A LA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y SU REGLAMENTO
Art. 11 Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Caso
Prestación de Servicios expresa que los bienes que se retiran Práctico
del activo realizable de la empresa, aun de su propia producción Literal D)
efectuados por el contribuyente con destino al uso propio, de los

socios, directivos o personal de la empresa, constituye hecho
generador del impuesto.
Art. 4 y 10 Reglamento de Aplicación de la Ley del Impuesto a la Caso
Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Práctico
Servicios expresa que no están afectos al impuesto el uso o Literal D)
consumo de bienes muebles corporales del activo realizable,

necesarios para el giro o actividades normales del negocio a el
traslado de estos al activo fijo del mismo. Así mismo también
menciona en el artículo 10 del reglamento que los
contribuyentes están obligados a llevar los registros de sus
activos mediante un inventario valorado de bienes de acuerdo a
las disposiciones de la ley, mencionados en el código tributario.
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Normativa Legales
LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Artículos Resumen PASO
Art. 1,2 Y Ley de Impuesto Sobre la Renta expresa en el artículo 29 en el Caso
29 numeral 11) que el costo de las mercaderías y de los productos práctico
vendidos, se determinará de la siguiente manera: Estados
Financieros
Al importe de las existencias al principio del ejercicio o período
de imposición de que se trate, se sumará el valor del costo de
producción, fabricación construcción, o manufactura, de bienes
terminados y el costo de las mercancías u otros bienes adquiridos
o extraídos durante el ejercicio, y de esta suma se restará el
importe de las existencias al fin del mismo ejercicio.
Normativa Técnica
Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades (NIFF para PYMES)
Sección Resumen PASO
Sección Sección 13 INVENTARIOS el alcance de esta sección establece los Etapa III
13 principios para el reconocimiento y medición de los inventarios Políticas
aplicada a todos los inventarios excepto las obras en proceso que de
Ejecución
surgen de contratos de construcción.
Caso
Práctico.
112
6.5. ESQUEMA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS EXIGENCIAS
LEGALES Y TECNICAS DEL SECTOR COMERCIO EN LA CIUDAD DE
SAN MIGUEL. CASO PRÁCTICO: COMERCIAL SANTIAGUITO
El presente diseño del Sistema de Control de Inventarios se resume en el presente esquema

compuesto por tres etapas:
Etapa I: Se muestra el esquema con los respectivos procedimientos a realizar para la

adquisición de mercadería.
Etapa II: Se muestra el esquema con los respectivos procedimientos para registrar las
ventas de mercadería.
Etapa III: Se muestra el esquema de los procedimientos a llevar a cabo para la

implementación del diseño de control de inventarios.
En el desarrollo del diseño se muestra de forma individual cada etapa con sus respectivas
políticas y procedimientos.
113
6.5. ESQUEMA DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
ETAPA I ETAPA II ETAPA IIII

ELABORACIÓN DE ELABORACIÓN DE EJECUCIÓN DEL SISTEMA
REGISTROS DE COMPRAS REGISTROS DE VENTAS DE LOS INVENTARIOS.
INVENTARIOS
DE MERCADERÍA. DE MERCADERÍA.
1) Políticas de registros de
1) Políticas de registros de 1) Políticas para la ejecución
compras de mercadería.
Ventas de mercadería. del control.
2) Procedimientos a seguir
para registrar compras de 2) Procedimientos para
mercadería en el exterior o registrar ventas de mercadería. 2) Medición del desempeño
interior del país. del control de los inventarios.
2.1) Solicitud de mercadería

2.1) Requisición de compra al encargado de bodega.
de mercadería. 3) Presentación razonable de
los inventarios en los Estados
2.2) Envío de mercaderías de
2.2) Autorización de compra Financieros.
bodega a sucursales.
de mercadería.
2.3) Emisión de factura o
2.3) Pedido de mercaderías. comprobante de crédito
fiscal.
2.4) Valuación de la
mercadería. 2.4) Despacho de mercadería
o envío de pedidos a clientes.
2.5) Recepción e Ingreso de

2.5) Registro de salidas en
mercadería a bodega.
kardex.
114
2.6) Registro contable de 2.6) Registro de contable por
compras. ventas.
6.5.1. ESQUEMA DE LA ETAPA I
ETAPA I
ELABORACIÓN DE REGISTROS
DE COMPRAS DE MERCADERÍA.
1) Políticas de registros de compras

de mercadería.
2) Procedimientos a seguir para

registrar compras de mercadería en el
exterior o interior del país.
2.1) Requisición de compra de

mercadería.
2.2) Autorización de compra de

mercadería.
2.3) Pedido de mercaderías.
2.4) Valuación de la mercadería.
2.5) Recepción e ingreso de

mercadería a bodega.
2.6) Registro contable de compras.
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DESARROLLO DE LA ETAPA I
ELABORACION DEL REGISTRO DE COMPRAS DE MERCADERÍAS.
(POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS)
En ésta etapa se presentan las políticas y procedimientos a seguir para realizar las compras,
ya sea en el exterior como en el interior del país, con el fin de mejorar el control de los
ingresos de los productos a la bodega de la empresa.
1- Políticas de Registro de Compras

1. Realizar compras, previa revisión de existencias en Bodega.
2. El responsable de compras deberá solicitar al menos tres cotizaciones de
diferentes proveedores.
3. El encargado de compras deberá elaborar la respectiva orden de compra y
solicitar la autorización al Propietario o Gerentes.
4. Toda compra deberá estar respaldada por la documentación requerida.
5. El encargado de compra deberá analizar y seleccionar a los proveedores que
les den las mejores condiciones de pago y calidad en los productos.
6. Es responsabilidad del encargado del inventario de cada bodega verificar
que los productos ingresen en las condiciones solicitadas y de ser así firmara
conforme.
7. Elaborar programación de adquisiciones, estableciendo mínimos y máximos
de existencias de productos.
8. El jefe inmediato del encargado de los inventarios (gerente o propietario) es
el responsable de verificar que se cumpla lo establecido en el procedimiento
de compras.
2- Procedimientos a seguir para registrar las compras de mercadería, en el exterior o

interior del país.
Para que la compra de mercadería sea de manera ágil y las existencias suplan las
necesidades en los momentos requeridos por el cliente, presentamos el proceso de
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adquisición de las mercaderías que debe de seguirse, mostrando así una serie de pasos y
requisitos que se necesitan para lograr el control sobre los movimientos de estos, y la
manera de registrar los inventarios. Dichos procedimientos se muestran en el diagrama
de flujo de actividades siguiente:
PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LAS COMPRAS DE

MERCADERÍA
Responsables
PASOS
Descripción de Pasos Propietario Encargado de Encargado de
Inventarios Compras Contador
o Gerente
Revisión de existencia en bodegas INICIO
2.1 Tiene que existir una orden de

requerimiento de los productos
solicitados, esta va a servir para
REQUISICIÓN
saber qué y cuánto comprar. DE COMPRA
Ejemplo de una orden de
requisiciones. (Formulario 1)
2.2 El responsable de compras deberá
efectuar varias cotizaciones de los
productos que se requieren, para
tener varias opciones de compras y COTIZACIÓN
presentar a las personas que
autorizan las compras la mejor
ORDEN DE
opción. (formulario2) Luego de COMPRA
autorizada la cotización se procederá
a la emisión de orden de compra.
AUTORIZACION
(Formulario 3).
2.3 Al ser autorizada la compra se
solicita los productos al proveedor PEDIDO DE
seleccionado. MERCADERIA
2.4 Cuando el proveedor nos hace llegar

la mercadería, el encargado de los RECEPCIÓN
inventarios antes de firmar y pasar el DE PEDIDO
documento de la compra para su
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respectivo pago, será de suma
importancia que la mercadería sea
revisada para tener la seguridad que
cumplen la calidad requerida.
Después de haber analizado los
diferentes métodos de valuación VALUACIÓN
recomendamos utilizar el método
Primeras Entradas Primeras Salidas
(PEPS), pues este método está
contemplado dentro de Código
Tributario, además el costo unitario
es mas exacto por lo que la utilidad
también.
Para llevar el Control de inventarios
como lo exige el Código Tributario
en su reglamento en el art. 81 se
utilizará la hoja de control de
inventarios (kardex) (Formulario 4)
Este formulario es utilizado por el
encargado de inventarios para
registrar las entradas y salidas de
mercadería, las cuales serán
registradas al costo de adquisición.
2.5 El encargado de los inventarios da
ingreso a bodega la mercadería para INGRESO
ubicarla, de una manera ordenada y ABODEGA
fácil de encontrar.
2.6 Después de haber analizado los
sistemas de inventarios existentes se
recomienda utilizar el sistema de
registro perpetuo o continuo debido
a las siguientes ventajas:
- Permite conocer en REGISTRO
cualquier momento el CONTABLE
importe de inventario final
de mercadería.
- Permite conocer el costo de
118
ventas.
- La detección de extravíos,
errores y malos manejos en
los inventarios.
- Un inventario físico se
puede tomar en fechas
diferentes del fin de año.
- Siempre muestran las
cantidades que deben estar
disponibles.
- Los Estados Financieros
mensualmente o
trimestralmente pueden
prepararse más fácilmente
debido a la disponibilidad
de los valores del
inventario y del costo de las
mercaderías vendidas en el
registro contable.
Fin del proceso de compras.

