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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................................................... 2
2. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................................................................................... 3
3. OBJETIVOS ............................................................................................................................................................................................ 4
3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................................................................... 4
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................................................................................... 4
4. APLICACIÓN .......................................................................................................................................................................................... 5
4.1. “ELABORAR MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE ACUERDO CON METODOLOGÍAS ORGANIZACIONALES Y
NORMATIVIDAD VIGENTE”........................................................................................................................................................................ 5
4.2. “DISEÑAR ESTRUCTURAS DE SALARIOS, APLICANDO LAS METODOLOGÍAS Y ESTRATEGIAS ESTABLECIDAS POR LA
ORGANIZACIÓN” ........................................................................................................................................................................................ 8
4.3. “PRESELECCIONAR CANDIDATOS QUE CUMPLAN CON LAS POLÍTICAS Y REQUERIMIENTOS ESPECIFICADOS POR LA
ORGANIZACIÓN, PARA VINCULARLOS A LA EMPRESA O A NUEVOS ROLES DE TRABAJO” y “SELECCIONAR CANDIDATOS
PARA DESEMPEÑAR LOS CARGOS Y ROLES DE TRABAJO, DE ACUERDO CON LOS PERFILES, POLÍTICAS, NORMAS
LEGALES VIGENTES Y PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN” .................................................................................................... 8
4.4. “VINCULAR A LAS PERSONAS SELECCIONADAS, DE ACUERDO CON LAS NORMAS LEGALES VIGENTES, POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA ORGANIZACIÓN”. ......................................................................................................... 11
4.5. “INTEGRAR LOS TRABAJADORES Y PROVEEDORES A LA ORGANIZACIÓN, DE ACUERDO CON EL DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y ROLES DE TRABAJO” ...................................................................................... 13
4.6. “GENERAR NÓMINA DE SALARIOS Y COMPENSACIONES DE ACUERDO CON LA INFORMACIÓN REGISTRADA, LAS
NORMAS VIGENTES Y LOS MEDIOS DISPUESTOS POR LA ORGANIZACIÓN” .................................................................................. 16
5. ALCANCE ............................................................................................................................................................................................. 20
6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................................................................................................................................................. 21
6.1. MISIÓN ........................................................................................................................................................................................ 21
6.2. VISIÓN......................................................................................................................................................................................... 21
6.3. POLÍTICAS .................................................................................................................................................................................. 22
6.4. VALORES CORPORATIVOS ...................................................................................................................................................... 31
7. ORGANIGRAMA ................................................................................................................................................................................... 32
8. MAPA DE PROCESOS ......................................................................................................................................................................... 33
9. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ................................................................................................................................................. 34
10. INDICADORES ................................................................................................................................................................................. 37
11. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................................................ 38
ANEXOS ......................................................................................................................................................................................................... 38
Dependencia/
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1. INTRODUCCIÓN
Encontrará una guía clara y específica, que busca garantizar la óptima operación y desarrollo
de las diferentes actividades de la organización, con especificaciones e instructivos de los
diferentes documentos diseñados para controlar procesos y procedimientos, tales como:
formatos de Flujograma, Matriz Detallada, Caracterización de Procesos y sus respectivos
Instructivos para el manejo de los mismos.
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2. JUSTIFICACIÓN
La realización del Manual de Procesos y Procedimientos tiene como fin ayudar a proyectar a
la organización Pinturas y Acabados 3P S.A.S, las responsabilidades y las funciones de los
trabajadores, por medio de la identificación y descripción clara de las actividades que
componen los procesos y procedimientos en la empresa.
De igual manera, se encuentran los diferentes documentos empleados para llevar un registro
de las actividades, con formatos legibles y claros, continuando con la normatividad legal
vigente del Sistema de Gestión de Calidad.
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3. OBJETIVOS
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4. APLICACIÓN
DESCRIPCIÓN
OBJETIVO
RESPONSABLE
ALCANCE
Los manuales de funciones bajo el modelo de gestión por competencias, son aplicables a
todos los niveles jerárquicos en que se agrupan los diferentes cargos.
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DEPENDENCIA INVOLUCRADA
GLOSARIO
CARGO
Es un conjunto de funciones que ocupa una posición formal dentro del organigrama.
