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DOCUMENTAR Y CONTROLAR 00114/12/2019


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Página: 1 de 1

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................................................... 2
2. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................................................................................... 3
3. OBJETIVOS ............................................................................................................................................................................................ 4
3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................................................................... 4
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................................................................................... 4
4. APLICACIÓN .......................................................................................................................................................................................... 5
4.1. “ELABORAR MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE ACUERDO CON METODOLOGÍAS ORGANIZACIONALES Y
NORMATIVIDAD VIGENTE”........................................................................................................................................................................ 5
4.2. “DISEÑAR ESTRUCTURAS DE SALARIOS, APLICANDO LAS METODOLOGÍAS Y ESTRATEGIAS ESTABLECIDAS POR LA
ORGANIZACIÓN” ........................................................................................................................................................................................ 8
4.3. “PRESELECCIONAR CANDIDATOS QUE CUMPLAN CON LAS POLÍTICAS Y REQUERIMIENTOS ESPECIFICADOS POR LA
ORGANIZACIÓN, PARA VINCULARLOS A LA EMPRESA O A NUEVOS ROLES DE TRABAJO” y “SELECCIONAR CANDIDATOS
PARA DESEMPEÑAR LOS CARGOS Y ROLES DE TRABAJO, DE ACUERDO CON LOS PERFILES, POLÍTICAS, NORMAS
LEGALES VIGENTES Y PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN” .................................................................................................... 8
4.4. “VINCULAR A LAS PERSONAS SELECCIONADAS, DE ACUERDO CON LAS NORMAS LEGALES VIGENTES, POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA ORGANIZACIÓN”. ......................................................................................................... 11
4.5. “INTEGRAR LOS TRABAJADORES Y PROVEEDORES A LA ORGANIZACIÓN, DE ACUERDO CON EL DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y ROLES DE TRABAJO” ...................................................................................... 13
4.6. “GENERAR NÓMINA DE SALARIOS Y COMPENSACIONES DE ACUERDO CON LA INFORMACIÓN REGISTRADA, LAS
NORMAS VIGENTES Y LOS MEDIOS DISPUESTOS POR LA ORGANIZACIÓN” .................................................................................. 16
5. ALCANCE ............................................................................................................................................................................................. 20
6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................................................................................................................................................. 21
6.1. MISIÓN ........................................................................................................................................................................................ 21
6.2. VISIÓN......................................................................................................................................................................................... 21
6.3. POLÍTICAS .................................................................................................................................................................................. 22
6.4. VALORES CORPORATIVOS ...................................................................................................................................................... 31
7. ORGANIGRAMA ................................................................................................................................................................................... 32
8. MAPA DE PROCESOS ......................................................................................................................................................................... 33
9. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ................................................................................................................................................. 34
10. INDICADORES ................................................................................................................................................................................. 37
11. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................................................ 38
ANEXOS ......................................................................................................................................................................................................... 38

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1. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procesos y Procedimientos surge ante la necesidad de recuperar y


reutilizar documentos, con el propósito de disminuir o desaparecer la variabilidad, es decir
mantener los procesos y procedimientos de las diferentes dependencias o áreas de la
organización bajo condiciones controladas.

Encontrará una guía clara y específica, que busca garantizar la óptima operación y desarrollo
de las diferentes actividades de la organización, con especificaciones e instructivos de los
diferentes documentos diseñados para controlar procesos y procedimientos, tales como:
formatos de Flujograma, Matriz Detallada, Caracterización de Procesos y sus respectivos
Instructivos para el manejo de los mismos.

La metodología de trabajo para elaborar este Manual consistió en realizar la documentación


anteriormente mencionada y aplicarla para llevar el control de los diferentes procesos y
procedimientos; fue desarrollado por las aprendices asesoras, siguiendo la normatividad legal
vigente aplicable al Sistema de Gestión de Calidad.

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2. JUSTIFICACIÓN

La realización del Manual de Procesos y Procedimientos tiene como fin ayudar a proyectar a
la organización Pinturas y Acabados 3P S.A.S, las responsabilidades y las funciones de los
trabajadores, por medio de la identificación y descripción clara de las actividades que
componen los procesos y procedimientos en la empresa.

De igual manera, se encuentran los diferentes documentos empleados para llevar un registro
de las actividades, con formatos legibles y claros, continuando con la normatividad legal
vigente del Sistema de Gestión de Calidad.

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3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL


Elaborar un manual de los procesos y procedimientos: Elaborar Manual de Funciones,
Servicio al Cliente, Estructurar Salarios, Preseleccionar y Seleccionar a los Candidatos,
Vincular e Integrar al trabajador; identificados en la Pyme Pinturas y Acabados 3P S.A.S, con
el fin de documentar y controlar los mismos.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar los Macro Procesos.


 Elaborar los Flujogramas de cada uno de los procesos.
 Elaborar la Matriz Detallada de cada uno de los procesos.
 Elaborar la Caracterización de cada uno de los procesos.
 Diseñar la Codificación de los procesos y de cada uno de los documentos generados
en los mismos.
 Generar una tabla de abreviaturas, para mejorar la comprensión del lenguaje contenido
en la codificación de los procesos y los documentos de los mismos.
 Realizar una tabla de retención documental que contenga los documentos elaborados.

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4. APLICACIÓN

4.1. “ELABORAR MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE ACUERDO CON


METODOLOGÍAS ORGANIZACIONALES Y NORMATIVIDAD VIGENTE”

DESCRIPCIÓN

Consiste en la definición de la estructura organizacional de una empresa, a través de un


documento que abarca el diseño y descripción de los diferentes cargos de trabajo,
estableciendo normas de coordinación entre ellos y delimitando los campos de actuación de
los cargos o áreas, de acuerdo a la metodología empleada por la organización.

