PROGRAMACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

MCP - Ing. Edilberto Chávez Fernández

edilberto_cesarc@hotmail.com
http://www.upao.edu.pe/facultades/index.aspx?mod=mod_esc&e=ICSI&task=ext&cod=54
http://edilbertochavezfernandez.blogia.com/
http://www.edilbertochavez.260mb.net/
http://www.ucvlima.edu.pe/cis_portal/pdf/docente_pac.pdf
http://www.upao.edu.pe/BANNER/PRIMAVERA.HTML
http://www.cip-trujillo.org/portal_infocip/inicio/muestra_cur/42

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MS PROJECT
• Es una herramienta de administración de proyectos eficaz, que
proporciona la combinación perfecta de uso, poder y flexibilidad, de
forma que su administración sea más eficiente y efectiva.
Informa y controla el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto,
manteniendo la sintonía entre los equipos de proyecto y la productividad.
Realiza un seguimiento y análisis eficaz de los proyectos con una mayor
compresión de la programación y la repercusión de los cambios. Aprovecha
las ventajas de un mayor control financiero y de análisis más exhaustivos.

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Definición de proyecto
• Esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único.
• Temporal porque un proyecto tiene un principio y final definidos.
• El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto.
• Un proyecto puede generar:
• Un Producto: puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un
elemento o un elemento final.
• Un servicio o la capacidad de realizar un servicio, por ejemplo una función de
negocio que brinda apoyo a producción o distribución.
• Un resultado, tal como una conclusión de un documento, por ejemplo un
proyecto de investigación.

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Ejemplos de Proyectos
• El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado.
• Implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el
personal o el estilo de una organización.
• Desarrollo o adquisición de un sistema de información nuevo o
modificado (hardware o software).
• La realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será
adecuadamente registrado.
• Construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura.
• La implementación, mejora o potenciación de los procesos y
procedimientos de negocios existentes.

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La Dirección de Proyectos
• Según el PMI (Project Management Institute), la dirección de
proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir
con los requisitos del mismo.
• Es la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la
dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en
cinco Grupos de Procesos.

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La Dirección de Proyectos
• Estos cinco Grupos de Procesos son:
• Inicio,
• Planificación,
• Ejecución,
• Monitoreo y Control, y
• Cierre.

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La Dirección de Proyectos

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 Ciclo de Vida de un Proyecto

Fuente: PMBOK, PMI®

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Iniciando MS Project en Windows 7

1. Clic en botón Inicio.

2. En cuadro de búsqueda digitar
PROJECT 2013
3. Clic en Project 2013

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Iniciando MS Project en Windows 8 y 8.1
1

3 1. Clic en botón Inicio o tecla Windows.

2
2. En la pantalla de Inicio digitar PROJECT
2013
3. Clic en Project 2013

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Iniciando MS Project en Windows 10
3

1. Clic en botón búsqueda en Windows.

2. En recuadro de búsqueda escribir
PROJECT
3. Clic en Project 2013

1 2

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Información Preliminar del Proyecto………….(1)
• Asignar calendario al Proyecto.
• Indicar información complementaria del proyecto en Propiedades.
• Indicar fecha de Inicio del Proyecto.

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Información Preliminar del Proyecto………….(2)
1. Clic en ficha proyecto.
2. En grupo Propiedades, clic en
Información del proyecto.
3. Clic para indicar el calendario del
proyecto.
4. Clic para indicar que se
programará a partir de la fecha
de comienzo.
5. Clic para especificar la fecha de
inicio del proyecto.

Si en la fecha se visualiza también la

hora, ésta debe también ser ingresada

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 Información Preliminar del Proyecto………….(3)
1

1. Clic en Archivo.
2. Clic en Información.
3. Clic en información del proyecto. 5
4. Clic en propiedades avanzadas
5. Ingrese los datos que crea
conveniente y luego de clic en
Aceptar para terminar.

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Entorno de MS Project 2013
1. Barra de acceso
rápido.
2. Vista Escala de
tiempo.
3. Cinta de opciones.
4. Tabla entrada.
5. Diagrama de Gantt.
6. Campos de la tabla
entrada.
7. Escala temporal.
8. Vista activa.
9. Vistas rápidas.
10. Zoom.

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Pantalla de Inicio de MS Project 2013

1. Clic para un proyecto nuevo.

2. Clic para abrir un proyecto
usado recientemente.
3. Clic para abrir otros
proyectos.
4. Clic para abrir alguna de las
plantillas de ejemplo
(Necesita conexión a
internet).

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 Las cintas de Opciones
Tarea

Recurso

Crear Informe

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 Las cintas de Opciones
Proyecto

Vista

Formato (Depende de la vista activa, por defecto es la vista Diagrama de Gantt

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Programación de las Tareas……………………(1)
• Manual: El usuario es el que define uno de los siguientes elementos:
duración, fecha de inicio o fin de la tarea. Los otros 2 elementos se
calculan en forma automática. Esta es la forma predefinida de Project
para la programación de las tareas.
• Automática: El usuario indica solamente la duración y Project se
encarga de calcular la fecha inicial y termino en base a la fecha de
inicio y la duración indicada.

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Programación de las Tareas……………………(2)
Por ejemplo si se carga Project, se indica como fecha de inicio el
04/05/2015 y se ingresan las siguientes tareas:

El resultado será:

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Programación de las Tareas……………………(3)

El campo Modo de Tarea permite cambiar la forma

de programación de la tarea.