ÁREA
Son los distintos sectores especializados dentro de una empresa.
DEPENDENCIA
Se refiere a la subordinación que un cargo o área presenta respecto de otro en un
ámbito laboral.
JERARQUIZACIÓN
Son cada uno de los niveles o grados dentro de una organización, esta define en qué
posición está un individuo ante a empresa o qué función debe desempeñar.
MANUAL DE FUNCIONES
Es el documento formal que recopila las diferentes descripciones de cargos de trabajo
de una organización, como el resultado del estudio de los cargos de trabajo.
ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura de una organización, incluye las
estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen; hacen un
esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales.
PERFIL OCUPACIONAL
Consiste en la descripción de las habilidades que un trabajador debe tener o tiene para
ejercer eficientemente un cargo de trabajo.
GESTIÓN
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DESCRIPCIÓN
OBJETIVO
El objetivo de estos procedimientos es busca al candidato más idóneo con las características
necesarias para un cargo dentro de la organización.
RESPONSABLE
ALCANCE
El procedimiento inicia con la solicitud de un área para que se realice la apertura de la vacante
esto mediante una carta de requisición y se procede a realizar la validación de la misma y
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Página: 1 de 1
finaliza con la publicación de los o el seleccionado para el cargo ya que este será la persona
que cumpla con todas las características para el cargo.
DEPENDENCIA INVOLUCRADA
GLOSARIO
PRESELECCIÓN
Sistema automático que facilita la selección anticipada de las diversas funciones.
SELECCIÓN
Elección de una o varias personas o cosas entre un conjunto por un determinado
criterio o motivo.
VACANTE
Cargo que no está ocupado por nadie.
CANDIDATO
Persona que opta a un cargo.
CARGO
Función de la cual una persona tiene la responsabilidad en una organización, un
organismo o una empresa.
DEPENDENCIA
Área que realiza el proceso o procedimiento.
VALIDACIÓN
Validación es la acción y efecto de validar (convertir algo en valido, darle fuerza o
firmeza). El adjetivo válido, por otra parte, hace referencia a aquello que tiene un peso
legal o que es rígido y subsistente.
PROCEDIMIENTO
Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder,
que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está
vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.
NOTIFICAR
Notificar es la acción de comunicar a una persona una información específica a través
de un modo formal.
CONVOCATORIA
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DESCRIPCIÓN
El proceso de vincular al trabajador es primordial para toda empresa ya que desde que exista
un buen desarrollo de selección garantizara una buena contratación para el trabajador.
OBJETIVO
RESPONSABLE
ALCANCE
DEPENDENCIA INVOLUCRADA
GLOSARIO
VINCULAR
La sujeción de los bienes para perpetuarlos en un determinado empleo y en el orden
sucesorio dispuesto por el fundador del vínculo.
NORMA
Principio que se impone o se adopta para dirigir la conducta o la correcta realización de
una acción o el correcto desarrollo de una actividad.
DERECHO
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PERSONA JURIDICA
Persona ficticia capaz de ejercitar los derechos y adquirir las obligaciones para realizar
actividades que ocasionan plena responsabilidad jurídica.
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PRIMACIA DE LA REALIDAD
Este criterio se fundamenta en la inferioridad del trabajador, quien puede ser objeto de
abusos que sólo pueden subsanarse con la primacía de los hechos sobre las formas,
las formalidades.
EXPESO
Este criterio se fundamenta en la inferioridad del trabajador, quien puede ser objeto de
abusos que sólo pueden subsanarse con la primacía de los hechos sobre las formas,
las formalidades.
TÁCITO
Resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlos,
excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse
expresamente.
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DESCRIPCIÓN
Consiste en informar al trabajador recién egresado acerca de quién es la empresa, que hace,
como lo hace, y para que lo hace. Todo esto dentro de la estructura formal de la empresa.
Además de estos aspectos, en el programa de inducción se le explican al trabajador, las
normas, políticas, y reglamentos existentes en la empresa.
OBJETIVO
Elaborar programas de inducción y re inducción de acuerdo con los Planes, las variables,
normas y procedimientos de la organización. Diseñar los documentos y ayudas didácticas
aplicando las tecnologías de la información y la comunicación requeridas en el plan de
inducción, re inducción. Desarrollar acciones en los programas de inducción y re inducción.
