Organización y Planificación del

Trabajo
 Actividad
Expectativas del curso
 Reglas de Convivencia

• Celular vibrador
• Respeto
• Participación
• Diversión
 Objetivo
Los participantes lograrán introducir una metodología y manejar
unas herramientas que les permitirá acometer con éxito la
ejecución, reestructuración y optimización de sus procesos de
planificación y organización del trabajo.
 Algunas preguntas??

• Tienes muchas cosas que hacer

• El tiempo no te alcanza para “nada”
• Llevas trabajo para la casa y para la
noche
• Dejas de dedicarle tiempo a tu
familia y a ti por tu trabajo
• Te sientes estresado(a)
• No tienes tiempo libre para ti ni
mucho menos para las actividades
que te gusta hacer
 Factor importante en la organización
y planificación del trabajo

TIEMPO
https://youtu.be/XJovUZBAIkk
 ¿Qué es el tiempo?
• Magnitud física que permite ordenar la secuencia de
los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y
un futuro.
• Oportunidad, ocasión o coyuntura de hacer algo.
• Cada uno de los actos sucesivos en que se divide la
ejecución de algo.
¿Por qué debemos cuidar nuestro
tiempo?

Personal

Organizacional
Razones para cuidar su tiempo
A Nivel Personal A Nivel Organizacional

1.Necesidades de
encontrar su equilibrio 1.Mayor productividad

2.Aumentar autoestima 2.Creatividad

3.Compartir el tiempo 3.Comunicación

4.Salud 4.Cumplimiento

5.Desarrollo personal 5.Seguimiento

¿Qué tipo de personas te consideras?
Reactiva Proactiva
 ¿Qué actitud tomo frente a todo
esto?
Reactivo sin control Proactivo control

•No planea •Es responsable de su

•No decide sobre su propia vida
tiempo •Toma la iniciativa:
•Se afecta por factores reconoce la
externos responsabilidad de hacer
•Se queja constantemente que las cosas pasen
•No previene •Sus deseos se
•Las circunstancias están subordinan a sus
sobre la persona propósitos
•Actúan sobre las
circunstancias

Actividad sumativa #1
 ¿Cómo es mi lenguaje?
Reactivo sin control Proactivo control

•No hay nada que pueda

hacer al respecto •Miremos otras
•Yo soy así alternativas
•Este tipo me irrita •Puedo controlar mis
•No me aprobarán nada emociones y sentimientos
•Tengo que… •Prefiero…
•Hay que… •Yo elijo…
•Si las cosas cambiaran •Qué puedo hacer para
para mí cambiar las cosas
•No tengo tiempo •Yo elijo qué hacer y
cómo hacerlo

Actividad sumativa # 2
 ¿Qué podemos hacer para comenzar a
administrar nuestro tiempo de manera
eficiente?

3. Identifica 4. Elabora una

ladrones del lista de las
tiempo, actividades que
2. Formular obstáculos o debe hacer para
5. Ejecuta y da
objetivos y vicios que están cumplir con cada
1. Diagnóstico seguimiento tus
metas integrales interfiriendo en uno de tus
planes.
y equilibrados lograr tus metas objetivos y
y establece metas y
acciones para asígnales
eliminarlos. tiempos
 Paso 1. Diagnóstico
1. Analiza el uso actual de tu tiempo. Haz una lista de las actividades que realizas
diariamente durante una semana común y cuanto tiempo les dedicas.

2. Durante una semana trata de llevar un registro exacto de lo que hacer cada
día.(precisando horas y minutos que dedicas a cada actividad.

3. Al finalizar la semana, analizar cuánto tiempo en horas a la semana, le dedicas

cada una de las esferas de tu vida: Familiar, laboral, bienestar personal,
pareja, social, aprendizaje, doméstico, espiritual, cultural.