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Programación de las Tareas……………………(4)

1. Clic en campo Modo

de tarea de la tarea 9.
2. Clic en Programada
automáticamente.

El resultado será:

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Programación de las Tareas……………………(5)
Para que todas las tareas sean programadas en forma automática debe hacer lo siguiente:

1. Clic en NUEVAS TAREAS.

2. Clic en Programada
automáticamente.

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Definiendo Hitos en Project
• Una forma de establecer puntos de control y saber si se logró el
cumplimiento de una tarea en el plazo establecido, es usar Hitos
(Milestone en inglés).
• Un hito es una tarea que tiene una duración de cero (0) días.

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Definiendo Tareas Periódicas…………………..(1)
• Algunas tareas tienen que ejecutarse en forma regular, por ejemplo,
reuniones mensuales para analizar el avance del proyecto o
semanales para analizar las ocurrencias.
• Afortunadamente en Project no se tiene que programar estas tareas
en forma separada, se pueden crear tareas periódicas, también
llamadas tareas repetitivas.
Ejemplo
Se desea programar:
Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes.
Reuniones Semanales, que se llevará a cabo cada jueves.

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Definiendo Tareas Periódicas…………………..(2)

1. Clic en Ficha TAREA.

2. En el grupo Insertar, clic
en Tareas.
3. Clic en Tarea Periódica.

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Operaciones con tareas …… Insertar
1. Clic derecho sobre la
tarea en donde deseo
insertar la nueva tarea,
en el ejemplo la tarea
10.
2. Clic en Insertar tarea.

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Operaciones con tareas …… Eliminar

1. Clic derecho sobre la

tarea en donde deseo
insertar la nueva tarea,
en el ejemplo la tarea
11.
2. Clic en Eliminar tarea.

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Definir esquema del proyecto: Subtareas….(1)
• Cuando todo lo que tiene en el proyecto es una larga lista de tareas, puede
perder de vista panorama general del proyecto.
• El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables.
• Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más
general, creando una jerarquía.
• Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con
sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas.
• Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función
de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea.
• La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las
subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas.
• Utilice los controles de esquema (sangría y anulación de sangría) para indicar la
estructura jerárquica de la lista de tareas.

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Definir esquema del proyecto: Subtareas….(2)
1. Seleccione las tareas que desee
convertir en subtareas.
2. Clic en la Ficha TAREA.
3. En el grupo Programación, clic en
Aplicar sangría a la tarea.
4. Tarea de Resumen Creada.
5. Subtareas creadas.
6. Datos resumidos de las subtareas.

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Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias
• Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vincular
predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo
Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones.
• Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vínculos de
tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de forma realista:

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Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

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Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

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Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

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Forma de Relacionar las tareas en Project
1. Clic en campo
predecesoras de la
tarea 3, escriba 2FC
y presione ENTER.

Cuando la
dependencia es FC,
está desaparece
cuando se presiona
Enter.

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Ejemplo de Relacionar Tareas

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Cambiando la dependencia entre tareas
1. Doble clic en la cabeza de flecha.
2. Clic para cambiar de dependencia a CC.
3. Clic en acepta
4. La dependencia ha cambiado en el campo
predecesoras y en el Diagrama de Gantt. La
fecha de inicio y termino también ha
cambiado

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 Posponer o adelantar una tarea
1. Doble clic en la cabeza de flecha.
2. Clic en retardo e indicar 2d.
3. Clic en Aceptar para que se
efectúen los cambios.

El resultado es el siguiente:

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Dividir una tarea

1. Clic en Ficha Tarea.

2. En el Grupo Programación, clic en Dividir Tarea.
3. Sin dar clic, desplace el mouse sobre la barra de la tarea 18. Continúa..
4. Hágalo hasta que ubique la fecha 17/06/2015.
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Dividir una tarea

5. Clic y arrastre hacia la derecha hasta que visualice las fechas que se muestran en
el cuadro. A continuación suelte el botón del mouse.
6. La Tarea 18 ha sido dividida.

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La Tarea de Resumen del Proyecto – Tarea 0

1. Clic en ficha o pestaña Formato.

2. En el Grupo Mostrar u ocultar, clic en Tarea de resumen del proyecto.
3. En la fila cero (0), está visualizando la Tarea de resumen del proyecto.

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ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO
Para obtener una visión general de la fecha de inicio y fin, duración, costos y demás información del
Proyecto se muestran las estadísticas del mismo que proporciona Microsoft Project.

1. Seleccione la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades seleccionar Información del Proyecto

2. En el cuadro de diálogo Información del Proyecto, haga clic en Estadísticas

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Estadísticas del proyecto

1. Clic en Ficha proyecto.

2. En el Grupo Propiedades,
clic en Información del
Proyecto,
3. Clic en Estadísticas.
4. A continuación se visualiza
las estadísticas del proyecto

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 GRACIAS POR SU ATENCIÓN...
• MCP - Ing. Edilberto Chávez Fernández
• edilberto_cesarc@hotmail.com
http://www.upao.edu.pe/facultades/index.aspx?mod=mod_esc&e=ICSI&task=ext&cod=54
http://edilbertochavezfernandez.blogia.com/
http://www.edilbertochavez.260mb.net/
http://www.ucvlima.edu.pe/cis_portal/pdf/docente_pac.pdf
http://www.upao.edu.pe/BANNER/PRIMAVERA.HTML
http://cacperu.com/curso/programacion-de-obras-con-project-2013-18/
http://www.cip-trujillo.org/portal_infocip/inicio/muestra_cur/42

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