FIN
119
6.5.2. ESQUEMA DE LA ETAPA II
ETAPA II
ELABORACIÓN DE
REGISTROS DE VENTAS
DE MERCADERÍA.
1) Políticas de registros de
ventas de mercadería.
2) Procedimientos para
registrar ventas de mercadería.
2.1) Solicitud de mercadería

al encargado de bodega.
2.2) Envío de mercaderías de

bodega a sucursales.
2.3) Emisión de factura o

Comprobante de Crédito
Fiscal.
2.4) Despacho de mercadería

o envío de pedidos a clientes.
2.5) Registro de salidas en

kardex.
2.6) Registro de contable por

ventas.
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DESARROLLO DE LA ETAPA II
ELABORACION DEL REGISTRO DE VENTAS DE MERCADERÍAS.
(POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS)
En esta etapa se muestran las políticas y procedimientos a seguir para realizar

operaciones de ventas, de manera que exista un control eficiente de las salidas de
inventario en las sucursales.
1. Políticas de Registro de Ventas de Productos.

1. Elaborar y actualizar las listas de precios de todos los productos para la
venta, debiendo estar accesible al cliente y a los vendedores.
2. Cada vendedor deberá entregar al cliente el documento que ampare la venta
ya sea una factura o Comprobante de Crédito Fiscal antes que éste se retire
de la sucursal de ventas.
3. Por cualquier error en facturación se hará la respectiva corrección en los
próximos tres días siguientes.
4. El encargado de inventarios deberá registrar la salida de los productos
diariamente para mantener actualizadas las existencias.
5. Solicitar la tarjeta de contribuyente al cliente con anticipación si necesita
Comprobante de Crédito Fiscal.
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2. Procedimientos a seguir para registrar ventas de mercadería.
Los procedimientos se presentan en el diagrama de flujo de actividades siguientes:
PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LAS VENTAS DE MERCADERÍA.
Responsables
Pasos Descripción de pasos Cliente Encargado
Vendedor de Cajero Contador
Inventario
2.1 En el momento en que el encargado de la
sucursal verifica que se están agotando las
INICIO
existencias de determinados producto este
elaborará una requisición de pedido a bodega SOLICITUD
para abastecer la sucursal. (Formulario 5) ABODEGA
2.2 El encargado de bodega entrega los productos
para ser enviados a la sucursal a través de una ENVÍO DE
hoja de envío. (Formulario 6) PRODUCTO
2.3 El encargado de sala verifica la recepción del

producto enviado de la bodega y luego que el
cliente compra el producto, se elabora un
EMISION
comprobante de crédito fiscal o una factura DE CCF O
consumidor final (Formulario 7 y 8) FACTURA
2.4 Cuando el cliente cancela el producto es

entregado el documento correspondiente con
el sello de cancelado, o en caso que sea cliente
de ruta se entrega el documento y el producto DESPACHO
al motorista que lo llevará.

2.5 El encargado de los inventarios debe quedarse
con la copia del envío correspondiente para
REGISTRO EN
luego hacer el registro correspondiente en las
KARDEX
tarjetas Kardex, al finalizar el día.
2.6 Al finalizar el día se envía toda la
REGISTRO
documentación de la Sucursal al contador para CONTABLE
que se realice el registro de las mismas.
Fin del proceso de venta.
FIN
122
6.5.3. ESQUEMA DE LA ETAPA III
ETAPA III
EJECUCIÓN DEL SISTEMA
DE LOS INVENTARIOS.
1) Políticas para la ejecución

del control.
2) Medición del desempeño

del control de los inventarios.
3) Presentación razonable de
los inventarios en los Estados
Financieros.
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En esta etapa se muestran los pasos a seguir para la ejecución del sistema de control de
inventarios.
1. Políticas para la ejecución del control.
1. La contabilidad de los inventarios se hará tomando como base lo establecido

en la Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y
Medianas Entidades en la sección 13.
2. Asignar correctamente las funciones que debe cumplir el bodeguero,
referente a los controles que como encargado de bodega debe de realizar en
cuanto al almacenamiento, clasificación y al control de entradas y salidas de
productos.
3. Verificar que se presente toda la documentación requerida en el
departamento de contabilidad, en la fecha correspondiente para evitar atrasos
en los registros.
4. Verificar que los productos sean entregados, según lo descrito en factura por
la cajera al momento de realizar el cobro.
5. Verificar que el conteo físico de inventario se realice cada mes.
6. Revisar existencias de productos cada semana para abastecer la bodega.
7. Realizar los registros de control de inventarios según el sistema perpetuo o
continuo.
8. El Costo a utilizar para la medición de los inventarios será el precio de
compra.
9. Determinar e informar los costos de mantenimiento y almacenamiento del
producto.
10. Determinar el costo de adquisición de las importaciones, registrando los
costos de compra en el registro de retaceo.
11. Asignar un espacio físico para resguardar y almacenar la documentación
legal, donde se preserve por un período de diez años.
124
Acciones a seguir para llevar a cabo el control de los inventarios.
A continuación se presentan las acciones que se deben realizar y las responsabilidades

de llevar a cabo la implementación.
Acciones a seguir para el control de inventarios Responsables
1. Designar un espacio de la empresa para utilizarlo como Propietario
bodega.
2. Contratación de una persona para el control de los Inventarios Propietario
3. Adecuar los sistemas de control de inventarios a las exigencias Propietario
legales y técnicas antes del primero de enero de 2010. Según
plazo establecido por el Código Tributario.
4. Restringir el acceso de personas no autorizadas a la bodega Encargado de inventarios
5. No se debe ingresar los productos a bodega sin antes haber Encargado de los inventarios
sido valuados por el encargado de inventarios.
6. El encargado de inventario es el único responsable de hacer Encargado de los inventarios
anotaciones en la tarjeta Kardex.
7. Al finalizar el día el encargado de inventarios deberá Encargado de los inventarios
actualizar las tarjetas de kardex conforme a los movimientos
dados.
8. Cada ingreso por compra de productos deberá estar respaldado Encargado de compras
por documentación respectiva.
9. El encargado de inventario debe hacer una revisión constante Encargado de los inventarios
de las existencias en la bodega para verificar los productos
para pedir en la próxima compra.
10. Revisar los inventarios constantemente para conocer cuales Encargado de los inventarios
tienen lentitud de movimientos para evitar la obsolescencia de
los productos.
11. Realizar conteo físico del inventario cada tres meses por el Contador
contador.
12. Las ventas de los productos deben de ser respaldadas por Vendedor
documentos de factura o comprobantes de créditos fiscales
para hacer la contabilidad.
13. Para entregar el producto se debe verificar si cumple con los Cajera
requisitos que el cliente necesita.
125
2. Medición del desempeño del control de inventario.
La forma en que debemos medir los resultados después de implementar el sistema de
control de inventarios, es a través de la revisión constante del desempeño de las
personas responsables de que se cumplan los procedimientos a seguir sobre el control
de los inventarios, por lo que se mencionan a continuación algunas acciones a seguir
para medir el desempeño:
El propietario de la empresa deberá asignar a una persona que verifique que la

implementación se lleve acabo conforme a los procedimientos dados en cada
una de las etapas del esquema.
Verificar si la persona que se contrató para ocupar el puesto de encargado de
inventarios es el idóneo para realizar las actividades correspondientes.
Verificar que la documentación utilizada en el proceso de compras se esté
utilizando correctamente.
Verificar que se cumpla correctamente el proceso de ventas.
3. Presentación de los Inventarios en los Estados Financieros.