4. Identificar los desequilibrios.

5. ¿Hay esferas a las que les dedicas mucho más tiempo que a otras? ¿Hay
esferas que tienes abandonadas? ¿tienes problemas ocasionados por estos
desequilibrios? ¿Te sientes satisfecho con el uso de mi tiempo?
 Paso 2. Formular objetivos y metas integrales y
equilibrados.
Necesidad Meta Temas de raíz Próximos pasos
Sabre que he crecido ¿Qué temas de ¿ Qué necesito para
en esta área cuando: raíz son un aprender? ¿ Que cursos
( Medibles, estorbo para mi necesito? ¿ Cuándo lo
Alcanzables, crecimiento en haré? ¿ quien me puede
Observable) esta área? ayudar?
Creencia
Cuerpo
Seres
queridos
Mejores
amigos(as)

Presupuesto

Ocupación

Renovarse
 Ejemplo de objetivo gerenciales.
Necesidad Metas: Temas de raíz Próximos pasos
¿Qué temas ¿ Qué necesito para
de raíz son un aprender? ¿ Que cursos
estorbo para necesito? ¿ Cuándo lo
mi haré? ¿ quien me puede
crecimiento ayudar?
en esta área?
Solución y 1. Resolver, turnar, y/o
seguimiento a archivar la
correspondenci correspondencia el
mismo día.
a
2. Establecer sistema de
organización de
documentos en un
mes.
Supervisión. 1. Organizar sistema de
supervisión en dos
meses( guias de
supervisión, bitacoras,
programas)
2. Supervisar por lo
menos 1 caso por
semana ( método de
rastreo)
Ladrón actual de tiempo
Causas internas del problema tiempo
a. Tardo encomenzar la acción.
b. No sé delegar y todo lo hago yo.
c. No invierto tiempo en planeación.
d. Soy ultra detallista.
e. No tengo metas y objetivos claros.
f. Tengo muchos objetivos y metas.
g. Pierdo tiempo luchando y no accionando.
h. Hago muchas cosas y tengo que estar en
varias partes a la vez.
i. No sé decir “no”.
Causas externas del problema tiempo
a. Tengo muchas y largas reuniones.
b. Muchas visitas inesperadas.
c. Mis colaboradores no están lo suficientemente
capacitados.
d. Son muchas horas de trabajo.
e. No tengo tiempo para el personal de mi
trabajo.
f. El teléfono no deja de sonar.
g. Es mucho el papeleo diario.
h. Gasto mucho tiempo en traslado.
 Ladrones del tiempo
Uso del teléfono…. Soluciones

•Antes de llamar, planifica la conversación.

•Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un
tiempo específico para llamadas.
•Trata de acortar la parte social de la conversación, ve
directo al grano y permanece en él.
•Si la conversación se extiende innecesariamente, busca
excusas para cortarla.
•Establece periodos de tiempo donde no recibirás
llamadas si no sólo en casos de emergencia.
 Ladrones del tiempo
Correspondencia….Soluciones

• Escribe menos, usa más el teléfono.

• Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
• Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
• Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
• Al escribir usa palabras sencillas.
• No revises una y otra vez en nombre de la perfección,
cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
 Ladrones del tiempo
Interrupciones y visitas…. Soluciones

• Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e

interrupciones.
• No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen
asiento.
• Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
• No contribuyas a conversaciones innecesarias.
• Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
• Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan
¿Tienes un minuto?.
 Ladrones del tiempo
Reuniones…. Soluciones

• Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.

• Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una
conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es
necesaria mi presencia?. Fíjate un límite de tiempo y
ajústate a él.
• Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones,
mantente en el tema.
• Minimiza las conversaciones intranscendentes.
• No contribuyas a conversaciones innecesarias.
 ¿Qué es la planificación?
Significa prevenir, anticiparse lo que debe
hacerse.
Atribuir o definir claramente las tareas de cada
uno.
 Como relacionamos planificación y
organización
La organización y planificación es la capacidad
de fijar metas y prioridades a la hora de
realizar una tarea.
 Es importante priorizar
• Porque son muchas tareas diarias.
• Porque todas parecen importantes y urgentes.
• Porque el tiempo no se detiene
 Premisas del tiempo
Lo urgente: Toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de
respuesta actual a los desafíos que se nos presentan

