NORMAS DE SEGURIDAD, SALUD E HIGIENE ESTABLECIDAS EN LA DISCIPLINA

ARCHIVISTICA

POR
LUIS CARLOS CARRILLO ALVAREZ

INSTRUCTOR:
CARLOS CASTILLO

TÉCNICAS DE ARCHIVOS

CÓDIGO: 1112

CENTRO INCA
PROGRAMA AUXILIAR ADMINISTRATIVO

BARRANQUILLA, ATLANTICO
MAYO 19, 2018

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 INTRODUCCION

La asistencia o administración de archivos requiere una serie de medidas de control que

conlleven a evitar la pérdida de documentos y a garantizar la seguridad de estos mismos. El
mayor denominador encontrado en los archivos son las condiciones desfavorables a las que
están expuestos, tanto los documentos como las personas que allí laboran, lo cual, en muchos
casos, se derivan situaciones de riesgos.

La mayoría de entidades administradoras de riesgos profesionales han realizado panoramas

de factores de riesgos ocupacionales especializadas en diversas áreas de las empresas, pero
ninguna enfocada a los trabajadores de las áreas de archivo. Es por eso que se incluye en la
normativa todo lo referente a preservar la salud física del archivista.

En Colombia, el campo de la seguridad y salud en el trabajo se encuentra enmarcado en toda

la reglamentación dada a través del Sistema General de Riesgo Profesionales contenida en la
ley 100 de 1993 la cual tiene como objeto proteger al trabajador bajo el esquema de seguridad
Social Integral y establece el Sistema de Riesgos Profesionales.

La integridad de la vida y de la salud de los archivistas constituye una preocupación de interés

público en que participan el gobierno y los particulares. En este sentido el Gobierno nacional
ha establecido una serie de directrices legales sobre los cuales deben encaminarse las
actividades de salud ocupacional para garantizar el mejoramiento de las condiciones de
trabajo de la población laboral colombiana. El marco legal está dado por lineamientos
constitucionales, convenios internacionales de la organización internacional del trabajo,
normas del código sustantivo del trabajo, además por: Salud Ocupacional y Archivística.

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Tabla de contenido

INTRODUCCION ....................................................................................................................2
OBJETIVOS............................................................................................................................4
MARCO TEORICO .................................................................................................................5
LA SEGURIDAD, SALUD E HIGIENE EN ARCHIVOS...........................................................8
FACTORES DE RIESGOS EN EL AREA DE ARCHIVOS......................................................8
PREVENCION DE RIESGOS EN ARCHIVISTAS .................................................................10
AUTOCUIDADO Y USO DE EPP EN ARCHIVISTAS ...........................................................10
LA ERGONOMIA EN ARCHIVISTAS ...................................................................................10
ENFERMEDADES ASOCIADAS A LAS AREAS DE ARCHIVOS ........................................11
CONCLUSIONES .................................................................................................................15
WEBGRAFIA ........................................................................................................................16

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 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Conocer e identificar en un amplio sentido las normas en cuanto a seguridad, salud e higiene
en el área archivística.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Dar claridad en la terminología, conceptos y definiciones en materia de seguridad,
salud e higiene que se manejan en torno a la Disciplina Archivística y el Archivista,
como profesional.

 Conocer las características particulares que tiene esta disciplina y las diversas
situaciones de riesgos de quienes adquieren este compromiso con los documentos de
archivo.

 Identificar cual es el reglamento o normas establecidas en materia de Seguridad, Salud

e Higiene para los profesionales que ejerzan esta disciplina archivística.

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 MARCO TEORICO

SALUD OCUPACIONAL: Se define como la disciplina que busca el bienestar físico, mental y
social de los empleados en sus sitios de trabajo.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Es el conjunto de actividades interdisciplinarias

tendientes a mantener y mejorar las condiciones de vida, controlando las situaciones de
riesgos para la salud, disminuyendo la posibilidad de ocurrencias en los accidentes y las
enfermedades.
Las actividades de la SST es compromiso de todos y cada uno de los colaboradores de la
empresa. Ellas abarcan 4 grandes áreas: Medicina Preventiva y del trabajador, Higiene
Industrial y Seguridad Industrial.