Para que las empresas comercializadoras de granos básicos logren la presentación
razonable en los Estados Financieros será necesario seguir los pasos siguientes:
3.1. Requerimientos para el Registro de las Operaciones.

1. Estructura de cuentas en base a Normas Internacionales de Información
Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades.
2. Selección de un método de valuación de inventarios idóneo para el giro y
actividades que se dedica la empresa.
3. Utilizar el sistema periódico o perpetuo para el respectivo registro
contable de los inventarios.
4. Crear una base de datos computarizada o manual de controles de
inventarios para registrar los movimientos de los productos.
126
6.6 FORMATOS PROPUESTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
A continuación se presentan un conjunto de formularios propuestos, con el fin de
utilizarlos como base o modelos para realizar los registros de control de inventarios. Estos
formularios están elaborados de acuerdo a las exigencias legales y técnicas y cada uno
contiene una explicación de las funciones que cumple.
6.6.1. FORMULARIO REQUISICIÓN DE COMPRAS
La función del presente formulario será de controlar las necesidades de mercaderías

solicitadas por el encargado de inventarios al encargado de compras, para que éste realice
las gestiones necesarias para su posterior adquisición. También este formulario permitirá
conocer los productos que tienen mayor demanda.
Formulario 1 REQUISICION DE COMPRA

No.1
COMERCIAL SANTIAGUITO
Solicitante: __________________________________ Fecha: __________
CANTIDAD DESCRIPCION DEL PRODUCTO MEDIDA
______________________ _________________________
Encargado de Inventario Encargado de Compras
127
6.6.2. FORMULARIO COTIZACION
La función del formulario de cotización como su nombre lo indica es de realizar las

gestiones de compra con diversas opciones que nos ofrecen los proveedores donde se
evalúa el precio, la calidad, medida o peso del producto.
Formulario 2 COTIZACION
No. 1
Empresa Distribuidora de azúcar XYZ, SA de CV
Fecha: _________________________ Atención: _______________
Empresa: Comercial Santiaguito
Código Concepto Medida Precio Total
Unitario
SUMAS
Son: IVA 13%
TOTAL
Nota:
F:____________________
Gerente de Ventas.
128
6.6.3. FORMULARIO DE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA
La función de este formulario es la de solicitar la autorización de la compra de mercadería

requerida seleccionada por las cotizaciones realizadas.
Formulario 3
ORDEN
COMERCIAL SANTIAGUITO No. 1
SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA
Fecha de emisión:___________ Proveedor: Distribuidora de Azúcar XYZ, SA de CV

Condiciones de pago: Contado Crédito
Precio
Cantidad Descripción Medida Valor Neto IVA Total
Unitario
TOTAL
Nota:
___________________ _______________________
Encargado de Compras Autorización Gerencia
129
6.6.4. FORMULARIO DE REGISTRO DE INVENTARIOS
La función de este formulario es la de realizar la valuación de inventarios que registrará el encargado de inventarios para las
entradas y salidas de mercadería.
Formulario 4 REGISTRO DE INVENTARIOS
PERIODO DEL AL PRODUCTO:
NIT
NRC Unidad Medida: Código:
ENTRADAS SALIDAS SALDO

No. FECHA No DOC PROVEEDOR NACIONALIDAD REFERENCIA
CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U VALOR $
FIRMA FIRMA
REPRESENTANTE LEGAL CONTADOR
130
6.6.5. FORMATO DE LIBRO DE RETACEO
La función de este formato es el de conocer los costos unitarios de importación de mercadería con el fin de asignarle el precio real de
venta.
No Folio retaceo: ___________ Mes: __________________ Proveedor: ___________________________________________
FECHA TIPO /No DESCRIPCION CARGO ABONO SALDO

DOCUMENTO
CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION FOB SEGURO Tramite FLETE OTROS TOTAL COSTO U.
Aduanal
131
6.6.6. FORMULARIO DE REPORTE DE BASURA, MALA PESA Y OTROS
Este formulario permitirá el registro de basura, mala pesa y otros en la mercadería, para el
conocer el nivel de perdidas en la compra de mercadería.
BODEGA COMERCIAL SANTIAGUITO

FORMULARIO 5
REPORTE DE BASURA, MALA PESA Y OTROS
FECHA: REPORTE No.

MALA
CODIGO DESCRIPCION DEL PRODUCTO VOLUMEN BASURA
PESA OTROS TOTAL
TOTALES.
F.__________________
Bodeguero.
132
6.6.7. FORMULARIO DE REQUISICION DE MERCADERIA
Este formulario permitirá conocer los productos que necesitan las sucursales para el
respectivo abastecimiento.
Este formulario será enviado por cada sucursal a la bodega para que el encargado de
bodega verifique la existencia de dicha mercadería solicitada para luego elaborar su
respectivo envío.
Formulario 6 REQUISICION DE MERCADERÍA

No.1
SUCURSAL #1
Solicitante:______________________
Fecha: ______________
CODIGO MEDIDA DESCRIPCION DEL PRODUCTO CANTIDAD
F.______________________
133
6.6.8 FORMULARIO NOTA DE ENVIO
Este formulario pretende tener un mejor control de las salidas de inventario de las bodegas
hacia las diferentes sucursales.
Formulario 7 COMERCIAL SANTIAGUITO

Nota de Envío
SUCURSAL #1 No. 00135
NOTA DE ENVÍO
Destino: _____________ Día Mes Año
Motorista:
F._______________ F.______________
Entregado Recibido
Original
134
6.7 DESARROLLO DE UN CASO PRÁCTICO:
APLICACIÓN DE LOS FORMULARIOS PROPUESTOS PARA LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL DE INVENTARIOS BASADOS EN LA NORMATIVA LEGAL Y
TÉCNICA VIGENTE.
6.7.1 OPERACIONES DE COMPRAS NACIONALES

A continuación se presentará un ejemplo de la documentación de acuerdo a la normativa
legal y técnica vigente para el control y manejo de los inventarios, adecuado por pasos
según el flujo de la mercadería en cada una de las etapas de compras y ventas.
Paso 1
El encargado de inventario revisa las existencias en bodega y elabora la requisición de
compras de productos para abastecer el inventario, solicitando la compra de 600 quintales
de arroz pulido, 300 quintales de azúcar empacada (100 de 1lb., 2 lb. y 5 lb.), 200 quintales
de cacao y 150 quintales de café oro

No.1
Solicitante: José Alberto Jiménez Fecha : 10/10/ 2010

600 Arroz blanco pulido en agua a granel Quintal
100 Azúcar empacada de 1 libra Quintal
100 Azúcar empacada de 2 libra Quintal
100 Azúcar empacada de 5 libras Quintal
200 Cacao revuelto Quintal
150 Café oro Quintal
______________________ _________________________
135
Paso 2.
El encargado de compra solicita las cotizaciones a los diferentes proveedores en el interior
del país, las cuales son emitidas por el proveedor. A continuación se presenta un ejemplo de
cómo podría ser una cotización recibida, en el supuesto que se cotizan los 300 quintales de
azúcar empacada de 1, 2 y 5 libras.
No. 1
Empresa Distribuidora de azúcar XYZ, SA de CV
Fecha: 10 / 10 /2010Atención: María Esther Peña
Unitario
100 Azúcar empacada l lb. Quintal $30.28 $3,028.00
100 Azúcar empacada 2 lb Quintal $30.15 $3,015.00
100 Azúcar empacada 5 lb Quintal $29.93 $2,993.00
SUMAS $9,036.00
Son: diez mil doscientos diez 68/100 dólares IVA 13% $1,174.68
TOTAL $10,210.68
Nota: Cotización válida por 10 días.
F:____________________
Gerente de Ventas.
136
Paso 3.
Después de haber analizado las diferentes opciones, el encargado de compras elige la más
conveniente para la empresa y procede a elaborar la orden de compra.
Al elaborar la orden de compra el encargado de compras, la pasa a gerencia o al propietario
para que autorice la compra anexando las cotizaciones requeridas.
Formulario 3
ORDEN
Fecha de emisión:10/10/2010 Proveedor: Distribuidora de Azúcar XYZ, SA de CV