Siguiendo la metodología y recursos previstos en el plan. Evaluar el programa de inducción –
Re Inducción de personal y presentar informe de los resultados obtenidos.
RESPONSABLE
ALCANCE
Parte desde planear la inducción y la reinducción, finaliza con la elaboración del informe
general del procedimiento de integrar a los trabajadores.
DEPENDENCIA INVOLUCRADA
GLOSARIO
INDUCCIÓN
Cuando una persona ingresa como nueva en una empresa, el departamento de
recursos humanos es el encargado de acompañar a la persona a un recorrido de
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DESCRIPCIÓN
Consiste en registrar todas las novedades de los trabajadores teniendo en cuenta las normas vigentes
y los procedimientos que la organización implementa para generar la nómina de salarios, se realiza la
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liquidación de los respectivos pagos del personal y así se empieza a generar los desprendibles de
pago, para todo lo anterior se mantiene un archivo según los procedimientos establecidos.
OBJETIVO
Llevar el control de cuantos trabajadores laboran en la organización, generando los respectivos pagos
por sus servicios y que estos sean cancelados correctamente, llevar las bonificaciones y deducciones
en la contabilidad y por ultimo realizar los pagos internos de la empresa como la ARL, prestaciones
sociales, impuestos entro otros.
RESPONSABLE
Área de Talento Humano, Contabilidad o en su defecto la persona delegada para generar la nómina de
los salarios y compensaciones.
ALCANCE
DEPENDENCIA INVOLUCRADA
Área del Talento Humano, Contabilidad o en su defecto la persona delegada para generar la nómina.
GLOSARIO
PRESTACIONES SOCIALES
Son los dineros adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado
mediante contrato de trabajo por sus servicios prestados.
AUXILIO DE TRANSPORTE
Subsidia el costo de movilización de los empleados desde su casa hasta el lugar de trabajo.
HORA EXTRA
INCAPACIDAD LABORAL
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PENSIÓN
Cantidad de dinero que alguien recibe al finalizar la actividad laboral, normalmente se otorga a
quien ha acabado su etapa como trabajador y recibe una remuneración mensual por parte de la
administradora del estado
RETENCIÓN DE FUENTE
Sistema de recaudo anticipado del impuesto sobre la renta y complementarios, del impuesto a
las ventas, del impuesto de timbre nacional y del impuesto de industria y comercio; que
consiste en restar de los pagos o en abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a
cargo de los contribuyentes de dichos pagos o abonos en cuenta.
NETO A PAGAR
SALARIO BÁSICO
BONIFICACIONES
COMISIONES
Es un porcentaje sobre las ventas que el empleador paga a sus vendedores, en ningún caso el
total devengado por el trabajador puede ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente
para cada año.
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INDEMNIZACIÓN
Pago en efectivo y/o con bienes del salario y otros beneficios adicionales que se le reconocen
al trabajador al término de una relación laboral, ya sea por concepto de despido injustificado u
otros daños que puedan habérsele causado durante su permanencia como empleado.
COMPENSACIONES
EMBARGO
SALARIO EN ESPECIE
Es toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como
contraprestación directa del servicio, tales como alimentación, habitación o vestuario que el
empleador suministra al trabajador o a su familia.
PRÉSTAMO
Operación financiera donde una parte presta una cantidad de dinero a otra persona llamada
“deudor”, la cual, este último no compromete a devolver en el tiempo definido más los intereses
devengados, seguros y costos asociados.
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5. ALCANCE
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6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
6.1. MISIÓN
Diseñamos, producimos y comercializamos productos ecológicos como pinturas y recubrimientos de alta calidad,
con los cuales también ejecutamos acabados arquitectónicos y obras de construcción liviana.
Contamos con personal capacitado, enfocado y competente para trabajar con excelencia y así ofrecer productos
a precios competitivos.