AMBIENTE DE TRABAJO: Es el conjunto de condiciones que rodean a la persona y que

directa o indirectamente influyen en su estado de salud y en su vida laboral.

RIESGO: Es la probabilidad de ocurrencia de un evento. Ejemplo Riesgo de una caída, o el

riesgo de ahogamiento.

FACTOR DE RIESGO: Es un elemento, fenómeno o acción humana que puede provocar

daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. Ejemplo, sobre
esfuerzo físico, ruido, monotonía.

RIESGOS PROFESIONALES: Son riesgos profesionales el accidente que se produce como

consecuencia directa del trabajo o labor desempeñada, y la enfermedad que haya sido
catalogada como profesional por el Gobierno Nacional. Comentario: El riesgo profesional es
el suceso al que se encuentra expuesto el trabajador por la actividad que desarrolla en ejercicio
de una relación de trabajo. Este concepto genérico comprende dos especies: los accidentes
de trabajo y las enfermedades profesionales. (Art. 8, capitulo II, decreto 1295, ley 100).

ACCIDENTE DE TRABAJO o AT: Es el suceso repentino que sobreviene por causa o con
ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional, una invalidez o la muerte; así como aquel que se produce durante la ejecución de

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órdenes del empleador, aún fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de los
trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte se
suministre por el empleador. (Art. 9, capitulo II, decreto 1295/94). Los factores que causan
accidentes de trabajo son técnicos, psicosociales y humanos. Algunos tipos de accidentes son:
los golpes, caídas, resbalones, choques, etc.

ENFERMEDAD PROFESIONAL - EP: Se considera Enfermedad Profesional todo estado

patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de
la clase de trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a
trabajar, y que haya sido determinada como enfermedad profesional por el gobierno nacional.
(Art 11, capitulo II, decreto 1295, ley 100).

CAUSAS DE LOS ACCIDENTES DE TRABAJO: Las principales causas de los accidentes

son: el agente en sí, la condición insegura, el tipo de accidente y el factor personal de
inseguridad. Siempre hay factores multicausales en la ocurrencia de los accidentes de trabajo.

CONDICIONES DE SALUD: Son el conjunto de variables objetivas y subjetivas de

orden fisiológico y sociocultural que determinan o condicionan el perfil sociodemográfico y de
morbi-mortalidad de la población trabajadora. Este diagnóstico se obtiene a través de un
proceso de recopilación y análisis de la información sobre los perfiles socio-demográficos y de
morbi-mortalidad de la población trabajadora y la opinión directa de los trabajadores sobre sus
condiciones (signos y síntomas) a partir de las experiencias cotidianas en su entorno de
trabajo, al igual que sobre los hábitos que influyen sobre su bienestar y seguridad, a través de
instrumentos como el auto reporte, encuestas, entre otros.

CONDICIONES DE TRABAJO: Son el conjunto de variables subjetivas y objetivas que

definen la realización de una labor concreta y el entorno en que esta serializa e incluye el
análisis de aspectos relacionados como la organización, el ambiente, la tarea, los instrumentos
y materiales que pueden determinar o condicionar la situación de salud de las personas.

INSPECCIONES DE SEGURIDAD: Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de

vigilar los procesos, equipos, máquinas u objetos que, en el diagnóstico integral de condiciones

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de trabajo y salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño. Estas
inspecciones deben obedecer a una planificación que incluya, los objetivos y frecuencia de
inspección. Las inspecciones se deben hacer además con el fin de verificar el cumplimiento
de las normas de seguridad e higiene establecidas (métodos correctos para operar máquinas,
uso de equipos de protección personal, entre otras), el funcionamiento de los controles
aplicados, así como de identificar nuevos factores de riesgo.