Precio
Unitario
100 Azúcar empacada l lb. QQ $30.28 $3,028.00 $393.64 $3,421.64
100 Azúcar empacada 2 lb QQ $30.15 $3,015.00 $391.95 $3,406.95
100 Azúcar empacada 5 lb QQ $29.93 $2,993.00 $389.09 $3,382.09
TOTAL $10,210.68
Nota: Entregar pedido al señor José Francisco Campos. Pago con cheque del Banco
Agrícola No.x1264.
___________________ _______________________
137
Paso 4.
Una vez realizado el pedido, el proveedor lo envía o la empresa se encarga de transportarlos
hasta las bodegas. Los cuales son recibidos por el encargado de inventario quien es el
responsable de revisar y verificar que los productos estén de acuerdo a la orden de compra
contra el comprobante de crédito fiscal emitido por el proveedor. El ejemplo siguiente es
bajo el supuesto que se compran 300 quintales de azúcar.
Empresa Distribuidora de Azúcar XYZ, S.A DE C.V.
Comprobante de Crédito Fiscal
Venta de azúcar al por mayor No. 001
Registro.
4ª avenida norte #16, San miguel.
NIT: 0614-121284-102-0
Nombre: Comercial SantiaguitoFECHA:10/10/2010

Dirección: Calle Chaparrastique No 412, San Miguel, San Miguel.
NIT:1123-170149-001-4Registro: 21226-1
Giro: Venta de Granos Básicos y Azúcar.
Cantidad Descripción Precio Vtas. No Ventas Ventas
Unitario Sujetas Exentas Afectas
100 Azúcar empacada l lb. QQ $30.28 $3,028.00
100 Azúcar empacada 2 lb. QQ $30.15 $3,015.00
100 Azúcar empacada 5 lb. QQ $29.93 $2,993.00
SON: Diez mil doscientos diez 68/100 dólares. Sumas $9,036.00

Iva $1,174.68
Sub Total $10,210.68
(-)% retenido
Nombre:___________________________ Nombre:_______________________________ V.No sujetas

Dui o NIT:__________________________ Dui o NIT:______________________________ V.Exentas
Firma Entregado Firma Recibido
Imprenta Modelo,SA de CV, 37 Avenida Norte No.114, San Salvador PBX:2525-3500 FAX: 2260-6858 NRC:4040- V. Total $10,210.68
1 NIT: 0614-030289-102-6 Autorización: 0059 fecha 24/08/1992Tiraje:10NU002C1-10NU002C3000 Fecha:05/2010
Resolución: 30225-RES-CR-18166-2010 del 20/04/2010.
138
Paso5.
El encargado de Inventario después de revisar los productos, realiza la valuación por el método del Primeras Entradas Primeras Salidas
y hace su respectivo registro de acuerdo al art.142 A del Código Tributario. Siguiendo el ejemplo de los 300 quintales de azúcar.

REGISTRO DE INVENTARIOS
PERIODO DEL 01/10/2010 AL 31/10/2010 PRODUCTO: azúcar empacada 1 lb.
NIT 1123-170149-001-4
NRC 21226-1 Unidad Medida: Quintales Código: 14

1 10/10/2010 CCF. No1 Dist. Azúcar XYZ Salvadoreña 48 LC. 100 $30.28 $3,028.00 100 $30.28 $3,028.00
FIRMA FIRMA
139
Formulario 4
NIT 1123-170149-001-4

1 10/10/2010 CCF. No1 Dist. Azúcar XYZ Salvadoreña 48 L.C. 100 $30.15 $3,015.00 100 $30.15 $3,015.00
FIRMA FIRMA
Formulario 4
NIT 1123-170149-001-4

1 10/10/2010 CCF. No1 Dist. Azúcar XYZ Salvadoreña 48 L.C. 100 $29.93 $2,993.00 100 $29.93 $2,993.00
FIRMA FIRMA
140
Paso 6.
Se recibe en el departamento de contabilidad la documentación respectiva de las compras
realizadas durante el día para luego realizar el respectivo registro contable. Retomando el
caso de los 300 quintales de azúcar comprados a Distribuidora de Azúcar XYZ, S.A de CV
COMERCIAL SANTIGUITO
FECHAS: 10/10/2010 PARTIDA No. X1
CODIGO CONCEPTO DEBE HABER
11206 IVA Créditos Fiscales $1,174.68
11401 Inventarios $9,036.00
11101 Efectivo y equivalentes $10,210.68
Registro de compras de mercadería de contado a la empresa Distribuidora de azúcar XYZ.
6.7.2. OPERACIONES DE COMPRAS REALIZADAS A PROVEEDORES DE

FUERA DEL PAIS (INTERNACIONES)
En caso de realizar compras a proveedores que son de exterior del país se realizan los
procedimientos siguientes;
(Del paso 1 al paso 3 el procedimiento es similar al de compras en el interior del país y los
formatos utilizados son similares.)
En este caso se realizará una compra de frijol rojo de 525 quintales a la Comercial
Martínez en la República de Nicaragua, lo primero que se realiza es la solicitud del
permiso fitosanitario en el Ministerio de Agricultura y Ganadería, para solicitar los
servicios del agente de aduana que se encargará de realizar los respectivos trámites.
141
Paso 1
El encargado de inventario revisa las existencias en bodega y elabora la requisición de
compras de productos para abastecer el inventario, en este caso se solicitan 525 quintales de
frijol rojo.

No.2
Solicitante: José Alberto Jiménez
Fecha: 30/09/ 2010
525 Frijol rojo Quintal
______________________ _________________________
142
Paso 2.
El encargado de compra solicita las cotizaciones a los diferentes proveedores en el exterior
del país, las cuales son emitidas por el proveedor. A continuación se presenta un ejemplo
de cómo podría ser una cotización recibida.
No. 10
COMERCIAL MARTÍNEZ
Fecha: 30 / 09 /2010 Atención: María Esther Peña
Unitario
525 Frijol rojo comunes Quintal $55.00 $28,875.00
SUMAS $28,875.00
Son: Veintiocho mil ochocientos setenta y
cinco 00/100 dólares.
Nota: Cotización válida por 7 días. F:____________________

Dagoberto Cruz Martínez
143
Paso 3.
Después de haber analizado las diferentes opciones, el encargado de compras elige la más
conveniente para la empresa y procede a elaborar la orden de compra.
Al elaborar la orden de compra el encargado de compras, la pasa a gerencia o al propietario
para que autorice la compra anexando las cotizaciones requeridas.
Formulario 3
ORDEN
Fecha de emisión:30/09/2010 Proveedor: Comercial Martínez

Precio
Unitario
525 Frijol rojo Comunes Quintal $55.00 $-------- $-------- $28.875.00
TOTAL $28,875.00
Nota: Entregar pedido al señor Rudy Ernesto Bonilla. Pago con depósito del Banco
América Central No.x10220.
___________________ _______________________
144
Paso 4.
Una vez realizado el pedido, se solicita la autorización fitosanitaria de importación que se
tramita en el Ministerio de Agricultura y Ganadería.
Luego la empresa se encarga de transportar el producto desde el país de procedencia entre
ellos Honduras y Nicaragua, donde el proveedor emite una factura.
FACTURA EMITADA POR EL PROVEEDOR DEL EXTERIOR

Comercial Martínez
Dagoberto Cruz Martínez
Teléfonos: (504) 223-1191 Telefax: 223-1192
Barrio Francisco Reyes, Somotiyo, Chinandega Nicaragua
Compra Venta de Granos Básicos al por mayor y menor.
RTN:06111178010211 FECHA: 30/09/2010
SEÑOR: Comercial Santiaguito
DIRECCIÓN: Calle Chaparrastique No 412, San Miguel, San Miguel, El Salvador
CANT. DESCRIPCIÓN P/UNITARI TOTAL