En el documento se especifica el propósito principal del cargo, las funciones a desempeñar, el


nivel de escolaridad, los conocimientos esenciales y la experiencia laboral requerida, las
competencias organizacionales y funcionales, la escala de responsabilidades, los
requerimientos de idioma, el esfuerzo mental y físico, las atribuciones que puede tener el
cargo, los riesgos profesionales a los que podría estar expuesto el trabajador y los demás
criterios que la organización considere pertinente de acuerdo a sus necesidades.

OBJETIVO

Los Manuales de Funciones formalizan las responsabilidades de los cargos de la


organización, sus funciones y los requisitos necesarios para ejercer dicho cargo.

RESPONSABLE

El área de Talento humano o en su defecto la persona delegada, es la responsable de la


realización de los Manuales de Funciones, la actualización de los mismos y por ende del
organigrama.

ALCANCE

Los manuales de funciones bajo el modelo de gestión por competencias, son aplicables a
todos los niveles jerárquicos en que se agrupan los diferentes cargos.

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El proceso inicia con la identificación de fuentes, el establecimiento de la jerarquización y


estructura de la organización por medio del organigrama, que en caso de estar desactualizado
debe realizarse la respectiva actualización y finaliza con la verificación de la vigencia de los
roles de acuerdo al sistema de control interno de la organización y la identificación de los
puntos o rangos críticos del proceso, en busca de su mejora continua.

DEPENDENCIA INVOLUCRADA

Área de Talento Humano o Recursos Humanos

GLOSARIO

CARGO
Es un conjunto de funciones que ocupa una posición formal dentro del organigrama.
ÁREA
Son los distintos sectores especializados dentro de una empresa.
DEPENDENCIA
Se refiere a la subordinación que un cargo o área presenta respecto de otro en un
ámbito laboral.
JERARQUIZACIÓN
Son cada uno de los niveles o grados dentro de una organización, esta define en qué
posición está un individuo ante a empresa o qué función debe desempeñar.
MANUAL DE FUNCIONES
Es el documento formal que recopila las diferentes descripciones de cargos de trabajo
de una organización, como el resultado del estudio de los cargos de trabajo.
ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura de una organización, incluye las
estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen; hacen un
esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales.
PERFIL OCUPACIONAL
Consiste en la descripción de las habilidades que un trabajador debe tener o tiene para
ejercer eficientemente un cargo de trabajo.

GESTIÓN

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Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un


proyecto, es también la dirección o administración de una compañía.
REQUISITO
Cualidad, circunstancia o cosa que se requiere para algo o para realizar una función.
INTERACCIÓN
Acción, relación o influencia recíproca entre dos o más personas o cosas.
ESTRATEGIA
Planificación de algo que se propone un individuo o grupo como una serie de acciones
muy meditadas encaminadas hacia un fin determinado.
ORGANIZACIÓN
Estructuras administrativas creadas para lograr metas u objetivos por medio de los
organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Rasgos y cualidades de los colaboradores que están ligadas a su personalidad y
actitud frente al ambiente de trabajo.
COMPETENCIAS FUNCIONALES
Funciones esenciales del empleo y capacidades que se identifican a partir de un
análisis del propósito principal del empleo y su desagregación progresiva.
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Son todos los conocimientos, comportamientos y habilidades que debe demostrar todo
trabajador.

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4.2. “DISEÑAR ESTRUCTURAS DE SALARIOS, APLICANDO LAS METODOLOGÍAS Y


ESTRATEGIAS ESTABLECIDAS POR LA ORGANIZACIÓN”

4.3. “PRESELECCIONAR CANDIDATOS QUE CUMPLAN CON LAS POLÍTICAS Y


REQUERIMIENTOS ESPECIFICADOS POR LA ORGANIZACIÓN, PARA VINCULARLOS A
LA EMPRESA O A NUEVOS ROLES DE TRABAJO” y “SELECCIONAR CANDIDATOS
PARA DESEMPEÑAR LOS CARGOS Y ROLES DE TRABAJO, DE ACUERDO CON LOS
PERFILES, POLÍTICAS, NORMAS LEGALES VIGENTES Y PROCEDIMIENTOS DE LA
ORGANIZACIÓN”

DESCRIPCIÓN

Consiste en la apertura de una vacante en la organización, mediante una solicitud de alguna


área de la misma, los primero que se realiza es la publicación de dicha vacante con algunos
criterios específicos del cargo, después de esto se procede a realizar la validación de
información y se notifica a los posibles seleccionados, seguido de esto se procede con la
aplicación de pruebas y entrevista prontamente se le da una respuesta a quienes presentaron
la pruebas y entrevista citando a la firma de contrato de esta manera se cierra los
procedimientos de preselección y selección.

OBJETIVO

El objetivo de estos procedimientos es busca al candidato más idóneo con las características
necesarias para un cargo dentro de la organización.

RESPONSABLE

El área de Talento Humano o la persona delegada, es la responsable de la realización de los


procedimientos de preselección y selección.

ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de un área para que se realice la apertura de la vacante
esto mediante una carta de requisición y se procede a realizar la validación de la misma y

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finaliza con la publicación de los o el seleccionado para el cargo ya que este será la persona
que cumpla con todas las características para el cargo.

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Área de Talento Humano o Recursos Humanos.