6.2. VISIÓN
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Ser nacionalmente reconocidos en el año 2020 como una empresa con compromiso ambiental que ofrece
pinturas ecológicas y acabados arquitectónicos de alta calidad, a precios accesibles en el mercado
6.3. POLÍTICAS
6.3.1. POLÍTICA INTEGRADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, AMBIENTE,
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PINTURAS Y ACABADOS 3P S.A.S. una empresa que se dedica al diseño, producción,
comercialización y distribución de pinturas ecológicas, se compromete a dar solución continua
a los requerimientos y expectativas de nuestros clientes, con la protección y promoción de la
salud de los trabajadores, procurando su integridad física mediante el control de los riesgos, el
mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente
Contamos con un equipo humano competente que continuamente busca dar valor agregado a
las actividades que realiza en PINTURAS Y ACABADOS 3P. Somos una empresa que se
mantiene a la vanguardia del mercado y la tecnología a través de la investigación y desarrollo
de nuevos productos y aseguramos el uso efectivo de nuestra capacidad instalada en
producción. Todos los niveles de dirección asumen la responsabilidad de promover un
ambiente de trabajo sano y seguro, cumpliendo los requisitos legales aplicables, vinculando a
las partes interesadas en el Sistema de Gestión integrado y destinando los recursos humanos,
físicos y financieros necesarios para la gestión.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Página: 1 de 1
Tenemos gran conciencia ambiental, ofreciendo productos bajo en VOC y competitivos que
tienen menor impacto en el medio ambiente, caracterizándonos por ser una empresa
comprometida por la salud y seguridad de nuestro talento humano.
Para garantizar la protección integral de sus trabajadores se han implementado las siguientes
medidas:
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2. El pago de los pedidos a crédito del cliente, serán de 15 a 20 días o previo acuerdo, y
solo dispondrá del monto consignado en el reporte entregado.
5. Cuando el cliente tiene un excelente desempeño financiero y paga a tiempo los créditos
solicitados, el monto del cual dispone puede ser incrementado a solicitud del beneficiario o por
parte de la empresa como reconocimiento a su desempeño.
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• Línea de Esmaltes sintético y profesional: Será de tres (3) meses calendario a partir
de su fecha de facturación en almacenaje por parte del Cliente.
• Línea de productos base solvente: Será de seis (6) meses calendario a partir de su
fecha de facturación en almacenaje por parte del Cliente.
b) Las devoluciones efectuadas por la baja rotación del producto por parte del Cliente,
tendrán cambio dentro de los seis (6) meses calendario a partir de su fecha de facturación, a
excepción del esmalte profesional y sintético que será (3) meses después de la fecha de
facturación.
c) Para ser efectiva cualquier garantía tanto por calidad y/o baja rotación del producto,
este deberá encontrarse en su envase original, en perfectas condiciones físicas y con la
etiqueta original, además el Cliente debe presentar su factura de venta que fue entregado por
Pinturas y Acabados 3P
d) No se hacen por ningún motivo devoluciones de dinero una vez comprado el producto,
a menos de casos especiales y con expresa autorización del Gerente General de Pinturas y
Acabados 3P, en los casos generales se realizará la reposición en mercancía.
e) La garantía cubre defectos de fabricación del producto quedando sin efecto daños
ocasionados por negligencias, uso o manipulaciones indebidas.
2) Condiciones de garantía
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Todos los productos de Pinturas y Acabados 3P cuenta con datos que son necesarios tener
presente para su información y conocimiento, dentro de esta información se incluye:
Descripción, Usos, Rendimiento por galón, Aplicación, Observaciones y Seguridad.
Adicionalmente se deben tener presente las siguientes condiciones generales por las cuales
Pinturas y Acabados 3P no aplica Garantía en sus líneas de productos:
Se cumple con el tiempo de garantía estipulado por la Empresa (Numeral 1), ya que el
material adquiere una tonalidad amarillenta por las resinas alquídicas con la cual se
fabrica el producto.
Cuando las condiciones ambientales de almacenaje se demuestran que son variables y
que afecta el material.
Cuando se demuestra por pruebas de laboratorio, que el producto se ha manipulado
por el cliente.
• Línea de productos base solvente: No aplica garantía cuando:
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4) Alternativas de Solución
Las alternativas de solución contempladas dentro de la garantía, una vez se haya realizado la
revisión correspondiente son:
NOTA: El costo de los fletes por devoluciones o cambios correrán por parte del cliente.
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3. Para los clientes con crédito otorgado, los asesores comerciales deben revisar el
estado de cuenta, y realizar seguimiento y cobro, procurando evitar que los clientes
entren en estado moroso.