O
525 FRIJOLES ROJOS COMUNES $ 55. 00 $28,875. 00
LA FACTURA BENEFICIA A TODOS SUB $28,875. 00

914 TOTAL $28,875. 00
IMPT:S/V
______________________________ TOTAL $28,875. 00
FIRMA
145
En aduana un tramitador se encarga de elaborar la declaración de mercancías, de los
impuestos a pagar y de presentar la documentación necesaria para que la mercadería entre
al país con su respectivo Formulario Aduanero Centroamericano y sus anexos.
EL TRAMITADOR EMITE UN COMPROBANTE DE CREDITO FISCAL POR

LOS TRAMITES REALIZADOS.
TRAMITADORA FUENTES
Tramites Aduanales No. 0010
Registro.12101-1
5ª Calle poniente #20, San Salvador.
NIT: 0614-120212-101-2
Nombre: Comercial SantiaguitoFECHA:30/09/2010

Dirección: Calle Chaparrastique No 412, San Miguel, San Miguel.
NIT:1123-170149-001-4Registro: 21226-1
Giro: Venta de Granos Básicos y Azúcar.
1 Servicios tramites aduanales $150.00
SON: Ciento sesenta y nueve 50/100 dólares. Sumas $150.00

Iva $ 19.50
Sub Total $169.50
(-)% retenido

Dui o NIT:__________________________ Dui o NIT:______________________________
V.Exentas
Imprenta Modelo,SA de CV, 37 Avenida Norte No.114, San Salvador PBX:2525-3500 FAX: 2260-6858 NRC:4040- V. Total $169.50
146
El pedido es recibido por el encargado de inventario quien es el responsable de revisar y
verificar que los productos estén de acuerdo a la orden de compra contra el Formulario
Aduanero Único Centroamericano y sus anexos.
FORMULARIO ADUANERO UNICO CENTROAMERICANO (FRENTE)
147
FORMULARIO ADUANERO UNICO CENTROAMERICANO (REVERSO)
148
Paso 5.
El encargado de Inventario después de revisar los productos, realiza la valuación por el método del Primeras Entradas Primeras Salidas
y hace su respectivo registro de acuerdo al art.142 A del Código Tributario.

PERIODO DEL 01/09/2010 AL 30/09/2010 PRODUCTO: Frijol rojo comunes
NIT 1123-170149-001-4
NRC 21226-1 Unidad de Medida: Quintales Código: 33

CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL
1 29 265024 Comercial Martínez Nicaragua 45 Rtceo. 525 $57.01 $29,927.68 525 $57.01 $29,927.68
FIRMA FIRMA
149
LIBRO DE RETACEOS POR INTERNACIONES
No Folio retaceo: ____45 Mes: __Septiembre____ Proveedor: __Dagoberto Cruz Martínez_________________
TIPO /No
FECHA DESCRIPCION CARGO ABONO SALDO
DOCUMENTO
9/09/10 FACTURA /1413 FRIJOLES ROJOS $28,875.00 $28,875.00
9/09/10 FAUCA /265024 IMPUESTO IVA 13% $ 3,871.10 $3,871.10 $ 0.00
TRAMITE ADUANAL $ 150.00
FLETE MERCADERÍAS $ 541.76
SEGUROS $ 360.94
TOTAL $29,927.70
Tramite
CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION FOB SEGURO FLETE OTROS TOTAL COSTO U.
Aduanal
33 525qq Frijol Rojo comunes $28,875.00 $360.94 $150.00 $541.76 $29,927.70 $57.0051
150
Paso 6
Al finalizar el día se entrega la documentación al contador para que realice los registros
contables. En el departamento de contabilidad se recibe la documentación de las
internaciones realizadas durante el día para luego realizar el respectivo registro contable.
Retomando el caso de los 525 quintales frijoles rojos comunes comprados a la Comercial
Martínez.
FECHAS: 30/09/2010 PARTIDA No. X1
11206 IVA Créditos Fiscales $ 3,871.10
11401 Inventarios $ 29,777.70
11101 Efectivo y equivalentes $33,648.80
Registro de compras de mercadería de contado a la Comercial Martínez procedente de
Nicaragua.
También se registra la cancelación de los servicios proporcionados por el agente de aduana.
FECHA: PARTIDA No.
11206 IVA Créditos Fiscales $ 19.50
11401 Inventarios $ 150.00
11101 Efectivo y Equivalentes $ 154.50
21402 Retenciones $ 15.00
2140204 Impuestos Sobre la Renta Retenido
$ 169.50 $ 169.50
Asiento realizado por la cancelación de los servicios proporcionados por el Tramitador de
Aduana.
151
Luego de realizada la limpieza de los productos se presenta al contador un reporte que
elabora el bodeguero por basura, mala pesa y otros. Que se compara entre el resultado de
restar el inventario físico contra los registros de los libros. Los productos que entran al
reporte en su mayoría son aquellos que se someten a limpieza como lo son los frijoles,
maíz, maicillo, cacao entre otros.
Continuando con el caso de la compra de los 525 quintales de frijol rojo comunes el
bodeguero una vez finalizada la limpieza del producto elabora el respectivo reporte.
FORMULARIO 5 BODEGA COMERCIAL SANTIAGUITO

REPORTE DE BASURA, MALA PESA Y OTROS
FECHA: REPORTE:
MALA
CODIGO DESCRIPCION DEL PRODUCTO VOLUMEN BASURA
PESA OTROS TOTAL
33 FRIJOL ROJO COMUNES QQ 525 2.25 1.83 0.15 4.23
TOTALES. 525 2.25 1.83 0.15 4.23
F.__________________
Bodeguero.
El Contador recibe el reporte y realiza los registros contables correspondientes. Se realiza el

cálculo de la disminución de los inventarios tomando como base el valor en los registros de
inventario.
Cálculo: 4.23 QQ X $57.0051 = $241.13
FECHA:05/10/2010 PARTIDA No. X40
41601 Gastos de Venta $241.13
4160140 Basura, mala pesa y otros.
11401 Inventarios $241.13
$241.13 $241.13
Asiento realizado para registrar la disminución del inventario por basura, mala pesa y otros, de
los 525 quintales que entraron a bodega según FAUCA G265024.
152
6.7.3. OPERACIONES DE VENTAS
Paso 1
El encargado de la sucursal # 1 elabora una requisición para la bodega donde solicita se le
envíe 50 quintales de frijol rojo, 25 quintal de frijol blanco nuevo, 10 quintales de cacao, 5
quintales de ajonjolí y 10 quintales de maní.
Formulario 6 REQUISICION DE MERCADERÍA

No.1
SUCURSAL #1
Solicitante: Blanca Lidia Amaya
Fecha: 10/10/ 2010
33 Quintal Frijol rojo común 50
31 Quintal Frijol blanco nuevo 25
26 Quintal Cacao 10
05 Quintal Ajonjolí 5
49 Quintal Maní 10
F.______________________
Blanca Lidia Amaya
153
Paso 2
El encargado de bodega recibe la requisición y prepara el pedido para ser enviado a la
sucursal con una nota de envío.