NORMAS DE SEGURIDAD: Se refieren al conjunto de reglas e instrucciones detalladas a

seguir para la realización de una labor segura, las precauciones a tomar y las defensas a
utilizar de modo que las operaciones se realicen sin riesgo, o al menos con el mínimo posible,
para el trabajador que la ejecuta o para la comunidad laboral en general. Estas deben
promulgarse y difundirse desde el momento de la inducción o Reinducción del trabajador al
puesto de trabajo, con el fin de evitar daños que puedan derivarse como consecuencia de la
ejecución de un trabajo. Por lo tanto, se deben hacer controles de ingeniería que sirven para
rediseñar los procesos, la buena distribución de los puestos de trabajo y procurar instalaciones
adecuadas.

PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO: Es una forma sistemática de identificar, localizar,

valorar y jerarquizar condiciones de riesgo laboral a que están, expuestos los trabajadores,
que permite el desarrollo de las medidas de intervención. Es considerado como una
herramienta de recolección, tratamiento y análisis de datos. Los panoramas de factores de
riesgos deben contener tanto la valoración de las áreas, como el personal expuesto,
determinando los efectos que puedan causar y por supuesto, la determinación de medidas de
control. Para realizar los panoramas se debe como primera medida priorizar los factores de
riesgo, mediante la medición o valoración de los mismos, identificando de una manera
secuencial las prioridades según el grado de peligrosidad del riesgo, proceso que se denomina
jerarquización de factores de riesgo. Debe ser sistemático y actualizable.

PELIGRO INMINENTE: cualquier condición o práctica en cualquier lugar de empleo cuya

naturaleza representa un peligro inmediato que se espera pueda causar la muerte o una lesión
física grave o donde la posibilidad inminente de dicho peligro puede eliminarse mediante los
procedimientos de aplicación que de otra manera brinda la Ley.

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 LA SEGURIDAD, SALUD E HIGIENE EN ARCHIVOS

Hablar de Seguridad Industrial, salud e higiene, engloba un aspecto muy importante que las
empresas actualmente consideran vital, hoy en día toda organización debe establecer un
sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo eficiente y exitoso, con el cual se logra
beneficiar no solo al progreso de la compañía, sino que también se logra cuidar la integridad
de los trabajadores.
El área de gestión documental y los profesionales no están exceptos de este sistema, el
ejercicio profesional del archivista actualmente es reconocido, ya que su trabajo está orientado
a la satisfacción de las necesidades en gestión documental de las instituciones.
Por esto, se ha hecho un estudio del trabajo realizado por el profesional de archivos, y de
hecho esta labor se asocia con diversas situaciones de riesgo, el archivista, aunque no se
encuentra en el Sistema de clasificación de riesgos profesionales, se puede asimilar al de
clase I Riesgo Mínimo. No obstante, cuando el estado del archivo presente desorganización,
inadecuada condiciones de ubicación y mantenimiento o elevada contaminación biológica, se
puede catalogar estos riesgos como máximos, por la gravedad de su incidencia en la salud
del trabajador.

FACTORES DE RIESGOS EN ARCHIVOS

Los archivistas en el país sean cual sea su preparación educativa, se han convertido en un
gremio importante en el ámbito laboral y profesional, inclusive con anterioridad a la aparición
de la “Ley General de Archivos”. El acervo documental como fin primordial en la custodia y
aplicación de la práctica archivística se convierte en la razón de ser de la vida laboral de estos
trabajadores. Es entonces que la salud del archivista se ve afectada al aparecer en su entorno
riesgos que otras dependencias no poseen y que se hacen característicos para las áreas de
archivo.
PARA ESTE CIRCULO DE ARCHIVISTAS- RIESGOS- DOCUMENTOS SE DEBEN
EVALUAR DIVERSOS AGENTES

AMBIENTE DE TRABAJO Y MICROCLIMA: representado en temperaturas extremas (calor

o frío), niveles de luz natural inadecuada, aireación natural deficiente, humedad relativa y
lluvias, electricidad atmosférica, presiones barométricas inusuales.