GLOSARIO

PRESELECCIÓN
Sistema automático que facilita la selección anticipada de las diversas funciones.
SELECCIÓN
Elección de una o varias personas o cosas entre un conjunto por un determinado
criterio o motivo.
VACANTE
Cargo que no está ocupado por nadie.
CANDIDATO
Persona que opta a un cargo.
CARGO
Función de la cual una persona tiene la responsabilidad en una organización, un
organismo o una empresa.
DEPENDENCIA
Área que realiza el proceso o procedimiento.
VALIDACIÓN
Validación es la acción y efecto de validar (convertir algo en valido, darle fuerza o
firmeza). El adjetivo válido, por otra parte, hace referencia a aquello que tiene un peso
legal o que es rígido y subsistente.
PROCEDIMIENTO
Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder,
que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está
vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.
NOTIFICAR
Notificar es la acción de comunicar a una persona una información específica a través
de un modo formal.
CONVOCATORIA

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Una convocatoria es un anuncio o un escrito con el cual se convoca a un determinado evento o


acontecimiento que se producir; también se suele emplear como sinónimo de la palabra
citación.

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4.4. “VINCULAR A LAS PERSONAS SELECCIONADAS, DE ACUERDO CON LAS


NORMAS LEGALES VIGENTES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR
LA ORGANIZACIÓN”.

DESCRIPCIÓN

El proceso de vincular al trabajador es primordial para toda empresa ya que desde que exista
un buen desarrollo de selección garantizara una buena contratación para el trabajador.

OBJETIVO

Vincular a las personas seleccionadas de acuerdo a las normas y políticas de la organización.

RESPONSABLE

El área de Talento Humano o la persona delegada, es la responsable de la realización del


proceso de Vincular a las personas seleccionadas.

ALCANCE

Parte de la apertura de la historia laboral y finaliza hasta realizar la entrega de la carta


informativa.

DEPENDENCIA INVOLUCRADA

Área de Talento Humano o Recursos Humanos.

GLOSARIO

VINCULAR
La sujeción de los bienes para perpetuarlos en un determinado empleo y en el orden
sucesorio dispuesto por el fundador del vínculo.
NORMA
Principio que se impone o se adopta para dirigir la conducta o la correcta realización de
una acción o el correcto desarrollo de una actividad.

DERECHO
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Es un orden normativo e institucional de la conducta humana en sociedad inspirado en


postulados de justicia y certeza jurídica.
GOBIERNO
Conjunto de personas y organismos que gobiernan o dirigen una división político-
administrativa (estado, autonomía, provincia, municipio, departamento).
SELECCIÓN
Elección de una o varias personas o cosas entre un conjunto por un determinado
criterio o motivo.
ORGANIZACIÓN
Estructuras administrativas creadas para lograr metas u objetivos por medio de
los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo.
CARRERA ADMINISTRATIVA
Sistema técnico de administración del recurso humano que garantiza el ingreso,
ascenso, permanencia y retiro del servicio público, a través de un sistema de méritos.
CONTRATO
Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
PROCESO
Secuencia de actividades humanas, que transforman un conjunto específico de
insumos en uno de rendimientos.
HISTORIA LABORAL
Es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte de los funcionarios
de la Unidad de Talento Humano, en donde se conservan cronológicamente todos los
documentos de carácter administrativo con el vínculo laboral que se establece entre
funcionarios y la entidad.
PERSONA NATURAL
Son todos los ente de la especie humana que sólo por el hecho de existir las
características dadas por el derecho desde el punto de vista jurídico que tienen como
atributo que son domicilio, nacionalidad, etc.

PERSONA JURIDICA
Persona ficticia capaz de ejercitar los derechos y adquirir las obligaciones para realizar
actividades que ocasionan plena responsabilidad jurídica.
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PRIMACIA DE LA REALIDAD
Este criterio se fundamenta en la inferioridad del trabajador, quien puede ser objeto de
abusos que sólo pueden subsanarse con la primacía de los hechos sobre las formas,
las formalidades.
EXPESO
Este criterio se fundamenta en la inferioridad del trabajador, quien puede ser objeto de
abusos que sólo pueden subsanarse con la primacía de los hechos sobre las formas,
las formalidades.
TÁCITO
Resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlos,
excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse
expresamente.

4.5. “INTEGRAR LOS TRABAJADORES Y PROVEEDORES A LA ORGANIZACIÓN, DE


ACUERDO CON EL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS Y ROLES DE TRABAJO”

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DESCRIPCIÓN

Consiste en informar al trabajador recién egresado acerca de quién es la empresa, que hace,
como lo hace, y para que lo hace. Todo esto dentro de la estructura formal de la empresa.
Además de estos aspectos, en el programa de inducción se le explican al trabajador, las
normas, políticas, y reglamentos existentes en la empresa.

OBJETIVO

Elaborar programas de inducción y re inducción de acuerdo con los Planes, las variables,
normas y procedimientos de la organización. Diseñar los documentos y ayudas didácticas
aplicando las tecnologías de la información y la comunicación requeridas en el plan de
inducción, re inducción. Desarrollar acciones en los programas de inducción y re inducción.
Siguiendo la metodología y recursos previstos en el plan. Evaluar el programa de inducción –
Re Inducción de personal y presentar informe de los resultados obtenidos.

RESPONSABLE

El área de Talento Humano o la persona delegada, es la responsable del proceso de Integrar


a los Trabajadores.

ALCANCE

Parte desde planear la inducción y la reinducción, finaliza con la elaboración del informe
general del procedimiento de integrar a los trabajadores.

DEPENDENCIA INVOLUCRADA

Área de Talento Humano o Recursos Humanos.