1. Los dineros recolectados por los asesores comerciales durante visitas por fuera de
Bogotá a clientes, por concepto de cancelación de facturas deberán ser consignados
en el menor tiempo posible a las cuentas de Pinturas y Acabados 3P SAS.
2. Se debe informar la consignación del dinero con referencia de pago de los clientes
respectivos, mediante un email a cartera con el soporte escaneado de la consignación.
3. Los dineros recolectados por los asesores comerciales durante visitas dentro de la
ciudad de Bogotá o municipios cercanos a clientes, por concepto de cancelación de
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1. Los asesores comerciales deben recibir y diligenciar el formato de PQR en el caso que
algún cliente solicitara presentar este tipo de recurso administrativo.
2. Los asesores deben tener en cuenta la política de garantía y devoluciones. Se debe
tener en cuenta el tiempo de almacenaje del producto para proceder con la garantía.
3. La información deberá ser clara y completa, y se debe incluir en el registro del formato
el producto las cantidades en reclamo, el lote de producción, descripción detallada del
problema y de preferencia adjuntar fotografías probatorias del producto (Tomadas por
el asesor comercial o por el cliente)
4. Los asesores deben hacer seguimiento del trámite de la PQR, y procurar que se dé
respuesta por escrito en un término no mayor a 15 días hábiles
VII. Comisión
1. A todos los comerciales sin excepción las comisiones se pagan con porcentaje
otorgado hasta el día 76 (Setenta y seis), a partir de la fecha de la factura.
2. Cuando el pago sea realizado con cheques, la comisión tendrá validez una vez el
cheque haya entrado y hecho efectivo en el banco
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7. ORGANIGRAMA
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8. MAPA DE PROCESOS
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9. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
DOCUMENTAR Y CONTROLAR
MATRIZ FORMATOS
COMPETENCIA CARACTERIZACIÓN FLUJOGRAMA DETALLADA REQUERIDOS
Estructurar
Salarios
Dependencia/
Nombre Cargo Fecha
Área
Aprendiz
Elaboró/Modificó G.T.H 16/05/17
Asesora
Revisó
Aprobó
Código: GTH-MPP-
DOCUMENTAR Y CONTROLAR 00114/12/2019
Versión: 0.0
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Página: 1 de 1
Evaluacion Hoja de
Vida Preseleccion y Seleccion.docx
Hoja de Vida
Preseleccion y Seleccion.docx
Presupuesto
Preseleccion y seleccion.docx
Requisicion de
personal Preseleccion y Seleccion.docx
Verificacion Hoja de
Vida Preseleccion y Seleccion.docx
FORMATO
MATERIAL DE APOYO INTEGRAR.docx
CRONOGRAMA
INTEGRAR.docx
FORMATO
INVITACION.docx
Dependencia/
Nombre Cargo Fecha
Área
Aprendiz
Elaboró/Modificó G.T.H 16/05/17
Asesora
Revisó
Aprobó
Código: GTH-MPP-
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Versión: 0.0
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Página: 1 de 1
ENCUESTA DE
SATISFACCION INTEGRAR.docx
LISTADO DE
ASISTENCIA.docx
EVALUACION DE
INDUCCION.docx
Nómina
Dependencia/
Nombre Cargo Fecha
Área
Aprendiz
Elaboró/Modificó G.T.H 16/05/17
Asesora
Revisó
Aprobó
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10. INDICADORES
COMPETENCIA INDICADOR
Estructurar Salarios
Preselección y Selección
Integrar
Vincular
Nómina
Dependencia/
Nombre Cargo Fecha
Área
Aprendiz
Elaboró/Modificó G.T.H 16/05/17
Asesora
Revisó
Aprobó
Código: GTH-MPP-
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RETENCION
DOCUMENTAL.docx
ANEXOS
Tabla de
abreviaturas.docx
Dependencia/
Nombre Cargo Fecha
Área
Aprendiz
Elaboró/Modificó G.T.H 16/05/17
Asesora
Revisó
Aprobó
Código: GTH-MPP-
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Codificación de los
macroprocesos del área de gestión del talento humano.do
Dependencia/
Nombre Cargo Fecha
Área
Aprendiz
Elaboró/Modificó G.T.H 16/05/17
Asesora
Revisó
Aprobó