Nota de Envío
SUCURSAL #1 No. 00135
NOTA DE ENVÍO
Destino: Sucursal #1 Día Mes Año

10 Octubre 2010

33 Quintal Frijol rojo común 50
31 Quintal Frijol blanco nuevo 25
26 Quintal Cacao 10
05 Quintal Ajonjolí 5
49 Quintal Maní 10
Motorista: José Pérez

F._______________ F.______________
Entregado Recibido
Original
154
Paso 3
Se realiza la venta de mercadería a un cliente que es contribuyente y se elabora un
Comprobante de Crédito Fiscal, por 10 quintales de maíz blanco, 10 quintales de maicillo,
1 quintal de pimienta gorda, 25 libras de canela, 10 quintales de arroz pre cocido a granel, 1
quintal de achiote molido.
“COMERCIAL SANTIAGUITO”
Leonor Romero de Rivera No. A-1222
Venta de granos básicos y azúcar Registro.21226-1
Calle Chaparrastique No 412, San Miguel NIT: 1123-170149-001-4
Comercial Santiaguito No.2Comercial Santiaguito No.3
Calle Chaparrastique No.4015ª. Calle Poniente No.309
Nombre: José Luis Flores FECHA: 10/10/2010

Dirección: 2ª Avenida Norte No.24, San miguel, San miguel
NIT:1217-170148-103-2Registro: 2448-1
Giro: Venta de productos de primera necesidad.
10 QQ de maíz blanco $ 14.00 $140.00
10 QQ de maicillo $ 13.00 $130.00
1 QQ de pimienta gorda $140.00 $140.00
25 Libras de canela $ 5.00 $125.00
10 QQ de arroz pre cocido a granel $ 44.00 $440.00
1 QQ de achiote molido $ 60.00 $ 60.00
SON: Un mil ciento cincuenta y nueve 20/100 dólares. Sumas $1,035.00
Iva $ 134.55
Sub Total $1,169.55
(-)% retenido $ 10.35
Dui o NIT:__________________________ Dui o NIT:______________________________
V.Exentas
Imprenta Modelo,SA de CV, 37 Avenida Norte No.114, San Salvador PBX:2525-3500 FAX: 2260-6858 NRC:4040- V. Total $1,159.20
1 NIT: 0614-030289-102-6 Autorización: 0059 fecha 24/08/1992Tiraje:10NU002C1-10NU002C3000
Fecha:05/2010 Resolución: 30225-RES-CR-18166-2010 del 20/04/2010.
155
Se vende mercadería al señor Juan Pérez al contado y se elabora una factura de consumidor
final por la venta de los productos siguientes: 1 quintal de azúcar empacada de 1 lb, 10
libras de linaza, 25 libras de chan y 25 libras de morro y 5 libras de almidón.
FACTURA
Nombre: María Josefina LópezFecha:10/10/2010

Dirección: 5ª Calle poniente No.102, San miguel, San miguel
1 Quintal de azúcar empacada 1 lb. $35.00 $35.00

10 Libras de linaza $ 0.70 $ 7.00
25 Libras de Chan $ 1.90 $47.50

25 Libras de Morro $ 1.00 $25.00
5 Libras de almidón $ 0.75 $ 3.75
SON: Ciento dieciocho 25/100 dólares. Sumas $118.25

Firma Entregado Firma Recibido V. Total
Imprenta Modelo,SA de CV, 37 Avenida Norte No.114, San Salvador PBX:2525-3500 FAX: 2260-6858 NRC:4040- $118.25
Paso 4
Se realiza el cobro en caja y se verifica que los productos sean entregados de acuerdo a lo
solicitado por el cliente.
156
Paso 5
El encargado del inventario es responsable de registrar la salida de mercadería con los documentos utilizados para la venta ya sea la
copia del Comprobante de Crédito Fiscal o la original de la factura Consumidor Final. En este caso retomaremos el producto azúcar
empacada de 1 lb.
FORMULARIO 4
NIT 1123-170149-001-4

1 10/10/2010 CCF. No1 Dist. Azúcar XYZ Salvadoreña 48 LC. 100 $30.28 $3,028.00 100 $30.28 $3,028.00
2 10/10/2010 FC No.1222 1 $ 30.97 $ 30.97 99 $30.28 $2,997.72
FIRMA FIRMA
157
Paso 6
a) Se recopila la documentación para ser llevada al departamento de contabilidad para que
el contador realice los registros contables.
FECHA: 10/10/2010 PARTIDA No.
11201 Cuentas por cobrar clientes $1,159.20
1120126 José Luis Flores
11205 IVA-retenido $ 10.35
21601 IVA Débitos fiscales $ 134.55
51101 Ventas de Productos $1,035.00
$1,169.55 $1,169.55
Asiento realizado para registrar la venta al crédito del cliente José Luis Flores para 15 días.
FECHA: 10/10/2010 PARTIDA No.
61101 Costo de lo vendido $998.00
$998.00 $998.00
Asiento realizado registrar el costo de la mercadería vendida al Sr. José Luis Flores.
158
FECHA:10/10/2010 PARTIDA No.
11101 Efectivo y Equivalente $118.25
51101 Ventas de Productos $104.65
$118.25 $118.25
Asiento realizado para registrar la venta al contado del cliente María Josefina López.
$102.00 102.00
Asiento realizado para registrar la venta al contado del cliente María Josefina López.
b) Además para dar cumplimiento a las obligaciones legales el contador elabora un

formulario emitido por el Ministerio de Hacienda, para presentarse el segundo mes de cada
año, en el cual se ingresan los datos del acta de inventario al cierre del ejercicio finalizado.
El siguiente formulario es elaborado en base al acta del inventario levantado al 31 de
diciembre de 2009, en el supuesto que se presentó en 2010 el inventario final del ejercicio
anterior.
159
160
161
6.7.4 OPERACIONES DE AUTOCONSUMO DE BIENES
Durante este mismo día la propietaria de la empresa decide llevar la provisión para su hogar
es decir para su consumo y toma de la tienda los siguientes productos:
25 libras de frijol rojo, 10 libras de arroz pre cocido, 2 libras de café tostado y molido, 5
libras de frijol blanco, 10 libras de maní y 5 libras de ajonjolí. Se elabora una factura
Consumidor Final, se realiza el respectivo registro en el kardex y se elabora el registro
contable.
FACTURA CONSUMIDOR FINAL POR AUTOCONSUMO
FACTURA
Nombre: Leonor Romero de Rivera Fecha:10/10/2010

Dirección: Colonia Kury, San miguel, San miguel
25 Libras de Frijol Rojo $0.64 $16.00

10 Libras de arroz pre cocido $0.50 $ 5.00
2 Libras de café tostado y molido $1.90 $ 3.80
5 Libras de Frijol Blanco $0.90 $ 4.50
10 Libras de Maní $0.85 $ 8.50
5 Libras de Ajonjolí $1.00 $ 5.00

SON: Cuarenta y dos 80/100 dólares. Sumas $42.80
Firma Entregado Firma Recibido V. Total
$42.80
Imprenta Modelo,SA de CV, 37 Avenida Norte No.114, San Salvador PBX:2525-3500 FAX: 2260-6858 NRC:4040-
162
REGISTRO EN EL KARDEX DE AUTOCONSUMO
PERIODO DEL 01/09/2010 AL 30/09/2010 PRODUCTO: Frijol rojo comunes
NIT 1123-170149-001-4
NRC 21226-1 Unidad de Medida: Quintales Código: 33

CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL
1 30/09/2010 FA.265024 Comercial Martínez Nicaragua 45 Rtceo. 525 $57.01 $29,927.68 525 $57.01 $29,927.68
2 10/10/2010 CF.1021 0.25 $ 57.01 $ 14.25 524.75 $57.01 $29,913.43
FIRMA FIRMA
163
PARTIDA CONTABLE POR AUTOCONSUMO
11204 Cuentas Personal $42.80
1120401 Leonor Romero de Rivera
51101 Ventas de Productos $ 37.88
$42.80 $42.80
Asiento realizado para registrar los productos que la propietaria llevó para la provisión de su
hogar.
$36.74 $36.74
Asiento realizado para registrar el costo de venta de los productos llevados para el consumo de la
propietaria.
Una vez finalizado el ejercicio contable, el contador elabora los Estados Financieros donde
los inventarios son uno de los elementos mas importantes, puesto que permiten la
determinación de los resultados finales, y para observar su presentación en los Estados
Financieros se presentan a continuación un ejemplo de cada uno de ellos, en el supuesto
que se cierra el ejercicio contable 2009.
164
6.7.5 PRESENTACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS.
"Comercial Santiaguito"
Leonor Romero de Rivera
Calle Chaparrastique # 412, San Miguel
Estado de Resultado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2009
(Expresado en dólares de Estados Unidos de América)
Ventas $ 5,337,854.99
Ventas Totales $5,337,854.99
(-)Costo de Ventas $ 5,056,001.32
Costo de lo vendido
(=) Utilidad Bruta $ 281,853.67
(-)Gastos de Operación $ 215,297.58