GLOSARIO

INDUCCIÓN
Cuando una persona ingresa como nueva en una empresa, el departamento de
recursos humanos es el encargado de acompañar a la persona a un recorrido de

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inducción por las instalaciones de la empresa, así como de proveerle de toda la


información referente a la empresa (antecedentes, etc.).
REINDUCCIÓN
Es un proceso planeado de reorientación al personal vinculado en la Institución cuando
ocurran cambios normativos, modificación de políticas institucionales dentro del marco
legal.
TRABAJADOR
Persona que realiza un trabajo en específico dentro de la organización.
PROVEEDOR
Provee a otra persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado.
ORGANIZACIÓN
Es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos
DOCUMENTOS
Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o
personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías,
etc.) en lengua natural o convencional.
INFORME
Exposición oral o escrita sobre el estado de una cosa o de una persona, sobre las
circunstancias que rodean un hecho, etc.
INTEGRAR AL TRABAJADOR
El proceso a través del cual "el empleado empieza a comprender y aceptar los valores,
normas y convicciones que se postulan en una organización" se llama socialización.
INDUCCIÓN GENERAL
Historia y evolución de la organización su estado actual, objetivos y posicionamiento.
INDUCCION ESPECÍFICA
Puesto de trabajo que va a ocupar, características, funciones, relaciones con otros
puestos, medios de trabajo que se utilizan, expectativas de desarrollo, salarios.
MATERIAL DE APOYO
Es un instrumento que facilita la enseñanza, se caracteriza por despertar el interés,
adaptándose a sus características, por facilitar la labor, por ser sencillo, consistente y
adecuado a los contenidos.
CRONOGRAMA
Representación gráfica de un conjunto de hechos en función del tiempo.
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MANUAL: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y


sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos.
CLIMA ORGANIZACIONAL: Percepciones que el trabajador tiene de las estructuras y
procesos que ocurren en un medio laboral.
CULTURA ORGANIZACIONAL: Describe la psicología, las actitudes, experiencias,
creencias y valores (personales y culturales) de una organización.

4.6. “GENERAR NÓMINA DE SALARIOS Y COMPENSACIONES DE ACUERDO CON LA


INFORMACIÓN REGISTRADA, LAS NORMAS VIGENTES Y LOS MEDIOS DISPUESTOS
POR LA ORGANIZACIÓN”

DESCRIPCIÓN

Consiste en registrar todas las novedades de los trabajadores teniendo en cuenta las normas vigentes
y los procedimientos que la organización implementa para generar la nómina de salarios, se realiza la
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liquidación de los respectivos pagos del personal y así se empieza a generar los desprendibles de
pago, para todo lo anterior se mantiene un archivo según los procedimientos establecidos.

OBJETIVO

Llevar el control de cuantos trabajadores laboran en la organización, generando los respectivos pagos
por sus servicios y que estos sean cancelados correctamente, llevar las bonificaciones y deducciones
en la contabilidad y por ultimo realizar los pagos internos de la empresa como la ARL, prestaciones
sociales, impuestos entro otros.

RESPONSABLE

Área de Talento Humano, Contabilidad o en su defecto la persona delegada para generar la nómina de
los salarios y compensaciones.

ALCANCE

Empieza con identificar la cantidad y tipos de contratos en la organización para la liquidación de


nómina y termina con generar los desprendibles de nómina para cada uno de los trabajadores.

DEPENDENCIA INVOLUCRADA

Área del Talento Humano, Contabilidad o en su defecto la persona delegada para generar la nómina.

GLOSARIO

PRESTACIONES SOCIALES

Son los dineros adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado
mediante contrato de trabajo por sus servicios prestados.

AUXILIO DE TRANSPORTE

Subsidia el costo de movilización de los empleados desde su casa hasta el lugar de trabajo.

HORA EXTRA

Es aquella hora, que se trabaja adicional a las ocho horas diarias.

INCAPACIDAD LABORAL

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Es la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una


enfermedad o un accidente de trabajo.

PENSIÓN

Cantidad de dinero que alguien recibe al finalizar la actividad laboral, normalmente se otorga a
quien ha acabado su etapa como trabajador y recibe una remuneración mensual por parte de la
administradora del estado

RETENCIÓN DE FUENTE

Sistema de recaudo anticipado del impuesto sobre la renta y complementarios, del impuesto a
las ventas, del impuesto de timbre nacional y del impuesto de industria y comercio; que
consiste en restar de los pagos o en abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a
cargo de los contribuyentes de dichos pagos o abonos en cuenta.

NETO A PAGAR

Es lo que efectivamente recibe el trabajador, el resultado de restar las deducciones al total


devengado.

SALARIO BÁSICO

Es la remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para la liquidación


del trabajo nocturno, trabajo en dominicales y festivos, y trabajo extra en días ordinarios.

BONIFICACIONES

Es un incentivo que se brinda en algunas ocasiones a los trabajadores como muestra de


agradecimiento por una labor bien realizada o alguna meta cumplida, esto no hace parte del
factor salarial.

COMISIONES

Es un porcentaje sobre las ventas que el empleador paga a sus vendedores, en ningún caso el
total devengado por el trabajador puede ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente
para cada año.

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INDEMNIZACIÓN

Pago en efectivo y/o con bienes del salario y otros beneficios adicionales que se le reconocen
al trabajador al término de una relación laboral, ya sea por concepto de despido injustificado u
otros daños que puedan habérsele causado durante su permanencia como empleado.