Lo importante: La atención a lo importante esto toda actividad que se

ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos
del entorno.
La primera herramienta para
administrar tu tiempo es una
lista de actividades. En esta lista
tienes que identificar todas las
actividades por hacer de todos
tus valores, en todos tus roles.
 ¡Vives apagando incendios!
•Las tareas reactivas son los problemas e imprevistos
que aparecen todos los días y debemos resolver con
tal de que las cosas continúen su marcha.

•Debemos aprender a controlar la situación. Las

tareas reactivas no son creativas, pocas veces
resuelven algo aunque se consideren urgentes.
Matriz de administración del tiempo de “Stephen Covey”

Actividad Sumativa
Agenda de Trabajo
 Planeación

El secreto no consiste tanto en

planear tu tiempo sino en
defender el tiempo planeado.
 Planeación del trabajo

1.Utilizar agenda, planear día, semana

mes y tenerlo visible
2.Definir prioridades, actividades y
tiempos
3.Acomodar según jornada productiva
4.Revisar plan, verificar logros
5.Solicitar a su personal planes de
trabajo
 Recomendaciones para llevar una
agenda.
El manejo de una agenda nos permitirá organizar mejor nuestra vida y
actividades, nos permite:
1. Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.
2. Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y apuntes al
respecto de ellas.
3. No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario, cumpleaños o
evento.
4. Poder tener detalles para con los demás, apuntando sus preferencias.
5. Manejar gastos y pagos pendientes.
6. Controlar vencimientos de tarjetas, seguros, etc.
7. Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades
al organizarnos.
 Pasos para seguir una agenda.
1. Definir exactamente el proyecto que debes realizar con lujo
de detalles. Hacer un mapa mental o proyecto escrito que
defina:
– Qué necesitas hacer.
– Para qué lo vas a hacer.
– Cómo los vas a hacer.
– Quién lo a hacer.
– Qué necesitas.
2. Desglósalo en tareas pequeñas que puedan ser realizadas
independientemente y que puedas delegar.
 Pasos para seguir una agenda.
3. Ordénalas jerárquicamente y calcula tiempos necesarios para
cada una de ellas.
4. Anota en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella
tienes calculados 3 días de trabajo, (dedica margen suficiente)
por ejemplo, en el cuarto día nota la segunda tarea y así
sucesivamente.
5. Dedica realmente el tiempo que asignaste.
6. Delega.
7. Lleva tu agenda siempre y apunta todas tus ideas.
8. Revisa tu proyecto o mapa mental para verificar que estás
cumpliendo.
 La organización
El tiempo es uno de los recursos mas
importantes, hay que tener en cuenta que para
podamos aprovechar y sacar el máximo partido
de nuestro tiempo tiene que ser estar
organizado.
 La delegación
Se define como conceder a otra persona
autoridad necesaria para que actúe en nuestro
nombre, tome decisiones o acciones especificas.
 Decálogo de la delegación
1. Establezca los parámetros, condiciones y
términos antes de delegar.
2. Seleccione la persona adecuada para el
trabajo.
3. Proporcione información suficiente.
4. Enfóquese en los resultados, no en el
proceso.
5. Delegue a través del dialogo.
 Decálogo de la delegación
6. Establezca tiempos limites basados en la
responsabilidad y fechas para la revisión.
7. Provea los recursos necesarios
8. Ofrezca retroalimentación positiva y
constructiva.
9. No permita que le delegue de regreso el
trabajo.
10. De todo el crédito y reconocimiento a la
persona que completa el trabajo.
Actividad sumativa
 AUTO DEL FUTURO
• Diseño
• Proveedores
• Estructura
• Crear un auto del futuro, con características
especiales y debe rodar.
• Publicidad
• Debe presentar toda la planificación