Gastos de Administración $44,892.04
Gastos de Venta $160,005.00
Gastos Financieros $ 10,400.54
(=)Utilidad Antes de Impuesto Sobre la Renta $ 66,556.09
Impuesto Sobre la Renta $ 16,572.54
Utilidad Neta $ 49,983.55
______________________ ______________________________
Leonor Romero de Rivera Estela Marisol Ayala de Benavides
Propietaria Contador
______________________
Lic. Mario Arnoldo Portillo
Auditor
Los Estados Financieros están conforme a los Libros Legales de la Empresa y han sido
preparados para propósitos legales.
165
“Comercial Santiaguito”
Calle Chaparrastique No. 412, San Miguel
Balance de Situación General Al 31 de Diciembre de 2009
ACTIVO
Corriente $408,019.44
Efectivo y equivalente $23,934.65
Cuentas por Cobrar $24,887.32
Inventario $359,197.47
Activo no Corriente $ 43,595.62
Propiedad Planta y equipo $43,595.62
Propiedad Planta y equipo al Costo $51,615.90
Depreciación Acumulada $( 8,020.28)
Total Activo $451,615.06
PASIVO Y PATRIMONIO
Pasivo Corriente $ 57,862.04

Cuentas por pagar $55,349.27
Provisiones y Retenciones $ 2,075.00
Impuestos sobre la renta por pagar $ 437.77
Patrimonio $393,753.02
Capital Líquido $343,769.47
Utilidad del Ejercicio $ 49,983.55
Total Pasivo y Patrimonio $451,615.06
______________________ _____________________________
______________________
Auditor
Los Estados Financieros están conforme a los Libros Legales de la Empresa y han sido preparados
para propósitos legales.
166
Estado de Flujos de Efectivo Al 31 de Diciembre de 2009
Flujos de Efectivo de Operación

Utilidad Neta del Ejercicio $49,983.55
Partidas Aplicadas a los Resultados que no afectaron recursos
Depreciaciones y Amortizaciones $8,020.28
TOTAL $58003.83
Aumentos o Disminución en cuentas de activo circulante

Cuentas por cobrar - $24,887.32
Inventarios - $334,197.47
Aumento o Disminución en cuentas de pasivo
Proveedores y otros pasivos + $57,862.04
Recursos Generados Por las Operaciones $(243,218.92)
Flujo de Efectivo de Financiamientos

Aporte de Capital $321,573.68
Retiro de Capital $ 7,804.21
Recursos Generados por el Financiamiento $313,769.47
Flujos de Efectivo de Inversión

Adquisición de Activo Fijo $51,615.90
Recursos Generados por la Inversión $(51,615.90)
AUMENTO O DISMINUCIÓN DE EFECTIVO $18,934.65

Al principio del Período $5,000.00
Al final del período $23,934.65
______________________ _____________________________
______________________
Auditor
Los Estados Financieros están conforme a los Libros Legales de la Empresa y han sido
preparados para propósitos legales.
167
Estado de Variaciones en el Capital Contable Al 31 De Diciembre De 2009
(Expresado en dólares de los Estados Unidos de América)
CONCEPTO CAPITAL UTILIDAD UTILIDADES TOTAL

LIQUIDO NETA DEL RETENIDAS O
EJERCICIO ACUMULADAS
Por los Ejercicios
Terminados al 31 de
diciembre de 2008 y 2009
Saldos al 31 de Diciembre $30,000.00 $30,000.00

de 2008
Aumento o Disminución $313,769.47 $313,769.47
del Capital liquido
Utilidad o Pérdida del $49,983.55 $49,983.55
Ejercicio 2009
Saldos al 31 de diciembre $343,769.47 $49,983.55 $393,753.02
de 2009
______________________ _____________________________
______________________
Auditor
Los Estados Financieros están conforme a los Libros Legales de la Empresa y han sido preparados
para propósitos legales.
168
Comercial Santiaguito”
Notas a los Estados Financieros
Al 31 de Diciembre de 2009
(Expresado en dólares de los Estados Unidos de América)
1. ENTIDAD QUE REPORTA

Para los propósitos de la administración la empresa está actualmente organizada en dos
divisiones operativas: a) Venta de Granos Básicos, B) Otros. Para realizar su actividad
económica cuenta con una matriz y dos sucursales, ubicadas en la ciudad de San Miguel,
departamento de San Miguel.
2. PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES
Unidad Monetaria
La moneda utilizada para reflejar las cifras de los Estados Financieros, y la que utiliza la
empresa para registrar sus operaciones contables es el dólar estadounidense.
Valuación de Inventarios.
Los inventarios de mercadería, las cifras históricas se determinan bajo el sistema de costo
de adquisición valuándose los artículos mediante la utilización del método de costos
Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS).
Depreciación
Los bienes que integran el activo fijo se registran a su costo de adquisición, y la
depreciación se calcula por el método de línea recta registrando en los resultados el monto
anual determinado.
Resultado Integral de Financiamiento

El resultado integral de financiamiento se determina agrupando en el Estado de Resultados,
los gastos y productos financieros.
Impuesto Sobre la Renta
La empresa sigue la política de registrar el impuesto sobre la renta en el ejercicio en que se
causa en virtud de que no existen partidas significativas cuyo reconocimiento fiscal y
contable ocurran en épocas diferentes. En los términos establecidos por los principios de
contabilidad.
169
Indemnizaciones al Personal
Se tiene implantada la política de cargar a los resultados del ejercicio en que se efectúan,
las erogaciones por concepto de indemnizaciones al personal.
3. EFECTICO Y EQUIVALENTES
Las partidas de efectivo y equivalentes de efectivo líquidos se componen de efectivo. El

análisis de los saldos inicial y final que figuran en el Estado de Flujos de Efectivo es como
sigue:
Efectivo Inicial $ 5,000.00
Final $ 23,934.65
4. INVENTARIOS
El saldo de este renglón se integra:
Mercadería Granos Básicos y Otros. Inicial $ 25,000.00
Final $359,197.47
170
5. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Mobiliario vehículos TOTAL

y equipo
Valor en libros al 01 de enero de 2009
Adiciones $2,395.69 $49,220.21 $51,615.90
Valor en libros al 31 de diciembre de 2009 $2,395.69 $49,220.21 $51,615.90
Composición al Costo $2395.69 $49,220.21 $51,615.90
Depreciación Acumulada al 01 de enero de 2009
Cargos o gastos por depreciación del año ($ 464.77) ($7,555.51) ($8,020.28)
Al 31 de diciembre de 2009 ($464.77) ($7,555.51) ($8,020.28)
Valor Neto en Libros

Al 31 de diciembre de 2009 $1,930.92 $41,664.70 $43,595.62
6. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES POR PAGAR

La composición del saldo de impuestos y contribuciones por pagar, al 31 de diciembre de
2009, es el siguiente:
2007
Impuesto sobre la renta por pagar $ 437.77
Retención impuesto sobre la renta por pagar $ 115.10
Anticipo a cuenta Impuesto sobre la renta por pagar $ 1,321.52
Otros impuestos y contribuciones $ 638.38
TOTAL $ 2,512.77
171
6.8 PLAN IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIOS.
Con el fin de facilitar la implementación del diseño de un sistema de control de
inventarios, se proporcionará un detalle de sugerencias que permitirán tener una mejor
apreciación del control y registro de los inventarios, para que esta propuesta sea
ejecutada de tal forma que genere información razonable sobre los inventarios a los
Estados Financieros.
a) Indicaciones a los propietarios y gerentes.
Se presentará el contenido del diseño de un sistema de control de inventarios a los

propietarios y gerentes para que por medio de éste se pueda dar cumplimiento a las
exigencias legales y técnicas para las empresas del sector comercio de la Ciudad de San
Miguel, cuya actividad económica sea la venta de granos básicos y azúcar.
El sistema de control de inventarios propuesto constituye para la empresa una inversión
porque facilita los procesos de registros de entradas y salidas de productos, también genera
beneficios financieros puesto que minimiza las pérdidas al conocer las existencias reales y
así proporciona una información confiable para la toma de decisiones, a la vez que
proporciona información razonable en los Estados Financieros.
b) Indicaciones para solucionar situaciones que pueden perjudicar la correcta