COMPENSACIONES

La compensación (sueldos, salarios, prestaciones) es la gratificación que los empleados


reciben a cambio de su labor, es el elemento que permite, a la empresa, atraer y retener los
recursos humanos que necesita, y al empleado, satisfacer sus necesidades materiales, de
seguridad y de ego o estatus”. Es decir, todos aquellos pagos, con que la organización
retribuye a quienes en ella trabajan.

EMBARGO

Es la declaración judicial por la que determinados bienes o derechos de contenido o valor


económico quedan afectados o reservados para extinguir con ellos una obligación pecuniaria
ya declarada (embargo ejecutivo) o que, previsiblemente, se va a declarar en una sentencia
futura (embargo preventivo).

SALARIO EN ESPECIE

Es toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como
contraprestación directa del servicio, tales como alimentación, habitación o vestuario que el
empleador suministra al trabajador o a su familia.

PRÉSTAMO

Operación financiera donde una parte presta una cantidad de dinero a otra persona llamada
“deudor”, la cual, este último no compromete a devolver en el tiempo definido más los intereses
devengados, seguros y costos asociados.

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5. ALCANCE

La realización del Manual de Procesos y Procedimientos, busca que la empresa Pinturas y


Acabados 3P S.AS gestione el control y la documentación de cada uno de los macro procesos
que conforman la gestión humana, mediante la caracterización de los procesos que permitan
un mejor desarrollo de las actividades de cada uno, garantizando así el enriquecimiento y la
mejora continua de los indicadores del mismo, todo esto dirigido a la PYME asesorada.

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6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

6.1. MISIÓN

Diseñamos, producimos y comercializamos productos ecológicos como pinturas y recubrimientos de alta calidad,
con los cuales también ejecutamos acabados arquitectónicos y obras de construcción liviana.
Contamos con personal capacitado, enfocado y competente para trabajar con excelencia y así ofrecer productos
a precios competitivos.

6.2. VISIÓN

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Ser nacionalmente reconocidos en el año 2020 como una empresa con compromiso ambiental que ofrece
pinturas ecológicas y acabados arquitectónicos de alta calidad, a precios accesibles en el mercado

6.3. POLÍTICAS
6.3.1. POLÍTICA INTEGRADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, AMBIENTE,
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PINTURAS Y ACABADOS 3P S.A.S. una empresa que se dedica al diseño, producción,
comercialización y distribución de pinturas ecológicas, se compromete a dar solución continua
a los requerimientos y expectativas de nuestros clientes, con la protección y promoción de la
salud de los trabajadores, procurando su integridad física mediante el control de los riesgos, el
mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente

Contamos con un equipo humano competente que continuamente busca dar valor agregado a
las actividades que realiza en PINTURAS Y ACABADOS 3P. Somos una empresa que se
mantiene a la vanguardia del mercado y la tecnología a través de la investigación y desarrollo
de nuevos productos y aseguramos el uso efectivo de nuestra capacidad instalada en
producción. Todos los niveles de dirección asumen la responsabilidad de promover un
ambiente de trabajo sano y seguro, cumpliendo los requisitos legales aplicables, vinculando a
las partes interesadas en el Sistema de Gestión integrado y destinando los recursos humanos,
físicos y financieros necesarios para la gestión.

Los procedimientos y programas desarrollados en PINTURAS Y ACABADOS 3P S.A.S.


estarán orientados al lograr calidad total, al fomento de una cultura preventiva y del auto
cuidado, al manejo óptimo de los aspectos ambientales generados, a la intervención de las
condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o enfermedades laborales, al control del
ausentismo y a la preparación para emergencias. Todos los empleados, contratistas y
temporales tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de
seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo, Igualmente serán
responsables de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan generar
consecuencias y contingencias para los empleados y la organización.

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Tenemos gran conciencia ambiental, ofreciendo productos bajo en VOC y competitivos que
tienen menor impacto en el medio ambiente, caracterizándonos por ser una empresa
comprometida por la salud y seguridad de nuestro talento humano.

6.3.2. POLÍTICA DE NO ALCOHOL TABACO Y DROGAS


PINTURAS Y ACABADOS 3P S.A.S, es consiente que el consumo de ALCOHOL,
DROGADICCIÓN Y TABACO afectan los ambientes laborales, agravan los riesgos
ocupacionales, atentan contra la salud y la seguridad, constituyéndose en amenaza para la
integridad física y mental de los empleados.

Para garantizar la protección integral de sus trabajadores se han implementado las siguientes
medidas:

• El empleado que llegue al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de


sustancias psicoactivas o alucinógenas, o que sea sorprendido consumiendo alguna de estas
sustancias dentro de las instilaciones de la compañía o durante las actividades del trabajo, no
se le permitirá laborar durante la jornada y as sanciones serán determinadas con base a lo
establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

• Si durante la investigación de un incidente (accidente o casi-accidente) se comprueba


por medio de exámenes médicos que el trabajador involucrado y responsable se encontraba
bajo los efectos del alcohol, sustancias psicoactivas o alucinógenas se considera falta grave y
se seguirá el proceso disciplinario establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

• No se permite fumar en las oficinas, espacios cerrados de acceso al público o áreas


que no hayan sido autorizadas para este fin. El empleado que sea sorprendido fumando en
áreas no autorizadas se le aplicara las sanciones disciplinarias establecidas en el Reglamento
interno de trabajo.

• La Empresa adelantará campañas de prevención del consumo de psicoactivas o


alucinógenas fármacos y tabaco, los riesgos psicosociales y sus efectos en la salud.