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CONTAMINANTES DEL AMBIENTE: son todos los fenómenos de naturaleza física no
mecánicos que se presentan durante el trabajo y que pueden causar enfermedades y lesiones
orgánicas a los trabajadores. Pueden ser físicos (no mecánicos), tales como ruido, vibraciones;
químicos tales como Sólidos, Líquidos, Gases y Vapores, aerosoles: polvos, Humos, rocíos,
Neblina o de tipo biológico, como los organismos microscópicos (bacterias, virus, hongos,
parásitos). Este tipo de riesgo es muy frecuente en los archivos, dada las inadecuadas
condiciones de conservación en la que se encuentran algunos de ellos, con presencia de
roedores y con documentos afectados por ataques de insectos y microorganismos. Estos
agentes patógenos son vectores que facilitan el contagio de infecciones en la piel a las
personas que generan enfermedades de tipo respiratorio.

INSALUBRIDAD Y AMBIENTE DEFICIENTE: son aquellos factores de riesgos que se

caracterizan por ser fuente de molestia o de posibles enfermedades, para el trabajador debido
al deficiente servicio, falta o estado inadecuado de sanidad locativa y ambiental deficiente.
Ejemplo desechos y olores desagradables, acumulación de basuras, elementos de aseo
inexistentes o inapropiados, entre otros.

SOBRE CARGA FISICA: son todos aquellos factores de riesgos que causan en el trabajador
importante fatiga muscular y demás desencadenan o agravan patologías osteomusculares los
cuales se caracterizan por no cumplir con las normas de ergonomía. Por ejemplo, las
lumbalgias, ocasionadas, entre otras por posturas inadecuadas.

SOBRE CARGA PSIQUICA: son todos aquellos factores de riesgos generados por la
organización del trabajo o de la sociedad circundante (extra laboral), que pueden producir en
los trabajadores tenciones emocionales desagradables, repetitivas y prolongadas. Ejemplo
actividades monótonas, inestabilidad laboral, tareas sin valorar.

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 PREVENCION DE RIESGOS EN ARCHIVOS

La importancia de la prevención de los Riesgos es indiferente si el archivo es grande o

pequeño, público o privado, organizado o no. Su importancia está relacionada con un derecho
que tienen constitucional y humanamente todas las personas de trabajar en un ambiente libre
de riesgos para evitar accidentes o enfermedades que puedan impactar su calidad de vida y
la tranquilidad de su familia. Se podrá de otra manera encontrar otros beneficios de tipo
económico relacionados con productividad, calidad y competitividad, pero definitivamente
seguirá siendo la protección social o el factor humano el más importante.

Para prevenir todos estos riesgos los archivistas deben portar sus Elementos de Protección
Personal.

AUTOCUIDADO Y USO DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL EN AREA DE

ARCHIVO
Es el mecanismo utilizado para minimizar el efecto de un determinado agente externo que
puede llegar a producir un accidente de trabajo o enfermedad profesional, luego de haber
realizado las correcciones técnicamente posibles en la fuente y en el medio.

El personal que tiene acceso al depósito de archivo debe contar permanentemente con
elementos de protección mínimos, tales como tapabocas o mascarillas, guantes, gorros, gafas
y batas.

ERGONOMIA EN ARCHIVISTAS
El término Ergonomía, viene de dos palabras que significan trabajo y ley. Es así como la
Ergonomía trata de las leyes del trabajo. Estudia la relación del hombre con la maquina al
diseñar el ambiente de trabajo para que se adapte a las características físicas y mentales de
este. En los archivos permite el diseño de tareas que no solo aumentan la habilidad y
productividad de un archivista, además de protegerlo contra esfuerzos excesivos y tensión.