aplicación del sistema de inventarios propuesto.
Seleccionar de forma adecuada el recurso humano necesario para la implementación

del sistema.
Supervisar constantemente los movimientos de inventarios en las bodegas con el fin
de descartar cualquier situación anómala en cuanto al manejo de los inventarios.
Revisar que los movimientos de inventarios sean registrados en la fecha
cronológica correcta.
172
Realizar inventarios físicos en las fechas establecidas, para evitar la acumulación de
productos dañados y para verificar faltantes.
Verificar en los controles de inventarios los productos de lento movimiento, y
clasificarlos en las bodegas para asignarle un espacio adecuado con el fin de evitar
que se dañen.
c) Pasos a seguir para la ejecución del sistema de control de inventarios.
Comunicación del sistema al personal: El propietario o gerente comunicará la

decisión de implementar el sistema al personal de la empresa.
Selección de Personal: para implementar de forma adecuada el sistema de control

de inventarios será necesario contratar personal idóneo con conocimientos en el
manejo de los inventarios o capacitar el personal existente, para que realicen los
procedimientos correctamente.
Selección de Recursos materiales: para un optimo manejo de los inventarios es

necesario la selección de los recursos materiales que necesitará el personal
encargado del control y registro de los inventarios, entre ellos se pueden
mencionar los recursos de mobiliario y equipo de oficina, papelería y útiles, entre
otros.
Selección de Recursos Tecnológicos: con el fin de hacer mas eficiente el manejo

de los inventarios dentro de la empresa será necesario que el propietario o
gerente tome a bien la implementación de este sistema de control de inventarios
implementado en un software que cumpla con los requisitos presentados en el
sistema propuesto. Esta inversión queda a juicio de cada empresa y de los
recursos financieros con los que cuenta.
173
d) Responsable de la ejecución del sistema de control de inventarios.
El responsable de verificar que el sistema se desarrolle de forma correcta será un experto

que tenga conocimientos del manejo de los inventarios. Este puede ser parte del grupo de
investigación u otro experto en el área que designe el propietario o gerente.
La ejecución del sistema de control de inventarios debe ser revisado periódicamente con el
fin de observar si hay fallos para corregirlos y retroalimentar las áreas que se estén
desarrollando de forma equivocada.
e) Evaluación de la ejecución del sistema de control de inventarios.
El Propietario o gerente de la empresa debe realizar una evaluación una vez finalizada la
implementación del Sistema de control de inventarios, para determinar los resultados
obtenidos en la administración de los inventarios, verificando que los resultados sean o no
favorables, y calcular si para la empresa han generado beneficios en el manejo de los
inventarios así como se esperaban. Para ello se presenta un cuestionario con preguntas
sobre los resultados obtenidos, en la medida que las respuestas sean más SI eso representará
que la ejecución a generado resultados positivos.
174
RESPUESTAS
PREGUNTAS SI NO
1. ¿Se contrató personal idóneo para el manejo de los inventarios o se
capacitó el personal existente?
2. ¿Se asignó material y recursos necesarios para el control y manejo de
los inventarios?
3. ¿Se están realizando las anotaciones de forma correcta y en orden
cronológico en los registros de inventarios?
4. ¿Realizan el encargado de bodegas supervisión periódica de los
productos en existencias?
5. ¿Realizan inventarios físicos en las fechas establecidas?
6. ¿Se clasifican los inventarios de lento movimiento en las bodegas para
evitar que se dañen?
7. ¿Se reportan en la fecha indicada los productos dañados u obsoletos?
8. ¿Ha disminuido los faltantes de productos con la implementación de
este sistema de control de inventarios?
f) Seguimiento de la implementación del sistema de control de inventarios.
Una vez finalizada la ejecución del sistema de control de inventarios el propietario, gerente
o encargado de la ejecución del mismo se encargará de incentivar a los empleados para que
estos realicen un desarrollo eficiente de las actividades designadas. De manera que el
control de los inventarios sea realizado de la forma correcta para darle cumplimiento a las
exigencias legales y técnicas.
Además el encargado de verificar su cumplimiento verificará los beneficios obtenidos con
la implementación del sistema propuesto, entre ellos podemos mencionar el aumento de las
utilidades, la disminución de faltantes de productos, la disminución de productos obsoletos
o dañados, la obtención de información eficiente y confiable para la toma de decisiones, y
la obtención de información razonable para la elaboración de los Estados Financieros.
175

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CAPITULO VI

6. DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA

6.1. INTRODUCCIÓN A LA PROPUESTA

En el numeral 6.2 se explica cual es la importancia del Diseño de un Sistema de Control

En el numeral 6.3 se formulan los objetivos de la propuesta, formada por un objetivo

El numeral 6.4 muestra un cuadro comparativo de las normativas legales y técnicas

En el numeral 6.5 se presenta el desarrollo del sistema de control de inventarios, iniciando

En el numeral 6.8 se presentan algunas indicaciones a tomar en cuenta para la ejecución

Al analizar los resultados obtenidos en el capítulo anterior (Capítulo IV) se

El presente Sistema de Control de Inventarios se encuentra diseñado tomando

Diseñar un sistema de control de inventarios para el cumplimiento de las

Elaborar políticas internas de manejo de inventarios que permitan orientar y

Crear procedimientos internos de manejo de Control de inventarios para dar

Diseñar formularios a utilizar para los procedimientos de control de los

En el presente cuadro comparativo se presenta un resumen de cada uno de los artículos

para llevar el registro de inventarios a que hace referencia el Literal A),B)

que mejor se adapte a las necesidades del negocio. No 2.4

período de diez años contados a partir de su emisión o recibo, 11

entre estos documentos se pueden mencionar los documentos de

Inventario deben registrar toda mercancía o producto tanto para

del activo realizable de la empresa, aun de su propia producción Literal D)

efectuados por el contribuyente con destino al uso propio, de los

Servicios expresa que no están afectos al impuesto el uso o Literal D)

consumo de bienes muebles corporales del activo realizable,

El presente diseño del Sistema de Control de Inventarios se resume en el presente esquema

Etapa I: Se muestra el esquema con los respectivos procedimientos a realizar para la

Etapa III: Se muestra el esquema de los procedimientos a llevar a cabo para la

ETAPA I ETAPA II ETAPA IIII

2.1) Solicitud de mercadería

2.5) Recepción e Ingreso de

1) Políticas de registros de compras

2) Procedimientos a seguir para

2.1) Requisición de compra de

2.2) Autorización de compra de

2.3) Pedido de mercaderías.

2.4) Valuación de la mercadería.

2.5) Recepción e ingreso de

2.6) Registro contable de compras.

1- Políticas de Registro de Compras

2- Procedimientos a seguir para registrar las compras de mercadería, en el exterior o

PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LAS COMPRAS DE

2.1 Tiene que existir una orden de

2.4 Cuando el proveedor nos hace llegar

Fin del proceso de compras.

2.1) Solicitud de mercadería

2.2) Envío de mercaderías de

2.3) Emisión de factura o

2.4) Despacho de mercadería

2.5) Registro de salidas en

2.6) Registro de contable por

En esta etapa se muestran las políticas y procedimientos a seguir para realizar

1. Políticas de Registro de Ventas de Productos.

2.3 El encargado de sala verifica la recepción del

2.4 Cuando el cliente cancela el producto es

al motorista que lo llevará.

1) Políticas para la ejecución

2) Medición del desempeño

1. Políticas para la ejecución del control.

1. La contabilidad de los inventarios se hará tomando como base lo establecido

A continuación se presentan las acciones que se deben realizar y las responsabilidades

El propietario de la empresa deberá asignar a una persona que verifique que la

3. Presentación de los Inventarios en los Estados Financieros.

3.1. Requerimientos para el Registro de las Operaciones.

No Folio retaceo: _ Mes: Proveedor: ___________________________________

Nombre:_ Nombre:_____ V.No sujetas

Nombre:_ Nombre:_____ V.No sujetas

No Folio retaceo: 45 Mes: Septiembre Proveedor: Dagoberto Cruz Martínez_________________