6.3.3. POLITICA DE CRÉDITO


De manera comedida doy a conocer la política de crédito que aplicará para la empresa.

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1. A partir de la solicitud de crédito del cliente, se estudiará el historial crediticio a través


de bases de datos de entidades acreditadas, a partir de esto se generará el reporte
correspondiente informando si es aprobado o no el crédito. En caso de ser aprobado en el
reporte se incluirá el monto del cual dispone el cliente dentro de la empresa.

2. El pago de los pedidos a crédito del cliente, serán de 15 a 20 días o previo acuerdo, y
solo dispondrá del monto consignado en el reporte entregado.

3. En caso de NO efectuar el pago la cuenta de crédito quedará bloqueada y no se podrá


generar pedidos adicionales a crédito. El cliente será informado de esta situación por cualquier
medio de información carta, fax, correo electrónico o vía telefónica.

4. Al cabo de 30 días (calendario) de mora el cliente será reportado a las centrales de


riesgo.

5. Cuando el cliente tiene un excelente desempeño financiero y paga a tiempo los créditos
solicitados, el monto del cual dispone puede ser incrementado a solicitud del beneficiario o por
parte de la empresa como reconocimiento a su desempeño.

6.3.4. POLITICA DE GARANTÍA Y DEVOLUCIONES


DISTINGUIDO CLIENTE PINTURAS Y ACABADOS 3P

Para su oportuno conocimiento hacemos entrega de la política de garantía y


devoluciones, las cuales usted debe tener presente cuando presenta inconformidad por
alguno de nuestros productos.

Cualquier duda lo puede informar directamente con el Comercial de nuestra empresa o


por el correo electrónico: info@distribuciones3p.com , con gusto le atenderemos.

Condiciones Generales de Garantía:

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Si el producto presenta alguna irregularidad y se tuvieron en cuenta todas las


recomendaciones e instrucciones, se debe diligenciar el formato de Peticiones, Quejas y
Reclamos con el comercial que le presto el servicio de venta, con el fin de brindar una pronta
solución.

1) Tiempos para tramitar

a) La garantía por calidad del producto se determina de acuerdo a las siguientes


condiciones:

• Línea de Vinilos, Masillas y Recubrimientos: Será de seis (6) meses calendario a


partir de su fecha de facturación en almacenaje por parte del Cliente.

• Línea de Esmaltes sintético y profesional: Será de tres (3) meses calendario a partir
de su fecha de facturación en almacenaje por parte del Cliente.

• Línea de productos base solvente: Será de seis (6) meses calendario a partir de su
fecha de facturación en almacenaje por parte del Cliente.

b) Las devoluciones efectuadas por la baja rotación del producto por parte del Cliente,
tendrán cambio dentro de los seis (6) meses calendario a partir de su fecha de facturación, a
excepción del esmalte profesional y sintético que será (3) meses después de la fecha de
facturación.

c) Para ser efectiva cualquier garantía tanto por calidad y/o baja rotación del producto,
este deberá encontrarse en su envase original, en perfectas condiciones físicas y con la
etiqueta original, además el Cliente debe presentar su factura de venta que fue entregado por
Pinturas y Acabados 3P

d) No se hacen por ningún motivo devoluciones de dinero una vez comprado el producto,
a menos de casos especiales y con expresa autorización del Gerente General de Pinturas y
Acabados 3P, en los casos generales se realizará la reposición en mercancía.

e) La garantía cubre defectos de fabricación del producto quedando sin efecto daños
ocasionados por negligencias, uso o manipulaciones indebidas.

2) Condiciones de garantía

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Todos los productos de Pinturas y Acabados 3P cuenta con datos que son necesarios tener
presente para su información y conocimiento, dentro de esta información se incluye:
Descripción, Usos, Rendimiento por galón, Aplicación, Observaciones y Seguridad.

Adicionalmente se deben tener presente las siguientes condiciones generales por las cuales
Pinturas y Acabados 3P no aplica Garantía en sus líneas de productos:

• Línea de Vinilos, Masillas y Recubrimientos: No aplica garantía cuando:

 Se cumple con el tiempo de garantía estipulado por la Empresa (Numeral 1).


 Cuando las condiciones ambientales de almacenaje se demuestran que son variables y
que afecta el material.
 Cuando se demuestra por pruebas de laboratorio, que el producto se ha manipulado
por el cliente.
• Línea de Esmaltes sintético y profesional: No aplica garantía cuando:

 Se cumple con el tiempo de garantía estipulado por la Empresa (Numeral 1), ya que el
material adquiere una tonalidad amarillenta por las resinas alquídicas con la cual se
fabrica el producto.
 Cuando las condiciones ambientales de almacenaje se demuestran que son variables y
que afecta el material.
 Cuando se demuestra por pruebas de laboratorio, que el producto se ha manipulado
por el cliente.
• Línea de productos base solvente: No aplica garantía cuando:

 Se cumple con el tiempo de garantía estipulado por la Empresa (Numeral 1).


 Cuando las condiciones ambientales de almacenaje se demuestran que son variables y
que afecta el material.
 Cuando se demuestra por pruebas de laboratorio, que el producto se ha manipulado
por el cliente.

3) Requisitos y condiciones para hacer válida una garantía

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a) Diligenciar el formato de Peticiones, Quejas y Reclamos junto con el comercial que le


presto el servicio, reportando la falla o daño detallado del producto junto con el número de
Factura, Número de Lote, Producto.

b) Envío de la solicitud de PQR junto con el producto o muestra del producto a


Laboratorio.

c) En un periodo de ocho (8) días hábiles se analizará el producto y se dará una


respuesta por parte del laboratorio. (Este periodo no incluye el tiempo necesario en caso de
un cambio del producto).