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La solución de problemas ergonómicos en los archivos puede resultar de técnicas como un
apoyo para los pies a una silla del escritorio, un sistema adecuado de archivo rodante, sillas
ajustables, manejar altura adecuada en la estantería, etc. O puede resultar tan complicado
como adaptar herramientas de trabajo a la forma de la mano o la muñeca del archivista.
También las operaciones de manejo de objetos para evitar hincarse o inclinarse ya que en
estas áreas el espacio de trabajo y el espacio situacional de los documentos es crítico para
esta labor.

La correcta colocación de los elementos que configuran una oficina da lugar a un entorno de
trabajo ordenado, cómodo y agradable, que a la vez se traduce también en una reducción de
los riesgos laborales potenciales. Los archivos y la ubicación del archivista es también tema
de estudio para prevenir enfermedades profesionales. La exposición a condiciones de trabajo
adversas puede resultar en dolores momentáneos o lesiones a largo plazo. Asimismo,
ambientes de trabajo mal diseñados contribuyen a una menor eficiencia y producción, la
pérdida de ingresos, un mayor número de reclamos médicos, e incapacidades permanentes.

ENFERMEDADES ASOCIADAS AL ÁREA DE ARCHIVO

Síntomas más comunes en los archivistas:

 Disminución de la atención
 Distracción frecuente
 Deterioro de la memoria
 Aumento numérico de errores.
 Dificultad para aprender cosas nuevas
 Aumento de enfermedades respiratorias
 Ansiedad, depresión y nerviosismo Irritabilidad, agresividad
 Disminución de la autoestima

Existen síntomas a nivel comportamental como es el caso de los conflictos interpersonales,

aislamiento, apatía, disminución de interés, tabaquismo, drogadicción, alcoholismo, aumento
del ausentismo: las responsabilidades que tiene la persona son depositadas en los demás.
Según las empresas administradoras de riesgos existen cargos más susceptibles a respuestas

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bibliotecólogos), secretarias, profesores, trabajadores de la salud, aviadores, controladores
aéreos, conductores, mensajeros, mujeres con doble rol, vigilantes, escoltas, etc.

ESTRÉS Y CARGA LABORAL

En la mayoría de archivos se trabajan jornadas de 8 horas, en las cuales la fatiga puede

convertirse en un riesgo. En algunos archivos no solo se maneja esta jornada sino que
también se trabaja en turnos rotativos, estos pueden crear tensión por la interrupción de los
ciclos rítmicos del archivista (generalmente en proyectos de microfilmación, digitalización,
etc.)

Innumerables factores pueden generar fatiga, entre estos la monotonía, el exceso de ruido,
preocupación, malos hábitos alimenticios, demasiado trabajo arduo, concentración de trabajo
físico, concentración de trabajo mental, etc.

DERMATITIS

La dermatitis (eccema) es una inflamación de las capas superficiales de la piel que se

acompaña de ampollas, enrojecimiento, inflamación, supuración, costras, descamación y,
frecuentemente, picores.

El rascado y el frotado continuo de la piel pueden provocar un engrosamiento y

endurecimiento de la misma. Algunos tipos de dermatitis sólo afectan a partes específicas
del cuerpo. El polvo y el papel pueden llegar a ser fuentes de dermatitis en algunos
archivistas que presentan reacción a estos componentes estas se denominan dermatitis por
contacto.

TÉTANOS

El tétanos es una enfermedad bacteriana que causa espasmos musculares intensos y

dolorosos, dolor de cabeza, y dificultad para tragar.

MICOSIS

Los hongos microscópicos producen infecciones llamadas micosis y toman su nombre de la

parte del organismo que invaden o del hongo que las causa. En el caso de los archivos existen
reacciones alérgicas por inhalación de las esporas y se ha estimado que algunas
enfermedades alérgicas como el caso del asma se ocasionan debido a la presencia de hongos.

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TÚNEL DEL CARPO

El síndrome del túnel del carpo es un malestar doloroso de la articulación de la muñeca y la

mano. El túnel del carpo es un túnel estrecho formado por huesos y otros tejidos de su muñeca.
Este túnel protege su nervio mediano. Este nervio mediano le proporciona sensación en su
dedo pulgar, índice, el dedo medio y el dedo anular. Pero cuando otros tejidos en el túnel del
carpo, como los ligamentos y los tendones, se inflaman, ellos presionan contra el nervio
mediano. Esta presión puede hacer que parte de la mano le duela o le cause adormecimiento.
El Síndrome del Túnel Carpiano (STC) es una patología que afecta a la mano, provocada por
una presión sobre el nervio mediano a nivel de la muñeca. Esto provoca síntomas como
adormecimiento y hormigueos en la mano (especialmente en los dedos pulgar, índice, corazón
y mitad del anular). Puede existir dolor, que puede estar limitado a la mano y muñeca, pero
que en algunas ocasiones se irradia hacia el antebrazo.

OTRAS ENFERMEDADES A LAS QUE ESTÁN EXPUESTOS LOS ARCHIVISTAS

BURSITIS: inflamación de la cavidad que existe entre la piel y el hueso o el hueso y el
tendón. Se puede producir en la rodilla, el codo o el hombro.
Inflamación en el lugar de la lesión. Arrodillarse, hacer presión sobre el codo o movimientos
repetitivos de los hombros.

CELULITIS: infección de la palma de la mano a raíz de roces repetidos.

Dolores e inflamación de la palma de la mano.
Empleo de herramientas manuales, como martillos y palas, junto con abrasión por polvo y
suciedad.

CUELLO U HOMBRO TENSOS: inflamación del cuello y de los músculos y tendones de los
hombros. Dolor localizado en el cuello o en los hombros. Tener que mantener una postura
rígida.

DEDO ENGATILLADO: inflamación de los tendones y/o las vainas de los tendones de los
dedos. Incapacidad de mover libremente los dedos, con o sin dolor.

MOVIMIENTOS REPETITIVOS: Tener que agarrar objetos durante demasiado tiempo, con
demasiada fuerza o con demasiada frecuencia.

EPICONDILITIS: inflamación de la zona en que se unen el hueso y el tendón. Se llama

"codo de tenista" cuando sucede en el codo. Dolor e inflamación en el lugar de la lesión.
Tareas repetitivas, a menudo en empleos agotadores como ebanistería, enyesado o
colocación de ladrillos.

TENDINITIS: inflamación de la zona en que se unen el músculo y el tendón.

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Dolor, inflamación, reblandecimiento y enrojecimiento de la mano, la muñeca y/o el antebrazo.
Dificultad para utilizar la mano, movimientos repetitivos.

CONCLUSION

Después de haber desarrollado la temática , se concluye que lo más importante en cuanto al

control de situaciones de riesgo en el área de archivos, es garantizar una óptima conservación
y mantenimiento de los documentos y sitios de trabajo, para eso es necesario trabajar en
muchos factores entre los que sobresale el desconocimiento de las obligaciones que tienen
las entidades frente a la custodia, preservación y conservación de sus archivos, normativa
contenida en leyes, decretos y resoluciones.

Los archivistas al igual que los demás grupos de trabajadores en el desarrollo de sus
actividades laborales se ven expuestos a una serie de riesgos, también de factores que en
ocasiones carecen de importancia y que por desconocimiento no se les presta la atención
necesaria acarreando con el tiempo problemas en la salud física y mental de estos
trabajadores. En este orden de ideas, el riesgo que representa trabajar en archivos en estas
condiciones es constante, pues diariamente el personal debe enfrentarse a ambientes poco
saludables, que afectan su calidad de vida.

WEBGRAFIA

http://prevencionar.com.co/2016/10/21/seguridad-salud-trabajo-archivo
http://asistenciaenorganizaciondearchivos/2012/09/seguridad-y-salud-ocupacional-en-
archivos

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