4) Alternativas de Solución

Las alternativas de solución contempladas dentro de la garantía, una vez se haya realizado la
revisión correspondiente son:

a) Cambio. Se sustituye el producto motivo de reclamo o devolución por otro en buen


estado (puede ser por la misma referencia o por otra diferente, del mismo valor pagado, en
caso de que el valor del producto a llevar sea superior el cliente deberá pagar el excedente.
Solo se autoriza el cambio cuando la solicitud está dentro del tiempo de garantía y se
comprueba la existencia de un problema de calidad.

b) Negado: Negación del cambio a razón de no hallarse inconvenientes de calidad o por


no cumplir los tiempos y condiciones para realizar dicho trámite.

NOTA: El costo de los fletes por devoluciones o cambios correrán por parte del cliente.

6.3.5. POLÍTICA DE VENTAS PINTURAS Y ACABADOS 3P SAS

I. Consecución y registro de clientes nuevos:

1. Los asesores comerciales deben buscar permanentemente nuevos clientes y


relaciones comerciales como por ejemplo distribuidoras, ferreterías, constructoras,
comercializadoras de pinturas etc.
2. Cada asesor comercial debe realizar acercamiento o contacto semanal con 5 clientes,
donde dé a conocer la empresa, los productos y realice seguimiento para concretar
compra.

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3. Se establece una meta de consecución de 6 (Seis) clientes efectivos mensuales, es


decir, que cada asesor comercial mensualmente debe conseguir cuatro nuevos clientes
que realicen una compra mínima de $400.000
4. Por lo menos el 70% de los clientes nuevos debe ser de contado.
5. Para la presentación de la empresa y sus productos se cuenta con la página web
(www.pinturasyacabados3p.com) brochure, tabla de experiencia en obras entre otras,
las cuales son herramientas para dar a conocer y posicionar a Pinturas y Acabados 3P
6. Los asesores comerciales pueden realizar la aplicación de muestra de los productos de
la empresa para comparar con otras marcas y demostrar: Blancura, rendimiento,
calidad, cubrimiento, etc. Para realizar estas aplicaciones se pueden solicitar hasta Dos
(2) muestras en presentación de cuarto mensualmente, si es necesario para concretar
el negocio se le puede obsequiar hasta un (1/4) al cliente.
7. Para el registro de clientes nuevos, los comerciales deben solicitar y presentar
fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) y/o Cámara de Comercio.
8. Para clientes nuevos, y los cuales vayan a solicitar crédito, se deben anexar los
documentos mencionados en el punto anterior, además de certificaciones bancarias
(1), certificaciones comerciales (2), formato de COVINOC diligenciado, formato de
Solicitud de crédito con carta de instrucciones (Con los documentos solicitados en este)
9. Precio a la solicitud de crédito, se establece como requisito que el cliente haya
realizado o realice una compra en efectivo por mínimo $500.000 de pesos.
10. Cada asesor comercial debe presentar la documentación completa que es requisito
para la solicitud de crédito. Si no está completa, no se autoriza bajo ningún modo el
otorgamiento de crédito.
11. Para la presentación de cotizaciones que tengan descuentos, los precios propuestos
deben ser revisados y aprobados por la parte gerencial, con su respectiva firma y/o
sello, de lo contrario no tendrán validez.

II. Clientes existentes:

1. Es responsabilidad de los asesores comerciales mantener las relaciones comerciales


con los clientes, para lo cual se debe hacer seguimiento de las necesidades de estos,
servicios post venta como asesoría técnica, verificación de nuevos pedidos, inquietudes
adicionales y ofrecimiento del resto de productos de la empresa.
2. El asesor comercial debe realizar seguimiento constante del pedido realizado, y la
gestión con producción para la entrega a tiempo de los productos solicitados por los
clientes de acuerdo al compromiso pactado. El tiempo de entrega debe oscilar entre
una semana a 20 días como máximo (Dependiendo del sitio de despacho) y se debe
procurar nunca superar dicho tiempo. El pedido que supere este tiempo debe ser
considerado como “prioritario”
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3. Para los clientes con crédito otorgado, los asesores comerciales deben revisar el
estado de cuenta, y realizar seguimiento y cobro, procurando evitar que los clientes
entren en estado moroso.

III. Control de viáticos

1. Los asesores comerciales externos tendrán derecho a la asignación de viáticos para la


realización de recorridos que tengan como fin la consecución y seguimiento de clientes
nuevos y antiguos.
2. Previo al recorrido, los asesores deben presentar la propuesta de viaje contemplado
los gastos proyectados de transporte, alimentación y hospedaje, así como la duración
en el formato establecido para ello. Estos deben ser aprobados por Gerencia para la
entrega de los recursos.
3. En todos los casos, y sin excepción alguna, los costos de alimentación por plato no
pueden exceder los $15.000 pesos. Este valor es el tope máximo reconocido por
Pinturas y Acabados 3P, y en los casos que se exceda, el excedente deberá ser
asumido por el comercial.
4. Para el hospedaje diario, el tope reconocido por Pinturas y Acabados 3P no superará
los $70.000.
5. Los transportes intermunicipales se regirán de acuerdo a los precios establecidos por
las empresas de transporte.
6. La relación de viáticos deberá ser entregada al Departamento de contabilidad a más
tardar al tercer día de haber regresado de la correría. No se aceptarán comprobantes
que tengan enmendaduras, corrector estén retachados o no sean legibles.
7. Los comprobantes de uso de viáticos presentados deberán tener el valor en número y
letras, y estar a nombre de Pinturas y Acabados 3P SAS con su número de NIT.
8. El gasto de viáticos es objeto de auditoria de revisoría fiscal.

IV. Manejo de pagos

1. Los dineros recolectados por los asesores comerciales durante visitas por fuera de
Bogotá a clientes, por concepto de cancelación de facturas deberán ser consignados
en el menor tiempo posible a las cuentas de Pinturas y Acabados 3P SAS.
2. Se debe informar la consignación del dinero con referencia de pago de los clientes
respectivos, mediante un email a cartera con el soporte escaneado de la consignación.
3. Los dineros recolectados por los asesores comerciales durante visitas dentro de la
ciudad de Bogotá o municipios cercanos a clientes, por concepto de cancelación de

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facturas pueden ser consignados a las cuentas de Pinturas y Acabados 3P SAS o


traídos y entregados directamente en la empresa

V. Solución de Peticiones Quejas y Reclamos

1. Los asesores comerciales deben recibir y diligenciar el formato de PQR en el caso que
algún cliente solicitara presentar este tipo de recurso administrativo.
2. Los asesores deben tener en cuenta la política de garantía y devoluciones. Se debe
tener en cuenta el tiempo de almacenaje del producto para proceder con la garantía.
3. La información deberá ser clara y completa, y se debe incluir en el registro del formato
el producto las cantidades en reclamo, el lote de producción, descripción detallada del
problema y de preferencia adjuntar fotografías probatorias del producto (Tomadas por
el asesor comercial o por el cliente)
4. Los asesores deben hacer seguimiento del trámite de la PQR, y procurar que se dé
respuesta por escrito en un término no mayor a 15 días hábiles

VI. Política de pagos

1. Las formas de pago son las siguientes:


a. Efectivo
b. Tarjetas débito / Crédito: En el local comercial está habilitado un datafono para el
pago con tarjetas de Crédito/Debito.
c. Crédito:
2. En las facturas se dispondrá mediante HELISA NIIF, el texto “Pasados 30 días de
mora, autorizo a Pinturas y Acabados 3P reportar en las centrales de riesgo” para que
al momento que el cliente tenga la factura, tenga conocimiento y de su consentimiento
por escrito.

VII. Comisión

1. A todos los comerciales sin excepción las comisiones se pagan con porcentaje
otorgado hasta el día 76 (Setenta y seis), a partir de la fecha de la factura.
2. Cuando el pago sea realizado con cheques, la comisión tendrá validez una vez el
cheque haya entrado y hecho efectivo en el banco

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6.4. VALORES CORPORATIVOS

Responsabilidad Honestidad Solidaridad Disciplina


Tener la Dar información Extender la mano Ejecutar las
capacidad de certera y ser a quienes nos labores con orden,
responder por los confiables con necesitan, comportamiento y
compromisos nuestros clientes, compartir nuestras subordinacion
adquiridos compañeros y capacidades. para lograr
garantizando jefes. nuestras metas.
confianza y
tranquilidad a
quienes nos
rodean.

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Respeto Calidez Confianza Servicio


Brandar trato Cualidad que Damos seguridad Entregar un
digno y valorar describe a a quienes trabajo para
nuestro entorno, quienes somos depositan sus nuestros clientes,
trabajo, como personas, requerimientos en confiando en
naturaleza. de la familia de la nosotros. atender sus
cual hacemos necesidades y
parte. lograr su
satisfacción y
gratificación.

7. ORGANIGRAMA

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8. MAPA DE PROCESOS

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9. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

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MATRIZ FORMATOS
COMPETENCIA CARACTERIZACIÓN FLUJOGRAMA DETALLADA REQUERIDOS

Elaborar Manual Caracterización del Matriz detallada de


Formato Manual de
de Funciones Funciones.doc
proceso Elaborar Manuales de funciones.docx Elaborar Manuales de Funciones.docx

Estructurar
Salarios

Preselección y caracterizacion Matriz Detallada


Carta de Requisicion
Preseleccion y Seleccion.docx
Selección preseleccion y seleccion.docx Preseleccion y Seleccion.docx

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Evaluacion Hoja de
Vida Preseleccion y Seleccion.docx

Hoja de Vida
Preseleccion y Seleccion.docx

Presupuesto
Preseleccion y seleccion.docx

Requisicion de
personal Preseleccion y Seleccion.docx

Verificacion Hoja de
Vida Preseleccion y Seleccion.docx

FORMATO
MATERIAL DE APOYO INTEGRAR.docx

CRONOGRAMA
INTEGRAR.docx

Integrar Caracterizacion FLUJOGRAMA Matriz detallada


Integrar al Trabajador.docx INTEGRAR.docx Integrar al Trabajador.docx

FORMATO
INVITACION.docx

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ENCUESTA DE
SATISFACCION INTEGRAR.docx

LISTADO DE
ASISTENCIA.docx

EVALUACION DE
INDUCCION.docx

Vincular Caracterización Formato flujograma VINCULAR MATRIZ


Vincular.docx Vincular.docx DETALLADA.docx

Nómina

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10. INDICADORES

COMPETENCIA INDICADOR

Elaborar Manual de Funciones Indicador de Manual


de Funciones.xls

Estructurar Salarios

Preselección y Selección

Integrar

Vincular

Nómina

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11. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

RETENCION
DOCUMENTAL.docx

ANEXOS

Tabla de
abreviaturas.docx

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Codificación de los
macroprocesos del área de gestión del talento humano.do

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